|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH KIÊN GIANG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 467/QĐ-UBND
|
Kiên Giang,
ngày 04 tháng 3 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ
VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
Căn Cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ Quyết định số
1730/QĐ-UBND ngày 11 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên
Giang về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh Kiên Giang;
Căn cứ quyết định số
1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ Trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính
phủ ban hành quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Theo đề nghị của Chánh Văn
phòng Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp
nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Kiên Giang.
Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số
02/2005/QĐ-UB ngày 14 tháng 01 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh “Về việc ban
hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh Kiên Giang”.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách
nhiệm triển khai, theo dõi thực hiện tốt Quy chế này. Các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm xây dựng quy chế tiếp nhận, xử lý, quản
lý và phát hành văn bản tại Ủy ban nhân dân cấp huyện phù hợp với quy chế này
và tình hình thực tế của địa phương.
Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký./.
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 467 QĐ-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2014 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1.
Văn bản đến và văn bản đi
1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản
được ban hành dưới hình thức quy định tại Khoản 3, Khoản 4 Điều 4 Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, Khoản 2 Điều 1 Nghị định
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, là toàn bộ công văn, tài
liệu, đơn thư kiến nghị, khiếu tố của các cơ quan Trung ương, địa phương, các sở,
ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gởi Ủy ban nhân
dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên
viên Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, được chuyển đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Kiên Giang theo đường công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.
2. Văn bản đi là toàn bộ các
văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh ban hành, gởi các cơ quan Trung ương, địa phương, các sở,
ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Điều 2.
Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát
hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đảm bảo các nguyên tắc
sau đây:
1. Đảm bảo yêu cầu cải cách
hành chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Quy trình liên thông, khoa học,
hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ
quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.
3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với
thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.
Điều 3.
Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản.
1. Phòng Hành chính - Tổ chức
giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu,
chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức
giúp Chánh Văn phòng quản lý văn bản đến, văn bản đi; kiểm tra, đôn đốc và theo
dõi thời gian xử lý văn bản đối với các đơn vị trong Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh; báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản trong các buổi báo chuyên viên của
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Các phòng, chuyên viên chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình, kết quả xử
lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình; kiểm tra và ký xác nhận
vào báo cáo tổng hợp thống kê tình hình xử lý văn bản trong các buổi họp báo.
4. Trưởng phòng nghiên cứu,
chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập phiếu xử
lý văn bản đến; soạn thảo văn bản đúng thủ tục quy định, đúng thời hạn và chịu
trách nhiệm về nội dung văn bản do cá nhân soạn thảo; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ,
tài liệu và giữ bí mật về vấn đề cá nhân theo dõi xử lý theo đúng quy định.
5. Trưởng phòng nghiên cứu,
chuyên viên nghiên cứu được hỏi ý kiến đối với lĩnh vực có liên quan đến các
phòng trong nội bộ Văn phòng để cùng giải quyết công việc, có nhiệm vụ trả lời
trong thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về ý kiến của cá nhân đối với vấn đề
được hỏi.
6. Giám đốc Trung tâm Tin học -
Công báo của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý và duy trì mạng
tin học của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; bảo đảm kỹ thuật vận hành các
chương trình ứng dụng tin học; hướng dẫn thực hiện chương trình quản lý văn bản
và các chương trình khác, thực hiện chế độ bảo mật thông tin, phân quyền truy cập
theo quy định, bảo đảm mạng tin học hoạt động thông suốt phục vụ kịp thời có hiệu
quả.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN
Điều 4. Tiếp
nhận văn bản đến
1. Phòng Hành chính - Tổ chức
là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị, Trưởng phòng nghiên cứu
và chuyên viên thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.
2. Các phòng, đơn vị, chuyên
viên khi nhận được văn bản do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chuyển
đến hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài đều phải chuyển cho
Phòng Hành chính- Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy
trình xử lý chung của Văn phòng và Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 5. Xử
lý ban đầu và phân loại văn bản đến
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức
có trách nhiệm tổ chức phân loại sơ bộ văn bản đến theo các loại như sau:
1. Đối với điện mật:
- Chuyển cho Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
- Sau khi có ý kiến xử lý của
Chánh Văn phòng, phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm cập nhật thông tin xử
lý vào chương trình quản lý văn bản và chuyển ngay cho các đơn vị, cá nhân có
liên quan xử lý theo ý kiến của Chánh Văn phòng.
2. Đối với các bì có dấu Mật, Tối
Mật, Tuyệt Mật, gửi đích danh hoặc những bì ghi “Chỉ có người có tên trên phong
bì mới được bóc”, không được bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho những người
có tên hoặc có trách nhiệm để xử lý.
3. Đối với đơn thư khiếu nại, tố
cáo thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. (Đối với đơn
thư khiếu nại, tố cáo văn thư cập nhật vào máy tính các thông tin không scan
văn bản chuyển văn bản giấy đến lãnh đạo Văn phòng xử lý).
4. Các loại văn bản còn lại:
Bóc bì, đối chiếu số ký hiệu
văn bản và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng sau đó chuyển cho văn thư
đóng dấu “Đến” lên góc trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu của văn bản
đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến”, văn thư có trách nhiệm nhập văn bản vào máy
tính và scan văn bản (trang hồ sơ công việc) chuyển đến lãnh đạo Văn phòng xử
lý theo lĩnh vực phân công.
5. Đối với văn bản làm thủ tục
trả lại
Loại văn bản phải làm thủ tục
trả lại nơi gửi, gồm những văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh không đúng thủ tục hành chính như trình vượt
cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày,
tháng, dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo) v.v...
Điều 6.
Chuyển giao văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến được
thực hiện như sau:
1. Đối với văn bản mật, tối mật,
tuyệt mật
Sau khi tiếp nhận từ Lãnh đạo
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có ý kiến xử lý, văn thư cập nhật thông tin vào
máy tính (không scan văn bản) và ghi ý kiến đã xử lý của lãnh đạo Văn phòng và
chuyển cho bộ phận phát hành photo (nếu có) chuyển đến những địa chỉ đã được
lãnh đạo Văn phòng có ý kiến. Khi chuyển giao văn bản loại này phải có ký nhận
của người nhận văn bản (trừ Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh).
2. Đối với các văn bản có nội
dung trình xin chủ trương, trình ký duyệt, xin ý kiến.
Nhân viên văn thư cập nhật vào
máy tính, scan văn bản chuyển đến lãnh đạo Văn phòng theo lĩnh vực khối phụ
trách, việc chuyển giao văn bản thực hiện trên chương trình hồ sơ công việc,
chuyên viên các phòng nhận văn bản gốc tại văn thư, khi giao nhận có ký nhận.
3. Đối với đơn thư khiếu nại, tố
cáo
Sau khi có ý kiến xử lý của
lãnh đạo Văn phòng, văn thư có trách nhiệm chuyển giao đến đúng địa chỉ được
phân công xử lý, việc chuyển giao có ký nhận cụ thể.
4. Đối với các tài liệu phục vụ
các phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh chủ trì, chuyên viên phụ trách có nhiệm vụ thẩm định, kiểm
tra và hoàn tất chuyển cho phòng Hành chính - Tổ chức để in ấn hoặc gửi qua hộp
thư điện tử cho các thành phần tham dự cuộc họp.
5. Những bì thư hoặc văn bản
chuyển nhầm địa chỉ, các đơn vị, cá nhân chuyển trả lại ngay cho phòng Hành
chính - Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.
Chương
III
XỬ LÝ VĂN BẢN
ĐẾN
Điều 7. Xử
lý văn bản đến ở cấp lãnh đạo Văn phòng
1. Đối với văn bản mật, tối mật,
tuyệt mật:
Sau khi bóc bì thư hoặc tiếp nhận
từ Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chuyển đến, lãnh đạo Văn
phòng xử lý văn bản đảm bảo đúng quy định về bảo mật, ghi ý kiến trên phiếu xử
lý văn bản và chuyển cho phòng Hành chính - Tổ chức để cập nhật, phân phối và
lưu trữ theo quy định.
2. Đối với các loại văn bản
khác:
Lãnh đạo Văn phòng xử lý và
chuyển ý kiến xử lý trên trang hồ sơ công việc cho chuyên viên, người có trách
nhiệm xử lý để tiếp nhận. Khi chuyển văn bản cho chuyên viên xử lý có quy định
thời gian giải quyết xong văn bản, hồ sơ.
Điều 8. Xử
lý văn bản đến ở cấp chuyên viên
Trưởng phòng, chuyên viên
nghiên cứu xử lý văn bản đến thực hiện theo đúng nhiệm vụ, thẩm quyền (hoặc
công việc được lãnh đạo phân công) trong phạm vi được giao, đúng trình tự và thời
gian quy định.
1. Đối với những văn bản, hồ sơ
đã đủ thủ tục
a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến
đơn vị, chuyên viên có liên quan (nếu có).
b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá
độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập phiếu xử lý văn bản (trên trang HSCV),
soạn thảo văn bản (nếu có).
c) Đối với những văn bản, hồ sơ
trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phải đủ thủ tục, chuyên
viên thẩm tra lập phiếu xử lý văn bản (trên trang HSCV), trong đó đề xuất ý kiến,
kèm hồ sơ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch giải quyết. Chuyên viên trình phải
chịu trách nhiệm về những ý kiến đề xuất thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách.
Chuyên viên không được gạch dưới
hoặc ghi ý kiến của cá nhân lên các văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình gửi
đến.
2. Đối với những văn bản, hồ sơ
còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau:
a) Những văn bản, hồ sơ trình
còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc hồ sơ chưa đầy đủ thì thì chậm nhất
trong 02 ngày làm việc sau khi lãnh đạo giao, chuyên viên thụ lý phải thông báo
cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hồ sơ hoặc bổ sung đủ hồ sơ. Việc thông báo phải
thể hiện bằng văn bản.
Trường hợp, do yêu cầu phải giải
quyết gấp, chuyên viên có thể dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh ký gửi các sở, ngành, địa phương có liên quan đề nghị tham gia ý
kiến.
b) Đối với những văn bản, hồ sơ
trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
nhưng có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, trong vòng 02 ngày làm
việc sau khi nhận được văn bản từ Lãnh đạo Văn phòng chuyển đến chuyên viên xin
ý kiến Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch (nếu Phó Chủ tịch phụ
trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan trình giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức cuộc họp (nếu tổ chức cuộc họp, chuyên
viên theo dõi phải chuẩn bị nội dung, tài liệu, thẩm định nội dung cuộc họp,
làm giấy mời, liên hệ phòng họp...) để xử lý trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định. Thời hạn tối đa cho việc giải trình
thêm và tổ chức cuộc họp để xử lý ý kiến khác nhau là 07 ngày làm việc.
3. Đối với những vấn đề thuộc
phạm vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
chuyên viên theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị, chuyên viên
có liên quan (nếu có), đề xuất phương án xử lý, lập phiếu xử lý văn bản, dự thảo
văn bản, kèm hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực giải quyết. Trường
hợp Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay
thì trình Chánh Văn phòng xử lý.
4. Tất cả các Đề án, nội dung
thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng phải có kiến của các đơn
vị, chuyên viên liên quan thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước khi trình.
Chuyên viên phối hợp có trách
nhiệm trả lời trong thời hạn giải quyết hồ sơ, văn bản và chịu trách nhiệm về ý
kiến của cá nhân đối với những vấn đề phối hợp.
Điều 9. Hồ
sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Phiếu trình xử lý văn bản (xử
lý công việc);
2. Văn bản trình mới nhất của
cơ quan trình, có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
do Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện. Chuyên viên không gạch dưới hoặc ghi ý
kiến của mình lên văn bản này.
3.Ý kiến chính thức bằng văn bản
của các cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan có liên quan đến vấn đề
trình.
4. Các tài 1iệu cần thiết khác
liên quan đến nội dung trình được sắp xếp theo trình tự dẫn giải của nội dung
trình.
5. Dự thảo văn bản Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh sẽ ký ban hành theo đúng nội dung trình, được
chuẩn bị theo đúng các quy định hiện hành về hình thức, thể thức và mẫu trình
bày văn bản (có chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng). Hoặc văn bản do Lãnh đạo
Văn phòng ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
cũng phải phù hợp với thể thức và hình thức văn bản.
6. Ý kiến của các đơn vị,
chuyên viên liên quan trong Văn phòng, của Lãnh đạo Văn phòng theo trình tự.
7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, ngoài các tài liệu nêu trên, phải
kèm cả ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ
trách lĩnh vực.
Sau khi Lãnh đạo Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh xem xét, đối chiếu các văn bản, tài liệu liên quan và ký vào
''Phiếu trình xử lý công việc” hoặc ''Phiếu trình xử lý văn bản”; hoặc ghi ý kiến
vào phiếu xử lý trên trang hồ sơ công việc, Trưởng phòng nghiên cứu lĩnh vực hoặc
chuyên viên nghiên cứu văn bản (hồ sơ) chuyển trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
Điều 10.
Các dự thảo văn bản sẽ ban hành theo quy định tại Khoản 5, Điều 9 của Quy chế
này gồm các loại cụ thể sau đây:
1. Các dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký. Dự
thảo này do Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng ký tắt.
Quy trình dự thảo, thẩm định
các văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định hiện hành về ban hành
văn bản quy phạm pháp luật.
2. Dự thảo các văn bản cá biệt,
công văn, văn bản thông thường khác trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký, do Phó
Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực ký tắt.
3. Dự thảo văn bản do Lãnh đạo
Văn phòng ký, thông báo ý kiến của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, do Trưởng phòng,
chuyên viên nghiên cứu soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm ký tắt.
Điều 11.
Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc
1. Nội dung vấn đề thuộc lĩnh vực
nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đó xử lý (theo thông
báo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh).
2. Nếu vấn đề liên quan đến nhiều
lĩnh vực thì trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực liên quan nhiều
nhất hoặc chính yếu nhất xử lý.
3.Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ
tịch phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên
theo dõi của Văn phòng có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, hoặc đúng
Phó Chủ tịch đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay
thì chuyên viên theo dõi phải xin ý kiến Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn
phòng nếu Chánh Văn phòng vắng) để trình Chủ tịch.
Sau khi đã được Chủ tịch, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết Trưởng phòng hoặc chuyên nghiên cứu,
có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng) biết kết quả
xử lý trước khi ban hành văn bản. Sau đó chuyên viên phải báo cáo lại Chủ tịch,
Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc
trong thời gian người đó vắng mặt.
4. Không được trình Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp sau:
a) Vấn đề thuộc thẩm quyền giải
quyết của Giám đốc sở, Thủ trưởng các ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
b) Văn bản do các đơn vị, cá
nhân trình không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của
các đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh..
5. Các sở, ngành, địa phương
trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải qua Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh để: thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có ý kiến đánh giá độc lập về nội
dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký.
Điều 12.
Quy trình trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch giải quyết công việc được thực hiện như
sau:
1.Sau khi đã hoàn tất hồ sơ và
thủ tục, chuyên viên kèm hồ sơ, đề án và chuyển ''Phiếu trình xử lý công việc”
hoặc ''Phiếu trình xử lý văn bản” để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch xử lý.
2. Trước khi trình hồ sơ chuyên
viên nghiên cứu có trách nhiệm:
a) Kiểm tra thủ tục và hồ sơ
trình, nếu thiếu bổ sung hoàn chỉnh;
b) Soát xét dự thảo văn bản, bảo
đảm không sai sót về văn phạm, chính tả và đúng quy định về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản; trường hợp phải sửa nội dung, liên quan đến chuyên
môn, nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch đồng ý thì hoàn thiện dự thảo văn bản;
c) Sắp xếp hồ sơ, đề án ưu tiên
trình những vấn đề cần xử lý gấp.
3. Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch
đã xử lý, chuyên viên nghiên cứu có nhiệm vụ:
a) Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch
ký vào dự thảo văn bản hoặc đồng ý để Chánh Văn phòng ký thừa lệnh thì tiến
hành các thủ tục cần thiết để ban hành.
b) Nếu Phó Chủ tịch yêu cầu xin
ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch khác thì chuyên viên thực hiện ngay ý kiến chỉ đạo
để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch đó.
c) Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch
cho ý kiến về nội dung trình nhưng chưa ký vào dự thảo văn bản kèm theo thì
chuyên viên chỉnh lý lại dự thảo văn bản và trình ký ban hành theo ý kiến chỉ đạo
của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
d) Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch đồng
ý với nội dung trình và cho phép Lãnh đạo Văn phòng ký văn bản thông báo ý kiến
thì chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng ký ban hành (theo lĩnh vực được phân công của
Chánh Văn phòng).
đ) Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch cần
tham khảo ý kiến tư vấn của các chuyên gia hoặc yêu cầu chủ đề án và các cơ
quan liên quan trình bày trực tiếp thêm thì chuyên viên phối hợp với Trưởng
Phòng Tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để đưa vào chương trình công tác,
lịch làm việc.
Điều 13.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết công việc
1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh thẩm định trình.
2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch,
uỷ quyền cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký văn bản theo quy định của
pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn
bản trước khi ký ban hành.
Điều 14.
Quy trình giải quyết công việc, xử lý văn bản của Văn phòng
a) Đối với những vấn đề thuộc
phạm vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng, chuyên viên lập
"Phiếu xử lý công việc" hoặc "Phiếu xử lý văn bản" , Trưởng
phòng, chuyên viên nghiên cứu ký tắt vào văn bản dự thảo sẵn, kèm hồ sơ trình
Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực phê duyệt. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng
phụ trách lĩnh vực đó vắng, trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn
phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được phân công xử lý. Hồ sơ trình phải bao gồm
văn bản góp ý gốc của các chuyên viên, đơn vị liên quan thuộc Văn phòng và ý kiến
trước đó của Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực.
b) Các phòng chuyên môn, chuyên
viên trong Văn phòng trực tiếp trao đổi, phối hợp và chịu trách nhiệm liên đới
về kết quả xử lý văn bản. Văn bản thuộc đơn vị, chuyên viên nào chủ trì xử lý,
đơn vị, chuyên viên đó trực tiếp làm việc với đơn vị, chuyên viên liên quan để
lấy ý kiến. Các đơn vị, chuyên viên được hỏi ý kiến phải có trách nhiệm trả lời
bằng văn bản có ký xác nhận hoặc có ý kiến vào phiếu xử lý trên trang hồ sơ
công việc trước khi chuyển cho đơn vị, chuyên viên khác.
c) Lãnh đạo Văn phòng phụ trách
lĩnh vực phải có ý kiến vào "Phiếu xử lý công việc" hoặc "Phiếu
xử lý văn bản" (thực hiện trên chương trình quản lý văn bản, hồ sơ công việc)
và ký tắt vào các dự thảo văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
Điều 15.
Thời hạn xử lý văn bản, công việc
1. Đối với các vấn đề khẩn cấp,
Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực xử lý ngay sau khi
tiếp nhận từ Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Các vấn đề thông thường, chậm
nhất 02 ngày làm việc sau khi tiếp nhận ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng chuyển xử
lý, đơn vị, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch, hoặc
Lãnh đạo Văn phòng giải quyết.
3. Các vấn đề phức tạp cần phải
thẩm tra kỹ, hoặc những Đề án lớn, chậm nhất 07 ngày làm việc sau khi tiếp nhận
ý kiến của lãnh đạo Văn phòng chuyển xử lý, đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm
thẩm định phải hoàn chỉnh tờ trình kèm hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch giải
quyết.
Trường hợp không thể bảo đảm thời
gian quy định, chuyên viên báo cáo Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ
trách lĩnh vực để cho ý kiến chỉ đạo, đồng thời thông báo cho cơ quan chủ Đề án
biết lý do và những việc cần bổ sung hoàn chỉnh.
4. Đơn vị, chuyên viên phối hợp
được trưng cầu ý kiến phải trả lời trong thời hạn 1 ngày làm việc (đối với những
vấn đề đơn giản), 3 ngày làm việc (đối với những vấn đề phức tạp) kể từ khi đơn
vị, chuyên viên chủ trì chuyển đến (trừ một số trường hợp khác do lãnh đạo hoặc
đơn vị, chuyên viên chủ trì yêu cầu phải hoàn thành sớm hơn; hoặc do văn bản
quá dài, quá phức tạp thì có thể kéo dài thêm nhưng phải có thời gian cụ thể).
5. Thời gian thẩm tra dự thảo
văn bản quy phạm pháp luật không quá ba ngày làm việc.
6. Đối với những vấn đề thuộc
phạm vi trách nhiệm của Văn phòng giải quyết, chuyên viên chuyển hồ sơ trình trực
tiếp cho Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng. Thời gian Lãnh đạo Văn
phòng phê duyệt hồ sơ trình không quá 01 ngày làm việc kể từ khi đơn vị, chuyên
viên trình chuyển đến.
Chương IV
QUY TRÌNH
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 16. Đầu
mối phát hành văn bản:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
được tập trung vào đầu mối là Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát
hành.
Điều 17.
Soạn thảo và đánh máy văn bản
1. Văn bản do chuyên viên của
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh soạn thảo, tự đánh máy theo đúng quy định về
hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản do sở, ngành, Ủy ban
nhân dân cấp huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và
các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành do cơ quan trình soạn thảo,
đánh máy. Việc soạn thảo, đánh máy văn bản trình ký phải đảm bảo đúng nội dung,
theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải
có ý kiến thẩm định của chuyên viên chịu trách nhiệm.
3. Văn bản có nội dung mật, tối
mật, tuyệt mật thực hiện theo quy chế mật.
Điều 18.
Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản
1. Chuyên viên soạn thảo, đánh
máy văn bản rà soát lần cuối, đề xuất mức độ mật, khẩn, số lượng văn bản, phân
loại văn bản, tài liệu gửi kèm (nếu có) của văn bản. Việc đề xuất của chuyên
viên phải thể hiện lưu trữ cùng hồ sơ, chuyển hồ sơ, tài liệu cho Phòng Hành
chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức
kiểm tra thủ tục hành chính, rà soát lần cuối, đăng ký số, ngày, tháng của văn
bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
Chỉ tiếp nhận những văn bản để
phát hành khi đã được đánh máy, đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá
Điều 19. Gửi
văn bản
Văn bản chỉ gửi cho các cơ
quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”. Việc gửi văn bản được thực hiện như
sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật:
a) Trong nội bộ Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh thực hiện việc gửi văn bản qua mạng tin học của chương trình
quản lý hồ sơ công việc mạng tin học.
b) Đối với các cơ quan, đơn vị,
địa phương ngoài việc gửi văn bản qua chương trình quản lý văn bản hồ sơ công
việc của mạng tin học, Phòng Hành chính - Tổ chức sẽ gửi văn bản giấy đến những
nơi có trong mục “Nơi nhận”.
2. Đối với các văn bản hành
chính:
a) Thông báo lịch làm việc, giấy
mời thực hiện việc gửi văn bản qua mạng tin học của chương trình quản lý hồ sơ
công việc mạng tin học đối với các cơ quan đơn vị có sử dụng chương trình gửi,
nhận văn bản qua mạng tin học.
b) Các văn bản hành chính đối với
những đơn vị, tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản để xem xét, giải quyết; để
thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc thì việc gửi
văn bản sẽ thực hiện vừa gửi qua mạng tin học vừa gửi văn bản giấy. Đối với những
đơn vị, tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản để biết, tham khảo chỉ gửi văn bản
qua mạng tin học.
Việc gửi văn bản qua mạng tin học
do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện gửi văn bản có chữ ký, đóng dấu và
được scan.
c) Đối với văn bản mật thực hiện
gửi theo quy chế mật (toàn bộ gửi bằng giấy).
3. Văn bản chỉ gửi cho các cơ
quan, cá nhân có tên trong mục ''Nơi nhận''. Việc chuyển văn bản phát hành ra
các cơ quan ngoài của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện bằng đường Bưu
điện hoặc gửi trực tiếp. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của
cơ quan được nhận văn bản và phải được sự đồng ý của Trưởng Phòng Hành chính -
Tổ chức. Người đến nhận trực tiếp văn bản phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản.
Điều 20.
Quản lý và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu:
Phòng Hành chính - Tổ chức có
trách nhiệm quản lý con dấu của Ủy ban nhân dân, Ban cán sự Đảng Ủy ban nhân
dân tỉnh, BCH Đảng uỷ Văn phòng, BCH Công đoàn cơ sở Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh và các con dấu khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức
và nhân viên văn thư được giao quản lý, sử dụng con dấu phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.
2. Sử dụng con dấu:
a) Người được giao giữ con dấu
chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của
người ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ
ký mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác
khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.
b) Dấu đóng vào văn bản phải
ngay ngắn, rõ ràng đúng chiều. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm
lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản.
c) Văn bản có Phụ lục kèm theo,
việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên trang đầu trùm lên phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
của phụ lục.
d) Dấu giáp lai được đóng vào
khoảng giữa mép phải của của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
đ) Khi đóng dấu những văn bản,
tài liệu không do Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành (trường hợp đóng dấu các
hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì nhân
viên văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
e) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống
chỉ.
Chương V
QUẢN LÝ VÀ
LƯU VĂN BẢN
Điều 21.
Trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ
1. Công chức, viên chức của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu. Hết
giờ làm việc, văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được cất giữ vào tủ có khóa; những
ngày nghỉ lễ, Tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu và
phòng làm việc; Quản lý và chuyển lưu hồ sơ công việc theo quy định.
2. Không cung cấp cho những cơ
quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu
đã và đang xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các
văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
3. Tất cả các văn bản, tài liệu
của các sở, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh đều phải chuyển cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ
tục cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.
4. Công chức, viên chức của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh không được mang hồ sơ, tài liệu về nhà khi chưa có sự
đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng; khi chuyển công tác sang cơ quan khác các hồ sơ,
tài liệu muốn mang theo làm tư liệu riêng phải được sự đồng ý của Chánh Văn
phòng; Không tuỳ tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.
Điều 22.
Quản lý tài liệu, hồ sơ văn bản mật
Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải
được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của nhà nước. Phòng Hành chính - Tổ
chức lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ
06 tháng 01 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả
cho lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xây
dựng quy chế quản lý tài liệu, hồ sơ, văn bản mật.
Điều 23.
Lưu văn bản.
1. Phòng Hành chính - Tổ chức
lưu 01 bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do Ủy ban
nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành. Riêng đối với văn bản
quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh ban hành lưu thêm 02 bản chính.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức sắp
xếp có hệ thống các tập lưu văn bản phát hành một cách khoa học theo thứ tự
đăng ký, dễ tra cứu để phục vụ nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn
nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.
3. Đối với các đơn vị soạn thảo
văn bản trong Văn phòng cần phải cập nhật lưu trữ văn bản bằng file điện tử hoặc
văn bản giấy (nếu là văn bản mật) để theo dõi quá trình thực hiện.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 24. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có
trách nhiệm tổ chức tốt Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu thấy có vướng
mắc hoặc cần góp ý sửa đổi, bổ sung thì báo cáo bằng văn bản để Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi bổ sung cho phù hợp./.