DANH MỤC
HỒ
SƠ TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2816/QĐ-UBND ngày 21/7/2015 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Hà Tĩnh)
Phần I
VẤN ĐỀ CHUNG
I. MỤC ĐÍCH, ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM
VI ÁP DỤNG
1. Mục đích:
1. Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh Hà Tĩnh (sau đây gọi tắt là Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) được dùng
làm căn cứ để Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tham mưu cơ quan có thẩm quyền chỉ
đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan thuộc nguồn nộp lưu) chuẩn bị và lựa chọn hồ
sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Là cơ sở để các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu xây
dựng “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” của cơ quan, đơn vị mình và giao nộp vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Đối tượng áp dụng:
Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được áp dụng đối với
các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.
Các cơ quan, đơn vị khác có thể sử dụng Danh mục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu để lập phương án sắp xếp, chỉnh lý tài liệu, thống kê Mục
lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ cơ quan.
3. Phạm vi áp dụng:
1. Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu bao gồm tài liệu
hành chính và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ.
2. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu trong Danh mục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu chỉ bao gồm những hồ sơ, tài liệu chủ yếu nhất, có giá trị bảo
quản vĩnh viễn của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.
3. Những tài liệu khác được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan không thuộc hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh, cơ quan có trách nhiệm lưu trữ theo quy định về thời hạn bảo quản.
II. CẤU TẠO CỦA BẢN DANH MỤC
1. Hồ sơ, tài liệu được thống kê trong Danh mục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu được sắp xếp theo 2 nhóm lớn: Nhóm tài liệu phổ biến và
nhóm tài liệu chuyên môn.
a) Nhóm tài liệu phổ biến (Nhóm A): Bao gồm 11 nhóm
theo các lĩnh vực hành chính phổ biến:
- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp: Bao gồm những hồ sơ,
tài liệu mang tính tổng hợp chung cho tất cả các mặt hoạt động của cơ quan, tổ
chức không thuộc các lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại.
- Nhóm 2: Tài liệu Hành chính, quản trị công sở.
- Nhóm 3: Tài liệu Tổ chức - Cán bộ.
- Nhóm 4: Tài liệu Lao động - Tiền lương.
- Nhóm 5: Tài liệu Tài chính - Kế toán.
- Nhóm 6: Tài liệu về Quy hoạch - Kế hoạch - Thống
kê.
- Nhóm 7: Tài liệu hợp tác quốc tế.
- Nhóm 8: Tài liệu về Thi đua - Khen thưởng.
- Nhóm 9: Tài liệu Thanh tra và giải quyết khiếu nại,
tố cáo.
- Nhóm 10: Tài liệu Pháp chế.
- Nhóm 11: Tài liệu về công tác Đảng - Đoàn thể
trong cơ quan.
b) Nhóm tài liệu chuyên môn (Nhóm B):
Đối với nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ các cơ
quan, đơn vị căn cứ vào Danh mục mẫu này, Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày
24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong
hoạt động của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và bảng thời hạn
chuyên ngành (nếu có) để xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh.
III. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG DANH MỤC
HỒ SƠ NỘP LƯU
1. Việc phân nhóm tài liệu trong Danh mục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu chỉ mang tính chất tương đối. Các cơ quan, tổ chức cần căn cứ
vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế tài liệu của cơ
quan hình thành trong quá trình hoạt động để xây dựng Danh mục tài liệu của cơ
quan, tổ chức mình cho phù hợp.
2. Các cơ quan, tổ chức khi thống kê Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu, trường hợp ngoài những hồ sơ, tài liệu đã được quy định trong
Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu còn có hồ sơ, tài liệu khác có giá trị cần lưu
trữ vĩnh viễn chưa được đề cập trong Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu thì cơ
quan, tổ chức bổ sung vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
3. Hàng năm cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lựa
chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu của cơ quan, đơn vị mình trình Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư -
Lưu trữ) phê duyệt trước khi giao nộp.
Căn cứ vào thông báo của Lưu trữ lịch sử tỉnh về ý
kiến thẩm định của Sở Nội vụ, cơ quan nộp lưu thực hiện việc nộp lưu tài liệu
theo quy định.
4. Việc xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu cụ
thể của từng cơ quan cần được tiến hành theo yêu cầu sau đây:
a) Căn cứ chính là bản Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu.
b) Những căn cứ khác:
- Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành
(nếu có).
- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan
và các đơn vị trực thuộc.
- Mục lục hồ sơ (nếu tài liệu đã chỉnh lý).
- Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm của cơ quan.
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến.
c) Về cấu tạo: Mỗi cơ quan là nguồn nộp lưu khi xây
dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan mình để giao nộp cần dựa theo cấu tạo
của bản Danh mục hồ sơ, tài liệu này gồm có những nhóm tài liệu phổ biến chung
và nhóm tài liệu chuyên môn của cơ quan (lưu ý cấu tạo của bản Danh mục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu không phải là phương án phân loại, hệ thống hóa tài liệu của
cơ quan).
Phần II
DANH MỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU
NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
A. NHÓM TÀI LIỆU PHỔ BIẾN
CHUNG
I. TÀI LIỆU TỔNG HỢP
1. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định, hướng
dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan.
2. Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng
do cơ quan chủ trì tổ chức.
3. Hồ sơ hội nghị tổng kết, hội nghị chuyên đề hàng
năm, nhiều năm do cơ quan tổ chức.
4. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm,
nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
5. Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của
Đảng và pháp luật của Nhà nước.
6. Hồ sơ thực hiện chế độ, quy định, hướng dẫn những
vấn đề chung của ngành, cơ quan.
7. Hồ sơ về ứng dụng ISO của ngành, cơ quan.
8. Tài liệu chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo
cáo năm về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan.
9. Hồ sơ tài liệu về hoạt động của lãnh đạo (báo
cáo, bản thuyết trình, giải trình, trả lời chất vấn, bài phát biểu tại các sự
kiện lớn...).
II. TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH, QUẢN
TRỊ CÔNG SỞ
1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ:
1.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
1.2. Kế hoạch, báo cáo năm, nhiều năm công tác hành
chính, văn thư, lưu trữ.
1.3. Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước
của ngành, cơ quan (nếu có).
1.4. Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan về
văn bản quy phạm pháp luật, chỉ thị (nếu có), quyết định, quy định, quy chế, hướng
dẫn.
2. Tài liệu quản trị công sở:
2.1. Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế
về công tác quản trị công sở.
2.2. Hồ sơ, tài liệu về các đoàn cán bộ của cơ quan
và các đơn vị trực thuộc đi công tác học tập, tham quan khảo sát ở nước ngoài.
2.3. Hồ sơ về các đoàn của cơ quan, tổ chức nước
ngoài đến làm việc tại cơ quan, đơn vị trực thuộc.
2.4 Thư, điện, thiếp chúc mừng quan trọng của các
cơ quan, tổ chức nước ngoài.
III. TÀI LIỆU TỔ CHỨC - CÁN BỘ
1. Hồ sơ xây dựng, ban hành điều lệ tổ chức, quy chế
làm việc, chế độ, quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ.
2. Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ dài hạn,
hàng năm.
3. Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức cơ quan.
4. Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
5. Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải
thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
6. Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh
công chức, viên chức.
7. Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế.
8. Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng
cán bộ.
9. Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức.
10. Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ của cơ quan.
11. Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo
cáo năm về việc quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc.
IV. TÀI LIỆU LAO ĐỘNG - TIỀN
LƯƠNG
1. Tài liệu lao động:
1.1. Kế hoạch, báo cáo công tác lao động dài hạn,
hàng năm.
1.2. Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của
ngành và báo cáo thực hiện.
1.3. Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh
lao động của cơ quan.
1.4. Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động
hàng năm của cơ quan.
1.5. Hồ sơ các vụ tai nạn lao động nghiêm trọng.
2. Tài liệu tiền lương:
2.1. Kế hoạch, báo cáo công tác tiền lương dài hạn,
hàng năm.
2.2. Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của
ngành và báo cáo thực hiện.
2.3. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của
ngành và báo cáo thực hiện.
V. TÀI LIỆU TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
1. Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định về tài
chính, kế toán.
2. Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán
dài hạn, hàng năm.
3. Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan
và các đơn vị trực thuộc.
4. Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán
hàng năm.
5. Hồ sơ xây dựng chế độ, quy định về giá.
6. Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao,
thanh lý nhà đất.
7. Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính các vụ việc
nghiêm trọng tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
8. Hồ sơ kiểm toán các vụ việc nghiêm trọng tại cơ
quan và các đơn vị trực thuộc.
9. Hồ sơ tài liệu kế toán, báo cáo quyết toán vốn đầu
tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án (nếu có).
VI. TÀI LIỆU QUY HOẠCH - KẾ HOẠCH
- THỐNG KÊ
1. Tài liệu Quy hoạch:
1.1. Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch dài hạn,
hàng năm.
1.2. Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển cơ quan.
1.3. Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục
tiêu của cơ quan được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
1.4. Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự
án, chương trình mục tiêu của cơ quan.
1.5. Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề
án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng
thuộc phạm vi quản lý của cơ quan.
1.6. Báo cáo tổng kết đánh giá thực hiện các đề án
chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của
các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước.
2. Tài liệu kế hoạch:
2.1. Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch dài hạn,
hàng năm.
2.2. Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
hàng năm do cơ quan ban hành, thực hiện.
2.3. Hồ sơ xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm và
báo cáo thực hiện kế hoạch của cơ quan.
2.4. Kế hoạch dài hạn, hàng năm và báo cáo thực hiện
kế hoạch của các đơn vị trực thuộc.
2.5. Kế hoạch hàng năm, báo cáo thực hiện kế hoạch
của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch.
3. Tài liệu thống kê:
3.1. Kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác thống kê
dài hạn, hàng năm.
3.2. Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ,
quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành.
3.3. Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề
dài hạn, hàng năm.
3.4. Báo cáo tổng hợp điều tra cơ bản.
3.5. Báo cáo phân tích và dự báo.
VII. TÀI LIỆU HỢP TÁC QUỐC TẾ
1. Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ
trì.
2. Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế dài hạn,
hàng năm.
3. Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc
tế của ngành, cơ quan.
4. Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các
cơ quan, tổ chức nước ngoài.
5. Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức
quốc tế.
6. Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội,
tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê...).
7. Hồ sơ đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế.
8. Hồ sơ đoàn ra mục đích ký kết hợp tác.
9. Hồ sơ đoàn vào mục đích ký kết hợp tác.
10. Thư, điện, thiếp chúc mừng quan trọng của các
cơ quan, tổ chức nước ngoài.
VIII. TÀI LIỆU THI ĐUA - KHEN
THƯỞNG
1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, hướng
dẫn về thi đua, khen thưởng.
2. Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức.
3. Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng
dài hạn, hàng năm.
4. Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân về các
hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ.
5. Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài.
IX. TÀI LIỆU THANH TRA VÀ GIẢI
QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế , quy định, hướng
dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo.
2. Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết
khiếu nại, tố cáo dài hạn, hàng năm.
3. Hồ sơ thanh tra các vụ việc nghiêm trọng, phức tạp.
4. Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo các vụ việc
nghiêm trọng, phức tạp.
5. Báo cáo năm hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân
dân.
X. TÀI LIỆU PHÁP CHẾ
1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về
công tác pháp chế do cơ quan chủ trì.
2. Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế dài hạn,
hàng năm.
3. Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật.
XI. TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC ĐẢNG -
ĐOÀN THỂ
1. Tài liệu của tổ chức Đảng:
1.1. Hồ sơ Đại hội.
1.2. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác về
tổng kết năm, nhiệm kỳ.
1.3. Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn,
chỉ thị, chủ trương, nghị quyết của Trung ương và các cấp uỷ Đảng.
1.4. Hồ sơ về thành lập, sáp nhập, công nhận tổ chức
Đảng.
2. Tài liệu của tổ chức Công đoàn:
2.1. Hồ sơ Đại hội.
2.2. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác về
tổng kết năm, nhiệm kỳ.
2.3. Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn
về thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Công đoàn.
2.4. Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động
của tổ chức Công đoàn.
3. Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên:
3.1. Hồ sơ Đại hội.
3.2. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác
năm, nhiệm kỳ.
3.3. Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn,
thực hiện chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên.
B. NHÓM TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN
NGHIỆP VỤ
1. Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên
môn nghiệp vụ.
2. Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo
năm về quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ.
3. Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ
quan tổ chức.
4. Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các
chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn.
5. Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ.
6. Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ.
7. Hồ sơ giải quyết các vụ việc quan trọng trong hoạt
động quản lý chuyên môn nghiệp vụ.
8. Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề.
9. Kế hoạch, báo cáo hàng năm về chuyên môn nghiệp
vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
10. Các hồ sơ khác phát sinh trên thực tế.
Phần III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu
căn cứ bản Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hàng năm xây dựng Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu trình Sở Nội vụ thẩm định và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu
thuộc diện nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật
Lưu trữ.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:
- Thẩm định danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu của
các cơ quan, đơn vị.
- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp kết quả
triển khai thực hiện; hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh phối hợp với các
cơ quan, đơn vị trong việc xác định hồ sơ, tài liệu nộp lưu; tiếp nhận hồ sơ,
tài liệu và bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu,
tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử có hiệu quả theo
quy định của pháp luật.
Yêu cầu Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành,
đoàn thể cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và thủ trưởng các
cơ quan, đơn vị liên quan căn cứ Danh mục này triển khai thực hiện nghiêm túc
việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trong quá trình thực hiện,
nếu có phát sinh, vướng mắc báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ tổng hợp)
để xem xét, chỉ đạo./.