|
BỘ
TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
2495/QĐ-TCHQ
|
Hà
Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN VÀ MÔ HÌNH KHUNG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN
VỊ THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
Căn cứ Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg
ngày 15 tháng 01 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số
114/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp
dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày
30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số
điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ;
Căn cứ Quyết định số 1652/QĐ-BTC
ngày 12 tháng 7 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc phê duyệt Kế hoạch
xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 vào hoạt động của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 1818/QĐ-BTC
ngày 29 tháng 7 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc công bố Mô hình
khung hệ thống quản lý chất lượng đối với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng
Tổng cục Hải quan,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008 của Tổng cục Hải quan (kèm theo) và Mô hình khung Hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các đơn vị thuộc
và trực thuộc Tổng cục Hải quan (kèm theo).
Mô hình khung hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc
Tổng cục Hải quan công bố kèm theo Quyết định này được đăng tải trên Cổng thông
tin điện tử của Tổng cục Hải quan (http://www.customs.gov.vn và
http://www.baohaiquan.vn).
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục
Hải quan chịu trách nhiệm thực hiện quyết định này.
Trong quá trình thực hiện, có khó
khăn hoặc vướng mắc, các đơn vị có thể gửi văn bản về Văn phòng Tổng cục để
tổng hợp trình Tổng cục xem xét, điều chỉnh.
|
Nơi nhận:
- Bộ Tài chính (để b/c);
- Lãnh đạo Tổng cục (để b/c);
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, VP.
|
KT.
TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Dương Thái
|
KẾ HOẠCH
XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU
CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ ngày 18/11/2011 của Tổng cục
trưởng Tổng cục Hải quan)
I. MỤC TIÊU,
PHẠM VI ÁP DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN
1. Mục tiêu:
- Xây dựng Kế hoạch để thực hiện
nhiệm vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày
30/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của
Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước và Quyết định số 1652/QĐ-BTC ngày
12/7/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của Bộ Tài
chính, nhằm đảm bảo việc triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng đối với mọi hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính thuộc
lĩnh vực hải quan.
- Xây dựng, áp dụng các quy trình
giải quyết công việc tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan đảm
bảo các yêu cầu khoa học, tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy
định của Tổng cục; phù hợp với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán
bộ, công chức, phòng, ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả;
giúp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị điều hành, kiểm soát được toàn bộ quá trình
giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị; đổi mới phương pháp làm việc, góp
phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong thực hiện công vụ, phục vụ tốt yêu cầu
của tổ chức, cá nhân.
- Đến ngày 31 tháng 12 năm 2012,
tất cả các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan đều phải áp dụng Hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 , được tiến hành
đánh giá và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008 đối với các quy trình thủ tục hành chính dựa trên mô hình
khung do Tổng cục Hải quan ban hành.
- Để đảm bảo hoàn thành đúng thời
hạn nêu trên, các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan cần triển khai
thực hiện Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của đơn vị mình.
2. Phạm vi áp dụng:
Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tập trung vào các quy trình giải quyết
toàn bộ các thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp (Căn cứ vào kết
quả thực hiện Đề án 30); quy trình xử lý công việc và các hoạt động quản lý nội
bộ, hoạt động khác của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục.
3. Đối tượng thực hiện:
Các đối tượng thực hiện xây dựng,
triển khai áp dụng và duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 gồm các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan.
II. NỘI DUNG
TRIỂN KHAI
Các bước triển khai:
1. Kiện toàn Ban chỉ đạo ISO của
Tổng cục Hải quan triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 bao gồm: Lãnh đạo Tổng cục là Trưởng ban, Chánh Văn
phòng là Phó trưởng ban thường trực, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ
Pháp chế, Vụ trưởng Vụ Tài vụ quản trị là thành viên, cán bộ thuộc Văn phòng
Tổng cục là thư ký Ban chỉ đạo ISO.
a) Đối với các đơn vị thuộc Tổng
cục có con dấu riêng và các đơn vị trực thuộc Tổng cục, thành lập Ban chỉ đạo
ISO bao gồm: Lãnh đạo đơn vị là Trưởng ban, Trưởng phòng/Chánh Văn phòng là Phó
trưởng ban thường trực, Trưởng phòng hoặc Thủ trưởng tương đương cấp phòng
thuộc đơn vị là thành viên, Cán bộ hoặc chuyên viên Văn phòng/phòng Tổng hợp là
thư ký Ban chỉ đạo ISO.
Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục
có con dấu riêng có thể đề nghị với Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục tham gia xây
dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 như đối với các đơn vị thuộc
khối cơ quan Tổng cục (không có con dấu riêng) nêu tại điểm b dưới đây.
b) Đối với các đơn vị thuộc khối cơ
quan Tổng cục (không có con dấu riêng), Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan
thành lập Tổ triển khai ISO bao gồm: 01 đồng chí Lãnh đạo Văn phòng là Tổ trưởng,
01 đồng chí Lãnh đạo Vụ Pháp chế là Tổ phó, 01 đồng chí Lãnh đạo các đơn vị
liên quan là thành viên, 01 cán bộ thuộc Văn phòng Tổng cục là thư ký Tổ triển
khai ISO.
c) Xây dựng quy chế hoạt động của
Ban chỉ đạo ISO, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên
của Ban chỉ đạo ISO.
2. Căn cứ Kế hoạch kèm theo Bộ
khung HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (được áp dụng cho từng cấp), Mô
hình khung HTQLCL đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan và
tình hình thực tế cụ thể của từng đơn vị (về quy mô, phạm vi, yêu cầu …), Ban
chỉ đạo ISO cần xây dựng và phê duyệt Kế hoạch triển khai áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại từng đơn vị, trong đó xác
định cụ thể phạm vi áp dụng chủ yếu là các hoạt động mang tính thường xuyên,
lặp đi lặp lại nhiều lần, có liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho cá
nhân và doanh nghiệp (căn cứ vào kết quả thực hiện Đề án 30); các hoạt động nội
bộ, hoạt động cụ thể khác của đơn vị.
3. Ban chỉ đạo ISO cần nghiên cứu,
lựa chọn và ký hợp đồng tư vấn, hợp đồng chứng nhận với tổ chức chứng nhận theo
quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-KHCN ngày 25/02/2010 của Bộ Khoa học và
Công nghệ về hoạt động tư vấn, đánh giá chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các cơ quan hành chính nhà nước đảm
bảo chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
4. Đánh giá thực trạng hệ thống
quản lý chất lượng
Ban chỉ đạo ISO triển khai phối hợp
với tổ chức tư vấn tiến hành rà soát, đánh giá thực trạng hoạt động của đơn vị
trên cơ sở đối chiếu với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Ban chỉ đạo ISO sẽ
cùng với tổ chức tư vấn kiến nghị các nội dung liên quan đến việc thiết kế các
quy trình phù hợp với tiêu chuẩn và hoạch định các công việc cần triển khai để
đáp ứng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn và phù hợp với thực tế trước khi chính
thức đưa vào áp dụng.
5. Đào tạo về tiêu chuẩn ISO và
phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu
Ban chỉ đạo ISO phối hợp với tổ
chức tư vấn tổ chức đào tạo về mô hình quản lý chất lượng, phân tích các yêu
cầu của tiêu chẩn ISO; hướng dẫn cách thức soạn thảo các quy trình, văn bản,
tài liệu để đáp ứng được yêu cầu quản lý công việc và phù hợp với các yêu cầu
của tiêu chuẩn ISO.
6. Soạn thảo hệ thống tài liệu ISO
Theo danh mục tài liệu và kế hoạch
phân công viết quy trình đã được Trưởng Ban chỉ đạo ISO phê duyệt, tổ chức tư
vấn sẽ trực tiếp làm việc với các cán bộ được phân công để tư vấn cụ thể cách
thức xây dựng từng quy trình; các quy trình phải đảm bảo các nội dung về chính sách
– mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các quy trình quản lý (bao gồm các
quy trình tác nghiệp và quy trình hỗ trợ), các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu.
Ban chỉ đạo ISO của đơn vị phối hợp
với tổ chức tư vấn thực hiện lấy ý kiến các đơn vị liên quan và chỉnh sửa cho
phù hợp đối với những tài liệu nêu trên để đảm bảo chất lượng các tài liệu và
sự đồng thuận trong đơn vị trước khi chính thức đưa vào áp dụng.
Ban chỉ đạo ISO trình cấp có thẩm
quyền xem xét, ban hành để áp dụng chính thức.
7. Triển khai áp dụng
Sau khi các quy trình được cấp có
thẩm quyền ký ban hành, Ban chỉ đạo ISO của đơn vị phối hợp với tổ chức tư vấn
thực hiện phổ biến bộ tài liệu quản lý (quy trình làm việc, văn bản có liên
quan) và phương pháp áp dụng cho từng bộ phận, cán bộ, công chức liên quan để
thống nhất thực hiện.
Trong thời gian áp dụng, Ban chỉ
đạo ISO phối hợp với tổ chức tư vấn thường xuyên kiểm tra việc áp dụng, hướng
dẫn và giải thích để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện có
hiệu quả.
8. Đánh giá Hệ thống ISO
Hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cần phải được đánh giá để duy trì và cải tiến.
Đào tạo cán bộ đánh giá nội bộ: Cán
bộ đánh giá nội bộ cho cơ quan, đơn vị cần phải được đào tạo (Tổ chức tư vấn có
trách nhiệm đào tạo cán bộ đánh giá nội bộ) để có đủ năng lực cần thiết cho
việc đánh giá nội bộ tại các đơn vị, đồng thời hiểu và tổ chức tốt hoạt động
đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệ thống chất lượng sau này.
Đối tượng đào tạo là các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO, các cán bộ quản lý,
chuyên viên có liên quan đến việc xây dựng và áp dụng quy trình ISO.
Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau một
thời gian áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 và sau khi thực hiện khóa đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, Ban chỉ
đạo ISO của đơn vị sẽ phối hợp với tổ chức tư vấn tiến hành đánh giá chất lượng
từ 2 đến 3 lần. Lần 1, tổ chức tư vấn thực hiện đánh giá, cán bộ đánh giá nội
bộ của đơn vị quan sát; các lần đánh giá sau, cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị
cần chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của tổ chức tư vấn.
Khắc phục sau đánh giá: Sau mỗi đợt
đánh giá, phải chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận
liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này. Trên cơ sở những
hành động khắc phục sẽ dần dần hoàn thiện các quy trình quản lý chất lượng.
9. Cấp chứng nhận Hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Đơn vị làm việc với tổ chức chứng
nhận, yêu cầu tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá. Nội dung đánh giá bao gồm
đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá áp dụng. Tổ chức chứng nhận sau khi xem
xét thấy thỏa mãn các yêu cầu quy định thì ra quyết định chứng nhận và cấp
chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 .
10. Duy trì và cải tiến Hệ thống
quản lý chất lượng sau chứng nhận
Các đơn vị sau khi được cấp chứng
nhận, có trách nhiệm duy trì hệ thống quản lý có hiệu quả. Tất cả tài liệu quản
lý phải thường xuyên được áp dụng và cập nhật, các hoạt động theo dõi, đo lượng
định kỳ hệ thống vẫn phải được tiến hành đầy đủ.
Các đơn vị thiết lập thông tin Ban
chỉ đạo ISO với tổ chức tư vấn để kịp thời trợ giúp và giải quyết những vấn đề
vướng mắc trong quá trình quản lý và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO,
nhằm đảm bảo Hệ thống luôn hoạt động có hiệu quả.
11. Công tác tuyên truyền, hướng
dẫn về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
Các đơn vị triển khai công tác
tuyên truyền về các hoạt động liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng ISO, nâng cao nhận thức về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt
động của các đơn vị.
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Tiến độ thực hiện
Các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng
cục tiến hành lựa chọn, triển khai việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo mô hình khung đã được Tổng
cục Hải quan xây dựng trên cơ sở mô hình khung do Bộ Tài chính ban hành theo
kết quả thực hiện đề án 30 của Chính phủ và kết quả triển khai xây dựng và áp
dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 của các đơn
vị thuộc và trực thuộc Tổng cục trong các năm trước, cụ thể:
- Danh mục các tài liệu nội bộ cơ
quan Tổng cục Hải quan (Phụ lục I).
- Bộ khung Hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng và áp dụng cho các Cục Hải quan (Phụ lục II).
- Bộ khung Hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng và áp dụng cho các Chi cục Hải
quan (Phụ lục III).
Đến ngày 31 tháng 12 năm 2012, tất
cả các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan phải hoàn thành việc xây
dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
theo mô hình khung do Bộ Tài chính ban hành.
2. Trách nhiệm của các đơn vị
2.1. Các đơn vị thuộc và trực
thuộc Tổng cục có trách nhiệm:
- Các đơn vị thuộc Tổng cục có con
dấu riêng và các đơn vị trực thuộc Tổng cục thành lập/kiện toàn Ban chỉ đạo ISO
theo nội dung tại điểm a, mục 1.1, phần II nêu trên.
- Các đơn vị thuộc khối cơ quan
Tổng cục (không có con dấu riêng) thực hiện theo nội dung tại điểm b, mục 1.1,
phần II nêu trên.
- Lựa chọn, đăng ký danh mục thủ
tục hành chính phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
theo tiến độ quy định trình Ban chỉ đạo của đơn vị xem xét, phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch triển khai thực
hiện các công việc quy định tại phần II của kế hoạch này.
- Lựa chọn, ký kết hợp đồng với tổ
chức tư vấn, tổ chức đánh giá theo quy định của pháp luật.
- Thiết lập bộ phận kiểm soát nội
bộ để kiểm soát quá trình xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý
chất lượng trong hoạt động của đơn vị.
- Tổ chức đào tạo, nâng cao nhận
thức về hệ thống quản lý chất lượng cho đội ngũ cán bộ, công chức.
- Tổ chức, thực hiện chế độ báo cáo
Tổng cục (Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan) về tiến độ và kết quả thực
hiện của đơn vị như sau:
+ Danh sách Ban chỉ đạo ISO.
+ Kế hoạch triển khai xây dựng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
+ Hệ thống tài liệu quản lý của các
đơn vị sau khi được phê duyệt.
+ Bản sao giấy chứng nhận.
+ Báo cáo đánh giá nội bộ hàng năm.
+ Báo cáo đánh giá theo dõi của tổ
chức chứng nhận.
* Tổng cục Hải quan sẽ đưa Hệ thống
tài liệu liên quan quy trình ISO của các đơn vị lên mạng Netoffice để chia sẻ
và tham khảo. Do vậy, để giảm thiểu việc báo cáo giấy gây lãng phí và tiết kiệm
thời gian, các đơn vị chỉ cần gửi báo cáo điện tử (bản scan) và Hệ thống tài
liệu quản lý đã được cấp giấy chứng nhận (file mềm) vào hòm thư điện tử:
vptc-bpth@customs.gov.vn.
- Phối hợp với Ban chỉ đạo ISO của
Tổng cục Hải quan để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Các đơn vị đã được đánh giá và cấp giấy
chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 thì tiếp tục duy trì thực
hiện, chủ động liên hệ với tổ chức Chứng nhận để được đánh giá và duy trì
HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trên cơ sở Bộ khung tài liệu áp dụng
cho các đơn vị và đề xuất các biện pháp cải tiến, nâng cao hệ thống.
2.2. Vụ Tổ chức cán bộ, Văn
phòng Tổng cục
Trình Tổng cục thành lập Ban chỉ
đạo ISO của Tổng cục Hải quan. Trong đó có Tổ triển khai ISO giúp việc Ban chỉ
đạo ISO của Tổng cục Hải quan và triển khai công tác ISO tại các đơn vị thuộc
khối cơ quan Tổng cục (bao gồm các đơn vị không có con dấu riêng). Thành viên
Tổ triển khai ISO có từ 4 đến 5 người, là lãnh đạo cấp phòng hoặc chuyên viên
của Văn phòng Tổng cục, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Tài vụ quản trị.
2.3. Ban chỉ đạo ISO của Tổng
cục
- Căn cứ Kế hoạch của Tổng cục, Ban
chỉ đạo ISO của Tổng cục có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo các đơn vị thuộc và
trực thuộc Tổng cục xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng chi tiết và tổ chức thực hiện tại đơn vị mình. Danh mục thủ tục hành
chính phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng căn cứ vào kết quả của việc thực
hiện Đề án 30 của Bộ Tài chính.
- Kiểm soát quá trình xây dựng và
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; chịu trách nhiệm về hiệu lực, hiệu quả của
việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong
hoạt động của Tổng cục Hải quan.
- Tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính
theo quy định.
- Chuẩn bị nội dung và trình Trưởng
Ban chỉ đạo ISO về việc thực hiện các cuộc họp Ban Chỉ đạo ISO của Tổng cục.
- Theo dõi, đôn đốc việc triển khai
thực hiện của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết, biểu
dương và đề xuất khen thưởng đối với các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tác
xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008.
- Tổ chức tuyên truyền việc xây
dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
của Tổng cục Hải quan.
2.4. Cục Công nghệ thông tin và
thống kê hải quan
Cập nhật các thông tin có liên quan
đến việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2008 thông qua website của Tổng cục Hải quan để phục vụ công tác tuyên
truyền.
2.5. Vụ Tài vụ quản trị
Vụ Tài vụ quản trị có trách nhiệm
tham mưu giúp Lãnh đạo Tổng cục bố trí kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước cho
công tác triển khai xây dựng, thực hiện đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì
và giám sát Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 .
IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN
Các đơn vị lập dự toán kinh phí cho
hoạt động này. Kinh phí dành cho việc triển khai xây dựng, thực hiện, đánh giá
cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được thực hiện theo quy định tại Thông tư 159/2010/TT-BTC
ngày 15/10/2010 của Bộ Tài chính quy định công tác quản lý tài chính đối với
việc xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
Các đơn vị có tài khoản riêng chủ
động lập dự toán, sử dụng kinh phí trong dự toán chi hàng năm của các đơn vị.
Các đơn vị không có tài khoản riêng
hoặc có tài khoản riêng nhưng dự toán, sử dụng kinh phí trong dự toán chi hàng
năm của Văn phòng Tổng cục thì do Văn phòng Tổng cục thực hiện.
PHỤ LỤC I
BỘ KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN
ISO 9001:2008 XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHO CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CƠ QUAN TỔNG CỤC
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TCHQ ngày tháng 11 năm 2011 của
Tổng cục Hải quan)
|
TT
|
Tên
tài liệu
|
Mã
hiệu
|
Ngày
hiệu lực
|
Ghi
chú
|
|
1.
|
Chính sách chất lượng
|
CSCL
|
|
|
|
2.
|
Mục tiêu chất lượng
|
MTCL
|
|
|
|
3.
|
Sổ tay chất lượng
|
STCL
|
|
|
|
Quy trình chung của TCHQ
|
|
4.
|
Quy trình Quản lý tài liệu
|
QT.TCHQ.01
|
|
|
|
5.
|
Quy trình Quản lý Hồ sơ
|
QT.TCHQ.02
|
|
|
|
6.
|
Quy trình Cải tiến Hệ thống Quản
lý Chất lượng
|
QT.TCHQ.03
|
|
|
|
7.
|
Quy trình Xử lý văn bản tại các
đơn vị
|
QT.TCHQ.04
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8.
|
Thủ tục thành lập địa điểm làm
thủ tục hải quan tại cảng nội địa
|
|
|
Danh
mục thủ tục theo đề án 30
|
|
9.
|
Thủ tục xác nhận trước xuất xứ
hàng nhập khẩu
|
|
|
|
10.
|
Thủ tục tiếp nhận và giải quyết
đơn yêu cầu kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến sở
hữu trí tuệ tại Tổng cục Hải quan
|
|
|
|
11.
|
Thủ tục gia hạn hiệu lực của đơn
yêu cầu kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến sở hữu
trí tuệ tại Tổng cục Hải quan
|
|
|
|
12.
|
Thủ tục gia hạn nộp thuế theo
Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với
trường hợp bị ảnh hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển
địa điểm kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay
đổi; tiền thuế, tiền phạt phát sinh tại 02 Cục Hải quan
|
|
|
|
13.
|
Xét miễn thuế đối với trường hợp
hàng quà biếu tặng có trị giá trên 30 triệu đồng tặng cho cơ quan hành chính
sự nghiệp, cơ quan đoàn thể xã hội hoạt động bằng ngân sách nhà nước; quà
biếu tặng mang mục đích nhân đạo, từ thiện, nghiên cứu khoa học
|
|
|
|
14.
|
Xác nhận thực hiện nghĩa vụ nộp
thuế (trường hợp xác nhận để doanh nghiệp bổ sung hồ sơ giải thể, phá sản;
trường hợp xác nhận nghĩa vụ số thuế đã nộp ngân sách Nhà nước)
|
|
|
|
15.
|
Xét miễn thuế đối với trường hợp
hàng nhập khẩu phục vụ an ninh, quốc phòng, nghiên cứu khoa học, giáo dục đào
tạo; hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo điều ước quốc tế.
|
|
|
|
16.
|
Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều
24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với trường hợp
bị ảnh hưởng do gặp khó khăn khách quan đặc biệt.
|
|
|
|
17.
|
Kiểm tra sau thông quan tại trụ
sở Tổng cục Hải quan
|
|
|
|
18.
|
Kiểm tra sau thông quan tại trụ
sở đơn vị được kiểm tra
|
|
|
|
19.
|
Thủ tục giải quyết khiếu nại lần
đầu đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Tổng cục Hải
quan
|
|
|
|
20.
|
Thủ tục giải quyết khiếu nại lần
hai đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Tổng cục Hải
quan
|
|
|
|
21.
|
Tư vấn cho công dân và doanh
nghiệp về thủ tục hành chính hải quan
|
|
|
|
22.
|
Thủ tục công nhận doanh nghiệp ưu
tiên
|
|
|
|
|
Văn phòng Tổng cục Hải quan
|
|
23.
|
Quy trình Thanh toán công tác phí
|
QT.09.01
|
|
|
|
24.
|
Quy trình Quản trị mạng công tác
văn thư
|
QT.09.02
|
|
|
|
25.
|
Quy trình Tổ chức hội nghị, hội
họp
|
QT.09.03
|
|
|
|
26.
|
Quy trình chỉnh lý hồ sơ lưu trữ
|
QT.09.04
|
|
|
|
27.
|
Quy trình Xây dựng, theo dõi
chương trình công tác trọng tâm
|
QT.09.05
|
|
|
|
28.
|
Quy trình tổng hợp và báo cáo đột
xuất phục vụ Lãnh đạo Tổng cục.
|
QT.09.06
|
|
|
|
29.
|
Quy trình mua sắm hàng hóa phục
vụ hoạt động của cơ quan TC.
|
QT.09.07
|
|
|
|
30.
|
Quy trình Quản lý, bảo dưỡng và
sửa chữa máy móc thiết bị và cơ sở vật chất
|
QT.09.08
|
|
|
|
31.
|
Quy trình xử lý hồ sơ trình Lãnh
đạo Tổng cục
|
QT.09.09
|
|
|
|
32.
|
Quy trình quản lý và điều hành xe
ôtô
|
QT.09.10
|
|
|
|
33.
|
Quy trình xử lý vụ việc báo phản
ánh
|
QT.09.11
|
|
|
|
34.
|
Quy trình Khen thưởng (định kỳ,
đột xuất, khen cao)
|
QT.09.12
|
|
|
|
Cục Thuế XNK
|
|
35.
|
Quy trình xét miễn thuế nhập khẩu
đối với hàng hóa nhập khẩu áp dụng tại Tổng cục Hải quan
|
QT.19.01
|
|
|
|
36.
|
Quy trình Gia hạn nộp tiền thuế,
tiền phạt đối với hàng hóa XK, NK áp dụng tại TCHQ
|
QT.19.02
|
|
|
|
Cục giám sát quản lý về hải
quan
|
|
37.
|
Quy trình xử lý công văn tại Cục
giám sát quản lý về hải quan
|
QT.20.01
|
|
|
|
Vụ Tổ chức cán bộ
|
|
38.
|
Quy trình Bổ nhiệm cán bộ
|
QT.21.01
|
|
|
|
39.
|
Quy trình xử lý kỷ luật công chức
|
QT.21.02
|
|
|
|
40.
|
Quy trình Chọn cử cán bộ đi đào
tạo, bồi dưỡng tại nước ngoài
|
QT.21.03
|
|
|
|
41.
|
Quy trình Giải quyết các chế độ
bảo hiểm xã hội
|
QT.21.04
|
|
|
|
Vụ Tài vụ quản trị
|
|
42.
|
Quy trình Lập, thẩm định, giao và
quản lý dự toán chi ngân sách ngành Hải quan.
|
QT.22.01
|
|
|
|
43.
|
Quy trình Thẩm định hồ sơ dự án
đầu tư xây dựng công trình thuộc ngành Hải quan
|
QT.22.02
|
|
|
|
Thanh tra Tổng cục
|
|
44.
|
Quy trình Thanh tra, kiểm tra
trong ngành Hải quan
|
QT.23.01
|
|
|
|
45.
|
Quy trình Xử lý sau thanh tra
|
QT.23.02
|
|
|
|
46.
|
Quy trình Xử lý văn bản, tổng hợp
báo cáo tại Thanh tra TCHQ
|
QT.23.03
|
|
|
|
Vụ Pháp chế
|
|
47.
|
Quy trình Thẩm định đối với các
Chỉ thị, Quy trình nghiệp vụ, Quy chế trong ngành Hải quan
|
QT.26.01
|
|
|
|
Vụ Hợp tác quốc tế
|
|
48.
|
Quy trình Tổ chức đoàn ra, đoàn
vào
|
QT.27.01
|
|
|
|
49.
|
Quy trình Lập kế hoạch đoàn ra,
đoàn vào hàng năm
|
QT.27.02
|
|
|
|
50.
|
Quy trình Xử lý văn bản (liên
quan đến hội nhập quốc tế)
|
QT.27.03
|
|
|
|
51.
|
Quy trình Tổ chức hội nghị, hội
thảo Quốc tế về Hải quan
|
QT.27.04
|
|
|
PHỤ LỤC II
BỘ KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO
9001:2008 XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHO CÁC CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TCHQ ngày tháng 11 năm 2011 của
Tổng cục Hải quan)
|
STT
|
Tên
tài liệu
|
Ghi
chú
|
|
I
|
Chính sách chất lượng, mục
tiêu chất lượng
|
|
|
II
|
Sổ tay chất lượng
|
|
|
III
|
Quy trình
|
|
|
|
1. Các quy trình chung và bắt
buộc
|
|
|
1.
|
Quy trình kiểm soát tài liệu
|
|
|
2.
|
Quy trình kiểm soát hồ sơ
|
|
|
3.
|
Quy trình đánh giá chất lượng nội
bộ
|
|
|
4.
|
Quy trình kiểm soát sự không phù
hợp
|
|
|
5.
|
Quy trình hành động khắc phục
phòng ngừa
|
|
|
6.
|
Quy trình hành động phòng ngừa
|
|
|
|
2. Các quy trình tác nghiệp
|
|
|
7.
|
Thủ tục thành lập kho ngoại quan
|
|
|
8.
|
Thủ tục di chuyển, mở rộng, thu
hẹp kho ngoại quan
|
|
|
9.
|
Thủ tục chấm dứt hoạt động kho
ngoại quan
|
|
|
10.
|
Thủ tục thành lập địa điểm làm
thủ tục hải quan ở cảng nội địa, địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu
|
|
|
11.
|
Thủ tục thành lập địa điểm kiểm
tra thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu ở nội địa
|
|
|
12.
|
Thủ tục cấp thẻ ưu tiên thủ tục
hải quan cho doanh nghiệp
|
|
|
13.
|
Thủ tục cấp thẻ nhân viên đại lý
hải quan
|
|
|
14.
|
Thủ tục đăng ký, hoạt động của
đại lý làm thủ tục hải quan
|
|
|
15.
|
Thủ tục đăng ký danh mục hàng hóa
tạo tài sản cố định được miễn thuế nhập khẩu lần đầu cho dự án đầu tư
|
|
|
16.
|
Thủ tục chuyển đổi chủ kho ngoại
quan
|
|
|
17.
|
Thủ tục mở rộng, thu hẹp kho CFS
|
|
|
18.
|
Thủ tục gia hạn nộp thuế theo
Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với
trường hợp bị ảnh hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển
địa điểm kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay
đổi; tiền thuế, tiền phạt phát sinh tại 02 Chi cục Hải quan.
|
|
|
19.
|
Thủ tục hoàn thuế đối với các
trường hợp được xét hoàn thuế theo Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày
06/12/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát
hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa
xuất khẩu, nhập khẩu.
|
|
|
20.
|
Đăng ký danh mục hàng hóa miễn
thuế xuất khẩu, nhập khẩu được miễn thuế
|
|
|
21.
|
Xét miễn thuế đối với trường hợp
các trường hợp miễn thuế hàng quà biếu, quà tặng, hàng mẫu nằm trong định mức
thuế; thuốc chữa bệnh là quà biếu, quà tặng có trị giá vượt quá định mức miễn
thuế nhưng do người Việt Nam định cư ở nước ngoài gửi về cho thân nhân tại
Việt Nam là gia đình có công với cách mạng, thương binh, liệt sỹ, người già
yếu không nơi nương tựa; hàng nhập khẩu để bán tại cửa hàng miễn thuế.
|
|
|
22.
|
Xét giảm thuế đối với hàng hóa
xuất nhập khẩu bị hư hỏng, mất mát trong quá trình giám sát của cơ quan hải
quan
|
|
|
23.
|
Thủ tục xóa nợ tiền thuế, tiền
phạt (thực hiện theo Thông tư số 77/2008/TT-BTC ngày 15/9/2008 của Bộ Tài
chính hướng dẫn thi hành một số biện pháp xử lý nợ đọng thuế
|
|
|
24.
|
Xử lý tiền thuế nộp thừa (theo
quy định tại Điều 47 Luật quản lý thuế)
|
|
|
25.
|
Thủ tục kiểm tra, tham vấn, xác
định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại Cục Hải quan
|
|
|
26.
|
Thủ tục kéo dài thời hạn nộp thuế
đối với nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu
|
|
|
27.
|
Kiểm tra sau thông qua tại trụ sở
Cục Hải quan tỉnh, thành phố
|
|
|
28.
|
Kiểm tra sau thông quan tại trụ
sở doanh nghiệp
|
|
|
29.
|
Thủ tục giải quyết khiếu nại lần
đầu đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan
|
|
|
30.
|
Thủ tục giải quyết khiếu nại lần
hai đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan
|
|
|
31.
|
Hồ sơ miễn thuế xuất khẩu đối với
máy móc, thiết bị, bộ phận rời, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu do nhà đầu tư
xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước
ngoài.
|
|
|
32.
|
Hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan để
được xét hoàn thuế xuất khẩu đã nộp (nếu có) và không thu thuế nhập khẩu đối
với máy móc, thiết bị, bộ phận rời xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố
định của dự án đầu tư tại nước ngoài, khi thanh lý hoặc kết thúc dự án nếu
được nhập khẩu trở lại vào Việt Nam
|
|
PHỤ LỤC III
BỘ
KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 XÂY DỰNG VÀ ÁP
DỤNG CHO CÁC CHI CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TCHQ ngày tháng 11 năm 2011 của
Tổng cục Hải quan)
|
STT
|
Tên
tài liệu
|
Ghi
chú
|
|
I
|
Chính sách chất lượng, mục
tiêu chất lượng
|
|
|
II
|
Sổ tay chất lượng
|
|
|
III
|
Quy trình
|
|
|
|
1. Các quy trình chung và
bắt buộc
|
|
|
1.
|
Quy trình kiểm soát tài liệu
|
|
|
2.
|
Quy trình kiểm soát hồ sơ
|
|
|
3.
|
Quy trình đánh giá chất lượng nội
bộ
|
|
|
4.
|
Quy trình kiểm soát sự không phù
hợp
|
|
|
5.
|
Quy trình hành động khắc phục
phòng ngừa
|
|
|
6.
|
Quy trình hành động phòng ngừa
|
|
|
|
2. Các quy trình tác nghiệp
|
|
|
7.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu thương mại
|
|
|
8.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu thương mại
|
|
|
9.
|
Thủ tục xem hàng hóa trước khi
khai hải quan
|
|
|
10.
|
Thủ tục sửa chữa tờ khai, khai bổ
sung hồ sơ hải quan
|
|
|
11.
|
Thủ tục thay tờ khai hải quan
|
|
|
12.
|
Thủ tục lấy mẫu, lưu mẫu, lưu ảnh
hàng hóa nhập khẩu
|
|
|
13.
|
Thủ tục xác nhận thực xuất hàng
hóa xuất khẩu
|
|
|
14.
|
Thủ tục hủy tờ khai hải quan
|
|
|
15.
|
Thủ tục nhập khẩu nguyên liệu,
vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu
|
|
|
16.
|
Thủ tục đăng ký, điều chỉnh định
mức nguyên liệu, vật tư và đăng ký sản phẩm xuất khẩu
|
|
|
17.
|
Thủ tục hải quan xuất khẩu sản
phẩm làm từ nguyên liệu nhập khẩu
|
|
|
18.
|
Thủ tục thanh khoản tờ khai nhập
nguyên liệu sản xuất nhập khẩu
|
|
|
19.
|
Thủ tục đối với trường hợp sản
phẩm được sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu bán cho doanh nghiệp khác để trực
tiếp xuất khẩu
|
|
|
20.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
kinh doanh tạm nhập – tái xuất
|
|
|
21.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
kinh doanh chuyển khẩu
|
|
|
22.
|
Thủ tục đăng ký hợp đồng gia công
hàng hóa cho thương nhân nước ngoài
|
|
|
23.
|
Thủ tục nhập khẩu nguyên liệu,
vật tư để gia công cho thương nhân nước ngoài
|
|
|
24.
|
Thủ tục đăng ký, điều chỉnh, kiểm
tra định mức đối với hàng hóa gia công cho thương nhân nước ngoài
|
|
|
25.
|
Thủ tục xuất khẩu sản phẩm gia
công cho thương nhân nước ngoài
|
|
|
26.
|
Thủ tục thanh khoản hợp đồng gia
công cho thương nhân nước ngoài
|
|
|
27.
|
Thủ tục nhập khẩu sản phẩm đặt
gia công ở nước ngoài
|
|
|
28.
|
Thủ tục xuất khẩu nguyên liệu đặt
gia công ở nước ngoài
|
|
|
29.
|
Thủ tục đăng ký, kiểm tra định
mức nguyên liệu đặt gia công ở nước ngoài
|
|
|
30.
|
Thủ tục đăng ký hợp đồng gia công
ở nước ngoài
|
|
|
31.
|
Thủ tục thanh khoản hợp đồng đặt
gia công ở nước ngoài
|
|
|
32.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai một lần
|
|
|
33.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng
xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ
|
|
|
34.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu tạo tài sản cố định của các dự án đầu tư
|
|
|
35.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
đưa vào, đưa ra cảng trung chuyển
|
|
|
36.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng đưa
vào, đưa ra khu phi thuế quan trong khu kinh tế, khu kinh tế cửa khẩu; phương
tiện vận tải nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh qua khu phi thuế quan
|
|
|
37.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp chế xuất
|
|
|
38.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
đưa vào, đưa ra kho bảo thuế
|
|
|
39.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu chuyển cửa khẩu
|
|
|
40.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu chuyển cửa khẩu
|
|
|
41.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
đưa vào kho CFS
|
|
|
42.
|
Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu
đối với hàng hóa đưa ra kho CFS
|
|
|
43.
|
Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu
đối với hàng hóa đưa vào kho ngoại quan
|
|
|
44.
|
Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu
đối với hàng hóa đưa ra kho ngoại quan
|
|
|
45.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
là máy móc, thiết bị tạm nhập – tái xuất tạm xuất – tái nhập phục vụ thi công
công trình, dự án đầu tư, tài sản đi thuê, cho thuê.
|
|
|
46.
|
Thủ tục đối với linh kiện, phụ
tùng tạm nhập không có hợp đồng để phục vụ thay thế, sửa chữa tàu biển, tàu
bay nước ngoài
|
|
|
47.
|
Thủ tục đối với linh kiện, phụ
tùng tạm nhập để sửa chữa tàu biển, tàu bay theo hợp đồng ký giữa chủ tàu
nước ngoài với nhà máy sửa chữa tại Việt Nam
|
|
|
48.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập dự hội chợ, triển lãm thực hiện theo
quy định đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu thương mại
|
|
|
49.
|
Thủ tục hải quan đối với trường
hợp tạm nhập, tạm xuất các phương tiện chứa hàng hóa theo phương thức quay
vòng
|
|
|
50.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
đã xuất khẩu nhưng bị trả lại
|
|
|
51.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
đã nhập khẩu nhưng phải xuất trả lại cho khách hàng nước ngoài, tái xuất sang
nước thứ ba hoặc tái xuất vào khu phi thuế quan
|
|
|
52
|
Thủ tục bán hàng miễn thuế cho
đối tượng là người xuất cảnh, quá cảnh mua hàng miễn thuế tại cửa khẩu xuất
cảnh
|
|
|
53.
|
Thủ tục bán hàng miễn thuế cho
đối tượng là người chờ xuất cảnh mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế
trong nội thành
|
|
|
54.
|
Thủ tục bán hàng miễn thuế cho
đối tượng là hành khách trên tàu bay xuất cảnh mua hàng miễn thuế trên tàu
bay
|
|
|
55.
|
Thủ tục bán hàng miễn thuế cho
đối tượng là cơ quan, tổ chức, cá nhân được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại
giao mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội thành
|
|
|
56.
|
Thủ tục bán hàng miễn thuế cho
đối tượng là người được hưởng chính sách ưu đãi về thuế theo quy định của Thủ
tướng Chính phủ mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội thành
|
|
|
57.
|
Thủ tục bán hàng miễn thuế cho
đối tượng là thuyền viên làm việc trên tàu biển vận tải quốc tế.
|
|
|
58.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng bán
tại cửa hàng miễn thuế, nhưng chuyển sang tái xuất
|
|
|
59.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
bán tại cửa hàng miễn thuế, nhưng được đưa vào bán ở thị trường nội địa
|
|
|
60.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu đã nộp thuế và hàng hóa sản xuất tại Việt Nam đưa vào bán tại cửa
hàng miễn thuế
|
|
|
61.
|
Thủ tục thanh khoản hàng bán tại
cửa hàng miễn thuế
|
|
|
62.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu bán tại cửa hàng miễn thuế
|
|
|
63.
|
Thủ tục hải quan đối với bưu
phẩm, bưu kiện, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ bưu chính và
hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh
|
|
|
64.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan
|
|
|
65.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
từ nội địa đưa vào kho ngoại quan
|
|
|
66.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
từ kho ngoại quan đưa ra nước ngoài
|
|
|
67.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
từ kho ngoại quan đưa vào nội địa
|
|
|
68.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
vận chuyển từ kho ngoại quan này sang kho ngoại quan khác trên lãnh thổ Việt Nam
|
|
|
69.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
chuyển quyền sở hữu trong kho ngoại quan
|
|
|
70.
|
Thủ tục thanh lý hàng hóa trong
kho ngoại quan
|
|
|
71.
|
Thủ tục hải quan đối với mua bán,
trao đổi hàng hóa cửa cư dân biên giới
|
|
|
72.
|
Thủ tục hải quan đối với xuất khẩu,
nhập khẩu hàng hóa qua biên giới
|
|
|
73.
|
Thủ tục hải quan đối với hoạt
động mua bán hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế
cửa khẩu
|
|
|
74.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
của người xuất cảnh, nhập cảnh và phương tiện xuất cảnh, nhập cảnh qua biên
giới
|
|
|
75.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
vận tải đa phương thức quốc tế vận chuyển từ nước ngoài đến Việt Nam và giao
trả hàng hóa cho người nhận hàng ở ngoài lãnh thổ Việt Nam/ở trong lãnh thổ
Việt Nam
|
|
|
76.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu không nhằm mục đích thương mại
|
|
|
77.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại
|
|
|
78.
|
Thủ tục hải quan đối với ôtô nước
ngoài khi nhập cảnh (tạm nhập) với mục đích thương mại
|
|
|
79.
|
Thủ tục hải quan đối với ôtô nước
ngoài khi xuất cảnh (tái xuất) với mục đích thương mại
|
|
|
80.
|
Thủ tục hải quan đối với ôtô Việt
Nam khi xuất cảnh (tạm xuất), nhập cảnh (tái nhập) với mục đích thương mại
|
|
|
81.
|
Thủ tục hải quan đối với phương
tiện vận tải thô sơ
|
|
|
82.
|
Thủ tục hải quan đối với ôtô xuất
cảnh, nhập cảnh qua cửa khẩu biên giới không nhằm mục đích thương mại
|
|
|
83.
|
Thủ tục hải quan đối với các
phương tiện vận tải khác (xe mô tô, thuyền, xuồng có gắn máy hoặc không gắn
máy, ca-nô) tạm nhập – tái xuất; tạm xuất – tái nhập, không nhằm mục đích
thương mại
|
|
|
84.
|
Quy định riêng cho các phương
tiện vận tải của cá nhân, tổ chức ở khu vực biên giới thường xuyên qua lại
khu vực biên giới, không nhằm mục đích thương mại
|
|
|
85.
|
Thủ tục hải quan đối với tàu biển
xuất cảnh
|
|
|
86.
|
Thủ tục hải quan đối với tàu biển
nhập cảnh
|
|
|
87.
|
Thủ tục hải quan đối với tàu biển
quá cảnh
|
|
|
88.
|
Thủ tục hải quan đối với tàu biển
chuyển cảng
|
|
|
89.
|
Thủ tục sửa chữa, điều chỉnh bản
khai hàng hóa (cargo declaration)
|
|
|
90.
|
Thủ tục hải quan đối với tàu bay
xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, chuyển cảng
|
|
|
91.
|
Thủ tục hải quan đối với tàu bay
xuất cảnh, nhập cảnh quốc tế kết hợp vận chuyển nội địa, tàu bay vận chuyển
nội địa kết hợp vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
|
|
|
92.
|
Thủ tục hải quan đối với tàu liên
vận quốc tế nhập cảnh bằng đường sắt
|
|
|
93.
|
Thủ tục hải quan đối với tàu liên
vận quốc tế xuất cảnh bằng đường sắt
|
|
|
94.
|
Quy định tạm thời việc tin học
hóa khai hải quan đối với dầu thô xuất khẩu
|
|
|
95.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng
chuyển cảng
|
|
|
96.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng quá
cảnh
|
|
|
97.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng
hóa, vật phẩm, xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh gửi qua dịch vụ chuyển phát
nhanh đường bộ
|
|
|
98.
|
Thủ tục hải quan đối với máy móc,
thiết bị, dụng cụ nghề nghiệp tạm xuất, tạm nhập có thời hạn
|
|
|
99.
|
Thủ tục hải quan đối với tài sản
di chuyển xuất khẩu, nhập khẩu
|
|
|
100.
|
Thủ tục hải quan đối với xăng dầu
tạm nhập tái xuất
|
|
|
101.
|
Thủ tục hải quan đối với tái xuất
xăng, dầu cho tàu bay
|
|
|
102.
|
Thủ tục hải quan đối với xuất
khẩu, tái xuất xăng, dầu
|
|
|
103.
|
Thủ tục hải quan đối với nhập
khẩu nguyên liệu để sản xuất, chế biến xăng, dầu
|
|
|
104.
|
Thủ tục hải quan đối với ngoại
hối, kim khí quý, đá quý, tiền Việt Nam xuất khẩu, nhập khẩu
|
|
|
105.
|
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu, nhập khẩu phục vụ các yêu cầu cần khẩn cấp; hàng hóa xuất khẩu,
nhập khẩu chuyên dùng trực tiếp phục vụ quốc phòng, an ninh.
|
|
|
106.
|
Thủ tục hải quan đối với hành lý
ký gửi bị từ bỏ, thất lạc, nhầm lẫn tại sân bay quốc tế
|
|
|
107.
|
Thủ tục hải quan đối với hành lý
xách tay, ký gửi cùng chuyến và không cùng chuyến của người nhập cảnh đường
hàng không
|
|
|
108.
|
Thủ tục hải quan đối với hành lý
xách tay, ký gửi cùng chuyến và không cùng chuyến của người xuất cảnh đường
hàng không
|
|
|
109.
|
Thủ tục xác nhận tờ khai nguồn
gốc xe ôtô, xe hai bánh gắn máy nhập khẩu
|
|
|
110.
|
Thủ tục hải quan nhập khẩu, tạm
nhập xe gắn máy hai bánh không nhằm mục đích thương mại
|
|
|
111.
|
Thủ tục nhập khẩu kim cương thô
|
|
|
112.
|
Thủ tục xuất khẩu kim cương thô
|
|
|
113.
|
Thủ tục nhập khẩu xe ôtô đã qua
sử dụng theo chế độ tài sản di chuyển của người Việt Nam định cư ở nước ngoài
đã hoàn tất thủ tục đăng ký thường trú tại Việt Nam
|
|
|
114.
|
Thủ tục xác định và kiểm tra xuất
xứ hàng hóa nhập khẩu
|
|
|
115.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
tàu bay nhập cảnh trường hợp tổ chức cá nhân là hãng hàng không
|
|
|
116.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
tàu bay nhập cảnh trường hợp tổ chức cá nhân là đại lý giao nhận
|
|
|
117.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
tàu bay xuất cảnh đối với tổ chức cá nhân là hãng hàng không
|
|
|
118.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
tàu bay xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận
|
|
|
119.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
tàu biển nhập cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý hãng tàu
|
|
|
120.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
tàu biển nhập cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận
|
|
|
121.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
tàu biển xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý hãng tàu
|
|
|
122.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
tàu biển xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận
|
|
|
123.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
phương tiện vận tải đường biển quá cảnh tại cảng nhập cảnh
|
|
|
124.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
phương tiện vận tải đường biển quá cảnh tại cảng xuất cảnh
|
|
|
125.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đến trường hợp cá nhân, tổ chức là
hãng hàng không, hãng tàu
|
|
|
126.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đến trường hợp tổ chức, cá nhân là đại
lý giao nhận
|
|
|
127.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đi trường hợp tổ chức, cá nhân là
đại lý hãng tàu, đại lý hãng hàng không
|
|
|
128.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đi trường hợp tổ chức, cá nhân là
đại lý giao nhận.
|
|
|
129.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký
công nhận thương nhân ưu tiên đặc biệt
|
|
|
130.
|
Thủ tục hải quan điện tử thu hồi giấy
công nhận thương nhân ưu tiên đặc biệt
|
|
|
131.
|
Thủ tục hải quan điện tử với
thương nhân ưu tiên đặc biệt
|
|
|
132.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo hợp đồng mua bán
|
|
|
133.
|
Thủ tục hải quan điện tử chuyển
cửa khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu
|
|
|
134.
|
Thủ tục hải quan điện tử chuyển
cửa khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu
|
|
|
135.
|
Thủ tục hải quan điện tử bảo đảm
đối với hình thức bảo đảm riêng
|
|
|
136.
|
Thủ tục hải quan điện tử bảo đảm
đối với hình thức bảo đảm chung
|
|
|
137.
|
Thủ tục thuế điện tử
|
|
|
138.
|
Thủ tục hải quan điện tử kiểm tra
sau thông quan
|
|
|
139.
|
Thủ tục hải quan điện tử ra quyết
định trước
|
|
|
140.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký
hợp đồng đối với hàng hóa đặt gia công ở nước ngoài
|
|
|
141.
|
Thủ tục hải quan điện tử nhập
khẩu nguyên liệu, vật tư gia công
|
|
|
142.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
nguyên liệu, vật tư do bên nhận gia công tự cung ứng cho hợp đồng gia công
|
|
|
143.
|
Thủ tục hải quan điện tử nhập
khẩu máy móc, thiết bị để thực hiện hợp đồng gia công
|
|
|
144.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký,
điều chỉnh và kiểm tra định mức
|
|
|
145.
|
Thủ tục hải quan điện tử xuất
khẩu sản phẩm gia công ra nước ngoài
|
|
|
146.
|
Thủ tục hải quan điện tử xuất
khẩu/nhập khẩu tại chỗ đối với sản phẩm gia công
|
|
|
147.
|
Thủ tục hải quan điện tử
giao/nhận sản phẩm gia công chuyển tiếp
|
|
|
148.
|
Thủ tục hải quan điện tử xuất trả
nguyên liệu, vật tư gia công ra nước ngoài trong thời hạn thực hiện hợp đồng
gia công do thay đổi mẫu mã gia công hoặc lý do khác
|
|
|
149.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng gia công đã xuất khẩu bị trả lại để sửa chữa, tái chế
|
|
|
150.
|
Thủ tục hải quan điện tử nhận sản
phẩm gia công thay tiền gia công – trường hợp sản phẩm gia công xuất khẩu tại
chỗ
|
|
|
151.
|
Thủ tục hải quan điện tử nhận sản
phẩm gia công thay tiền gia công – trường hợp sản phẩm gia công nhập khẩu tại
chỗ
|
|
|
152.
|
Thủ tục hải quan điện tử tiêu hủy
phế liệu, phế phẩm
|
|
|
153.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký
hợp đồng gia công đối với hàng hóa đặt gia công ở nước ngoài
|
|
|
154.
|
Thủ tục hải quan điện tử xuất
khẩu nguyên liệu để đặt gia công ở nước ngoài
|
|
|
155.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký,
điều chỉnh, kiểm tra định mức đặt gia công tại nước ngoài
|
|
|
156.
|
Thủ tục hải quan điện tử nhập
khẩu sản phẩm gia công đặt gia công tại nước ngoài
|
|
|
157.
|
Thủ tục hải quan điện tử thanh
khoản hợp đồng đặt gia công tại nước ngoài
|
|
|
158.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký,
sửa đổi, bổ sung các danh mục nguyên liệu, vật tư nhập khẩu; danh mục sản
phẩm xuất khẩu
|
|
|
159.
|
Thủ tục hải quan điện tử thanh
khoản hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài
|
|
|
160.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký,
điều chỉnh định mức, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, vật tư cho sản phẩm xuất khẩu
|
|
|
161.
|
Thủ tục hải quan điện tử xuất
khẩu sản phẩm
|
|
|
162.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
nguyên liệu, vật tư tự cung ứng để sản xuất hàng xuất khẩu
|
|
|
163.
|
Thủ tục hải quan điện tử quản lý
hàng tái xuất
|
|
|
164.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký,
sửa đổi, bổ sung các danh mục hàng hóa nhập vào doanh nghiệp chế xuất, danh
mục hàng hóa xuất ra khỏi doanh nghiệp chế xuất
|
|
|
165.
|
Thủ tục hải quan điện tử đăng ký,
điều chỉnh định mức, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, vật tư cho sản phẩm xuất ra
khỏi doanh nghiệp chế xuất
|
|
|
166.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa đưa từ doanh nghiệp chế xuất vào nội địa
|
|
|
167.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa đưa từ nội địa vào doanh nghiệp chế xuất
|
|
|
168.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa đưa từ doanh nghiệp chế xuất này sang doanh nghiệp chế xuất khác
(trong hoặc ngoài khu chế xuất)
|
|
|
169.
|
Thủ tục hải quan điện tử hủy
nguyên vật liệu, sản phẩm, phế liệu, phế phẩm
|
|
|
170.
|
Thủ tục hải quan điện tử thanh lý
hàng hóa là tài sản cố định và nộp thuế theo quy định
|
|
|
171.
|
Thủ tục hải quan điện tử thanh
khoản và kiểm tra hàng tồn kho đối với hàng hóa đưa vào, đưa ra doanh nghiệp
chế xuất
|
|
|
172.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện các dự án đầu tư
|
|
|
173.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa xuất khẩu tại chỗ
|
|
|
174.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa nhập khẩu tại chỗ
|
|
|
175.
|
Thủ tục hải quan điện tử thanh
khoản hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài
|
|
|
176.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại (tạm nhập để tái chế)
|
|
|
177.
|
Thủ tục hải quan điện tử tái xuất
hàng đã tái chế đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại.
|
|
|
178.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại (tạm nhập để tái chế) – xử lý sản phẩm
tái chế hết thời hạn tái chế vẫn chưa tái xuất
|
|
|
179.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại – tái nhập hàng trả lại để tiêu thụ
nội địa
|
|
|
180.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại – tái nhập hàng trả lại để tiêu hủy
|
|
|
181.
|
Thủ tục hải quan điện tử đối với
hàng hóa nhập khẩu nhưng phải xuất trả
|
|
|
182.
|
Thủ tục đăng ký tham gia hải quan
điện tử
|
|
|
183.
|
Thủ tục tạm dừng làm thủ tục hải
quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bị nghi ngờ xâm phạm quyền sở hữu
trí tuệ tại Chi cục Hải quan
|
|
|
184.
|
Thủ tục gia hạn nộp thuế theo
Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007. Đối với trường hợp bị ảnh
hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển địa điểm kinh
doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay đổi mà tiền thuế,
tiền phạt phát sinh tại 01 Chi cục Hải quan;
|
|
|
185.
|
Thủ tục khai bổ sung hồ sơ khai
thuế theo Điều 34 Luật quản lý thuế
|
|
|
186.
|
Thông báo nợ thuế và tiền phạt
chậm nộp thuế (thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 106 Luật quản lý
thuế)
|
|
|
187.
|
Xác nhận thực hiện nghĩa vụ nộp
thuế (trong trường hợp doanh nghiệp đã nộp thuế nhưng hệ thống KT 559 vẫn có
thông tin nợ thuế)
|
|
|
188.
|
Thu nộp tiền thuế vào tài khoản
tạm thu (áp dụng đối với loại hình nhập khẩu nguyên liệu sản xuất hàng xuất
khẩu, hàng tạm nhập – tái xuất, hàng tạm xuất – tái nhập)
|
|
|
189.
|
Thu nộp tiền thuế (tiền thuế nhập
khẩu, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng), tiền
phí, lệ phí (lệ phí làm thủ tục hải quan, lệ phí phương tiện xuất nhập cảnh,
phí lưu kho hải quan, lệ phí quá cảnh, lệ phí áp tải hải quan, phí, lệ phí
khác) và các khoản thu khác bằng tiền mặt vào ngân sách nhà nước qua Kho bạc
Nhà nước.
|
|
|
190.
|
Thủ tục kiểm tra, tham vấn, xác
định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại Chi cục Hải
quan
|
|
|
191.
|
Thủ tục áp dụng bảo lãnh số tiền
thuế phải nộp cho 01 tờ khai hải quan (bảo lãnh riêng)
|
|
|
192.
|
Thủ tục khai nộp bổ sung tiền
thuế thiếu trong trường hợp không đủ điều kiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế
theo Điều 34 Luật quản lý thuế
|
|
|
193.
|
Thu nộp tiền thuế (tiền thuế nhập
khẩu, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng), tiền
phí, lệ phí (lệ phí làm thủ tục hải quan, lệ phí phương tiện xuất nhập cảnh,
phí lưu kho hải quan, lệ phí quá cảnh, lệ phí áp tải hải quan, phí, lệ phí
khác) và các khoản thu khác bằng chuyển khoản vào ngân sách nhà nước qua Kho
bạc Nhà nước.
|
|
|
194.
|
Thủ tục áp dụng bảo lãnh số tiền
thuế phải nộp cho nhiều tờ khai (bảo lãnh chung)
|
|
|
195.
|
Thủ tục áp dụng thuế suất thuế ưu
đãi đặc biệt theo quy định tại Thông tư số 45/2007/TT-BTC ngày 07/5/2007 của
Bộ Tài chính
|
|
|
196.
|
Người khai hải quan trì hoãn xác
định trị giá tính thuế
|
|
|
197.
|
Thủ tục ấn định thuế
|
|
|
198.
|
Xét thời hạn nộp thuế (ân hạn nộp
thuế)
|
|
|
199.
|
Thủ tục xóa nợ tiền thuế, tiền
phạt theo quy định tại Điều 65 Luật quản lý thuế
|
|
|
200.
|
Thủ tục giải quyết khiếu nại lần
một đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Chi cục Hải
quan.
|
|
|
201.
|
Hồ sơ miễn thuế xuất khẩu đối với
máy móc, thiết bị, bộ phận rời, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu do nhà đầu tư
xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước
ngoài
|
|
|
202.
|
Hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan để
được xét hoàn thuế xuất khẩu đã nộp (nếu có) và không thu thuế nhập khẩu đối
với máy móc, thiết bị, bộ phận rời xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố
định của dự án đầu tư tại nước ngoài, khi thanh lý hoặc kết thúc dự án nếu đã
được nhập khẩu trở lại vào Việt Nam
|
|
|
203.
|
Thủ tục thí điểm tiếp nhận bản
khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử tàu biển
nhập cảnh
|
|
|
204.
|
Thủ tục thí điểm tiếp nhận bản
khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử tàu biển
xuất cảnh
|
|
BỘ
TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN
MÔ HÌNH KHUNG
HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 CHO CÁC
LOẠI HÌNH CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN
(Kèm
theo Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ ngày 18 tháng 11 năm 2011 của Tổng cục trưởng
Tổng cục Hải quan)
Hà
Nội, năm 2011
|
GIỚI THIỆU
VỀ
MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008
CHO CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN
Trong những năm vừa qua, Chính phủ
đã có nhiều nỗ lực trong việc đẩy mạnh quá trình cải cách hành chính nhà nước
(dưới đây viết tắt là CQHCNN). Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết
định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO
9001:2000 vào hoạt động của các CQHCNN. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, mô hình hệ
thống quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là HTQLCL) được xác định như một
công cụ quan trọng hỗ trợ cho các CQHCNN trong việc chuẩn hóa các phương pháp
làm việc, cải cách phương thức làm việc với mục tiêu hướng tới sự hài lòng của
tổ chức, công dân có liên quan; xây dựng một HTQLCL công việc trong cơ quan để
giảm phiền hà, nhũng nhiễu, minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành
chính.
Bên cạnh đó, với chủ trương đẩy
mạnh các nội dung cải cách hành chính, ngày 10/1/2007, Thủ tướng Chính phủ đã
phê duyệt Đề án Đơn giản hóa thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà
nước giai đoạn 2007 – 2010 (Đề án 30). Do đó, để kết nối các nội dung của Quyết
định 144/2006/QĐ-TTg với nội dung, kết quả của Đề án 30, nhằm tăng cường hiệu
quả của hoạt động áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động cơ quan
hành chính nhà nước, thống nhất triển khai trong cả nước, đáp ứng mục tiêu của
Chính phủ nhằm xây dựng một nền hành chính văn minh, hiện đại, công khai minh
bạch, ngày 30/9/2009, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
118/2009/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg (dưới đây viết tắt là Quyết định 118).
Quyết định 118 đã quy định rõ, trên
cơ sở kết quả của Đề án 30, Tổng cục Hải quan xây dựng mô hình khung hệ thống
quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là MHK) cho từng loại hình cơ quan hành
chính thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan. Mục đích của việc xây dựng MHK cho
các CQHCNN thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan là việc quy định thành phần cơ
bản của một HTQLCL trong các cơ quan, bao gồm phạm vi áp dụng HTQLCL trong
CQHCNN theo kết quả của Đề án 30; những tài liệu cần xây dựng và áp dụng trong
HTQLCL của cơ quan và quy định mẫu quy trình xử lý công việc cho CQHCNN.
Mô hình khung hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng đối với các đơn vị thuộc và
trực thuộc Tổng cục Hải quan được xây dựng trên cơ sở kết quả Đề án 30 về đơn
giản hóa các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Nhà nước
của Tổng cục Hải quan và Quyết định số 1091/QĐ-BTC; 1902/QĐ-BTC ; 1903/QĐ-BTC ;
1904/QĐ-BTC ; 1905/QĐ-BTC ngày 10/8/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc công
bố thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Hải quan.
Mô hình khung được xây dựng để áp
dụng chung thống nhất đảm bảo phù hợp với đặc thù từng lĩnh vực chức năng quản
lý và đảm bảo tính khả thi, việc lựa chọn quy trình, thủ tục xây dựng mô hình
khung của Tổng cục Hải quan đảm bảo đáp ứng được các tiêu chí: (i) có tính phổ
biến, (ii) có tần xuất thực hiện cao, liên quan nhiều tới người dân và doanh
nghiệp; (iii) thuận lợi cho việc xây dựng.
MHK sẽ giúp cho các CQHCNN có thể
dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu cách thức xây dựng HTQLCL tại cơ quan, qua đó
giảm thiểu tối đa chi phí liên quan tới hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL.
Dựa vào MHK được công bố, CQHCNN có thể hoàn toàn chủ động nghiên cứu để tự xây
dựng HTQLCL thích hợp cho cơ quan.
Mô hình khung gồm 3 phần chính:
Phần 1: Các yêu cầu chung
Phần này bao gồm các tài liệu chung
theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và danh mục các quy
trình nội bộ cần xem xét xây dựng.
Các nội dung chính trong Phần 1
gồm:
- Sổ tay chất lượng (bao gồm cả
Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng);
- Mẫu 6 Quy trình bắt buộc theo yêu
cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
+ Quy trình Kiểm soát tài liệu;
+ Quy trình Kiểm soát hồ sơ;
+ Quy trình Đánh giá nội bộ;
+ Quy trình Kiểm soát sự không phù
hợp;
+ Quy trình Khắc phục;
+ Quy trình Phòng ngừa;
- Danh mục các quy trình nội bộ cần
xem xét xây dựng (nếu cần);
+ Quy trình họp xem xét của Lãnh
đạo;
+ Quy trình quản lý văn bản đi và
văn bản đến;
+ Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu;
+ Quy trình mua sắm, quản lý trang
thiết bị;
+ Quy trình quản lý tài sản cố
định;
+ Quy trình tổ chức hội nghị, hội
thảo;
+ Quy trình quản lý xe ôtô;
+ Quy trình tuyển dụng và đào tạo
cán bộ, công chức;
+ Quy trình Thanh toán và tạm ứng;
+ Quy trình xét thi đua khen
thưởng;
+ Quy trình xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật (nếu có);
- Yêu cầu năng lực, trách nhiệm,
quyền hạn của các chức danh công việc (nếu cần);
Phần 2: Hướng dẫn xác định phạm
vi áp dụng HTQLCL
Nội dung chính của Phần 2 là hướng
dẫn CQHCNN xác định phạm vi áp dụng HTQLCL theo kết quả của Đề án 30 (Danh mục
các thủ tục hành chính – TTHC). CQHCNN có trách nhiệm căn cứ chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được phân công, phân cấp tại các văn bản quy phạm pháp luật do
các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương và địa phương ban hành và căn cứ danh
mục TTHC được công bố theo kết quả của Đề án 30, xác định cụ thể các thủ tục
hành chính thực hiện tại đơn vị mình phải xây dựng, áp dụng HTQLCL (phạm vi áp
dụng).
TTHC phải xây dựng, áp dụng HTQLCL
tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương bao gồm TTHC do các cơ quan có thẩm
quyền ở Trung ương quy định và TTHC do các cơ quan có thẩm quyền ở địa phương
quy định.
Khi có sự thay đổi về TTHC như bổ
sung, sửa đổi, điều chỉnh, hủy bỏ … cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm
cập nhật các nội dung thay đổi của TTHC vào HTQLCL của đơn vị mình để triển
khai áp dụng.
Khi xác định phạm vi áp theo đề án
30, cơ quan hành chính lựa chọn những thủ tục hành chính liên quan trực tiếp,
thường xuyên, liên tục giải quyết liên quan đến khách hàng thì tiến hành triển
khai áp dụng ISO 9001:2008.
Phần 3: Tài liệu hướng dẫn xây
dựng Hệ thống quy trình và Mẫu quy trình xử lý công việc
Nội dung chính của Phần 3 gồm hai
loại tài liệu chính:
- Tài liệu hướng dẫn trình bày quy
trình xử lý công việc:
Tài liệu này được xây dựng với mục
đích hướng dẫn cho CQHCNN biết được những yêu cầu về hệ thống tài liệu mà tiêu
chuẩn yêu cầu; cách viết một quy trình xử lý công việc và một số những lưu ý
cho các cán bộ khi triển khai viết các quy trình. Trong đó, hình thức xây dựng
một quy trình xử lý công việc được nhấn mạnh để đảm bảo sự vận dụng cách thức
xây dựng hợp lý, phù hợp với trình độ năng lực của CQHCNN.
- Mẫu quy trình xử lý công việc cụ
thể cho CQHCNN:
Tổng cục Hải quan xây dựng mẫu quy
trình ISO, giúp cho các đơn vị thuộc và trực thuộc tham khảo, có thể lựa chọn
phù hợp với đặc thù của từng đơn vị.
Bảng
dưới đây mô tả sự tương ứng giữa MHK và các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008
|
TT
|
Mô
hình khung
|
Yêu
cầu của tiêu chuẩn tương ứng
|
Ghi
chú
|
|
Phần 1. Các tài liệu chung
theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 và danh mục các quy trình nội bộ
cần xem xét xây dựng.
Các nội dung chính trong Phần 1
bao gồm:
|
|
1.
|
Sổ tay Chất lượng
|
4; 5; 6; 7; 8
|
|
|
2.
|
Chính sách Chất lượng
|
5.3
|
|
|
3.
|
Mục tiêu chất lượng
|
5.4
|
|
|
4.
|
Mô tả vị trí công việc (Yêu cầu
năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc)
|
5.5
|
|
|
5.
|
Quy trình Kiểm soát tài liệu
|
4.2.3
|
|
|
6.
|
Quy trình Kiểm soát hồ sơ
|
4.2.4
|
|
|
7.
|
Quy trình Đánh giá nội bộ
|
8.2.2
|
|
|
8.
|
Quy trình Kiểm soát sự không phù
hợp
|
8.3
|
|
|
9.
|
Quy trình Khắc phục
|
8.5
|
|
|
10.
|
Quy trình Phòng ngừa
|
8.5
|
|
|
Danh mục các quy trình nội bộ
cần xem xét xây dựng
|
|
11.
|
Quy trình xét thi đua khen thưởng
|
-
|
|
|
12.
|
Quy trình họp xem xét của Lãnh
đạo
|
5.6
|
|
|
13.
|
Quy trình tuyển dụng và đào tạo
cán bộ, công chức
|
6.2
|
|
|
14.
|
Quy trình quản lý công văn đi –
đến
|
4.2.3
|
|
|
15.
|
Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu
|
4.2
|
|
|
16.
|
Quy trình quản lý xe ôtô
|
6.3
|
|
|
17.
|
Quy trình tổ chức hội nghị, hội
thảo
|
7.5
|
|
|
18.
|
Quy trình quản lý tài sản cố định
|
6.3
|
|
|
19.
|
Quy trình quản lý trang thiết bị
|
6.3
6.4
|
|
|
20.
|
Quy trình mua sắm trang thiết bị
|
7.4
|
|
|
21.
|
Quy trình xây dựng Văn bản quy
phạm pháp luật
|
7.1; 7.5
|
|
|
22.
|
Quy trình thanh toán và tạm ứng
|
7.5
|
|
|
Phần 2. Hướng dẫn CQHCNN
xác định phạm vi áp dụng 4.1
(Danh mục TTHC theo kết quả của
Đề án 30).
|
|
Phần 3. Tài liệu hướng dẫn
trình bày quy trình xử lý công việc và mẫu quy trình xử lý công việc cụ thể.
|
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
Tên
cơ quan HCNN ….
SỔ TAY CHẤT LƯỢNG
Mã
hiệu: STCL
Lần
ban hành: 01
Ngày
ban hành: …../…../2011
Trang:
1/14
|
|
…
Tên cơ quan
HCNN ...
|
SỔ
TAY CHẤT LƯỢNG
|
Mã hiệu: STCL
|
|
Lần ban hành 01
|
|
Trang/Tổng trang 2/14
|
MỤC
LỤC
1. GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Lịch sử hình thành
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng
nhiệm vụ
1.3. Thành tích đã đạt được
2. PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG
3. NGOẠI TỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI
4. MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ
TRÌNH
5. DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL
TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008
6. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008
|
|
Soạn
thảo
|
Xem
xét
|
Phê
duyệt
|
|
Họ
tên
|
Nguyễn
Văn A
|
Nguyễn
Văn B
|
Nguyễn
Văn C
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Chức vụ
|
……
|
Đại
diện lãnh đạo
|
Lãnh
đạo
|
THEO
DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
Yêu
cầu sửa đổi/bổ sung
|
Trang/Phần
liên quan việc sửa đổi
|
Mô
tả nội dung sửa đổi
|
Lần
ban hành/Lần sửa đổi
|
Ngày
ban hành
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHẦN
1: GIỚI THIỆU CHUNG
Là tài liệu tổng quát, xác định
phạm vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ
cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của cơ quan; các yêu cầu của hệ thống quản lý
chất lượng; danh mục các quy trình, thủ tục đã ban hành … để Lãnh đạo và cán bộ
chủ chốt của cơ quan làm cơ sở điều hành hệ thống quản lý chất lượng của mình.
1.1. Lịch sử hình thành: (nêu tóm
tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan - căn cứ vào các văn bản,
quyết định thành lập từ trước đến nay).
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng
nhiệm vụ:
1.2.1: Sơ đồ tổ chức:
1.2.2: Chức năng nhiệm vụ: (Liệt kê
các chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan – Căn cứ vào quyết định về chức năng
nhiệm vụ hiện hành của cơ quan)
1.3. Thành tích đã đạt được: (Nêu tóm
tắt các thành tích mà cơ quan đã đạt được từ trước đến nay – Căn cứ vào các
quyết định khen thưởng, Giấy khen, Bằng khen …)
PHẦN
2: PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Ghi rõ những lĩnh vực, những công
việc và những bộ phận, cá nhân nào trong Cơ quan phải tham gia thực hiện Hệ
thống quản lý chất lượng.
Tối thiểu phải thể hiện đầy đủ các
thủ tục hành chính được thực hiện tại CQHCNN theo kết quả của đề án 30.
Ví dụ: Phạm vi áp dụng trong
Sổ tay chất lượng của Cục Thuế như sau: “Hệ thống quản lý chất lượng trình bày
trong Sổ tay chất lượng này được áp dụng trong các lĩnh vực chính sau đây về
Quản lý Nhà nước về lĩnh vực thuế:
- Đăng ký thuế;
- Trao đổi thông tin đăng ký Doanh
nghiệp giữa cơ quan thuế;
- Quản lý khai thuế, nộp thuế và kế
toán thuế;
- Miễn, giảm thuế; hoàn thuế; Quản
lý thu nợ thuế; Cưỡng chế nợ thuế; Kiểm tra thuế; Thanh tra thuế;
PHẦN
3: NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI
Do đặc thù hoạt động của CQHCNN,
không áp dụng các yêu cầu ở mục 7.3 (Thiết kế và phát triển) của tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008.
Giải thích những ngoại tệ áp dụng,
nếu có.
PHẦN
4: MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH
(xem
phụ lục 1)
PHẦN
5: DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO
9001:2008
(Danh
mục tài liệu nội bộ)
|
STT
|
TÊN
TÀI LIỆU
|
KÝ
HIỆU
|
ĐIỀU
KHOẢN TCVN ISO 9001:2008
|
|
1
|
Sổ tay chất lượng
|
STCL
|
4.2.2
|
|
2
|
Quy trình kiểm soát tài liệu
|
QT
01
|
4.2.3
|
|
3
|
Quy trình kiểm soát hồ sơ
|
QT
02
|
4.2.4
|
|
4
|
Quy trình đánh giá nội bộ
|
QT
03
|
8.2.2
|
|
5
|
Quy trình kiểm soát sản phẩm
không phù hợp
|
QT
04
|
8.3
|
|
6
|
Quy trình hành động khắc phục
|
QT
05
|
8.5.2
|
|
7
|
Quy trình hành động phòng ngừa
|
QT
06
|
8.5.3
|
|
8
|
……………
|
|
|
PHẦN
6: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA
TCVN ISO 9001:2008
|
Điều
khoản ISO
|
Tài
liệu viện dẫn
|
|
4. Hệ thống quản lý chất lượng
|
|
4.1. Yêu cầu chung
|
• Bảng mô tả hệ thống và mối
tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)
• Tài liệu của hệ thống quản lý
chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)
|
|
4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
|
|
|
4.2.1. Khái quát
|
• Toàn bộ tài liệu thuộc Hệ thống
quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)
• Các hồ sơ phát sinh để cung cấp
bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực
của hệ thống quản lý chất lượng
|
|
4.2.2. Sổ tay chất lượng
|
Sổ tay chất lượng – STCL
|
|
4.2.3. Kiểm soát tài liệu
|
• Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ
hệ thống tài liệu bao gồm: Tài liệu nội bộ (do CQHCNN ban hành) và Tài liệu
có nguồn gốc từ bên ngoài (các văn bản pháp quy và các tài liệu không do
CQHCNN ban hành nhưng áp dụng cho các quá trình nghiệp vụ của CQHCNN)
• Tài liệu liên quan: Quy trình
kiểm soát tài liệu (QT 01)
|
|
4.2.4. Kiểm soát hồ sơ
|
• Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ
các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và
hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của HTQLCL
• Tài liệu liên quan: Quy trình
kiểm soát hồ sơ (QT 02)
|
|
5. Trách nhiệm của Lãnh đạo
|
|
5.1. Cam kết của Lãnh đạo
|
Lãnh đạo CQHCNN cam kết về việc
thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của
hệ thống như:
• Truyền đạt cho mọi người về tầm
quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng (tổ chức/công dân) cũng như
yêu cầu của pháp luật.
• Xây dựng và phổ biến Chính sách
chất lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên (Phụ lục 2)
• Xây dựng Mục tiêu chất lượng
của CQHCNN và các đơn vị, phòng ban (dưới đây gọi tắt là các đơn vị) – Phụ lục 3, 4.
• Định kỳ tiến hành cuộc họp xem
xét của Lãnh đạo.
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ các
nguồn lực.
|
|
5.2. Hướng vào khách hàng (Tổ
chức/công dân)
|
Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo các yêu
cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn của
khách hàng (Tổ chức/công dân)
Xem phần 7.2.1 Xác định các yêu
cầu liên quan đến sản phẩm
Xem phần 8.2.1 Đo lường sự thỏa
mãn của khách hàng.
|
|
5.3. Chính sách chất lượng
|
Chính sách chất lượng của CQHCNN
|
|
5.4. Hoạch định
|
|
|
5.4.1. Mục tiêu chất lượng
|
• Mục tiêu chất lượng của CQHCNN
và các bộ phận đảm bảo đo lường được và phù hợp với Chính sách chất lượng của
CQHCNN (Phụ lục 3, 4)
• Báo cáo thực hiện Mục tiêu chất
lượng (Phụ lục 5)
|
|
5.4.2. Hoạch định hệ thống quản
lý chất lượng
|
• Bảng mô tả hệ thống và mối
tương tác của quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)
• Hệ thống tài liệu nội bộ của
CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ). Khi hệ thống tài liệu có thay đổi thì vẫn
luôn đảm bảo tính nhất quán như đã hoạch định.
|
|
5.5. Trách nhiệm, quyền hạn và
trao đổi thông tin.
|
|
5.5.1. Trách nhiệm và quyền hạn
|
• Sơ đồ tổ chức của CQHCNN
• Quy định về trách nhiệm, quyền
hạn của các cán bộ
|
|
5.5.2. Đại diện của Lãnh đạo
|
Quyết định phân công nhiệm vụ cho
Đại diện chất lượng – Trưởng Ban ISO (Quyết định thành lập Ban ISO)
|
|
5.5.3. Trao đổi thông tin nội bộ
|
CQHCNN cam kết thực hiện và duy
trì các cuộc họp nội bộ hoặc phương tiện điện tử để trao đổi thông tin nội bộ
của các ban và các thông tin về hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng
|
|
5.6. Xem xét của Lãnh đạo
|
• Lãnh đạo của CQHCNN cam kết
định kỳ tổ chức họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hệ thống
luôn thích hợp, thỏa đáng có hiệu lực và qua đó đánh giá được các cơ hội cải
tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng (bao gồm cả thay
đổi về Chính sách và Mục tiêu chất lượng).
• Tài liệu liên quan: Quy trình
họp xem xét của Lãnh đạo (nếu có)
|
|
6. Quản lý nguồn lực
|
|
6.1. Cung cấp nguồn lực
|
Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo đáp ứng
ngày một tốt hơn yêu cầu của tổ chức/ cá nhân thông qua việc cung cấp các
nguồn lực cần thiết để xây dựng, thực hiện, duy trì và thường xuyên cải tiến
HTQLCL như:
• Nguồn nhân lực,
• Cơ sở vật chất,
• Môi trường làm việc
|
|
6.2. Nguồn nhân lực
|
Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo những
người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải có năng
lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo và có kỹ năng kinh nghiệm thích hợp.
|
|
6.2.2. Năng lực nhận thức và đào
tạo
|
Công tác đào tạo hàng năm của CQHCNN
liên quan đến kế hoạch hàng năm và của cơ quan cấp trên.
|
|
6.3. Cơ sở hạ tầng
|
CQHCNN đảm bảo cung cấp và duy
trì cơ sở vật chất cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu về dịch
vụ hành chính. Cơ sở vật chất bao gồm:
• Nhà cửa, không gian làm việc và
các phương tiện kèm theo.
• Trang thiết bị (phần cứng và
phần mềm).
• Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển và
trao đổi thông tin)
• Xác định và quản lý môi trường
làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp với yêu cầu của sản phẩm.
|
|
6.4. Môi trường làm việc
|
|
7. Cung cấp dịch vụ (tạo sản
phẩm)
|
|
7.1. Hoạch định việc cung cấp
dịch vụ (tạo sản phẩm)
|
• CQHCNN triển khai các quá trình
cần thiết đối với việc thực hiện các công việc và các quá trình đảm bảo có sự
nhất quán.
• Bảng mô tả hệ thống và mối
tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)
• Các văn bản pháp quy có liên
quan đến hoạt động của CQHCNN (Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài)
• Tài liệu của hệ thống quản lý
chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)
|
|
7.2. Các quá trình liên quan đến
Tổ chức, người dân
|
|
|
7.2.1. Xác định các yêu cầu liên
quan đến sản phẩm
|
CQHCNN xác định:
• Yêu cầu hồ sơ đầu vào khách
hàng nộp (bao gồm cả hoạt động trả kết quả và sau khi trả kết quả)
• Yêu cầu không được khách hàng
công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng cụ thể hoặc sử dụng dự kiến khi đã
biết.
• Yêu cầu về chế định và pháp
luật liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ.
• Mọi yêu cầu khác do CQHCNN xác
định
Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn
thủ tục của các phòng ban chuyên môn và văn bản pháp quy liên quan.
|
|
7.2.2. Xem xét các yêu cầu liên
quan đến sản phẩm
|
CQHCNN xem xét đầy đủ các yêu cầu
liên quan đến hồ sơ đầu vào để đảm bảo hồ sơ phù hợp trước khi cam kết về
việc xử lý, thẩm định hồ sơ và trả kết quả cho khách hàng và đảm bảo rằng:
• Yêu cầu về sản phẩm được định
rõ.
• Yêu cầu khác với quy định hoặc
văn bản pháp quy phải được xử lý, giải quyết.
• CQHCNN có khả năng đáp ứng các
yêu cầu đã định.
Hồ sơ của việc xem xét phải được
lưu giữ.
Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn
thủ tục của các phòng chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan.
|
|
7.2.3. Trao đổi thông tin với
khách hàng
|
CQHCNN đảm bảo sắp xếp có hiệu
quả việc trao đổi thông tin của khách hàng liên quan đến:
• Thông tin về sản phẩm
• Xử lý các yêu cầu của khách
hàng khi có thay đổi.
• Phản hồi của khách hàng (kể cả
các khiếu nại)
Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn
thủ tục của các đơn vị chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan.
|
|
7.3. Thiết kế và phát triển
|
Phần lớn các Cơ quan hành chính
nhà nước tiến hành các công việc phải theo chức năng, nhiệm vụ do cấp trên
giao và các công việc đó phải theo quy định trong hệ thống các văn bản pháp
quy; nên không thực hiện việc thiết kế - triển khai công việc mới.
Trong trường hợp CQHCNN có thực
hiện hoạt động này thì sẽ được kiểm soát chặt chẽ tuân thủ theo yêu cầu tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 .
|
|
7.4. Mua hàng
|
CQHCNN mua hàng theo đúng quy
định của pháp luật
• CQHCNN đảm bảo kiểm soát việc
mua hàng và dịch vụ quan trọng bên ngoài phục vụ cho giải quyết công việc của
mình; đảm bảo hàng hóa và dịch vụ quan trọng mua ngoài phù hợp với yêu cầu đề
ra.
• CQHCNN tìm hiểu, chọn lựa nguồn
cung cấp hàng hóa và dịch vụ quan trọng từ bên ngoài và chỉ chấp nhận các
hàng hóa-dịch vụ đó sau khi đã kiểm tra, xác nhận là đạt yêu cầu. Hàng hóa
hay dịch vụ quan trọng nào phát hiện có sai lỗi phải xử lý theo các hình thức
thích hợp.
• Các kết quả theo dõi, đánh giá
nguồn cung cấp và hàng hóa, dịch vụ mua vào được lưu giữ hồ sơ.
Lưu ý:
- Chỉ xem xét kiểm soát đối
với các hàng hóa, dịch vụ quan trọng như thiết bị đo lường thí nghiệm – thông
tin, sử dụng chuyên gia tư vấn, đào tạo ….;
- Phần này thường liên quan
tới các Cơ quan hành chính Nhà nước thuộc khối sự nghiệp (nghiệp vụ - kỹ
thuật);
- Những chỉ dẫn của cấp trên,
những phần đóng góp theo chức năng của các cơ quan liên quan, những đóng góp
của các Chuyên gia bên ngoài để giải quyết công việc của Cơ quan cũng như
được coi như là dịch vụ bên ngoài phải được kiểm soát.
|
|
7.5. Cung cấp dịch vụ
|
|
|
7.5.1. Kiểm soát quá trình thực
hiện và cung cấp dịch vụ công
|
• CQHCNN đảm bảo lập kế hoạch,
tiến hành thực hiện và cung cấp dịch vụ công trong điều kiện được kiểm soát
trên cơ sở:
- Có sẵn những thông tin về đặc
điểm, yêu cầu của công việc;
- Có sẵn những Quy trình, Hướng
dẫn công việc ứng với các quá trình và ở nơi cần thiết;
- Việc sử dụng và bảo dưỡng các
thiết bị, phương tiện kỹ thuật;
- Việc thực hiện các hoạt động
theo dõi, kiểm tra, đánh giá;
- Thực hiện việc chuyển giao kết
quả công việc cho khách hàng và việc tiếp tục xem xét, giải quyết các vấn đề
phát sinh sau đó (nếu có).
• Tài liệu của hệ thống quản lý
chất lượng cùa CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)
|
|
7.5.2. Xác nhận giá trị sử dụng
của các quá trình cung cấp dịch vụ
|
Đối với những công việc mà kết
quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận ngay được CQHCNN đảm bảo thực hiện đầy
đủ các nội dung sau:
• Xác định chuẩn mực để xem xét
và phê duyệt các quá trình;
• Phê duyệt về thiết bị và trình
độ con người để thực hiện công việc đó;
• Các phương pháp và thủ tục cụ
thể phải thực hiện và các yêu cầu về hồ sơ được lưu giữ.
|
|
7.5.3. Nhận biết và xác định
nguồn gốc
|
CQHCNN đảm bảo các yêu cầu sau:
• Khi cần thiết, có thể nhận biết
văn bản/hồ sơ trong suốt quá trình thực hiện.
• Nội dung nhận biết là trạng
thái của quá trình xử lý văn bản (như ký tắt, v.v.) tương ứng với các yêu cầu
theo dõi và đo lường.
• Khi có yêu cầu, xác định nguồn
gốc của văn bản/hồ sơ được thực hiện thông qua việc lưu trữ đầy đủ các hồ sơ
công việc.
• Tài liệu liên quan: Tài liệu
của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ).
• Các sổ theo dõi trong quá trình
xử lý công việc.
|
|
7.5.4. Tài sản của khách hàng
|
• Trong quá trình tiếp nhận và xử
lý các văn bản/hồ sơ của các tổ chức/công dân, CQHCNN đảm bảo, các đơn vị
phải nhận biết, lưu giữ, bảo quản, bảo mật các thông tin trong văn bản/hồ sơ
của tổ chức/công dân cung cấp. Nếu xảy ra trường hợp hồ sơ bị mất, bị hư hỏng
thì CQHCNN sẽ phải thông báo cho tổ chức/công dân được biết và có cách khắc
phục. Đồng thời, lập và lưu hồ sơ về các trường hợp xảy ra.
• Tài liệu liên quan: Tài liệu
của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)
|
|
7.5.5. Bảo toàn sản phẩm
|
Hồ sơ phải được bảo quản ngay từ
khi được tiếp nhận, trong quá trình xử lý và lưu trữ.
Trong quá trình tiến hành giải
quyết công việc hoặc sau khi giải quyết xong công việc, thì các hồ sơ, văn
bản, v.v. điều phải được sắp xếp, lưu giữ và bảo quản đầy đủ và an toàn.
Tài liệu liên quan: Quy trình
kiểm soát hồ sơ (QT 02)
|
|
7.6. Kiểm soát phương tiện theo
dõi và đo lường
|
Trong những hoạt động hành chính
nào đó mà có sử dụng phương tiện đo lường và theo dõi thì cần:
• Xác định rõ phương tiện đo và
phép đo;
• Thực hiện việc hiệu chuẩn, kiểm
định theo quy định của quản lý đo lường (đảm bảo tính thống nhất và đúng
đắn);
• Được bảo quản không để xảy ra
hư hỏng hoặc giảm giá trị (ảnh hưởng tới độ chính xác của các kết quả đo).
Khắc phục kịp thời những sai hỏng, hiệu chuẩn hay kiểm định lại trước khi đưa
ra sử dụng.
• Phần mềm được sử dụng để đo
lường và theo dõi các yêu cầu nhất định phải được phê duyệt trước khi cho áp
dụng.
• Lưu giữ hồ sơ và kiểm soát
phương tiện đo lường.
|
|
8. Đo lường, phân tích và cải
tiến
|
|
8.1. Khái quát
|
CQHCNN đảm bảo hoạch định và
triển khai các quá trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết
để:
• Chứng tỏ các công việc luôn phù
hợp với yêu cầu quy định
• Đảm bảo hệ thống quản lý chất
lượng luôn phù hợp
• Thường xuyên nâng cao tính hiệu
lực của hệ thống quản lý chất lượng
|
|
8.2. Theo dõi và đo lường
|
|
|
8.2.1. Sự thỏa mãn của tổ
chức/công dân
|
CQHCNN áp dụng các biện pháp
thích hợp để theo dõi sự thỏa mãn của tổ chức/công dân đối với dịch vụ CQHCNN
và có những biện pháp phù hợp để luôn luôn có được sự thỏa mãn từ phía tổ
chức/công dân.
CQHCNN xây dựng và duy trì việc
thực hiện quá trình này nhằm thu thập sự phản hồi của tổ chức/công dân (Hài
lòng và chưa hài lòng) theo định kỳ mỗi năm một lần bằng việc lập Kế hoạch
thực hiện (Phụ lục 6) và bảng câu hỏi (Phụ lục 7).
|
|
8.2.2. Đánh giá nội bộ
|
Định kỳ, CQHCNN tổ chức đánh giá
chất lượng nội bộ theo kế hoạch để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng:
• Phù hợp với các nội dung đã
hoạch định (xem phần 7.1) đối với: yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, của
pháp luật và do CQHCNN quy định.
• Hệ thống được áp dụng có hiệu
lực và được duy trì.
Tài liệu liên quan: Đánh giá nội
bộ
|
|
8.2.3. Theo dõi và đo lường các
quá trình
|
• CQHCNN thực hiện việc theo dõi
quá trình thực hiện, đo lường thời gian thực hiện các công việc và khi công
việc không đạt kết quả theo hoạch định, CQHCNN sẽ tiến hành việc khắc phục và
hành động khắc phục để đảm bảo công việc luôn phù hợp.
• Tài liệu liên quan:
- Các hướng dẫn thủ tục thực hiện
tại các đơn vị chuyên môn.
- Các sổ theo dõi kết quả xử lý
công việc tại các đơn vị chuyên môn (theo mẫu tại Phụ
lục 9)
- Quy trình hành động khắc phục
(QT 05)
- Quy trình hành động phòng ngừa (QT
06)
|
|
8.2.4. Theo dõi và đo lường kết
quả công việc
|
• CQHCNN thực hiện việc xem xét,
thẩm định và chỉ thông qua khi các hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp
luật.
• Tài liệu liên quan: Tài liệu
của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)
• Phiếu theo dõi quá trình xử lý
công việc tại các đơn vị chuyên môn (theo mẫu tại Phụ
lục 8)
|
|
8.3. Kiểm soát vấn đề không phù
hợp
|
CQHCNN đảm bảo các tài liệu/hồ sơ
không phù hợp, không hợp lệ (không đầy đủ về số lượng, chủng loại, nội dung
không đảm bảo đúng quy định) được nhận biết và kiểm soát việc khắc phục như
điều chỉnh, bổ sung, nhân nhượng hoặc trả lại và được kiểm tra sau đó để đảm
bảo tài liệu/hồ sơ đáp ứng được các yêu cầu quy định của pháp luật.
Trường hợp vấn đề không phù hợp chỉ
được thực hiện sau khi đã chuyển giao kết quả cho khách hàng (quyết định, kết
quả thẩm định …) và khách hàng đã sử dụng các kết quả này thì CQHCNN sẽ có
hành động thích hợp để tránh gây ra tác động hậu quả tiềm ẩn của sự không phù
hợp được phát hiện
Tài liệu liên quan: Quy trình
kiểm soát sản phẩm không phù hợp (QT 04)
|
|
8.4. Phân tích dữ liệu
|
CQHCNN đảm bảo xác định, thu thập
và phân tích các dữ liệu tương ứng để chứng tỏ sự thích hợp và tính hiệu lực
của hệ thống quản lý chất lượng và đánh giá xem xét sự cải tiến thường xuyên
hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Việc lập báo cáo được các đơn vị
thực hiện định kỳ 03 tháng/lần (mẫu Sổ thống kê kết quả thực hiện thủ tục
hành chính - Phụ lục 10) và chuyển Ban ISO và
Lãnh đạo để theo dõi thực hiện.
|
|
8.5. Cải tiến
|
|
|
8.5.1. Cải tiến thường xuyên
|
CQHCNN thường xuyên nâng cao hiệu
lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng Chính sách chất
lượng, Mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, các hành
động khắc phục và phòng ngừa và kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
Tài liệu liên quan: Quy trình
đánh giá nội bộ (QT 03); Quy trình hành động khắc phục (QT 05); Quy trình
hành động phòng ngừa (QT 06)
|
|
8.5.2. Hành động khắc phục
|
CQHCNN đảm bảo thực hiện hành
động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái
diễn lặp lại.
Tài liệu liên quan: Quy trình
hành động khắc phục (QT 05)
|
|
8.5.3. Hành động phòng ngừa
|
CQHCNN đảm bảo thực hiện hành
động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn
sự xuất hiện.
Tài liệu liên quan: Quy trình
hành động phòng ngừa (QT 06)
|
Lưu ý: Dựa trên tình hình thực
tế của đơn vị, CQHCNN diễn giải cách thức quản lý theo các điều của tiêu chuẩn
hợp lý.
Phụ
lục 1
Phụ
lục 2
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
TÊN CƠ QUAN HCNN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Địa
danh, ngày … tháng … năm 2011
|
CHÍNH
SÁCH CHẤT LƯỢNG
Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công
chức, viên chức và người lao động của … tên CQHCNN … cam kết:
• …………….
• ……………
• ……………
|
|
……..,
ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A
|
HƯỚNG
DẪN THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2008 , Lãnh đạo cao nhất phải bảo đảm rằng chính sách chất
lượng:
a) phù hợp với mục đích của tổ
chức,
b) bao gồm việc cam kết đáp ứng các
yêu cầu và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng,
c) cung cấp cơ sở cho việc thiết
lập và xem xét các mục tiêu chất lượng,
d) được truyền đạt và thấu hiểu
trong cơ quan, và
e) được xem xét để luôn luôn thích
hợp.
Do đó, khi lập chính sách chất
lượng, Lãnh đạo cao nhất cần lưu ý đến:
- Mức độ và loại cải tiến trong
tương lai cần thiết để cơ quan hoạt động thành công,
- Mức độ thỏa mãn của các tổ chức,
công dân khi đến thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan,
- Sự phát triển của toàn bộ tập thể
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan,
- Nhu cầu và mong đợi của các tổ
chức, cá nhân liên quan,
- Nguồn lực cần thiết để thực hiện
các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Ví dụ:
…
TÊN CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC …
CHÍNH
SÁCH CHẤT LƯỢNG
Với phương châm:
CÔNG
KHAI, MINH BẠCH, ĐÚNG LUẬT, THUẬN LỢI,
HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ
Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công
chức, viên chức và người lao động của … tên CQHCNN … cam kết:
• Đảm bảo các Thủ tục hành chính
được xử lý theo đúng các yêu cầu văn bản pháp quy liên quan;
• Không ngừng hướng tới sự hài
lòng của Tổ chức, cá nhân thực hiện Thủ tục hành chính tại cơ quan thông qua
việc thực hiện và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2008 ;
• …
|
|
……..,
ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A
|
Phụ
lục 3
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
TÊN CƠ QUAN HCNN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Địa
danh, ngày … tháng … năm 2011
|
MỤC
TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM …
Thông qua việc áp dụng, duy trì,
cải tiến thường xuyên Hệ thống quản lý chất lượng, … tên CQHCNN … đảm
bảo thực hiện các mục tiêu sau:
1. ………….
2. ………….
3. …………..
|
|
……..,
ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A
|
HƯỚNG
DẪN THIẾT LẬP MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
Mục tiêu chất lượng được lập dựa
trên cơ sở chính sách chất lượng của cơ quan. Lãnh đạo cao nhất cần thiết lập
các mục tiêu này để dẫn tới sự cải tiến hoạt động của cơ quan. Mục tiêu chất
lượng phải có khả năng đo được để tạo điều kiện cho việc xem xét của lãnh đạo
có hiệu lực và hiệu quả. Khi lập các mục tiêu này, lãnh đạo cần chú ý đến:
- Nhu cầu hiện tại và tương lai của
cơ quan và tổ chức, công dân - đối tượng thực hiện thủ tục hành chính tại cơ
quan,
- Kết quả có liên quan của các cuộc
xem xét của lãnh đạo,
- Hoạt động giải quyết các thủ tục
hành chính hiện tại của cơ quan,
- Mức độ thỏa mãn của các tổ chức,
cá nhân liên quan,
- Kết quả tự xem xét, đánh giá,
- Nguồn lực cần thiết để thực hiện
các mục tiêu.
Các mục tiêu chất lượng cần được
truyền đạt đến mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan
để mọi người có thể góp phần đạt được những mục tiêu đó. Cơ quan cần xác định
rõ trách nhiệm triển khai mục tiêu chất lượng. Mục tiêu chất lượng cần được xem
xét một cách có hệ thống và được sửa đổi nếu cần.
Ví dụ:
…
TÊN CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC …
MỤC
TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM …
1. Đảm bảo 100% thủ tục hành
chính được xử lý đúng thời gian quy định tại Văn bản pháp quy liên quan;
2. Phấn đấu giảm tỷ lệ khiếu
nại, tố cáo của tổ chức, công dân về việc xử lý thủ tục hành chính so với năm
trước;
3. …
|
|
……..,
ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A
|
Phụ
lục 4
Mẫu
MỤC
TIÊU CHẤT LƯỢNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
… TÊN ĐƠN VỊ …
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
MỤC
TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM 20 …
|
STT
|
Mục
tiêu chất lượng
|
Đo
lường
|
Biện
pháp thực hiện
|
Thời
gian bắt đầu
|
Thời
gian hoàn thành
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
……..,
ngày … tháng … năm 20 …
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
|
Phụ
lục 5
Mẫu
BÁO
CÁO THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
… TÊN ĐƠN VỊ …
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BÁO
CÁO THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
|
STT
|
Mục
tiêu
|
Mức
đo lường
|
Thực
tế đạt được
|
Nguyên
nhân không đạt mục tiêu
|
Hướng
giải quyết trong thời gian tới
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
……..,
ngày … tháng … năm 20 …
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
|
Phụ
lục 6
Mẫu
KẾ
HOẠCH TRIỂN KHAI
(đo lường sự thỏa mãn của khách hàng)
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CQHCNN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
KẾ
HOẠCH TRIỂN KHAI
(đo
lường sự thỏa mãn của khách hàng)
1. Mục tiêu khảo sát:
Nhằm giúp CQHCNN có thể nhìn nhận
tổng thể hoạt động của chính mình thông qua việc nhận xét, góp ý của các đơn vị
thụ hưởng những dịch vụ do cơ quan cung cấp, qua đó xác định được những cơ hội
để cải tiến hệ thống chất lượng được tốt hơn.
2. Dịch vụ/Công việc
- …..
3. Phương pháp thu thập:
£
Fax £ Gửi thư
£
Điện thoại £
Khác:
4. Các đơn vị cần thăm dò:
|
STT
|
TÊN
ĐƠN VỊ
|
NGƯỜI
LIÊN HỆ
|
ĐỊA
CHỈ
|
ĐIỆN
THOẠI
|
FAX
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Thời gian tiến hành khảo sát:
6. Chi phí cần thiết cho cuộc
khảo sát:
|
LÃNH ĐẠO CQHCNN
|
Ngày
tháng năm 20 …
Người đề nghị
|
Phụ
lục 7
MẪU
CÂU HỎI
(đo lường sự thỏa mãn của khách hàng)
|
...TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN...
…TÊN CQHCNN…
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Kính
gửi: ……………………………….
Để nhằm mục đích cải tiến cho công
việc của CQHCNN ngày càng được hoàn thiện, đề nghị Đơn vị/Ông/Bà cho biết ý
kiến đối với các dịch vụ hành chính công dưới đây:
- …………………………………….
- …………………………………….
Vui lòng khoanh tròn vào sự lựa
chọn căn cứ vào:
(1) Tốt/Rất hài lòng (2) Đạt
yêu cầu/hài lòng (3) Chưa đạt yêu cầu/Không hài lòng
1. Thái độ của CBNV … tên
CQHCNN … đối với Đơn vị/Ông/Bà
Ý kiến khác/góp ý: ...............................................................................................................
............................................................................................................................................
2. Việc giữ gìn hồ sơ do Đơn
vị/Ông/Bà nộp
|
Không thất lạc hồ sơ
|
1
|
2
|
3
|
Ý kiến khác/góp ý: ...............................................................................................................
............................................................................................................................................
3. Chất lượng xử lý hồ sơ của … tên
CQHCNN … đối với các hồ sơ của Đơn vị/Ông/Bà nộp
|
Chính xác, khách quan
|
1
|
2
|
3
|
Ý kiến khác/góp ý: ...............................................................................................................
............................................................................................................................................
4. Thời gian … tên CQHCNN … xử
lý các hồ sơ của Đơn vị/Ông/Bà
|
Đúng thời gian đã cam kết
|
1
|
2
|
3
|
Ý kiến khác/góp ý: ...............................................................................................................
............................................................................................................................................
5. Góp ý chung:
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Rất mong sự hợp tác của Đơn
vị/Ông/Bà để … tên CQHCNN … luôn cải tiến được hoạt động của mình. Xin
chân thành cảm ơn.
|
|
Ngày
tháng năm 20 …
Lãnh đạo CQHCNN
|
Phụ
lục 8
|
… Tên CQHCNN...
|
PHIẾU
THEO DÕI QUÁ TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC
Lĩnh
vực xử lý: ………………..
|
I. Thông tin chung
|
Tên tổ chức/công dân:
__________ Mã số hồ sơ: _____
Địa chỉ:
______________________ Điện thoại: ________
|
Tổng thời gian quy định:
|
xx ngày
|
|
Tổng thời gian thực tế:
|
xx ngày
|
2. Theo dõi quá trình xử lý
|
Bước
|
Trách
nhiệm thực hiện
|
Nội
dung công việc
|
Thời
gian quy định
|
Thời
gian thực tế
|
Thời
điểm giao nhận
|
Ký
giao nhận
|
|
Người
giao
|
Người
nhận
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Đánh giá quá trình xử lý thủ
tục hành chính (mức độ đáp ứng các yêu cầu pháp luật liên quan hoặc các yêu cầu
nội bộ khác)
|
£
Đáp ứng yêu cầu
|
£
Không cần thực hiện hành động khắc phục
|
|
£
Không đáp ứng yêu cầu. Cụ thể:
|
£
Cần thực hiện hành động khắc phục. Số:
|
|
|
Ngày: ……./…../……………
|
|
|
Người đánh giá: Nguyễn Văn A
|
Phụ
lục 9
|
… Tên CQHCNN …
|
SỔ
THEO DÕI KẾT QUẢ XỬ LÝ CÔNG VIỆC
Lĩnh
vực xử lý: …………………
từ ngày ….. tháng ….. năm … đến ngày … tháng … năm …
|
|
TT
|
Mã
số hồ sơ
|
Số
Giấy chứng nhận/văn bản/Quyết định/ …
|
Người
thẩm định
|
Người
ký
|
Kết
quả xử lý
|
Ghi
chú
|
|
Đáp
ứng thời gian
|
Đáp
ứng VBPQ
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
14.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
17.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
18.
|
|
|
|
|
|
|
|
Phụ
lục 10
|
… Tên CQHCNN …
|
SỔ
THỐNG KÊ KẾT QUẢ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
từ ngày ….. tháng ….. năm … đến ngày … tháng … năm …
|
|
Thời
gian
|
Số
lượng Thủ tục hành chính
|
Lĩnh
vực
|
Lĩnh
vực
|
Lĩnh
vực
|
Lĩnh
vực
|
Lĩnh
vực
|
Lĩnh
vực
|
Tổng
cộng
|
|
Số
lượng
|
Tỷ
lệ
|
Số
lượng
|
Tỷ
lệ
|
Số
lượng
|
Tỷ
lệ
|
Số
lượng
|
Tỷ
lệ
|
Số
lượng
|
Tỷ
lệ
|
Số
lượng
|
Tỷ
lệ
|
Số
lượng
|
Tỷ
lệ
|
|
Tháng
1
|
Số lượng TTHC tiếp nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC đã giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết đúng quy
định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết không
đúng quy định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC chưa giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tháng
2
|
Số lượng TTHC tiếp nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC đã giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết đúng quy
định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết không
đúng quy định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC chưa giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tháng
3
|
Số lượng TTHC tiếp nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC đã giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết đúng quy
định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết không
đúng quy định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC chưa giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tháng
4
|
Số lượng TTHC tiếp nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC đã giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết đúng quy
định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết không
đúng quy định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC chưa giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tháng
5
|
Số lượng TTHC tiếp nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC đã giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết đúng quy
định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết không
đúng quy định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC chưa giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tháng
6
|
Số lượng TTHC tiếp nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC đã giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết đúng quy
định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết không
đúng quy định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC chưa giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tháng
…
|
Số lượng TTHC tiếp nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC đã giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết đúng quy
định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC giải quyết không
đúng quy định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số lượng TTHC chưa giải quyết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
TÊN
CƠ QUAN QLHCNN
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Mã
số QT 01
Lần
ban hành 01
Ngày
ban hành ……/…/2011
Trang
1/4
|
|
Soạn
thảo
|
Soát
xét
|
Phê
duyệt
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
|
THEO
DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
|
Ngày
|
Vị
trí
|
Nội
dung sửa đổi
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MỤC LỤC
1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát các
tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ
thống quản lý chất lượng của Cơ quan.
2. PHẠM VI
Áp dụng đối với các tài liệu thuộc
Hệ thống quản lý chất lượng tại Cơ quan
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
▪ Điều 4.2.3 - ISO 9001:2008
4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
▪ Tài liệu nội bộ: là tài liệu được
thiết lập và ban hành trong nội bộ của Cơ quan liên quan đến HTQLCL.
▪ Tài liệu bên ngoài: là tài liệu
được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL.
▪ Tài liệu được kiểm soát: là các tài
liệu Cơ quan cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu
theo bản gốc được lưu giữ tại 1 đơn vị được giao kiểm soát tài liệu.
▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ
quan
▪ ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất
lượng
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Hoạt
động
|
Trách
nhiệm
|
Mô
tả
|
|
5.1
|
Kiểm soát tài liệu nội bộ
|
|
5.1.1
|
Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài
liệu
|
Mọi cán bộ
|
Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu
mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban
hành.
Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ
triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.
Khi thiết lập tài liệu phải được
đánh mã số, cách đánh mã số thực hiện theo nguyên tắc sau:
+ Các quy trình chung của hệ
thống và các quy trình tác nghiệp được lấy ký hiệu là …
+ Sổ tay chất lượng: ký hiệu là
STCL
+ Mã số quy trình: QT xy.wz
- QT là chữ viết tắt của chữ Quy
trình.
- xy là ký hiệu viết tắt của Cơ
quan
- wz là số thứ tự của quy trình
từ 01 -> 99.
Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài
liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT 01.
+ Mã số biểu mẫu: BM xy-wz
- BM là chữ viết tắt của chữ Biểu
mẫu
- xy là số thứ tự của quy trình
- wz là số thứ tự của biểu mẫu từ
01÷99
|
|
5.1.2
|
Thiết lập/Sửa đổi tài liệu
|
Người được chỉ định
|
Thiết lập/ sửa đổi tài liệu theo
nhu cầu
|
|
5.1.3
|
Xem xét và phê duyệt tài liệu
|
ĐDLĐ và/ hoặc Lãnh đạo CQHCNN
|
ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có
trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu.
• Nếu chấp nhận, thì chuyển tài
liệu cho Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt.
• Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu
cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu
trình thực hiện theo ý thứ nhất.
Trách nhiệm xem xét và phê duyệt
tài liệu được quy định như sau:
|
TT
|
Loại
tài liệu
|
Thẩm
quyền xem xét
|
Thẩm
quyền phê duyệt
|
|
1
|
Sổ tay chất lượng
|
ĐDLĐ
|
Lãnh đạo
|
|
2
|
Thủ tục, quy trình
|
ĐDLĐ
|
Lãnh đạo
|
|
3
|
Thủ tục cấp phòng
|
Trưởng đơn vị/ĐDLĐ
|
ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo
|
|
4
|
Các Hướng dẫn công việc
|
Trưởng đơn vị
|
ĐDLĐ
|
|
|
5.1.4
|
Lập danh mục, theo dõi tình
trạng và Phân phối tài liệu
|
Văn phòng
|
Văn thư Cơ quan cập nhật các tài
liệu được phê duyệt theo BM 01.01 - Danh mục
tài liệu nội bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong Cơ quan và
tài liệu phân phối cho Lãnh đạo Cơ quan.
Văn thư cập nhật lần ban hành của
tài liệu. Lần ban hành đầu tiên có số thứ tự là 01, với mỗi lần có sửa đổi,
ban hành lại số lần ban hành tăng lên 01 đơn vị.
Văn thư Phân phối các tài liệu đã
được phê duyệt tới các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu
|
|
5.1.5
|
Lưu giữ tài liệu
|
Các đơn vị liên quan
|
Trưởng các phòng ban/bộ phận đảm
bảo rằng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ.
Từng tập Tài liệu phải lập gáy
Folder theo mẫu BM 02.04
|
|
5.1.6
|
Thu hồi tài liệu
|
Văn thư
|
Khi có sự yêu cầu phân phối tài
liệu được sửa đổi/ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo Cơ quan, Văn phòng thu
hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối
tài liệu hiện hành nhất.
Các tài liệu lỗi thời phải có dấu
hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời
|
|
5.2
|
Kiểm soát tài liệu bên ngoài
|
|
5.2.1
|
Thu thập các tài liệu liên
quan
|
Mọi cán bộ
|
Mọi cán bộ, nhân viên khi thu
thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi
về cho ĐDLĐ.
|
|
5.2.2
|
Lập danh mục, theo dõi tình
trạng và Phân phối tài liệu
|
ĐDLĐ Văn thư
|
ĐDLĐ xem xét và quyết định những
tài liệu nào cần theo dõi và kiểm soát.
ĐDLĐ chỉ đạo Văn thư lập BM 01.03 - Danh mục tài liệu bên ngoài của Cơ
quan đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các bộ phận, phòng ban
và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ
phân phối tài liệu.
Từng tập tài liệu phải lập gáy
Folder theo mẫu BM 02.04
|
|
5.2.3
|
Lưu giữ tài liệu
|
Các đơn vị liên quan
|
Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng
Danh mục tài liệu bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.03 - Danh mục tài liệu bên ngoài được sử
dụng ở đơn vị mình.
|
|
5.2.4
|
Thu hồi tài liệu
|
Văn thư
|
Khi các tài liệu không còn giá
trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Văn phòng thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ
ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM
.01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất.
Các tài liệu lỗi thời phải được
đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”.
|
6. HỒ SƠ
|
TT
|
Tên
tài liệu cần lưu giữ
|
Trách
nhiệm lưu
|
Thời
gian lưu
|
|
1
|
Danh mục tài liệu nội bộ
|
Các đơn vị
|
Theo văn bản
|
|
2
|
Sổ Phân phối tài liệu
|
Văn thư
|
Lâu dài
|
|
3
|
Danh mục tài liệu bên ngoài
|
Các đơn vị
|
Theo văn bản
|
7. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã
hiệu
|
Tên
Biểu mẫu
|
|
1
|
BM 01.01
|
Danh mục tài liệu nội bộ
|
|
2
|
BM 01.02
|
Sổ phân phối tài liệu
|
|
3
|
BM 01.03
|
Danh mục tài liệu bên ngoài
|
DANH
MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ HIỆN HÀNH
ĐƠN VỊ: ___________________________
|
STT
|
Tên
tài liệu
|
Mã
số
|
Lần
ban hành
|
Ngày
ban hành
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BM
01.01 - Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ
|
Ngày
ban hành:
|
SỔ
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
STT
|
Tên
tài liệu
|
Mã
số
|
Lần
ban hành
|
Ngày
ban hành
|
Nơi
nhận
|
Ngày
nhận
|
Người
nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BM
01.02 - Sổ phân phối tài liệu
|
Ngày
ban hành:
|
DANH
MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI HIỆN HÀNH
ĐƠN VỊ: ___________________________________
|
STT
|
Tên
tài liệu
|
Mã
số/ký hiệu
|
Nơi
ban hành
|
Ngày
ban hành
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BM
01.03 - Danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài
|
Ngày
ban hành:
|
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
TÊN
CƠ QUAN QLHCNN
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT HỒ SƠ
Mã
số QT 02
Lần
ban hành 01
Ngày
ban hành ……/…/201
Trang
1/4
|
|
Soạn
thảo
|
Soát
xét
|
Phê
duyệt
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
|
THEO
DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
|
Ngày
|
Vị
trí
|
Nội
dung sửa đổi
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MỤC LỤC
1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát hồ sơ
trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản
lý chất lượng của Cơ quan.
2. PHẠM VI
Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ
thống quản lý chất lượng tại Cơ quan
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
▪ Điều 4.2.4 - ISO 9001:2008
4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
▪ Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài
liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động
được thực hiện.
▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ
quan
▪ ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất
lượng
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Hoạt
động
|
Trách
nhiệm
|
Mô
tả
|
|
5.1
|
Kiểm soát hồ sơ
|
|
5.1.1
|
Lập danh mục hồ sơ
|
Các đơn vị
|
Các đơn vị xác định và lập danh
mục hồ sơ theo BM-…- 02.01 - Danh mục hồ sơ.
Các hồ sơ cần lưu của các đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục
này
|
|
5.1.2
|
Lưu giữ hồ sơ
|
Các đơn vị
|
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu
tại Mục 7 của các Thủ tục/ Hướng dẫn, trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ
chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học.
Từng Hồ sơ phải lập gáy Folder
theo mẫu BM 02.04
Các hồ sơ liên quan tới việc xử
lý các công việc sau một thời gian lưu trữ phải được chuyển cho một đơn vị có
chức năng lưu trữ, quản lý hồ sơ để lưu trữ và quản lý hồ sơ theo quy định.
|
|
5.1.3
|
Mượn và trả hồ sơ
|
Các đơn vị
|
Khi cán bộ có nhu cầu mượn hồ sơ,
đơn vị cho mượn có trách nhiệm hướng dẫn người mượn hồ sơ lập BM 02.02 - Yêu cầu mượn hồ sơ và theo dõi hồ sơ
đó đến khi được trả lại.
|
|
5.1.4
|
Hủy hồ sơ
|
Các đơn vị
|
Hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của
đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm hủy hồ sơ bằng cách: xé, đốt, hoặc
tái sử dụng hoặc tái chế. Khi hủy cần lập biên bản hủy hồ sơ theo BM 02.03
|
6. HỒ SƠ
|
TT
|
Tên
tài liệu cần lưu trữ
|
Trách
nhiệm lưu
|
Thời
gian lưu
|
|
1
|
Danh mục hồ sơ
|
Các đơn vị
|
Theo hồ sơ
|
|
2
|
Mượn và trả hồ sơ
|
Các đơn vị
|
Theo hồ sơ
|
|
3
|
Hủy hồ sơ
|
Các đơn vị
|
Theo hồ sơ
|
7. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã
hiệu
|
Tên
Biểu mẫu
|
|
1
|
BM 02.01
|
Danh mục hồ sơ
|
|
2
|
BM 02.02
|
Mượn và trả hồ sơ
|
|
3
|
BM 02.03
|
Hủy hồ sơ
|
|
4
|
BM 02.04
|
Mẫu gáy Folder
|
DANH
MỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
ĐƠN
VỊ: ___________________________________
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Mã
số
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BM-...-02.01
- Danh mục hồ sơ
|
Ngày
ban hành:
|
PHIẾU
MƯỢN HỒ SƠ
Họ và tên: ............................................................................................................................
Đơn vị: .................................................................................................................................
Đề nghị đơn vị: .....................................................................................................................
Vui lòng cho mượn những tài liệu -
hồ sơ sau:
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Mã
số
|
Thời
gian trả
|
Mục
đích sử dụng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ý
KIẾN CỦA ĐƠN VỊ CUNG CẤP
£ Chấp nhận £ Không chấp nhận
Lý
do không chấp nhận: ………………..
………………………………………………
………………………………………………
Ngày
… tháng … năm 20 …
ĐƠN VỊ CUNG CẤP
|
Ngày
… tháng … năm 20 …
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ
|
Tình trạng hồ sơ khi trả: £ Chấp nhận £ Không chấp nhận
Ý kiến khác: .........................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
|
ĐƠN VỊ CUNG CẤP
|
Ngày
…. tháng ….. năm 20 …
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ
|
|
BM
02.02 - Phiếu mượn hồ sơ
|
Ngày
ban hành:
|
BIÊN
BẢN HỦY HỒ SƠ
Số:
…../20 …
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20
…, tại: .........................................................................
Chúng tôi gồm:
………………………………………………….., Chức danh: .........................................................
………………………………………………….., Chức danh: .........................................................
Kính đề nghị: ………………………………… cho
phép hủy các loại hồ sơ sau:
Lý do: ..................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
|
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
|
Ngày
…. tháng ….. năm 20 …
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
|
Đã tiến hành hủy các loại hồ sơ
được phép hủy nêu trên bằng phương pháp: .........................
Tại: ………………………………. lúc …… giờ …..
phút ngày …… tháng ….. năm 20 …
|
BM
02.03 - Biên bản hủy hồ sơ
|
Ngày
ban hành:
|
|
BM- ……-02.04
|
Lần
ban hành: 01
|
Biểu mẫu tem đính trên file/cặp
hồ sơ trên giá/tủ tài liệu
Tham khảo phương pháp làm tem như
sau:
- XXXX: “Đơn vị quản lý hồ sơ” - là
tên đơn vị thuộc trường như:
Phòng HC-QT, Phòng TC-CB, …
- 
: Logo của CQHCNN
- ZZZZ: “Tên nhóm hồ sơ/ Tài liệu”
hoặc Tên hồ sơ
Nhóm hồ sơ là việc phân chia hồ sơ
hình thành trong năm của từng đơn vị cụ thể thành từng nhóm như: nhóm hồ sơ
tổng hợp (gồm các loại các báo cáo, tài liệu họp, hội nghị …); nhóm tài liệu văn
bản quy phạm pháp luật, nhóm hồ sơ vụ việc …
- MS - 00: Mã số hồ sơ - “Viết tắt
tên đơn vị quản lý hồ sơ” và số thứ tự hồ sơ theo danh mục tài liệu các đơn vị.
- Năm …: Năm hình thành hồ sơ/năm
Lập hồ sơ.
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
TÊN
CƠ QUAN QLHCNN
QUY TRÌNH
ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ
Mã
số QT 03
Lần
ban hành 01
Ngày
ban hành ……/…/201
Trang
1/7
|
|
Soạn
thảo
|
Soát
xét
|
Phê
duyệt
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
|
THEO
DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
|
Ngày
|
Vị
trí
|
Nội
dung sửa đổi
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MỤC LỤC
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định cách thức
thực hiện chương trình đánh giá nội bộ nhằm xem xét tính hiệu lực của Hệ thống
quản lý chất lượng được áp dụng tại … tên đơn vị …..
2. PHẠM VI
Áp dụng cho các hoạt động trong
HTQLCL của … tên đơn vị …
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
▪ Điều 8.2.2 - Tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2008
▪ Sổ tay chất lượng
4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
▪ Sự KPH nặng: Sự
không phù hợp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu lực của hệ thống chất lượng
trong việc đảm bảo chất lượng của dịch vụ. Những vấn đề sau đây có thể được coi
là sự không phù hợp nặng:
- Hệ thống chất lượng hoàn toàn
không đề cập đến một yêu cầu cần áp dụng trong tiêu chuẩn áp dụng.
- Một yêu cầu trong hệ thống chất
lượng hoàn toàn không được thực hiện trong thực tế hoặc được thực hiện nhưng
không có hiệu quả.
- Có nhiều sự không phù hợp nhẹ lặp
lại một cách hệ thống (lặp lại qua các phòng hoặc lặp lại trong các quá trình)
- Có sự vi phạm những yêu cầu luật
định áp dụng đối với việc cung cấp dịch vụ.
▪ Sự KPH nhẹ: Về bản
chất là sự không phù hợp xảy ra ngẫu nhiên, gây ảnh hưởng không nghiêm trọng
trong hệ thống chất lượng. Sự không phù hợp nhẹ có thể được kết luận khi:
- Có khuynh hướng diễn biến xấu
nhưng không có hành động khắc phục hoặc phòng ngừa.
- Yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc trong
hệ thống tài liệu không được thực hiện nhất quán và liên tục.
- Xuất hiện một vài điểm không tuân
thủ theo HTQLCL đã được thiết lập tuy nhiên chỉ xảy ra ở một hoặc một số nhỏ
lượng thủ tục hành chính xử lý, không xảy ra ở số lượng nhiều, mang tính hệ
thống.
▪ Các điểm lưu ý: Những
khiếm khuyết nhỏ chưa đến mức không phù hợp và không gây ảnh hưởng đáng kể tới
các yêu cầu trong hệ thống chất lượng.
▪ Đánh giá viên nội bộ: là
cán bộ, nhân viên trải qua khóa huấn luyện về đánh giá nội bộ. Các đánh giá
viên không được đánh giá công việc của mình, nhưng được phép đánh giá công việc
của bộ phận của mình.
▪ Hành động khắc phục: Hành
động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát
hiện hay các tình trạng không mong muốn khác.
▪ Hành động phòng ngừa: Hành
động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay các
tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.
▪ HĐKPPN: Hành động khắc phục/ Hành
động phòng ngừa
▪ KPH: Không phù hợp
▪ HĐKP: Hành động khắc phục
▪ HĐPN: Hành động phòng ngừa
▪ QMR: Đại diện Lãnh đạo về chất
lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao
quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất
lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải
tiến hệ thống quản lý chất lượng.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Hoạt
động
|
Trách
nhiệm
|
Yêu
cầu
|
Biểu
mẫu
|
|
5.1
|
Lập Chương trình đánh giá nội
bộ
|
|
|
Thiết lập Chương trình đánh giá
nội bộ và thành lập đoàn đánh giá nội bộ hàng năm
|
QMR
|
QMR có trách nhiệm đảm bảo thực
hiện ít nhất 1 cuộc đánh giá nội bộ trong một năm
|
|
|
5.2
|
Chuẩn bị đánh giá
|
|
|
|
Đơn vị được giao/ QMR
|
Dựa vào kế hoạch đánh giá, đơn vị
được giao nhiệm vụ trình QMR hoặc Trưởng đoàn đánh giá duyệt thông báo kế
hoạch đánh giá theo biểu mẫu BM 03.01 - Kế
hoạch đánh giá nội bộ
|
BM 03.01
|
|
5.2
|
Tiến hành đánh giá
|
|
5.3.1
|
Ghi chép đánh giá
|
Người được chỉ định
|
Đoàn đánh giá nội bộ thực hiện
đánh giá theo kế hoạch và chương trình đề ra, các nội dung đánh giá được ghi
nhận trong biểu mẫu BM 03.02 - Phiếu ghi
chép trong quá trình đánh giá.
Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá
dựa trên:
▪ Xem xét hệ thống tài liệu được
xây dựng
▪ Xem xét các hồ sơ của HTQLCL
▪ Quan sát thực tế hoạt động cung
cấp dịch vụ
▪ Phỏng vấn
|
BM 03.02
|
|
Trong trường hợp phát hiện ra các
điểm không phù hợp, đoàn đánh giá nội bộ đưa ra các điểm KPH theo biểu mẫu BM 03.03 - Báo cáo sự KPH
Bộ phận được đánh giá phải thực
hiện đầy đủ các yêu cầu của HĐKP về khắc phục và thực hiện đúng thời gian quy
định đề ra.
|
BM 03.03
|
|
5.3.2
|
Phân loại đánh giá
|
|
Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá
dựa trên:
▪ Xem xét hệ thống tài liệu được
xây dựng
▪ Xem xét các hồ sơ của HTQL
▪ Quan sát thực tế hoạt động trên
hiện trường
Trong trường hợp phát hiện ra các
điểm không phù hợp, đoàn đánh giá nội bộ đưa ra các điểm KPH theo biểu mẫu BM 03.03 - Báo cáo sự KPH
Bộ phận được đánh giá phải thực
hiện đầy đủ các yêu cầu của HĐKP về khắc phục và thực hiện đúng thời gian quy
định đề ra.
Trong trường hợp phát hiện ra các
điểm lưu ý, đoàn đánh giá nội bộ ghi nhận các phát hiện theo biểu mẫu BM 03.04 - Các điểm lưu ý
|
BM 03.03
BM 03.04
|
|
5.4
|
Báo cáo đánh giá
|
|
5.4.1
|
Lập báo cáo đánh giá
|
Trưởng Đoàn đánh giá
|
Có trách nhiệm tập hợp các điểm
không phù hợp và các điểm lưu ý của các thành viên và lập báo cáo đánh giá
theo biểu mẫu BM 03.05 - Báo cáo
đánh giá nội bộ
Kết quả đánh giá nội bộ được báo
cáo với QMR và Lãnh đạo cao nhất của CQHCNN
|
BM 03.05
|
|
5.5.
|
Theo dõi kết quả thực hiện
HĐKPPN
|
|
5.5.1
|
Thực hiện HĐKP
|
Người được chỉ định
|
Trưởng đoàn đánh giá phải theo
dõi, xem xét việc thực hiện hành động khắc phục của các bộ phận có điểm KPH
theo BM 03.03 - Báo cáo sự KPH
Nếu kết quả khắc phục không đạt
thì phát phiếu yêu cầu hành động khắc phục lại.
Nếu kết quả khắc phục đạt thì
trưởng đoàn đánh giá ký nhận, lưu hồ sơ kết thúc đánh giá.
|
BM 03.03
|
6. HỒ SƠ
|
TT
|
Tên
Biểu mẫu
|
|
1.
|
Chương trình đánh giá nội bộ
|
|
2.
|
Phiếu ghi chép trong quá trình
đánh giá
|
|
3.
|
Báo cáo sự KPH
|
|
4.
|
Các điểm lưu ý
|
|
5.
|
Báo cáo đánh giá
|
|
Chú ý: Hồ sơ được lưu tại đơn vị
xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu … (các đơn vị tự xác định cụ thể). Sau
khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo
quy định hiện hành.
|
7. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã
hiệu
|
Tên
Biểu mẫu
|
|
1.
|
BM 03.01
|
Chương trình đánh giá nội bộ
|
|
2.
|
BM 03.02
|
Phiếu ghi chép trong quá trình
đánh giá
|
|
3.
|
BM 03.03
|
Báo cáo sự KPH
|
|
4.
|
BM 03.04
|
Các điểm lưu ý
|
|
5.
|
BM 03.05
|
Báo cáo đánh giá
|
CHƯƠNG
TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
|
Thời gian:
|
Lần:
|
Tiêu
chuẩn quốc gia: TCVN ISO 9001:2008
|
|
STT
|
Đánh
giá viên
|
Chức
vụ công tác
|
Vai trò trong đoàn đánh giá
|
|
|
|
|
Trưởng đoàn
|
|
|
|
|
Thành viên
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bộ
phận
|
Ngày
|
Giờ
|
Nội
dung đánh giá
|
Thủ
tục liên quan
|
Đánh
giá viên
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Phê
duyệt
…………………………………….
BM 03.01
|
Người
lập
…………………..
Ngày
ban hành: …/…/….
|
PHIẾU
GHI CHÉP TRONG QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ
Bộ phận được đánh giá: ........................................................................................................
Đánh giá viên: ……………………………………………..
Ngày: ...................................................
|
Điều
khoản
|
Phần
ghi chép thông tin
|
Nhận
xét
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BM 03.02
|
Ngày
ban hành: …/…/…
|
BÁO
CÁO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP
|
Bộ phận được đánh giá:
|
Sự không phù hợp số:
|
|
Trưởng đoàn đánh giá:
|
|
Ngày đánh giá:
|
Tiêu chuẩn đánh giá:
|
Đánh giá viên:
|
|
£ Nặng
|
£ Nhẹ
|
Điều khoản:
|
|
Mô tả sự không phù hợp:
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
|
|
Báo cáo hành động khắc phục
của bộ phận được đánh giá:
|
|
Ngày
dự kiến
|
Ngày
hoàn thành:
|
Xác nhận của đại diện bộ phận
được đánh giá:
|
|
Nội dung hành động khắc phục:
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
|
|
Theo dõi kiểm tra hành động
khắc phục:
|
|
Nhận xét:
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
|
|
£
Chấp
nhận
|
£
Không
chấp nhận
|
|
Xác nhận của trưởng đoàn đánh giá
Ngày: ……………………
|
Ký tên:
|
|
|
|
|
|
|
BM 03.03
|
Ngày
ban hành: …/…/…
|
CÁC
ĐIỂM LƯU Ý
Bộ phận được đánh giá: ........................................................................................................
Nội dung chi tiết:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
|
Mọi
điểm lưu ý đã được giải thích và hoàn toàn thông hiểu.
Ngày: …/…/…
Đánh giá viên
………………………..
|
Ngày: …/…/…
Đại diện bộ phận được đánh giá
………………………………
|
|
BM 03.04
|
Ngày
ban hành: …/…/…
|
BÁO
CÁO ĐÁNH GIÁ
Bộ phận được đánh giá: ........................................................................................................
Thời gian đánh giá (ngày/giờ): ...............................................................................................
Loại hình đánh giá: Nội bộ .....................................................................................................
Tiêu chuẩn: ...........................................................................................................................
Đánh giá viên: .......................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Kết quả đánh giá:
Số điểm không phù hợp nặng:
………………..
Số điểm không phù hợp nhẹ: …………………
Số điểm lưu ý: ………………………………….
Điểm mạnh:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Các vấn đề còn tồn tại:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Kiến nghị của bộ phận được đánh giá
(nếu có):
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
|
Trưởng
đoàn đánh giá
……………………………….
|
Đại
diện bộ phận đánh giá
………………………………
|
|
BM 03.05
|
Ngày
ban hành: …/…/…
|
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
TÊN
CƠ QUAN QLHCNN
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP
Mã
số QT 04
Lần
ban hành 01
Ngày
ban hành ……/…/201
Trang
1/4
|
|
Soạn
thảo
|
Soát
xét
|
Phê
duyệt
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
|
THEO
DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
|
Ngày
|
Vị
trí
|
Nội
dung sửa đổi
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MỤC LỤC
1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức xử lý các dịch
vụ hành chính công không phù hợp được phát hiện thông qua quá trình giải quyết
công việc.
2. PHẠM VI
Quy trình được áp dụng đối với
HTQLCL của … Tên cơ quan/ đơn vị …..
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
▪ Điều 7.5.1; 8.2.3; 8.2.4 - Tiêu
chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 .
▪ Sổ tay chất lượng
4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
▪ Sự không phù hợp: là việc
giải quyết các thủ tục hành chính không đáp ứng yêu cầu theo các văn bản pháp
quy và các quy định nội bộ của … tên cơ quan/ đơn vị … liên quan.
▪ QMR: Đại diện Lãnh đạo về
chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định,
trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý
chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và
cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Hoạt
động
|
Trách
nhiệm
|
Mô
tả
|
Biểu
mẫu
|
|
5.1
|
Nhận biết sự không phù hợp
|
Mọi cán bộ, công chức … TÊN ĐƠN
VỊ …
|
Khi phát hiện sự không phù hợp,
người phát hiện xem xét và báo cáo sự không phù hợp cho Đại diện lãnh đạo
hoặc trưởng bộ phận liên quan. Sự không phù hợp có thể bao gồm:
• Sử dụng tài liệu không được phê
duyệt
• Cán bộ, công chức không đáp ứng
chuẩn mực năng lực theo yêu cầu
• Dịch vụ không đáp ứng theo quy
định
• Khách hàng phản hồi chính đáng
về sự không thỏa mãn dịch vụ
• Thực hiện không đúng theo quy
trình
• Những sự không phù hợp do không
tuân thủ các thủ tục, quy trình được đánh giá ở mức độ nghiêm trọng theo quan
điểm của người phát hiện.
|
BM 04.01
|
|
5.2
|
Xem xét mức độ không phù hợp
|
QMR/ Trưởng đơn vị liên quan
|
Xem xét nội dung sự không phù hợp
và quyết định liệu có cần thiết phải yêu cầu xử lý sự không phù hợp và lập
thành văn bản:
- Nếu cần thiết, yêu cầu người
phát hiện lập báo cáo xử lý sự không phù hợp và yêu cầu đơn vị nảy sinh sự
không phù hợp xem xét xử lý sự không phù hợp.
- Nếu không cần thiết, thông báo
cho đơn vị nắm bắt hiện tượng và xem xét xử lý hoặc giải thích lại cho người
phát hiện nếu như sự không phù hợp là không chính xác
|
BM 04.01
|
|
5.3
|
Xử lý sự không phù hợp
|
Đơn vị liên quan
|
Xem xét, đề xuất biện pháp xử lý
và tiến hành xử lý sự không phù hợp
|
BM 04.01
|
|
5.4
|
Kiểm
tra xác nhận việc xử lý sự không phù hợp
|
QMR/ người phát hiện
|
Kiểm tra xác nhận lại liệu việc
xử lý sự không phù hợp đã được thực hiện có hiệu lực.
- Nếu đạt yêu cầu, xác nhận việc
đã hoàn thành xử lý sự không phù hợp
- Nếu không đạt yêu cầu, mở yêu
cầu xử lý sự không phù hợp mới
Khi cần thiết, yêu cầu đơn vị
thực hiện hành động khắc phục đối với sự không phù hợp đã xảy ra.
|
BM 04.01
|
|
5.5
|
Theo dõi việc xử lý sự không
phù hợp
|
QMR/người được phân công
|
Tổng hợp và theo dõi toàn bộ sự
không phù hợp được phát hiện trong … TÊN ĐƠN VỊ …
|
BM 04.02
|
6. HỒ SƠ
|
TT
|
Tên
Biểu mẫu
|
|
1.
|
Báo cáo sự không phù hợp
|
|
2.
|
Theo dõi sự không phù hợp
|
|
Chú ý: Hồ sơ được lưu tại đơn vị
xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu … (các đơn vị tự xác định cụ thể). Sau
khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo
quy định hiện hành.
|
7. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã
hiệu
|
Tên
biểu mẫu
|
|
1.
|
BM 04.01
|
Báo cáo sự không phù hợp
|
|
2.
|
BM 04.02
|
Theo dõi sự không phù hợp
|
BÁO
CÁO SỰ KHÔNG PHÙ HỢP
|
1- Ngày:
|
2- Số:
|
|
3 - Sự không phù hợp: Mô tả bản
chất và phạm vi của sự không phù hợp:
Người lập:
|
|
4 - Đề xuất hình thức xử lý:
|
|
Làm
lại £
|
Sửa
chữa £
|
Nhân nhượng £
|
|
Hình thức khác:
|
|
Người có thẩm quyền:
|
Ngày:
|
|
Người thực hiện:
|
Ngày hoàn thành:
|
|
Kết quả xử lý sự không phù hợp
|
|
Người thực hiện:
|
Ngày thực tế hoàn thành:
|
|
5 - Giám sát:
|
|
Thỏa mãn £
|
Không thỏa mãn £
|
Báo cáo SPKPH mới số:
|
|
Ghi chú:
|
|
Người giám sát:
|
Ngày:
|
|
|
|
|
|
BM 04.01 - Báo cáo sự không phù
hợp
|
Ngày
ban hành: …/…/…
|
THEO
DÕI SỰ KHÔNG PHÙ HỢP
|
STT
|
Số
phiếu
|
Ngày
phát hiện
|
Đơn
vị nảy sinh không phù hợp
|
Người
xử lý
|
Ngày
hoàn thành
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BM 04.02 - Theo dõi sự không phù
hợp
|
Ngày
ban hành: …/…/…
|
|
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
TÊN
CƠ QUAN QLHCNN
QUY TRÌNH
HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA
Mã
số QT 06
Lần
ban hành 01
Ngày
ban hành ……/…/201
Trang
1/4
|
|
Soạn
thảo
|
Soát
xét
|
Phê
duyệt
|
|
Chức vụ
|
|
|
|
|
Chữ ký
|
|
|
|
|
Họ tên
|
|
|
|
|
|
THEO
DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
|
Ngày
|
Vị
trí
|
Nội
dung sửa đổi
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định cách thức
thực hiện các Hành động phòng ngừa để loại bỏ nguyên nhân gây ra các sự không
phù hợp tiềm ẩn.
2. PHẠM VI
Áp dụng cho các hoạt động trong
HTQLCL của … tên đơn vị …
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
▪ Điều 8.5.3 - Tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2008.
▪ Sổ tay chất lượng
4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
▪ HĐPN: Hành động phòng ngừa
▪ KPH: Không phù hợp
▪ Hành động phòng ngừa: Hành động
được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay các tình
trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.
▪ Sự không phù hợp: Sự không đáp
ứng yêu cầu (của công chức, khách hàng, pháp luật, quy định của CQHCNN v.v…).
▪ QMR: Đại diện Lãnh đạo về
chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định,
trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý
chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và
cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
TT
|
Hoạt
động
|
Trách
nhiệm
|
Yêu
cầu
|
Biểu
mẫu
|
|
5.1
|
Phát hiện sự KPH tiềm ẩn
|
Mọi cán bộ, công chức … tên đơn
vị …
|
Ghi nhận nội dung sự không phù
hợp tiềm ẩn
|
BM 06.01
|
|
5.2
|
Xem xét và chỉ định người chủ trì
|
QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan
|
Xem xét bản chất sự KPH. Nếu
đúng, chỉ định người chủ trì theo dõi HĐPN theo các bước tiếp theo. Nếu không
chính xác, giải thích với người đề xuất và kết thúc.
|
BM 06.01
|
|
5.3
|
Điều tra nguyên nhân và đề xuất
HĐPN
|
Người được chỉ định
|
Người được chỉ định điều tra
nguyên nhân và đề xuất HĐPN lên người có thẩm quyền.
|
BM 06.01
|
|
5.4
|
Phê duyệt HĐPN
|
QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan
|
Xem xét kết quả điều tra và HĐPN
được đề xuất
|
BM 06.01
|
|
5.5
|
Thực hiện HĐPN
|
Người được chỉ định
|
Thực hiện HĐPN theo đề xuất.
|
BM 06.01
|
|
5.6
|
Xem xét kết quả
|
QMR hoặc Lãnh đạo cơ quan
|
Đánh giá kết quả thực hiện HĐPN
xem có loại bỏ được nguyên nhân của sự KPH tiềm ẩn hay không. Nếu đạt, cho
lưu hồ sơ theo bước tiếp theo. Nếu không đạt, mở yêu cầu HĐPN mới và quay trở
lại 5.3
|
BM 06.01
|
|
5.7
|
Lưu hồ sơ
|
Đơn vị khắc phục
|
Lưu lại hồ sơ
|
BM 06.01
|
6. HỒ SƠ
|
TT
|
Tên
Biểu mẫu
|
|
1.
|
Yêu cầu hành động khắc phục
|
|
Chú ý: Hồ sơ được lưu tại đơn vị
xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu … (các đơn vị tự xác định cụ thể). Sau
khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo
quy định hiện hành.
|
7. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã
hiệu
|
Tên
biểu mẫu
|
|
1.
|
BM 06.01
|
Yêu cầu hành động phòng ngừa
|
YÊU
CẦU HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA
SỐ:
……….
|
Sự không phù
hợp: £ Tiềm ẩn
|
|
Sự không phù hợp liên quan tới:
£
Dịch vụ không phù hợp
£
Theo dõi thủ tục, dịch vụ
Đơn vị:
|
£
Khiếu nại của khách hàng
£
Kết quả đánh giá
|
£
Hệ thống chất lượng
£
Khác
|
|
Mô tả sự không phù hợp:
|
|
Ngày
|
Người lập:
|
Xác nhận:
|
|
Nguyên nhân và HĐPN:
Người thực
hiện: Thời hạn hoàn thành:
|
|
Người phê duyệt:
|
Ngày:
|
|
Xác nhận HĐPN:
£
Đạt yêu cầu £
Chưa đạt yêu cầu £
Số phiếu không phù hợp mới
|
|
Người phê duyệt:
|
Ngày
|
|
|
|
|
|
|
|
BM 06.01 - Yêu cầu hành động
phòng ngừa
|
Ngày
ban hành: …/…/…
|
|
|
YÊU
CẦU NĂNG LỰC, TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC CHỨC DANH CÔNG VIỆC
|
Mã hiệu TNQH
|
|
Lần ban hành ..
|
|
Ngày ban hành: …/…/…
|
Căn cứ tình hình thực tế tại từng
đơn vị, cơ quan hành chính nhà nước nghiên cứu, quy định cụ thể về yêu cầu năng
lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc theo từng đơn vị, gồm
02 phần: phần I mô tả sơ đồ tổ chức của đơn vị và phần 2 quy định cụ thể về yêu
cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc.
I. Sơ đồ tổ chức tại các đơn vị:
II. Yêu cầu năng lực, trách
nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc
* Chức danh: …
* Báo cáo đến: …
* Tổng quan về công việc:
1. Trách nhiệm:
- ...........................................................................................................................................
- ...........................................................................................................................................
- ...........................................................................................................................................
2. Quyền hạn:
- ...........................................................................................................................................
- ...........................................................................................................................................
- ...........................................................................................................................................
3. Yêu cầu:
- Trình độ: .............................................................................................................................
- Kỹ năng: .............................................................................................................................
- Kinh nghiệm: .......................................................................................................................
- Tính cách: ...........................................................................................................................
|
Người lập
|
……,
ngày tháng năm
Thủ trưởng đơn vị
|
Một số ví dụ:
Cơ quan có thể tham khảo thêm về
một số ví dụ quy định về yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của một số
chức danh công việc sau:
A. Đối với cán bộ thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ
* Chức danh: Văn
thư, lưu trữ
* Báo cáo đến: Chánh
Văn phòng
* Tổng quan về công việc:
1. Trách nhiệm:
- Tiếp nhận công văn đến, đóng
dấu công văn đến, vào sổ công văn đến và phần mềm lưu máy tính, trình lãnh đạo
cơ quan phê duyệt và chuyển công văn đến các đơn vị chuyên môn trong ngày.
- Tiếp nhận công văn đi, vào sổ
công văn đi và phát hành trong ngày.
- Theo dõi quá trình xử lý các
văn bản đến có yêu cầu thời gian phúc đáp.
- Bảo quản hồ sơ tài liệu và lưu
trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.
- Quản lý, bảo quản các con dấu.
- ……
2. Quyền hạn:
- Có quyền từ chối phát hành
công văn đi nếu không đảm bảo đúng thủ tục quy định.
- Không cung cấp tài liệu lưu
trữ nếu không có ý kiến của Chánh Văn phòng
- ……
3. Yêu cầu:
- Trình độ: Tốt nghiệp trường
Trung cấp Văn thư lưu trữ.
- Kỹ năng: Hiểu biết công việc
đang làm …
- Kinh nghiệm: Giải quyết công
việc nhanh, xác định thời gian giao trả hồ sơ của từng đơn vị …
- Tính cách: Thái độ giao tiếp
lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và chu đáo …
|
Người lập
|
………,
Ngày tháng năm
Chánh Văn phòng
|
B. Đối với cán bộ thực hiện
công tác kế toán
* Chức danh: Kế
toán
* Báo cáo đến: Chánh
Văn phòng, Thủ trưởng cơ quan
* Tổng quan về công việc:
1. Trách nhiệm:
- Thực hiện chế độ, chính sách
tài chính, kế toán tại cơ quan theo quy định.
- Báo cáo cho các cơ quan liên
quan về tình hình thực hiện sử dụng ngân sách, phí, lệ phí theo định kỳ.
- Quyết toán thu chi ngân sách
năm và xây dựng kế hoạch thu chi ngân sách năm kế tiếp (gồm kinh phí dự toán
ngân sách, phí lệ phí và vốn đầu tư các dự án quy hoạch).
- Thực hiện chế độ lưu trữ tài
liệu kế toán (trên máy vi tính và trên sổ sách chứng từ).
- Theo dõi thực hiện Quy chế chi
tiêu nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản công.
- Kiểm tra theo dõi việc thu
phí, lệ phí của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- ………
2. Quyền hạn:
- Có quyền từ chối thanh toán
nếu không đảm bảo đúng thủ tục hành chính.
- Không thanh toán những trường
hợp không nằm trong phạm vi cho phép của chế độ tài chính quy định trừ trường
hợp cấp có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.
- ……..
3. Yêu cầu:
- Trình độ: Có trình độ chuyên
môn.
- Kỹ năng: Hiểu biết công việc
đang làm, tạo mối quan hệ với các đơn vị liên quan và Kho bạc Nhà nước
tỉnh/thành phố. Tin học hóa phần mềm trên máy tính …
- Kinh nghiệm: Giải quyết công
việc nhanh, chính xác, kịp thời …
- Tính cách: Thái độ giao tiếp
lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và cẩn thận …
|
Người lập
|
……,
ngày tháng năm
Chánh Văn phòng
|
C. Đối với Chánh Văn phòng
* Chức danh: Chánh
Văn phòng
* Báo cáo đến: Lãnh
đạo cơ quan
* Tổng quan về công việc:
1. Trách nhiệm:
- Tổ chức, điều hành công việc
chung của Văn phòng.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên
chế cán bộ công chức của Văn phòng.
- Giải quyết các chế độ chính
sách cho cán bộ, công chức.
- Quản lý tài chính, tài sản cơ
quan.
- Theo dõi tổng hợp, báo cáo
định kỳ tháng, 03 tháng, 06 tháng, năm và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm
vụ với UBND tỉnh/thành phố, cơ quan cấp trên và các cơ quan có thẩm quyền khác.
- Xây dựng kế hoạch, chương
trình công tác tháng, quý, năm.
- Theo dõi, quản lý thực hiện
công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ nội bộ.
- Quản lý chỉ đạo, điều hành Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên
thông.
- ………
2. Quyền hạn:
- Được quyền đánh giá, nhận xét
cán bộ công chức; đề xuất đào tạo, bồi dưỡng, dự thi nâng ngạch, bổ nhiệm, luân
chuyển, khen thưởng và quản lý cán bộ công chức của Văn phòng.
- Được quyền ký thừa lệnh Thủ
trưởng cơ quan theo quy định phân cấp.
- ……..
3. Yêu cầu:
- Trình độ: Có trình độ chuyên
môn.
- Kỹ năng: Hiểu biết công việc
đang làm, có kỹ năng đánh giá, phân tích và tổng hợp báo cáo; có kỹ năng soạn
thảo tốt các văn bản và kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm
trong công tác quản lý Nhà nước, trong công tác tổ chức và trong công tác quản
lý hành chính Nhà nước.
- Tính cách: Quyết đoán, thái độ
giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và linh hoạt.
|
Người lập
|
……,
ngày tháng năm
Thủ trưởng cơ quan
|
Phần 2.
HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH PHẠM VI ÁP DỤNG HTQLCL
Hướng
dẫn xác định phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo kết quả của Đề án
30
Nội dung chính của Phần 2 là hướng
dẫn CQHCNN xác định phạm vi áp dụng HTQLCL theo kết quả của Đề án 30 (Danh mục
các thủ tục hành chính - TTHC). CQHCNN có trách nhiệm căn cứ chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được phân công, phân cấp tại các văn bản quy phạm pháp luật do
các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương và địa phương ban hành và căn cứ danh
mục TTHC được công bố theo kết quả của Đề án 30, xác định cụ thể các thủ tục
hành chính thực hiện tại đơn vị mình phải xây dựng, áp dụng HTQLCL (phạm vi áp
dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 ).
TTHC phải xây dựng, áp dụng HTQLCL
tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương bao gồm TTHC do các cơ quan có thẩm
quyền ở Trung ương quy định và TTHC do các cơ quan có thẩm quyền ở địa phương
quy định.
Khi có sự thay đổi về TTHC như bổ
sung, sửa đổi, điều chỉnh, hủy bỏ,… cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm
cập nhật các nội dung thay đổi của TTHC vào HTQLCL của đơn vị mình để triển
khai áp dụng.
Khi xác định phạm vi áp dụng theo
đề án 30, cơ quan hành chính lựa chọn những thủ tục hành chính liên quan trực
tiếp, thường xuyên, liên tục giải quyết liên quan đến khách hàng thì tiến hành
triển khai áp dụng TCVN ISO 9001:2008 .
Phạm vi áp dụng HTQLCL được xác
định căn cứ vào Thủ tục hành chính theo đề án 30 thuộc lĩnh vực Hải quan đã
được cấp có thẩm quyền ban hành và chức năng, nhiệm vụ của ngành Hải quan.
Ví dụ: Phạm vi áp dụng cho
các lĩnh vực sau:
a) Các thủ tục hành chính theo
đề án 30 - áp dụng cho Tổng cục Hải quan.
- Thủ tục Kiểm tra sau thông quan
tại trụ sở Tổng cục Hải quan;
- Thủ tục Kiểm tra sau thông quan
tại trụ sở đơn vị được kiểm tra;
-
- …
b) Các thủ tục hành chính theo
đề án 30 – áp dụng cho Cục Hải quan:
- Thủ tục hoàn thuế đối với các
trường hợp được xét hoàn thuế theo Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010
của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan;
thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập
khẩu;
- Thủ tục Xét miễn thuế đối với
trường hợp các trường hợp miễn thuế hàng quà biếu, quà tặng, hàng mẫu nằm trong
định mức miễn thuế; thuốc chữa bệnh là quà biếu, quà tặng có trị giá vượt mức
miễn thuế nhưng do người Việt Nam định cư ở nước ngoài gửi về cho nhân thân tại
Việt Nam là gia đình có công với cách mạng, thương binh, liệt sỹ, người già yếu
không nơi nương tựa; hàng nhập khẩu để bán tại cửa hàng miễn thuế;
- Thủ tục Xét giảm thuế đối với
hàng hóa xuất nhập khẩu bị hư hỏng, mất mát trong quá trình giám sát của cơ
quan hải quan;
- Thủ tục kiểm tra, tham vấn, xác
định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại Cục Hải quan;
- Thủ tục Kiểm tra sau thông quan
tại trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố;
- Thủ tục Kiểm tra sau thông quan
tại trụ sở doanh nghiệp;
- Thủ tục giải quyết khiếu nại lần
đầu đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan;
- Thủ tục giải quyết khiếu nại lần
hai đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan.
-
- …
c) Các thủ tục hành chính theo
đề án 30 – áp dụng cho Chi cục Hải quan
- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu thương mại;
- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu thương mại;
- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp chế xuất;
- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu chuyển cửa khẩu;
- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
của người xuất cảnh, nhập cảnh và phương tiện xuất cảnh, nhập cảnh qua biên
giới;
- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu không nhằm mục đích thương mại;
- Thủ tục hải quan đối với hàng hóa
nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại;
- Thủ tục hải quan đối với tàu biển
xuất cảnh;
- Thủ tục hải quan đối với tàu biển
nhập cảnh;
- …
Phần 3.
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN VÀ MẪU QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC
Phần này bao gồm các tài liệu chính
sau:
- Tài liệu hướng dẫn trình bày quy
trình xử lý công việc;
- Hướng dẫn trình bày quy trình xử
lý công việc;
- Ví dụ 01 quy trình xử lý công
việc trình bày theo dạng chi tiết.
|
BỘ
TÀI CHÍNH
TỔNG
CỤC HẢI QUAN
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
TRÌNH
BÀY QUY TRÌNH
XỬ
LÝ CÔNG VIỆC
Hà
Nội, năm 2011
|
MỤC
LỤC
1. Yêu cầu đối với Hệ thống tài
liệu.
2. Cách viết một Quy trình xử lý
công việc
2.1. Khái niệm
2.2. Hình thức của quy trình
2.3. Nội dung quy trình
2.4. Xây dựng biểu mẫu thuộc quy
trình
3. Những điều lưu ý khi viết quy
trình
4. Các mẫu sử dụng
Mẫu quy trình theo dạng diễn giải
chi tiết
1. Yêu cầu đối với hệ thống tài
liệu.
Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2008, các cơ quan xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng phải thiết lập
thành văn bản một số loại tài liệu. Các tài liệu này phải được công bố rộng rãi
trong cơ quan (và khi cần có thể cung cấp để tham khảo đối với các Tổ chức và
cá nhân bên ngoài có liên quan).
1.1. Lợi ích của việc lập văn
bản.
- Cơ sở để đảm bảo chất lượng công
việc do cơ quan tạo ra nhằm thỏa mãn khách hàng và yêu cầu chế định;
- Khẳng định cam kết của Lãnh đạo
đối với chất lượng trong cơ quan;
- Chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ
chức; trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận và cá nhân trong cơ quan được
xác lập rõ ràng;
- Thông tin cho mọi người trong cơ
quan biết hệ thống quản lý chất lượng đã được thiết lập và sẽ thực hiện; cung
cấp các hướng dẫn cần thiết cho tiến hành công việc thuận lợi;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc
thực hiện các tiêu chí của cơ quan và tăng cơ hội cho việc cải tiến liên tục hệ
thống quản lý chất lượng của cơ quan;
- Cơ sở để được thừa nhận và đánh
giá, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan, nâng cao uy tín của cơ
quan.
1.2. Cấu trúc Hệ thống tài
liệu
Các tài liệu được lập thành văn bản
của hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính, về nguyên tắc, gồm 04
mức (hay tầng) sau đây:
Mức 1: Sổ tay chất
lượng (bao gồm Chính sách và Mục tiêu chất lượng).
Mức 2: Các Quy trình,
thủ tục (gồm các Quy trình ứng với các yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2008 và các Quy trình tác nghiệp).
Mức 3: Các hướng dẫn
công việc (để thực hiện các Quy trình, thủ tục).
Mức 4: Các tài liệu
hỗ trợ (gồm những Biểu mẫu, các tài liệu tham khảo, hồ sơ… để thực hiện các Quy
trình, thủ tục, hướng dẫn công việc).
Việc phân mức (hay tầng) của các
tài liệu này nhằm giúp nhận biết các tài liệu chủ yếu cần có của hệ thống quản
lý chất lượng. Tuy nhiên, tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 không bắt buộc
mọi cơ quan phải thiết lập đủ 04 mức tài liệu như vậy và cũng không hướng dẫn
thống nhất việc biên soạn các tài liệu đó như thế nào. Mỗi cơ quan tự chọn
phương án lập các văn bản các tài liệu cần thiết cho mình tương thích với trình
độ quản lý và trình độ, kỹ năng của cán bộ, công chức trong cơ quan.
1.3. Lưu ý
a) Hệ thống văn bản được thiết lập
không phủ nhận mà dựa trên cơ sở những văn bản đã có với sự bổ sung những gì
chưa có (mà cần phải có), sửa đổi những gì không đúng hoặc không còn thích hợp
(được khẳng định là cần sửa đổi), loại bỏ những gì không cần thiết hoặc không
còn hiệu lực về mặt pháp lý).
b) Chỉ lập thành văn bản ứng với
từng mức (hay từng tầng) trên cơ sở xác định rõ công việc của cơ quan là gì và
các quá trình chính để tổ chức thực hiện các việc đó. Những công việc tuy cần
phải làm nhưng không quan trọng và những quá trình, thủ tục đơn giản đã thành
thục trong thực hiện hàng ngày của cán bộ - công chức thì không cần lập thành
văn bản.
1.4. Phân biệt giữa tài liệu
và hồ sơ:
- Tài liệu là các văn bản được
thiết lập và công bố để trên cơ sở đó mà tổ chức thực hiện công việc của mình
(như chính sách và mục tiêu chất lượng; cơ cấu tổ chức và trách nhiệm, quyền
hạn; các Quy trình hay Thủ tục; hệ thống văn bản pháp quy; các Tiêu chuẩn; Định
mức kinh tế - kỹ thuật).
- Hồ sơ là một loại tài liệu đặc
biệt, là những thông tin được tập hợp, ghi chép lại dưới nhiều hình thức trong
và sau khi công việc đã được thực hiện; nó minh chứng cho trạng thái thực của
việc đã thực hiện đó (như các biểu mẫu thống kê, các báo cáo, các biên bản hội
họp, biên bản hay kết luận về kiểm tra – đánh giá, các quyết định xử lý, các
chứng từ về vật tư hay tài chính…).
2. Cách xây dựng Quy trình xử lý
công việc
2.1. Khái niệm
Quy trình (hay Thủ tục) là tài liệu
hướng dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tự các bước cần
thiết (Ai làm và làm theo cái gì ứng với mỗi bước) theo một quá trình nhất định
nhằm đảm bảo cho quá trình đó được kiểm soát.
Trong thực tế, Quy trình nhằm thực
hiện một Quá trình nhất định nào đó như: Nghiên cứu xây dựng một Văn bản pháp
quy; Xét miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa NK (áp dụng tại Tổng cục); Xem
xét, giải quyết một Đơn khiếu tố của Công dân; Tiến hành một cuộc kiểm tra hay
thanh tra; Tuyển dụng cán bộ, công chức; Quản lý văn bản đi-đến; Lưu trữ hồ sơ…
Trong hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 , Quy trình thường được thiết lập
tương ứng với ba phần:
- Ứng với công việc chính thuộc
phạm vi áp dụng tiêu chuẩn của cơ quan;
- Ứng với các công việc hỗ trợ để
thực hiện các công việc chính;
- Ứng với yêu cầu bắt buộc của tiêu
chuẩn (với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 là các hoạt động: Kiểm soát
tài liệu; Kiểm soát hồ sơ; Đánh giá nội bộ; Kiểm soát sản phẩm không phù hợp;
Hành động khắc phục; Hành động phòng ngừa).
2.2. Hình thức của Quy trình
Tùy theo mức độ phức tạp của quy
trình hay quá trình và ý đồ của người soạn thảo, phần nội dung chính có thể
trình bày dưới nhiều dạng khác nhau. Trong khuôn khổ của các cơ quan hành chính
nhà nước. Việc hình thức các quy trình được có thể cân nhắc xây dựng theo các
cách khác nhau, tài liệu hướng dẫn xây dựng quy trình giới thiệu cách xây dựng
Sử dụng bảng biểu diễn giải.
Hình thức Quy trình được xây dựng
theo cách thức này là sự thể hiện các thông tin theo dạng diễn giải kết hợp với
bảng biểu được xây dựng theo trình tự xử lý thủ tục hành chính, trong đó nêu rõ
trình tự các bước, trách nhiệm của cán bộ, công chức, thời gian xử lý, và các biểu
mẫu, hồ sơ cần lưu tại mỗi bước công việc.
Theo Quyết định 118/2009/QĐ-TTg , cơ
quan cần áp dụng HTQLCL đối với các thủ tục hành chính được công bố theo kết
quả của Đề án 30. Do đó, trong quá trình xây dựng thủ tục xử lý công việc, các
thông tin liên quan đến quá trình xử lý thủ tục hành chính cần được tận dụng
tối đa, triệt để. Hình thức Quy trình theo cách thức bảng biểu diễn giải có ưu
điểm bên cạnh việc thể hiện rõ được các nội dung cần thiết quy định, chỉ rõ
trách nhiệm, thời gian xử lý và các biểu mẫu liên quan, hồ sơ cần lưu còn tận
dụng được tối ưu các thông tin công bố theo kết quả của Đề án 30. Các quy trình
xử lý công việc được xây dựng mẫu cho các cơ quan hành chính nhà nước được xây
dựng theo cách này. Mẫu Quy trình xử lý công việc theo cách thức này được thể
hiện tại Phụ lục 2.
2.3. Nội dung của Quy trình
Để dễ theo dõi, nội dung của các
Quy trình gồm những mục sau:
a) Mục đích:
Nói rõ Quy trình được thiết lập
nhằm giải quyết vấn đề gì. Thí dụ: Mục đích của Quy trình kiểm soát tài liệu có
thể viết “Mục đích của Quy trình này là hướng dẫn và phân công trách nhiệm để
kiểm soát có hệ thống việc ban hành, phân phát, soát xét và hủy bỏ các tài liệu
của Hệ thống Quản lý chất lượng”. Hay mục đích của Quy trình xét miễn thuế nhập
khẩu đối với hàng hóa NK (áp dụng tại Tổng cục) có thể viết “Mục đích của Quy
trình này là quy định các bước phải thực hiện đối với việc xét miễn thuế nhập
khẩu hàng hóa nhập khẩu áp dụng tại Tổng cục Hải quan”…
b) Phạm vi áp dụng
Cho biết Quy trình sẽ được áp dụng
ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện (như với Quy trình kiểm
soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ thì phạm vi áp dụng là toàn bộ Tổ chức).
c) Tài liệu viện dẫn
Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc
nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện Quy trình. Với Dịch vụ hành
chính thì quan trọng nhất là phải sưu tập và liệt kê các Văn bản Pháp quy
(Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị) và các tài liệu
hướng dẫn về nghiệp vụ - kỹ thuật của các cơ quan có thẩm quyền (Tiêu chuẩn,
Định mức, Biểu mẫu thống kê…). Tài liệu viện dẫn thường rất nhiều và luôn thay
đổi, vì vậy cần chọn lựa những tài liệu trực tiếp chi phối việc thực hiện Quy
trình hàng ngày và các tài liệu đó phải được cập nhật khi có sự bổ sung, sửa
đổi, thay thế của cơ quan có thẩm quyền. Khi cần thiết, có thể viện dẫn các văn
bản pháp quy liên quan trong mục nội dung.
d) Thuật ngữ và Định nghĩa
Giải thích các khái niệm hay định
nghĩa các từ ngữ được sử dụng thống nhất trong Quy trình để tránh hiểu sai hay
hiểu không thống nhất hoặc các từ viết tắt trong quy trình.
e) Nội dung quy trình
Mô tả nội dung, trình tự, địa điểm,
thời gian tiến hành công việc; bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện và thực
hiện theo những chỉ dẫn nào.
Điều quan trọng để xác định được
đúng phần này là phải nắm vững yêu cầu và đặc điểm của công việc (các tính chất
đặc trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành, các mối quan hệ tương tác lẫn
nhau…); các quá trình (chung và riêng); năng lực cán bộ, công chức và các nguồn
lực có thể huy động.
Đây là phần cốt lõi của Quy trình.
Mỗi tổ chức và mỗi đơn vị, cá nhân trong tổ chức cần phân tích, chọn lựa phương
án thích hợp cho mình, miễn sao rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo kiểm soát
được quá trình và công việc tạo ra. Theo kinh nghiệm ở nhiều nơi, nên kết hợp
sử dụng Lưu đồ với mô tả bằng lời thì thuận tiện cho người thực hiện hơn.
f) Hồ sơ
Liệt kê những hồ sơ cần phải lưu
trữ làm bằng chứng cho việc thực hiện Quy trình, cần quy định rõ trách nhiệm
lưu trữ, thời gian lưu trữ, nơi lưu…
g) Biểu mẫu
Chủ yếu gồm các hướng dẫn, biểu mẫu
áp dụng thống nhất khi thực hiện Quy trình (được mã hóa và kèm theo nguyên
bản).
3. Xây dựng biểu mẫu
Biểu mẫu ở đây được hiểu là các mẫu
đơn, mẫu phiếu (ví dụ: mẫu giấy đề nghị cấp giấy chứng nhận, mẫu theo dõi quá
trình xử lý công việc, biểu mẫu thống kê… Biểu mẫu là những ấn phẩm in sẵn, khi
dùng đến chỉ việc điền vào những khoảng trống.
a) Mục đích
- Thống nhất cách ghi chép.
- Cung cấp đúng và đủ những thông
tin cần thiết.
- Tiết kiệm thời gian.
b) Hình thức
Tùy mục đích sử dụng mà biểu mẫu có
rất nhiều dạng khác nhau. Dưới đây là 1 số dạng thường gặp:
- Biểu, bảng: thường dùng để điền
số.
- Mẫu/Form: quy định những thông
tin cần cung cấp (sau đó là khoảng trống để ghi chép).
- Kết hợp 2 dạng trên.
- Và các dạng khác.
Kích thước và màu sắc: tùy mục đích
và màu sắc, có thể sử dụng các loại kích thước, màu sắc khác nhau cho phù hợp.
c) Cách sử dụng
- Có thể ghi chép bằng tay.
- Hoặc sử dụng các phương tiện tự
động, bán tự động để ghi chép.
4. Lưu ý khi viết quy trình
Trong quá trình xây dựng Quy trình
xử lý công việc, người dự thảo cần lưu ý một số điểm sau:
- Mỗi Quy trình đều nên có đủ 07
mục nêu trên. Mục nào không có nội dung phải trình bày thì bỏ trống hoặc ghi
chữ “Không”.
- Viết Quy trình là phần quan trọng
và mất nhiều công sức nhất. Cần chọn cử cán bộ có trình độ, nắm chắc vấn đề đảm
nhiệm.
- Thường một Quy trình từ khi thông
qua, công bố áp dụng lần đầu (ở cuối giai đoạn xây dựng các Văn bản) tới khi
tạm coi là hoàn chỉnh (ở giai đoạn đánh giá, chứng nhận) phải bổ sung, sửa đổi
nhiều lần. Cần thực hiện việc viết Quy trình theo hướng dẫn của bên Tư vấn như:
Nhận biết yêu cầu (tức xác định Quy trình đó là cần phải có); Lãnh đạo Cơ quan
phê duyệt (xác nhận sự cần thiết và cho tiến hành); Thu thập thông tin (về Quy
trình hiện hành và các thông tin liên quan khác); Viết dự thảo (những gì phải
làm đã được cân nhắc; sắp xếp hợp lý; diễn tả đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu…); Thu
thập ý kiến đóng góp trong nội bộ Cơ quan và những nơi có liên quan bên ngoài
(gồm cả kết quả khảo sát, thử nghiệm, nếu có); Xét duyệt và cho phép áp dụng
của Lãnh đạo Cơ quan; Theo dõi, phân tích tình hình áp dụng để tiếp tục bổ
sung, hoàn chỉnh.
- Trong mỗi cơ quan, đơn vị cần
phân công cụ thể trách nhiệm xây dựng dự thảo Quy trình; trách nhiệm kiểm tra,
xem xét dự thảo quy trình và trách nhiệm phê duyệt Quy trình. Người dự thảo Quy
trình nên là người trực tiếp thực hiện quy trình hoặc Lãnh đạo cấp Phòng, người
xem xét nên là Đại diện lãnh đạo/thành viên trong ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị,
người phê duyệt cần phải là người Lãnh đạo cao nhất để đảm bảo tính hiệu lực
của HTQLCL.
- Việc xây dựng Quy trình trong
HTQLCL là trách nhiệm chính của cơ quan, đơn vị thực hiện dự án. Không nên ủy
quyền hoặc thuê tư vấn viết hộ Quy trình. Điều này dễ dẫn đến việc cán bộ, công
chức không hiểu được nội dung Quy trình, không tuân thủ theo quy trình và không
có khả năng tự cải tiến quy trình./.
THEO
DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI
|
Lần
sửa đổi
|
Ngày
sửa đổi
|
Nội
dung và hạng mục sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH:
Quy trình này quy định trình tự,
thủ tục đối với thủ tục kiểm tra trước hàng hóa nhập khẩu cho các tổ chức cá
nhân có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa. Nhằm đảm bảo cho việc thực hiện thủ tục
nhanh gọn, chính xác, đúng các yêu cầu của pháp luật về nhập khẩu hàng hóa.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Quy trình này áp dụng đối với các
hàng hóa được nhập khẩu vào Việt Nam theo quy định của pháp luật hiện hành.
Cục giám sát quản lý về hải quan
kết hợp với các đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan triển khai thực hiện
quy trình này.
3. CĂN CỨ PHÁP LÝ
+ Luật Hải quan sửa đổi năm 2005.
+ Nghị định 154/2005/NĐ-CP ngày
15/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ
tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan
+ Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày
20/4/2009 của Bộ Tài chính Hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát
hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất
khẩu, nhập khẩu.
+ Quyết định 1171/QĐ-TCHQ ngày 15/6/2009
của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy trình thủ tục hải quan đối với hàng
hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại.
+ Quyết định 1127/QĐ-TCHQ ngày
03/6/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành các biểu mẫu nghiệp vụ giám
sát quản lý về hải quan.
Nghị định số 19/2006/NĐ-CP ngày
20/02/2006 do Chính phủ ban hành về quy định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, xuất
xứ hàng hóa nhập khẩu.
4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ
VIẾT TẮT
- TCHQ: Tổng cục Hải quan.
- HH: Hàng hóa;
- XNK: Xuất nhập khẩu;
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH (xem
trang sau)
|
Quy trình xác nhận trước hàng
hóa nhập khẩu:
|
|
Nội dung quy trình
|
Trình
tự các bước
|
Trách
nhiệm thực hiện
|
|
Bước 1: Nộp hồ sơ
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu xác
định trước xuất xứ hàng hóa
|
Người
có nhu cầu xác định
|
|
Bước 2: Kiểm tra, Tiếp nhận
hồ sơ:
Cán bộ phụ trách thực hiện việc
kiểm tra về tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.
+ Nếu hồ sơ hợp lệ thì vào sổ
theo dõi, viết giấy hẹn thời gian trả kết quả.
+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng
dẫn cho tổ chức, công dân hoàn thiện bổ sung.
|
Cán
bộ được phân công Cục giám sát quản lý về hải quan
|
|
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Cán bộ phụ trách tiến hành thẩm
định về nội dung và tính hợp lệ của hồ sơ bao gồm:
+ Nội dung đơn đề nghị xác nhận
xuất xứ hàng hóa;
+ Các thông tin liên quan đến
nguyên vật liệu sản xuất ra hàng hóa;
+ Hợp đồng và hóa đơn mua bán
hàng hóa,
+ Và các chứng từ khác liên quan
tới sản phẩm theo quy định tại mục a.4 điểm a khoản 4 điều 8 Thông tư số
79/2009/TT-BTC .
|
Cán
bộ chuyên môn được phân công.
|
|
Bước 4: Viết phiếu xác
nhận, trình ký
|
Cán
bộ thực hiện thẩm định
|
|
Bước 5: Ký phiếu xác nhận
xuất xứ hàng hóa
|
Lãnh
đạo Cục giám sát quản lý về hải quan.
|
|
Bước 6: Trả kết quả
|
Chuyên
viên được phân công
|
|
Bước 7: Lưu hồ sơ
Theo mục 6 Quy trình
|
Chuyên
viên được phân công.
|
|
Cách
thức thực hiện
|
Trực tiếp tại Tổng cục Hải quan
(Cục giám sát quản lý về hải quan)
|
|
Thành
phần hồ sơ
|
+ Đơn
đề nghị xác nhận trước xuất xứ hàng hóa (mẫu đơn do Tổng cục Hải quan quy
định), trong đó mô tả rõ tên hàng, mã số H.S, nước và cơ sở sản xuất hay gia
công, lắp ráp, nước xuất khẩu, giá FOB, dự kiến thời gian và hành trình của
hàng hóa khi vận chuyển vào Việt Nam;
+ Bản kê các nguyên vật liệu dùng
để sản xuất ra hàng hóa gồm các thông tin như: tên hàng, mã số H.S, xuất xứ
nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm, giá CIF của nguyên vật liệu;
+ Hóa đơn mua bán các nguyên vật
liệu dùng để sản xuất ra hàng hóa;
+ Các chứng từ khác: Bản mô tả sơ
bộ quy trình sản xuất ra hàng hóa, giấy chứng nhận giám định, giấy chứng nhận
gia công lắp ráp, giấy chứng nhận phân tích thành phần, catalogue, mẫu hàng,
ảnh chụp được yêu cầu xuất trình trong những trường hợp các giấy tờ trên chưa
có đủ thông tin để xác nhận trước xuất xứ.
|
|
Số
lượng hồ sơ (bộ)
|
01 bộ
|
|
Thời
hạn giải quyết
|
150 ngày làm việc kể từ ngày nhận
được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ
|
|
Kết
quả thực hiện
|
Phiếu xác nhận
|
|
Lệ
phí
|
20 000đ
|
6. HỒ SƠ LƯU:
|
TT
|
Tài
liệu cần lưu giữ
|
Trách
nhiệm lưu
|
Nơi
lưu
|
Thời
gian lưu
|
|
1.
|
Một bộ hồ sơ đầy đủ do tổ chức cá
nhân nộp
|
Cán
bộ thực hiện
|
Cục
giám sát quản lý về hải quan
|
Lâu
dài
|
|
2.
|
Phiếu xác nhận.
|
|
3.
|
Các giấy tờ có liên quan khác
phát sinh trong quá trình thị lý, giải quyết.
|
7. PHỤ LỤC
- Mẫu: 01-ĐXX/2009: Đơn đề nghị xác
nhận trước xuất xứ hàng hóa nhập khẩu.
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
…..,
ngày … tháng … năm ……
ĐƠN
ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN TRƯỚC XUẤT XỨ
HÀNG HÓA NHẬP KHẨU
Kính
gửi: Tổng cục Hải quan (Cục Giám sát quản lý về hải quan)
1. Công ty (tên, địa chỉ, số điện
thoại, số fax, địa chỉ e-mail): ………..
…………………………………………………………………………………
2. Tên hàng, mã số H.S, trị giá
FOB: ……………………………………...
3. Cơ sở sản xuất, gia công, lắp
ráp (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, địa chỉ e-mail): ………..
4. Nước xuất khẩu:
………………………………………………….
5. Hành trình dự định của lô hàng
từ nước sản xuất, nước xuất khẩu đến Việt Nam: ………..
6. Các giấy tờ kèm theo:
- Bản kê các nguyên vật liệu dùng
để sản xuất ra hàng hóa gồm các thông tin như: tên hàng, mã số H.S, xuất xứ,
giá CIF.
- Hóa đơn mua bán các nguyên vật
liệu dùng để sản xuất ra hàng hóa.
- Các chứng từ khác (bản mô tả sơ
lược quy trình sản xuất ra hàng hóa, giấy chứng nhận giám định, giấy chứng nhận
gia công lắp ráp, giấy chứng nhận phân tích thành phần, catalogue, mẫu hàng,
ảnh chụp, …)
Xin cam đoan về tính xác thực của
nội dung và các chứng từ kèm theo.
|
Công chức hải quan tiếp nhận ký và ghi rõ họ tên
(trường hợp nhận đơn trực tiếp tại Tổng cục Hải quan)
|
Ngày
tháng năm
Đại diện công ty
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
THEO
DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI
|
Lần
sửa đổi
|
Ngày
sửa đổi
|
Nội
dung và hạng mục sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trình tự các
bước tiến hành việc đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế xuất khẩu, nhập khẩu
được miễn thuế của Cục hải quan …, nhằm thực hiện đúng chính sách và pháp luật
của nhà nước về khuyến khích, xuất khẩu, nhập khẩu những mặt hàng trong danh
mục cho phép và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp đồng thời góp
phần tăng cường sự quản lý của nhà nước trong hoạt động xuất nhập khẩu.
2. PHẠM VI
- Phạm vi áp dụng: là các hàng hóa
thuộc danh mục được miễn thuế xuất khẩu, nhập khẩu được miễn thuế theo quy định
của nhà nước;
- Đối tượng áp dụng: là các tổ chức
được phép thực hiện hoạt động xuất khẩu và/hoặc nhập khẩu có nhu cầu thực hiện
hoạt động xuất khẩu và/hoặc nhập khẩu thuộc thẩm quyền quản lý của Cục hải
quan…;
- Cục hải quan… chịu trách nhiệm tổ
chức thực hiện quy trình này.
3. CĂN CỨ PHÁP LÝ
- Luật quản lý thuế số 78/2006/QH11
ngày 29/11/2006 của Quốc hội;
- Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập
khẩu số 45/2005/QH11 ngày 14/6/2005 của Quốc hội;
- Nghị định số 149/2005/NĐ-CP ngày
08/12/2005 của Chính phủ;
- Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày
20/4/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát
hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất
khẩu, nhập khẩu;
- Quyết định số 33/2009/QĐ-TTg ngày
02/3/2009 của Thủ tướng Chính phủ ban hành cơ chế chính sách tài chính đối với
khu kinh tế cửa khẩu.
4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ
VIẾT TẮT
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
Đăng ký danh mục hàng hóa miễn
thuế xuất khẩu, nhập khẩu được miễn thuế
|
|
|
Trình
tự thực hiện
|
Trách
nhiệm thực hiện
|
|
Nội
dung quy trình
|
Bước 1: Kiểm tra, tiếp nhận
hồ sơ
- Tiếp nhận bộ hồ sơ đăng ký danh
mục của Doanh nghiệp.
- Công chức hải quan tiếp nhận hồ
sơ kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ, chứng từ.
+ Nếu hồ sơ không đầy đủ theo quy
định thì lập phiếu đề xuất yêu cầu DN bổ sung hồ sơ.
+ Nếu đầy đủ tiếp nhận đóng dấu
công văn đến ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ; lập phiếu tiếp nhận hồ sơ và gửi
khách hàng (trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp); vào sổ theo dõi của phòng
+ Chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phòng
|
Công
chức hải quan được phân công tiếp nhận hồ sơ
|
|
Bước 2: Phân công giải
quyết
Lãnh đạo phòng kiểm tra sơ bộ hồ
sơ, căn cứ phân công nhiệm vụ và tình hình công việc thực tế trong phòng để
phân công công chức hải quan trực tiếp giải quyết hồ sơ.
|
Lãnh
đạo phòng nghiệp vụ
|
|
Bước 3: Kiểm tra và xử lý
hồ sơ đăng ký Danh mục miễn thuế
- Công chức phân công giải quyết
hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ Danh mục miễn thuế đối chiếu với các văn
bản quy định, hướng dẫn hiện hành:
+ Trường hợp hồ sơ không đầy đủ
theo quy định thì lập Phiếu đề xuất và dự thảo công văn yêu cầu bổ sung hồ sơ
thông báo cho Doanh nghiệp.
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy
định thì thực hiện kiểm tra đối chiếu các chứng từ tài liệu trong bộ hồ sơ
với các quy định hiện hành.
- Xử lý kết quả kiểm tra:
+ Trường hợp không thuộc đối
tượng được miễn thuế theo quy định thì lập phiếu đề xuất và dự thảo công văn
trả lại hồ sơ cho doanh nghiệp trình lãnh đạo ký.
+ Trường hợp một số hàng hóa
thuộc danh mục miễn thuế do doanh nghiệp xây dựng không thuộc đối tượng miễn
thuế thì lập phiếu đề xuất và dự thảo công văn thông báo cho doanh nghiệp sửa
lại danh mục miễn thuế trình lãnh đạo ký.
+ Trường hợp danh mục miễn thuế
đúng quy định thì lập phiếu đề xuất, phiếu theo dõi trừ lùi trình lãnh đạo
ký.
|
Công
chức hải quan được phân công
|
|
Bước 4: Xem xét của Lãnh
đạo Phòng
- Nếu hồ sơ đúng quy định thì ký
duyệt trên Phiếu đề xuất, trình Lãnh đạo Cục ký xác nhận Danh mục miễn thuế
và Phiếu theo dõi trừ lùi.
- Nếu hồ sơ chưa đúng thì trả lại
bước 3.
|
Lãnh đạo phòng Nghiệp vụ
|
|
Bước 5: Xem xét của Lãnh
đạo Cục
- Xem xét ký xác nhận Danh mục
miễn thuế và Phiếu trừ lùi, hoặc ký văn bản thông báo cho doanh nghiệp đối
với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ hoặc không đúng đối tượng.
|
Lãnh đạo Cục
|
|
Bước 6: Đăng ký danh mục
miễn thuế
Đăng ký vào sổ theo dõi Danh mục
miễn thuế. Đóng dấu và ký tên lên danh mục theo quy định tại Quyết định số
2424/QĐ-TCHQ
|
Công chức Phòng Nghiệp vụ
|
|
Bước 7: Trả và lưu hồ sơ
- Trả 01 bản Danh mục miễn thuế
và phiếu theo dõi trừ lùi cho doanh nghiệp
- Lưu hồ sơ theo quy định
|
Công chức Phòng Nghiệp vụ
|
|
Cách
thức thực hiện
|
Trực tiếp tại Phòng Nghiệp vụ Cục
Hải quan…
|
|
Thành
phần hồ sơ
|
- Thành phần hồ sơ:
+ Công văn đề nghị đăng ký Danh
mục hàng hóa miễn thuế nhập khẩu, nêu rõ số hàng hóa, lý do đề nghị miễn thuế
theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày 20/04/2009 của Bộ
Tài chính (Mẫu 14 Phụ lục VI
áp dụng cho tài sản cố định và mẫu
15 Phụ lục VI áp dụng cho các trường hợp khác): nộp 01 bản chính.
+ Danh mục hàng hóa xuất khẩu,
nhập khẩu được miễn thuế: nộp 02 bản chính kèm theo 02 phiếu theo dõi trừ lùi
(Theo mẫu 16 Phụ lục VI ban
hành kèm theo Thông tư số 79/2009/TT-BTC).
+ Bản Thuyết minh và/hoặc sơ đồ
lắp đặt, sử dụng hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu miễn thuế ghi trong Danh mục
gửi đăng ký đối với hàng hóa là nguyên liệu, vật tư, linh kiện, chi tiết, bộ
phận rời, phụ tùng gá lắp, thay thế, khuôn mẫu, phụ kiện đi kèm để lắp ráp
đồng bộ hoặc sử dụng đồng bộ với thiết bị, máy móc… thuộc đối tượng miễn thuế
nêu tại điểm c, d khoản 7, điểm c khoản 9 và điểm a khoản 12 Điều 100 Thông
tư số 79/2009/TT-BTC trong trường hợp nêu tại khoản 10 Điều 100 Thông tư
79/2009/TT-BTC: nộp 02 bản chính.
+ Giấy phép đầu tư hoặc Giấy
chứng nhận ưu đãi đầu tư (bao gồm cả trường hợp mở rộng dự án và các dự án
đầu tư trong nước có quy mô dưới mười lăm tỷ đồng Việt Nam và không thuộc
lĩnh vực đầu tư có điều kiện; dự án BOT, BTO, BT): xuất trình bản chính, nộp
01 bản sao.
+ Giấy phép, văn bản mở rộng dự
án ưu đãi đầu tư, thay thế, đổi mới công nghệ do cơ quan có thẩm quyền cấp
đối với trường hợp mở rộng dự án đầu tư, thay thế, đổi mới công nghệ của
trường hợp nêu tại khoản 10 Điều 100 Thông tư 79/2009/TT-BTC .
+ Luận chứng kinh tế kỹ thuật,
các tài liệu thiết kế kỹ thuật chi tiết… của dự án và dự án mở rộng (trường
hợp cơ quan hải quan yêu cầu): xuất trình bản chính, nộp 01 bản sao.
+ Hợp đồng đóng tàu đối với
nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm nhập khẩu phục vụ cho việc đóng tàu: xuất
trình bản chính, nộp 01 bản sao.
+ Dự án sản xuất phần mềm đối với
hàng hóa nhập khẩu để sản xuất phần mềm: xuất trình bản chính, nộp 01 bản
sao.
+ Đề tài, đề án nghiên cứu khoa
học và phát triển công nghệ đối với hàng hóa nhập khẩu để nghiên cứu khoa học
và phát triển công nghệ được cấp có thẩm quyền phê duyệt: xuất trình bản
chính, nộp 01 bản sao.
+ Xác nhận của cơ quan có thẩm
quyền cấp Danh mục hàng hóa miễn thuế cho các dự án cấp trước ngày 1/1/2006
đối với dự án cấp trước ngày 1/1/2006 nhưng chưa được cơ quan có thẩm quyền
cấp Danh mục hàng hóa miễn thuế: xuất trình bản chính, nộp 01 bản sao.
+ Bảng kê danh mục tài liệu hồ sơ
đăng ký Danh mục miễn thuế: nộp 01 bản chính
|
|
|
Số
lượng hồ sơ (bộ)
|
01 bộ
|
|
Thời
hạn giải quyết
|
03 ngày làm việc kể từ ngày nhận
đủ hồ sơ hợp lệ
|
|
Kết
quả thực hiện TTHC
|
Xác nhận trên Danh mục, Lập phiếu
theo dõi trừ lùi.
|
|
Lệ
phí
|
Không
|
6. HỒ SƠ LƯU
|
TT
|
Tài
liệu cần lưu giữ
|
Trách
nhiệm lưu
|
Nơi
lưu
|
Thời
gian lưu
|
|
|
- Hồ sơ do doanh nghiệp nộp;
- Bản sao Danh mục được xác nhận;
- Bản sao phiếu theo dõi trừ lùi.
|
Công
chức trực tiếp giải quyết
|
Phòng
Nghiệp vụ
|
Lâu
dài
|
7. PHỤ LỤC
+ M1: Mẫu Công văn đăng ký danh mục
miễn thuế nhập khẩu tạo tài sản cố định;
+ M2: Mẫu Phiếu theo dõi trừ lùi
hàng hóa nhập khẩu thuộc dự án đầu tư miễn thuế nhập khẩu.
Mẫu
Công văn đăng ký danh mục miễn thuế nhập khẩu tạo TSCĐ
|
Tên
tổ chức/cá nhân……….
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
……/…
V/v Đăng ký danh mục hàng hóa nhập khẩu miễn thuế nhập khẩu tạo tài sản cố
định.
|
……….,
ngày tháng năm 20…
|
Kính
gửi: Cơ quan hải quan ……………(2)
Tên tổ chức/cá nhân: (1) …………………….
Mã số thuế: ……………………………..
Địa chỉ: …………………………………
Số điện thoại: ……………………………; số Fax:
…………………….
Lĩnh vực hoạt động: …………………..
Thuộc đối tượng miễn thuế tại điểm
… khoản … Điều … Nghị định số 149/2005/NĐ-CP ngày 8/12/2005 và điểm … Mục …
phần … Thông tư số … ngày … tháng … năm 2008 của Bộ Tài chính: (Ghi cụ thể đối
tượng được miễn thuế) ……..
Nay, (1) …………………….. đăng ký danh
mục nhập khẩu hàng hóa được miễn thuế nhập khẩu tạo tài sản cố định của:
Dự án đầu tư ……………………..
- Hạng mục công trình ………………….
- Hạng mục công trình ………………….
- ………………………..
(Nếu nhập khẩu hàng hóa cho toàn bộ
dự án thì không cần ghi chi tiết hạng mục công trình)
Theo giấy phép đầu tư hoặc giấy
chứng nhận đầu tư số …………. ngày………, hoặc ………. được cấp bởi cơ quan …………………
Thời gian dự kiến nhập khẩu
từ……..đến……
Các giấy tờ kèm theo công văn này
gồm:
- 02 danh mục hàng hóa đăng ký nhập
khẩu; 02 phiếu theo dõi, trừ lùi (Mẫu số 13, 16).
- Giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận
đầu tư hoặc giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư (Nộp bản sao, xuất trình bản chính
đối chiếu khi được yêu cầu);
- Bảng kê vốn thực hiện dự án đầu
tư;
- Các giấy tờ khác:
+ …….
+ …….
(1)………………………. cam kết sử dụng hàng
hóa nhập khẩu để tạo tài sản cố định cho dự án, không sử dụng khác với mục đích
đã được miễn thuế … (1) … sẽ thực hiện đúng quy định hiện hành về xuất nhập
khẩu hàng hóa và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam kết này.
(1)………………….kính đề nghị
(2)………………….xác nhận danh mục hàng hóa miễn thuế nhập khẩu cho (1)………………….theo
quy định hiện hành./.
|
Nơi nhận:
- Như kính gửi
- Lưu
|
Người
đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/Thủ trưởng của tổ chức (hoặc người
được ủy quyền/Cá nhân
(Ký tên, đóng dấu)
|
Ghi chú:
(1): ghi tên tổ chức/ cá nhân đăng
ký danh mục;
(2): ghi tên cơ quan hải quan nơi
đăng ký danh mục.
Mẫu
Phiếu theo dõi trừ lùi hàng hóa nhập khẩu thuộc dự án đầu tư miễn thuế NK
Số tờ
…
Tờ số
…
PHIẾU
THEO DÕI, TRỪ LÙI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU
THUỘC DỰ ÁN ƯU ĐÃI ĐẦU TƯ MIỄN THUẾ NHẬP KHẨU
1- Kèm theo Danh mục hàng hóa nhập
khẩu tạo tài sản cố định dự án đầu tư được miễn thuế nhập khẩu số ……; ngày …
tháng … năm ....
2- Tên tổ chức/cá nhân: ………………; Mã
số tổ chức/cá nhân
3- Địa chỉ trụ sở tổ chức/cá nhân:
……………………………
4- Tên dự án đầu tư
…………………………………………..
|
Số
TT
|
Số,
ký hiệu, ngày tờ khai hải quan
|
Tên
hàng, quy cách phẩm chất
|
Đơn
vị tính
|
Hàng
hóa nhập khẩu theo tờ khai hải quan
|
Hàng
hóa còn lại chưa nhập khẩu
|
Công
chức hải quan thống kê, trừ lùi ký tên, đóng dấu công chức
|
|
Lượng
|
Trị
giá
|
Lượng
|
Trị
giá
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cơ
quan hải quan cấp Phiếu theo dõi, trừ lùi
(Ký tên; đóng dấu)
|
Ghi chú:
- Số tờ, tờ số và các tiêu chí tại
các mục 1, 2, 3, 4 do Hải quan nơi cấp phiếu theo dõi, trừ lùi ghi. Khi cấp phiếu
theo dõi, trừ lùi, nếu 01 phiếu gồm nhiều tờ thì đơn vị Hải quan phải đóng dấu
treo lên tất cả các tờ.
- Số liệu tại các cột từ 1 đến 9
của Phiếu do Hải quan nơi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa ghi.
- Khi doanh nghiệp đã nhập khẩu hết
hàng hóa theo Danh mục đã đăng ký thì Chi cục Hải quan cuối cùng thu lại Danh
mục và Phiếu theo dõi trừ lùi của doanh nghiệp để nộp lại cho cơ quan hải quan
nơi đăng ký ban đầu.
THEO
DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI
|
Lần
sửa đổi
|
Ngày
sửa đổi
|
Nội
dung và hạng mục sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH:
Quy trình này quy định trình tự các
bước thực hiện thủ tục Hải quan đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ
khai một lần
2. PHẠM VI:
Quy trình này áp dụng cho hoạt động
làm thủ tục Hải quan đối với hàng nhập khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai một lần;
Phòng/ bộ phận … có trách nhiệm
phối hợp với các đơn vị có liên quan giúp lãnh đạo Chi cục thực hiện quy trình
này.
3. CĂN CỨ PHÁP LÝ:
- Luật Hải quan được thông qua ngày
29/6/2001;
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Hải quan số 42/QH11 ngày 14/6/2005;
- Nghị định 154/2005/NĐ-CP ngày 15
tháng 12 năm 2005 quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục
hải quan, kiểm tra giám sát hải quan;
- Thông tư 79/2009/TT-BTC ngày
20/4/2009 hướng dẫn về thủ tục hải quan, kiểm tra giám sát hải quan, thuế xuất
khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;
Quyết định số 1171/QĐ-TCHQ ngày 15
tháng 6 năm 2009 về việc ban hành quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa
xuất khẩu, nhập khẩu thương mại.
4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ
VIẾT TẮT:
- ……….
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
|
Trình
tự các bước
|
Trách
nhiệm thực hiện
|
|
Nội
dung quy trình
|
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
- Kiểm tra sơ bộ, nếu không đủ
điều kiện đăng ký tờ khai thì thông báo bằng phiếu yêu cầu nghiệp vụ cho
người khai hải quan biết. Nếu được phép đăng ký tờ khai thì:
- Đăng ký tờ khai,
- Nhập thông tin vào máy, kiểm
tra cưỡng chế (đối với bộ hồ sơ thuộc luồng xanh, có thuế).
- In lệnh hình thức phân luồng
Doanh nghiệp; đề xuất mức độ kiểm tra, trình lãnh đạo chi cục;
- Quyết định hình thức, mức độ
kiểm tra; Điều chỉnh các quyết định, xử lý vi phạm, vướng mắc, nghi vấn nếu
có.
+ Hồ sơ luồng xanh ký xác nhận đã
làm thủ tục hải quan; chuyển thu lệ phí (nếu có), đóng dấu đã làm thủ tục hải
quan, vào sổ theo dõi, trả hồ sơ cho chủ hàng, chuyển hồ sơ sang phúc tập.
+ Hồ sơ luồng vàng, đỏ chuyển
sang các bước tiếp theo.
* Trường hợp khai báo từ xa thì
thực hiện duyệt và phản hồi thông tin doanh nghiệp.
|
Công
chức tiếp nhận
Lãnh
đạo Chi cục.
Công
chức tiếp nhận đăng ký;
Công
chức thuế, lệ phí
|
|
Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồ
sơ, giá, thuế:
- Kiểm tra chi tiết hồ sơ; kiểm
tra giá tính thuế, mã số, chế độ chính sách thuế. Tham vấn giá (nếu có). Nếu
kiểm tra thấy phù hợp thì:
+ Nhập thông tin chấp nhận vào
máy tính và in “chứng từ ghi số thuế phải thu;
+ Ghi kết quả kiểm tra chi tiết
hồ sơ vào lệnh hình thức mức độ kiểm tra và ghi kết quả kiểm tra việc khai
thuế vào tờ khai hải quan.
- Đối với hồ sơ luồng vàng có kết
quả kiểm tra chi tiết hồ sơ phù hợp với khai báo thì:
+ Ký xác nhận đã làm thủ tục hải
quan trên tờ khai và đóng dấu số hiệu công chức;
+ Chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu
lệ phí hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan”, vào sổ theo dõi và trả
hồ sơ cho chủ hàng, chuyển hồ sơ sang phúc tập.
- Đối với hồ sơ luồng đỏ có kết
quả kiểm tra chi tiết phù hợp với khai báo hoặc có vấn đề cần lưu ý thì ghi
vào lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan và chuyển cho công chức bước 3
thực hiện.
- Nếu kiểm tra chi tiết hồ sơ
(vàng và đỏ) phát hiện có sự sai lệch, chưa phù hợp, cần điều chỉnh, có nghi
vấn, có vi phạm thì đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo Chi
cục xem xét quyết định một trong các biện pháp sau:
+ Quyết định thông quan;
+ Kiểm tra lại hoặc thay đổi mức
kiểm tra thực tế hàng hóa;
+ Trưng cầu giám định hàng hóa;
+ Lập biên bản chứng nhận hoặc
biên bản vi phạm hành chính về hải quan.
- Thực hiện các thủ tục xét miễn
thuế, giảm thuế (nếu có).
|
Công
chức tính thuế
Công
chức thu lệ phí
Công
chức tính thuế
Lãnh
đạo Chi cục
Công
chức tính thuế
|
|
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng
hóa:
- Tiếp nhận văn bản đề nghị của
Doanh nghiệp về việc điều chỉnh khai báo, khai bổ sung trước khi kiểm tra
thực tế hàng hóa, đề xuất trình lãnh đạo Chi cục xem xét, quyết định (nếu
có).
- Tiến hành kiểm tra thực tế hàng
hóa;
+ Kiểm tra tình trạng bao bì,
niêm phong hàng hóa;
+ Kiểm tra thực tế hàng hóa theo
hướng dẫn ghi tại lệnh hình thức, mức độ kiểm tra;
- Ghi kết quả kiểm tra thực tế
vào tờ khai hải quan, ký tên và đóng dấu số hiệu công chức trên lệnh hình
thức.
- Nhập kết quả kiểm tra vào hệ
thống máy tính.
- Xử lý kết quả kiểm tra:
+ Nếu kết quả kiểm tra phù hợp
với khai báo thì ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã
làm thủ tục hải quan” trên tờ khai, chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí
hải quan đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan”, vào sổ theo dõi và trả tờ khai
cho chủ hàng.
- Nếu kết quả kiểm tra thực tế
hàng hóa có sự sai lệch so với khai báo thì đề xuất biện pháp xử lý và chuyển
hồ sơ cho lãnh đạo Chi cục xem xét quyết định các biện pháp sau:
+ Kiểm tra tính lại thuế và ra
quyết định điều chỉnh số thuế phải thu;
+ Lập biên bản chứng nhận, biên
bản vi phạm hành chính về hải quan;
+ Quyết định thông quan
|
Công
chức kiểm tra thực tế hàng hóa.
Công
chức thu lệ phí
Lãnh
đạo Chi cục
|
|
Bước 4: Thu lệ phí hải quan,
đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan
- Kiểm tra chứng từ nộp thuế (nếu
có) về số thuế phải nộp đối với hàng phải nộp thuế ngay;
- Thu lệ phí hải quan;
- Đóng dấu “đã làm thủ tục hải
quan” lên tờ khai hải quan;
- Vào sổ theo dõi và trả tờ khai
hải quan cho chủ hàng;
- Bàn giao hồ sơ cho bộ phận phúc
tập.
|
Công
chức thu lệ phí
|
|
Bước 5: Phúc tập hồ sơ
- Nhận hồ sơ phúc tập;
- Phúc tập hồ sơ;
- Chuyển hồ sơ sang bộ phận lưu
trữ hồ sơ.
|
Công chức phúc tập hồ sơ HQ
|
|
Bước 6: Lưu trữ hồ sơ:
- Phân loại hồ sơ;
- Sắp xếp, đánh số thứ tự đưa hồ
sơ vào lưu trữ.
(xem thêm phần 6 của quy trình
này)
|
Công
chức lưu trữ
|
|
Cách
thức thực hiện
|
Trực tiếp tại trụ sở Chi cục Hải
quan
|
|
Thành
phần hồ sơ
|
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất
khẩu hoặc nhập khẩu: nộp 02 bản chính;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy
tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng: nộp 01 bản sao;
- Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập
khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (đối với hàng hóa phải có giấy
phép xuất khẩu, nhập khẩu của theo quy định của pháp luật): nộp 01 bản sao và
xuất trình bản chính để đối chiếu và cấp phiếu theo dõi, trừ lùi hoặc nộp 01
bản chính (nếu hàng hóa khai trên tờ khai một lần là toàn bộ hàng hóa được
phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu ghi trên giấy phép);
|
|
Số
lượng hồ sơ
|
01 bộ
|
|
Thời
hạn giải quyết
|
- Thời hạn tiếp nhận, đăng ký,
kiểm tra hồ sơ hải quan: ngay sau khi người khai hải quan nộp, xuất trình hồ
sơ hải quan đúng quy định của pháp luật (Khoản 1, Điều 19 Luật Hải quan)
- Thời hạn hoàn thành kiểm tra
thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải (tính từ thời điểm người khai hải quan
đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu về làm thủ tục hải quan theo quy định tại
điểm a và điểm b khoản 1 Điều 16 Luật Hải quan):
o Chậm nhất là 08 giờ làm việc đối
với lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu áp dụng hình thức kiểm tra thực tế một phần
hàng hóa theo xác suất;
o Chậm nhất là 02 ngày làm việc
đối với lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu áp dụng hình thức kiểm tra thực tế toàn
bộ hàng hóa.
Trong trường hợp áp dụng hình
thức kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa mà lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu có số
lượng lớn, việc kiểm tra phức tạp thì thời hạn kiểm tra có thể được gia hạn
nhưng không quá 08 giờ làm việc.
|
|
Lệ
phí
|
20.000 đồng/tờ khai theo thông tư
số 43/2009/TT-BTC
|
|
Kết
quả thực hiện
|
Đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan”
và trả tờ khai cho người khai hải quan
|
6. HỒ SƠ LƯU
|
TT
|
Tài
liệu cần lưu giữ
|
Trách
nhiệm lưu
|
Nơi
lưu
|
Thời
gian lưu
|
|
1
|
Bộ hồ sơ đã hoàn thành thủ tục
hải quan:
- Các mẫu sổ đăng ký tờ khai:
- Các mẫu tờ khai
- Biên lai
- Sổ theo dõi thời gian làm thủ
tục hải quan
- Phiếu yêu cầu nghiệp vụ
- Mẫu 02/PTN-BGHS/2009
- Các loại chứng từ khác liên
quan đến hồ sơ HQ
|
Công
chức phúc tập
|
Trụ
sở Chi cục
|
Lâu
dài
|
7. PHỤ LỤC
- Phiếu bàn giao hồ sơ;
- Sổ theo dõi trả tờ khai.