|
NGÂN HÀNG
NHÀ NƯỚC
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 415/QĐ-NHNN
|
Hà Nội, ngày 29 tháng 3 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
VIỆT NAM
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11
năm 2011;
Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29
tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày
17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số
26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
của Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày
24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 628/QĐ-NHNN ngày
31 tháng 3 năm 2017 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Quy chế làm việc của
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 1382/QĐ-NHNN ngày
10 tháng 8 năm 2020 của Ngân hàng Nhà nước Việt
Nam ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng Chính
phủ tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư và
lưu trữ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Bãi bỏ Quyết định số 2899/QĐ-NHNN ngày 06/12/2013 của Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam, Công văn số 2309/NHNN-VP ngày 23/3/2011 của Ngân hàng
Nhà nước Việt Nam về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính, Quyết định số 1068/QĐ-NHNN ngày 21/5/2019 ban hành Quy chế tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với
các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước.
Điều 4. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam có trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như
Điều 4 (để thực hiện);
-
Ban
lãnh đạo NHNN;
-
Bộ
Nội vụ (để b/c);
-
Lưu:
VT, VP3.
|
KT.THỐNG ĐỐC
PHÓ
THỐNG ĐỐC
Đào
Minh Tú
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
(Kèm
theo Quyết định số 415/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 3 năm
2021 của Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định
các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo và điều hành
của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi là Ngân hàng Nhà nước, viết tắt là
NHNN) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
2. Công tác văn thư bao
gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc NHNN; lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và
thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư thông qua kết nối, liên thông Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành của NHNN với các Hệ thống quản lý văn bản và
điều hành của các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước qua Trục liên
thông văn bản quốc gia và các đơn vị thuộc NHNN.
3. Công tác lưu trữ bao
gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê,
tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị bảo quản và sử dụng tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc NHNN.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Quy chế này áp dụng
đối với các đơn vị thuộc NHNN (sau đây gọi là đơn vị) và công chức, viên chức,
người lao động của các đơn vị (sau đây gọi là cá nhân) có liên quan đến thực hiện
các hoạt động văn thư, lưu trữ.
2. Các tổ chức đảng,
đoàn thể thuộc NHNN căn cứ quy định tại Quy chế này và các quy định của Đảng,
đoàn thể, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
1. Đơn vị thuộc NHNN
Trung ương bao gồm: Vụ, Cục, Sở giao dịch, các Ban, Cơ quan Thanh tra, giám sát
ngân hàng (Cơ quan TTGSNH); đơn vị sự nghiệp (Trung tâm thông tin tín dụng Quốc
gia Việt Nam (CIC), Viện Chiến lược ngân hàng, Thời báo Ngân hàng, Tạp chí Ngân
hàng, Trường Bồi dưỡng cán bộ ngân hàng); tổ chức đảng, đoàn thể (Đảng ủy Cơ quan
Ngân hàng Trung ương, Công đoàn Ngân hàng Việt Nam, Công đoàn Cơ quan NHNN
Trung ương, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ngân hàng Trung ương).
2. Đơn vị thuộc NHNN bao
gồm: Vụ, Cục, Sở giao dịch, các Ban, Cơ quan TTGSNH; đơn vị
sự nghiệp (CIC, Viện Chiến lược ngân hàng, Thời báo Ngân hàng, Tạp chí Ngân
hàng, Trường Bồi dưỡng cán bộ ngân hàng, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ
Chí Minh, Học viện Ngân hàng); doanh nghiệp trực thuộc (Nhà máy In tiền quốc
gia); tổ chức đảng, đoàn thể (Đảng ủy Cơ quan Ngân hàng
Trung ương, Công đoàn Ngân hàng Việt Nam, Công đoàn Cơ quan NHNN
Trung ương, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ngân hàng
Trung ương); NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố.
3. Văn bản là thông tin
thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động
của NHNN, đơn vị và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
4. Văn bản chuyên ngành
là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ
của NHNN.
5. Văn bản hành chính là
văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của
NHNN, đơn vị thuộc NHNN.
6. Văn bản điện tử là
văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản
giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
7. Văn bản số hóa từ văn
bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội
dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, đơn vị thực hiện số
hóa.
8. Văn bản đi là tất cả
các loại văn bản do NHNN, đơn vị thuộc NHNN ban hành.
9. Văn bản đến là tất cả
các loại văn bản (kể cả đơn, thư) do NHNN, đơn vị thuộc NHNN nhận được từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
10. Bản thảo văn bản là bản
được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong
quá trình soạn thảo một văn bản của NHNN, đơn vị thuộc NHNN.
11. Bản gốc văn bản
là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực
tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
12. Bản chính văn bản giấy
là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực
tiếp của người có thẩm quyền.
13. Bản sao y là bản sao
đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày
theo thể thức và kỹ thuật quy định.
14. Bản sao lục là bản
sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ
thuật quy định.
15. Bản trích sao là bản
sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản
cần trích sao,
được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
16. Danh mục hồ sơ là bảng
kê có hệ thống những hồ sơ được lập trong năm của NHNN/đơn vị.
17. Hồ sơ là tập hợp các
văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
18. Hồ sơ nguyên tắc là tập
hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp
vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ
quan, đơn vị, cá nhân.
19. Lập hồ sơ là việc tập
hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định.
20. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng
công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ
điện tử.
21. Hệ thống thông tin quản
lý văn bản và điều hành của NHNN (gọi tắt là Hệ thống Edoc) là phần mềm tin học
hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng, các quy trình hoạt động
xử lý, tìm kiếm, lưu trữ thông tin, giải quyết công việc trong NHNN.
22. Trục liên thông văn bản
quốc gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ
tới các bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận
văn bản điện tử.
23. Văn thư Cơ quan NHNN
(gọi tắt là văn thư cơ
quan) là bộ phận văn thư thuộc Phòng Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng NHNN được
giao làm đầu mối tiếp nhận, quản lý, phát hành văn bản của NHNN.
24. Văn thư Ban lãnh đạo
NHNN là bộ phận văn thư thuộc Phòng Thư ký, Văn phòng NHNN được giao thực hiện
một số nhiệm vụ văn thư của NHNN.
25. Văn thư đơn vị là các
cá nhân được giao làm đầu mối thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của đơn vị
thuộc NHNN.
26. Tài liệu lưu trữ là
tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài
liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
27. Tài liệu lưu trữ số
hóa là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung
của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, đơn vị quản
lý tài liệu lưu trữ được số hóa.
28. Phông lưu trữ là toàn
bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị hoặc của cá nhân.
29. Lưu trữ cơ quan/đơn vị
là bộ phận thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan/đơn
vị.
30. Lưu trữ lịch sử là cơ
quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan, đơn vị và từ các nguồn khác.
31. Thu thập tài liệu là
quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để
chuyển vào Lưu trữ cơ quan
(hoặc đơn vị), Lưu trữ lịch sử.
32. Chỉnh lý tài liệu là
việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
33. Xác định giá trị tài
liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá
trị lưu trữ, thời hạn
bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 4.
Nguyên tắc, yêu cầu quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Nguyên tắc
Công tác văn thư, lưu trữ tại NHNN được
thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu
a) Văn bản của NHNN, đơn
vị phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức,
thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. Văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, NHNN. Văn bản chuyên ngành thực hiện theo
quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Văn bản
hành chính thực hiện theo quy định tại Chương III Quy chế này.
b) Tất cả văn bản đi, văn
bản đến của NHNN phải được quản lý tập trung đầu mối tại văn thư cơ quan hoặc
văn thư đơn vị (sau đây gọi là văn thư) để làm thủ tục phát hành, tiếp nhận,
đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
c) Văn bản đi, văn bản đến
thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
khẩn: “Hỏa tốc" “Thượng khẩn”, “Khẩn”, (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ") (sau
đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
d) Văn bản có dấu chỉ độ
mật, tối mật, tuyệt mật (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý
theo quy định của pháp luật hiện hành và của NHNN về bảo vệ bí mật Nhà nước và
hướng dẫn tại Quy chế này.
đ) Các bút phê của lãnh đạo ghi bên lề
văn bản, phiếu trình chỉ sử dụng trong nội bộ NHNN; không sao, chụp, chuyển
phát đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài NHNN. Trường hợp cần thiết cho
việc giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài NHNN,
bút phê của lãnh đạo phải được thể hiện bằng văn bản hành chính phù hợp hoặc xin
ý kiến của lãnh đạo NHNN/đơn vị, đảm bảo đúng chức năng, thẩm quyền.
e) Những văn bản thuộc
chức năng, thẩm quyền xử lý của NHNN/đơn vị do lãnh đạo NHNN, lãnh đạo và cá
nhân các đơn vị nhận trực tiếp từ cá nhân của cơ quan/đơn vị/tổ chức,... đều phải
chuyển lại văn thư cơ quan/đơn vị để đăng ký văn bản đến theo quy định.
g) Văn bản phải được
theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống Edoc.
h) Cá nhân được giao xử
lý, theo dõi công việc của cơ quan/đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được
giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
i) Con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật của NHNN và đơn vị phải được quản lý, sử dụng theo quy định của
pháp luật.
k) Các hồ sơ, tài liệu giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, được lập hoàn chỉnh và thực hiện giao nộp
theo đúng thời hạn, trình tự, thủ tục quy định.
l) Hệ thống Edoc phải
đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ
Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu
lưu trữ điện tử và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 5. Thẩm quyền,
trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của Thống
đốc NHNN trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
a) Chỉ đạo xây dựng,
ban hành văn bản và chỉ đạo thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ
theo đúng quy định của pháp luật; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
b) Chỉ đạo kiểm tra việc
thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trong
Ngành; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh
Văn phòng NHNN
Tham mưu, giúp Thống đốc NHNN trong việc
tổ chức xây dựng, ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của NHNN
theo quy định của pháp luật; thực hiện quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ tại NHNN Trung ương; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với đơn vị thuộc NHNN.
3. Trách nhiệm của thủ
trưởng các đơn vị thuộc NHNN
Chỉ đạo, tổ chức triển khai, thực hiện
các quy định của Nhà nước, NHNN về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình.
4. Trách nhiệm của cá
nhân thuộc NHNN
Trong quá trình giải quyết công việc
được phân công, mỗi cá nhân phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà
nước, NHNN, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ.
5. Trách nhiệm của văn
thư cơ quan/đơn vị
a) Đăng ký, thực hiện thủ
tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
c) Sắp xếp, bảo quản và
phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
d) Quản lý Sổ đăng ký
văn bản.
Đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan/đơn vị; các loại con dấu khác theo quy định.
Điều 6. Bảo vệ bí mật
Nhà nước và thông tin hạn chế sử dụng trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động trong
công tác văn thư, lưu trữ của NHNN phải thực hiện theo các quy định của pháp luật
hiện hành và của NHNN về bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Các loại văn bản
không được scan, gửi, luân chuyển trên Hệ thống Edoc
a) Văn bản mật (trừ trường
hợp đáp ứng các quy định về cơ yếu).
b) Các đơn, thư khiếu nại,
tố cáo gửi đến NHNN/đơn vị.
c) Văn bản đi khác của
NHNN/đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo NHNN/đơn vị hoặc đề nghị của đơn vị/phòng
soạn thảo.
Điều 7. Các hành vi bị
nghiêm cấm
1. Cản trở, ngăn cản trái phép
hoặc thay đổi quá trình truyền, gửi, nhận văn bản của NHNN trên môi trường mạng.
2. Truy cập, thay đổi,
giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ văn bản được
trao đổi, tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Gian lận, mạo nhận,
chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số
của người khác để gửi, nhận văn bản điện tử.
4. Lợi dụng việc trao đổi
văn bản điện tử để tiết lộ bí mật Nhà nước, bí mật công tác và những thông tin
khác do pháp luật quy định.
5. Tạo ra hoặc phát tán chương
trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại Hệ thống điều hành hoặc có hành
vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
6. Chiếm đoạt, làm hỏng,
làm mất, làm giả, tẩy xóa, sửa chữa, làm sai lệch nội dung, làm rách nát
tài liệu lưu trữ.
7. Mua bán, chuyển giao,
hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm
lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Chương II
QUY
ĐỊNH VỀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 8. Nguyên tắc,
yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Việc gửi, nhận văn bản
điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc của Luật giao dịch điện tử, đảm bảo an
ninh, an toàn thông tin, văn thư, lưu trữ và các quy định khác của pháp luật về
bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Tất cả các loại văn bản
điện tử của NHNN, đơn vị (trừ văn bản được quy định tại khoản 2, Điều 6 Quy chế
này) phải được gửi, nhận qua Hệ thống Edoc và thay cho việc gửi, nhận văn bản
giấy, bao gồm:
a) Tài liệu phục vụ các
cuộc họp của Ban lãnh đạo NHNN, đơn vị; hội nghị, hội thảo, tập huấn, tọa đàm,
thuyết trình,...
b) Văn bản gửi lãnh đạo
NHNN để báo cáo (các văn bản gửi báo cáo lãnh đạo tại mục “Nơi nhận”).
c) Các loại văn bản theo
Danh mục tại Phụ lục I Quy chế này.
3. Các loại văn bản điện
tử gửi kèm văn bản giấy theo Danh mục tại Phụ lục II Quy chế này.
4. Các trường hợp văn bản
điện tử gửi kèm văn bản giấy không quy định tại khoản 3 Điều này, do lãnh đạo
NHNN/đơn vị quyết định.
5. NHNN/đơn vị không
phát hành văn bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ trường hợp
bên nhận không nhận được văn bản điện tử và các trường hợp quy định tại khoản
3, 4 Điều này.
6. Văn thư NHNN/đơn vị
có quyền từ chối nhận và trả lại văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không
bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử và phải chịu trách
nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời phản hồi cho bên gửi biết thông qua Hệ thống
Edoc hoặc Trục liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định.
7. Văn bản điện tử phải
được gửi ngay trong ngày văn bản đó được lãnh đạo ký, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá
trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Trường hợp văn bản điện tử khẩn phải gửi
ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp
nhận.
Điều 9. Giá trị pháp
lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được
ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của
pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản
điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 10. Yêu cầu đối
với văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải
được đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu
trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải
được bảo đảm đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Phụ lục
IV Quy chế này.
3. Định dạng tệp dữ liệu
của văn bản điện tử
Định dạng văn bản điện tử thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ
Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng
công nghệ thông tin trong cơ quan Nhà nước. Cụ thể:
a) Định dạng tệp văn bản
điện tử phổ biến được tạo lập từ phần mềm máy tính theo tiêu chuẩn kỹ thuật
(.doc), (.docx), (.pdf), (.xls), (.xlsx).
b) Văn bản điện tử
số hóa từ văn bản giấy sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật
(.pdf).
4. Đặt tên tệp dữ liệu của
văn bản điện tử
a) Đối với bản thảo văn
bản, tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử gồm: <tên viết tắt loại văn bản>-<tên
viết tắt cơ quan/đơn vị/phòng ban hành văn bản>.
b) Đối với văn bản ban
hành, tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử gồm: <số văn bản>-<tên viết
tắt loại văn bản>-<tên viết tắt cơ quan/đơn vị/phòng ban hành văn bản>-<ngày
ban hành văn bản>. Cụ thể như sau:
- Số văn bản: Viết số văn bản được
văn thư cấp số ban hành.
- Tên viết tắt loại văn
bản: Viết hoa tên viết tắt loại văn bản.
- Tên viết tắt cơ
quan/đơn vị/phòng ban hành văn bản: Viết hoa chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị/phòng
ban hành văn bản.
- Ngày ban hành: Viết liền 08 ký
tự số theo định dạng ngày, tháng, năm (ddmmyyyy).
c) Đối với tài liệu, phụ
lục đính kèm văn bản, tên tệp dữ liệu gồm: <PL>-<tên tệp dữ liệu của
văn bản quy định tại điểm a, b khoản 4 Điều này>. Đánh số thứ tự phụ lục nếu
có từ 02 phụ lục trở lên (PL1, PL2...).
Điều 11. Bộ mã ký tự
tiếng Việt
Bộ mã ký tự sử dụng trong văn bản điện
tử là bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 ,
phông chữ Times New Roman.
Điều 12. Nội dung và
yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung thông tin của
văn bản điện tử được gửi, nhận trên Hệ thống Edoc bao gồm nội dung của văn bản
điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.
2. Các thông tin của văn
bản điện tử trên Hệ thống Edoc được thể hiện theo quy định tại Điều
10, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về
việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà
nước.
3. Mã định danh của cơ
quan, đơn vị: Mã định danh của NHNN, các đơn vị thuộc NHNN được quy định tại
Quyết định số 1346/QĐ-NHNN ngày 05/8/2020 của NHNN ban hành Danh mục mã đơn vị
định danh các đơn vị thuộc NHNN phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và
điều hành.
Chương III
SOẠN
THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
Mục 1. THỂ THỨC, KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 13. Hình thức và
các loại văn bản
Văn bản của NHNN được ban hành dưới
các hình thức và loại hình văn bản sau:
1. Văn bản quy phạm pháp
luật: Thông tư.
2. Văn bản hành chính:
Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng
dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản
thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép,
phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
3. Văn bản chuyên ngành
của NHNN: Các loại giấy phép, lệnh điều chuyển và các văn bản khác theo Phụ lục
IX Quy chế này.
Văn bản chuyên ngành khác: Các loại
văn bản thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.
4. Văn bản trao đổi với cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 14. Thể thức văn
bản
1. Thể thức văn bản là tập
hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại
văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số
loại văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản hành
chính bao gồm các thành phần chính:
a) Quốc hiệu và tiêu ngữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản.
c) Số, ký hiệu của
văn bản,
d) Địa danh và thời gian
ban hành văn bản.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn
bản.
e) Nội dung văn bản.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền.
h) Dấu, chữ ký số của cơ
quan, tổ chức.
i) Nơi nhận.
3. Ngoài các thành phần
quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
a) Phụ lục.
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu người soạn thảo
văn bản và số lượng bản
phát hành.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ
chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số Fax.
4. Thể thức văn bản quy
phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước và của NHNN.
5. Thể thức văn bản hành
chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV, mẫu trình bày thực hiện theo quy
định tại Phụ lục VIII Quy chế này; thể thức, mẫu trình bày văn bản chuyên ngành
của NHNN thực hiện theo quy định tại Phụ lục IX Quy chế này; văn bản chuyên
ngành khác thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.
6. Thể thức văn bản trao
đổi với cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo quy định hiện hành của
pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 15. Kỹ thuật
trình bày văn bản
1. Kỹ thuật trình bày
văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu
chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật và quy định của Nhà nước, NHNN.
3. Kỹ thuật trình bày
văn bản chuyên ngành và văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ
lục IV Quy chế này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định
tại Phụ lục V Quy chế này. Chữ viết tắt tên đơn vị được thực hiện theo quy định
tại Phụ lục VI, VII Quy chế này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Phụ lục VIII Quy chế này.
Mục 2. SOẠN THẢO VÀ
KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 16. Soạn thảo
văn bản
1. Căn cứ chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo,
lãnh đạo NHNN hoặc lãnh đạo đơn vị thuộc NHNN giao cho một đơn vị/phòng/bộ phận/cá
nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Việc soạn thảo văn bản
quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hướng dẫn của Nhà nước, NHNN.
3. Việc soạn thảo văn bản
khác, đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
a) Xác định tên loại, nội
dung, độ mật, độ khẩn và nơi nhận văn bản.
b) Thu thập, xử lý thông
tin có liên quan.
c) Soạn thảo văn bản
đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
d) Trường hợp cần thiết,
đề xuất với lãnh đạo NHNN hoặc lãnh đạo đơn vị lấy ý kiến góp ý của các cơ
quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh
dự thảo văn bản.
đ) Đối với văn bản mật phải thực hiện
đầy đủ các quy định theo Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của NHNN. Trường hợp
văn bản mật do lãnh đạo NHNN ký, cá nhân trình bày đề xuất các nội dung theo quy
định về bảo vệ bí mật Nhà nước tại phần cuối trong nội dung của tờ trình lãnh đạo
NHNN, đề xuất cấp độ mật kiểu chữ đứng, đậm.
e) Ghi ký hiệu người soạn
thảo văn bản đối với các văn bản hành chính; ký hiệu người soạn thảo và số lượng
bản phát hành đối với văn bản mật; ghi tại vị trí cuối mục “Lưu”.
Ký hiệu người soạn thảo văn bản bằng chữ in hoa (viết tắt chữ cái đầu họ và tên đệm,
ghi rõ tên người soạn thảo), số lượng bản bằng chữ số Ả rập, kiểu chữ đứng,
ví dụ: NTLAN.(10), số lượng bản
phát hành được tính không bao gồm bản lưu tại văn thư và bản lưu tại đơn vị.
g) Đối với văn bản có
tài liệu, hồ sơ gửi kèm,
phải ghi cụ thể danh mục gửi kèm ngay dưới phần “Nơi nhận”.
h) Trình duyệt dự thảo
văn bản.
i) Đối với văn bản điện
tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm:
- Thực hiện các nội
dung nêu tại khoản 3 Điều này và phải đưa bản thảo văn bản, tài liệu
kèm theo (nếu có) vào Hệ thống Edoc và cập nhật các thông tin cần thiết.
- Trình dự thảo văn bản
trên Hệ thống Edoc cho người được giao trách nhiệm duyệt nội dung và duyệt thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản để trình lãnh đạo có thẩm quyền ký ban hành.
- Tạo lập hồ sơ điện tử
cho văn bản đi trên Hệ thống Edoc.
3. Trường hợp cần sửa đổi,
bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản
hoặc trên Hệ thống Edoc, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ
trì soạn thảo văn bản xem xét, có ý kiến để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp
luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 17. Duyệt bản thảo
văn bản; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải
do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp bản thảo
văn bản đã được lãnh đạo NHNN hoặc lãnh đạo đơn vị thuộc NHNN phê duyệt nhưng cần
sửa chữa, bổ sung thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Điều 18. Kiểm tra văn
bản trước khi ký ban hành
1. Đối với văn bản do
lãnh đạo NHNN ký
a) Thủ trưởng đơn vị được
giao soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
trước Thống đốc NHNN và trước pháp luật về nội dung của văn bản; đề xuất mức độ
khẩn; đề xuất
các nội dung theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước (mức độ mật, được phép hay
không được phép sao chụp,...); xác định đối tượng nhận văn bản; ký nháy (ký tắt)
vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và cuối nội
dung các phụ lục, dự thảo văn bản gửi kèm (nếu có) trước khi trình lãnh đạo
NHNN ký ban hành.
b) Văn thư cơ quan (hoặc
văn thư Ban lãnh đạo NHNN/thư ký lãnh đạo NHNN trong trường hợp gấp, đơn vị
trình thẳng) khi tiếp nhận tờ trình ký văn bản phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản và tài liệu, phụ lục kèm theo (nếu có). Trường hợp phát hiện
có sai sót thì trả lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn
thiện theo đúng quy định hoặc báo cáo ngay cho người có thẩm quyền để kịp thời
xử lý.
c) Chánh Văn phòng NHNN
thực hiện kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN và trước pháp luật
về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và ký nháy (ký tắt) vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”
trước khi trình lãnh đạo NHNN ký ban hành.
d) Vụ Pháp chế có trách
nhiệm thẩm định tính hợp pháp đối với văn bản quy phạm pháp luật của NHNN trước
khi trình lãnh đạo NHNN ký ban hành.
2. Đối với văn bản do
lãnh đạo các đơn vị thuộc NHNN ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền Thống đốc NHNN hoặc
ký ban hành theo thẩm quyền
a) Lãnh đạo phòng chủ
trì soạn thảo văn bản hoặc người được lãnh đạo đơn vị giao kiểm soát phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về nội dung
văn bản; đề xuất mức độ khẩn; đề xuất các nội dung theo quy định về bảo vệ bí mật
Nhà nước (mức độ mật, được phép hay không được phép sao chụp,...); xác định đối
tượng nhận văn bản; ký nháy (ký tắt) vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) và cuối nội dung các phụ lục, dự thảo văn bản gửi kèm (nếu có) trước
khi trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành.
b) Lãnh đạo phòng phụ
trách công tác văn thư của đơn vị hoặc người được lãnh đạo đơn vị giao kiểm
soát phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật
về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và ký nháy (ký tắt) vào vị trí cuối cùng ở “Nơi
nhận” trước khi trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành.
3. Đối với Cơ quan
TTGSNH, việc ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN hoặc ký ban hành theo
thẩm quyền, căn cứ quy định tại Điều 18 Quy chế này để quy định thực
hiện tại đơn vị, đảm bảo phù hợp, đúng chức năng, thẩm quyền.
4. Đối với văn bản điện
tử:
a) Người được giao kiểm
tra, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản thực
hiện thao tác duyệt trên Hệ thống Edoc.
b) Quy trình ký số văn bản
điện tử trên Hệ thống Edoc được thực hiện theo quy định tại Điều 14 Quyết định
số 1382/QĐ-NHNN ngày 10/8/2020 ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số
chuyên dùng Chính phủ tại NHNN.
Điều 19. Ký ban hành
văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản
thực hiện theo quy định của pháp luật, quy chế làm việc của NHNN/đơn vị.
2. Thống đốc NHNN có thẩm
quyền ký tất cả các văn bản của NHNN; thủ trưởng các đơn vị thuộc NHNN ký ban
hành các văn bản của đơn
vị theo thẩm quyền được lãnh đạo NHNN giao; Thống đốc NHNN hoặc thủ trưởng các
đơn vị có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công
phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
Trường hợp cấp phó được giao phụ
trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng, cấp phó ký thay
người đứng đầu phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức
vụ của người đứng đầu.
3. Đối với các tổ chức
làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu tổ chức thay mặt tập thể
lãnh đạo ký các văn bản của tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu tổ chức được
thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức những văn bản theo ủy quyền của
người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Khi ký
thay mặt phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên
đơn vị, tổ chức.
4. Trong trường hợp đặc
biệt, Thống đốc NHNN có thể ủy quyền cho thủ trưởng đơn vị thuộc NHNN ký thừa ủy
quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực
hiện bằng văn bản,
giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không
được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện
theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của NHNN. Khi ký thừa ủy quyền thì phải
ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của Thống đốc (người ủy quyền).
5. Thống đốc NHNN có thể
giao thủ trưởng các
đơn vị thuộc NHNN ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được
giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể
trong Quy chế làm việc của NHNN. Khi ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.”
vào trước chức vụ của người đứng đầu.
6. Trường hợp được giao
quyền cấp trưởng thì phải
ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.
7. Người ký văn bản phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Thống đốc
NHNN, thủ trưởng đơn vị thuộc NHNN phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về
toàn bộ văn bản do NHNN, đơn vị ban hành.
8. Đối với văn bản giấy,
khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Chữ
ký trong văn bản phải rõ nét, đúng mẫu chữ ký đã đăng ký; chữ ký nháy/tắt cần
rõ nét, nhỏ, gọn.
9. Đối với văn bản điện
tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định
tại điểm d khoản 7 Mục II Phần I Phụ lục IV Quy chế này.
Chương IV
QUẢN
LÝ VĂN BẢN
Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN
Điều 20. Trình tự quản
lý văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến
NHNN phải được quản lý theo trình tự sau:
a) Tiếp nhận văn bản đến.
b) Đăng ký văn bản đến.
c) Trình, chuyển giao
văn bản đến.
d) Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Việc tiếp nhận, đăng
ký, trình, chuyển giao và quản lý văn bản đến tại NHNN Trung ương được thực hiện
theo quy định tại Mục 1 Chương IV và Phụ lục III Quy chế này.
Điều 21. Tiếp nhận
văn bản đến
1. Đối với văn bản giấy
a) Tiếp nhận văn bản giấy
- Khi tiếp nhận văn bản
đến trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận trước khi nhận và ký nhận
(khi ký nhận phải ghi rõ họ và tên, thời gian nhận).
- Trường hợp phát hiện
các sai sót: bì không có văn bản, văn bản bị rách, thiếu, tình trạng bì không
còn nguyên vẹn, số, ký hiệu ghi ngoài bì không đúng với số, ký hiệu của văn bản
trong bì, văn bản đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ) hoặc các dấu hiệu bất thường khác, văn thư hoặc người
được giao tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp
xử lý và thông báo cho nơi gửi văn bản; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản
với người chuyển văn bản đến.
- Đối với văn bản được
chuyển qua máy fax, phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu
phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi; nếu đạt yêu cầu, chụp
lại trước khi đóng dấu “ĐẾN”. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu
văn bản đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,
ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax).
b) Phân loại sơ bộ, bóc
bì văn bản
- Phân loại bì theo độ
mật, độ khẩn, loại phải bóc bì hoặc không bóc bì để xử lý theo quy định.
- Loại bóc bì: Tất cả
văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) ghi gửi NHNN, đơn vị
thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được bóc bì; scan, đính kèm file vào Hệ thống
Edoc (trừ văn bản quy định tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này); đóng dấu “ĐẾN”; ghi
số đến và ngày
đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Mẫu dấu “ĐẾN”
được thực hiện theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này.
Dấu “ĐẾN” được đóng rõ ràng, ngay ngắn
vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những
văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng
giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Loại không bóc bì:
+ Bì điện mật gửi đến NHNN, đơn vị, thực
hiện theo quy định của pháp luật về quản lý điện mật.
+ Các bì văn bản mật gửi đến mà trên
bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
+ Bì gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức
đảng, đoàn thể, đơn vị/phòng/bộ phận trong cơ quan, đơn vị.
Đối với loại văn bản không bóc bì, văn
thư thực hiện vào Sổ đăng ký văn bản đến các thông tin ngoài bì, chuyển cho nơi
nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công
việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại
cho văn thư cơ
quan, đơn vị để đăng ký.
c) Yêu cầu đối với việc
bóc bì văn bản:
- Những bì có đóng dấu
chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối
với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu
ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo
phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận,
đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
trường hợp phát hiện sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
- Đối với đơn, thư khiếu
nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh các dấu hiệu bất thường
hoặc những văn bản đến
mà ngày nhận xa ngày tháng của văn bản (ước trừ thời gian chuyển theo vị trí địa
lý), văn thư giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
d) Văn bản đến ngoài giờ
làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cá nhân hoặc bảo vệ cơ quan/đơn vị được giao tiếp
nhận có trách nhiệm kiểm tra, ký nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho
văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn, cá nhân
hoặc bảo vệ cơ quan/đơn vị nhận phải báo cáo ngay với lãnh đạo NHNN (qua thư ký
riêng), thủ trưởng đơn vị hoặc Chánh Văn phòng NHNN, trưởng phòng phụ trách văn
thư của đơn vị để xử lý.
2. Đối với văn bản điện
tử
a) Khi tiếp nhận, văn
thư phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và
thực hiện tiếp nhận, vào sổ trên Hệ thống Edoc.
b) Trường hợp văn bản điện
tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì
văn thư phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống Edoc. Trường
hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư báo ngay người
có trách nhiệm giải quyết và thông báo ngay cho nơi gửi văn bản.
c) Văn thư có trách nhiệm
theo dõi việc gửi, nhận văn bản thông qua tính năng cập nhật tự động của Hệ thống
Edoc.
Điều 22. Đăng ký văn
bản đến
1. Việc đăng ký văn bản đến
phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo
mẫu số đăng ký văn
bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến trên Hệ
thống Edoc. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan hoặc văn
thư đơn vị thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại
văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2. Số đến của văn bản được lấy
liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm,
thống nhất giữa văn bản
giấy và văn bản
điện tử.
3. Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng
Hệ thống Edoc.
a) Đăng ký văn bản đến bằng
sổ
Văn thư cơ quan, đơn vị đăng ký văn bản
vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản
đến theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này.
b) Đăng ký văn bản đến bằng
Hệ thống Edoc
Văn thư cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản và scan
(đối với văn bản giấy đến), đăng ký vào Hệ thống Edoc, cập
nhật các trường thông tin đầu vào của dữ liệu văn bản đến theo quy định tại Phụ
lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống
Edoc phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản
đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
4. Đối với đơn, thư khiếu
nại, tố cáo, văn thư
không scan nội dung, thực hiện đăng ký vào Hệ thống Edoc các thông tin của văn
bản để trình lãnh đạo NHNN/đơn vị.
5. Văn bản mật được đăng
ký theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước. Văn bản mật
đến có thể đăng ký vào Hệ thống Edoc (không scan và đính kèm file văn bản,
không cập nhật trích yếu văn bản) thì khi chuyển giao phải in ra giấy để ký nhận và
đóng sổ để quản lý. Máy tính dùng để đăng ký văn bản mật không được nối mạng
Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định
pháp luật về cơ yếu.
Điều 23. Trình, chuyển
giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi
được đăng ký, văn thư phải trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho
đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ các mức
độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Trường hợp đã xác định
rõ đơn vị/phòng/cá nhân được giao xử lý (văn bản tham gia góp ý, các báo cáo
theo yêu cầu của các đơn vị/phòng...), văn thư thực hiện đăng ký vào sổ, chuyển văn
bản đến đơn vị/phòng/cá nhân xử lý.
3. Căn cứ nội dung của
văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch
công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, lãnh đạo NHNN/lãnh đạo đơn vị ghi ý kiến
chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc
cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải
quyết.
4. Trình, chuyển giao
văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN”
(ví dụ: Vụ CSTT,
Vụ QLNH thì Vụ CSTT là đơn vị chủ trì, Vụ QLNH là đơn vị phối hợp) hoặc ghi tại
Phiếu trình (Mẫu Phiếu trình
được tích hợp trên Hệ thống
Edoc theo Mẫu Phiếu giải
quyết văn bản đến tại Phụ lục X Quy chế này). Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải
quyết của lãnh đạo NHNN, lãnh đạo đơn vị, văn bản đến được chuyển lại cho văn
thư để đăng ký bổ sung thông tin, scan ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, chuyển cho
đơn vị/phòng/cá nhân được giao giải quyết (chuyển bản chính văn bản đến đơn vị/phòng/cá
nhân chủ trì giải quyết). Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân
phải ký nhận văn bản.
Trường hợp văn bản giấy đến trước và
đã xử lý qua Hệ thống Edoc, văn bản điện tử đến sau, văn thư cơ quan, đơn vị sử
dụng chức năng hợp nhất văn bản trong Hệ thống
Edoc để đảm bảo nguyên tắc
số đến của văn bản đến là duy nhất.
5. Trình, chuyển giao
văn bản điện tử trên Hệ thống Edoc: Văn thư trình văn bản điện tử đến người có
thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống Edoc.
a) Người có thẩm quyền
ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống Edoc và cập nhật vào Hệ
thống Edoc các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử
lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị
hoặc cá nhân được giao giải quyết.
b) Trường hợp văn bản điện
tử gửi kèm văn bản giấy, văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện trình văn
bản điện tử trên Hệ thống Edoc. Đối với văn bản giấy, văn thư cơ quan, đơn vị
đóng dấu “ĐẾN”, ghi số đến và ngày đến như số đến và ngày đến của
văn bản điện tử đã đăng ký trước đó, ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo
vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” như quy định tại khoản 4 Điều này và chuyển
văn bản giấy đến đơn vị/phòng hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ
trì giải quyết.
6. Việc chuyển giao văn
bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn
bản, ghi rõ thời gian giao văn bản vào sổ. Người nhận
văn bản phải ký nhận, ghi rõ họ tên, thời gian nhận vào sổ.
7. Văn thư đơn vị có
trách nhiệm chuyển trả lại văn thư cơ quan ngay trong ngày đối với
những văn bản chuyển nhầm địa chỉ để xử lý tiếp hoặc những văn bản không thuộc
trách nhiệm xử lý của đơn vị. Văn thư đơn vị không được chuyển trực tiếp những
văn bản này cho đơn vị khác.
Điều 24. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ
quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, phân phối giải quyết
kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản
đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời
hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan/đơn vị, theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc
theo quy chế làm việc hiện hành của NHNN/ đơn vị. Những văn bản đến có dấu chỉ
các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
3. Cá nhân được giao nhiệm
vụ giải quyết văn bản đến có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử đối với văn bản đến
trên Hệ thống Edoc.
4. Lãnh đạo đơn vị/phòng/ban
và cá nhân được giao xử lý văn bản có trách nhiệm cập nhật kịp thời tiến độ xử
lý văn bản trên Hệ thống Edoc.
5. Chánh Văn phòng NHNN,
Trưởng phòng phụ trách công tác văn thư của đơn vị được giao trách nhiệm theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến, báo cáo lãnh đạo NHNN/lãnh đạo đơn vị
về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn
bản đến.
6. Văn thư có trách nhiệm
tổng hợp số liệu văn bản đến, thông tin, dữ liệu về tình hình nhận văn bản điện
tử để báo cáo Chánh Văn phòng NHNN hoặc Trưởng phòng phụ trách công tác văn thư
của đơn vị. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
7. Đối với văn bản đến
có dấu “Tài liệu thu hồi”, “Xem xong trả lại” thì cá nhân tiếp
nhận văn bản có trách nhiệm phối hợp với văn thư làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi
đúng thời hạn quy định.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
Điều 25. Trình tự quản
lý văn bản đi
1. Văn bản đi phải được
quản lý theo trình tự sau:
a) Cấp số, thời gian ban
hành văn bản.
b) Đăng ký văn bản đi.
c) Nhân bản, đóng dấu cơ
quan, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan,
đơn vị (đối với văn bản điện tử).
d) Phát hành và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi.
đ) Lưu văn bản đi.
2. Việc quản lý văn bản
đi tại NHNN Trung ương được thực hiện theo quy định tại Mục 2 Chương IV và Phụ
lục III Quy chế này.
Điều 26. Cấp số, thời
gian ban hành văn bản
1. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Trước khi cấp số, thời gian ban hành
văn bản, văn thư kiểm tra lại hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp phát hiện sai sót, văn thư thực hiện từ chối cấp số, trả lại ngay
đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa, hoàn thiện và trình lại lãnh đạo
cơ quan/đơn vị (nêu rõ lý do từ chối) hoặc báo cáo ngay người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
2. Cấp số, thời gian ban
hành văn bản
a) Số và thời gian ban
hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ
quan, đơn vị trong năm, do văn thư thống nhất quản lý (bắt đầu liên tiếp từ
số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu
văn bản của NHNN, đơn vị là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa
văn bản giấy và văn bản điện tử.
b) Đơn vị căn cứ vào tổng
số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm để lập sổ cấp số văn bản đi cho
phù hợp, thuận tiện. Văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. Văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành được cấp hệ thống số riêng.
3. Đối với văn bản giấy,
việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có
thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ
thống số riêng.
4. Đối với văn bản điện
tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống
Edoc.
Điều 27. Đăng ký văn
bản đi
1. Việc đăng ký văn bản
bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
2. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc bằng
Hệ thống Edoc.
a) Đăng ký văn bản bằng
sổ
Văn thư đăng ký văn bản vào sổ đăng ký
văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký
văn bản đi theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này.
b) Đăng ký văn bản bằng
Hệ thống Edoc
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống
Edoc phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản
đi, đóng sổ để quản lý.
3. Văn bản mật đi được
đăng ký theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 28. Nhân bản,
đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn
vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng
số lượng được xác định ở phần nơi nhận văn bản và phần kính gửi (đối với tờ
trình, báo cáo, công văn). Nếu văn bản gửi đến nhiều cơ quan, đơn vị mà trong
văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có danh sách nơi
nhận kèm theo để làm căn cứ thực hiện nhân bản đúng số lượng, gửi đúng đối tượng
và lưu kèm văn bản gốc.
b) Nơi nhận phải được
xác định cụ thể trong văn bản theo nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện,
phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra, trao đổi công việc, để biết, để
lưu; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến
các đối tượng khác chỉ để tham khảo.
c) Thực hiện nhân bản:
Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm nhân bản các văn bản do lãnh đạo NHNN ký ban
hành. Đơn vị phối hợp nhân bản văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc
NHNN và chịu trách nhiệm nhân bản văn bản do lãnh đạo đơn vị ký ban hành theo
thẩm quyền.
d) Việc nhân bản phải đảm
bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản
theo đúng thời gian quy định.
đ) Việc nhân bản văn bản mật thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
e) Việc đóng dấu cơ
quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại
Phụ lục IV Quy chế này.
2. Ký số của cơ quan, đơn vị đối với
văn bản điện tử
Việc ký số của cơ quan, đơn vị được thực
hiện theo quy định tại khoản 8 Mục II Phần I Phụ lục IV Quy chế này.
Điều 29. Phát hành và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn
thành thủ tục tại
văn thư và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
2. Việc phát hành văn bản
mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật Nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
3. Phát hành văn bản điện
tử
a) Văn thư cơ quan ký số
của NHNN các văn bản điện tử đã được lãnh đạo NHNN ký số hoặc lãnh đạo đơn vị
ký số thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN và gửi văn bản điện tử qua Hệ thống
Edoc cho các cơ quan, tổ chức nhận văn bản trên Trục liên
thông văn bản quốc gia đồng thời gửi các đơn vị thuộc NHNN theo nơi nhận, gửi
đơn vị soạn thảo để lưu hồ sơ điện tử.
b) Văn thư đơn vị ký số
của đơn vị (nếu có) các văn bản điện tử đã được lãnh đạo đơn vị ký số và gửi
văn bản điện tử qua Hệ thống Edoc đến nơi nhận văn bản, gửi phòng soạn thảo để
lưu hồ sơ điện tử.
c) Phát hành văn bản giấy
từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in văn bản đã
được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, dấu của đơn vị
(nếu có) để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
4. Trường hợp cần phát
hành văn bản điện tử từ văn bản giấy:
a) Đối với văn bản do
lãnh đạo NHNN ký và lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN,
văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của NHNN theo quy định tại
điểm c khoản 1 Điều 32 Quy chế này để gửi đến các cơ quan, tổ chức nhận văn bản
trên Trục liên thông văn bản quốc gia, gửi các đơn vị thuộc NHNN theo nơi nhận,
gửi đơn vị soạn thảo để lưu hồ sơ điện tử.
b) Đối với văn bản đi của
đơn vị: Văn thư đơn vị thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của đơn vị theo
quy định tại điểm c khoản 1 Điều 32 Quy chế này để gửi đến các đơn vị qua Hệ thống
Edoc.
c) Văn thư cơ quan thực
hiện phát hành văn bản giấy do lãnh đạo NHNN ký đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị,
cá nhân nhận văn bản giấy. Đơn vị phát hành văn bản giấy do lãnh đạo đơn vị ký
thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN, văn bản giấy do lãnh đạo đơn vị ký
theo thẩm quyền đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản giấy.
Trường hợp văn bản do lãnh đạo đơn vị
ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN, đơn vị phối hợp với văn thư
cơ quan thực hiện việc lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào bì và dán bì,
đóng dấu mức độ khẩn, dấu chỉ độ mật và dấu khác lên bì (nếu có) và gửi văn thư
cơ quan chuyển phát qua bưu điện.
5. Chuyển phát văn bản
đi
a) Văn bản đi được chuyển
phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu
điện (Mẫu sổ gửi văn
bản đi bưu điện được thực hiện theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này). Khi
giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận, ghi rõ họ
tên.
b) Việc chuyển giao trực
tiếp văn bản cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong hoặc ngoài NHNN phải
được ký nhận, ghi rõ họ tên vào sổ. Các cơ quan, tổ chức bên ngoài NHNN, cá
nhân đến nhận văn bản trực tiếp phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và
giấy tờ chứng minh nhân thân hợp pháp.
c) Gửi văn bản điện tử
qua Hệ thống Edoc: Văn thư kiểm tra lại các thông tin của văn bản đi trên Hệ thống
Edoc trước khi gửi đến nơi nhận; theo dõi việc gửi, nhận văn bản thông qua tính
năng cập nhật tự động của Hệ thống Edoc.
d) Chuyển phát văn bản
đi bằng máy fax, qua hộp thư điện tử của NHNN: Trong trường hợp cần chuyển phát
nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax, qua thư điện tử của
NHNN, sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản phải gửi kèm bản giấy.
đ) Việc chuyển phát văn bản mật thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
6. Đính chính văn bản
a) Đính chính văn bản
quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, NHNN.
b) Đính chính văn bản
hành chính: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung, đơn vị soạn thảo
phải làm văn bản có hình thức tương đương để sửa đổi, thay thế. Văn bản đã phát
hành nhưng có sai sót về kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành, đơn vị soạn thảo
phải làm công văn đính chính.
7. Thu hồi văn bản
a) Văn bản của NHNN/đơn
vị cần thu hồi,
đơn vị chủ trì phải trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký văn bản thu hồi.
b) Đối với văn bản giấy,
khi nhận được văn bản thông báo thu hồi của bên gửi, văn thư cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
c) Đối với văn bản điện
tử, khi nhận được văn bản thông báo thu hồi của bên gửi, văn thư cơ quan, đơn vị
hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống Edoc, đồng thời
thông báo qua Hệ thống Edoc để bên gửi biết (thực hiện bằng chức năng của Hệ thống
Edoc).
8. Theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức
văn thư có trách nhiệm theo dõi quá trình phát hành và việc chuyển phát văn bản
đi; kịp thời phối hợp với các đơn vị/phòng/cá nhân liên quan xử lý những vấn đề
phát sinh trong quá trình gửi, nhận, chuyển phát văn bản. Đối với văn bản điện
tử, văn thư có trách nhiệm theo dõi việc gửi, nhận văn bản thông qua tính năng
cập nhật tự động của Hệ thống Edoc.
b) Lập Phiếu gửi để theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định
những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề
xuất, trình người ký quyết định.
c) Đối với những văn bản
đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, “Xem xong trả lại” phải theo dõi, thu hồi
đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc.
d) Đối với bì văn bản gửi
đi nhưng có sai sót, Bưu điện trả lại thì văn thư chuyển trả ngay cho đơn vị hoặc
cá nhân gửi văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm
tra, xác minh khi cần thiết.
đ) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc hoặc văn bản không có người nhận, văn thư phải báo cáo ngay người có thẩm
quyền xem xét, giải quyết.
Điều 30. Đăng Công
báo và đưa lên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Cổng thông tin điện tử của
NHNN
1. Đối với dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật (trừ văn bản mật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện
hành về bảo vệ bí mật Nhà nước), đơn vị soạn thảo gửi file dự thảo văn bản và bản
thuyết minh cho Văn phòng NHNN (Phòng Văn thư - Lưu trữ, email:
nhnn@sbv.gov.vn) để đưa lên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ và gửi Vụ Truyền
thông để đưa lên Cổng thông tin điện tử của NHNN.
2. Đối với văn bản quy
phạm pháp luật (trừ văn bản mật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ bí mật Nhà nước), đơn vị soạn thảo gửi file văn bản cho Văn phòng
NHNN (Phòng Văn thư - Lưu trữ, email: nhnn@sbv.gov.vn) để làm thủ tục đăng Công
báo; gửi thông cáo báo chí cho Vụ truyền thông để đưa lên Cổng thông tin điện tử
của NHNN.
Điều 31. Lưu văn bản
đi
1. Lưu văn bản giấy:
a) Bản gốc văn bản đi và
các văn bản, phụ lục kèm theo (nếu có) được lưu tại văn thư cơ
quan/đơn vị và phải được đóng dấu (nếu có) ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo
thứ tự đăng ký.
b) Bản chính văn bản lưu
tại hồ sơ công việc.
Trường hợp đơn vị soạn thảo đề xuất
thêm bản chính văn bản để phục vụ công việc thì ghi rõ số lượng bản (gồm bản
lưu và bản thêm) tại mục “Nơi nhận”, ví dụ: Lưu: VT, CSTT(02). Đơn vị chịu
trách nhiệm về việc sử dụng bản chính văn bản do đơn vị đề xuất thêm.
2. Lưu văn bản điện tử
a) Bản gốc văn bản điện
tử của NHNN, đơn vị phải được lưu trên Hệ thống Edoc.
b) Văn thư NHNN, đơn vị
in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của NHNN,
đơn vị (nếu có) để tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại văn thư và hồ sơ công
việc cho đến khi Hệ thống Edoc đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định
30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.
3. Trường hợp văn bản đi
được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng
Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng
dân tộc thiểu số (có ký nháy, tắt của người dịch).
4. Việc lưu giữ, bảo quản
và sử dụng bản lưu văn bản mật đi được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện
hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
5. Các văn bản của
NHNN/đơn vị, liên bộ, ngành, tài liệu họp không lấy số tại văn thư, sau khi
đóng dấu, văn thư có trách nhiệm lưu bản chính hoặc bản sao hợp pháp.
6. Văn thư có
trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn
thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, đơn vị. Mẫu Sổ sử dụng
bản lưu thực hiện
theo quy định tại Phụ lục X Quy chế này.
Mục 3. SAO VĂN BẢN
Điều 32. Các hình thức
bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ
văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao
y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy
sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc
hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện
tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra
giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của
cơ quan, tổ chức.
2. Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục
từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử,
sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện
bằng việc in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích
sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản
điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản
điện tử sang văn bản giấy.
b) Bản trích sao được thực
hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích
sao.
4. Thể thức và kỹ thuật
trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục
IV Quy chế này.
Điều 33. Giá trị pháp
lý của bản sao
1. Bản sao y, bản sao lục
và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị
pháp lý như bản chính.
2. Bản sao chụp
(photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại
Phụ lục IV Quy chế này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Điều 34. Thẩm quyền
sao văn bản
1. Thống đốc NHNN giao
Chánh Văn phòng NHNN ký sao các văn bản do NHNN ban hành, văn bản do các cơ
quan, tổ chức khác gửi đến.
2. Đối với NHNN chi
nhánh tỉnh, thành phố: Giám đốc ký sao các văn bản do cấp trên gửi đến. Giám đốc
quyết định việc sao văn bản do đơn vị ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức
khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
3. Đối với các đơn vị
khác thuộc NHNN có con dấu riêng: Thủ trưởng đơn vị quyết định việc sao văn bản
do đơn vị ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm
quyền ký các bản sao văn bản.
4. Việc sao, chụp tài liệu,
vật chứa bí mật Nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật
và của NHNN về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 35. Sao văn bản
Khi có nhu cầu cấp bản sao văn bản, cơ
quan, đơn vị, tổ chức phải có văn bản (kèm bản chính văn bản giấy cần thực hiện
sao) gửi cơ quan, đơn vị có thẩm quyền sao văn bản, trong đó nêu rõ
hình thức bản sao (sao y, sao lục, trích sao), mục đích sao văn bản,
số lượng bản sao, nơi nhận bản sao để làm thủ tục sao văn bản.
Mục 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP
LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 36. Lập Danh mục
hồ sơ
1. Danh mục hồ sơ do người
Thống đốc NHNN, thủ trưởng đơn vị phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi
các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ
sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục XI Quy chế này.
2. Trong quá trình thực
hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết
phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc
cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của mình gửi văn
thư tổng hợp, bổ
sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị.
Điều 37. Lập hồ sơ và
yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ
sơ
a) Mở hồ sơ
- Căn cứ vào Danh mục hồ
sơ của cơ quan, đơn vị hoặc kế hoạch công tác, cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ (sử dụng bìa hồ sơ), cập nhật những
thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành),
- Trường hợp các hồ sơ
không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản
hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
- Đối với hồ sơ điện tử:
Cá nhân vào mục Quản lý hồ sơ trên Hệ thống Edoc để tạo mới hồ sơ cần lập.
b) Thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách
nhiệm thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh,
ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
c) Kết thúc hồ sơ
- Hồ sơ được kết thúc
khi công việc đã giải quyết xong.
- Người lập hồ sơ có
trách nhiệm:
+ Rà soát, kiểm tra lại toàn bộ văn bản,
tài liệu có trong hồ sơ; bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu; loại ra khỏi
hồ sơ bản trùng, bản nháp; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình
tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả văn bản,...; xác
định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ
cho phù hợp (nếu cần); hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
+ Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ
thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết
Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết
thúc đối với tất cả hồ sơ. Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số tờ,
từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được
đánh bằng chữ số ả rập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu.
+ Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ
sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống Edoc các thông tin còn thiếu. Việc biên mục
văn bản trong hồ
sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống Edoc.
2. Nếu hết năm mà công
việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ; hồ sơ đó
được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ
sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ
sơ.
b) Các văn bản, tài liệu
trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự
diễn biến của sự việc
hoặc trình tự giải quyết công việc.
Điều 38. Nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo
trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu
xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu
khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thành phần hồ sơ, tài
liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời
hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
a) Các hồ sơ nguyên tắc
được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi
cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi
hành.
b) Hồ sơ về những công
việc chưa giải quyết xong.
c) Hồ sơ phối hợp giải
quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).
d) Các văn bản, tài liệu
gửi để biết, để tham khảo.
4. Thủ tục nộp lưu
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ
sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục XI Quy chế này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài
liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết
công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên
Hệ thống Edoc.
- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra, nhận hồ sơ theo Danh
mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ
sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống Edoc.
Điều 39. Trách nhiệm
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan,
đơn vị trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản,
tài liệu của cơ quan, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của Chánh
Văn phòng NHNN hoặc Trưởng phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị
a) Tham mưu cho Thống đốc
NHNN hoặc thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị.
b) Tổ chức thực hiện việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị.
3. Trách nhiệm của đơn vị,
cá nhân thuộc NHNN
a) Thủ trưởng đơn vị thuộc
NHNN chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng
quy định.
b) Trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu
trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm
yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ
quan.
c) Đơn vị và cá nhân thuộc
NHNN có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản
từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
d) Trường hợp đơn vị hoặc
cá nhân có nhu cầu giữ
lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người
đứng đầu cơ quan,
đơn vị đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi
Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của
đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người
lao động trong cơ quan, đơn vị trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác,
đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá
trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, đơn vị;
không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang
sang cơ quan, tổ chức, đơn vị khác.
e) Công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên
chức, người lao động lập hồ sơ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
theo đúng quy định.
Chương V
QUẢN
LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 40. Quản lý con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị
1. Việc quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư phải thực hiện theo
đúng quy định tại Quy chế này; quy định tại Quyết định số 1382/QĐ-NHNN và các
quy định của pháp luật có liên quan.
2. Chánh Văn phòng NHNN
chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan NHNN; Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Thống
đốc NHNN về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị
và xây dựng quy chế quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật tại đơn
vị; người được giao trách nhiệm tại các đơn vị chịu trách nhiệm trước thủ trưởng
đơn vị về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị
mình.
3. Con dấu của NHNN (dấu
quốc huy) được sử dụng đóng trên các văn bản, giấy tờ do lãnh đạo
NHNN ký và lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Thống đốc NHNN.
4. Đối với các đơn vị có
con dấu riêng, được sử dụng dấu đóng trên các văn bản, giấy tờ do lãnh đạo đơn
vị ký theo thẩm quyền quy định tại quy chế làm việc của NHNN và quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị.
5. Các con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư
quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm:
a) Bảo quản an toàn, sử
dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị tại phòng làm việc của
công chức, viên chức văn thư. Trường hợp đặc biệt, cần đưa con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý bằng văn bản của
người đứng đầu cơ quan, đơn vị và người sử dụng phải chịu trách nhiệm về việc bảo
quản, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí
mật phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Chỉ giao con dấu, thiết
bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị cho người khác khi được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được lập biên bản,
c) Phải trực tiếp đóng dấu,
ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký
số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đúng hình thức, thể thức và đã có chữ ký của
người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện.
Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy
không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng
dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
6. Cá nhân có trách nhiệm
tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
7. Khi nét dấu bị mòn hoặc
biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo ngay lãnh đạo trực tiếp để
làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan hoặc
đơn vị phải báo cáo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
8. Khi đơn vị có quyết định
chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 41. Sử dụng con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ
ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; nét dấu rõ.
c) Các văn bản ban hành
kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần
tên cơ quan, đơn vị hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Trường hợp đóng dấu
treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi của NHNN trên văn bản giấy, đơn vị phối hợp
Văn phòng NHNN xử lý.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu
khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan,
đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và
bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Chương VI
CÔNG
TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU
THẬP VÀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 42. Trách nhiệm
thực hiện, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Văn phòng NHNN (Phòng
Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ,
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc NHNN Trung
ương, Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc NHNN Trung ương là nguồn nộp lưu vào
Kho Lưu trữ NHNN Trung ương.
2. Phòng phụ trách công
tác văn thư, lưu trữ thuộc NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố, Học viện Ngân hàng,
Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, Nhà máy In tiền quốc gia có
trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của đơn vị theo quy định của pháp luật. Hồ sơ, tài liệu
của các phòng/ban thuộc đơn vị là nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ của đơn vị.
Điều 43. Thu thập hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị
Hàng năm, công chức, viên chức Lưu trữ
cơ quan, đơn vị thuộc NHNN có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu vào Kho Lưu trữ cơ quan/đơn vị.
1. Lập kế hoạch thu thập
hồ sơ, tài liệu và thông báo bằng văn bản cho các đơn vị/phòng.
2. Phối hợp với các đơn
vị/phòng, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị.
3. Hướng dẫn các đơn vị/phòng,
cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các
phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực
tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
6. Lập hồ sơ về việc nộp
lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị.
7. Trường hợp tài liệu
lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả
hai loại.
Điều 44. Chỉnh lý tài
liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị phải
được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản an toàn trong Kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông
lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ
sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình
thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ
đã lập).
c) Tài liệu sau khi chỉnh
lý phải phản ánh được
các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
2. Tài liệu sau khi chỉnh
lý phải đạt yêu cầu
a) Được phân loại theo
nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Được xác định thời hạn
bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
c) Hệ thống hóa hồ sơ,
tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: Mục
lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc
quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 45. Xác định giá
trị tài liệu
1. Văn phòng NHNN có nhiệm
vụ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trình Thống đốc NHNN ban
hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị
tài liệu phải đạt được yêu cầu
a) Xác định tài liệu cần
bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ
thể.
b) Xác định tài liệu hết
giá trị để tiêu hủy.
3. Căn cứ để thực hiện
xác định giá trị tài liệu
a) Các nguyên tắc,
phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được cơ quan chức năng của
Nhà nước và NHNN quy định.
b) Quy định của pháp luật
có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu.
c) Bảng quy định thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của NHNN.
d) Hướng dẫn thành phần
hồ sơ, tài liệu của NHNN nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp.
đ) Danh mục hồ sơ của đơn vị hình
thành phông (nếu có).
e) Bản lịch sử đơn vị
hình thành phông và lịch sử
phông.
g) Tham khảo ý kiến của
công chức, viên chức trong đơn vị trực tiếp làm chuyên môn nghiệp vụ.
Điều 46. Hội đồng xác
định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị
trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ
cơ quan, đơn vị, Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị quyết định thành lập. Thành phần
của Hội đồng bao gồm:
a) Đối với các đơn vị tại
NHNN Trung ương
- Đại diện lãnh đạo Văn
phòng NHNN là Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện lãnh đạo và
một công chức đơn vị có tài liệu là ủy viên.
- Đại diện lãnh đạo
Phòng Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng NHNN là ủy viên.
- Cán bộ, công chức lưu
trữ, Văn phòng NHNN là ủy viên, kiêm thư ký Hội đồng.
b) Đối với NHNN chi
nhánh các tỉnh, thành phố, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trực thuộc NHNN
(gọi chung là đơn vị)
- Đại diện lãnh đạo đơn
vị là Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện lãnh đạo
phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ là ủy viên.
- Đại diện các phòng,
ban có tài liệu là ủy viên.
- Cán bộ, công chức,
viên chức lưu trữ của đơn vị là ủy viên, kiêm thư ký Hội đồng.
3. Nhiệm vụ của Hội đồng
là tư vấn cho thủ trưởng cơ quan hoặc đơn vị quyết định về Danh mục hồ sơ, tài
liệu cần giữ lại để tiếp tục bảo quản tại lưu trữ của cơ quan hoặc đơn vị; hồ
sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị cần nộp vào lưu
trữ lịch sử; danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần hủy.
4. Phương thức làm việc
của Hội đồng
a) Từng thành viên của Hội
đồng xem xét để đưa ra ý kiến đối với những hồ sơ, tài liệu được thống kê trong
bản Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và Danh mục hồ sơ, tài liệu đề
nghị tiêu hủy. Đối với Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị bảo quản đề nghị
tiêu hủy cần phải được
kiểm tra, đối chiếu với thực tế tài liệu.
b) Hội đồng thảo luận tập
thể và biểu quyết theo đa số.
c) Hội đồng thông qua
biên bản, trình thủ trưởng đơn vị quyết định hồ sơ, tài liệu cần giữ lại hoặc hồ
sơ, tài liệu cần nộp vào lưu trữ lịch sử hoặc cho thẩm tra tài liệu hết giá trị
trước khi tiêu hủy.
Điều 47. Hủy tài liệu
hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định
hủy tài liệu hết giá trị
a) Thống đốc NHNN quyết
định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan NHNN Trung ương, Học viện
Ngân hàng, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp trực
thuộc NHNN sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Thủ trưởng đơn vị quyết định việc tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu không
phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan NHNN Trung ương sau khi có ý kiến thẩm định của
Văn phòng NHNN.
b) Giám đốc NHNN Chi
nhánh các tỉnh, thành phố quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại đơn vị
sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Văn phòng NHNN và cơ quan quản lý
lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trên địa bàn.
2. Thẩm định tài liệu hết
giá trị trước khi tiêu hủy
a) Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị của các đơn vị thuộc NHNN Trung ương, Học
viện Ngân hàng, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh và
doanh nghiệp trực thuộc NHNN,
b) Văn phòng NHNN và cơ
quan quản lý lưu trữ cấp tỉnh, thành phố thẩm định tài liệu hết giá trị của
NHNN chi nhánh các tỉnh, thành phố trên địa bàn.
c) Văn phòng NHNN thẩm định
các hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc NHNN Trung ương, Học viện Ngân hàng,
Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh,
doanh nghiệp trực thuộc NHNN không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan NHNN Trung
ương.
d) Thời hạn thẩm định
tài liệu hết giá trị không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm
định.
3. Thủ tục quyết định hủy
tài liệu hết giá trị:
a) Hội đồng xác định giá
trị tài liệu tổ chức họp, thống nhất danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy.
b) Có văn bản đề nghị thẩm
định Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy theo quy định tại khoản 2 Điều
này.
c) Căn cứ ý kiến của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm định của cơ quan, đơn vị theo quy
định, Văn phòng NHNN, Phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị
trình Thống đốc NHNN, thủ trưởng đơn vị quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
4. Việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập
thành biên bản.
5. Trong quá trình thực
hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải có sự giám sát chặt chẽ của ủy viên Hội
đồng xác định
giá trị tài liệu, đại diện của đơn vị có tài liệu; có xác nhận của người thực
hiện và đại diện đơn vị có tài liệu.
6. Nghiêm cấm các đơn vị,
cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị dưới bất kỳ hình thức
nào.
7. Hồ sơ hủy tài liệu hết
giá trị gồm có:
a) Tờ trình về việc tiêu
hủy tài liệu hết giá trị.
b) Danh mục hồ sơ, tài
liệu hết giá trị kèm bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
c) Quyết định thành lập
Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
d) Biên bản họp Hội đồng
xác định giá trị tài liệu.
đ) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến
của cơ quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị.
e) Văn bản thẩm định, cho
ý kiến của cơ quan hoặc đơn vị có thẩm quyền.
g) Quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị.
h) Biên bản bàn giao tài
liệu hết giá trị.
i) Biên bản hủy tài liệu.
k) Báo cáo tổng kết đợt tiêu hủy tài
liệu hết giá trị.
l) Các tài liệu liên
quan khác (nếu có).
8. Hồ sơ hủy tài liệu hết
giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy trong thời
hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 48. Nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Thời hạn giao nộp tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử
a) Đối với tài liệu quản
lý hành chính: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, NHNN có
trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh
viễn vào Lưu trữ lịch sử.
b) Đối với tài liệu
chuyên môn nghiệp vụ: Trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, NHNN
có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch
sử, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của đơn vị.
2. Trách nhiệm của lưu
trữ cơ quan, đơn vị
a) Văn phòng NHNN (Phòng
Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm trình Thống đốc NHNN Danh mục hồ sơ, tài liệu
có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm
quyền.
b) Phòng phụ trách công
tác văn thư, lưu trữ của đơn vị (NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố; Học viện Ngân
hàng; Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh;
Nhà máy In tiền quốc gia) có trách nhiệm trình thủ trưởng đơn vị Danh mục hồ
sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch
sử cấp tỉnh, thành phố trên địa bàn.
c) Thực hiện giao nộp
tài liệu có giá trị thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo
đúng quy định, hướng dẫn của Nhà nước. Trường hợp cơ quan, đơn vị muốn giữ lại
hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của Lưu trữ
lịch sử cấp có thẩm quyền.
3. Những hồ sơ, tài liệu
của đơn vị không thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được bảo quản tại
lưu trữ cơ quan cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu hủy
theo quy định.
MỤC 2. BẢO QUẢN, TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 49. Bảo quản tài
liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa
đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị do công chức, viên chức tự bảo quản
và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu
trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan/đơn vị và tập trung
bảo quản trong Kho lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị
đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định.
3. Tài liệu lưu trữ phải
được bảo vệ an toàn tuyệt đối, tập trung thống nhất, đảm bảo sắp xếp khoa học
và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ theo quy định.
4. Chánh Văn phòng NHNN,
thủ trưởng đơn vị có
trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định của Nhà nước và NHNN về bảo quản tài
liệu lưu trữ
a) Bố trí kho lưu trữ có
đủ diện tích theo
đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.
b) Lập và quản lý các loại
sổ sách để theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
c) Thực hiện các biện
pháp phòng, chống cháy nổ, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu
trữ và tài liệu lưu trữ.
d) Trang bị đầy đủ các
phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ.
đ) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng
phù hợp với từng loại hình tài liệu.
e) Thực hiện các biện
pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a xít và các tác nhân khác gây hư hỏng
tài liệu.
g) Tu bổ, phục chế các
tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
h) Thực hiện chế độ bảo
quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho: kiểm tra, vệ sinh định kỳ, đột xuất
kho và tài liệu lưu trữ.
i) Thực hiện chế độ bảo
hiểm tài liệu lưu trữ đối với những tài liệu đặc biệt quý hiếm.
5. Công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định
của Nhà nước và NHNN về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất
lượng tài liệu, kịp thời báo cáo, đề xuất với thủ trưởng đơn vị biện pháp xử lý
các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi của mình quản
lý.
Điều 50. Đối tượng và
thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Đối tượng
a) Người đứng đầu cơ
quan, đơn vị quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, đơn vị.
b) Cán bộ, công chức,
viên chức trong, ngoài NHNN và mọi cá nhân có nhu cầu vì mục đích công vụ và
nhu cầu riêng chính đáng đều được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Thủ tục khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ
a) Cán bộ, công chức,
viên chức ngoài cơ quan, đơn vị nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có
giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu và phải được Lãnh đạo cơ quan hoặc
đơn vị có tài liệu lưu trữ (hoặc Chánh Văn phòng NHNN) đồng ý.
b) Cá nhân khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Chứng
minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác và phải
được lãnh đạo cơ quan hoặc đơn vị có tài liệu lưu trữ (hoặc Chánh Văn phòng
NHNN) đồng ý.
c) Việc khai thác, sử dụng
tài liệu có độ mật phải thực hiện đúng quy định hiện hành của Nhà nước và NHNN
về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 51. Các hình thức
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại
phòng đọc của Lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu
trữ.
3. Giới thiệu tài liệu
lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày
tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu
lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều 52. Thẩm quyền
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Chánh Văn phòng NHNN
phê duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại
Kho Lưu trữ NHNN Trung ương.
2. Thủ trưởng các đơn vị
thuộc NHNN phê duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại
đơn vị.
Điều 53. Quản lý việc
sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Các đơn vị thuộc NHNN
quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Ban hành Nội quy khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại đơn vị (Văn phòng NHNN ban hành Nội quy khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ của NHNN Trung ương; các đơn vị
ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ của đơn vị).
b) Quản lý các loại sổ
sách theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Phục vụ kịp thời,
đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được
cấp có thẩm quyền duyệt.
d) Người sử dụng hồ sơ,
tài liệu lưu trữ phải chấp hành đúng Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
của đơn vị và các quy định khác có liên quan.
2. Tổ chức sử dụng tài
liệu tại chỗ (tại phòng đọc)
a) Đơn vị, cá nhân đến
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo đúng Nội quy khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ của đơn vị.
b) Sau khi xem xong, người
khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả vào Sổ
theo dõi cho mượn tài liệu lưu trữ. Công chức, viên chức lưu trữ phải giám sát
trong quá trình cho mượn và kiểm tra tài liệu sau khi được hoàn trả.
3. Cho mượn tài liệu lưu
trữ về nơi làm việc
a) Người đến khai thác
muốn mượn tài liệu lưu trữ đưa về nơi làm việc (trừ tài liệu thuộc danh mục bí
mật Nhà nước chưa được giải mật), thực hiện thủ tục đề nghị như quy định đối với
mượn tài liệu xem tại chỗ, nhưng ghi rõ yêu cầu mượn về nơi làm việc. Trước khi
ký mượn, cán bộ lưu trữ và người mượn tài liệu phải kiểm tra tình trạng tài liệu
và ghi cụ thể vào sổ mượn.
b) Thời gian cho mượn về
không quá 10 ngày. Trường hợp công việc chưa giải quyết xong người mượn đề nghị
gia hạn, nhưng không quá 05 ngày làm việc.
c) Khi hoàn trả, người mượn
phải trả đủ số lượng
và bảo đảm tài liệu không bị hư hỏng, thiếu, mất. Nếu để xảy ra mất mát,
thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu, công chức, viên chức lưu trữ phải lập Biên bản
và đề nghị xử lý theo quy định của pháp luật.
4. Sao, chụp, chứng thực
tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần sao chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ
thực hiện theo quy định của pháp luật và thủ tục đề nghị như quy định mượn tài
liệu. Việc sao, chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ phải do công chức, viên chức
lưu trữ trực tiếp thực hiện.
5. Việc khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ mật và tài liệu lưu trữ của NHNN
thuộc diện hạn chế sử dụng thực hiện theo quy định của pháp luật và NHNN có
liên quan.
Điều 54. Quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử
Thực hiện theo quy định tại Chương II “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử”, Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.
Chương VII
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 55. Tổ chức thực
hiện
1. Văn phòng NHNN đầu mối
hướng dẫn, triển khai, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; sử dụng các tính
năng báo cáo, thống kê của Hệ thống Edoc để tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ
liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của NHNN; tiếp nhận, xử lý các kiến
nghị liên quan đến thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử của NHNN.
2. Cục Công nghệ thông
tin có trách nhiệm đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối,
liên thông văn bản; ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám
sát, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh
thông tin theo quy định; đầu mối phối hợp với Văn phòng NHNN, các đơn vị theo
dõi, rà soát để nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống Edoc, đảm bảo đáp ứng đầy
đủ các quy định của Nhà nước, NHNN.
3. Thủ trưởng các đơn vị
thuộc NHNN có trách nhiệm quán triệt, chỉ đạo, triển khai thực hiện nghiêm túc
Quy chế này; xây dựng, ban hành Quy chế hoặc quy định công tác văn thư, lưu trữ
thực hiện tại đơn vị, đảm bảo phù hợp với quy định tại Quy chế này và các quy định
của pháp luật có liên quan.
4. Việc sửa đổi, bổ
sung, thay thế Quy chế này do Thống đốc NHNN xem xét, quyết định.
5. Các văn bản viện dẫn
tại Quy chế này nếu được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì được thực hiện theo
quy định của các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế đó.
Điều 56. Khen thưởng,
xử lý vi phạm
1. Các đơn vị, cá nhân
có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của
Nhà nước và NHNN.
2. Các đơn vị, cá nhân
vi phạm các quy định của Nhà nước và NHNN về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy
theo mức độ, tính chất vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc trách nhiệm hình sự
theo quy định của pháp luật./.
PHỤ
LỤC I
DANH
MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN CHỈ GỬI, NHẬN ĐIỆN TỬ
(Kèm
theo Quyết
định số 415/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 3 năm 2021 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)
|
Stt
|
Tên loại
văn
bản
|
|
I
|
Văn bản quy phạm pháp luật
|
|
1
|
Luật
|
|
2
|
Nghị định của Chính phủ
|
|
3
|
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
|
|
4
|
Thông tư
|
|
5
|
Thông tư liên tịch
|
|
6
|
Nghị quyết của HĐND
|
|
7
|
Quyết định của UBND
|
|
II
|
Văn bản hành chính
|
|
1
|
Nghị quyết (cá biệt)
|
|
2
|
Quyết định (cá biệt)
|
|
3
|
Chỉ thị
|
|
4
|
Quy chế
|
|
5
|
Quy định
|
|
6
|
Thông cáo
|
|
7
|
Thông báo
|
|
8
|
Hướng dẫn
|
|
9
|
Chương trình
|
|
10
|
Kế hoạch
|
|
11
|
Phương án
|
|
12
|
Đề án
|
|
13
|
Dự án
|
|
14
|
Báo cáo
|
|
15
|
Tờ trình
|
|
16
|
Công văn
|
|
17
|
Công điện
|
|
18
|
Giấy ủy quyền
|
|
19
|
Giấy mời
|
|
20
|
Phiếu gửi
|
|
21
|
Phiếu chuyển
|
|
22
|
Phiếu báo
|
PHỤ
LỤC II
DANH
MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN GỬI, NHẬN ĐIỆN TỬ KÈM VĂN BẢN GIẤY
(Kèm
theo Quyết
định số 415/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 3 năm 2021 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)
|
Stt
|
Tên loại
văn bản
|
|
1
|
Văn bản quy phạm pháp luật gửi bản
giấy đến các cơ quan sau: cơ quan kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, cơ
quan đăng Công báo, đăng cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật.
|
|
2
|
Văn bản, hồ sơ bắt buộc phải gửi bản
giấy theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật mức Luật, Nghị định,
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
|
|
3
|
Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ.
|
|
4
|
Văn bản có hồ sơ, tài liệu gửi kèm
dày hoặc có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa bao gồm: bản đồ,
bản vẽ thiết kế, ấn phẩm, vật phẩm, định dạng giấy khổ A0, A3...
(gửi điện tử văn bản chính; gửi giấy
văn bản chính kèm hồ sơ, tài liệu)
|
|
5
|
Văn bản, hồ sơ liên quan đến quy hoạch,
tài chính (phân bổ ngân sách, vốn, kinh phí); văn bản có tính chất pháp lý:
quyết định thành lập cơ quan, đơn vị; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ,
cơ cấu tổ chức; quyết định bổ nhiệm, văn bản về công tác tổ chức, cán bộ; chế
độ chính sách đối với công chức, viên chức.
|
|
6
|
Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến
thi đua, khen thưởng; hồ sơ, tài liệu liên quan đến cấp Giấy phép, Giấy phép.
|
|
7
|
Các hồ sơ trình ký, trình xin ý kiến
chỉ đạo của Lãnh đạo NHNN.
|
|
8
|
Văn bản mà bên nhận phải
sử dụng bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
|
PHỤ
LỤC III
QUY
ĐỊNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
TRUNG ƯƠNG
(Kèm
theo
Quyết định số 415/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 3 năm 2021 của Ngân hàng Nhà nước Việt
Nam)
Phần
I
QUY ĐỊNH CHUNG
1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy định này áp dụng đối với công tác
tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn bản
điện tử) tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương (viết tắt là NHNN
TW).
2. Văn bản
đến, văn bản đi
a) Văn bản đến là tất cả
văn bản, hồ sơ của cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi NHNN, lãnh đạo NHNN và các đơn
vị, cá nhân thuộc NHNN TW theo đường bưu điện, fax, trực tiếp hoặc qua Hệ thống
Edoc.
b) Văn bản đi là tất cả
văn bản, hồ sơ của
NHNN, lãnh đạo NHNN, các đơn vị được Thống đốc NHNN ủy quyền gửi các cơ quan, tổ
chức, cá nhân theo đường bưu điện, fax, trực tiếp hoặc qua Hệ thống Edoc, qua hộp
thư điện tử của NHNN.
3. Nguyên
tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
a) Tập trung đầu mối tiếp
nhận văn bản, xử lý và phát hành văn bản tại văn thư cơ quan.
b) Trách nhiệm của các cấp
(bao gồm: lãnh đạo NHNN, lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng và cá nhân trong quá
trình xử lý văn bản) tham gia xử lý văn bản theo chức trách, nhiệm vụ và chịu
trách nhiệm về ý kiến tham mưu, đề xuất.
c) Lãnh đạo các cấp ký số
các văn bản phát hành theo thẩm quyền được giao, trừ các văn bản có độ mật.
d) Văn bản không có độ mật
(trừ văn bản được quy định tại khoản 2, Điều 6 Quy chế này) phải được xử lý
trên Hệ thống Edoc.
đ) Bảo đảm yêu cầu bí mật đối với
thông tin, tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước.
e) Thực hiện các yêu cầu
khác theo chỉ đạo của lãnh đạo NHNN.
4. Trách
nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn
bản
4.1. Trách nhiệm của Văn
phòng NHNN
a) Tiếp nhận văn bản đến,
đăng ký, chuyển giao văn bản đến tới các đơn vị, cá nhân được lãnh đạo NHNN
giao xử lý.
b) Phát hành văn bản và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
c) Quản lý, sử dụng con
dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan.
d) Theo dõi, đôn đốc việc
xử lý văn bản; thống kê, báo cáo về tình hình xử lý văn bản theo
chỉ đạo của lãnh đạo NHNN.
đ) Lưu trữ văn bản, hồ
sơ của NHNN, lãnh đạo NHNN.
e) Hướng dẫn nghiệp vụ
công tác văn
thư
lưu trữ đối với các đơn vị thuộc NHNN.
g) Định kỳ báo cáo lãnh
đạo NHNN kết quả thực hiện nhiệm vụ.
h) Phòng Thư ký có trách
nhiệm:
- Giao, nhận và lập Sổ theo
dõi văn bản, hồ sơ trình.
- Kiểm tra hồ sơ, phiếu
trình và nội dung dự thảo văn bản; trình lãnh đạo NHNN.
4.2. Trách nhiệm của các
đơn vị
a) Thủ trưởng đơn vị có
trách nhiệm:
- Tổ chức xử lý văn bản;
đôn đốc, kiểm tra kết quả xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo NHNN
về kết quả và thời hạn xử lý văn bản của đơn vị.
- Quản lý văn bản và hồ
sơ công việc tại đơn vị.
- Định kỳ hoặc theo chỉ
đạo của lãnh đạo NHNN, báo cáo kết quả tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản tại
đơn vị; kịp thời đề xuất phương án giải quyết những khó khăn, vướng mắc.
b) Cấp phó đơn vị có
trách nhiệm giúp Thủ trưởng đơn vị xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước Thủ
trưởng đơn vị về kết quả xử lý văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.
c) Trưởng phòng các
phòng chức năng có trách nhiệm:
- Tổ chức xử lý văn bản;
đôn đốc, kiểm tra kết quả xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng
đơn vị về kết quả và thời hạn xử lý văn bản của phòng.
- Quản lý văn bản và hồ
sơ công việc của phòng.
- Kịp thời, chủ động đề
xuất phương án giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình xử lý văn bản.
d) Cá nhân có trách nhiệm:
- Xử lý và phối hợp xử
lý văn bản theo phân công của lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo trực tiếp; chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo về ý kiến tham mưu, báo cáo kết quả xử lý văn bản với
lãnh đạo.
- Quản lý văn bản; lập
hồ sơ đối với những công việc được giao theo dõi, giải quyết; nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
- Cập nhật nhiệm vụ do
lãnh đạo đơn vị/phòng giao vào Hệ thống Edoc (trừ văn bản mật); tổng hợp các
nhiệm vụ do lãnh đạo đơn vị/phòng giao tại các văn bản để phục vụ công tác theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra.
- Thực hiện sự chỉ đạo
của lãnh đạo phòng/đơn vị.
Phần
II
TIẾP NHẬN, ĐĂNG KÝ VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
5. Tiếp nhận
văn bản đến
5.1. Văn bản đến được tập
trung tiếp nhận tại văn thư cơ quan.
5.2. Đối với văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan
thực hiện tiếp nhận, phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc hoặc
không bóc theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Quy chế này.
b) Văn thư cơ quan bóc
bì văn bản thường gửi Ban Cán sự Đảng NHNN, NHNN, scan,
đính kèm file văn bản vào Hệ thống Edoc.
Phòng Thư ký, Văn phòng NHNN bóc bì
văn bản gửi đích danh lãnh đạo NHNN (theo chỉ đạo của lãnh đạo NHNN) và bóc bì
văn bản mật gửi NHNN.
5.3. Đối với văn bản điện
tử
Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định
tại khoản 2 Điều 21 Quy chế này.
6. Đăng ký
văn bản đến
a) Văn bản đến được đăng
ký tại văn thư cơ
quan. Việc đăng ký văn bản đến bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin
theo quy định.
b) Đăng ký văn bản giấy:
Thực hiện theo quy định tại Điều 22 Quy chế này.
Đối với các văn bản không được bóc bì,
văn thư cơ quan đóng dấu “ĐẾN” ngoài bì, đăng ký, vào sổ trên Hệ thống Edoc,
ghi số đến và ngày đến, cập nhật các thông tin trên bì vào Hệ thống Edoc.
c) Đăng ký văn bản điện
tử
- Cập nhật vào Hệ thống
Edoc các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định.
- Hủy bỏ văn bản điện tử
khi nhận được văn bản thông báo thu hồi của bên gửi; thông báo để bên gửi biết.
7. Trình,
chuyển giao văn bản đến tại văn thư cơ quan
a) Đối với điện mật,
công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận chuyển ngay đến lãnh đạo NHNN và chuyển
ngay đến đơn vị (hoặc cá nhân) được lãnh đạo giao xử lý. Sau khi xử lý xong,
đơn vị (hoặc cá nhân) gửi lại điện mật cho Văn phòng NHNN để trả lại cơ yếu theo quy định.
b) Trường hợp văn bản đến
NHNN đã xác định rõ đơn vị được giao xử lý (văn bản tham gia ý kiến, góp ý, báo
cáo theo yêu cầu của các đơn vị thuộc NHNN TW... hoặc các văn bản khác theo chỉ
đạo của lãnh đạo NHNN, lãnh đạo Văn phòng NHNN), văn thư cơ quan đăng ký vào Sổ,
chuyển giao văn bản đến đúng đơn vị nhận.
c) Đối với văn bản điện
tử đến, văn thư cơ quan tiếp nhận, vào sổ trên Hệ thống Edoc, in văn bản giấy,
chuyển Phòng Thư ký để trình lãnh đạo.
d) Văn thư Ban lãnh đạo
NHNN tiếp nhận tất cả các văn bản gửi Lãnh đạo NHNN, NHNN đã được đăng ký tại
văn thư cơ quan.
đ) Văn thư Ban lãnh đạo NHNN lập, in
phiếu trình kèm văn bản đến để trình Lãnh đạo Văn phòng NHNN cho ý kiến phân phối
văn bản và trình lãnh đạo NHNN cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.
Sau khi có ý kiến phân phối văn bản,
văn thư Ban lãnh đạo NHNN cập nhật các thông tin vào Hệ thống Edoc, scan văn bản
(phiếu trình) đã có bút phê của lãnh đạo Văn phòng NHNN, chuyển văn bản điện tử
(bản chính giấy) cho đơn vị giải quyết (trường hợp lãnh đạo Văn phòng
NHNN ghi chuyển đơn vị); trình lãnh đạo NHNN theo ý kiến của lãnh đạo Văn phòng
NHNN.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của
lãnh đạo NHNN, văn thư Ban lãnh đạo NHNN cập nhật các thông tin vào Hệ thống
Edoc, scan văn bản (phiếu trình) đã có bút phê của lãnh đạo NHNN, chuyển văn bản
điện tử cho đơn vị được giao giải quyết; chuyển văn bản hoặc phiếu trình kèm
văn bản giấy cho văn thư cơ quan thực hiện sao chụp văn bản theo bút phê của
lãnh đạo (nếu có), chuyển văn bản đến các đơn vị được giao giải quyết (chuyển bản
chính văn bản giấy đến đơn vị được giao chủ trì giải quyết văn bản).
e) Văn thư đơn vị
(gồm cả văn thư Ban lãnh đạo NHNN) chủ động nhận, gửi văn bản, tờ trình tại quầy
văn thư cơ quan 4 lần/ngày làm việc, trong đó, buổi sáng 2 lần, buổi chiều 2 lần.
g) Văn thư cơ quan chuyển giao ngay
cho văn thư Ban lãnh đạo NHNN các văn bản có các mức độ khẩn gửi lãnh đạo NHNN,
NHNN.
Trường hợp phát sinh văn bản khẩn, đơn
vị nhận văn bản tại quầy văn thư cơ quan tại Trụ sở NHNN (49 Lý Thái Tổ) hoặc tại
Trụ sở NHNN (25 Lý Thường Kiệt) ngay khi có thông báo của văn thư cơ quan.
8. Chuyển
giao văn bản tại đơn vị
a) Nhiệm vụ của văn thư
đơn vị:
- Chuyển giao cho phòng
chức năng/cá nhân xử lý sau khi có ý kiến chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền đối với văn bản thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị.
- Trả lại văn thư cơ
quan ngay trong ngày nếu văn bản không thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị
(theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền) hoặc văn bản gửi nhầm.
b) Nhiệm vụ của phòng chức
năng: Tiếp nhận văn bản được giao để xử lý kịp thời, đúng thời hạn yêu cầu; nếu
không thuộc trách nhiệm thì báo cáo ngay người có thẩm quyền giải quyết.
Phần
III
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
9. Thủ tục
phát hành văn bản
a) Văn bản của NHNN tập trung đầu mối
lấy số, phát hành tại văn thư cơ quan.
b) Văn thư cơ quan thực
hiện:
- Tiếp nhận văn bản, phụ
lục và văn bản kèm theo (nếu có) đã được người có thẩm quyền ký; rà soát, kiểm
tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, trả đơn
vị để chỉnh sửa,
hoàn thiện.
- Cấp số, thời gian ban
hành văn bản (theo quy định tại Điều 26 Quy chế này).
- Đăng ký văn bản phát
hành bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi (theo quy
định tại Điều 27 Quy chế này).
- Nhân bản văn bản giấy:
Nhân bản từ bản gốc (đối với văn bản được ký trực tiếp),
từ bản in trên Hệ thống Edoc (đối với văn bản được ký số) theo đúng số lượng để lưu và gửi
các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản giấy theo quy định tại khoản 3, khoản
4, khoản 5 Điều 8 Quy chế này.
- Đóng dấu cơ quan và
các dấu khác (nếu có) (theo quy định tại Điều 28 Quy chế này).
- Ký số cơ quan (theo
quy định tại Điều 28 Quy chế này).
+ Đối với văn bản giấy được ký trực tiếp,
thực hiện số hóa và ký số cơ quan để phát hành.
+ Đối với văn bản điện tử được ký số
trên Hệ thống Edoc, ký số cơ quan để phát hành.
c) Đối với văn bản do
lãnh đạo NHNN ký:
- Sau khi lãnh đạo NHNN
ký ban hành văn bản, hồ sơ trình ký được chuyển lại văn thư Ban lãnh đạo NHNN để chuyển văn
thư cơ quan thực hiện thủ tục phát hành văn bản.
- Văn thư cơ quan thực
hiện phát hành văn bản theo quy định tại Điều 29 Quy chế này; liên kết văn bản
đã phát hành với Tờ trình trên Hệ thống Edoc để theo dõi, quản lý; kèm 01 bản
chính văn bản giấy vào hồ sơ trình ký và chuyển hồ sơ hoàn chỉnh về đơn vị soạn
thảo lưu.
10. Phát
hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản
a) Văn thư cơ quan phát
hành văn bản trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản có độ khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký.
b) Văn thư cơ quan theo
dõi quá trình phát hành và chuyển phát văn bản đi; kịp thời phối hợp với các cơ
quan, đơn vị, cá nhân liên quan xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình gửi,
nhận văn bản.
11. Lưu
văn bản:
a) Lưu văn bản giấy
- Văn thư cơ quan lưu bản
gốc văn bản giấy (đối với văn bản ký trực tiếp) hoặc bản chính văn bản
giấy (đối với văn bản ký số).
- Cá nhân được giao chủ
trì soạn thảo giữ 01 bản chính văn bản giấy để lưu hồ sơ công việc.
b) Lưu văn bản điện tử
Văn thư cơ quan lưu bản gốc văn bản điện
tử hoặc bản được số hóa từ văn bản giấy trên Hệ thống Edoc.
Phần
IV
QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ
12. Quản
lý văn bản, hồ sơ giấy
a) Quản lý văn bản, hồ
sơ, tài liệu tại các đơn vị
- Thủ trưởng đơn vị có
trách nhiệm:
+ Chỉ đạo tổ chức khai thác văn bản, hồ
sơ, tài liệu tại đơn vị.
+ Chỉ đạo kiểm tra thực hiện quy định
về quản lý văn bản, hồ sơ công việc.
+ Bảo vệ bí mật Nhà nước và an toàn hồ
sơ, tài liệu.
+ Tổ chức rà soát văn bản, hồ sơ hết thời hạn
lưu giữ để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Trưởng phòng các
phòng chức năng có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo rà soát các hồ sơ công việc của
phòng trước khi nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
- Cá nhân thực hiện lập,
nộp lưu hồ sơ công việc; hàng năm rà soát những văn bản, hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn
lưu giữ, báo cáo lãnh đạo trực tiếp, nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy
định.
b) Quản lý văn bản, hồ
sơ, tài liệu tại Văn phòng NHNN:
- Quản lý bản gốc văn bản
đi của NHNN.
- Thu thập, chỉnh lý hồ
sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ NHNN Trung ương.
- Tổ chức khai thác,
cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ NHNN Trung ương.
13. Quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử
a) Cá nhân có trách nhiệm
lập, nộp hồ sơ điện tử theo các quy định hiện hành.
b) Đơn vị có trách nhiệm
quản lý, nộp lưu văn bản, hồ sơ, dữ liệu điện tử về Văn phòng NHNN.
c) Văn phòng NHNN có
trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu điện tử; thực hiện lưu trữ và tổ chức khai thác
văn bản, hồ sơ điện tử.
Phần
V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
14. Thực
hiện Quy định
a) Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm
phổ biến, quán triệt thực hiện Quy định tại đơn vị.
b) Chánh Văn phòng NHNN có trách nhiệm
giúp Thống đốc NHNN theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy định; kịp
thời báo cáo những bất cập để sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp.