QUY CHẾ
VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
(Ban hành kèm theo quyết định số 227/QĐ-STP-TC ngày 06 tháng 7 năm 2006 của
Giám đốc Sở Tư pháp)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Tổ tiếp nhận và trả kết quả (viết tắt là Tổ NTKQ) có nhiệm
vụ tiếp nhận, hướng dẫn, trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, công dân có yêu cầu giải
quyết các công việc thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp theo cơ chế "một cửa".
Tổ NTKQ chỉ tiếp nhận những hồ sơ đủ thủ tục theo quy định.
Điều 2. Các loại hồ sơ được tiếp nhận tại Tổ Tiếp nhận và trả kết
quả
Tổ NTKQ tiếp nhận và trả các loại hồ sơ sau:
A. Hồ sơ Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch:
1. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài;
2. Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài;
3. Đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước
ngoài;
4. Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài;
5. Đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài;
6. Đăng ký lại sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con
nuôi có yếu tố nước ngoài;
7. Ghi chú hộ tịch;
8. Nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài;
9. Cải chính thay đổi hộ tịch có yếu tố nước
ngoài;
10. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch các loại;
11. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh có yếu tố
nước ngoài;
12. Cấp phiếu lý lịch tư pháp;
13. Hồ sơ liên quan đến quốc tịch (nhập, thôi, mất,
trở lại quốc tịch Việt Nam; chứng nhận có hoặc không có quốc tịch Việt Nam);
B. Hồ sơ hành nghề luật sư:
1. Đăng ký thành lập tổ chức hành nghề luật sư
Việt Nam và các Chi nhánh;
2. Hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung giấy đăng ký
hoạt động của các tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam và các Chi nhánh;
3. Hồ sơ đăng ký chuyển đổi hình thức hoạt động
của các tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam và các Chi nhánh;
4. Hồ sơ đăng ký tạm ngừng, chấm dứt hoạt động của
các tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam và các Chi nhánh;
5. Đăng ký hoạt động của các tổ chức hành nghề
luật sư nước ngoài tại Việt Nam;
6. Đăng ký việc thay đổi nội dung Giấy phép
thành lập Tổ chức hành nghề Luật sư nước ngoài tại Việt Nam;
C. Hồ sơ hoạt động tư vấn pháp luật:
1. Đăng ký hoạt động của Trung tâm tư vấn pháp
luật và cấp Giấy chứng nhận tư vấn viên pháp luật;
2. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động
của Trung tâm tư vấn pháp luật.
Điều 3. Nguyên tắc làm việc của Tổ Tiếp nhận và trả kết quả
1. Mỗi loại hồ sơ khách hàng chỉ cần nộp và nhận
kết quả giải quyết tại một nơi.
2. Hồ sơ được tiếp nhận phải đầy đủ các giấy tờ
hợp lệ theo quy định.
3. Hồ sơ được trả kết quả theo thời gian ghi
trong phiếu hẹn. Trường hợp trả kết quả sớm hơn phải được sự đồng ý của Giám đốc
hoặc Phó Giám đốc phụ trách.
4. Khi tiếp nhận yêu cầu khách hàng bổ túc hồ sơ
được thực hiện bằng hình thức phiếu yêu cầu bổ túc hồ sơ có chữ ký của cán bộ
tiếp nhận hồ sơ.
Trong quá trình giải quyết, việc đề nghị khách
hàng bổ sung hồ sơ phải có ý kiến của Trưởng phòng chuyên môn.
Điều 4. Quy tắc ứng xử của cán bộ tiếp nhận và trả kết quả
1. Cán bộ công chức có thái độ tiếp khách tận
tình, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng.
2. Khi gặp khó khăn, vướng mắc hoặc khách hàng
đưa ra yêu cầu khác với quy trình, thủ tục thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải báo
cáo xin ý kiến Phó Phòng phụ trách Tổ NTKQ.
3. Trong giờ hành chính, cán bộ tiếp nhận và trả
kết quả phải mặc trang phục theo quy định của Sở, đeo thẻ công chức.
4. Thực hiện đúng các quy định pháp lệnh Cán bộ,
công chức.
5. Nếu phát hiện khách hàng gửi tiền hoặc quà biếu
kèm theo hồ sơ thì cán bộ phải kiên quyết từ chối. Trường hợp sau khi khách
hàng đã ra về mới phát hiện tiền hoặc quà biếu thì phải báo cáo lãnh đạo để xử
lý.
6. Cán bộ công chức không được thực hiện các
hành vi sau:
a) Tự ý thực hiện các công việc khác so với quy
trình, thủ tục đã quy định;
b) Nhận quà biếu và tiền hối lộ,
c) Các hành vi nhũng nhiễu khác;
Điều 5. Nhiệm vụ của phòng chuyên môn
Khi giải quyết hồ sơ, phòng chuyên môn có nhiệm
vụ sau:
1. Quản lý các hồ sơ do Tổ NTKQ gửi đến.
2. Theo dõi, phân công chuyên viên thụ lý giải
quyết hồ sơ, đảm bảo đúng pháp luật và thời gian quy định.
Điều 6. việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ được thực hiện trong giờ
hành chính
- Sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30;
- Chiều từ 13 giờ đến 17 giờ.
Chương II
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TỔ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
Điều 7. Tổ chức và nhân sự của Tổ Tiếp nhận và trả kết quả
1. Tổ NTKQ do một Phó Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư
pháp - Quốc tịch làm Tổ trưởng.
2. Cán bộ làm việc tại Tổ NTKQ là Chuyên viên của
Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch được Trưởng phòng phân công làm việc
ở bộ Phận này.
3. Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc
tịch chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp cán bộ, công chức làm việc tại Tổ NTKQ;
theo dõi, quản lý tổ chức thực hiện quy trình thủ tục hành chính và chịu trách
nhiệm trước Ban Giám đốc về kết quả hoạt động của Tổ NTKQ.
Điều 8. Nhiệm vụ của Tổ Tiếp nhận và trả kết quả
Tổ NTKQ có những nhiệm vụ sau:
1. Tổ chức tiếp công dân tại nơi làm việc của Tổ
NTKQ để giải quyết các yêu cầu về hộ tịch lý lịch tư pháp, quốc tịch, đăng ký
hoạt động Luật sư, đăng ký hoạt động tư vấn pháp luật thuộc phạm vi thẩm quyền
của Sở Tư pháp.
2. Trường hợp yêu cầu của công dân không thuộc
thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn để công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải
quyết.
3. Hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của công dân; hướng
dẫn khách hàng đến đóng lệ phí tại quầy thu ngân.
4. Chuyển hồ sơ đã tiếp nhận đến bộ phận chuyên
môn để xử lý hồ sơ theo quy trình.
5. Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức,
công dân theo phiếu hẹn.
Điều 9. Nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ Tiếp nhận và trả kết quả
1. Quản lý thời gian làm việc hàng ngày của cán
bộ, công chức của Tổ NTKQ.
2. Theo dõi, nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết,
trả hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc Tổ NTKQ; phối hợp với lãnh đạo các phòng
chuyên môn kịp thời giải quyết những vướng mắc, những hồ sơ liên quan đến nội
dung công việc của nhiều phòng.
3. Tiếp nhận và trực tiếp hướng dẫn, giải quyết
các ý kiến phản ánh, thắc mắc, khiếu nại của công dân về hồ sơ hộ tịch, lý lịch
tư pháp, quốc tịch, hành nghề Luật sư, đăng ký hoạt động tư vấn pháp luật và cấp
Giấy chứng nhận tư vấn viên pháp luật. Trường hợp công dân chưa đồng ý với cách
giải quyết của Tổ NTKQ thì báo cáo Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc
tịch xem xét giải quyết hoặc Trưởng Phòng báo cáo Phó Giám đốc phụ trách giải
quyết theo thẩm quyền.
4. Kiểm tra, đốn đốc, chấn chỉnh những sai sót
trong quá trình làm việc của cán bộ, công chức khi giao tiếp với tổ chức, công
dân.
5. Báo cáo cho Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư
pháp - Quốc tịch về việc tiếp nhận và trả kết quả đối với các trường hợp đặc biệt
được quy định tại Điều 19. Quy chế này.
6. Báo cáo Trưởng Phòng Hộ tịch - Lý 1ịch tư
pháp - Quốc tịch, Ban Giám đốc Sở tình hình thực hiện công tác của Tổ NTKQ theo
quy định về chế độ thông tin báo cáo.
Chương III
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ
TRẢ KẾT QUẢ
Điều 10. Mọi quy định về hồ sơ, thủ tục hành chính, thời gian giải
quyết, lệ phí được niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan Sở Tư pháp và trên
trang Web của Sở.
Điều 11. Hướng dẫn hồ sơ
Cán bộ hướng dẫn hồ sơ có nhiệm vụ sau:
1. Căn cứ vào các thủ tục quy định cho từng loại
hồ sơ hướng dẫn khách hàng khi có yêu cầu;
2. Bán hồ sơ khi khách hàng có yêu cầu;
3. Quyết toán, báo cáo thu nộp tiền bán hồ sơ
cho Văn phòng Sở vào buổi chiều thứ sáu hàng tuần.
Điều 12. Tiếp nhận hồ sơ
1. Việc tiếp nhận hồ sơ phải theo số thứ tự của
hệ thống phát số tự động. Trường hợp khách hàng là người già, người tàn tật, phụ
nữ có thai thì được ưu tiên nhận hồ sơ ngay, không phải lấy số thứ tự.
2. Đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: cán bộ tiếp nhận
cấp Phiếu hẹn và ký tên xác nhận (phiếu hẹn ghi rõ ngày tháng năm nhận hồ sơ, thời
gian, địa điểm trả hồ sơ và các lưu ý khác), hướng dẫn khách hàng đến bộ Phận
thu ngân để nộp lệ phí.
3. Đối với hồ sơ không đầy đủ, không đảm bảo nội
dung, không đảm bảo yêu cầu theo quy định của pháp luật; cán bộ tiếp nhận hồ sơ
ghi phiếu hướng dẫn, yêu cầu bổ sung, sửa đổi nội dung hoặc đổi tên (phiếu ghi
cụ thể các giấy tờ cần bổ sung hoặc nội dung sửa đổi, ngày tháng năm hướng dẫn
và họ, tên của cán bộ tiếp nhận hồ sơ) và từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp đương sự không bổ túc hoặc có ý kiến
khác, cán bộ nhận hồ sơ hướng dẫn đương sự gặp Tổ trưởng Tổ NTKQ để xem xét, giải
quyết.
4. Cán bộ tiếp nhận chịu trách nhiệm về tính
chính xác đầy đủ thủ tục của hồ sơ đã nhận.
Điều 13. Thu lệ phí
Nhân viên thu ngân có các nhiệm vụ:
1. Thu lệ phí đúng quy định; cấp phiếu hẹn có
ghi ngày hẹn trả hồ sơ cho khách hàng; ghi số biên lai vào bộ hồ sơ.
2. Kiểm tra tiền thu lệ phí, cùng với cán bộ tiếp
nhận đối chiếu số lượng hồ sơ đã nhận đảm bảo đầy đủ chính xác.
3. Nộp khoản tiền thu được ngay trong ngày cho bộ
phận kế toán của văn phòng Sở vào lúc 16 giờ 30 phút. Số lệ phí phát sinh sau
16 giờ 30 phút sẽ nộp tiếp vào đầu giờ ngày hôm sau.
4. Thực hiện đầy đủ việc ghi chép sổ quỹ, biên
lai thu lệ Phí theo yêu cầu của kế toán Văn phòng Sở.
5. Báo cáo cho Tổ trưởng Tổ NTKQ các vướng mắc
phát sinh để kịp thời giải quyết.
Điều 14. Chuyển hồ sơ cho bộ phận xử lý hồ sơ
1. Tổ NTKQ chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn để
xử lý hồ sơ ngay trong ngày; đồng thời Tổ trưởng báo cáo Trưởng Phòng Hộ tịch -
Lý lịch tư pháp - Quốc tịch về số lượng hồ sơ nhận, trả.
2. Việc bàn giao hồ sơ phải được ký nhận vào Sổ
giao nhận hồ sơ. Cán bộ giao, nhận có trách nhiệm kiểm tra số lượng hồ sơ và chịu
trách nhiệm về việc mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ tài liệu.
Điều 15. Xử lý hồ sơ
1. Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch
có nhiệm vụ tham mưu giải quyết xử lý hồ sơ thuộc lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư
pháp, quốc tịch.
Phòng Bổ trợ tư pháp có nhiệm vụ tham mưu giải
quyết những việc thuộc lĩnh vực hành nghề luật sư, hoạt động tư vấn pháp luật.
2. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, việc đề nghị khách
hàng bổ túc hồ sơ chỉ thực hiện một lần khi có sự đồng ý của Trưởng phòng
chuyên môn.
Tổ trưởng Tổ NTKQ tiếp nhận các yêu cầu bổ sung
hồ sơ và chỉ đạo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện việc liên hệ với
khách hàng đề nghị bổ sung hồ sơ. Trường hợp khách hàng không đồng ý bổ túc hồ
sơ thì Tổ trưởng Tổ NTKQ báo cáo Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách để quyết định.
3. Khi xử lý hồ sơ, cán bộ có nhiệm vụ kiểm tra,
xem xét hồ sơ và thực hiện các bước theo quy trình giải quyết hồ sơ. Các văn bản
phát hành đi đều phải ghi tên cán bộ công chức ở góc phải phía dưới.
4. Đối với loại công việc mà Giám đốc Sở ủy quyền
cho Trưởng phòng chuyên môn giải quyết thì Trưởng phòng ký duyệt hồ sơ. Đối với
loại công việc thuộc thẩm quyền của Ban Giám đốc Sở thì Trưởng phòng trình Ban
Giám đốc Sở ký duyệt hồ sơ.
Điều 16. Giao trả kết quả giải quyết cho Tổ Tiếp nhận và trả kết quả
1. Cán bộ xử lý hồ sơ có nhiệm vụ giao kết quả
giải quyết cho Tổ NTKQ trước thời hạn trả hồ sơ ghi trong phiếu hẹn ít nhất là
01 ngày. Hồ sơ chuyển cho Tổ NTKQ là hồ sơ đã được người có thẩm quyền ký tên,
đóng dấu.
2. Việc bàn giao hồ sơ phải có Sổ giao nhận. Cán
bộ giao, nhận có trách nhiệm kiểm tra số lượng hồ sơ, tài liệu có trong hồ sơ
và chịu trách nhiệm về việc mất mát, thất lạc hồ sơ, tài liệu (nếu có).
Điều 17. Trả kết quả hồ sơ
1. Việc trả kết quả chỉ được thực hiện khi công
dân đem phiếu hẹn và các giấy tờ theo quy định nộp tại quầy trả hồ sơ.
2. Cán bộ trả hồ sơ phải kiểm tra hồ sơ trước
khi trả kết quả, hướng dẫn khách hàng đọc, kiểm tra nội dung, ký tên vào hồ sơ,
giấy tờ theo quy định và trả hồ sơ cho khách hàng.
3. Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ theo
đúng thời gian như đã hẹn thì Tổ trưởng Tổ NTKQ có trách nhiệm thông báo cho
công dân biết lý do và ghi nhận lại thời gian trả kết quả.
4. Trong trường hợp hết thời hạn trả hồ sơ mà
không có người đến nhận thì cán bộ trả hồ sơ phải trình lãnh đạo phòng chuyên
môn theo lĩnh vực công tác được phân công để xử lý.
5. Hằng tuần, cán bộ trả hồ sơ có trách nhiệm
báo cáo lãnh đạo Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch để phối hợp với
Văn phòng, Phòng Bổ trợ tư pháp chuyển hồ sơ lưu trữ theo quy định.
Điều 18. Tiếp nhận, xử lý, trả hồ sơ trước thời hạn quy định
1. Đối với những hồ sơ vì lý do chính đáng có
yêu cầu giải quyết trước thời hạn hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ sau khi tiếp nhận
do Trưởng phòng chuyên môn trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách quyết định.
2. Sau khi có ý kiến đồng ý của lãnh đạo Sở, Tổ
NTKQ chuyển ngay hồ sơ cho phòng chuyên môn để kịp thời, giải quyết hồ sơ.
Trong quá trình xử lý những loại hồ sơ trên, nếu có vướng mắc thì Trưởng phòng
chuyên môn phải kịp thời báo cáo ngay với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách
để có ý kiến chỉ đạo.
Điều 19. Lưu trữ hồ sơ
1. Hồ sơ hộ tịch, lý lịch tư pháp, quốc tịch do
Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch phối hợp với Văn phòng thực hiện việc
lưu trữ, quản lý. Hồ sơ hành nghề luật sư, tư vấn pháp luật đo Phòng Bổ trợ tư
pháp quản lý và đưa vào lưu trữ theo quy định.
2. Cán bộ xử lý hồ sơ thuộc lĩnh vực hành nghề
luật sư, tư vấn pháp luật thực hiện cập nhật nội dung vào Sổ đăng ký hoạt động
và lưu hồ sơ quản lý theo quy định.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20. Trách nhiệm triển khai thực hiện
1. Phòng Hộ tịch - Lý lịch tư pháp - Quốc tịch
và Phòng Bổ trợ tư pháp có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình thực hiện, Quy chế có thể được
sửa đổi, bổ sung phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn hoạt động
của cơ quan Sở.
3. Các phòng chuyên môn có trách nhiệm phối hợp
triển khai thực hiện Quy chế về tổ chức và hoạt động của Tổ NTKQ, kịp thời kiến
nghị Giám đốc Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung hoàn chỉnh Quy chế.
SỞ TƯ PHÁP THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH