|
UBND THÀNH PHỐ ĐÀ
NẴNG
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 591/HD-SNV
|
Đà Nẵng, ngày 29
tháng 05 năm 2015
|
HƯỚNG DẪN
MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CƠ QUAN THUỘC NGUỒN
NỘP, LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
Căn cứ thông tư số 17/2014/TT-BNV
ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp, ngày 05 tháng 5 năm 2015,
Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quyết định số 2442/QĐ-UBND về việc
ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử thành phố Đà Nẵng.
Để thực hiện đúng các quy định của
Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu
thập, chuyển giao tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố sau này, Sở Nội vụ hướng
dẫn một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố như sau:
I. BAN HÀNH CÁC
VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN, TẠO CƠ SỞ PHÁP LÝ CHO VIỆC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
Ngoài việc ban hành các văn bản quy định
về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố triển khai xây dựng và ban
hành 04 văn bản: Danh mục hồ sơ, Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Danh mục thành phần tài liệu.
1. Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống
các hồ sơ (dự kiến hoặc chính thức) hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn
bảo quản của mỗi hồ sơ.
a) Cơ sở pháp lý và thời gian ban
hành Danh mục hồ sơ cơ quan
- Cơ sở pháp lý: Việc lập Danh mục hồ
sơ cơ quan được quy định tại Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng
11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thời gian ban hành Danh mục hồ sơ
cơ quan: Thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 25 Quyết định số
44/2013/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2013 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành
Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng. Cụ thể:
+ Định kỳ trước ngày 30 tháng 01 hàng
năm, cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ dự kiến đối với những hồ sơ hình
thành trong năm để công chức, viên chức căn cứ lập hồ sơ công việc;
+ Trước ngày 15 tháng 01 năm sau, cơ
quan, tổ chức thống kê những hồ sơ đã kết thúc thực tế trong năm, quyết định
ban hành Danh mục hồ sơ chính thức của năm để làm cơ sở quản lý, thu thập hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan.
- Danh mục hồ sơ được ban hành định kỳ
hằng năm theo năm hành chính.
b) Căn cứ để xây dựng Danh mục hồ sơ
cơ quan
- Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục
hồ sơ bao gồm:
- Các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ
quan, tổ chức;
- Quy chế làm việc, Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
- Chương trình kế hoạch và nhiệm vụ
công tác hàng năm của cơ quan, các phòng chuyên môn hoặc bộ phận chuyên môn;
- Nhiệm vụ và công việc được phân
công cụ thể của từng công chức, viên chức;
- Danh mục hồ sơ của những năm trước;
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).
c) Tổ chức xây dựng và ban hành Danh
mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ cơ quan được thống kê
theo từng bộ phận, phòng chuyên môn hoặc theo lĩnh vực công tác hoặc theo từng
chức danh chuyên môn của mỗi công chức, viên chức.
- Trình tự ban hành Danh mục hồ sơ dự
kiến vào đầu năm: Thủ trưởng cơ quan giao Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính - Tổ
chức hoặc người làm công tác văn thư sau đây gọi chung là Văn phòng) hướng dẫn
các phòng, ban chuyên môn trực thuộc chỉ đạo công chức, viên chức căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ được giao, dự kiến các công việc sẽ thực hiện trong năm để lập
Danh mục hồ sơ của cá nhân trình trưởng phòng (nếu có), trưởng phòng xem xét, bổ
sung, điều chỉnh; sau đó tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của phòng, chuyển Văn
phòng tổng hợp thành Danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan
phê duyệt.
- Trình tự thống kê, ban hành Danh mục
hồ sơ chính thức của cơ quan: Kết thúc năm hành chính, Văn phòng yêu cầu các
phòng chuyên môn chỉ đạo công chức, viên chức trên cơ sở Danh mục hồ sơ dự kiến
được thủ trưởng cơ quan phê duyệt vào đầu năm, thực tế công việc đã thực hiện
và kết thúc trong năm, thống kê các hồ sơ công việc thực tế thực hiện trong
năm, trình trưởng phòng xem xét, sau đó tổng hợp thành Danh mục hồ sơ chính thức
của phòng, chuyển Văn phòng tổng hợp. Văn phòng trình thủ trưởng cơ quan ban
hành Danh mục hồ sơ chính thức của cơ quan.
Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục I.
d) Yêu cầu khi lập Danh mục hồ sơ
- Sắp xếp hồ sơ trong Danh mục hồ sơ
Trong Danh mục hồ sơ có thể bao gồm
các đề mục lớn (được xác định bằng Mục I, II...), trong từng đề mục lớn sẽ có
các đề mục - vấn đề nhỏ hơn hoặc các hồ sơ cụ thể. Việc đánh số, ký hiệu các đề
mục và hồ sơ theo quy định như sau:
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục
bằng chữ số La Mã;
+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng
đề mục lớn được đánh số riêng trong phạm vi từng đề mục lớn, bằng chữ số Ả-rập;
+ Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số
thứ tự được đánh bằng chữ số Ả- rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt của đề mục
lớn). Việc đánh số có thể áp dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được
đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh
liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn.
- Xác định tiêu đề hồ sơ, người lập hồ
sơ, dự kiến thời hạn bảo quản và đánh số, ký hiệu cho từng hồ sơ:
+ Tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, rõ ràng
nhưng phải khái quát được nội dung các văn bản, tài liệu để trong hồ sơ, bảo đảm
đủ các yếu tố: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có
trong hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ hội nghị công chức năm 2015 của... (tên cơ quan, tổ
chức hội nghị);
+ Phải ghi rõ tên người hoặc đơn vị lập
hồ sơ đó;
+ Phải dự kiến được thời hạn bảo quản
cho mỗi hồ sơ.
- Không thống kê vào Danh mục hồ sơ
chính thức của cơ quan những công việc bắt đầu nhưng chưa kết thúc, chưa hoàn
thành trong năm. Ví dụ: Hồ sơ khen thưởng năm 2015 của cơ quan thuộc thẩm quyền
quyết định của Chủ tịch UBND thành phố, hồ sơ này bắt đầu vào tháng 02 năm
2015, kết thúc vào tháng 3 năm 2016. Như vậy, hồ sơ này sẽ được thống kê vào
Danh mục hồ sơ chính thức của năm 2016, không thống kê vào Danh mục hồ sơ chính
thức của năm 2015.
2. Hội đồng xác định giá trị tài
liệu
a) Cơ sở pháp lý để thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được
thành lập theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ.
b) Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được
thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc:
- Xác định thời hạn bảo quản của tài
liệu;
- Lựa chọn tài liệu để giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan;
- Lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu
trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử;
- Loại tài liệu hết giá trị.
Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản
tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu
lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và hủy tài liệu hết
giá trị.
c) Thẩm quyền thành lập và thành phần
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng gồm:
- Chủ tịch Hội đồng;
- Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức
là Thư ký Hội đồng;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
là ủy viên;
- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu
cần xác định giá trị là ủy viên.
d) Nguyên tắc làm việc
Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo
luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên
bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Thời hạn bảo quản của tài liệu là khoảng
thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu, tính từ năm công việc kết thúc.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là công cụ để xác định giá trị tài liệu của cơ
quan, đơn vị.
a) Cơ sở pháp lý để ban hành Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03
tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24
tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành
trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Các Thông tư quy định về thời hạn bảo
quản tài liệu của bộ trưởng bộ quản lý chuyên ngành.
b) Trình tự ban hành Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu
- Từng công chức, viên chức căn cứ
vào các Thông tư quy định thời hạn bảo quản, mức độ quan trọng, sự cần thiết
cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu khoa học, lịch sử của những hồ sơ, tài liệu,
dự kiến thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ do cá nhân lập ra, trình trưởng
phòng xem xét, sau đó tổng hợp thành Bảng dự kiến thời bạn bảo quản của phòng
và chuyên Văn phòng tổng hợp chung;
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu
của cơ quan xem xét, đề nghị thủ trưởng cơ quan quyết định ban hành Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu.
c) Một số lưu ý khi xác định thời hạn
bảo quản tài liệu
- Những công việc khác nhau thì thời
hạn bảo quản của tài liệu khác nhau. Điều 17 Luật Lưu trữ quy định:
+ Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài
liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Bao gồm tài liệu về
đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương
trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định
của cơ quan có thẩm quyền;
+ Tài liệu bảo quản có thời hạn là
tài liệu không thuộc trường hợp quy định trên và được xác định thời hạn bảo quản
dưới 70 năm;
+ Tài liệu hết giá trị cần loại ra để
hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định
và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do
cơ quan ban hành phải quy định thời hạn bảo quản theo 02 mức: bảo quản vĩnh viễn
và bảo quản có thời hạn (xác định bảng số năm cụ thể) cho từng hồ sơ, tài liệu
và không được thấp hơn mức quy định tại hai Thông tư của Bộ Nội vụ và các bảng
thời hạn bảo quản chuyên ngành do các bộ, ngành Trung ương quy định.
Mẫu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II.
4. Danh mục thành phần tài liệu
Danh mục thành phần tài liệu là những
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, được lưu
trong từng hồ sơ công việc. Danh mục thành phần tài liệu là cơ sở cho việc bảo
đảm chất lượng hồ sơ công việc được lập, chỉnh lý tài liệu, đảm bảo cho việc
thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử được đầy đủ,
a) Thực hiện quy định về Danh mục
thành phần tài liệu do Chủ tịch UBND thành phố quy định
Ngày 31 tháng 10 năm 2011, Chủ tịch
UBND thành phố đã ban hành Quyết định số 9377/QĐ-UBND về việc ban hành Danh mục
thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc
UBND thành phố Đà Nẵng. Ban hành kèm theo Quyết định gồm có:
- Danh mục thành phần tài liệu của những
hồ sơ phổ biến, có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức (sau đây viết tắt là Danh mục);
- Mẫu Danh mục thành phần tài liệu của
những hồ sơ khác hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Quyết định được đăng tại Trang thông
tin điện tử Sở Nội vụ, địa chỉ: www.noivu.danang.gov.vn.
Quyết định có hiệu lực từ ngày 01
tháng 01 năm 2012. Do vậy, từ ngày 01 tháng 01 năm 2012, các cơ quan, địa
phương khi thực hiện các công việc có tên trong Danh mục trong quá trình lập hồ
sơ công việc phải đảm bảo các thành phần văn bản, tài liệu đúng theo quy định
trong Danh mục, đồng thời có thể bổ sung thêm tài liệu khác nếu thấy cần thiết.
Đối với các cơ quan mới bổ sung vào Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Quyết định số 2442/QĐ-UBND (trừ
các phòng chuyên môn thuộc UBND các quận, huyện): Thực hiện đối với các hồ sơ,
tài liệu hình thành từ ngày 01 tháng 6 năm 2015.
b) Xây dựng và ban hành Danh mục
thành phần tài liệu
Ngoài Danh mục thành phần tài liệu của
những hồ sơ phổ biến, có giá trị bảo quản vĩnh viễn, hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đã được Chủ tịch UBND thành phố quy định, mỗi cơ quan,
tổ chức phải xây dựng Danh mục thành phần tài liệu đối với các hồ sơ khác hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Cơ sở pháp lý để xây dựng: Quy định
số 8061/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2012 của Chủ tịch UBND thành phố về việc sửa
đổi Điểm c Khoản 2, Điều 2 Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2011
của Chủ tịch UBND thành phố về việc ban hành Danh mục thành phần tài liệu hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND thành phố Đà Nẵng;
- Trình tự xây dựng và ban hành:
+ Đối với những công việc đã quy định
tại Đề án cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa”: Thành phần hồ sơ,
tài liệu bao gồm những thành phần hồ sơ được quy định trong Đề án, phiếu chuyển
hồ sơ, phiếu trình của người xử lý (nếu có), văn bản trình cơ quan cấp trên (nếu
thuộc thẩm quyền của cơ quan cấp trên) và văn bản là kết quả giải quyết công việc;
+ Đối với những công việc có tính chất
lặp đi lặp lại nhiều lần nhưng chưa được quy định tại Đề án cải cách thủ tục
hành chính theo mô hình “một cửa”: Thủ trưởng cơ quan yêu cầu từng công chức,
viên chức kê khai những văn bản, tài liệu cần thiết để giải quyết từng công việc
cụ thể, trình trưởng phòng xem xét, có ý kiến, sau đó tổng hợp thành danh mục
thành phần hồ sơ của phòng, chuyển Văn phòng tổng hợp;
+ Đối với những công việc phát sinh mới
thì thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ thực hiện theo thực tế, từng phòng có trách
nhiệm liệt kê và chuyển Văn phòng tổng hợp chung.
- Thẩm quyền ban hành:
+ Đối với Danh mục thành phần tài liệu
của những hồ sơ bảo quản có thời hạn: Thủ trưởng cơ quan ban hành Quyết định
quy định Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Hàng năm, thủ trưởng
cơ quan giao Văn phòng đôn đốc các phòng, công chức, viên chức tiến hành rà
soát để điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi cho phù hợp;
+ Đối với Danh mục thành phần tài liệu
của những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn: Thủ trưởng cơ quan ban hành sau
khi có ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ.
Để thực hiện ban hành Danh mục thành
phần tài liệu của những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, làm cơ sở pháp lý
cho việc xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử sau này, kính
đề nghị cơ quan, tổ chức xây dựng dự thảo Danh mục thành phần tài liệu của những
hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn gửi về Sở Nội vụ để thẩm định. Trên cơ sở
văn bản thẩm định của Sở Nội vụ, thủ trưởng cơ quan quyết định ban hành Danh mục
thành phần tài liệu của những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và gửi về Sở
Nội vụ 01 (một) bản để theo dõi, kiểm tra.
Mẫu Danh mục thành phần tài liệu của
những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
III.
III. TIÊU HỦY TÀI
LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết
định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu
hết giá trị
a) Đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố
Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử lập hồ sơ đề nghị Sở Nội vụ thẩm định
tài liệu hết giá trị cần hủy.
b) Đối với cơ quan không thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố
Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố lập hồ sơ đề
nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với
tài liệu hết giá trị cần hủy.
3. Hồ sơ đề nghị thẩm định tài liệu
hết giá trị
Hồ sơ đề nghị thẩm định tài liệu hết
giá trị gồm:
- Công văn đề nghị thẩm định tài liệu
hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục IV);
- Danh mục tài liệu hết giá trị (thực
hiện theo mẫu tại Phụ lục V);
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
(thực hiện theo mẫu tại Phụ lục VI);
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục VII). Trong đó, Biên bản họp Hội đồng
xác định giá trị tài liệu phải có chữ ký của tất cả các thành viên tham gia dự
họp.
Đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố, hồ sơ đề nghị thẩm định tài liệu hết
giá trị nộp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Nội vụ, địa chỉ: Tầng
1, Trung tâm Hành chính thành phố Đà Nẵng, số 24, đường Trần Phú.
4. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hủy tài
liệu hết giá trị
Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ
ngày tiêu hủy tài liệu. Thành phần tài liệu của hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị
bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu
hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu;
- Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu
hết giá trị của cơ quan;
- Văn bản thẩm định tài liệu hết giá
trị của cơ quan có thẩm quyền;
- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
- Biên bản bản giao tài liệu hủy;
- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
Các cơ quan, tổ chức có thể tham khảo
thêm hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy
tài liệu hết giá trị khi thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
III. GIAO NỘP
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
1. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công
việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định tại Khoản
1, Điều 21 Luật Lưu trữ. Riêng tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của
các ngành công an quốc phòng phải nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố trong thời
hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật
hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày theo quy định
tại Khoản 1, Điều 14 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận
tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 3
Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp, cụ thể:
- Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử thành phố đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định;
- Chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu;
- Giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài
liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước;
- Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm
theo khối tài liệu nộp lưu.
3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp Iưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử lịch sử thành phố
Thực hiện theo quy định tại Điều 4
Thông tư số 16/2014/TT-BNV, cụ thể:
- Tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu
có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII;
Trường hợp tài liệu chưa được phân loại,
lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải tiến hành chỉnh lý hồ sơ,
tài liệu trước khi giao nộp;
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu
của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định;
- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu đề nghị Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố kiểm tra, trình cơ
quan có thẩm quyền thẩm định;
- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu sau khi có văn bản trả lời kết quả thẩm định của cơ quan có thẩm quyền;
- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật (nếu có). Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật
được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX;
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được
lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Trung
tâm Lưu trữ Lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức
và Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành phố;
- Vận chuyển tài liệu đến Trung tâm
Lưu trữ Lịch sử thành phố để giao nộp.
- Giao nộp tài liệu:
+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và
sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền;
+ Giao nộp các văn bản kèm theo khối
tài liệu giao nộp gồm: Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng
dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu
kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
IV. MỘT SỐ NỘI
DUNG KHÁC
1. Đối với các sở, ngành có các đơn vị
trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố,
ngoài việc ban hành các văn bản tại cơ quan, đề nghị sở, ngành hướng dẫn để các
đơn vị trực thuộc ban hành các văn bản theo hướng dẫn trên đây; đồng thời thực
hiện việc thẩm định tài liệu hết giá trị của các cơ quan, đơn vị trực thuộc
không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
2. Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố sau khi ban hành các văn bản:
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu của những
hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, thực hiện gửi 01 bản về Sở Nội vụ để theo
dõi, kiểm tra.
3. Để thuận lợi cho việc hướng dẫn
các nội dung có liên quan, kính đề nghị các cơ quan, đơn vị cung cấp các thông
tin về người được phân công thực hiện công tác lưu trữ (hoặc văn thư kiêm lưu
trữ) của cơ quan, đơn vị gửi về Sở Nội vụ (thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ,
địa chỉ Tầng 10, Trung tâm Hành chính thành phố, số 24, đường Trần Phú hoặc địa
chỉ email: hieutt1@danang.gov.vn), bao gồm: Họ và tên, trình độ chuyên môn (ghi rõ chuyên ngành đào tạo),
số điện thoại liên lạc (cố định và di động), địa chỉ email.
Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về
một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố. Kính đề nghị các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố triển khai thực hiện. Trong quá
trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Sở Nội vụ thông qua Chi
cục Văn thư – Lưu trữ, số điện thoại 0511 360 2613 để hướng dẫn thêm./.
|
Nơi nhận:
- Các cơ quan, đơn
vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố;
- Giám đốc Sở (để b/c);
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử;
- Lưu: VT, CCVTLT.
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Chế Viết Sơn
|
PHỤ LỤC I
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29
tháng 5 năm 2015 của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ NĂM...
(Ban hành kèm theo Quyết định số:…/QĐ-…ngày… tháng
…năm 20...của……………………….)
|
Số và ký hiệu
HS
|
Tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Đơn vị/ người lập
hồ sơ
|
Ghichú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
I.
|
TÊN ĐỀ MỤC LỚN
Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
1.
|
|
|
|
|
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ này có…………..(1)hồ
sơ, bao gồm:
………………..(2) hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn
………………..(2) hồ sơ bảo quản
có thời hạn.
_________________________________________________________________
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ;
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn,
đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ;
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ
sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu
trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về
thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại
mật v.v....
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục;
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh
viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.
|
|
THỦ TRƯỞNG CƠ
QUAN
(ký tên và đóng dấu)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC II
MẪU BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29 tháng 5 năm 2015 của Sở
Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BẢNG
THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU...
(Ban hành kèm theo Quyết định số:…/QĐ-…ngày… tháng
…năm 20...của……………………….)
|
STT
|
TÊN NHÓM HỒ SƠ,
TÀI LIỆU
|
THỜI HẠN BẢO QUẢN
|
GHI CHÚ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
THỦ TRƯỞNG CƠ
QUAN
(ký tên và đóng dấu)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC III
MẪU DANH MỤC THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA
HỒ SƠ CÓ GIÁ TRỊ BẢO QUẢN VĨNH VIỄN
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29 tháng 5 năm 2015 của Sở
Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA HỒ SƠ CÓ GIÁ TRỊ BẢO QUẢN VĨNH VIỄN...
(Ban hành kèm theo Quyết định số:…/QĐ-…ngày… tháng
…năm 20...của……………………….)
|
Số TT
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thành phần tài
liệu
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Tiêu đề hồ sơ trong danh mục
thành phần hồ sơ, tài liệu lấy theo tiêu đề hồ sơ tại phần danh mục hồ sơ cơ
quan.
|
|
THỦ TRƯỞNG CƠ
QUAN
(ký tên và đóng dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự;
Cột 2: Ghi tiêu đề hồ sơ. Trong đó
tiêu đề hồ sơ trong danh mục thành phần tài liệu lấy theo tiêu đề hồ sơ tại phần
danh mục hồ sơ cơ quan;
Cột 3: Ghi thành phần tài liệu bắt buộc
phải có của từng hồ sơ;
Cột 4: Ghi những thông tin cần chú ý
về thành phần tài liệu.
PHỤ LỤC IV
MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH TÀI LIỆU
HẾT GIÁ TRỊ
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29
tháng 5 năm 2015 của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ
QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/(1)-(2)
V/v đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị
|
...,
ngày...tháng...năm...
|
Kính gửi:……………………………………………
Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối)
(3).... được lập ra trong quá trình ………..(4)…………Danh mục đã được Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra và nhất trí để cho
phép tiêu hủy.
Để việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện đúng theo
quy định pháp luật, ...(5)….(cơ quan, tổ chức) gửi hồ sơ xét hủy tài liệu
hết giá trị của Phông (khối) ………..(6)……………đề nghị ...(7)....thẩm định và cho ý
kiến bằng văn bản để ......(8)………..có cơ sở ra quyết định tiêu hủy số tài liệu
hết giá trị trên./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT, BPST.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
( Chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú
(1): Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức;
(2): Chữ viết tắt của bộ phận soạn
văn bản (nếu có);
(3), (6): Ghi rõ tên phông/khối của
tài liệu hết giá trị;
(4): Ghi rõ tài liệu hết giá trị lập
ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu hay trong quá trình xác định
giá trị tài liệu.
(5), (8): Tên cơ quan, tổ chức;
(6): Ghi rõ tên phông/khối của tài liệu
hết giá trị;
(7): Ghi tên cơ quan có thẩm quyền thẩm
định.
PHỤ LỤC V
MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29
tháng 5 năm 2015 của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
DANH
MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông (khối)………………………………………..
|
Bó số
|
Tập số
|
Tiêu đề hồ sơ
hoặc tập tài liệu
|
Lý do hủy
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối tài liệu
(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu, số thứ tự được
ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.
(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá
trị trong từng bó (cặp),
(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị.
Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên trong.
(4): Ghi lý do hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo
quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6
tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản
nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị
bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục
hồ sơ giữ lại.
(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài
liệu hoặc các ghi chú khác.
PHỤ LỤC VI
MẪU BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29 tháng 5 năm 2015 của Sở
Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
BẢN THUYẾT MINH
TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông (khối)..................................................
Thời gian của Phông
(khối) tài liệu………………………
I. TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị
Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh
lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)
2. Số lượng
Trường hợp tài liệu hết giá trị lập ra trong quá
trình phân loại, chỉnh lý tài liệu: Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là ...
mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là………….mét; số lượng tài liệu loại ra ...
mét (bó, gói); tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là...%.
Trường hợp tài liệu hết giá trị lập ra trong quá
trình xác định giá trị tài liệu: Tổng số tài liệu xác định giá trị là ... mét;
hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là….mét; số lượng tài liệu loại ra ... mét
(bó, gói); tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là…%
3. Thời gian
Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của khối
tài liệu hết giá trị.
II. TÓM TẮT THÀNH PHẦN VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA
TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết
thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát
không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...)
1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản
Gồm những tài liệu gì? Nội dung về vấn đề gì? Tác
giả? Thời gian? Lý do hủy...).
2. Nhóm tài liệu bị bao hàm
Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do hủy...
3. Nhóm tài liệu trùng
Gồm những tài liệu gì?
4. Nhóm tư liệu
Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?
|
|
…,
ngày...tháng....năm...
NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH
(chữ ký)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC VII
MẪU BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29 tháng 5 năm 2015 của Sở
Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
....., ngày .....
tháng ..... năm ..........
|
BIÊN BẢN
Họp hội đồng xác
định giá trị tài liệu
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 và
Quyết định số... ngày … tháng … năm … của .... về việc thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu,
Vào lúc:....giờ…ngày...tháng...năm...,
Tại……………..
Hội đồng xác định giá trị của…(cơ quan, tổ chức)
gồm có:………………………..
(ghi rõ họ tên các thành viên trong Hội đồng)……………
Chủ trì:…………………………………
Thư ký:…………………………………
Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông
(khối) tài liệu……………
Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết
giá trị của Phông (khối) ……………………… và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội
đồng có ý kiến như sau:
1………………………………..
2………………………………..
3………………………………..
Chủ tọa cuộc họp thống nhất kết luận:
1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ) tài liệu số:………….,
nêu lý do (nếu có).
2. Đề nghị (người có thẩm quyền)…….xem xét,
quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm.
Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất
trí.../...(ghi rõ số lượng)
Cuộc họp kết thúc vào hồi….h ngày..../.
|
THƯ KÝ
(họ, tên, chữ ký)
|
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(họ, tên, chữ ký)
|
CHỮ
KÝ CỦA CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA DỰ HỌP
PHỤ LỤC VIII
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29
tháng 5 năm 2015 của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
1. Mẫu trình bày bìa Mục lục hồ
sơ
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG…………(tên
phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ năm……………….đến
năm……………….
…,năm...
|
2. Mẫu trình bày Tờ nhan đề Mục
lục hồ sơ
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG…………..(tên
phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ hồ
sơ………….…..đến hồ sơ………………
|
- Phông số:……………
- Mục lục số (Quyển số):………….
- Số trang:…………….....
|
Thời hạn bảo quản
Vĩnh viễn
|
|
3. Mẫu trình bày phần bảng kê hồ
sơ, tài liệu nộp lưu
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Năm 20....
|
Hộp số
|
Số, ký hiệu hồ
sơ
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian tài
liệu
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp tài liệu giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ
sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn
bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
Cột 6: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và
hình thức của văn bản có trong hồ sơ /.
4. Mẫu trình bày Tờ kết thúc
|
TỜ KẾT THÚC
Mục lục này gồm:……………trang (viết bằng chữ ).
Trong đó thống kê gồm:…………………hồ sơ/ đơn vị bảo quản(
viết bằng chữ……………….)
Từ số:…………………..đến số…………………………., trong đó
có………………………số trùng, ……………….số khuyết.
…., ngày…tháng ...
năm 20…
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
PHỤ LỤC IX
MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU CÓ DẤU CHỈ CÁC
MỨC ĐỘ MẬT
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số: 591/HD-SNV ngày 29
tháng 5 năm 2015 của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng)
TÊN PHÔNG
|
Stt
|
Tên văn bản/tài liệu
|
Số lưu trữ
|
Tổng số trang văn
bản
|
Mức độ mật
|
|
Tờ số
|
Hồ sơ số
|
Mục lục số
|
Phông số
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của văn bản/tài
liệu.
Cột 2: Ghi tên loại văn bản, số ký hiệu,
ngày tháng năm, tác giả và nội dung của văn bản.
Cột 3: Ghi tờ số của tài liệu theo vị
trí của tờ tài liệu trong hồ sơ.
Cột 4: Ghi số của hồ sơ.
Cột 5: Ghi số của Mục lục.
Cột 6: Ghi số của phông lưu trữ.
Cột 7: Ghi tổng số trang của văn bản,
tài liệu.
Cột 8: Ghi Mức độ mật của tài liệu: Tối
mật/ tuyệt mật/ mật./.