|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH PHÚ YÊN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
23/KH-UBND
|
Phú
Yên, ngày 04 tháng 02 năm 2021
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021
Trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại
Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 về phương hướng, nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ năm 2021; Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện nhiệm
vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 cụ thể như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý
nhà nước và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa
phương trên địa bàn tỉnh.
- Nâng cao trách nhiệm của người đứng
đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu trong cải cách hành chính hiện nay.
2. Yêu cầu
Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các cơ
quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; các hội, các doanh nghiệp có vốn Nhà nước
thuộc UBND tỉnh quản lý; UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ Kế hoạch này
và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xây dựng Kế hoạch và triển khai thực
hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
II. NỘI DUNG QUẢN
LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN
1. Quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức triển khai thực hiện Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương tiếp
tục tăng cường việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ như: Luật lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác
văn thư; Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ
báo cáo thống kê ngành Nội vụ; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài
liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”... qua các phương tiện
thông tin báo, đài, cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử, các cuộc họp,
hội nghị tập huấn, tổng kết.
b) Xây dựng ban hành văn bản quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
- Đối với Sở Nội vụ:
+ Tổ chức triển khai văn bản quy phạm
pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ; rà soát tham mưu sửa
đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn chuyên
môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật
hiện hành và tình hình thực tế của địa phương.
+ Ban hành văn bản hướng dẫn các cơ
quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản điện tử,
quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ
cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP , các chức năng cơ bản của Hệ thống điều hành văn bản điện tử
trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Công văn số
1623/UBND-NC ngày 31/3/2020 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ; Quyết định số 55/2019/QĐ- UBND ngày 30/12/2019 của UBND tỉnh ban
hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ
quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh; Kế hoạch số 165/KH-UBND ngày 11/9/2020 của
UBND tỉnh triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan
nhà nước trên địa bàn tỉnh, giai đoạn 2020-2025”.
+ Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển
khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,
Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch số 192/KH- UBND ngày 30/11/2017 của UBND tỉnh về thực
hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ;
+ Tăng cường công tác thanh tra, kiểm
tra, giám sát hoạt động dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn
vị, địa phương.
- Đối với các cơ quan, đơn vị, địa
phương:
+ Căn cứ văn bản quy phạm pháp luật của
Trung ương, văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh và của Sở Nội vụ
tiến hành xây dựng, ban hành, triển khai các văn bản quản lý Nhà nước về văn
thư, lưu trữ; đồng thời rà soát những văn bản đã ban hành về công tác văn thư,
lưu trữ không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung cho kịp thời hoặc thay thế như:
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ hàng năm; bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ;
+ Thực hiện việc tiếp nhận, xử lý,
phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh
theo quy định tại Quyết định số 55/2019/QĐ-UBND .
+ Triển khai thực hiện nghiêm túc và
có hiệu quả Chỉ thị số 35/CT-TTg ; Kế hoạch số 192/KH-UBND ngày 30/11/2017; Quyết
định số 2389/QĐ-UBND ngày 27/11/2015 của UBND tỉnh ban hành Quy hoạch ngành văn
thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh; Kế hoạch số
85/KH-UBND ngày 15/6/2016 của UBND tỉnh triển khai Quy hoạch ngành văn thư, lưu
trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh;
+ Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của
pháp luật có liên quan, đảm bảo lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống và nộp hồ sơ điện
tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
+ Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị, địa phương đảm bảo thực hiện
nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích
hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
+ Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ,
nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Kế hoạch số
165/KH-UBND ngày 11/9/2020 của UBND tỉnh.
+ Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí
mật nhà nước trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ.
c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn,
bồi dưỡng nghiệp vụ
- Công tác tổ chức cán bộ:
+ Đối với các sở, ban, ban, ngành và
UBND các huyện, thị xã, thành phố: Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng
tinh gọn, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp
ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý
tài liệu Lưu trữ cơ quan; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch,
chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.
+ Rà soát đội ngũ công chức, viên chức
làm văn thư, lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) nếu chưa đảm bảo các điều kiện, tiêu
chuẩn quy định thì cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn
thư, lưu trữ theo quy định.
+ Đối với các xã, phường, thị trấn:
Thực hiện tốt công tác tuyển dụng, bố trí công chức, những người hoạt động không chuyên trách kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong
đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; lập, nộp
lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện các chế độ chính sách tiền
lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
d) Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc
thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ
- Đối với Sở Nội vụ:
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thanh
tra, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan,
đơn vị, địa phương theo các nội dung sau:
+ Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban
hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
+ Việc triển khai thực hiện Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
+ Tình hình thực hiện các quy định của
pháp luật về tiêu chuẩn, ngạch bậc công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
Chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; tạo lập
và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc
tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và
văn bản, tài liệu) theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu
bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; tình hình kho tàng, trang thiết bị và biện
pháp khác để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, xác định tài liệu lưu trữ;
tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định
của pháp luật.
+ Thực hiện chế độ báo cáo thông kê
công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số
03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thông kê
ngành Nội vụ.
- UBND các huyện, thị xã, thành phố
chỉ đạo phòng Nội vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối
với các phòng, ban, chuyên môn huyện, thị xã, thành phố và UBND các xã, phường,
thị trấn.
đ) Các cơ quan, đơn vị, địa phương đẩy
mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời
thường xuyên sao dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.
Tiếp tục thực hiện việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng hiệu quả Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành của tỉnh; sử dụng chữ ký số, chứng thư số, lưu hồ sơ,
tài liệu điện tử phải được đảm bảo, an toàn.
2. Quản lý tài liệu
tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
a) Lưu trữ cơ quan
- Thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chấm dứt tình trạng hồ sơ
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động không được lập và không giao nộp
vào Lưu trữ cơ quan.
- Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo
yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ; thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo
quy định của pháp luật.
- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị
đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định
kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
b) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ,
tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ
tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
- Triển khai thực hiện Đề án số hóa
tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2020-2024 (tài liệu từ năm 1969-2009)
tại Quyết định số 1932/QĐ-UBND ngày 09/11/2020 của UBND tỉnh về phê duyệt đề
cương và dự toán chi tiết Hạng mục; Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống
của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, giai đoạn 2020-2025, thực hiện năm 2021.
- Tiếp tục thực hiện công tác trao trả
hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B.
- Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch
sử tỉnh thông qua các hình thức như: Trưng bày, triển lãm, trang thông tin điện
tử...
- Phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi
để tổ chức và công dân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
theo quy định; thực hiện tốt công tác thống kê, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu
lưu trữ; Tổ chức sử dụng khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
3. Bố trí kinh
phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương quan
tâm bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của
pháp luật, đặc biệt là kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử
và kinh phí chỉnh lý để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống
hình thành từ năm 2015 trở về trước theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg .
- Đối với các cơ quan, tổ chức không
hưởng ngân sách của tỉnh cần phải dành khoản kinh phí hợp lý để chỉnh lý tài liệu
tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức mình và mua sắm các trang thiết bị bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Giao Sở Tài chính bố trí kinh phí đủ
để thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh theo
quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ và các đề án, Kế hoạch về văn thư, lưu trữ
đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành
phố căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác văn thư
lưu trữ năm 2021 phù hợp tình hình thực tế cơ quan, đơn vị, địa phương; chỉ đạo
các đơn vị trực thuộc thực hiện kế hoạch.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi,
hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc thực hiện
kế hoạch, đánh giá mực độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ, tổng hợp kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh đảm
bảo kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo đề xuất của các cơ quan, đơn vị,
địa phương phù hợp với tình hình thực tế và hướng dẫn sử dụng kinh phí, theo
dõi, quyết toán tài chính theo quy định.
4. Sở Thông tin và Truyền thông thực
hiện đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ
trên địa bàn tỉnh để tham mưu UBND tỉnh nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tại các cơ quan, đơn vị, địa phương, theo đúng phụ lục VI hệ thống quản lý
tài liệu điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ; đảm bảo lập hồ sơ điện tử trên
Hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; đảm
bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và
giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có
thời gian bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Yêu cầu các cơ quan, tổ chức nghiêm
túc triển khai thực hiện Kế hoạch này. Trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc,
kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để hướng dẫn thực hiện./.,
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Sở Nội vụ:
- Chánh, các PVP UBND tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, HC-QT NC.
|
KT.
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hồ Thị Nguyên Thảo
|