|
ỦY
BAN DÂN TỘC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------
|
|
Số:
160/QĐ-UBDT
|
Hà
Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN TỘC
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM ỦY BAN DÂN TỘC
Căn cứ Nghị định số
60/2008/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác Văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Quyết định số 05/QĐ-UBDT ngày 24 tháng 11 năm 2008 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm
Ủy ban Dân tộc về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác lưu
trữ của Ủy ban Dân tộc.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế
Quyết định số 129/QĐ-UBDT ngày 04 tháng 5 năm 2007 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy
ban Dân tộc.
Điều 3.
Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các Vụ, đơn vị và cán bộ,
công chức, viên chức thuộc Ủy ban Dân tộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Cục VT<NN;
- Lãnh đạo UB;
- Lưu VT, VP.
|
BỘ
TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
Giàng Seo Phử
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN TỘC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 160/QĐ-UBDT ngày 01 tháng 6 năm 2010 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về công tác
lưu trữ của cơ quan Ủy ban Dân tộc bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy
ban.
2. Quy chế này được áp dụng thống
nhất cho cán bộ, công chức, viên chức trong các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc
(gọi tắt là Ủy ban) và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến công tác lưu trữ của
Ủy ban.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Tài liệu lưu trữ của Ủy ban
là các bản gốc, bản chính (trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được
thay thế bằng bản sao) được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, hoặc bằng các
vật mang tin khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Ủy ban không
phân biệt thời gian, xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật chế tác tài liệu được lựa
chọn giữ lại bảo quản tại kho lưu trữ Ủy ban phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch
sử và hoạt động thực tiễn về công tác dân tộc.
Điều 3. Trách
nhiệm quản lý, thực hiện công tác lưu trữ.
1. Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban
trong việc quản lý công tác lưu trữ:
a) Ban hành và hướng dẫn thực hiện
chế độ, quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế
độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu
nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ;
c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu,
ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ;
d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
viên chức lưu trữ; sơ tổng kết và quản lý công tác thi đua khen thưởng về công
tác lưu trữ.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban chịu
trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra về công
tác lưu trữ của Ủy ban.
3. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị thuộc Ủy
ban (gọi tắt là đơn vị) chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác lưu
trữ; bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm tại đơn vị.
4. Cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động (gọi tắt là Cán bộ, công chức) thuộc Ủy ban trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác lưu trữ chịu trách nhiệm thực
hiện các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công
tác lưu trữ.
5. Toàn bộ hoạt động nghiệp vụ về
công tác lưu trữ của Ủy ban, của các đơn vị thuộc Ủy ban phải thực hiện theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước, của Ủy ban và
quy định tại Quy chế này.
Điều 4. Tổ chức,
nhiệm vụ của công tác lưu trữ
1. Tổ chức làm công tác lưu trữ:
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Ủy
ban thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của Ủy ban. Tại các Đơn vị trực thuộc Ủy ban tùy
vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ.
2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức lập
hồ sơ công việc;
b) Thu nhận hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu vào lưu trữ;
c) Thực hiện chế độ báo cáo thống
kê định kỳ và báo cáo đột xuất về công tác lưu trữ;
d) Thực hiện định kỳ nộp lưu tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của pháp luật;
đ) Ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác lưu trữ;
e) Bảo quản tài liệu lưu trữ trong
kho;
f) Xây dựng các công cụ thống kê,
tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
g) Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo,
nâng cấp kho, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt động
lưu trữ.
Điều 5. Báo cáo
thống kê công tác lưu trữ
1. Hàng năm cán bộ lưu trữ phải lập
báo cáo thống kê công tác Lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định
số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo
cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ gửi về
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2. Phòng Hành chính có trách nhiệm
giúp Chánh Văn phòng Ủy ban hướng dẫn các đơn vị làm báo cáo thống kê công tác
lưu trữ, đồng thời tổng hợp báo cáo công tác lưu trữ của Ủy ban gửi về Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.
Điều 6. Kinh
phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ
1. Kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu
trữ được trích từ ngân sách nhà nước.
2. Hàng năm, Chánh Văn phòng Ủy
ban, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo Phòng Hành chính và cán bộ
lưu trữ của đơn vị xây dựng kế hoạch kinh phí, trang bị các thiết bị chuyên
dùng, tổ chức các hoạt động nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công tác lưu trữ theo
quy định của Luật Ngân sách nhà nước.
Chương 2.
THU THẬP, CHỈNH LÝ, BỔ
SUNG, TIÊU HỦY VÀ NỘP LƯU TÀI LIỆU
Điều 7. Thu thập
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Ủy ban
1. Hàng năm Phòng Hành chính thuộc
Văn phòng, các đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu vào kho lưu trữ Ủy ban, cụ thể:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu;
b) Phối hợp với các đơn vị, cán bộ,
công chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;
c) Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ,
công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương
tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và
lập Biên bản giao nhận tài liệu.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào
lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: Sau một năm
kể từ năm công việc kết thúc và chỉ lưu giữ bản chính;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng
dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu
chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba
tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh;
mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi
công việc kết thúc.
Điều 8. Chỉnh
lý tài liệu
1. Phòng Hành chính có nhiệm vụ tổ
chức chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu
sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 9. Xác định
giá trị tài liệu
1. Phòng Hành chính có nhiệm vụ
giúp Chánh Văn phòng lập danh mục tài liệu, xác định giá trị của tài liệu và
ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
Điều 10. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
1. Khi tiến hành xác định giá trị
tài liệu, Ủy ban Dân tộc phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
2. Thành phần của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu gồm:
- Chánh Văn phòng - Chủ tịch Hội đồng;
- Lãnh đạo đơn vị có tài liệu - Ủy
viên;
- Đại diện cán bộ Phòng Hành chính
thuộc Văn phòng Ủy ban - Ủy viên (thư ký Hội đồng).
3. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu:
Hội đồng xác định giá trị tài liệu
có nhiệm vụ đóng góp ý kiến cho Lãnh đạo Ủy ban có tài liệu quyết định mục lục
hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.
4. Phương thức làm việc của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu:
a) Từng thành viên Hội đồng xem
xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.
Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
b) Hội đồng thảo luận biểu quyết
theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các
thành viên trong Hội đồng và được lập thành 03 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy
tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình Lãnh đạo Ủy ban ra quyết định, một bản
đưa vào hồ sơ trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thẩm tra tài liệu hết
giá trị;
c) Thông qua biên bản trình Lãnh đạo
Ủy ban quyết định.
Điều 11. Tiêu
hủy tài liệu hết giá trị
1. Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự
tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của đơn vị dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu
tiêu hủy ra thị trường.
2. Quy trình tiêu hủy tài liệu
a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị
và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
b) Trình lãnh đạo Cơ quan, đại diện
đơn vị có tài liệu hủy hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị;
c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu
thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị;
d) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
có trách nhiệm thẩm tra tài liệu hết giá trị của Ủy ban khi tiêu hủy;
đ) Hội đồng xác định giá trị tài liệu
của Ủy ban có trách nhiệm thẩm tra tài liệu hết giá trị của các Vụ, đơn vị thuộc
Ủy ban trước khi tiêu hủy;
e) Hoàn thiện hồ sơ trình Lãnh đạo Ủy
ban ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
f) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị;
g) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy
tài liệu hết giá trị.
3. Hồ sơ trình xét hủy tài liệu hết
giá trị
a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị;
c) Bản thuyết minh tài liệu hết giá
trị;
d) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
đ) Quyết định về việc thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu.
4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị
trước khi hủy
a. Các tài liệu của Ủy ban khi hủy
phải do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra;
b. Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu
hết giá trị:
- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu
hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá
trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị tài liệu.
5. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy
tài liệu
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban quyết định
cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Ủy ban sau khi có ý kiến thẩm tra của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
6. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá
trị bao gồm:
a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị
kèm theo bản thuyết minh;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị;
d) Quyết định thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu;
đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền về
việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
e) Quyết định của người có thẩm quyền
cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
f) Biên bản bàn giao tài liệu hết
giá trị;
g) Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị;
h) Các tài liệu khác có liên quan.
7. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị
phải được bảo quản tại Phòng Hành chính trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ
ngày tài liệu được tiêu hủy.
Điều 12. Nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
1. Tài liệu lưu trữ Ủy ban giao nộp
vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn.
2. Phòng Hành chính có nhiệm vụ lên
danh mục tài liệu đã đến thời hạn giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để
trình Lãnh đạo Ủy ban quyết định trước khi giao nộp.
3. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu
và xác định thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu thực hiện theo hướng dẫn của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
4. Thời hạn giao nộp tài liệu:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản:
sau 10 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ đơn vị;
b) Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh,
mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau 2 năm kể từ năm tài
liệu được giao nộp vào lưu trữ đơn vị.
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
và Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Phòng Hành chính và Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia giữ mỗi loại một bản.
Chương 3.
BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 13. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp
lưu vào lưu trữ Ủy ban, do các cán bộ, công chức, đơn vị bảo quản và phải đảm bảo
an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó;
b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập
trung bảo quản trong kho lưu trữ Ủy ban. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ
các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
2. Trách nhiệm
a) Chánh Văn phòng Ủy ban và Thủ
trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu
lưu trữ:
- Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định;
- Thực hiện các biện pháp phòng chống
cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài
liệu lưu trữ;
- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
b) Phòng Hành chính có trách nhiệm:
- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu
lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;
- Thường xuyên kiểm tra tình hình
tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó
có kế hoạch bảo quản và tu bổ, phục chế;
- Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng
phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu
trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Điều 14. Đối
tượng và nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tổ chức, cá nhân trong và ngoài
cơ quan; tổ chức, cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam (sau đây gọi là người
khai thác, sử dụng tài liệu) đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ủy
ban khi có đủ điều kiện nêu tại Điều 18 của Quy chế này.
2. Nguyên tắc khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ.
a) Không gây thiệt hại đến lợi ích
Nhà nước;
b) Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia;
c) Bảo đảm an toàn tài liệu;
d) Đáp ứng nhu cầu chính đáng của tổ
chức, cá nhân đến khai thác sử dụng tài liệu.
Điều 15. Trách
nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Phòng Hành chính - Văn phòng Ủy ban có trách nhiệm thực hiện đầy đủ
các thủ tục, quy định của Pháp luật, quy định của Ủy ban về khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ hiện hành; Nội quy của Văn phòng và hướng dẫn của cán bộ Phòng
hành chính.
2. Khi nhận và trả lại tài liệu phải
kiểm tra cụ thể tình trạng tài liệu và ký nhận vào phiếu khai thác tài liệu.
3. Đồ dùng cá nhân để đúng nơi quy
định, không sử dụng máy vi tính của cá nhân, máy ảnh và các phương tiện ghi
hình khác trong phòng đọc tài liệu.
4. Không tự ý thay đổi sự sắp xếp hồ
sơ, tài liệu khi khai thác, sử dụng.
5. Không tự tiện mang tài liệu ra
khỏi Kho lưu trữ Ủy ban.
6. Không tự ý viết, đánh dấu vào
tài liệu; không tẩy xóa và cắt, xé tài liệu.
7. Phải trả lại tài liệu sau mỗi
ngày làm việc nếu việc khai thác, sử dụng nhiều ngày.
8. Phải chịu trách nhiệm về các
thông tin nội dung mà mình sử dụng sau này.
9. Không tự ý sử dụng các phương tiện,
trang thiết bị của Kho Lưu trữ Ủy ban.
10. Khi làm hư hỏng, thất lạc tài
liệu phải chịu trách nhiệm xử lý theo quy định của Ủy ban, của Pháp luật hiện
hành.
Điều 16. Trách
nhiệm của cán bộ lưu trữ
1. Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định
của Ủy ban, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Ủy ban.
2. Kiểm tra số lượng và tình trạng
tài liệu khi giao cho người khai thác, sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại
tài liệu trả.
3. Kịp thời phát hiện và đề xuất xử
lý các hành vi vi phạm trong khi khai thác, sử dụng tài liệu.
Điều 17. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên
cứu tại phòng đọc.
2. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu
công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc phải được sự đồng ý của Lãnh đạo
Văn phòng. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu
và trả đúng hạn.
3. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài
liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và
phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Điều 18. Thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
1. Đối với tổ chức, cá nhân trong
và ngoài cơ quan:
a) Người khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ để phục vụ mục đích của cơ quan, đơn vị mình phải có giấy giới thiệu
(hoặc công văn) của tổ chức và ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng tài liệu;
b) Người khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị, trong đơn ghi rõ tài
liệu cần khai thác, sử dụng và có xác nhận của tổ chức nơi đang công tác hoặc
chính quyền địa phương nơi cư trú, kèm theo bản phô tô chứng minh thư nhân dân
(trình bản gốc để đối chứng).
2. Đối với tổ chức, cá nhân nước
ngoài:
a) Có ý kiến đề nghị của Vụ Hợp tác
Quốc tế;
b) Người khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ để phục vụ mục đích của tổ chức phải có giấy giới thiệu (hoặc công văn)
đề nghị của cơ quan bằng tiếng Việt Nam trong đó ghi rõ loại tài liệu và mục
đích khai thác, sử dụng tài liệu;
c) Người khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị bằng tiếng Việt Nam, có
xác nhận của tổ chức hiện đang quản lý người nước ngoài; trong đơn ghi rõ họ,
tên, quốc tịch, số hộ chiếu; tài liệu cần khai thác, sử dụng và kèm theo bản
phô tô hộ chiếu (trình bản gốc để đối chứng).
Điều 19. Thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành:
1. Tài liệu lưu trữ về công tác
thanh tra:
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra, điều tra
phải có giấy giới thiệu của đơn vị nơi đang công tác và ý kiến đồng ý của Chánh
Thanh tra Ủy ban.
2. Đối với tài liệu lưu trữ của các
Đoàn Thanh tra, tài liệu giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền của Thanh
tra Ủy ban, của Lãnh đạo Ủy ban được quy định như sau:
a) Đoàn Thanh tra do Ủy ban thành lập
phải có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Ủy ban;
b) Đoàn Thanh tra do Chánh Thanh tra
Ủy ban thành lập phải có ý kiến phê duyệt của Chánh Thanh tra Ủy ban;
c) Đối với tài liệu giải quyết khiếu
nại, tố cáo cũng được thực hiện như quy định tại Điểm a Điểm b Khoản 2 Điều
này.
3. Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ về tài chính - kế toán, tổ chức cán bộ hoặc
các tài liệu chuyên ngành khác phải có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị có tài liệu
chuyên ngành đó phê duyệt đồng ý cho đọc, ghi chép, sao chụp cụ thể đối với từng
tài liệu.
Khi Phòng Hành chính thuộc Văn
phòng Ủy ban giao và nhận những tài liệu quy định tại Khoản 2, 3 Điều này với
người khai thác, sử dụng phải có đại diện của đơn vị quản lý tài liệu chuyên
ngành chứng kiến.
Điều 20. Thẩm
quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
1. Lãnh đạo Ủy ban xét duyệt và quyết
định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu “Mật”, “Tuyệt mật”, “Tối mật” và các
tài liệu quan trọng khác thuộc quyền quản lý của Lãnh đạo Ủy ban.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban xét và
quyết định cho phép khai thác và sử dụng đối với tài liệu lưu trữ về các vấn đề:
Đề án, dự án; đề tài khoa học công nghệ; các văn bản hợp tác quốc tế; các văn bản
báo cáo; công văn quản lý hành chính và các văn bản khác của Ủy ban.
Điều 21. Sao
chụp và quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ khi có nhu cầu sao chụp tài liệu phải có đơn đề nghị và được người có
thẩm quyền xem xét quyết định tại Điều 20 của Quy chế này.
2. Việc sao chụp tài liệu chỉ được
thực hiện tại Phòng Hành chính và dưới sự theo dõi của cán bộ lưu trữ cơ quan.
3. Phòng Hành chính phải lập các
biên bản nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký mượn tài
liệu của độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để quản
lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Điều 22. Ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
1. Tất cả các hồ sơ lưu trữ của Ủy
ban được quản lý thống nhất bằng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ chung của Ủy
ban phục vụ cho quản lý và tra cứu.
2. Văn phòng Ủy ban có trách nhiệm
xây dựng các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác lưu trữ và chuyển
giao cho các đơn vị thuộc Ủy ban áp dụng thực hiện.
3. Thủ trưởng các đơn vị có trách
nhiệm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác lưu trữ của đơn vị.
4. Trách nhiệm Phòng Hành chính
- Lên danh mục các hồ sơ sau mỗi đợt
chỉnh lý tài liệu và cập nhật vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
- Cập nhật nội dung văn bản thuộc hồ
sơ có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn lên phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
Chương 4.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 23. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Các đơn vị, cá nhân có thành
tích trong công tác lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Cán bộ, công chức vi phạm các
quy định của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ
luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định
của pháp luật.
3. Trường hợp cán bộ, công chức vi
phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho tổ chức, cá
nhân liên quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành
về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức.
Điều 24. Tổ chức
thực hiện
1. Chánh Văn phòng Ủy ban có trách
nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện Quy chế
này trong cơ quan và chỉ đạo việc nghiên cứu đổi mới công tác Văn phòng, chủ động
áp dụng công nghệ tin học vào việc cải tiến thủ tục hành chính của cơ quan theo
quy định của Chính phủ.
2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ủy
ban chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại Quy chế
này.
3. Giám đốc Trung tâm Thông tin có
trách nhiệm quản lý, vận hành, hướng dẫn thực hiện công tác quản lý, khai thác
thông tin trên mạng, phục vụ kịp thời, có chất lượng, hiệu quả đối với yêu cầu
của Ủy ban.
4. Trong quá trình thực hiện, nếu
có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung các đơn vị, cán bộ, công chức phản
ánh về Văn phòng Ủy ban để tổng hợp báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc
xem xét, quyết định./.