|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 10/CT-UBND
|
Vĩnh Long, ngày
02 tháng 7 năm 2024
|
CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
VĨNH LONG
Thời gian qua công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi
vào nền nếp, ổn định, nhiều văn bản hướng dẫn chỉ đạo của tỉnh về công tác văn
thư, lưu trữ được các cơ quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện; công
tác chỉnh lý, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
lịch sử đã kịp thời cung cấp thông tin cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của các
cơ quan, tổ chức và các nhu cầu tra tìm chính đáng của người dân.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết
quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh vẫn còn nhiều hạn chế,
cụ thể: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản còn sai sót chưa đảm bảo thống
nhất theo quy định, Danh mục hồ sơ ban hành chưa đúng, việc quản lý văn bản đi
chưa tập trung tại văn thư cơ quan, công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện chưa nghiêm; tình trạng tài liệu còn
tồn đọng, bó gói chưa được chỉnh lý còn khá phổ biến, dẫn đến việc giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử không kịp thời; kho lưu trữ, trang thiết bị bảo
quản tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu.
Để tăng cường, nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; khắc phục những
tồn tại, hạn chế nêu trên, Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo:
1. Thủ trưởng
các sở, ban, ngành tỉnh, các cơ quan Trung ương hoạt động theo ngành dọc đóng tại
tỉnh; các Doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội,
Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là cơ quan, đơn vị, địa
phương)
a) Tăng cường công tác tuyên
truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03/5/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về
việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 2067/QĐ-UBND ngày 08/9/2023 của Chủ tịch
UBND tỉnh ban hành Quy chế gửi nhận, xử lý, lập hồ sơ công việc và lưu trữ văn
bản điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trong các cơ
quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long và các văn bản có liên quan về công
tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, ý thức, trách nhiệm của công chức,
viên chức về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ
quan, đơn vị, địa phương.
b) Tiếp tục triển khai thực hiện
nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn
thư, lưu trữ.
c) Rà soát, sửa đổi, bổ sung,
thay thế hoặc ban hành mới các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư,
lưu trữ phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu
trữ.
d) Bố trí nhân sự làm công tác
văn thư, lưu trữ đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo tiêu chuẩn, vị trí
việc làm công chức, viên chức nhằm đáp ứng yêu cầu công việc.
đ) Khẩn trương xây dựng Danh mục
hồ sơ hàng năm theo đúng quy định, làm cơ sở lập hồ sơ công việc. Chỉ đạo công
chức, viên chức nghiêm túc thực hiện quy trình nghiệp vụ công tác lập hồ sơ
trong quá trình giải quyết công việc theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 03/5/2020 của Chính phủ và các văn bản chỉ đạo của tỉnh đảm bảo việc giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
e) Tăng cường công tác số hóa hồ
sơ, tài liệu lưu trữ và số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực
đạt tỷ lệ tiến độ theo quy định, đảm bảo việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử
đầy đủ và đúng thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định.
g) Tiến hành rà soát, thống kê
tình hình hồ sơ, tài liệu hiện đang quản lý, bảo quản tại cơ quan, đơn vị, gồm:
Tài liệu đã chỉnh lý; tài liệu chưa được chỉnh lý còn tồn đọng, chủ động xây dựng
kế hoạch, dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống và
phối hợp với cơ quan chuyên môn tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu đảm bảo đúng
các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đối với hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp
theo đúng quy định.
h) Rà soát hệ thống phòng, kho
lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cải tạo, nâng cấp bố trí phòng, kho lưu trữ; tăng
cường công tác phòng, chống cháy nổ; vệ sinh phòng, kho lưu trữ và thực hiện
các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu bảo vệ và bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
i) Thực hiện nghiêm túc việc
tiêu hủy tài liệu hết giá trị đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định tại Điều 28 của Luật
Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
k) Thực hiện nghiêm chế độ
thông tin, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và định kỳ báo cáo năm
theo đúng quy định.
l) Sử dụng kết quả thực hiện
công tác lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử
vào Lưu trữ cơ quan là một trong những tiêu chí làm cơ sở xét khen thưởng hàng
năm cho tập thể, cá nhân.
2. Sở Nội vụ
a) Chủ động rà soát, tham mưu
Chủ tịch UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quy định về
công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản
lý, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
b) Hướng dẫn, kiểm tra công tác
lập hồ sơ công việc, công tác chỉnh lý tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; kịp thời
chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
theo đúng quy định.
c) Tổ chức triển khai, đôn đốc,
kiểm tra, hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này, tổng hợp, báo cáo kết quả Chủ tịch
UBND tỉnh.
3. Văn
phòng UBND tỉnh
a) Thường xuyên tham mưu nâng cấp
chức năng quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử của Hệ thống thông tin Quản
lý văn bản và Điều hành, phù hợp và đáp ứng các yêu cầu theo quy định hiện
hành, nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử từ việc tạo lập cơ sở
dữ liệu, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, đầy đủ
chức năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử theo quy định, đảm bảo an toàn an ninh thông tin, bảo quản và xác thực tài
liệu lưu trữ điện tử.
b) Kết nối, tích hợp phần mềm Hệ
thống thông tin Quản lý văn bản và Điều hành với Hệ thống thông tin giải quyết
thủ tục hành chính tỉnh và triển khai thực hiện đến tất cả các cơ quan, đơn vị,
địa phương đảm bảo hồ sơ tiếp nhận và đưa vào lưu trữ đầy đủ, đúng thành phần hồ
sơ, tài liệu điện tử; đáp ứng yêu cầu lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử và giao nộp
vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định qua Hệ thống thông tin Quản
lý văn bản và Điều hành.
c) Phối hợp với Sở Nội vụ hướng
dẫn công tác lập hồ sơ công việc và lưu trữ tài liệu điện tử; nộp lưu hồ sơ,
tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định.
4. Sở Tài
chính
a) Tham mưu UBND tỉnh bố trí
kinh phí từ nguồn chi thường xuyên cho các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật ngân sách nhà nước và các quy
định pháp luật có liên quan.
b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị,
địa phương việc quản lý, sử dụng kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ và Điều 36 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 03/5/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
5. Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã, thành phố
a) Ngoài việc tổ chức triển
khai thực hiện nghiêm khoản 1 Chỉ thị này, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã,
thành phố tăng cường chỉ đạo quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tổ
chức thuộc cấp mình quản lý.
b) Chỉ đạo UBND các xã, phường,
thị trấn quán triệt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm
nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của từng cán bộ, công chức những người
hoạt động không chuyên trách về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ.
c) Chỉ đạo bố trí phòng, kho
lưu trữ UBND cấp xã, đầu tư trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
thường xuyên kiểm tra, vệ sinh định kỳ và phun xịt thuốc chống mối mọt để kịp
thời ngăn chặn sự xâm nhập của côn trùng phá hủy tài liệu lưu trữ.
d) Tăng cường chỉ đạo UBND cấp
xã xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu hàng năm, triển khai thực hiện việc phân
loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, bảo quản và tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND các
xã, phường, thị trấn.
6. Tổ chức
thực hiện và chế độ báo cáo
a) Thủ trưởng các sở, ban,
ngành tỉnh; các cơ quan Trung ương hoạt động theo ngành dọc đóng tại tỉnh; các
Doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội; Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao và tình
hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị
này.
b) Kết quả triển khai thực hiện
các cơ quan, đơn vị, địa phương báo cáo lồng ghép trong báo cáo định kỳ về công
tác văn thư, lưu trữ gửi Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh.
Văn bản chỉ đạo về công tác văn
thư trên địa bàn tỉnh (Chỉ thị số 06/CT- UBND ngày 06/4/2020 của Chủ tịch UBND
tỉnh về tăng cường chấn chỉnh, chỉ đạo công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Vĩnh
Long) sẽ hết hiệu lực kể từ ngày Chỉ thị này ban hành.
Trong quá trình thực hiện nếu
khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi văn bản về Sở Nội vụ để
tổng hợp, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo kịp thời./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục VTLTNN (BNV);
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- CVP, PVP UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành tỉnh;
- DNNN do UBND tỉnh thành lập;
- Các cơ quan TW, các đơn vị tập đoàn KTNN, đơn vị TC hoạt động ngành dọc cấp
tỉnh;
- Tổ chức CT-XH nghề nghiệp, TC XH-NN hoạt động ngân sách NN;
- Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Các phòng, ban, trung tâm, đơn vị thuộc VP UBND tỉnh;
- Lưu: VT, 01.HCTC.
|
CHỦ TỊCH
Lữ Quang Ngời
|