Quyết định 1500/QĐ-BTC 2020 Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài chính

• Số hiệu: 1500/QĐ-BTC
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Tạ Anh Tuấn
• Ngày ban hành: 01/10/2020

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 1500/QĐ-BTC	Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2020

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC CỦA BỘ TÀI CHÍNH

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, các tổ chức, cá nhân thuộc Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc hệ thống dọc ngành Tài chính tại địa phương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lãnh đạo Bộ; - Cổng Thông tin điện tử Bộ Tài chính; - Lưu: VT, VP (220b).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Tạ Anh Tuấn

QUY CHẾ

BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC CỦA BỘ TÀI CHÍNH
(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; sao, chụp; thống kê, lưu giữ, bảo quản; vận chuyển, giao, nhận; mang ra khỏi nơi lưu giữ; cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước; tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước; điều chỉnh độ mật; giải mật; tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước; chế độ thông tin, báo cáo trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài chính và các nội dung có liên quan khác.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng thống nhất trong các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc ngành Tài chính.

Các tổ chức chính trị thuộc cơ quan, đơn vị (Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên) căn cứ quy định tại Quy chế này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Bí mật nhà nước” là thông tin có nội dung quan trọng do người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền xác định căn cứ vào quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, chưa công khai, nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc, cơ quan, đơn vị.

Hình thức chứa bí mật nhà nước bao gồm tài liệu, vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc các dạng khác.

2. “Bảo vệ bí mật nhà nước” là việc cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng lực lượng, phương tiện, biện pháp để phòng, chống xâm phạm bí mật nhà nước.

3. “Lộ bí mật nhà nước” là trường hợp người không có trách nhiệm biết được bí mật nhà nước.

4. “Mất bí mật nhà nước” là trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không còn thuộc sự quản lý của cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm quản lý.

Điều 4. Nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước

Công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài chính được thực hiện thống nhất theo các nội dung quy định tại Quy chế này và đảm bảo theo các nguyên tắc, quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Làm lộ, chiếm đoạt, mua, bán bí mật nhà nước; làm sai lệch, hư hỏng, mất tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

2. Thu thập, trao đổi, cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước trái pháp luật; sao, chụp, lưu giữ, vận chuyển, giao, nhận, thu hồi, tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trái pháp luật.

3. Mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ trái pháp luật.

4. Lợi dụng, lạm dụng việc bảo vệ bí mật nhà nước, sử dụng bí mật nhà nước để thực hiện, che giấu hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp hoặc cản trở hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

5. Soạn thảo, lưu giữ tài liệu có chứa nội dung bí mật nhà nước trên máy tính hoặc thiết bị khác đã kết nối hoặc đang kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp lưu giữ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

6. Truyền đưa bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin, viễn thông trái với quy định của pháp luật về cơ yếu.

7. Chuyển mục đích sử dụng máy tính, thiết bị khác đã dùng để soạn thảo, lưu giữ, trao đổi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ bí mật nhà nước.

8. Sử dụng thiết bị có tính năng thu, phát tín hiệu, ghi âm, ghi hình trong hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước dưới mọi hình thức khi chưa được người có thẩm quyền cho phép.

9. Đăng tải, phát tán bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin đại chúng, mạng Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước

1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị ban hành, phát hành tài liệu hoặc tạo ra vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước.

2. Việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước phải căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước do cấp có thẩm quyền ban hành thuộc lĩnh vực tài chính, ngân sách, các lĩnh vực khác và quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Trình tự, thủ tục xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước:

a) Người soạn thảo, tạo ra thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải đề xuất thủ trưởng cơ quan, đơn vị xác định bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước tại Tờ trình, Phiếu trình giải quyết công việc, Phiếu xác định độ mật của tài liệu chứa bí mật nhà nước hoặc văn bản xác định độ mật của vật, địa điểm, lời nói, hoạt động, hình thức khác chứa bí mật nhà nước.

b) Tài liệu bí mật nhà nước phải thể hiện tên người soạn thảo, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp ở mục “Nơi nhận” của tài liệu, cụ thể:

Nơi nhận:
-……;
- Lưu: VT, Đơn vị soạn thảo (Họ tên người soạn thảo, số lượng bản phát hành);
Được phép sao, chụp/Không được phép sao, chụp.

c) Không in sẵn chữ chỉ mức độ mật trên Tờ trình, Phiếu trình, bản thảo tài liệu chứa bí mật nhà nước.

d) Trường hợp văn bản điện tử, người soạn thảo phải tạo dấu chỉ độ mật trên văn bản sau khi được người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; văn bản điện tử khi in ra phải đóng dấu độ mật theo quy định.

đ) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xác định bí mật nhà nước, độ mật, phạm vi lưu hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

- Trường hợp sử dụng bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức khác phải xác định độ mật tương ứng;

- Trường hợp thông tin trong cùng một tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc danh mục bí mật nhà nước có độ mật khác nhau thì xác định theo độ mật cao nhất.

e) Dự thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước phải được quản lý, bảo vệ như văn bản phát hành chính thức từ khi soạn thảo và tiêu hủy ngay sau khi hoàn thành việc soạn thảo, tạo ra nếu không cần thiết phải lưu giữ.

g) Người tiếp nhận thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước, nhưng chưa được xác định là bí mật nhà nước phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị và chuyển đến đơn vị có chức năng xử lý. Người được giao xử lý phải có văn bản đề xuất người đứng đầu cơ quan, đơn vị xác định bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Thông tin tiếp nhận phải được bảo vệ trong quá trình tiếp nhận và xử lý.

4. Độ mật của bí mật nhà nước được xác định theo dấu chỉ độ mật, văn bản xác định độ mật hoặc hình thức khác phù hợp với hình thức chứa bí mật nhà nước do Bộ Công an quy định.

Điều 7. Cấp số và lưu hành tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm) và thực hiện trên 01 Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi bao gồm các độ mật.

2. Lưu hành tài liệu chứa bí mật nhà nước:

a) Người soạn thảo khi lưu hành tài liệu chứa bí mật nhà nước cần kèm theo “Phiếu xác định độ mật của tài liệu chứa bí mật nhà nước” (Mẫu số 01) để Văn thư cơ quan, đơn vị có căn cứ đóng dấu độ mật và lưu kèm bản gốc.

b) Đối với bản phát hành đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân, Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện đóng dấu “BẢN SỐ: ...” ở phía trên bên trái trang đầu của tài liệu.

c) Người soạn thảo tài liệu chứa bí mật nhà nước xác định thứ tự cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận tài liệu và điền vào dấu “BẢN SỐ: ...” đã được đóng sẵn để phát hành; đồng thời, khi đăng ký vào “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước” phải ghi Bản số tương ứng (trong ngoặc đơn) ngay sau tên đơn vị hoặc người nhận tài liệu chứa bí mật nhà nước; khi đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi” phải ghi Bản số tương ứng tại cột Ghi chú.

Điều 8. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước

1. Sao tài liệu bí mật nhà nước là việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung bản gốc hoặc bản chính của tài liệu. Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là việc ghi lại bằng hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

Hình thức sao tài liệu bí mật nhà nước gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước:

a) Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật bao gồm: Bộ trưởng, Người đứng đầu các đơn vị thuộc Bộ, trừ người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ.

b) Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật bao gồm:

- Những người quy định tại điểm a khoản này;

- Người đứng đầu các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ;

- Người đứng đầu Cục, Vụ và tương đương thuộc Tổng cục và tương đương;

- Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc doanh nghiệp thuộc Bộ.

c) Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật bao gồm:

- Những người quy định tại điểm b khoản này;

- Người đứng đầu đơn vị cấp phòng các đơn vị thuộc Bộ và tương đương;

- Người đứng đầu đơn vị cấp phòng thuộc Cục thuộc Tổng cục và tương đương.

3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước quy định điểm a, b, khoản này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

Việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền.

Cấp phó được ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước cấp trưởng và trước pháp luật. Người được ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác.

4. Người được giao thực hiện việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải là cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước hoặc người làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước.

5. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tiến hành tại địa điểm đảm bảo an toàn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định. Việc sao, chụp phải được ghi vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước”.

6. Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.

7. Bản sao tài liệu bí mật nhà nước phải được đóng dấu “BẢN SAO SỐ:...” ở góc trên bên phải tại trang đầu, trong đó phải thể hiện rõ số thứ tự bản sao. Chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản dư thừa, bản hỏng. Bản sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc.

Dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” được đóng ở phía dưới cùng tại trang cuối, trong đó ghi rõ là sao y nếu là bản “Sao y bản chính”, ghi rõ là sao lục nếu là bản “Sao lục”, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền sao, chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan, đơn vị (nếu có).

8. Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước phải thực hiện theo mẫu “Văn bản trích sao”, trong đó thể hiện đầy đủ tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số của bản trích sao; ký hiệu của văn bản được trích sao; địa danh, thời gian trích sao; nội dung trích sao; nơi nhận, tên người sao và số lượng bản sao; chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền sao, con dấu của cơ quan, đơn vị (nếu có).

9. Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có “Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”, trong đó phải thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được chụp; số lượng, nơi nhận bản chụp; độ mật, thời gian chụp; người thực hiện chụp; chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền cho phép chụp.

10. Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.

Điều 9. Thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước

1. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được lưu giữ theo hồ sơ chuyên đề, đối tượng, lĩnh vực, có bảng thống kê chi tiết kèm theo, phải được bảo vệ bằng biện pháp thích hợp, bảo đảm an toàn do người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy định.

2. Hằng năm, các đơn vị thống kê tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đã tiếp nhận, phát hành theo trình tự thời gian và từng độ mật.

3. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khi lưu giữ phải được đóng dấu ký hiệu A, B, C bên ngoài bìa hồ sơ/gáy cặp tương ứng với độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên trong. Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong cùng một hồ sơ có độ mật khác nhau thì đóng dấu theo độ mật cao nhất.

Tùy theo tính chất của từng nơi cất giữ tài liệu mật mà áp dụng các biện pháp bảo vệ thích hợp với nguyên tắc đảm bảo an toàn tuyệt đối, nội quy bảo vệ chặt chẽ.

4. Lưu giữ, bảo quản dữ liệu điện tử bí mật nhà nước trên máy tính/phần mềm nghiệp vụ theo quy định của pháp luật về cơ yếu:

a) Bản mềm dự thảo tài liệu chứa bí mật nhà nước lưu giữ trong máy tính phải được đặt mã khóa để bảo vệ,

b) Dữ liệu điện tử chứa bí mật nhà nước lưu giữ trên phần mềm hệ thống nghiệp vụ phải được bảo mật bằng mật mã cơ yếu và phải được phân quyền truy cập đến từng đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm truy cập vào hệ thống để giải quyết công việc.

Điều 10. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước

1. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước do người làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước, người làm công tác giao liên hoặc văn thư của cơ quan, đơn vị thực hiện.

2. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải thực hiện theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong.

3. Vận chuyển tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước qua dịch vụ bưu chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về bưu chính.

4. Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:

a) Trước khi giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi”. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” chỉ ghi trích yếu khi người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước đồng ý.

Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được quản lý bằng “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước”. Bên giao có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin trên Sổ. Bên nhận có trách nhiệm ký nhận khi nhận được tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

b) Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải làm bì hoặc đóng gói riêng theo độ mật. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.

Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” phải được bảo vệ bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi số, ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” và được niêm phong bằng dấu của cơ quan, đơn vị ở ngoài bì; trường hợp gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu chữ “A”.

Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tối mật” và “Mật” được bảo vệ bằng một lớp bì, ngoài bì đóng dấu chữ “B” và chữ “C” tương ứng với độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên trong.

5. Việc nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:

a) Văn thư cơ quan, đơn vị/người được giao tiếp nhận văn bản, tài liệu bí mật nhà nước tại các phòng/ban sau khi nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến”.

b) Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mà phong bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, người nhận vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, không được mở bì và phải chuyển ngay đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu “Hỏa tốc” thì chuyển đến thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được thủ trưởng cơ quan, đơn vị ủy quyền giải quyết.

c) Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được gửi đến mà không thực hiện đúng quy định bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyển đến thủ trưởng cơ quan, đơn vị nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước hoặc người có tên trên phong bì (đối với trường hợp gửi đích danh) giải quyết, đồng thời phải thông báo nơi gửi biết để có biện pháp khắc phục. Nếu phát hiện tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý.

6. Khi thực hiện giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, nơi gửi và nơi nhận phải đối chiếu về số lượng, kiểm tra việc đóng bì, đóng gói tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Trường hợp phát hiện thiếu số lượng, sai sót trong đóng bì, đóng gói thì nơi nhận yêu cầu nơi gửi bổ sung, xử lý trước khi vào sổ theo dõi và ký nhận.

7. Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị hoặc cá nhân đã nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải gửi lại đúng thời hạn ghi trên văn bản.

8. Việc chuyển, nhận văn bản điện tử có nội dung bí mật nhà nước trên mạng Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông được thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

9. Việc vận chuyển, giao nhận sản phẩm mật mã thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

10. Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý trên máy tính thì khi chuyển giao phải in ra giấy để ký nhận và đóng sổ để quản lý. Máy tính dùng để đăng ký tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được nối mạng Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

Điều 11. Mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ

1. Việc mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ để phục vụ công tác ở trong nước phải được người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý bí mật nhà nước cho phép bằng văn bản.

2. Việc mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ để phục vụ công tác ở nước ngoài phải được Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc Thứ trưởng được ủy quyền cho phép bằng văn bản và phải báo cáo Trưởng đoàn công tác.

3. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khi mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phải có văn bản xin phép người có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này. Văn bản xin phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước, nước ngoài phải nêu rõ họ, tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác; biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Trong thời gian mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ, nếu phát hiện bí mật nhà nước bị lộ, bị mất, người mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải báo cáo ngay với người đứng đầu đơn vị trực tiếp quản lý, Trưởng đoàn công tác để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.

5. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu giữ phải được chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị bảo đảm an toàn do người đứng đầu đơn vị quản lý bí mật nhà nước quy định và phải bảo vệ trong thời gian mang ra khỏi nơi lưu giữ. Khi kết thúc nhiệm vụ phải báo cáo người có thẩm quyền cho phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ về việc quản lý, sử dụng bí mật nhà nước và nộp lại đơn vị.

Điều 12. Cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, người Việt Nam được giao thực hiện nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước

1. Thẩm quyền quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, người Việt Nam được giao thực hiện nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước được quy định như sau:

a) Người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 8 quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước độ Tuyệt mật.

b) Người có thẩm quyền quy định tại điểm b khoản 2 Điều 8 quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước độ Tối mật.

c) Người có thẩm quyền theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước độ Mật.

2. Cơ quan, tổ chức đề nghị cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước phải có văn bản gửi người có thẩm quyền quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước. Văn bản đề nghị phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức; người đại diện cơ quan, tổ chức; bí mật nhà nước đề nghị cung cấp, chuyển giao; mục đích sử dụng và cam kết bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Người đề nghị cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước phải có văn bản gửi người có thẩm quyền quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước. Văn bản đề nghị phải ghi rõ họ và tên; số Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, địa chỉ liên lạc; vị trí công tác; bí mật nhà nước đề nghị cung cấp, chuyển giao; mục đích sử dụng và cam kết bảo vệ bí mật nhà nước (Mẫu số 18).

4. Trường hợp từ chối cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước, người có thẩm quyền quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điều 13. Cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài

1. Thẩm quyền quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài được quy định như sau:

Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước độ Tối mật, độ Mật cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài thuộc phạm vi quản lý nhà nước.

2. Bí mật nhà nước chỉ được cung cấp, chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài tham gia vào chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến bí mật nhà nước.

3. Cơ quan, tổ chức nước ngoài đề nghị cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước phải có văn bản gửi đơn vị thuộc Bộ chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến bí mật nhà nước. Văn bản đề nghị phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, người đại diện cơ quan, tổ chức; quốc tịch, số Hộ chiếu, chức vụ của người đại diện; bí mật nhà nước đề nghị cung cấp, chuyển giao; mục đích sử dụng, cam kết bảo vệ bí mật nhà nước và không cung cấp, chuyển giao cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của bên cung cấp, chuyển giao.

4. Cá nhân nước ngoài đề nghị cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước phải có văn bản gửi đơn vị thuộc Bộ Tài chính chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến bí mật nhà nước. Văn bản đề nghị phải ghi rõ họ và tên; số Hộ chiếu, địa chỉ liên lạc; bí mật nhà nước đề nghị cung cấp, chuyển giao; mục đích sử dụng, cam kết bảo vệ bí mật nhà nước và không cung cấp, chuyển giao cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của bên cung cấp, chuyển giao (Mẫu số 18).

5. Đơn vị thuộc Bộ và các tổ chức chính trị thuộc cơ quan, đơn vị chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến bí mật nhà nước có trách nhiệm chuyển đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này đến người có thẩm quyền quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước.

6. Trường hợp từ chối cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước, người có thẩm quyền quyết định việc cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điều 14. Tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước

1. Thẩm quyền quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước:

a) Trường hợp không có yếu tố nước ngoài, người có thẩm quyền cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước theo từng mức độ mật quy định tại khoản 1 Điều 12 Quy chế này quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp.

b) Trường hợp có yếu tố nước ngoài, người có thẩm quyền cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước theo từng mức độ mật quy định tại khoản 1 Điều 13 Quy chế này quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp.

2. Quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp phải được thể hiện bằng văn bản.

3. Hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước do Bộ Tài chính (các đơn vị thuộc Bộ, đơn vị thuộc hệ thống ngành dọc đóng tại địa phương) chủ trì được tổ chức trong phòng họp kín tại trụ sở làm việc của Bộ hoặc của đơn vị. Trường hợp tổ chức ở ngoài trụ sở thì Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc người đứng đầu đơn vị quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp có trách nhiệm đề nghị Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh kiểm tra an ninh, an toàn trong và ngoài khu vực diễn ra hội nghị, hội thảo, cuộc họp.

4. Phương tiện, thiết bị sử dụng trong hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước:

a) Hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước phải sử dụng micro có dây và các phương tiện, thiết bị được cơ quan Bộ Công an, Công an cấp tỉnh kiểm tra an ninh, an toàn trước khi lắp đặt, trừ phương tiện, thiết bị do lực lượng cơ yếu trang bị. Trường hợp hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước tổ chức bằng hình thức truyền hình trực tuyến phải bảo vệ đường truyền theo quy định pháp luật về cơ yếu.

b) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động không được mang thiết bị có tính năng thu, phát tín hiệu, ghi âm, ghi hình vào trong hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật. Đối với hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước độ Mật, việc sử dụng phương tiện, thiết bị được thực hiện theo yêu cầu của người chủ trì.

c) Trong trường hợp cần thiết, đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước quyết định việc sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật để ngăn chặn hoạt động xâm nhập, thu tin từ bên ngoài; sử dụng phương tiện, thiết bị để ghi âm, ghi hình phục vụ công tác. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được thu hồi sau hội nghị, hội thảo, cuộc họp.

5. Phương án bảo vệ hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước:

a) Đối với hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, người đứng đầu đơn vị chủ trì quyết định việc bố trí lực lượng canh gác, bảo vệ bên ngoài; dự kiến các tình huống phức tạp có thể xảy ra, ảnh hưởng đến an ninh, an toàn trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp và phương án giải quyết, xử lý.

b) Hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước tổ chức từ hai ngày trở lên phải niêm phong phòng họp sau mỗi ngày tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp.

c) Người tham dự hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước phải đúng thành phần theo yêu cầu của đơn vị chủ trì, có trách nhiệm bảo vệ, sử dụng bí mật nhà nước theo quy định của Quy chế này và yêu cầu của người chủ trì hội nghị, hội thảo, cuộc họp. Trường hợp hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước độ Tuyệt mật phải có biện pháp kiểm tra việc tuân thủ quy định các phương tiện, thiết bị không được mang vào phòng họp đối với người tham dự.

Điều 15. Điều chỉnh độ mật

1. Điều chỉnh độ mật là việc tăng độ mật, giảm độ mật đã được xác định của bí mật nhà nước.

2. Việc điều chỉnh độ mật phải căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước do cấp có thẩm quyền ban hành thuộc lĩnh vực tài chính ngân sách, các lĩnh vực khác và quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị xác định độ mật của bí mật nhà nước có thẩm quyền quyết định điều chỉnh độ mật của bí mật nhà nước.

4. Sau khi ban hành quyết định điều chỉnh độ mật, đơn vị điều chỉnh độ mật phải đóng dấu, có văn bản hoặc hình thức khác xác định việc tăng độ mật, giảm độ mật.

5. Chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày điều chỉnh độ mật, đơn vị điều chỉnh độ mật phải thông báo bằng văn bản đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Đơn vị nhận được thông báo về việc điều chỉnh độ mật có trách nhiệm đóng dấu, có văn bản hoặc hình thức khác xác định việc điều chỉnh độ mật tương ứng đối với bí mật nhà nước thuộc phạm vi quản lý.

Điều 16. Giải mật

1. Giải mật là xóa bỏ độ mật của bí mật nhà nước.

2. Bí mật nhà nước đương nhiên giải mật trong các trường hợp sau:

a) Hết thời hạn bảo vệ, hết thời gian gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước quy định tại Điều 19, Điều 20 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Không còn thuộc danh mục bí mật nhà nước. Trường hợp này, đơn vị xác định bí mật nhà nước phải đóng dấu, có văn bản hoặc hình thức khác xác định việc giải mật và thông báo ngay bằng văn bản đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

3. Bí mật nhà nước được giải mật toàn bộ hoặc một phần trong trường hợp cần giải mật để đáp ứng yêu cầu thực tiễn bảo vệ lợi ích quốc gia, dân tộc, phát triển kinh tế - xã hội, hội nhập, hợp tác quốc tế. Trong trường hợp này, các đơn vị phải tiến hành giải mật theo trình tự, thủ tục sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, đơn vị xác định bí mật nhà nước thành lập Hội đồng giải mật.

b) Hội đồng giải mật bao gồm đại diện lãnh đạo đơn vị xác định bí mật nhà nước làm Chủ tịch Hội đồng và đại diện Văn phòng, cơ quan, đơn vị có liên quan.

c) Hội đồng giải mật có trách nhiệm xem xét việc giải mật, báo cáo người đứng đầu đơn vị xác định bí mật nhà nước ban hành quyết định giải mật.

d) Trường hợp giải mật một phần thì nội dung giải mật được đưa vào quyết định giải mật và chậm nhất 15 ngày kể từ ngày có quyết định giải mật, đơn vị tiến hành giải mật có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan biết để thực hiện đóng dấu giải mật hoặc có văn bản xác định việc giải mật đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước do mình quản lý.

đ) Trường hợp giải mật toàn bộ bí mật nhà nước thì sau khi quyết định giải mật phải được đóng dấu giải mật hoặc có văn bản xác định việc giải mật và chậm nhất 15 ngày kể từ ngày quyết định giải mật bí mật nhà nước, đơn vị chủ trì tiến hành giải mật có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan biết để đóng dấu giải mật hoặc có văn bản xác định việc giải mật đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước do mình quản lý.

e) Hồ sơ giải mật phải được lưu trữ bao gồm quyết định thành lập Hội đồng giải mật; bí mật nhà nước đề nghị giải mật; biên bản họp Hội đồng giải mật; quyết định giải mật và tài liệu khác có liên quan.

Điều 17. Tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước

1. Tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong trường hợp sau đây:

a) Khi không cần thiết phải lưu giữ và việc tiêu hủy không gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc.

b) Nếu không tiêu hủy ngay sẽ gây nguy hại cho lợi ích quốc gia, dân tộc.

2. Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Không để bị lộ, bị mất bí mật nhà nước.

b) Quá trình tiêu hủy phải tác động làm thay đổi hình dạng, tính năng, tác dụng của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước và loại bỏ hoàn toàn thông tin bí mật nhà nước.

c) Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước sau khi tiêu hủy không thể phục hồi hình dạng, tính năng, tác dụng, nội dung.

3. Thẩm quyền tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được quy định như sau:

a) Người có thẩm quyền quy định tại điểm a, b khoản 2 Điều 8 Quy chế này có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

b) Người đang quản lý tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được quyền quyết định tiêu hủy trong trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này và báo cáo ngay bằng văn bản về việc tiêu hủy với người đứng đầu đơn vị.

4. Việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này được quy định như sau:

a) Người có thẩm quyền quy định tại điểm a, b khoản 2 Điều 8 quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

b) Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bao gồm đại diện lãnh đạo đơn vị trực tiếp lưu giữ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước làm Chủ tịch Hội đồng; người trực tiếp lưu giữ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước và đại diện cơ quan, tổ chức có liên quan.

c) Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm rà soát tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được đề nghị tiêu hủy, báo cáo người có thẩm quyền quy định tại điểm a, b khoản 2 Điều 8 Quy chế này ban hành quyết định tiêu hủy.

d) Hồ sơ tiêu hủy phải được lưu trữ bao gồm quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy; danh sách tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đề nghị tiêu hủy; biên bản họp Hội đồng tiêu hủy; quyết định tiêu hủy, biên bản tiêu hủy và tài liệu khác có liên quan.

Điều 18. Biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước

1. Biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước được thực hiện theo các Mẫu kèm theo Quy chế này, bao gồm:

a) Phiếu xác định độ mật của tài liệu chứa bí mật nhà nước: Mẫu số 01

b) Văn bản xác định độ mật đối với vật, địa điểm, lời nói, hoạt động, hình thức khác chứa bí mật nhà nước: Mẫu số 02

c) Dấu chỉ độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật: Mẫu số 03.

d) Dấu ký hiệu A, B, C: Mẫu số 04.

đ) Dấu Thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước; dấu Gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước: Mẫu số 05.

e) Dấu Giải mật: Mẫu số 06.

g) Dấu điều chỉnh độ mật: Mẫu số 07.

h) Dấu Tài liệu thu hồi; dấu Chỉ người có tên mới được bóc bì: Mẫu số 08.

i) Dấu quản lý số lượng tài liệu bí mật nhà nước: Mẫu số 09

k) Dấu sao, chụp bí mật nhà nước: Mẫu số 10.

l) Văn bản trích sao: Mẫu số 11.

m) Dấu Bản sao: Mẫu số 12.

n) Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước: Mẫu số 13.

o) Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước: Mẫu số 14.

p) Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi: Mẫu số 15.

q) Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến: Mẫu số 16.

r) Sổ chuyển giao bí mật nhà nước: Mẫu số 17.

s) Văn bản đề nghị cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước: Mẫu số 18.

t) Thống kê bí mật nhà nước: Mẫu số 19.

u) Sơ đồ vị trí dấu mật trên văn bản: Mẫu số 20.

2. Sử dụng biểu mẫu

a) Cơ quan, đơn vị, cá nhân khi sử dụng biểu mẫu quy định tại khoản 1 Điều 18 Quy chế này phải bảo đảm đầy đủ nội dung, thống nhất về hình thức, kích thước được quy định cụ thể tại các biểu mẫu.

b) Mực dùng để đóng các loại dấu chỉ độ mật là mực màu đỏ.

c) Trường hợp sử dụng cơ sở dữ liệu để đăng ký, quản lý tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trên máy tính phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi”, “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến” quy định tại Quy chế này.

d) Trường hợp tài liệu bí mật nhà nước, sách chứa đựng nội dung bí mật nhà nước được in, xuất bản với số lượng lớn thì cơ quan, đơn vị soạn thảo, tạo ra bí mật nhà nước được in dấu độ mật bằng mực màu đỏ ở bên ngoài tài liệu, bìa sách

Điều 19. Chế độ thông tin, báo cáo về công tác bảo vệ bí mật nhà nước

1. Định kỳ một năm, các đơn vị thuộc Bộ Tài chính báo cáo công tác bảo vệ bí mật nhà nước gửi về Văn phòng Bộ Tài chính để tổng hợp, báo cáo Bộ Công an.

2. Năm năm một lần, các đơn vị thuộc Bộ Tài chính tổng kết tình hình, công tác bảo vệ bí mật nhà nước và gửi báo cáo về Văn phòng Bộ Tài chính để tổng hợp, báo cáo Bộ Công an.

3. Báo cáo đột xuất được thực hiện ngay sau khi xảy ra lộ, mất bí mật nhà nước hoặc phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ Tài chính và các đơn vị có liên quan.

4. Thời gian chốt số liệu trong chế độ báo cáo hằng năm: Tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước kỳ báo cáo đến ngày 14 tháng 12 của kỳ báo cáo.

5. Thời hạn gửi báo cáo hằng năm: Các đơn vị gửi báo cáo định kỳ hằng năm cho Văn phòng Bộ Tài chính chậm nhất vào ngày 17 tháng 12 của năm báo cáo.

6. Nội dung báo cáo về công tác bảo vệ bí mật nhà nước:

a) Phân tích, đánh giá tình hình liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Kết quả thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước; ưu điểm, hạn chế, khó khăn, vướng mắc, nguyên nhân và bài học kinh nghiệm trong chỉ đạo, thực hiện.

c) Tình hình, số liệu các vụ lộ, mất bí mật nhà nước; nguyên nhân và việc xử lý, khắc phục hậu quả.

d) Dự báo tình hình; dự kiến công tác trọng tâm bảo vệ bí mật nhà nước và đề xuất, kiến nghị.

Điều 20. Tiêu chuẩn và yêu cầu đối với người trực tiếp quản lý bí mật nhà nước

1. Có phẩm chất đạo đức tốt, có ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm; có đủ tiêu chuẩn chính trị, có kiến thức pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, nghiêm chỉnh chấp hành đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

2. Có trách nhiệm giữ gìn bí mật nhà nước, phục tùng sự phân công, điều động của cơ quan, tổ chức và thực hiện đầy đủ chức trách, nhiệm vụ được giao.

3. Trước khi thôi việc, chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc vì lý do khác mà không được phân công tiếp tục quản lý bí mật nhà nước thì phải bàn giao bí mật nhà nước cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý và cam kết bảo vệ bí mật nhà nước đã quản lý.

4. Những người được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mật nhà nước dưới mọi hình thức phải thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Người thực hiện nhiệm vụ chuyên trách, kiêm nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước được hưởng chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Trách nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước

1. Văn phòng Bộ Tài chính có trách nhiệm tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý, triển khai thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài chính:

a) Tổng hợp ý kiến các đơn vị đề xuất sửa đổi, bổ sung danh mục bí mật nhà nước trong lĩnh vực tài chính - ngân sách.

b) Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài chính.

c) Chủ trì xây dựng trình Lãnh đạo Bộ ban hành văn bản hướng dẫn liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước.

d) Chủ trì đề xuất công tác tự kiểm tra việc chấp hành pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

đ) Tổ chức tập huấn công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

e) Sơ kết hàng năm, tổng kết năm năm một lần công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

g) Phân công cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ chuyên trách bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính có trách nhiệm:

a) Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong phạm vi quản lý.

b) Rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung danh mục bí mật nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của đơn vị.

c) Xây dựng nội quy/quy chế bảo vệ bí mật nhà nước tại đơn vị mình.

d) Sơ kết hằng năm, tổng kết năm năm một lần công tác bảo vệ bí mật nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý.

đ) Phân công cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước tại bộ phận hành chính, tổng hợp.

Đối với các Tổng cục và tương đương, phân công cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước tại đơn vị Văn phòng của Tổng cục và thực hiện theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra công tác bảo vệ bí mật nhà nước tại các đơn vị từ Trung ương đến địa phương.

3. Cục Tin học và Thống kê tài chính chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan đảm bảo an toàn thông tin trên môi trường máy tính và mạng máy tính. Định kỳ rà soát lại hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, nhu cầu trang bị máy tính và các thiết bị liên quan nhằm đảm bảo an toàn và bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành Tài chính và máy tính của công chức, viên chức tại các đơn vị được giao nhiệm vụ liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

Đối với các Tổng cục và tương đương, các đơn vị thuộc hệ thống ngành dọc đóng tại địa phương giao Cục Công nghệ thông tin hoặc bộ phận phụ trách công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan đảm bảo an toàn thông tin trên môi trường máy tính và mạng máy tính.

4. Cục Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị, phương tiện, máy móc phục vụ công tác bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định.

Điều 22. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác bảo vệ bí mật nhà nước và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Văn phòng Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, cá nhân gửi ý kiến về Văn phòng Bộ Tài chính để tổng hợp, báo cáo, đề xuất trình Bộ trưởng xem xét, quy định./.

MẪU SỐ 01

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

………… (1) ………… (2) -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------

PHIẾU XÁC ĐỊNH ĐỘ MẬT CỦA TÀI LIỆU CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

1. Tài liệu chứa bí mật nhà nước: (số, ký hiệu, thời gian ban hành của tài liệu chứa bí mật nhà nước phát hành đi)

2. Người đề xuất độ mật của bí mật nhà nước:

3. Độ mật (3): TUYỆT MẬT □ TỐI MẬT □ MẬT □

4. Căn cứ xác định (4):

LÃNH ĐẠO CƠ QUAN, TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH BÍ MẬT NHÀ NƯỚC (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Ghi chú: Mẫu này được áp dụng đối với tài liệu chứa bí mật nhà nước có đóng dấu độ mật.

(1) Tên cơ quan chủ quản.

(2) Tên cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước.

(3) Ghi theo độ mật của tài liệu chứa bí mật nhà nước.

(4) Ghi rõ việc xác định độ mật căn cứ vào quy định tại điều, khoản, điểm nào của danh mục bí mật nhà nước cụ thể.

MẪU SỐ 02

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

………… (1) ………… (2) -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------

VĂN BẢN XÁC ĐỊNH ĐỘ MẬT ĐỐI VỚI VẬT, ĐỊA ĐIỂM, LỜI NÓI, HOẠT ĐỘNG, HÌNH THỨC KHÁC CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Tên gọi của vật, địa điểm, hoạt động, nội dung lời nói hoặc hình thức khác chứa bí mật nhà nước:           

Cơ quan, tổ chức xác định: ..............................................................................................

Người đề xuất: ................................................................................................................

Độ mật (3): .....................................................................................................................

Căn cứ xác định (4): ........................................................................................................

Ngày, tháng, năm xác định: ..............................................................................................

LÃNH ĐẠO CƠ QUAN, TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH BÍ MẬT NHÀ NƯỚC (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Ghi chú: Mẫu này được áp dụng đối với vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc hình thức khác chứa bí mật nhà nước mà không thể đóng dấu độ mật.

(1) Tên cơ quan chủ quản.

(2) Tên cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước.

(3) Ghi theo độ mật của vật, địa điểm, hoạt động, nội dung lời nói hoặc hình thức khác chứa bí mật nhà nước. Trường hợp trong vật, địa điểm, hoạt động, nội dung lời nói chứa nhiều thông tin có độ mật khác nhau thì xác định theo độ mật cao nhất.

(4) Ghi rõ việc xác định độ mật căn cứ vào quy định tại điều, khoản, điểm nào của danh mục bí mật nhà nước cụ thể.

MẪU SỐ 03

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu dấu "TUYỆT MẬT": Hình chữ nhật, kích thước 40mm x 8mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm; bên trong của hai đường viền là chữ “TUYỆT MẬT” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; cách đều đường viền bên ngoài là 02mm.

2. Mẫu dấu "TỐI MẬT": Hình chữ nhật, kích thước 30mm x 8mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm; bên trong của hai đường viền là chữ “TỐI MẬT” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; cách đều đường viền bên ngoài là 02 mm.

3. Mẫu dấu "MẬT": Hình chữ nhật, kích thước 20mm x 8mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm; bên trong của hai đường viền là chữ “MẬT” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; cách đều đường viền bên ngoài là 02mm.

MẪU SỐ 04

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu dấu chữ “A”: Hình tròn, đường kính 15mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm, chiều cao của chữ “A” là 10mm, được trình bày ở giữa hình tròn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 40, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm. Mẫu dấu “A” được sử dụng để đóng bên ngoài bì đựng tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật.

2. Mẫu dấu chữ “B”: Hình tròn, đường kính 15mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm, chiều cao của chữ “B” là 10mm, được trình bày ở giữa hình tròn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 40, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm. Mẫu dấu “B” được sử dụng để đóng bên ngoài bì đựng tài liệu bí mật nhà nước độ Tối mật.

3. Mẫu dấu chữ “C”: Hình tròn, đường kính 15mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm, chiều cao của chữ “C” là 10mm, được trình bày ở giữa hình tròn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 40, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm. Mẫu dấu “C” được sử dụng để đóng bên ngoài bì đựng tài liệu bí mật nhà nước độ Mật.

MẪU SỐ 05

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu dấu “THỜI HẠN BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC”: Hình chữ nhật, kích thước 70mm x 12mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm; hàng thứ nhất là dòng chữ “THỜI HẠN BẢO VỆ BMNN”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; hàng thứ hai là dòng chữ “Từ ...ngày...tháng...năm...đến ngày...tháng...năm...”, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 10, kiểu chữ Times New Roman; khoảng cách giữa hàng chữ thứ nhất và hàng chữ thứ hai là 02mm.

Mẫu dấu “THỜI HẠN BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” được áp dụng trong trường hợp thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước về hoạt động có thể ngắn hơn thời hạn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và phải xác định cụ thể tại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khi xác định độ mật.

Ví dụ: Tham gia ý kiến về phương án điều hành giá xăng, dầu: từ ngày 21 tháng 8 năm 2020 đến 15h ngày 22 tháng 8 năm 2020.

2. Mẫu dấu “GIA HẠN THỜI BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC”: Hình chữ nhật, kích thước 70mm x 12mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viên là 01mm; hàng thứ nhất là dòng chữ “GIA HẠN THỜI HẠN BẢO VỆ BMNN”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; hàng thứ hai là dòng chữ “Từ ...ngày...tháng...năm...đến ngày... tháng...năm...”, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 10, kiểu chữ Times New Roman; khoảng cách giữa hàng chữ thứ nhất và hàng chữ thứ hai là 02mm.

Hướng dẫn chi tiết:

(i) Khi hết thời hạn bảo vệ nếu xét thấy việc giải mật gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc thì chậm nhất 60 ngày trước ngày hết thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước, người đứng đầu cơ quan, đơn vị xác định bí mật nhà nước quyết định gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước, mỗi lần gia hạn không quá thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định.

(ii) Bí mật nhà nước sau khi gia hạn phải được đóng dấu, có văn bản hoặc hình thức khác xác định việc gia hạn.

(iii) Chậm nhất 15 ngày kể từ ngày gia hạn, cơ quan, đơn vị đã gia hạn phải thông báo bằng văn bản đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan khi nhận được thông báo về việc gia hạn có trách nhiệm đóng dấu, có văn bản hoặc hình thức khác xác định việc gia hạn đối với bí mật nhà nước thuộc phạm vi quản lý.

MẪU SỐ 06

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

Mẫu dấu “GIẢI MẬT’: Hình chữ nhật, kích thước 30mm x 13mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01 mm; hàng thứ nhất là dòng chữ “GIẢI MẬT”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; hàng thứ hai là chữ "Từ:……………" ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman; khoảng cách giữa hàng chữ thứ nhất và hàng chữ thứ hai là 02mm. Sau khi đóng dấu "GIẢI MẬT” ở dòng “Từ:……………” phải ghi rõ thời gian giải mật bắt đầu từ ngày, tháng, năm lãnh đạo có thẩm quyền ký quyết định giải mật.

Dấu “GIẢI MẬT” được sử dụng để đóng trên tài liệu bí mật nhà nước kể từ ngày có quyết định giải mật của người có thẩm quyền và từ ngày nhận được thông báo giải mật hoặc đối với trường hợp quy định tại điểm c, khoản 2 Điều 22 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

MẪU SỐ 07

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu dấu “GIẢM XUỐNG TỐI MẬT”: Hình chữ nhật, kích thước 55 mm x 13mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm; hàng thứ nhất là dòng chữ “GIẢM XUỐNG TỐI MẬT”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; hàng thứ hai là chữ "Từ:……………" ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman; khoảng cách giữa hàng chữ thứ nhất và hàng chữ thứ hai là 02mm.

2. Mẫu dấu “GIẢM XUỐNG MẬT”: Hình chữ nhật, kích thước 50mm x 13mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm; hàng thứ nhất là dòng chữ “GIẢM XUỐNG MẬT”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; hàng thứ hai là chữ "Từ:……………" ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman; khoảng cách giữa hàng chữ thứ nhất và hàng chữ thứ hai là 02mm.

Dấu "GIẢM XUỐNG TỐI MẬT" và dấu “GIẢM XUỐNG MẬT” được sử dụng để đóng trên tài liệu bí mật nhà nước kể từ ngày có quyết định giảm độ mật của người có thẩm quyền và từ ngày nhận được thông báo giảm độ mật. Sau khi đóng dấu "GIẢM XUỐNG TỐI MẬT" và dấu “GIẢM XUỐNG MẬT” ở dòng “Từ:....” phải ghi rõ thời gian giảm mật bắt đầu từ ngày, tháng, năm lãnh đạo có thẩm quyền quyết định giảm mật.

3. Mẫu dấu “TĂNG LÊN TUYỆT MẬT”: Hình chữ nhật, kích thước 55mm x 13mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm; hàng thứ nhất là dòng chữ “TĂNG LÊN TUYỆT MẬT”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; hàng thứ hai là chữ "Từ:………….." ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman; khoảng cách giữa hàng chữ thứ nhất và hàng chữ thứ hai là 02mm.

4. Mẫu dấu “TĂNG LÊN TỐI MẬT”: Hình chữ nhật, kích thước 50mm x 13mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm; hàng thứ nhất là dòng chữ “TĂNG LÊN TỐI MẬT”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; hàng thứ hai là chữ "Từ:……………" ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman; khoảng cách giữa hàng chữ thứ nhất và hàng chữ thứ hai là 02mm.

Dấu "TĂNG LÊN TUYỆT MẬT" và dấu “TĂNG LÊN TỐI MẬT” được sử dụng để đóng trên tài liệu bí mật nhà nước kể từ ngày có quyết định tăng độ mật của người có thẩm quyền và từ ngày nhận được thông báo tăng độ mật. Sau khi đóng dấu "TĂNG LÊN TUYỆT MẬT" và dấu “TĂNG LÊN TỐI MẬT” ở dòng “Từ:……………” phải ghi rõ thời gian tăng độ mật bắt đầu từ ngày, tháng, năm lãnh đạo có thẩm quyền quyết định tăng độ mật.

MẪU SỐ 08

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”: Hình chữ nhật, kích thước 55 mm x 13mm có hai đường viền xung quanh, khoảng cách piữa hai đường viền là 01mm; hàng thứ nhất là dòng chữ "TÀI LIỆU THU HỒI" được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm; hàng thứ hai là dòng chữ "Thời hạn" ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ Times New Roman; khoảng cách giữa hàng chữ thứ nhất và hàng chữ thứ hai là 02mm.

Dấu “TÀI LIỆU THU HỒI” sử dụng trong trường hợp tài liệu bí mật nhà nước được phát ra trong một thời gian nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó và nộp lại cho nơi phát tài liệu. Sau khi đóng dấu "TÀI LIỆU THU HỒI" ở dòng “Thời hạn” phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.

2. Mẫu dấu "CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ”: Hình chữ nhật, kích thước 70mm x 9mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01mm, bên trong là hàng chữ "CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ" trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm, cách đều đường viền bên ngoài 02mm.

Dấu "CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ" sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu; ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.

MẪU SỐ 09

Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

Mẫu dấu “BẢN SỐ” hình chữ nhật, kích thước 30mm x 8mm, có 01 đường viền xung quanh, bên trong đường viền là hàng chữ “BẢN SỐ”, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm. Mẫu dấu “BẢN SỐ” được sử dụng để quản lý số lượng tài liệu bí mật nhà nước phát hành đến các cơ quan, tổ chức; mẫu dấu “BẢN SỐ” được đóng trên trang đầu của tài liệu, ở phía trên bên trái.

Ví dụ: Bản số 1 được gửi cho Bộ Ngoại giao sẽ ghi “BẢN SỐ: 01”; bản số 2 được gửi cho Bộ Tư pháp sẽ ghi “BẢN SỐ: 02”.

MẪU SỐ 10

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

Mẫu dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC”: Hình chữ nhật, kích thước 60mm x 40mm, phía trên là hàng chữ “TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; dưới hàng chữ tên cơ quan, tổ chức là các hàng chữ “Sao y bản chính/Sao lục”, “Ngày, tháng, năm”, “Số lượng”, “Nơi nhận”, “Thẩm quyền sao”, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13. Kiểu chữ của các hàng chữ trong dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” là kiểu chữ Times New Roman.

Mẫu dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” được sử dụng khi thực hiện “Sao y bản chính” hoặc “Sao lục”.

- Tại dòng Sao y bản chính/Sao lục: Nếu là bản sao y bản chính thì ghi rõ là sao y, bản sao lục thi ghi rõ là sao lục;

- Tại dòng số lượng: Ghi tổng số lượng bản sao bí mật nhà nước;

- Tại dòng nơi nhận: Ghi rõ tất cả các cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận bản sao bí mật nhà nước. Trong trường hợp nhiều đơn vị nhận bản sao thì ghi đơn vị nhận và số lượng các đơn vị nhận bản sao còn lại.

Ví dụ: - Tại dòng số lượng bản sao: 15

- Tại dòng nơi nhận: Vụ NSNN, 14 đơn vị.

- Tại dòng “Thẩm quyền sao” ghi rõ chức vụ của người cho phép sao; khoảng trống bên dưới dòng “Thẩm quyền sao” là chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có), họ tên của người có thẩm quyền cho phép sao.

Dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” được đóng ở phía dưới cùng tại trang cuối của bản sao tài liệu bí mật nhà nước.

MẪU SỐ 11

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

…………………………(1) …………………………(2) -------	TRÍCH SAO
(3)…/TS-…(4)	…(5)…, ngày    tháng    năm 20…

NỘI DUNG TRÍCH SAO

Nơi nhận: - …………………; - …………………; - Lưu; VT (7), (8)

……………… (6) ……………… (Chữ ký; dấu của cơ quan, tổ chức) ……………… (9) ………………

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

(3) Số của bản trích sao.

(4) Ký hiệu của văn bản được trích sao, ví dụ: QĐ-TTg.

(5) Địa danh.

(6) Chức vụ của người có thẩm quyền sao.

(7) Viết tắt hoặc ghi phiên hiệu cơ quan, tổ chức sao.

(8) Viết tắt tên người sao, ghi rõ số lượng bản sao, ví dụ: (Q, 05).

(9) Ghi rõ họ tên của người có thẩm quyền cho phép sao.

MẪU SỐ 12

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

Mẫu dấu “BẢN SAO SỐ”: Hình chữ nhật, kích thước 37mm x 8mm, có một đường viền xung quanh, bên trong là hàng chữ “BẢN SAO SỐ”, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ Times New Roman, đứng, đậm. Dấu “BẢN SAO SỐ” được đóng ở góc trên bên phải tại trang đầu của bản sao tài liệu bí mật nhà nước.

Ví dụ: Bản sao số 1 được gửi cho Vụ Ngân sách nhà nước sẽ ghi “BẢN SAO SỐ: 01”; bản sao số 2 được gửi cho Vụ Đầu tư sẽ ghi “BẢN SAO SỐ: 02”.

MẪU SỐ 13

SỔ QUẢN LÝ SAO, CHỤP BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu sổ

Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước được trình bày theo hình minh họa dưới đây:

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).

(2): Tên cơ quan, tổ chức.

(3): Năm mở sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước.

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc.

(5): Số thứ tự của quyển sổ.

b) Phần quản lý sao, chụp bí mật nhà nước

Phần quản lý sao, chụp bí mật nhà nước được trình bày trên trang giấy khổ A4 (210mm x 297mm) bao gồm 09 cột theo mẫu sau:

Số thứ tự	Ngày, tháng, năm sao, chụp tài liệu, vật chứa BMNN	Tên loại và trích yếu nội dung tài liệu, vật chứa BMNN được sao, chụp	Độ mật	Số lượng bản sao, chụp	Nơi nhận bản sao, chụp	Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp	Người thực hiện sao, chụp	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)

2. Hướng dẫn quản lý

Cột 1: Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển sổ.

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm sao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được sao.

Cột 4: Ghi rõ độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được sao (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu A, B, C).

Cột 5: Ghi rõ số lượng bản sao.

Cột 6: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận bản sao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

Cột 7: Ghi rõ họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền cho phép sao.

Cột 8: Ghi rõ họ tên và chữ ký xác nhận của người thực hiện sao.

Cột 9: Ghi những nội dung cần thiết khác.

MẪU SỐ 14

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

………… (1) ………… (2) -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------

VĂN BẢN GHI NHẬN VIỆC CHỤP TÀI LIỆU, VẬT CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được chụp: .....................................................

Số lượng bản chụp: .........................................................................................................

Nơi nhận bản chụp (3): ....................................................................................................

Độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được chụp (4): ...........................................

Ngày, tháng, năm chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước: ................................................

LÃNH ĐẠO CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHO PHÉP CHỤP TÀI LIỆU, VẬT CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI THỰC HIỆN CHỤP TÀI LIỆU, VẬT CHỨA BÍ MẬT NHÀ NƯỚC (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Ghi chú: Mẫu này áp dụng đối với bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không thể đóng dấu bản sao, chụp hoặc trường hợp chụp tài liệu bí mật nhà nước để gửi cơ quan, tổ chức theo pháp luật về cơ yếu; mẫu này được gửi kèm theo bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức nhận bản chụp.

(1) Tên cơ quan, tổ chức.

(2) Tên cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

(3) Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức nhận bản chụp.

(4) Ghi rõ độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được chụp (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu A, B, C).

MẪU SỐ 15

SỔ ĐĂNG KÝ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC ĐI
(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký bí mật nhà nước đi được trình bày theo hình minh họa dưới đây:

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).

(2): Tên cơ quan, tổ chức.

(3): Năm mở sổ đăng ký bí mật nhà nước đi.

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ.

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản mật đi đầu tiên và cuối cùng trong sổ.

(6): Số thứ tự của quyển sổ.

b) Phần đăng bí mật nhà nước đi.

Phần quản lý bí mật nhà nước đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 (210mm x 297mm) bao gồm 10 cột theo mẫu sau:

Số thứ tự	Số, ký hiệu tài liệu, vật chứa BMNN	Ngày tháng xác định tài liệu, vật chứa BMNN	Tên loại và trích yếu nội dung tài liệu, vật chứa BMNN	Độ mật	Người ký	Nơi nhận	Đơn vị lưu	Số lượng	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển số.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; đối với bí mật nhà nước đi có độ mật "Tuyệt mật" thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của lãnh đạo xác định độ mật bí mật nhà nước đó.

Cột 5: Ghi rõ độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu A, B, C).

Cột 6: Ghi tên của người ký tài liệu bí mật nhà nước.

Cột 7: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước như được ghi tại phần nơi nhận của tài liệu.

Cột 8: Ghi tên đơn vị lưu tài liệu.

Cột 9: Ghi số lượng bản phát hành tài liệu.

Cột 10: Ghi những nội dung cần thiết khác.

MẪU SỐ 16

SỔ ĐĂNG KÝ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi, chỉ khác tên gọi là "SỔ ĐĂNG KÝ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC ĐẾN".

b) Phần đăng ký bí mật nhà nước đến

Phần quản lý bí mật nhà nước đến được trình bày trên trang giấy khổ A4 (210mm x 297mm) bao gồm 10 cột theo mẫu sau:

Số thứ tự	Ngày đến	Số đến	Cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu, vật chứa BMNN	Số, ký hiệu	Ngày tháng	Tên loại và trích yếu nội dung	Độ mật	Đơn vị hoặc người nhận	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển số.

Cột 2: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu đến.

Cột 3: Ghi theo số được ghi trên dấu đến.

Cột 4: Ghi cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

Cột 5: Ghi số và ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến.

Cột 6: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản mật đến; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 7: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của tài liệu, bí mật nhà nước đến.

Cột 8: Ghi rõ độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu A, B, C).

Cột 9: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến.

Cột 10: Ghi những nội dung cần thiết khác.

MẪU SỐ 17

SỔ CHUYỂN GIAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

1. Mẫu sổ

Sổ chuyển giao bí mật nhà nước được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi, chỉ khác tên gọi là "SỔ CHUYỂN GIAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC".

b) Phần chuyển giao bí mật nhà nước

Phần chuyển giao bí mật nhà nước được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (148mm x 210mm) bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Ngày chuyển	Số đến hoặc số đi	Độ mật	Đơn vị hoặc người nhận	Ký nhận	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao bí mật nhà nước cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu "đến"; số văn bản đi.

Cột 3: Ghi rõ mức độ mật của bí mật nhà nước (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu A, B, C).

Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bí mật nhà nước.

Cột 5: Chữ ký của người trực tiếp nhận bí mật nhà nước.

Cột 6: Ghi nội dung cần thiết khác (như bản sao, số lượng tài liệu...).

MẪU SỐ 18

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

………… (1) ………… (2) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: /……… (3)

VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP, CHUYỂN GIAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Kính gửi: ……………(4)

Tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đề nghị cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước: ...........

Họ và tên người đại diện của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đề nghị cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước……………………………… Số CCCD/CMND ..............................................................

Vị trí công tác của người đại diện hoặc cá nhân: .................................................................

Bí mật nhà nước đề nghị cung cấp, chuyển giao: ………………………… (5) .........................

Độ mật của bí mật nhà nước đề nghị cung cấp, chuyển giao ...............................................

Mục đích sử dụng bí mật nước: .........................................................................................

Cam kết bảo vệ bí mật nhà nước: ……………………………… (6) ........................................

CƠ QUAN, TỔ CHỨC HOẶC CÁ NHÂN ĐỀ NGHỊ (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan chủ quản

(2) Tên cơ quan, tổ chức đề nghị cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước

(3) Số, ký hiệu của văn bản đề nghị cung cấp, chuyển giao

(4) Cơ quan, tổ chức quản lý, xác định bí mật nhà nước

(5) Loại, trích yếu nội dung của bí mật nhà nước

(6) Trường hợp cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải cam kết không cung cấp cho bên thứ ba, nếu không có sự đồng ý của bên cung cấp.

MẪU SỐ 19

(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

THỐNG KÊ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

STT	Số, ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước	Tên loại, trích yếu tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước	Độ mật	Thời gian xác định hoặc tiếp nhận, lưu giữ	Cơ quan, tổ chức xác định hoặc tiếp nhận, lưu giữ	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)

LÃNH ĐẠO CƠ QUAN, TỔ CHỨC THỐNG KÊ (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI THỐNG KÊ (ký, ghi rõ họ tên)

Ghi chú: Mẫu thống kê bí mật nhà nước được sử dụng để thống kê tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phát hành và tiếp nhận trong năm công tác.

(1): Ghi số thứ tự tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được phát hành hoặc tiếp nhận, lưu giữ.

(2): Ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm xác định tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

(3): Tên loại, trích yếu nội dung của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

(4): Ghi độ mật của tài liệu, vật chứa BMNN (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu A, B, C).

(5): Ghi cụ thể ngày, tháng, năm xác định hoặc tiếp nhận, lưu giữ.

(6): Ghi cụ thể cơ quan, tổ chức xác định hoặc tiếp nhận, lưu giữ bí mật nhà nước.

(7): Ghi những nội dung cần thiết khác (bản sao, số lượng bản lưu giữ...).

MẪU SỐ 20

SƠ ĐỒ VỊ TRÍ CÁC DẤU MẬT TRÊN VĂN BẢN
(Trên một trang giấy A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-BTC ngày 01 tháng 10 năm 2020 của Bộ Tài chính)

Ghi chú:

Ô số: Thành phần thể thức văn bản

1: Quốc hiệu

2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3: Số, ký hiệu của văn bản

4: Địa đanh và ngày, tháng năm ban hành văn bản

5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b: Trích yếu nội dung văn bản

6: Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8: Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b: Nơi nhận

10a: Dấu chỉ độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật)

10b: Dấu chỉ độ khẩn

10c: Dấu giải mật

10d: Dấu tăng mật, giảm mật

11: Dấu thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước

11a: Dấu tài liệu thu hồi hoặc dấu Gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước

11b: Dấu “Bản số”

11c: Dấu “Bản sao số”

12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13: Ký hiệu người soạn thảo, số lượng bản phát hành; được phép hoặc không được phép sao, chụp

14: Dấu bản sao bí mật nhà nước

15: Logo: In chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (nếu có)

16: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại; số Telex; số Fax

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 1500/QD-BTC	Hanoi, October 1, 2020

DECISION

ON PROMULGATION OF THE REGULATIONS ON PROTECTION OF STATE SECRETS OF THE MINISTRY OF FINANCE

MINISTRY OF FINANCE

Pursuant to the Law on Protection of State Secrets No. 29/2018/QH14 dated November 15, 2018;

Pursuant to Decree No. 87/2017/ND-CP dated July 26, 2017 of the Government on functions, duties, powers, and organizational structure of the Ministry of Finance;

Pursuant to Decree No. 26/2020/ND-CP dated February 28, 2020 of the Government on elaboration of the Law on Protection of State Secrets;

Pursuant to Circular No. 24/2020/TT-BCA dated March 10, 2020 of the Ministry of Public Security promulgating forms used in state secrets protection;

At the proposal of the Chief of the Ministry Office,

...

...

...

Article 1. Promulgate together with this Decision the Regulations on protection of state secrets of the Ministry of Finance.

Article 2. This Decision shall come into force from the date of signing.

Article 3. The Chief of the Ministry Office, heads of units under the Ministry, organizations and individuals under the Ministry of Finance, and units under the vertical system of the Finance sector at the local level shall implement this Decision./.

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Ta Anh Tuan

REGULATIONS

ON PROTECTION OF STATE SECRETS OF THE MINISTRY OF FINANCE
(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

...

...

...

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

These Regulations provide for the determination of state secrets and classification level of state secrets; reproduction and photographing; inventory, storage, and preservation; transportation, delivery, and receipt; removal from the place of storage; provision and transfer of state secrets; organization of conferences, seminars, and meetings involving state secrets; adjustment of classification level; declassification; destruction of documents and carriers of state secrets; forms used in state secrets protection; information and reporting regime in state secrets protection of the Ministry of Finance and other related matters.

Article 2. Regulated entities

These Regulations shall be uniformly applied to units, organizations, and individuals within the Finance sector.

Political organizations within agencies and units (Party Committees, Trade Unions, Youth Unions) shall apply these Regulations in accordance with relevant Party regulations and applicable laws.

Article 3. Interpretation of terms

For the purposes of these Regulations, the terms below shall be construed as follows:

1. “State secrets” means information with important content determined by the head of a competent agency or unit in accordance with the Law on protection of state secrets, which has not been disclosed and, if disclosed or lost, may cause harm to national interests, ethnic interests, or interests of agencies or units.

...

...

...

2. “Protection of state secrets” means the use by agencies, units, and individuals of forces, means, and measures to prevent and combat infringements upon state secrets.

3. “Disclosure of state secrets” means a case in which a person without responsibility becomes aware of state secrets.

4. “Loss of state secrets” means a case in which documents or carriers of state secrets are no longer under the management of agencies, units, or individuals responsible for management.

Article 4. Principles of protection of state secrets

State secrets protection of the Ministry of Finance shall be implemented in a uniform manner in accordance with the contents prescribed in these Regulations and in compliance with principles and provisions of the law on protection of state secrets.

Article 5. Prohibited acts

1. Disclosure, misappropriation, purchase, or sale of state secrets; falsification, damage, or loss of documents or carriers of state secrets.

2. Illegal collection, exchange, provision, or transfer of state secrets; illegal reproduction and photographing; storage, transportation, delivery, receipt, recall, and destruction of documents or carriers of state secrets.

3. Illegal removal of documents or carriers of state secrets from the place of storage.

...

...

...

5. Drafting or storing documents containing state secrets on computers or other devices that have been connected or are being connected to the Internet, computer networks, or telecommunications networks, except for cases permitted under the law on cryptography.

6. Illegal transmission of state secrets via information or telecommunications means contrary to the law on cryptography.

7. Change of use purpose of computers or other devices previously used to draft, store, or exchange state secrets before removal of state secrets.

8. Use of devices with signal receiving, transmitting, audio recording, or video recording functions in conferences, seminars, or meetings involving state secrets in any form without permission from competent persons.

9. Posting or disseminating state secrets on mass media, the Internet, computer networks, or telecommunications networks.

Chapter II

SPECIFIC PROVISIONS

Article 6. Determination of state secrets and classification level of state secrets

1. Heads of agencies or units that issue or release documents or create carriers containing state secrets shall be responsible for determination of state secrets and classification level of state secrets.

...

...

...

3. Procedures for determination of state secrets and classification level of state secrets:

a) Drafters or creators of information included in the list of state secrets shall propose heads of agencies or units to determine state secrets, classification level of state secrets, recipients, number of copies issued, permission or prohibition of reproduction and photographing of documents or carriers of state secrets in the Form for work processing proposal, Form for classification level determination of documents containing state secrets, or document on determination of classification level for objects, locations, spoken information, activities, or other forms containing state secrets.

b) State secret documents shall specify the name of the drafter, number of copies issued, permission or prohibition of reproduction and photographing in the “Recipients” section of the document, in specific:

Recipients:
-……;
- Archived: VT, drafting unit (full name of the drafter, number of copies issued);
Permitted for reproduction and photographing/Not permitted for reproduction and photographing.

c) Pre-printing words indicating the classification level on Form for work processing proposal, or draft documents containing state secrets is not permitted.

d) In the case of electronic documents, the drafter shall create the classification marking on the document after state secrets and classification level of state secrets have been determined by a competent person; electronic documents, when printed, shall be stamped with the classification mark in accordance with regulations.

dd) Heads of agencies or units shall determine state secrets, classification level, scope of circulation, and permission or prohibition of reproduction and photographing of documents or carriers of state secrets.

- In cases of use of state secrets of other agencies or organizations, the corresponding classification level shall be determined;

- In cases where information contained in the same document or carrier of state secrets falls under different classification levels in the list of state secrets, determination shall be made according to the highest classification level.

...

...

...

g) Any person receiving information included in the list of state secrets but not yet determined as state secrets shall report to the head of the agency or unit and transfer such information to the unit with relevant functions for handling. The person assigned to handle such information shall submit a written proposal to the head of the agency or unit for determination of state secrets, classification level of state secrets, recipients, number of copies issued, and permission or prohibition of reproduction and photographing of documents or carriers of state secrets. Received information shall be protected during the process of receipt and handling.

4. Classification level of state secrets shall be determined based on classification markings, document on determination of classification level, or other appropriate forms corresponding to the form containing state secrets as prescribed by the Ministry of Public Security.

Article 7. Numbering and circulation of documents and carriers of state secrets

1. Numbers and dates of issuance of documents shall be assigned in sequential order and chronological order of issuance of documents of agencies or units within the year (starting consecutively from No. 01 on January 1 and ending on December 31 each year) and recorded in one Register of outgoing state secrets covering all classification levels.

2. Circulation of documents containing state secrets:

a) When circulating documents containing state secrets, the drafter shall attach the “Form for classification level determination of documents containing state secrets” (Form No. 01) as a basis for the Records Office of the agency or unit to stamp the classification mark and retain together with the original.

b) For copies issued to agencies, units, organizations, or individuals, the Records Office of the agency or unit shall stamp “COPY NO.:<0} ...” at the upper left corner of the first page of the document.

c) The drafter of documents containing state secrets shall determine the order of agencies, units, organizations, or individuals receiving the document and fill in the “COPY NO. ......” already stamped for issuance; at the same time, when registering in the “Register of state secrets transfer”, the corresponding copy number (in parentheses) shall be recorded immediately after the name of the unit or person receiving the document containing state secrets; when registering in the “Register of outgoing state secrets”, the corresponding copy number shall be recorded in the Remarks column.

Article 8. Reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets

...

...

...

Forms of reproduction of state secret documents include: certified true copy, excerpt copy, and extract copy.

2. Competence to permit reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets:

a) Persons competent to permit reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets classified as Top secret include: the Minister and heads of units under the Ministry, except heads of public sector entities under the Ministry.

b) Persons competent to permit reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets classified as Secret include:

- Persons specified at point a of this clause;

- Heads of public sector entities under the Ministry;

- Heads of Departments, Divisions, and equivalent units under General Departments and equivalent bodies;

- Presidents of Members’ Councils, Presidents of companies, Directors, or General Directors of enterprises under the Ministry.

c) Persons competent to permit reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets classified as Confidential include:

...

...

...

- Heads of division-level units under units of the Ministry and equivalent units;

- Heads of division-level units under Departments of General Departments and equivalent bodies.

3. Persons competent to permit reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets as specified at points a and b of this clause may authorize their deputies to exercise such competence.

Authorization for permitting reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets may be carried out regularly or on a case-by-case basis and shall be made in writing, clearly specifying the scope, content, and duration of authorization.

Authorized deputies shall be responsible for their decisions permitting reproduction and photographing before the head and before the law. Authorized persons shall not further authorize other persons.

4. Persons assigned to perform reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets shall be officials, civil servants, public employees, or workers directly related to state secrets or engaged in work related to state secrets.

5. Reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets shall be conducted at secure locations prescribed by the head of the agency or unit directly managing state secrets. Such reproduction and photographing shall be recorded in the “Logbook for management of reproduction and photographing of state secrets”.

6. Means and equipment used for reproduction and photographing of documents and carriers of state secrets shall not be connected to the Internet, computer networks, or telecommunications networks, except in cases performed in accordance with the law on cryptography.

7. Copies of state secret documents shall be stamped “STATE SECRETS COPY NO.: ...” at the upper right corner of the first page, clearly indicating the serial number of the copy. Only the permitted number of copies shall be reproduced or duplicated, and excess or defective copies shall be destroyed immediately. Copies or duplicated versions of state secret documents have the same legal validity as originals and shall be protected in the same manner as originals.

...

...

...

8. Extract copies of state secret documents shall be made using the “Extract copy document” form, fully indicating the name of the agency or unit reproducing the document; extract copy number; reference number of the original document; place and time of extraction; extracted content; recipients; name of the person reproducing and number of copies; title and signature of the competent person; and seal of the agency or unit (if any).

9. Duplicated images of documents or carriers of state secrets shall be accompanied by a “Record of photographing of documents or carriers of state secrets”, clearly indicating the name and type of the duplicated document or carrier of state secrets; number of copies and recipients; classification level; time of photographing; person performing photographing; title, full name, and signature of the competent person permitting photographing.

10. Reproduction and photographing of encrypted state secret documents shall be carried out in accordance with the law on cryptography.

Article 9. Inventory, storage, and preservation of documents and carriers of state secrets

1. Documents and carriers of state secrets shall be stored by thematic files, subjects, and fields, with detailed inventory lists attached, and shall be protected by appropriate measures ensuring safety as prescribed by heads of agencies or units.

2. Annually, units shall conduct inventory of documents and carriers of state secrets received and issued in chronological order and by each classification level.

3. Documents and carriers of state secrets, when stored, shall be marked with symbols A, B, or C on the outside of the file cover or folder spine corresponding to the classification level of the documents or carriers of state secrets contained therein. In cases where documents or carriers of state secrets within the same file have different classification levels, marking shall be made according to the highest classification level.

Depending on the nature of each storage location for classified documents, appropriate protection measures shall be applied in accordance with the principle of ensuring absolute safety and strict protection regulations.

4. Storage and preservation of electronic data containing state secrets on computers or professional software shall comply with the law on cryptography:

...

...

...

b) Electronic data containing state secrets stored on professional system software shall be protected by cryptographic codes and access authorization shall be assigned to each unit, official, civil servant, public employee, or worker responsible for accessing the system to resolve assigned tasks.

Article 10. Transportation, delivery, and receipt of documents and carriers of state secrets

1. Transportation, delivery, and receipt of documents and carriers of state secrets shall be carried out by persons engaged in work related to state secrets, liaison officers, or records officers of agencies or units.

2. Transportation, delivery, and receipt of documents and carriers of state secrets shall comply with the principles of confidentiality and sealing.

3. Transportation of documents and carriers of state secrets via postal services shall be carried out in accordance with the law on postal services.

4. Delivery of documents and carriers of state secrets shall be carried out as follows:

a) Prior to delivery, documents and carriers of state secrets shall be registered in the “Register of outgoing state secrets”. Documents and carriers of state secrets classified as Top secret shall only have abstracts recorded when consent is granted by the competent person determining state secrets.

Delivery of documents and carriers of state secrets shall be managed through the “State Secrets Transfer Register”. The delivering party shall fully record information in the Register. The receiving party shall sign upon receipt of documents and carriers of state secrets.

b) Documents and carriers of state secrets shall be separately enveloped or packaged according to classification level. Envelope paper shall be durable, water-resistant, and non-transparent; adhesive shall be strong and difficult to peel.

...

...

...

Documents and carriers of state secrets classified as Secret and Confidential shall be protected by one envelope, with symbols “B” and “C” stamped on the outside corresponding to the classification level of the contents.

5. Receipt of documents and carriers of state secrets shall be carried out as follows:

a) Records officers of agencies or units or persons assigned to receive documents containing state secrets at divisions or departments shall register such documents and carriers in the “Register of incoming state secrets”.

b) In cases where envelopes bear the stamp “Only the named person may open”, the receiving person shall register according to the symbol on the envelope, shall not open the envelope, and shall immediately forward it to the named person. If the named person is absent and the envelope also bears the “Urgent” stamp, it shall be forwarded to the head of the agency or unit or a person authorized by the head for resolution.

c) In cases where documents or carriers of state secrets are delivered in violation of state secrets protection regulations, they shall be forwarded to the head of the receiving agency or unit or the named recipient (in cases of personal delivery) for resolution, and the sending party shall be notified to apply remedial measures. If signs of tampering, opening, substitution, loss, or damage are detected, the receiving person shall immediately report to the head of the agency or unit for handling measures.

6. During delivery and receipt of documents and carriers of state secrets, both the sending and receiving parties shall cross-check quantities and inspect sealing and packaging. In cases of quantity shortages or packaging errors, the receiving party shall request the sending party to supplement or rectify before registration and acknowledgment.

7. In cases where documents or carriers of state secrets bear the stamp “Recalled documents”, the receiving unit or individual shall return them within the deadline specified in the document.

8. Transmission and receipt of electronic documents containing state secrets via the Internet, computer networks, or telecommunications networks shall comply with the law on cryptography.

9. Transportation, delivery, and receipt of cryptographic products shall comply with the law on cryptography.

...

...

...

Article 11. Removal of documents and carriers of state secrets from the place of storage

1. Removal of documents and carriers of state secrets from the place of storage for domestic task performance shall require written permission from the head or an authorized deputy of the head of the agency or unit directly managing state secrets.

2. Removal of documents and carriers of state secrets from the place of storage for overseas task performance shall require written permission from the Minister of Finance or an authorized Deputy Minister and shall be reported to the head of the delegation.

3. Officials, civil servants, public employees, and workers removing documents and carriers of state secrets from the place of storage shall submit a written request for permission to the competent authority as prescribed in Clauses 1 and 2 of this Article. The written request shall clearly specify full name, title, working unit; type, name, abstract content, and classification level of documents or carriers of state secrets; purpose of use; working time and location; and measures for protection of state secrets.

4. During the period of removal, if disclosure or loss of state secrets is detected, the person removing the documents or carriers of state secrets shall immediately report to the head of the directly managing unit and the head of the delegation for handling measures and mitigation of consequences.

5. Documents and carriers of state secrets removed from the place of storage shall be contained, packaged, and transported using secure means and equipment prescribed by the head of the unit managing state secrets and shall be protected throughout the removal period. Upon completion of assigned tasks, a report shall be submitted to the competent authority granting permission regarding management and use of state secrets, and the documents and carriers shall be returned to the unit.

Article 12. Provision and transfer of state secrets to agencies, organizations, and Vietnamese persons assigned to perform tasks directly related to state secrets

1. Competence to decide provision and transfer of state secrets to agencies, organizations, and Vietnamese persons assigned to perform tasks directly related to state secrets shall be prescribed as follows:

a) Persons competent as prescribed at point a Clause 2 Article 8 shall decide provision and transfer of Top secret state secrets.

...

...

...

c) Persons competent as prescribed at point c Clause 2 Article 8 shall decide provision and transfer of Confidential state secrets.

2. Agencies or organizations requesting the provision and transfer of state secrets shall submit a written request to the person competent to decide on the provision and transfer of state secrets. The written request shall clearly specify the name of the agency or organization; the representative of the agency or organization; the state secrets requested for provision and transfer; the purpose of use; and the commitment to protect state secrets.

3. Individuals requesting the provision and transfer of state secrets shall submit a written request to the person competent to decide on the provision and transfer of state secrets. The written request shall clearly specify full name; citizen identification card number or identity card number or passport number; contact address; working position; the state secrets requested for provision and transfer; the purpose of use; and the commitment to protect state secrets (Form No. 18).

4. In cases of refusal to provide or transfer state secrets, the person competent to decide on the provision and transfer of state secrets shall respond in writing and clearly state the reasons.

Article 13. Provision and transfer of state secrets to foreign agencies, organizations, and individuals

1. Competence to decide on the provision and transfer of state secrets to foreign agencies, organizations, and individuals is prescribed as follows:

The Minister of Finance decides on the provision and transfer of state secrets classified as Secret and Confidential to foreign agencies, organizations, and individuals within the scope of state management.

2. State secrets shall only be provided and transferred to foreign agencies, organizations, and individuals participating in international cooperation programs or performing official duties related to state secrets.

3. Foreign agencies or organizations requesting the provision and transfer of state secrets shall submit a written request to the unit under the Ministry taking charge of the international cooperation program or official duty related to state secrets. The written request shall clearly specify the name of the agency or organization; the representative of the agency or organization; nationality, passport number, and position of the representative; the state secrets requested for provision and transfer; the purpose of use; the commitment to protect state secrets; and the commitment not to provide or transfer state secrets to a third party without the consent of the providing and transferring party.

...

...

...

5. Units under the Ministry and political organizations under agencies or units taking charge of international cooperation programs or official duties related to state secrets are responsible for forwarding requests from foreign agencies, organizations, and individuals prescribed in Clauses 3 and 4 of this Article to the person competent to decide on the provision and transfer of state secrets.

6. In cases of refusal to provide or transfer state secrets, the person competent to decide on the provision and transfer of state secrets shall respond in writing and clearly state the reasons.

Article 14. Organization of conferences, seminars, and meetings involving state secrets

1. Competence to decide on the organization of conferences, seminars, and meetings involving state secrets:

a) In cases without foreign elements, persons competent to provide and transfer state secrets according to each classification level prescribed in Clause 1 Article 12 of this Regulation decide on the organization of conferences, seminars, and meetings.

b) In cases involving foreign elements, persons competent to provide and transfer state secrets according to each classification level prescribed in Clause 1 Article 13 of this Regulation decide on the organization of conferences, seminars, and meetings.

2. Decisions of competent authorities permitting the organization of conferences, seminars, and meetings shall be made in writing.

3. Conferences, seminars, and meetings involving state secrets chaired by the Ministry of Finance (units under the Ministry and units under the vertical system of the Finance sector located in localities) shall be organized in secure meeting rooms at the headquarters of the Ministry or units. In cases where organization takes place outside headquarters, the Minister of Finance or the head of the unit deciding on the organization of conferences, seminars, or meetings is responsible for requesting the Ministry of Public Security or province-level police authorities to inspect security and safety inside and outside the venue.

4. Means and equipment used in conferences, seminars, and meetings involving state secrets:

...

...

...

b) Officials, civil servants, public employees, and workers are prohibited from bringing devices capable of signal transmission or reception, audio recording, or video recording into conferences, seminars, or meetings involving state secrets classified as Top secret or Secret. For conferences, seminars, or meetings involving state secrets classified as Confidential, use of means and equipment shall comply with the requirements of the chairperson.

c) Where necessary, the unit chairing conferences, seminars, or meetings involving state secrets decides on the use of technical means and equipment to prevent intrusion or information collection from outside and the use of means and equipment for audio or video recording for work purposes. Documents and carriers of state secrets shall be recalled after conferences, seminars, or meetings.

5. Protection plans for conferences, seminars, and meetings involving state secrets:

a) For conferences, seminars, or meetings involving Top secret state secrets, the head of the chairing unit decides on the arrangement of guard and protection forces outside and anticipates complex situations that may arise affecting security and safety during organization, together with handling and response plans.

b) Conferences, seminars, or meetings involving state secrets organized for two days or more shall have meeting rooms sealed after each day.

c) Participants in conferences, seminars, or meetings involving state secrets shall be limited to the composition required by the chairing unit and are responsible for protecting and using state secrets in accordance with this Regulation and the requirements of the chairperson. For conferences, seminars, or meetings involving Top secret state secrets, measures shall be applied to inspect compliance with regulations on prohibited devices for participants.

Article 15. Adjustment of classification level

1. Adjustment of classification level means the upgrade or downgrade of an already determined classification level of state secrets.

2. Adjustment of classification level shall be based on the list of state secrets issued by competent authorities in the fields of finance and budget and other fields, and the provisions of the Law on Protection of State Secrets.

...

...

...

4. After issuance of a decision on adjustment of classification level, the adjusting unit shall affix stamps and issue written documents or apply other forms to identify the upgrade or downgrade of classification level.

5. No later than 15 days from the date of adjustment of classification level, the adjusting unit shall notify in writing relevant agencies, organizations, and individuals.

Units receiving notifications on adjustment of classification level are responsible for affixing stamps and issuing written documents or applying other forms to identify the corresponding adjustment of classification level for state secrets under their management.

Article 16. Declassification

1. Declassification means the removal of the classification level of state secrets.

2. State secrets shall be automatically declassified in the following cases:

a) Upon expiration of the protection period or expiration of the extended protection period of state secrets as prescribed in Article 19 and Article 20 of the Law on Protection of State Secrets.

b) When they no longer fall under the list of state secrets. In this case, the unit determining the state secrets shall affix a declassification stamp, issue a written document or apply another form to identify declassification, and immediately notify in writing relevant agencies, organizations, and individuals.

3. State secrets shall be fully or partially declassified where declassification is necessary to meet practical requirements for protection of national and ethnic interests, socio-economic development, international integration, and international cooperation. In this case, units shall carry out declassification in accordance with the following procedures:

...

...

...

b) The Declassification Council comprises a representative of the leadership of the unit determining the state secrets acting as Chairperson of the Council and representatives of the Office and relevant agencies or units.

c) The Declassification Council is responsible for reviewing declassification and reporting to the head of the unit determining the state secrets for issuance of a declassification decision.

d) In cases of partial declassification, the declassified contents shall be included in the declassification decision, and no later than 15 days from the date of issuance of the declassification decision, the unit carrying out declassification is responsible for notifying in writing relevant agencies, organizations, and individuals for affixing declassification stamps or issuing written documents identifying declassification for documents and carriers of state secrets under their management.

dd) In cases of full declassification, after the declassification decision is issued, a declassification stamp shall be affixed or a written document identifying declassification shall be issued, and no later than 15 days from the date of the declassification decision, the unit taking charge of declassification is responsible for notifying in writing relevant agencies, organizations, and individuals for affixing declassification stamps or issuing written documents identifying declassification for documents and carriers of state secrets under their management.

e) Declassification dossiers shall be archived, including the decision on establishment of the Declassification Council; the state secrets proposed for declassification; minutes of meetings of the Declassification Council; the declassification decision; and other relevant documents.

Article 17. Destruction of documents and carriers of state secrets

1. Documents and carriers of state secrets shall be destroyed in the following cases:

a) Where retention is no longer necessary and destruction does not cause harm to national and ethnic interests.

b) Where failure to immediately destroy would cause harm to national and ethnic interests.

...

...

...

a) State secrets shall not be disclosed or lost.

b) The destruction process shall alter the form, functions, and effects of documents and carriers of state secrets and completely eliminate state secret information.

c) Documents and carriers of state secrets after destruction shall not be recoverable in terms of form, functions, effects, or contents.

3. Competence to decide on destruction of documents and carriers of state secrets is prescribed as follows:

a) Persons competent as prescribed at points a and b Clause 2 Article 8 of this Regulation have competence to decide on destruction of documents and carriers of state secrets.

b) Persons currently managing documents and carriers of state secrets are entitled to decide on destruction in cases prescribed at point b Clause 1 of this Article and shall immediately report in writing on destruction to the head of the unit.

4. Destruction of documents and carriers of state secrets in cases prescribed at point a Clause 1 of this Article shall be carried out as follows:

a) Persons competent as prescribed at points a and b Clause 2 Article 8 decide on establishment of a Destruction Council for documents and carriers of state secrets.

b) The Destruction Council for documents and carriers of state secrets comprises a representative of the leadership of the unit directly storing the documents and carriers of state secrets acting as Chairperson of the Council; the person directly storing the documents and carriers of state secrets; and representatives of relevant agencies or organizations.

...

...

...

d) Destruction dossiers shall be archived, including the decision on establishment of the Destruction Council; the list of documents and carriers of state secrets proposed for destruction; minutes of meetings of the Destruction Council; the destruction decision; destruction records; and other relevant documents.

Article 18. Forms used in state secrets protection

1. Forms used in state secrets protection shall be implemented in accordance with the Forms enclosed with this Regulation, including:

a) Form for determination of classification level of documents containing state secrets: Form No. 01

b) Document on determination of classification level for objects, locations, speech, activities, or other forms containing state secrets: Form No. 02

c) Stamps indicating Top secret, Secret, Confidential classification levels: Form No. 03.

d) Stamps with symbols A, B, C: Form No. 04.

dd) Stamps indicating protection period of state secrets and extension of protection period of state secrets: Form No. 05.

e) Declassification stamp: Form No. 06.

...

...

...

h) Stamps for recalled documents and “Only the named person may open the envelope”: Form No. 08.

i) Stamp for management of quantity of state secret documents: Form No. 09

k) Stamp for reproduction and photographing of state secrets: Form No. 10.

l) Extract copy document: Form No. 11.

m) Copy stamp: Form No. 12.

n) Logbook for management of reproduction and photographing of state secrets: Form No. 13.

o) Record of photographing of state secrets documents or carriers: Form No. 14.

p) Register of outgoing state secrets: Form No. 15.

q) Register of incoming state secrets: Form No. 16.

...

...

...

s) Written request for provision and transfer of state secrets: Form No. 18.

t) Inventory of state secrets: Form No. 19.

u) Diagram of positions of classification marks on documents: Form No. 20.

2. Use of forms

a) Agencies, units, and individuals using the forms prescribed in Clause 1 Article 18 of this Regulation shall ensure full contents and uniformity in form and size as in specific prescribed in each form.

b) Ink used for affixing classification stamps shall be red ink.

c) Where databases are used to register and manage documents and carriers of state secrets on computers, full contents prescribed in the “Register of outgoing state secrets” and the “Register of incoming state secrets” as provided in this Regulation shall be ensured.

d) Where state secret documents or books containing state secret contents are printed or published in large quantities, the agency or unit drafting or creating the state secrets shall affix classification stamps in red ink on the outside of the documents or book covers.

Article 19. Information and reporting regime on state secrets protection

...

...

...

2. Every five years, units under the Ministry of Finance shall summarize the situation and activities of state secrets protection and submit reports to the Office of the Ministry of Finance for consolidation and reporting to the Ministry of Public Security.

3. Ad hoc reports shall be carried out immediately after disclosure or loss of state secrets occurs, or upon detection of violations of the law on protection of state secrets, or at the request of the leadership of the Ministry of Finance and relevant units.

4. The data cut-off period for the annual reporting regime shall be calculated from December 15 of the year preceding the reporting period to December 14 of the reporting year.

5. Deadline for submission of annual reports: Units shall submit annual periodic reports to the Office of the Ministry of Finance no later than December 17 of the reporting year.

6. Contents of reports on state secrets protection include:

a) Analysis and assessment of the situation related to state secrets protection.

b) Results of performance of state secrets protection; advantages, limitations, difficulties, obstacles, causes, and lessons learned in direction and performance.

c) Situation and data on cases of disclosure or loss of state secrets; causes and handling and remediation measures.

d) Situation forecast; projected key tasks for state secrets protection and proposals and recommendations.

...

...

...

1. Persons shall have good moral qualities, awareness of organizational discipline, and a sense of responsibility; meet political standards; possess legal knowledge on protection of state secrets; strictly comply with the guidelines and policies of the Party and the policies and laws of the State; and have professional qualifications, expertise, and capacity to fulfill assigned tasks.

2. Persons shall be responsible for safeguarding state secrets, comply with assignments and transfers by agencies and organizations, and fully perform assigned duties and responsibilities.

3. Before resignation, transfer of position, retirement, or cessation of assignment for any other reason from continued management of state secrets, persons shall hand over state secrets to competent agencies or units for management and commit to protecting the state secrets previously managed.

4. Persons assigned to access state secrets in any form shall strictly and fully comply with this Regulation and the provisions of law on protection of state secrets.

5. Persons performing full-time or concurrent duties in state secrets protection are entitled to entitlements and policies in accordance with the law.

Chapter III

IMPLEMENTATION

Article 21. Responsibilities for protection of state secrets

1. The Office of the Ministry of Finance has responsibilities to advise and assist the Minister in management and performance of state secrets protection of the Ministry of Finance:

...

...

...

b) Developing and organizing implementation of the Regulation on protection of state secrets of the Ministry of Finance.

c) Taking charge and cooperating with relevant units in drafting and submitting to the Ministry’s leadership documents guiding state secrets protection.

d) Taking charge of proposing internal self-inspection of compliance with the law on protection of state secrets.

dd) Organizing training on state secrets protection.

e) Conducting annual reviews and five-year summaries of state secrets protection.

g) Assigning officials to perform specialized duties in state secrets protection.

2. Units under the Ministry of Finance have responsibilities to:

a) Organize performance of state secrets protection within their management scope.

b) Review and propose amendments to the list of state secrets under their management fields.

...

...

...

d) Conduct annual reviews and five-year summaries of state secrets protection within their management fields.

dd) Assign officials to perform state secrets protection duties at administrative and general affairs divisions.

For General Departments and equivalent entities, officials shall be assigned to perform state secrets protection duties at the Office of the General Department and carry out monitoring, guidance, and inspection of state secrets protection at units from central to local levels.

3. The Department of Information Technology and Financial Statistics takes charge and cooperates with relevant units in ensuring information security in computer and computer network environments. Periodic reviews of information technology infrastructure systems and needs for equipment of computers and related devices shall be carried out to ensure safety and security of the information technology systems of the finance sector and computers of officials and public employees at units assigned tasks related to state secrets protection.

For General Departments and equivalent entities, and units under the vertical system of the finance sector located in localities, the Department of Information Technology or the information technology division takes charge and cooperates with relevant units in ensuring information security in computer and computer network environments.

4. The Department of Planning - Finance has responsibility for allocating funds for procurement of equipment, means, and machinery serving state secrets protection in accordance with regulations.

Article 22. Implementation

1. Heads of units have responsibility to disseminate and thoroughly grasp current State regulations on state secrets protection to each official, civil servant, public employee, and worker under their management scope and strictly comply with this Regulation and the provisions of law on protection of state secrets.

2. The Office of the Ministry of Finance is responsible for providing guidance, monitoring, inspecting, and urging implementation of this Regulation.

...

...

...

FORM NO. 01

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

………… (1)
………… (2)
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

FORM FOR DETERMINATION OF CLASSIFICATION LEVEL OF DOCUMENTS CONTAINING STATE SECRETS

1. Document containing state secrets: (number, symbol, and date of issuance of the outgoing state secret document)

2. Person proposing the classification level of the state secrets:

...

...

...

4. Basis for determination (4):

HEAD OF THE AGENCY OR ORGANIZATION DETERMINING STATE SECRETS




  (signature, full name, title)

Notes: This form applies to documents containing state secrets bearing a classification stamp.

(1) Name of the supervising agency.

(2) Name of the agency or organization determining state secrets.

(3) Indicate the classification level of the document containing state secrets.

(4) Clearly specify the determination of the classification level based on which article, clause, or point of the specific list of state secrets.

...

...

...

FORM NO. 02

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

………… (1)
………… (2)
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

DOCUMENT ON DETERMINATION OF CLASSIFICATION LEVEL FOR OBJECTS, LOCATIONS, SPEECH, ACTIVITIES, OR OTHER FORMS CONTAINING STATE SECRETS

Name of the object, location, activity, speech content, or other form containing state secrets:

Determining agency or organization: .................................................................................

Proposing person: ...........................................................................................................

...

...

...

Basis for determination (4): ..............................................................................................

Date of determination (day, month, year): .........................................................................

HEAD OF THE AGENCY OR ORGANIZATION DETERMINING STATE SECRETS




  (signature, full name, title)

Notes: This form applies to objects, locations, speech, activities, or other forms containing state secrets that cannot bear a classification stamp.

(1) Name of the supervising agency.

(2) Name of the agency or organization determining state secrets.

(3) Indicate the classification level of the object, location, activity, speech content, or other form containing state secrets. Where multiple pieces of information of different classification levels exist, the highest classification level applies.

...

...

...

FORM NO. 03

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

1. Classification stamp “TOP SECRET”: Rectangular shape, dimensions 40mm x 8mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; inside the borders, the words “TOP SECRET” are presented in uppercase letters, font size 13, Times New Roman, upright, bold; evenly spaced 2mm from the outer border.

2. Classification stamp “SECRET”: Rectangular shape, dimensions 30mm x 8mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; inside the borders, the words “SECRET” are presented in uppercase letters, font size 13, Times New Roman, upright, bold; evenly spaced 2mm from the outer border.

3. Classification stamp “CONFIDENTIAL”: Rectangular shape, dimensions 20mm x 8mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; inside the borders, the words “CONFIDENTIAL” are presented in uppercase letters, font size 13, Times New Roman, upright, bold; evenly spaced 2mm from the outer border.

...

...

...

FORM NO. 04

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

1. Classification stamp letter “A”:  Circular shape, diameter 15mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the height of the letter “A” is 10mm, positioned at the center of the circle, in uppercase letters, font size 40, Times New Roman, upright, bold. The “A” stamp is used on the outside of envelopes containing TOP SECRET state secret documents.

2. Classification stamp letter “B”: Circular shape, diameter 15mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the height of the letter “B” is 10mm, positioned at the center of the circle, in uppercase letters, font size 40, Times New Roman, upright, bold. The “B” stamp is used on the outside of envelopes containing SECRET state secret documents.

3. Classification stamp letter “C”: Circular shape, diameter 15mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the height of the letter “C” is 10mm, positioned at the center of the circle, in uppercase letters, font size 40, Times New Roman, upright, bold. The “C” stamp is used on the outside of envelopes containing CONFIDENTIAL state secret documents.

...

...

...

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

1. Classification stamp “STATE SECRETS PROTECTION PERIOD”: Rectangular shape, dimensions 70mm x 12mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the first line contains the words “STATE SECRETS PROTECTION PERIOD”, presented in uppercase letters, font size 13, Times New Roman, upright, bold; the second line contains the words “From ... day ... month ... year ... to ... day ... month ... year ...”, presented in lowercase letters, font size 10, Times New Roman; the distance between the first and second lines is 2mm.

The stamp “STATE SECRETS PROTECTION PERIOD” applies where the protection period for state secrets related to activities may be shorter than the period prescribed in Clause 1 Article 19 of the Law on protection of state secrets and must be in specific indicated in the document or carrier of state secrets upon determination of the classification level.

Example: Providing opinions on fuel price management plans: from August 21, 2020 to 3:00 p.m. on August 22, 2020.

2. Classification stamp “EXTENSION OF STATE SECRETS PROTECTION PERIOD”: Rectangular shape, dimensions 70mm x 12mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the first line contains the words “EXTENSION OF STATE SECRETS PROTECTION PERIOD”, presented in uppercase letters, font size 13, Times New Roman, upright, bold; the second line contains the words “From ... day ... month ... year ... to ... day ... month ... year ...”, presented in lowercase letters, font size 10, Times New Roman; the distance between the first and second lines is 2mm.

Detailed guidance:

(i) Where the protection period expires and declassification is considered harmful to national or ethnic interests, no later than 60 days prior to the expiration date, the head of the agency or unit determining state secrets decides on extension of the state secrets protection period, with each extension not exceeding the statutory protection period.

...

...

...

(iii) No later than 15 days from the date of extension, the extending agency or unit shall notify in writing relevant agencies, organizations, units, and individuals. Upon receipt of the notification, relevant agencies, organizations, and individuals are responsible for affixing stamps or issuing documents or other forms determining the extension for state secrets under their management.

FORM NO. 06

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

Stamp “DECLASSIFIED”: Rectangular shape, dimensions 30mm x 13mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the first line contains the words “DECLASSIFIED”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold; the second line begins with the words “From:……………” followed by dotted lines to the end, presented in lowercase letters, font size 13, Times New Roman; the distance between the first and second lines is 2mm. After affixing the “DECLASSIFIED” stamp, the line “From:……………” must clearly indicate the date, month, and year from which declassification takes effect, starting from the date on which the competent authority signs the declassification decision.

The “DECLASSIFIED” stamp is used on state secret documents from the date of the declassification decision issued by the competent authority and from the date of receipt of the declassification notification, or in the cases specified at Point c Clause 2 Article 22 of the Law on protection of state secrets.

FORM NO. 07

...

...

...

1. Stamp “DOWNGRADE TO SECRET”: Rectangular shape, dimensions 55mm x 13mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the first line contains the words “DOWNGRADE TO SECRET”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold; the second line begins with the words “From:……………” followed by dotted lines to the end, presented in lowercase letters, font size 13, Times New Roman; the distance between the first and second lines is 2mm.

2. Stamp “DOWNGRADE TO CONFIDENTIAL”: Rectangular shape, dimensions 50mm x 13mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the first line contains the words “DOWNGRADE TO CONFIDENTIAL”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold; the second line begins with the words “From:……………” followed by dotted lines to the end, presented in lowercase letters, font size 13, Times New Roman; the distance between the first and second lines is 2mm.

The “DOWNGRADE TO SECRET” and “DOWNGRADE TO CONFIDENTIAL” stamps are used on state secret documents from the date of the downgrade decision issued by the competent authority and from the date of receipt of the downgrade notification. After affixing the “DOWNGRADE TO SECRET” or “DOWNGRADE TO CONFIDENTIAL” stamp, the line “From:……………”  must clearly indicate the date, month, and year from which the downgrade takes effect, starting from the date on which the competent authority decides the downgrade.

3. Stamp “UPGRADE TO TOP SECRET”: Rectangular shape, dimensions 55mm x 13mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the first line contains the words “UPGRADE TO TOP SECRET”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold; the second line begins with the words “From:……………”  followed by dotted lines to the end, presented in lowercase letters, font size 13, Times New Roman; the distance between the first and second lines is 2mm.

4. Stamp “UPGRADE TO SECRET”: Rectangular shape, dimensions 50mm x 13mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the first line contains the words “UPGRADE TO SECRET”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold; the second line begins with the words “From:……………” followed by dotted lines to the end, presented in lowercase letters, font size 13, Times New Roman; the distance between the first and second lines is 2mm.

...

...

...

FORM NO. 08

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

1. Stamp “RECALLED DOCUMENT”: Rectangular shape, dimensions 55mm x 13mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; the first line contains the words “RECALLED DOCUMENT”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold; the second line begins with the words “Time limit” followed by dotted lines to the end, presented in lowercase letters, font size 13, Times New Roman; the distance between the first and second lines is 2mm.

The “RECALLED DOCUMENT” stamp is used where a state secret document is issued for a specified period, during which the user may use the document and must return it to the issuing entity upon expiry of that period. After affixing the “RECALLED DOCUMENT” stamp, the line “Time limit” must clearly specify the deadline for recall before a specific date and hour.

2. Stamp “ONLY THE NAMED PERSON MAY OPEN THE ENVELOPE”:  Rectangular shape, dimensions 70mm x 9mm, with two surrounding borders, the distance between the two borders being 1mm; inside the borders is the text “ONLY THE NAMED PERSON MAY OPEN THE ENVELOPE”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold, evenly spaced 2mm from the outer border.

The “ONLY THE NAMED PERSON MAY OPEN THE ENVELOPE” stamp is used where state secret documents or carriers are transferred and only the recipient is permitted to open the envelope to ensure confidentiality. The envelope must clearly indicate the recipient’s name, and the transferring unit must deliver it directly to the person named on the envelope.

...

...

...

FORM NO. 09

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

Stamp “COPY NUMBER”: Rectangular shape, dimensions 30mm x 8mm, with one surrounding border; inside the border is the text “COPY NUMBER”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold. The “COPY NUMBER” stamp is used to manage the quantity of state secret documents issued to agencies and organizations. The stamp is affixed on the first page of the document, at the upper left corner.

Example: Copy number 1 sent to the Ministry of Foreign Affairs is marked “COPY NUMBER: 01”; copy number 2 sent to the Ministry of Justice is marked “COPY NUMBER: 02”.

FORM NO. 10

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

“STATE SECRET COPY” stamp: Rectangular shape, dimensions 60mm x 40mm. The upper part contains the line “NAME OF AGENCY, ORGANIZATION”, presented in uppercase letters, font size 14, upright, bold. Below the agency or organization name are the following lines: “Certified true copy/Extract copy”, “Date, month, year”, “Quantity”, “Recipients”, “Copying authority”, presented in lowercase letters, font size 13. text within the “STATE SECRET COPY” stamp uses the Times New Roman font.

...

...

...

- At the line “Certified true copy/Extract copy”: if the copy is a certified true copy, clearly indicate “certified true copy”; if it is an excerpt copy, clearly indicate “excerpt copy”;

- At the line “Quantity”: specify the total number of state secret copies;

- At the line “Recipients”: clearly specify all agencies, units, and individuals receiving the state secret copies. Where multiple units receive copies, specify one receiving unit and the number of remaining receiving units.

Example: - At the line “Quantity”: 15

- At the line “Recipients”: State Budget Department, 14 units.

- At the line “Copying authority”: clearly state the title of the person authorizing the copying; the space below the line “Copying authority” is for the signature of the competent person, the seal of the agency or organization (if any), and the full name of the person authorizing the copying.

The “STATE SECRET COPY” stamp is affixed at the bottom of the last page of the copied state secret document.

...

...

...

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

…………………………(1)
…………………………(2)
-------

EXTRACT COPY

3)…/TS-…(4)

…(5)…, [date]………..

CONTENT OF EXTRACT COPY

Recipients:
- …………………;
- …………………;
- Archived; Records (7), (8)

...

...

...

Notes:

(1) Name of the superior managing agency or organization (if any).

(2) Name of the agency or organization making the copy.

(3) Number of the extract copy.

(4) Symbol of the document from which the extract is made, for example: QD-TTg.

(5) Place name.

(6) Title of the person that has authority to authorize copying.

(7) Abbreviation or code of the copying agency or organization.

(8) Abbreviation of the name of the person making the copy, clearly indicating the number of copies, for example: (Q, 05).

...

...

...

FORM NO. 12

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

“COPY NUMBER” stamp: Rectangular shape, dimensions 37mm x 8mm, with one surrounding border; inside the border is the text “COPY NUMBER”, presented in uppercase letters, font size 14, Times New Roman, upright, bold. The “COPY NUMBER” stamp is affixed at the upper right corner of the first page of the copied state secret document.

Example: Copy number 1 sent to the State Budget Department is marked “COPY NUMBER: 01”; copy number 2 sent to the Investment Department is marked “COPY NUMBER: 02”.

FORM NO. 13

LOGBOOK FOR MANAGEMENT OF REPRODUCTION AND PHOTOGRAPHING OF STATE SECRETS
(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

...

...

...

The logbook for management of reproduction and photographing of state secrets is pre-printed, size 210mm x 297mm.

a) Cover and first page

The cover and first page of the logbook for management of reproduction and photographing of state secrets are presented in accordance with the illustration below.

Notes:

(1) Name of the directly superior managing agency or organization (if any).

(2) Name of the agency or organization.

(3) Year of opening the logbook for management of reproduction and photographing of state secrets.

(4) Starting date and ending date.

...

...

...

b) Section on management of reproduction and photographing of state secrets

The section on management of reproduction and photographing of state secrets is presented on A4-sized paper (210mm x 297mm) and consists of 9 columns in accordance with the following template:

Serial No.

Date of reproduction and photographing of state secret documents or carriers

Type name and summary of contents of reproduced or duplicated state secret documents or carriers

Classification level

Number of copies

Recipients of copies

Competent person authorizing reproduction and photographing

...

...

...

Notes

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

...

...

...

...

...

...

Column 1: Record serial numbers from 01 until the register volume is fully used.

Column 2: Record the date, month, and year of reproduction of state secret documents or carriers; for days below 10 and months January and February, add the digit 0 before the number, for example: 03/01, 27/7, 31/12.

Column 3: Record the type name and summary of contents of the reproduced state secret documents or carriers.

Column 4: Clearly record the classification level of the reproduced state secret documents or carriers (Top secret, Secret, Confidential or symbols A, B, C).

Column 5: Clearly record the number of copies.

Column 6: Record the names of agencies, organizations, units, or individuals receiving copies of the state secret documents or carriers.

Column 7: Clearly record the full name and title of the competent person authorizing reproduction.

Column 8: Clearly record the full name and confirmation signature of the person performing reproduction.

Column 9: Record other necessary information.

...

...

...

FORM NO. 14

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

………… (1)
………… (2)
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

RECORD OF PHOTOGRAPHING OF STATE SECRET DOCUMENTS OR CARRIERS

Name and type of state secret documents or carriers photographed: ..................................

Number of photographic copies: .......................................................................................

Recipients of photographic copies (3): ..............................................................................

...

...

...

Date of photographing state secret documents or carriers: .................................................

LEADER OF THE AGENCY, ORGANIZATION AUTHORIZING THE PHOTOGRAPHING OF STATE SECRET DOCUMENTS OR CARRIERS




(Signature, full name, title)

PERSON PERFORMING THE PHOTOGRAPHING OF STATE SECRET DOCUMENTS OR CARRIERS




(Signature, full name, title)

Notes: This form applies to photographic copies of state secret documents or carriers that cannot be affixed with a copy stamp or in cases where photographing state secret documents is conducted for sending to agencies or organizations in accordance with the law on cryptography; this form is enclosed with the photographic copies sent to the receiving agency or organization.

(1) Name of the agency or organization.

(2) Name of the agency or organization managing and using the state secret documents or carriers.

(3) Clearly state the name of the agency or organization receiving the photographic copies.

(4) Clearly state the classification level of the photographed state secret documents or carriers (Top secret, Secret, Confidential or symbols A, B, C).

...

...

...

FORM NO. 15

REGISTER OF OUTGOING STATE SECRETS
(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

1. Register form

The Register of outgoing state secrets is pre-printed, size 210mm x 297mm.

a) Cover and first page

The cover and first page of the Register of outgoing state secrets are presented in accordance with the illustration below.

Notes:

(1) Name of the directly superior managing agency or organization (if any).

...

...

...

(3) Year of opening the register of outgoing state secrets.

(4) Starting date and ending date of document registration in the register.

(5) First and last serial numbers of outgoing classified documents in the register.

(6) Serial number of the register volume.

b) Outgoing state secrets registration section

The outgoing state secrets management section is presented on A4-sized paper (210mm x 297mm) and consists of 10 columns as follows:

Serial No.

Number and symbol of state secret documents or carriers

Date of determination of state secret documents or carriers

...

...

...

Classification level

Signatory

Recipients

Storing unit

Quantity

Notes

(1)

(2)

(3)

...

...

...

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

...

...

...

2. Registration instructions

Column 1: Record serial numbers from 01 until the register volume is fully used.

Column 2: Record the number and symbol of state secret documents or carriers.

...

...

...

Column 4: Record the type name and summary of contents of state secret documents or carriers; for outgoing state secrets classified as Top secret, recording the content summary is permitted only after approval by the authority determining the classification level.

Column 5: Clearly record the classification level of the state secret documents or carriers (Top secret, Secret, Confidential or symbols A, B, C).

Column 6: Record the name of the person signing the state secret document.

Column 7: Record the names of agencies, organizations, units, or individuals receiving the state secret documents or carriers as stated in the “Recipients” section of the document.

Column 8: Record the name of the unit storing the document.

Column 9: Record the number of issued copies.

Column 10: Record other necessary information.

FORM NO. 16

...

...

...

1. Register form

The Register of incoming state secrets is pre-printed, size 210mm x 297mm.

a) Cover and first page

The cover and first page of the register of incoming state secrets are presented similarly to those of the Register of outgoing state secrets, with the only difference being the title “REGISTER OF INCOMING STATE SECRETS”.

b) Incoming state secrets registration section

The incoming state secrets management section is presented on A4-sized paper (210mm x 297mm) and consists of 10 columns as follows:

Serial No.

Date received

Incoming number

...

...

...

Number and symbol

Date

Type name and summary of contents

Classification level

Receiving unit or individual

Notes

(1)

(2)

(3)

...

...

...

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

...

...

...

2. Registration instructions

Column 1: Record serial numbers from 01 until the register volume is fully used.

Column 2: Record according to the date shown on the incoming stamp.

...

...

...

Column 4: Record the agency or organization issuing the state secret documents or carriers.

Column 5: Record the number and symbol of the incoming state secret documents or carriers.

Column 6: Record the date, month, and year of the incoming classified document; for days below 10 and months January and February, add the digit 0 before the number, for example: 03/01, 27/7, 31/12.

Column 7: Record the type name and summary of contents of the incoming state secret documents.

Column 8: Clearly record the classification level of the state secret documents or carriers (Top secret, Secret, Confidential or symbols A, B, C).

Column 9: Record the name of the receiving unit or individual.

Column 10: Record other necessary information.

FORM NO. 17

...

...

...

1. Register form

The register of transfer of state secrets is pre-printed, size 210mm x 297mm.

a) Cover and first page

The cover and first page of the register are presented similarly to those of the Register of outgoing state secrets, with the only difference being the title “REGISTER OF TRANSFER OF STATE SECRETS”.

b) State secrets transfer section

The state secrets transfer section is presented on A4-sized paper in landscape orientation (210mm x 297mm) or portrait orientation (148mm x 210mm) and consists of 06 columns as follows:

Date of transfer

Incoming number or outgoing number

Classification level

...

...

...

Acknowledgement signature

Notes

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

...

...

...

2. Instructions for completion

Column 1: Record the date, month, and year of transfer of state secrets to agencies, organizations, or individuals; for days below 10 and months January and February, add the digit 0 before the number; the year is recorded using the last two digits, for example: 03/01, 27/7, 31/12.

Column 2: Record the number shown on the incoming stamp or the outgoing document number.

Column 3: Clearly record the classification level of state secrets (Top secret, Secret, Confidential or symbols A, B, C).

Column 4: Record the name of the receiving unit or individual.

...

...

...

Column 6: Record other necessary information (such as copies, quantity of documents, etc.).

FORM NO. 18

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

………… (1)
………… (2)
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No. /……… (3)

...

...

...

To: ……………(4)

Name of the agency, organization, or individual requesting provision and transfer of state secrets:            

Full name of the representative of the requesting agency, organization, or individual: ……………………………… Citizen ID/Identity card No.: ...........................................................................................................

Position of the representative or individual: .........................................................................

State secrets requested for provision and transfer: ………………………… (5) .......................

Classification level of the requested state secrets: ...............................................................

Purpose of use of state secrets: .........................................................................................

Commitment to protection of state secrets: ……………………………… (6) ............................

...

...

...

REQUESTING AGENCY, ORGANIZATION, OR INDIVIDUAL
(Signature, full name, title, and seal)

Notes:

(1) Name of the superior managing agency.

(2) Name of the requesting agency or organization.

(3) Number and symbol of the request document.

(4) Agency or organization managing and determining state secrets.

(5) Type and summary of contents of the state secrets.

(6) In cases of provision and transfer of state secrets to foreign agencies, organizations, or individuals, the commitment must include non-disclosure to any third party without the consent of the providing party.

...

...

...

(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

STATE SECRETS INVENTORY

No.

Number and symbol of state secret documents or carriers

Type name and summary of state secret documents or carriers

Classification level

Time of determination or receipt and storage

Determining or receiving and storing agency or organization

Notes

...

...

...

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

...

...

...

...

...

...

LEADER OF THE AGENCY, ORGANIZATION PREPARING THE INVENTORY




(Signature, full name, title)

...

...

...

Notes: This inventory form is used to record state secret documents or carriers issued and received during the working year.

(1) Record the serial number of issued or received and stored state secret documents or carriers.

(2) Record the number, symbol, and date of determination of state secret documents or carriers.

(3) Type name and summary of contents of state secret documents or carriers.

(4) Record the classification level of state secret documents or carriers (Top secret, Secret, Confidential or symbols A, B, C).

(5) Clearly record the date, month, and year of determination or receipt and storage.

(6) Clearly record the agency or organization determining or receiving and storing state secrets.

(7) Record other necessary information (copies, number of stored copies, etc.).

...

...

...

DIAGRAM OF POSITIONS OF CLASSIFICATION MARKS ON DOCUMENTS
(On one A4-sized page: 210mm x 297mm)
(Attached to Decision No. 1500/QD-BTC dated October 1, 2020 of the Ministry of Finance)

Notes:

Box number: Document format components

1: National emblem

2: Name of the issuing agency or organization

3: Number and symbol of the document

4: Place and date of issuance of the document

5a: Type name and summary of document contents

...

...

...

6: Document contents

7a, 7b, 7c: Authority, title, full name, and signature of the competent person

8: Seal of the agency or organization

9a, 9b: Recipients

10a: Classification marks (Top secret, Secret, Confidential)

10b: Urgency mark

10c: Declassification mark

10d: Upgrade and downgrade classification marks

11: State secrets protection period mark

...

...

...

11b: “Copy number” mark

11c: “Copy serial number” mark

12: Indication of draft document

13: Drafter’s identification code, number of issued copies; permission or prohibition for reproduction and photographing

14: State secret copy mark

15: Logo: Watermarked beneath the name of the issuing agency or organization (if any)

16: Address of the agency or organization; email address; website address; telephone number; telex number; fax number