Kế hoạch 801/KH-SYT 2021 công tác văn thư lưu trữ Sở Y tế Hồ Chí Minh

• Số hiệu: 801/KH-SYT
• Loại văn bản: Kế hoạch
• Nơi ban hành: Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh
• Người ký: Nguyễn Tấn Bỉnh
• Ngày ban hành: 05/02/2021

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 801/KH-SYT	Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2021

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Công văn số 275/UBND-VX ngày 26 tháng 01 năm 2021 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; Kế hoạch số 66/KH-SNV ngày 07 tháng 01 năm 2021 của Sở Nội vụ về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ năm 2021;

Sở Y tế xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 với nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, công chức các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

2. Triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung của Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và báo cáo kịp thời, đầy đủ theo quy định.

II. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG

1. Quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Phổ biến kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến công chức, viên chức ngành Y tế bằng các hình thức lồng ghép trong các cuộc họp, văn bản triển khai giới thiệu, đăng các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ trên cổng thông tin điện tử Sở Y tế.

Thời gian thực hiện: Năm 2021.

b) Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

- Công văn hướng dẫn xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 đối với các đơn vị trực thuộc. Thời gian thực hiện: Tháng 02/2021.

- Quyết định về việc ban hành Danh mục hồ sơ của Sở Y tế năm 2021. Thời gian thực hiện: Tháng 02/2021.

- Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.

- Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.

- Sửa đổi Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Thời gian thực hiện: Quý II/2021.

c) Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Triển khai, hướng dẫn, tổng hợp báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc năm 2021 theo quy định.

Thời gian thực hiện: Tháng 12/2021.

d) Tổ chức thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị của các đơn vị

Phối hợp với các phòng chức năng liên quan tổ chức thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị theo yêu cầu của các đơn vị trực thuộc.

Thời gian thực hiện: Năm 2021.

đ) Tiếp Đoàn kiểm tra và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc

- Tiếp Đoàn kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tại Sở Y tế theo Kế hoạch số 33/KH-CCVTLT ngày 02 tháng 02 năm 2021.

Thời gian thực hiện: Quý II/2021.

- Phối hợp với các bộ phận của Văn phòng Sở kiểm tra công tác cải cách hành chính, pháp chế, văn thư lưu trữ năm 2021 đối với các đơn vị trực thuộc.

Thời gian thực hiện: Tháng 4/2021.

2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Chi tiết theo Phụ lục đính kèm.

3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử

- 100% văn bản, tài liệu giải quyết công việc trao đổi giữa các cơ quan hành chính được thực hiện dưới dạng điện tử (trừ những văn bản mật).

- 100% cán bộ, công chức cơ quan Sở Y tế sử dụng thường xuyên hệ thống thư điện tử công vụ trong công việc.

- Nghiên cứu việc sử dụng chữ ký số, chứng thực điện tử trong hoạt động nội bộ cơ quan Sở Y tế.

- Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để đảm bảo thực hiện nhanh chóng các thao tác gửi, nhận, đăng ký, tra tìm văn bản.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: tạo lập các file Excel hồ sơ gốc dịch vụ hành chính công, hồ sơ gốc văn bản đi (quyết định, công văn,...).

Thời gian thực hiện: Năm 2021.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Văn phòng Sở có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các nội dung của kế hoạch; hướng dẫn, kiểm tra, báo cáo định kỳ theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ thuộc Sở Y tế.

2. Các phòng chức năng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ) thực hiện các nội dung của kế hoạch.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 của Sở Y tế./.

Nơi nhận: - Các phòng thuộc Sở; - Chi Cục VT-LT (để b/c); - Lưu: VT, VP (CHH).

GIÁM ĐỐC Nguyễn Tấn Bỉnh

PHỤ LỤC

HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021
(Kèm theo Kế hoạch số 801/KH-SYT ngày 05 tháng 02 năm 2021 của Sở Y tế)

TT	Nội dung công việc	Đơn vị thực hiện	Đơn vị phối hợp	Thời gian thực hiện	Ghi chú
	1. Hoạt động văn thư
1.1	Kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP	Các phòng chức năng	Văn phòng (Thư ký BGĐ, Tổ VT)	Năm 2021
1.2	Thực hiện Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ	Văn phòng Sở (Tổ Văn thư)	Các phòng chức năng	Năm 2021
1.3	Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật đảm bảo an toàn, chặt chẽ theo quy định	Văn phòng Sở (Tổ Văn thư)		Năm 2021
1.4	Hướng dẫn, tổ chức cho công chức cơ quan Sở Y tế lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Các phòng chức năng	Năm 2021
	2. Hoạt động lưu trữ
2.1	Thu thập hồ sơ, tài liệu của các phòng chức năng thuộc Sở đưa vào bảo quản tại Kho lưu trữ cơ quan	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Các phòng chức năng	Từ tháng 01-12/2021	Các phòng chức năng sau khi trình ký, chuyển hồ sơ gốc ra VPS cho số, phát hành và lưu trữ
2.2	Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố theo Đề án đã được Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Văn phòng Sở (Tổ Quản trị)	Năm 2021	Thời gian cụ thể theo kế hoạch của Sở Nội vụ
2.3	Phân loại, kiểm tra, sắp xếp hồ sơ, thống kê và chuyển tài liệu vào kho lưu trữ đối với hồ sơ CB, CC, VC (Khối các Trung tâm Y tế quận, huyện)	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Văn phòng Sở (Tổ Tài chính - Kế toán)	Quý II/2021
2.4	Kiểm tra, hệ thống hóa hồ sơ và chuyển tài liệu dịch vụ công (công bố mỹ phẩm; quảng cáo mỹ phẩm, hội thảo giới thiệu thuốc) lên kho lầu 3, 4	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Văn phòng Sở (Tổ Tài chính - Kế toán)	Quý II/2021
2.5	Tiến hành xác định giá trị tài liệu của các phòng đang bảo quản tại Kho lưu trữ của Sở để loại ra những tài liệu hết giá trị và tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định (nếu có)	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Các phòng liên quan	Quý IV/2021
2.6	Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Đề xuất: - Trang bị 40 kệ sắt cho kho lưu trữ lầu 4 (kho 8) - Mua 3.500 hộp đựng tài liệu lưu trữ - In 15.000 bìa hồ sơ - Phun thuốc trừ mối định kỳ (6 tháng/lần) - Mở rộng cửa hành lang vào các kho lưu trữ lầu 4 (kho 5, 8)	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Văn phòng Sở (Tổ Quản trị, Tổ Tài chính - Kế toán,	Năm 2021
	Làm vệ sinh định kỳ các kho lưu trữ (tháng/lần)	(Tổ Phục vụ)
2.7	Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Các phòng chức năng	Năm 2021
2.8	Xây dựng Kế hoạch, dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, mua các trang thiết bị cho kho lưu trữ (bìa, hộp, kệ,...) năm 2022	Văn phòng Sở (Bộ phận lưu trữ)	Văn phòng Sở (Tổ Quản trị, Tổ Tài chính - Kế toán)	Tháng 7/2021