|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH HẢI DƯƠNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 08/2015/QĐ-UBND
|
Hải Dương, ngày 24 tháng 6 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG
Căn cứ Luật Tổ chức
HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con
dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Theo đề nghị của
Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm
theo Quyết định này Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hải
Dương.
Điều
2. Quyết định có
hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký, ban hành.
Điều
3. Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành,
đoàn thể; các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thuộc tỉnh; các cơ quan, tổ chức và
cá nhân có liên quan, chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Nguyễn Mạnh Hiển
|
QUY ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN
ĐỊA BÀN TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 08 /2015/QĐ-UBND ngày 24 tháng 6 năm 2015
của Ủy ban nhân dân tỉnh)
Chương
I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định
về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
2. Quy định này được
áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp; đơn vị vũ trang nhân dân; các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ
về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều
2. Nguyên tắc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh
thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
2. Công tác văn thư, lưu
trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
Điều
3. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân thủ các quy định về chế
độ bảo vệ bí mật nhà nước theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28.3.2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương
II
CÔNG TÁC VĂN
THƯ
Mục
1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều
4. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính
thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên
ngành, thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành và các quy định của
pháp luật.
4. Văn bản của các tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do cơ quan Trung ương của tổ chức đó
quy định.
5. Văn bản của cơ
quan, tổ chức ban hành phải dùng phông chữ tiếng Việt: Times NewRoman của bộ mã
ký tự Unicode, tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909: 2001 .
Điều
5. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn
bản phải thực hiện theo trình tự, thủ tục luật định và phải bảo đảm các quy định
sau:
a) Căn cứ tính chất, nội
dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị,
cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;
b) Đơn vị hoặc cá nhân
được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm:
- Xác định hình thức,
nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý
thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản phải
bảo đảm về nội dung, đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản;
- Trong trường hợp cần
thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ
quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để
hoàn chỉnh dự thảo.
c) Giữ bí mật nội dung
văn bản khi soạn thảo.
2. Kiểm tra văn bản
trước khi ký ban hành
a) Thủ trưởng đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký
ban hành phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản
trước người đứng đầu và trước pháp luật. Phải ký tắt vào vị trí cuối nội dung
văn bản (sau dấu./.).
b) Lãnh đạo Văn phòng;
Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, tổ chức không có Văn phòng); người được
giao kiểm soát văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và
trước pháp luật. Phải ký tắt vào vị trí cuối "Nơi nhận" văn bản.
Điều
6. Ký văn bản
1. Cơ quan, tổ chức
làm việc theo chế độ Thủ trưởng
Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền
của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ
quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức
làm việc theo chế độ tập thể
Đối với những vấn đề
quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ
của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn
bản được quy định như sau:
- Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng
đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay
người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu
và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Ký thừa ủy quyền
Trong trường hợp đặc
biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một
đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải
ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn
trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền
lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của
cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Ký thừa lệnh
Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng
một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải
được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức.
5. Mực bút ký văn bản
Khi ký văn bản dùng
bút mực xanh; không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc mực dễ phai.
6. Sử dụng chữ ký số
Cơ quan, tổ chức, cá
nhân khi sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử phải đáp ứng đầy đủ điều kiện
an toàn theo Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch
vụ chứng thực chữ ký số; Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 7 năm 2010 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số
chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.
Điều
7. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản
sao văn bản gồm: Sao y bản chính, sao
lục và trích sao.
2. Thể thức và
kỹ thuật trình bày bản sao thực hiện theo Điều 16, Điều 17 Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
3. Bản sao y bản
chính, sao lục và trích sao thực hiện đúng quy định của pháp luật có giá trị
pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp
cả dấu và chữ ký của văn bản không thực hiện theo đúng quy định về thể thức và
kỹ thuật trình bày bản sao chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 8. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận
văn bản đến
a) Văn bản đến
cơ quan, tổ chức bất kỳ từ nguồn nào đều phải qua văn thư làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký.
b) Văn bản đến
ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, người được giao nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra cất giữ an toàn và
bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo. Khi có bì
khẩn hoặc phát hiện thấy thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn, thời gian đến
muộn hơn thời gian ghi trên bì thì phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng
phòng Hành chính để xử lý kịp thời.
c) Văn bản đến
được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra về số lượng
văn bản, số trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời
thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
2. Phân loại
sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Loại không bóc bì gồm:
- Các bì văn bản đến
có đóng dấu ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và dấu “Chỉ người có tên mới
được bóc bì”;
- Các văn bản gửi cho
các tổ chức đoàn thể; các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển cho
nơi nhận. Riêng đối với những bì gửi đích danh mà liên quan đến công việc chung
của cơ quan, tổ chức, người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư
để đăng ký.
b) Loại bóc bì gồm tất
cả các loại bì văn bản đến không thuộc quy định tại điểm a Khoản này. Khi bóc
bì cần chú ý:
- Không làm hư hại hoặc
để sót văn bản trong bì, kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên
bì; nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địa chỉ
phải báo cáo hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn bản; trong trường hợp cần thiết,
văn thư lập biên bản và báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để
xử lý;
- Văn bản đến có kèm
theo Phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào
Phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi;
- Đối với văn bản có dấu
hỏa tốc hẹn giờ; đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh; văn bản có ngày phát hành cách quá xa ngày nhận thì văn thư phải giữ
lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi
số, ngày đến
a) Văn bản đến của cơ
quan, tổ chức phải được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng
ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những
văn bản đến không được đăng ký, đóng dấu “Đến” tại văn thư cơ quan thì các đơn
vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
b) Tất cả văn bản đến
thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến,
trong những trường hợp cần thiết kể cả giờ đến. Đối với văn bản đến được chuyển
phát bằng Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra giấy hoặc
sao chụp và đóng dấu “Đến”.
c) Đối với những văn bản
đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được
chuyển cho nơi nhận.
d) Dấu “Đến” được đóng
ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại),
dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới
ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu “Đến” tại Phụ lục số I, Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.
4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng
ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc đăng ký trong hệ thống quản lý văn bản và điều
hành trên máy vi tính.
a) Đăng ký văn bản đến
bằng sổ
- Căn cứ số lượng văn
bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký
cho phù hợp.
- Mẫu Sổ đăng ký các
loại văn bản đến, văn bản mật, đơn, thư đến thực hiện theo quy định tại Phụ lục số II, III Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội
vụ.
- Khi đăng ký văn bản,
cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết
tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
b) Đăng ký văn bản đến
bằng phần mềm quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến
vào phần mềm được thực hiện đầy đủ các chức năng trong quản lý văn bản đến của
hệ thống quản lý văn bản và điều hành do cơ quan, tổ chức quản lý công nghệ
thông tin cung cấp và theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Khi đăng ký văn bản
vào phần mềm phải được in sổ để theo dõi và quản lý.
- Không dùng máy vi
tính có nối mạng để đăng ký văn bản mật đến.
Điều
9. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi
đăng ký phải được kịp thời trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức xem xét, cho ý kiến
chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản đến có dấu chỉ cấp độ “khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa
tốc hẹn giờ” phải trình và chuyển giao ngay sau khi nhận.
2. Việc chuyển giao
văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản.
3. Khi chuyển giao văn
bản người nhận phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đến theo quy định tại Phụ lục số V Thông tư số 07/2012/TT-BNV
của Bộ Nội vụ.
4. Căn cứ vào chức
năng quản lý văn bản đến, các đối tượng sử dụng phần mềm phải thực hiện đầy đủ
các bước trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành khi được Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức phân quyền xử lý.
Mục
3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều
10. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu; địa danh,
ngày, tháng, năm và đăng ký văn bản đi
1. Trước khi phát hành
văn bản, văn thư phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và làm thủ tục
ban hành văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản; nếu phát hiện
sai sót, phải báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số, ký hiệu,
ngày, tháng, năm của văn bản
Tất cả văn bản đi của
cơ quan, tổ chức đều được tập trung tại văn thư cơ quan ghi số thống nhất quản
lý.
a) Ghi số, ký hiệu, địa
danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định
tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ.
b) Ghi số, ký hiệu, địa
danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản hành chính thực hiện Điều 8, Điều 9
Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
3. Đăng ký văn bản
a) Cơ quan, tổ chức
căn cứ vào số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm để quy định cụ thể việc lập sổ
đăng ký cho phù hợp.
b) Văn bản mật đi, văn
bản quy phạm pháp luật được đăng ký riêng.
c) Mẫu sổ đăng ký văn
bản đi theo hướng dẫn tại Phụ lục số VII,
Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
d) Căn cứ vào chức năng
quản lý văn bản đi, các đối tượng sử dụng phần mềm phải thực hiện đầy đủ quy
trình các bước trong hệ thống quản lý văn bản đi; chuyển File đính kèm; in Sổ
văn bản đi để theo dõi và quản lý.
Điều
11. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và phát hành văn bản
1. Nhân bản
a) Văn bản đi cần được
nhân ra nhiều bản để phát hành đầy đủ, đúng số lượng tại nơi nhận của văn bản,
đúng thời gian quy định.
b) Việc nhân bản văn bản
mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP của Chính phủ.
2. Đóng dấu cơ quan:
Thực hiện theo Điều 15 của Quy định này.
3. Phát hành văn bản
Văn thư của cơ quan, tổ
chức phải hoàn thành thủ tục theo quy định và chuyển phát ngay trong ngày, chậm
nhất là ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát
hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
Các trường hợp: Chuyển
giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức; chuyển giao trực
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; chuyển phát văn bản đi qua bưu điện; chuyển
phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng; chuyển phát văn bản mật; theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi thực hiện theo Điều 11 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ
Nội vụ.
Điều
12. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải
được lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu
trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải có chữ ký
trực tiếp của người có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
2. Việc lưu
giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ mật được
thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Văn thư
lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo
quy định của pháp luật và quy chế cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục
4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều
13. Quản lý con dấu
1. Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
2. Con dấu của cơ
quan, tổ chức được giao cho văn thư cơ quan, tổ chức trực tiếp bảo quản tại phòng
làm việc của Văn thư và được quản lý chặt chẽ theo quy định của pháp luật.
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có
thẩm quyền. Trong trường hợp dấu bị mòn, biến dạng hoặc bị mất văn thư cơ quan,
tổ chức phải báo cáo ngay cho người có thẩm quyền biết để xử lý theo quy định.
3. Khi cơ quan, tổ chức
có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu cũ và làm các thủ tục
xin khắc con dấu mới.
Điều
14. Sử dụng con dấu
1. Văn thư phải tự tay
đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào
các văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền; không đóng dấu
khống chỉ.
3. Đóng dấu cơ quan
a) Việc đóng dấu lên
chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
b) Dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
c) Việc đóng dấu giáp
lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
4. Đóng dấu chỉ các mức
độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ
các mức độ khẩn “HỎA TỐC”,“HỎA TỐC HẸN GIỜ" “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN” trên
văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
b) Việc đóng dấu chỉ
các mức độ mật “TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT” và “MẬT”, dấu “TÀI LIỆU THU HỒI” trên văn
bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)
của Bộ Công an.
c) Vị trí đóng dấu độ
khẩn, mật và dấu phạm vi lưu hành "TRẢ LẠI SAU KHI HỌP", "XEM
XONG TRẢ LẠI", "LƯU HÀNH NỘI BỘ" trên văn bản được thực hiện
theo quy định tại Điểm a, Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của
Bộ Nội vụ.
Chương
III
CÔNG TÁC LƯU
TRỮ
Mục
1. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều
15. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
1. Trách nhiệm của Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức: Chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan; công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thuộc phạm vi quản lý.
2. Trách nhiệm của
Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính
a) Chỉ đạo việc xây dựng
và trình Thủ trưởng cơ quan ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.
b) Thực hiện việc lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Tham mưu cho lãnh đạo
cơ quan trong chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc.
3. Trách nhiệm của người
đứng đầu đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan, tổ chức
a) Phân công trách nhiệm
cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ
trì giải quyết.
b) Tổ chức tiếp nhận hồ
sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị
khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Tổ chức lựa chọn và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
4. Trách nhiệm của cán
bộ, công chức, viên chức
a) Trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ
về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Trường hợp nghỉ hưu,
thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị
hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản
giao nhận.
5. Trách nhiệm của
công chức, viên chức văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị
a) Giúp người đứng đầu
cơ quan, đơn vị xây dựng danh mục hồ sơ, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Lập kế hoạch thu thập
hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp với các đơn
vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu nộp.
- Hướng dẫn cán bộ,
công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và lập “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”.
- Chuẩn bị kho và các
trang thiết bị, phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu; kiểm tra, đối chiếu giữa “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” với thực
tế tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
b) Thu thập, sắp xếp,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ.
c) Giao nộp tài liệu
có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo Quyết định của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức.
Điều
16. Lập Danh mục hồ sơ
Thực hiện theo Điều 13
Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Điều
17. Nội dung, yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung lập hồ sơ
công việc thực hiện theo quy định tại Điều 14, Điều 15, Điều 16 Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
2. Yêu cầu đối với hồ
sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ
sơ.
b) Văn bản, tài liệu
thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng
trình tự, diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
c) Văn bản trong hồ sơ
phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều
18. Thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời
hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ
bản, thì thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
2. Trường hợp đơn vị,
cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công
việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục
hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn được giữ lại hồ sơ,
tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Chỉ nộp những hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở
lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
a) Các hồ sơ nguyên tắc
được dùng làm căn cứ pháp lý để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm
của mỗi cá nhân;
b) Hồ sơ về những công
việc chưa giải quyết xong;
c) Hồ sơ phối hợp giải
quyết công việc (trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);
d) Các văn bản, tài liệu
gửi để biết, để tham khảo.
4. Thủ tục nộp lưu
a) Khi nộp lưu tài liệu
phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận
hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi
loại một bản.
b) Mẫu “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”, “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” thực hiện theo Phụ lục XIV, XV Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội
vụ.
Điều
19. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
1. Chỉnh lý tài liệu
Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm
vi quản lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
a) Được phân loại theo
nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
b) Được xác định thời
hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn thiện
và hệ thống hóa;
d) Có Mục lục hồ sơ,
cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Xác định giá trị
tài liệu
a) Xác định giá trị
tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
b) Xác định giá trị
tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông
tin và sử liệu học.
c) Xác định giá trị
tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn sau:
- Nội dung của tài liệu;
- Vị trí của cơ quan,
tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
- Ý nghĩa của sự kiện,
thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
- Mức độ toàn vẹn của
phông lưu trữ;
- Hình thức của tài liệu;
- Tình trạng vật lý của
tài liệu.
Điều
20. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức
1. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ
cơ quan; lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ
lịch sử và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
2. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành
phần của Hội đồng bao gồm:
a) Người đứng đầu hoặc
cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở
cơ quan, tổ chức làm Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo
đơn vị có tài liệu làm ủy viên;
d) Người am hiểu về
lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị làm ủy viên.
3. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau
phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
thời hạn bảo quản tài liệu; tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử và hủy tài liệu hết giá trị.
Điều
21. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thực hiện theo Điều
28 của Luật Lưu trữ năm 2011.
2. Nghiêm cấm các cơ
quan, tổ chức và cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ trái quy định.
Mục
2. NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
Điều
22. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Tham mưu cho Giám đốc
Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
2. Hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu.
3. Chuẩn bị kho và các
trang thiết bị, phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu.
4. Tổ chức tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu và lập “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
5. Thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều
23. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Tài liệu giao nộp
đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; hồ sơ, tài liệu giao nộp được thống kê thành “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
2. Lập Danh mục tài liệu
có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
3. Giao nộp đầy đủ hộp
(cặp) và công cụ tra cứu kèm theo.
4. Tổ chức vận chuyển
tài liệu đến nơi giao nộp.
5. Giao nộp tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn
giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản
của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều
24. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Trong thời hạn 10
năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp
lưu hồ sơ, tài liệu giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Trong thời hạn 30
năm, kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn
của các ngành Công an, quốc phòng phải nộp vào Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu
lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp
vụ hàng ngày.
3. Trong thời hạn 30
năm, kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá
trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử, trừ những tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của
cơ quan, tổ chức.
4. Tài liệu lưu trữ của
cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được
lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
Điều
25. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển hình thức sở hữu, phá sản
Trước khi cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức
sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ
chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:
1. Tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê
và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
2. Khi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức
sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định;
3. Tài liệu lưu trữ
sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ của
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
được giao nộp cho Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Tài liệu lưu trữ của
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được
quản lý tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường
hợp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ
chức chủ quản cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Điều
26. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
Việc quản lý hồ sơ,
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện theo quy định tại Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
Điều
27. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Thực hiện theo Điều 13
Luật Lưu trữ năm 2011 và các điều: Từ Điều 3 đến Điều 13 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ.
Mục
3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều
28. Chế độ thống kê tài liệu lưu trữ
1. Các cơ quan, tổ chức
có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm về
công tác văn thư, lưu trữ. Thời gian được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày
31 tháng 12 năm báo cáo. Nội dung báo cáo theo quy định tại Thông tư số
09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo
thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
2. Chế độ báo cáo thống
kê về công tác văn thư, lưu trữ thực hiện như sau:
a) Phòng Nội vụ giúp Ủy
ban nhân dân cấp huyện tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ của các phòng
chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã báo cáo
về Sở Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm sau;
b) Văn phòng hoặc
Phòng Hành chính giúp thủ trưởng các Sở, ban, ngành, các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng hợp số liệu thống kê văn thư,
lưu trữ của các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc, trực thuộc và báo cáo về Sở Nội
vụ trước ngày 15 tháng 01 năm sau;
c) Sở Nội vụ giúp Ủy
ban nhân dân tỉnh tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ của các Sở, ban,
ngành, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh,
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ trước
ngày 15 tháng 02 năm sau.
Điều
29. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc bảo quản
tài liệu lưu trữ theo các nội dung sau:
a) Hồ sơ, tài liệu
chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm quản lý, bảo đảm các quy định về bí mật, an toàn cho các hồ sơ, tài liệu
đó;
b) Hồ sơ, tài liệu lưu
trữ đã đến hạn nộp lưu phải được tập trung tại kho Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Kho phải được trang bị đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết về phòng chống
thiên tai, cháy, nổ và các tác nhân gây hại khác. Thực hiện nghiêm chế độ bảo
quản, an toàn, bí mật hồ sơ, tài liệu;
c) Tài liệu lưu trữ
quý hiếm phải được bảo quản theo chế độ đặc biệt;
d) Kho lưu trữ Ủy ban
nhân dân cấp xã bố trí diện tích tối thiểu 20m2 nằm độc lập trong trụ sở Ủy ban
nhân dân cấp xã.
2. Thời hạn bảo quản
tài liệu
a) Thời hạn bảo quản
tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện theo quy
định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy
định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
b) Thời hạn bảo quản
tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
c) Thời hạn bảo quản
tài liệu chuyên ngành thực hiện theo thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan quản
lý ngành.
Điều
30. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Quyền và trách nhiệm
của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Cơ quan, tổ chức và
cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các
nhu cầu chính đáng khác.
b) Cơ quan, tổ chức và
cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau:
- Thực hiện quy định của
Luật Lưu trữ, quy chế, quy định, nội quy Phòng đọc của cơ quan, tổ chức quản lý
tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật;
- Chỉ dẫn số lưu trữ,
độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn
trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu
trữ;
- Không xâm phạm lợi
ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
- Không được phép chụp
ảnh tài liệu, tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách,
làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu của hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu;
- Trả phí, lệ phí khi
sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
a) Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức quy định việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
b) Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp huyện quy định việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Lưu trữ
cơ quan cấp huyện.
c) Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cấp xã quy định việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Lưu trữ cấp xã.
3. Sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
a) Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu
có đóng dấu chỉ mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước.
b) Giám đốc Sở Nội vụ
quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
c) Người đứng đầu Lưu
trữ lịch sử tỉnh quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đối với những loại
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được phép sử dụng rộng rãi.
d) Trình tự, thủ tục,
thẩm quyền và trách nhiệm sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử tỉnh
thực hiện theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử.
4. Người sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ
chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có văn bản đề nghị hoặc
Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức.
Điều
31. Sao và chứng thực tài liệu lưu trữ
1. Việc sao tài liệu
lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu
trữ.
2. Chứng thực lưu trữ
là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc
bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
3. Cơ quan, tổ chức,
Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm
pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
4. Bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các
quan hệ, giao dịch.
Điều
32. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức,
cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để
phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được
cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải có trách nhiệm bảo quản và hoàn
trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước
ngoài trên cơ sở đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ.
Giám đốc Sở Nội vụ quyết
định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra sử dụng trong nước trên
cơ sở đề xuất của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước
ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng
trong nước.
3. Tổ chức, cá nhân
trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo
cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.
4. Tài liệu lưu trữ tại
Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu
lưu trữ.
Chương
IV
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều
33. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức
1. Giám đốc các Sở,
ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
và cá nhân liên quan thực hiện nghiêm quy định này.
2. Sở Tài chính chủ
trì, phối hợp với các Sở, ngành liên quan xây dựng kế hoạch kinh phí hàng năm bảo
đảm cho cơ quan, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
3. Sở Nội vụ có trách
nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy định về công
tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn và định kỳ tổng
hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh./.