|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LAI CHÂU
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 01/2014/QĐ-UBND
|
Lai Châu, ngày 25
tháng 01 năm 2014
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LAI CHÂU
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
LAI CHÂU
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26
tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 ngày
11/11/2011 của Quốc hội;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí
mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08
tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của HĐND, UBND xã, phường, thị trấn;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày
16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của
các cơ quan tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa
bàn tỉnh Lai Châu.
Điều 2. Giao
Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra
việc thực hiện Quy định này.
Điều 3. Quyết
định có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Chủ tịch
UBND các huyện, thành phố; Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành,
doanh nghiệp Nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ; b/c
- Cục Kiểm tra VBQPPL-Bộ Tư pháp;
- Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước;
- TT. Tỉnh ủy;
- TT. HĐND tỉnh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Văn phòng UBND tỉnh: LĐ+CV;
- Báo Lai Châu, Đài PTTH tỉnh;
- Công báo tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- TT. TH&CB;
- Lưu: VT, TH.
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Khắc Chử
|
QUY
ĐỊNH
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LAI CHÂU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 01/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014
của UBND tỉnh Lai Châu)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi áp dụng:
a) Quy chế này áp
dụng đối với công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND các cấp,
các sở, ban, ngành, các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử (gọi tắt là cơ quan).
b) Trường hợp các cơ
quan, đơn vị trực thuộc không có quy định khác thì có thể quy định áp dụng
chung cho cả các cơ quan và đơn vị trực thuộc.
2. Đối tượng điều chỉnh:
a) Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các
doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang.
b) Công tác lưu trữ gồm toàn bộ các quy trình
quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo
quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Điều 2. Trách nhiệm
đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh
thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) chịu
trách nhiệm tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của
pháp luật.
3. Thủ trưởng các cơ
quan chịu trách nhiệm chung về quản lý, xây dựng và tổ chức thực hiện các hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình theo quy định của pháp
luật: ban hành quy chế về văn thư, lưu trữ của cơ quan; ban hành danh mục hồ sơ
hàng năm của cơ quan; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. Bố
trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
phải trong biên chế nhà nước, có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; được hưởng phụ cấp
ngành nghề đặc thù lưu trữ và chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp
luật.
4. Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp người
đứng đầu trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn
thư, lưu trữ cho các cơ quan và đơn vị trực thuộc.
5. Toàn thể cán bộ,
công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định tại Quy chế
này.
Điều
3. Nguyên tắc quản lý văn bản đến, văn bản đi
1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ
quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý
tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn
thư).
2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể
cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản
khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản
khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn
bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 4. Nguyên tắc
quản lý lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh Lai Châu thống nhất
quản lý tài liệu Lưu trữ hiện hành và tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Hoạt động lưu trữ
được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu Phông Lưu trữ hiện hành và Phông
Lưu trữ lịch sử được nhà nước thống kê.
Điều 5. Kinh phí cho
hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Hàng năm, Thủ trưởng cơ quan có trách
nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ
chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên của cơ quan hoặc từ các nguồn kinh
phí khác của cơ quan.
2. Trường hợp cần thiết, Thủ trưởng cơ quan
chỉ đạo lập dự toán trình cơ quan có thẩm quyền duyệt cấp kinh phí để thực hiện
tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan mình.
Điều
6. Chế độ bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong phạm
vi công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân theo các quy định
của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước quy định tại Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN
HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Văn bản quy
phạm pháp luật
Đối với các cơ quan được
giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND thì việc soạn
thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật số 31/2004/QH13 ngày
03/12/2004 của Quốc Hội về Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy
phạm pháp luật của UBND các cấp thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 8. Hình thức văn
bản hành chính
Các hình thức văn bản hành chính do các cơ
quan, tổ chức ban hành: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công
văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy
ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên
nhận hồ sơ, phiếu chuyển, thư công.
Điều 9. Thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính do các cơ quan, tổ chức ban hành được thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
Các thành phần thể thức văn bản và bản sao
văn bản trình bày theo sơ đồ tại Phụ lục I kèm theo
Quyết định.
2. Văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành
sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam
TCVN 6909:2001.
Loại chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và chi tiết trình
bày các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn bản thực hiện theo Phụ lục II kèm theo Quyết định.
Điều 10. Soạn thảo
văn bản
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo hoặc chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ
khẩn của văn bản cần soạn thảo;
b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
c) Soạn thảo văn bản;
d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với
người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thành bản
thảo;
e) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài
liệu có liên quan.
3. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo
đã duyệt
a) Bản thảo văn bản phải do người có thẩm
quyền ký văn bản duyệt.
b) Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn
bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
4. Đánh máy, nhân bản
a.) Văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
phải được đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản (theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV). Trường hợp phát hiện có sự sai
sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
b) Nhân bản đúng số lượng
quy định. Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt
kê đủ danh sách thì bộ phận soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu
ở Văn thư. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản, trên nguyên tắc
văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết; tổ chức, phối
hợp thực hiện; giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi
vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng
không thuộc phạm vi điều chỉnh và liên quan đến nội dung văn bản.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực
hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật
phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định
tại Khoản 1, Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính
phủ, quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
a) Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành, phải ký “tắt”
vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.).
b) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Văn phòng
HĐND và UBND huyện, thành phố, và công chức Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn
hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý
công tác văn thư, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản đúng theo quy định hiện
hành, phải ký “tắt” vào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”, trước khi trình
người có thẩm quyền ký chính thức ban hành.
c) Chữ ký “tắt” trong văn bản là ghi tắt bằng
một từ của tiếng Việt.
Điều 11. Ký văn bản
1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ Thủ
trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ
quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình
ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số
văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập
thể
a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ
quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức,
phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy
định như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt
(TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng đầu và các thành
viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ
quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được
thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Ký thừa ủy quyền
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ
chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa
ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất
định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy
quyền.
4. Ký thừa lệnh
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao
cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Trưởng một số đơn vị
ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản.
5. Chức vụ của người ký
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh
đạo chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh, như: Giám đốc, Phó Giám
đốc... không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên ngành;
- Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư
vấn, như: Ban, Hội đồng của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký
văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử
dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban
hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ
quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo
trong cơ quan của người ký ở dưới.
6. Họ và
tên bao gồm: họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với những
văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học hàm, học vị
hoặc các danh hiệu khác (TS, ThS...).
7. Khi ký văn bản không dùng bút chì, không
dùng bút mực đỏ hoặc bút có mực dễ phai.
Điều 12. Bản sao văn
bản
1. Hình thức bản sao gồm:
bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Quy định về thể thức bản sao
Các thành phần thể thức bản sao văn bản: Tên
cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm
sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ
chức sao văn bản; nơi nhận thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV và Phụ lục III kèm theo quy định này
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản
sao lục được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này có giá trị pháp lý
như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản
không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 Điều này, chỉ có
giá trị thông tin, tham khảo.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐẾN
Điều 13. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi
đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự
sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Văn bản đến cơ quan, tổ chức bất kỳ nguồn
nào đều phải qua văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
b) Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các
ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, nhân viên thường trực - bảo vệ của cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư
vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn hoặc nếu phát
hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được
chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng
hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để xử lý kịp thời.
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua
máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của
mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi
gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a. Loại không bóc bì, bao gồm:
- Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu
độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới
được bóc bì”;
- Các văn bản gửi cho tổ chức Đảng và các
Đoàn thể, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi
nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức, người nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký.
b. Loại do văn thư bóc bì: Gồm tất cả các
loại bì văn bản đến không thuộc quy định tại điểm a khoản này, khi bóc bì cần
chú ý:
- Các bì có đóng dấu các
độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không làm hư hại hoặc để sót văn bản trong
bì, kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên bì; nếu phát hiện có
sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địa chỉ phải báo cáo lại hoặc
gửi trả lại cơ quan gửi văn bản trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên
bản, đồng thời báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức
xử lý;
- Đối với văn bản đến có kèm theo Phiếu gửi,
phải đối chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và
gửi trả cho nơi gửi;
- Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn
thư khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác minh; văn bản có ngày phát
hành gửi cách quá xa ngày nhận (trên 30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, độ
khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản cần giữ
lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến
a) Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được
tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được
đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
b) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại
văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong
những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax cần chụp lại trước khi đóng dấu
“Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
c) Đối với những văn bản đến không thuộc diện
đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
d) Dấu “Đến” được đóng
rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn
bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng
giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như
sau:
+ Trường hợp dưới 2000 văn bản đến nên lập
hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ
văn bản mật) và Sổ đăng ký văn bản mật đến.
+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập
ba sổ: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký
văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến.
+ Trên 5000 văn bản đến nên lập các sổ đăng
ký chi tiết, theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Sổ đăng ký văn bản mật
đến.
+ Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận
nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm
tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu
cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các sổ đăng ký
yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Đăng ký văn bản đến
+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và việc đăng ký
văn bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục IV kèm theo Quyết định.
+ Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và việc đăng ký
đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V kèm
theo Quyết định.
+ Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng,
chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ
không thông dụng.
b) Đăng ký văn bản bằng máy tính sử dụng
chương trình quản lý văn bản
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày
14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn
bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ
sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản mật đến được đăng ký bằng máy vi
tính thì máy vi tính không được nối mạng LAN hoặc Internet.
Điều 15. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp
thời trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức xem xét, phân phối và cho ý kiến chỉ đạo
giải quyết.
2. Chuyển giao văn bản đến
a) Căn cứ các ý kiến của Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức, văn thư có trách nhiệm đăng ký những thông tin bổ sung vào sổ hoặc
phần mềm quản lý văn bản và chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết theo thời gian quy định như sau:
- Hàng ngày, khi văn bản đến đã được lãnh đạo
cho ý kiến văn thư chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân để xử lý kịp
thời.
- Đối với các văn bản khẩn và văn bản có ý
kiến chỉ đạo giải quyết gấp của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, văn thư phải báo
cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để xử lý kịp
thời.
b) Việc chuyển giao văn
bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng. Người nhận văn bản phải ký
nhận vào sổ. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả
“Hỏa tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển.
c) Trường hợp phát hiện
văn bản đến được chuyển không chính xác (sai nơi nhận, không đúng chức năng,
nhiệm vụ…), các đơn vị hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm trả lại
văn thư trong thời gian sớm nhất để kịp thời xử lý.
Điều 16. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Trưởng các đơn vị của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị và phối hợp với
các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan.
2. Đơn vị, cá nhân được giao giải quyết văn
bản đến xác định cần có ý kiến tham gia của đơn vị, cá nhân khác phải lập Phiếu
trình đề nghị Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo, khi trình dự thảo
văn bản giải quyết phải kèm theo Phiếu trình có ý kiến của các đơn vị, cá nhân
liên quan.
3. Đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết
văn bản đến phải hoàn thành công việc không quá 05 ngày làm việc (đối với văn
bản hành chính thông thường) kể từ khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức. Đối với văn bản có ghi mốc thời gian giải quyết trong văn bản
(ít hơn 05 ngày làm việc) thì thời gian hoàn thành theo mốc thời gian đã ghi
trong văn bản. Trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc, phải báo cáo
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức để kịp thời xử lý. Đối với các đơn, thư khiếu nại,
tố cáo phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo.
4. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi
theo thời hạn quy định.
5. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành
chính - Tổ chức chịu trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến tại các đơn vị, cá nhân.
6. Văn thư chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn
phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức theo dõi việc giải quyết văn bản
đến, hàng tuần tổng hợp số liệu về văn bản đến (số lượng văn bản đến, tình hình
giải quyết…).
Mục 3. QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐI
Điều 17. Trình tự
quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan phát hành
phải được quản lý tập trung, thống nhất tại
Văn thư của cơ quan theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có).
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 18. Kiểm tra thể
thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư cần kiểm
tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
- Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật
được thực hiện theo quy định của Bộ Tư pháp; việc đánh số văn bản hành chính
được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật được
đánh số và đăng ký riêng.
- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký
riêng.
- Đối với văn bản hành chính được đánh số và
đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị, quyết định, quy
định, quy chế, hướng dẫn được đánh số và đăng ký riêng một sổ.
+ Các loại văn bản khác: chương trình, kế
hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình, giấy mời... được đánh số và đăng ký riêng
một sổ.
b) Ghi ngày, tháng văn bản
- Đối với văn bản Quy phạm pháp luật là ngày,
tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành.
- Đối với văn bản hành chính là ngày tháng
năm văn bản được ban hành.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được
viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số
chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
3. Nhân bản
a) Văn thư có trách nhiệm nhân bản theo đúng
số lượng được xác định tại phần “Nơi nhận” văn bản và đúng thời gian quy định.
b) Khi nhân bản phải giữ bí mật nội dung văn
bản.
c) Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện
theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP .
Điều 19. Đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ khẩn, mật
Thực hiện theo quy định tại Điều 27; Điều 28
Quy định này.
Điều 20. Đăng ký văn
bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính theo hệ thống chung của
cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp đánh
số văn bản đi được hướng dẫn tại điểm a khoản 2 Điều 18 Quy định này, các cơ
quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và việc đăng ký
văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI kèm theo Quyết định.
2. Đăng ký văn bản đi
bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở
dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng
3 năm 2009 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ
sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Điều 21. Chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai,
bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ
80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại
khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2012 của Bộ Công
an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP. Bì văn bản phải có kích
thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì.
b) Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII kèm theo Quyết
định.
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà
lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có
chữ vào trong.
Khi vào bì, không làm nhàu văn bản. Khi dán
bì hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán
dính vào văn bản; hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật
và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn
đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có
tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11).
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực
hiện theo hướng dẫn tại (Phụ lục VII) kèm theo Quy
định này.
2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn
thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo.
a) Chuyển giao trực tiếp
cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
- Nếu cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi
được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện
tập trung tại văn thư phải lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản
đi và việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
VIII kèm theo Quyết định.
- Nếu cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi
được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư cơ quan trực tiếp
thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Khi lập Sổ
đăng ký văn bản đi cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn
bản”.
- Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ
chức khác
- Tất cả văn bản đi do văn thư hoặc giao liên
cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được
đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người
nhận ký nhận vào sổ.
c) Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ
thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và
việc vào sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX
kèm theo Quyết định.
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên
bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua
mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn
bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng
sau đó phải gửi bản chính.
đ) Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và khoản 3 Thông tư
số 12/2002/TT-BCA(A11).
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi
cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người
ký văn bản quyết định.
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài
liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do
nào đó mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn
bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh
khi cần thiết.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 22. Lưu văn bản
đi
1. Lưu văn bản đi
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc
lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ của đơn vị soạn
thảo văn bản (hồ sơ công việc).
b) Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức
phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp theo
thứ tự đăng ký.
2. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm lập sổ theo
dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và
việc ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X
kèm theo Quyết định.
Mục 4. LẬP HỒ SƠ VÀ
QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Lập Danh mục
hồ sơ
1. Căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ, bao
gồm:
a) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị;
b) Quy chế làm việc của cơ quan;
c) Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của
cơ quan, đơn vị và của mỗi cán bộ, công chức, viên chức;
d) Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản tài
liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, của những năm trước.
2. Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
thực hiện như sau:
a) Khung đề mục của Danh mục hồ sơ xây dựng
theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tùy theo
tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để quyết định chọn khung đề mục danh
mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận
tiện. Các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo
cơ cấu tổ chức. Các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định,
không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
b) Danh mục hồ sơ xây dựng theo cơ cấu tổ
chức, lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì
lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan tổ chức làm đề mục lớn (các
phần) của Danh mục hồ sơ.
c) Trong từng đề mục
lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị
đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức hoặc các vấn đề trong phạm vi một lĩnh
vực hoạt động đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động. Các hồ sơ trong mỗi
đề mục nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ
thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của từng vụ việc được giải quyết
trong hồ sơ.
Mẫu Danh mục hồ sơ
thực hiện theo hướng dẫn tại (Phụ lục XI) kèm theo
Quy định này.
3. Xây dựng Danh mục
hồ sơ thực hiện như sau:
a) Văn thư cơ quan
chủ trì xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; tổ chức lấy ý
kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan cho dự thảo Danh mục hồ sơ;
tổng hợp trình người đứng đầu ký ban hành.
b) Danh mục hồ sơ do
người đứng đầu cơ quan phê duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
c) Căn cứ vào Danh
mục hồ sơ đã được duyệt, Văn thư cơ quan sao chụp danh mục hồ sơ gửi các đơn
vị, cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có hồ
sơ được dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh
thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của cá nhân nào thì cá nhân đó cần kịp thời sửa
đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư cơ quan tổng hợp vào
Danh mục hồ sơ chung của cơ quan, tổ chức.
Điều 24.
Mở hồ sơ, cập nhật văn bản vào hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ
Hồ sơ là một tập văn
bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung, như: tên loại văn bản; cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của một cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy
một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ,
tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia
TCVN 9251:2012 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ - BKHCN ngày
23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.
2. Cập nhật văn bản
vào hồ sơ
Trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật
tất cả văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim,
ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu
của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo không để bị
thất lạc tài liệu.
3. Hoàn thiện hồ sơ
thực hiện như sau:
a) Khi công việc giải
quyết xong, hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy
đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ;
- Xem xét loại ra
khỏi hồ sơ: bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính
(trừ bản thảo về vấn
đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của
các cơ quan hữu quan); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần
phải lưu giữ;
- Sắp xếp các văn
bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời
gian, tên loại, tác giả của văn bản.... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu
phim, ảnh thì cần đưa vào bì và tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì đưa vào
hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ quá dày trên 3 cm có thể tách thành
các đơn vị bảo quản khác nhau (không được tách quá mỏng dưới 01cm) để tạo điều
kiện thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có
đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập. (ví dụ: Hồ sơ xây
dựng văn bản quy phạm pháp luật, có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các
lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình ...);
- Xem xét lại thời
hạn bảo quản của hồ sơ (thực hiện theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
của cơ quan, tổ chức);
- Hoàn thiện tiêu đề
hồ sơ.
b) Nếu hết năm mà
công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc, hồ sơ sẽ được
chuyển sang năm sau theo dõi giải quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau.
4.Yêu cầu đối với
việc lập hồ sơ
a) Hồ sơ phải phản
ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đúng công việc mà cá nhân chủ
trì giải quyết.
b) Văn bản, tài liệu
trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc
trình tự giải quyết công việc.
Điều 25.
Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Cán bộ, công chức,
viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải
bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm:
a) Quản lý tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
b) Chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
4. Người đứng đầu đơn
vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo
quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 26.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quy định như sau:
1. Trong thời hạn 01
năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều
này;
2. Trong thời hạn 03
tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng
cơ bản.
3. Trường hợp đơn vị,
cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công
việc thì phải được Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ
sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan; thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu
của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Mục 5.
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ QUAN
Điều 27.
Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử
dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ, về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị
định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số
07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an, Ban Tổ chức - Cán bộ
Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ.
1. Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan,
tổ chức.
2. Con dấu của cơ
quan, tổ chức được giao cho cán bộ, công chức văn thư của cơ quan giữ và đóng
dấu tại cơ quan. Cán bộ, công chức văn thư được giao nhiệm vụ giữ con dấu có
trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu
cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng
dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;
c) Chỉ được đóng dấu
vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng
dấu khống.
Điều 28.
Đóng dấu
1. Đóng dấu cơ quan
thực hiện như sau:
a) Đóng dấu trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
b) Đối với các phụ
lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản thì dấu được đóng trùm lên một
phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
c) Đóng dấu giáp lai,
đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định
của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Dấu
giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,
trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
2. Đóng dấu độ khẩn,
mật thực hiện như sau:
a)
Đóng dấu các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và
“Khẩn”) trên văn bản dùng con dấu được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước
30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA
TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ
nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b (Phụ
lục I). Mực để đóng dấu độ khẩn là mực màu đỏ tươi.
b) Đóng dấu các độ
mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản thực
hiện theo quy định tại khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). Dấu độ mật
được đóng vào ô số 10a (Phụ lục I). Mực để đóng
dấu độ mật là mực màu đỏ tươi.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. THU
THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 29.
Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan.
2.
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập Danh mục hồ sơ vĩnh viễn và
Danh mục hồ sơ có thời hạn, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ.
3. Giao nộp tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức.
Điều 30.
Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (Lưu trữ hiện hành)
1. Đơn vị, cá nhân
giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc,
thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có
trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn
vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
4. Thời hạn nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (thực hiện theo điều 26 của quy định này)
Điều 31.
Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử
tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài
liệu của tỉnh và đơn vị khác theo quy định của pháp luật.
2.
Lưu trữ lịch sử tỉnh sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa
thuận.
3. Trong thời hạn 10
năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị
bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
đối với ngành công an, quốc phòng và của ngành khác thực hiện theo quy định của
pháp luật.
Điều 32.
Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ
điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc
được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2.
Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào,
bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy
cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
3. Tài liệu được số
hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế
tài liệu đã được số hóa.
4. Việc quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử.
Điều 33.
Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa
chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
2.
Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm
vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo
quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu
trữ.
Điều 34.
Chỉnh lý tài liệu
Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm
vi quản lý.
1. Nguyên tắc:
a) Khi phân loại và
lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết
công việc.
b) Tài liệu sau khi
chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan.
c) Công chức, viên
chức lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn phân loại, tổ chức chỉnh lý tài liệu bảo
quản tại kho lưu trữ cơ quan.
2. Tài liệu sau khi
chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Được phân loại
theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
b) Được xác định thời
hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn
thiện và hệ thống hóa;
d) Có Mục lục hồ sơ,
cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý
thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục
Văn thư Lưu trữ nhà nước.
Điều 35.
Xác định giá trị tài liệu
1. Xác định giá trị
tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
2. Xác định giá trị
tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông
tin và sử liệu học.
3. Xác định giá trị
tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn sau đây:
a) Nội dung của tài
liệu;
b) Vị trí của cơ
quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự
kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn
của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài
liệu;
e. Tình trạng vật lý
của tài liệu.
Điều 36.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu
trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành
phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ
ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo
đơn vị có tài liệu là ủy viên;
d) Người am hiểu về
lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau
phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết
định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ
lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 41 Quy định này.
Điều 37.
Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập,
giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia tách, sáp nhập, giải
thể, chuyển đổi hình thức kinh doanh
Cơ quan, tổ chức
chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia,
tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người
đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý chỉnh lý và giao
nộp tài liệu theo quy định sau đây:
1. Tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
2. Tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp
nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể,
phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc
có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài
liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền
Mục 2. BẢO
QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ,
HỦY TÀI
LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Điều 38.
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Người
đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết
bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 39.
Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1. Tài liệu lưu trữ
quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm
sau đây:
a. Có giá trị đặc
biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan
trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
b. Được hình thành
trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
c. Được thể hiện trên
vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
2. Tài liệu lưu trữ
quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà
nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương
trình, danh hiệu của khu vực và thế giới.
3. Tài liệu lưu trữ
quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế
độ đặc biệt.
Điều 40.
Thống kê nhà nước về lưu trữ
1. Tài liệu Phông lưu
trữ lịch sử tỉnh phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ
liệu, hồ sơ quản lý.
2. Cơ quan, tổ chức
có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo
cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
3. Thống kê lưu trữ
được thực hiện theo quy định sau
a) Cơ quan, tổ chức
thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh tổng hợp số liệu và báo cáo Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ).
Sở Nội vụ (Chi cục
Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh,
Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, và báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Cơ quan, tổ chức ở
cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu và báo cáo Phòng Nội vụ huyện, thành phố.
Phòng Nội vụ các
huyện, thành phố, tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã
và báo cáo Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ).
Điều 41.
Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết
định tiêu hủy tài liệu:
a) Chủ tịch UBND tỉnh
xem xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ Quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Giám đốc các sở,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã quyết định hủy
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
2. Thẩm tra
xác định giá trị tài liệu thực hiện như sau:
a) Giám đốc Sở Nội vụ
Quyết định thành lập “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” để thẩm tra
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ Lịch sử; thẩm định tài liệu hết giá trị cần
hủy của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh và UBND cấp huyện.
b) Chủ tịch UBND cấp
huyện quyết định thành lập “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” để thẩm định
tài liệu hết giá trị cần hủy của các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND cấp
huyện và cấp xã.
3. Thủ tục quyết định
hủy tài liệu hết giá trị thực hiện như sau:
a) Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức Quyết định thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” trước
khi tiêu hủy. Theo đề nghị của “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” người đứng
đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;
người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ
quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần
hủy.
Căn cứ vào ý kiến
thẩm định của “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” hoặc ý kiến của cơ
quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1, Điều 36 Quy
định này; quyết định tiêu hủy tài liệu.
b) Theo đề nghị của
“Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” Sở Nội vụ cơ quan thực hiện nhiệm
vụ quản lý nhà nước về lưu trữ, Chủ tịch UBND tỉnh Lai Châu Quyết định hủy tài
liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
4. Hủy tài liệu hết
giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành
biên bản.
5. Hồ sơ hủy tài liệu
hết giá trị, gồm có:
a) Quyết định thành
lập các Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu
hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội
đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị
tài liệu;
d) Văn bản đề nghị
thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định,
cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài
liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao
tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài
liệu hết giá trị.
6. Hồ sơ hủy tài liệu
hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất
20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Mục 3. SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 42.
Sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan thực hiện như sau:
Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan,
tổ chức mình.
2. Sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện như sau:
a) Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đối với những
loại tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được phép sử dụng rộng rãi.
b) Giám đốc Sở Nội vụ
quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng.
c) Chủ tịch UBND tỉnh
quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật.
d) Việc sử dụng tài
liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực
hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
đ) Tài liệu liên quan
đến cá nhân được sử dụng theo quy định của pháp luật.
e)
Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải có Giấy chứng minh
nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy
giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
3. Mang tài liệu lưu
trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Cơ quan, tổ chức,
cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau
khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn
tài liệu lưu trữ đó.
b) Giám đốc Sở Nội vụ
quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng
trong nước; trên cơ sở đề xuất của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
c)
Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trên cơ
sở đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ (Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ).
d) Tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử mang ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước hay
mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Điều 43.
Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu
tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Xuất bản ấn phẩm
lưu trữ.
3. Giới thiệu tài
liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng
bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu
lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài
liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều 44.
Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Việc sao tài liệu
lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh thực
hiện.
Người có thẩm quyền
cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Chứng thực lưu trữ
là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh về nội dung thông
tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh
đang quản lý.
Cơ
quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử tỉnh sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu
trữ.
3. Người được cấp bản
sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định của
pháp luật hiện hành.
4. Bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các
quan hệ, giao dịch.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 45. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Các đơn vị, cá
nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo
quy định của pháp luật.
2. Công chức, viên
chức vi phạm các quy định tại Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi
phạm mà bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy
định của pháp luật.
3.
Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định tại Quy định này mà gây thiệt
hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật
hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức, viên chức.
4.
Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi giải quyết
công việc chuyên môn theo chức trách, nhiệm vụ được giao mà không lập được hồ
sơ công việc mình làm thì coi như chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Điều 46.
Khiếu nại, tố cáo
1. Các đơn vị, công
chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định
của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 47.
Trách nhiệm thực hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ
có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định
này của các cơ quan, tổ chức.
2. Thủ trưởng các sở,
ban, ngành; doanh nghiệp; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài
liệu của tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm phổ biến,
hướng dẫn và kiểm tra thực hiện Quy định này.
3. Trong quá trình
thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ
quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp báo
cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.
|
FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
|