Quyết định 515/QĐ-BHXH 2020 quản lý cơ sở dữ liệu hộ gia đình của người tham gia bảo hiểm xã hội

• Số hiệu: 515/QD-BHXH
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Việt Nam
• Người ký: Trần Đình Liệu
• Ngày ban hành: 27/03/2020

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 515/QĐ-BHXH	Hà Nội, ngày 27 tháng 3 năm 2020

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ GIA ĐÌNH VÀ MÃ SỐ BẢO HIỂM XÃ HỘI CỦA NGƯỜI THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006:

Căn cứ Luật bảo hiểm y tế ngày 14 tháng 11 năm 2008; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật bảo hiểm y tế ngày 13 tháng 06 năm 2014:

Căn cứ Luật việc làm ngày 16 tháng 11 năm 2013:

Căn cứ Luật bảo hiểm xã hội ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật an toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật an toàn, vệ sinh lao động ngày 25 tháng 06 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 714/QĐ-TTg ngày 22 tháng 05 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh mục cơ sở dữ liệu quốc gia cần ưu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển chính phủ điện tử;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT ngày 15 tháng 05 năm 2015 của liên bộ Bộ Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Y tế hướng dẫn thực hiện liên thông các thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi;

Căn cứ Quyết định số 3582/QĐ-BHXH ngày 26 tháng 12 năm 2006 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành quy định về quản lý hoạt động công nghệ thông tin trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 967/QĐ-BHXH ngày 20 tháng 06 năm 2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành quy chế bảo đảm an toàn thông tin trong ứng dụng công nghệ thông tin của ngành Bảo hiểm xã hội;

Căn cứ Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 04 năm 2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 3 năm 2020 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ;

Căn cứ quyết định số 2366/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 11 năm 2018 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu tập trung ngành Bảo hiểm xã hội;

Căn cứ Công văn số 2823/BTP-CNTT ngày 29 tháng 7 năm 2019 của Bộ Tư pháp về việc kết nối, liên thông dữ liệu hộ tịch.

Xét đề nghị của Trưởng Ban sổ - Thẻ, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này quy chế quản lý cơ sở dữ liệu hộ gia đình và mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

Điều 2. Điều khoản thi hành

1. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/5/2020.

2. Thay thế các quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại các văn bản: Quyết định số 346/QĐ-BHXH ngày 28/3/2019 ban hành Quy chế quản lý và cấp mã số bảo hiểm xã hội cho người tham gia bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế; Quyết định số 1270/QĐ-BHXH ngày 30/9/2019 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý và cấp mã số bảo hiểm xã hội cho người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 346/QĐ-BHXH ngày 28/3/2019; Quyết định số 22/QĐ-BHXH ngày 08/01/2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý và cấp mã số sổ bảo hiểm xã hội cho người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 346/QĐ-BHXH ngày 28/3/2019; Điểm 2 Công văn số 2888/BHXH-BT ngày 3/8/2018 về việc hướng dẫn việc hoàn thiện dữ liệu thành viên hộ gia đình; kinh phí hỗ trợ Ủy ban nhân dân xã lập danh sách và việc tham gia bảo hiểm y tế hộ gia đình.

Điều 3. Trưởng Ban sổ - Thẻ, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin, Vụ trưởng Vụ Tài chính – Kế toán, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Giám đốc bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Tổng Giám đốc (để b/c); - Các Phó Tổng Giám đốc; - BHXH Bộ: QP, CAND; - Lưu: VT, ST.

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Trần Đình Liệu

QUY CHẾ

QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ GIA ĐÌNH VÀ MÃ SỐ BẢO HIỂM XÃ HỘI CỦA NGƯỜI THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 515/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 03 năm 2020 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Điều 1. Phạm vi áp dụng

1. Người tham gia và đơn vị quản lý người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

2. Công chức, viên chức, người lao động làm việc trong ngành Bảo hiểm xã hội được cơ quan Bảo hiểm xã hội giao nhiệm vụ quản lý, rà soát, tra cứu, cập nhật cơ sở dữ liệu hộ gia đình.

Điều 2. Mục đích quản lý

1. Thông tin người tham gia được cập nhật, điều chỉnh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào cơ sở dữ liệu hộ gia đình, được tập hợp gồm những người đang tham gia, đã tham gia và chưa tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

2. Mỗi người tham gia chỉ được cấp duy nhất một mã số bảo hiểm xã hội.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Các từ viết tắt

1.1. BHXH là chữ viết tắt của cụm từ "bảo hiểm xã hội".

1.2. BHYT là chữ viết tắt của cụm từ "bảo hiểm y tế".

1.3. BHTN là chữ viết tắt của cụm từ "bảo hiểm thất nghiệp".

1.4. BHXH tỉnh là tên chung cho Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

1.5. BHXH huyện là tên chung cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sáp nhập vào BHXH tỉnh).

1.6. CMND/CCCD là chữ viết tắt của cụm từ "chứng minh nhân dân/căn cước công dân".

1.7. CSDL là chữ viết tắt của cụm từ "cơ sở dữ liệu".

1.8. HGĐ là chữ viết tắt của cụm từ "hộ gia đình".

1.9. UBND xã là tên chung cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

2. Giải thích từ ngữ

Trong Văn bản này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

2.1. Mã số BHXH là số định danh do cơ quan BHXH cấp cho mỗi người tham gia một mã số duy nhất và được quản lý trên toàn quốc.

2.2. Mã số HGĐ là số định danh do cơ quan BHXH cấp cho mỗi HGĐ một mã số duy nhất và được quản lý trên toàn quốc.

2.3. Bộ thông tin định danh là tổ hợp các tiêu chí bao gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi đăng ký khai sinh (cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã).

2.4. Người tham gia là thành viên HGĐ đã kê khai và được cấp mã số BHXH trong CSDL HGĐ.

2.5. Hộ gia đình là một đơn vị gồm một hay một số người được kê khai trong: sổ hộ khẩu/sổ tạm trú, thẻ thường trú/thẻ tạm trú của người nước ngoài,... thuộc diện bảo mật thông tin. Không bao gồm một số người trong khu nhà trọ, ký túc xá,... hoặc các địa điểm cư trú nhiều người có tính chất tương tự.

2.6. CSDL HGĐ là tập hợp thông tin liên quan của thành viên HGĐ, gồm: người đang tham gia, đã tham gia và chưa tham gia BHXH, BHYT.

2.7. Chủ hộ là một thành viên trong HGĐ đại diện cho HGĐ đó.

2.8. Tổ kiểm soát gồm công chức, viên chức, người lao động làm việc tại cơ quan BHXH được BHXH cấp trung ương/tỉnh/huyện thành lập theo từng cấp để thực hiện quản lý, kiểm soát, phê duyệt mã số BHXH cho người tham gia.

2.9. Cán bộ thu là viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực công tác thu BHXH, BHYT tại cơ quan BHXH.

2.10 Cán bộ sổ, thẻ là viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực công tác sổ BHXH, thẻ BHYT tại cơ quan BHXH.

2.11. Cán bộ KHTC là viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực kế hoạch - tài chính tại cơ quan BHXH.

2.12. Đơn vị quản lý người tham gia là gọi chung cho cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT; Các tổ chức được cơ quan BHXH ký hợp đồng làm Đại lý thu BHXH, BHYT; Cơ quan BHXH lập danh sách cấp thẻ BHYT do tổ chức BHXH đóng; UBND xã, cơ sở giáo dục và đào tạo, cơ sở dạy nghề, cơ quan có thẩm quyền xác định, lập danh sách cấp thẻ BHYTcho đối tượng được ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ đóng theo quy định của Luật BHXH và Luật BHYT.

2.13. Phần mềm HGĐ là Hệ thống cấp mã số BHXH và quản lý HGĐ tham gia BHYT của Ngành BHXH.

Điều 4. Quy trình tăng trẻ em dưới 6 tuổi trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình

1. UBND xã

1.1. Trường hợp chưa kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp:

a) Khi có phát sinh thực hiện các thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ BHYT: Lập hồ sơ cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi theo quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT ngày 15/5/2015, gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT và Danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT (Mẫu TK1-TS và Mẫu D03-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020) gửi cơ quan BHXH.

b) Nhận thẻ BHYT từ cơ quan BHXH chuyển đến để trả cho trẻ em.

1.2. Trường hợp đã kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp:

a) Hằng ngày, gửi dữ liệu đăng ký khai sinh của trẻ dưới 6 tuổi đến cơ quan BHXH, không phải lập hồ sơ theo Tiết a Điểm 1.1 Khoản 1 Điều này.

b) Nhận hồ sơ từ cơ quan BHXH chuyển đến: Thẻ BHYT để trả thẻ cho trẻ em; Phụ lục thành viên HGĐ (của Mẫu TK1-TS) để xác nhận bổ sung trẻ em vào đúng HGĐ và gửi lại cơ quan BHXH.

2. BHXH tỉnh/huyện

2.2. Cán bộ sổ, thẻ

a) Xử lý hồ sơ:

- Trường hợp chưa kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp:

Nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ giao dịch điện tử): Thực hiện tra cứu, tìm kiếm mã số BHXH của trẻ em theo thông tin kê khai trên Mẫu TK1-TS với CSDL HGĐ theo quy tắc tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế này:

+ Trường hợp tra cứu, tìm kiếm: Xác định chính xác thông tin trẻ em đã có trong CSDL HGĐ, thông báo và thống nhất mã số BHXH của trẻ em với đơn vị quản lý người tham gia, cha/mẹ/người giám hộ; Nếu thông tin của trẻ em chưa đầy đủ, chính xác, thực hiện điều chỉnh thông tin trẻ em đã được cấp mã số BHXH trong CSDL HGĐ, điều chỉnh trẻ em về đúng HGĐ (nếu đang ở HGĐ khác) và đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt điều chỉnh thông tin của trẻ em (đính kèm hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).

+ Trường hợp tra cứu, tìm kiếm: Xác định trẻ em chưa được kê khai trong CSDL HGĐ (trẻ em mới sinh), cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trên Mẫu TK1-TS vào phần mềm HGĐ và đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt mã số BHXH cho trẻ em (đính kèm hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).

- Trường hợp đã kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp:

Phần mềm HGĐ ngay khi nhận dữ liệu từ Bộ Tư pháp, tự động thực hiện: Tra cứu, tìm kiếm mã số BHXH của trẻ em theo quy tắc tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế này:

+ Trường hợp xác định chính xác thông tin trẻ em chưa có trong CSDL HGĐ: Tự động lấy thông tin, cấp mã số BHXH và lập tự động lập Mẫu D03-TS chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

+ Trường hợp xác định chính xác thông tin trẻ em đã được kê khai trong CSDL HGĐ và đã được cấp thẻ BHYT: Tự động phản hồi trạng thái đã cấp thẻ BHYT và cung cấp mã số BHXH do cơ quan BHXH cấp.

b) Chuyển hồ sơ đã được hoàn thiện mã số BHXH (ghi mã số BHXH của trẻ em vào các biểu mẫu) đến cán bộ thu thực hiện các nghiệp vụ phát sinh để cấp thẻ BHYT theo quy định.

c) Hoàn thiện hồ sơ:

- Trước ngày 03 hằng tháng:

+ In Phụ lục thành viên HGĐ (của Mẫu TK1-TS) có thông tin của từng trẻ em được cấp mã số BHXH tháng trước liền kề chuyển đến UBND xã để xác nhận bổ sung trẻ em dưới 6 tuổi vào đúng HGĐ.

+ Ký Biên bản bàn giao (Mẫu 02-TS) được in từ phần mềm quản lý với UBND xã và scan, lưu trữ trên phần mềm quản lý.

- Trước ngày 04 hằng tháng:

+ Nhận Phụ lục thành viên HGĐ từ UBND xã chuyển đến và hoàn thành việc cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trẻ em dưới 6 tuổi vào đúng HGĐ.

+ Chuyển Mẫu 02-TS và Phụ lục thành viên HGĐ đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lưu trữ hồ sơ theo quy định.

2.2. Tổ kiểm soát

a) Nhận đề nghị phê duyệt từ cán bộ sổ, thẻ: Kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và thành viên HGĐ được cập nhật vào phần mềm HGĐ:

- Trường hợp thông tin người tham gia và các thành viên trong HGĐ đầy đủ, chính xác với hồ sơ kèm theo: Phê duyệt.

- Trường hợp chưa thực hiện đầy đủ quy trình tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia, cập nhật, điều chỉnh thông tin người tham gia và các thành viên HGĐ không chính xác với hồ sơ kèm theo: Yêu cầu thực hiện đúng quy định Điểm 2.1 Khoản 2 Điều này.

b) Thời gian phê duyệt được thực hiện tối đa 03 giờ làm việc.

3. UBND xã và cơ quan BHXH thực hiện việc giao, nhận và trả hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.

Điều 5. Quy trình giảm người tham gia trong cơ sở dữ liệu hộ gia đình

1. BHXH tỉnh/huyện (Cán bộ sổ, thẻ)

1.1. Trước ngày 03 hằng tháng:

a) Chủ trì phối hợp với UBND xã kê khai thành viên HGĐ khai tử của tháng trước liền kề vào Danh sách thành viên hộ gia đình báo giảm khai tử (Mẫu 01-TS). Trường hợp đã kết nối liên thông với Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp về dữ liệu khai tử: In Danh sách tăng, giảm thành viên HGĐ (của Mẫu 02-TS) có thông tin của từng người khai tử tháng trước liền kề chuyển đến UBND xã để phối hợp xác nhận HGĐ có người khai tử.

b) Ký Mẫu 02-TS được in từ phần mềm quản lý với UBND xã và scan, lưu trữ trên phần mềm quản lý.

1.2. Trước ngày 04 hằng tháng:

a) Nhận Mẫu 01-TS từ UBND xã chuyển đến và hoàn thành việc cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin thành viên HGĐ báo giảm khai tử vào đúng HGĐ.

b) Chuyển Mẫu 01-TS, Mẫu 02-TS đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để lưu trữ hồ sơ theo quy định.

2. UBND xã: Phối hợp với cơ quan BHXH kê khai người khai tử vào Mẫu 01-TS, Mẫu 02-TS và gửi cơ quan BHXH.

3. UBND xã và cơ quan BHXH thực hiện việc giao, nhận và trả hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.

Điều 6. Quy trình hoàn thiện mã số bảo hiểm xã hội cho người tham gia

1. Đơn vị quản lý người tham gia

1.1. Tra cứu, tìm kiếm và hướng dẫn người tham gia tra cứu, tìm kiếm đúng mã số BHXH của người tham gia đã được cơ quan BHXH cấp.

1.2. Trường hợp tìm kiếm không thấy mã số BHXH của người tham gia (bao gồm cả người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam): Hướng dẫn người tham gia kê khai đầy đủ thông tin vào Mẫu TK1-TS; Phối hợp với cơ quan BHXH gửi hình ảnh hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia.

2. BHXH tỉnh/huyện

2.1. Cán bộ sổ, thẻ

a) Nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ giao dịch điện tử): Thực hiện tra cứu, tìm kiếm mã số BHXH của người tham gia theo thông tin kê khai trên Mẫu TK1-TS với CSDL HGĐ theo quy tắc tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế này:

- Trường hợp xác định chính xác thông tin người tham gia đã được cấp mã số BHXH trong CSDL HGĐ: Thông báo và thống nhất mã số BHXH với người tham gia, đơn vị quản lý người tham gia.

- Trường hợp tra cứu, tìm kiếm thấy người tham gia có thông tin chưa đầy đủ, chính xác: Thực hiện điều chỉnh thông tin người tham gia đã được cấp mã số BHXH trong CSDL HGĐ, điều chỉnh người tham gia về đúng HGĐ (nếu đang ở HGĐ khác); Đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt điều chỉnh thông tin của của người tham gia (đính kèm hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).

- Trường hợp xác định người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam chưa được kê khai trong CSDL HGĐ: Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trên Mẫu TK1-TS vào phần mềm HGĐ; Đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt mã số BHXH cho người nước ngoài (đính kèm hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).

b) Chuyển hồ sơ đã được hoàn thiện mã số BHXH (ghi mã số BHXH của người tham gia vào biểu mẫu) đến cán bộ thu thực hiện các nghiệp vụ phát sinh theo quy định.

2.2. Tổ kiểm soát

a) Nhận đề nghị phê duyệt từ cán bộ sổ, thẻ: Kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và thành viên HGĐ được cập nhật vào phần mềm HGĐ:

- Trường hợp thông tin người tham gia và các thành viên trong HGĐ đầy đủ, chính xác với hồ sơ kèm theo: Phê duyệt.

- Trường hợp chưa thực hiện đầy đủ quy trình tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia, cập nhật, điều chỉnh thông tin người tham gia và các thành viên HGĐ không chính xác với hồ sơ kèm theo: Yêu cầu thực hiện đúng quy định Điểm 2.1 Khoản 2 Điều này.

b) Thời gian phê duyệt được thực hiện tối đa 03 giờ làm việc.

Điều 7. Nguyên tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia và hình ảnh hồ sơ đính kèm làm căn cứ hoàn thiện mã số bảo hiểm xã hội

1. Nguyên tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia trong CSDL HGĐ

1.1. Tìm kiếm thông tin chủ hộ gia đình:

a) Phạm vi tìm kiếm theo thứ tự ưu tiên: trên địa bàn cấp xã; địa bàn cấp huyện; địa bàn cấp tỉnh và trên toàn quốc.

b) Nguyên tắc tìm kiếm: tìm kiếm họ tên, ngày, tháng, năm, sinh, CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ hoặc thông tin của các thành viên trong HGĐ để tìm kiếm chủ HGĐ.

1.2. Tìm kiếm thông tin thành viên hộ gia đình:

a) Phạm vi tìm kiếm theo thứ tự ưu tiên: trong cùng HGĐ; trên địa bàn cấp xã, địa bàn cấp huyện, địa bàn cấp tỉnh và trên toàn quốc.

b) Nguyên tắc tìm kiếm theo thứ tự:

- Tìm kiếm theo Bộ thông tin định danh trên toàn quốc.

- Tìm kiếm theo CMND/CCCD/Hộ chiếu trên toàn quốc.

- Tìm kiếm theo họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính trên toàn quốc.

- Tìm kiếm theo họ và tên, năm sinh mã tỉnh khai sinh/mã tỉnh hộ khẩu.

- Tìm kiếm theo họ và tên, năm sinh trên toàn quốc.

2. Danh mục hình ảnh giấy tờ đính kèm làm căn cứ cấp, hoàn thiện mã số BHXH

2.1. Mẫu TK1-TS

2.2. CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu).

2.3. Giấy tờ khác.

Điều 8. Trách nhiệm của Tổ kiểm soát các cấp

1. Tổ kiểm soát cấp huyện

1.1. Kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ Sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và thành viên HGĐ được cập nhật vào phần mềm HGĐ đảm bảo đầy đủ, chính xác từ đề nghị của cán bộ sổ, thẻ.

1.2. Phê duyệt mã số BHXH đối với trẻ em dưới 6 tuổi và người nước ngoài không trùng thông tin có phát sinh tại huyện; Phê duyệt điều chỉnh thông tin của người tham gia trong địa bàn huyện.

1.3. Đề nghị Tổ kiểm soát cấp tỉnh phê duyệt đối với người tham gia khác địa bàn huyện, tỉnh

1.4. Nghiệm thu việc cập nhật biến động thành viên HGĐ và hoàn thiện mã số BHXH của BHXH huyện trên cơ sở Mẫu 02-TS, hồ sơ được cập nhật vào phần mềm HGĐ.

1.5. Trước ngày 06 hằng tháng, in các báo cáo từ phần mềm quản lý: Báo cáo tình hình tăng, giảm, điều chỉnh thông tin người tham gia (Mẫu 04a-TS); Báo cáo chi tiết tình hình phê duyệt mã số BHXH (Mẫu 05a-TS); Báo cáo tồn tại, hạn chế qua kiểm soát việc tra cứu, cập nhật thông tin vào CSDL HGĐ và biến động thành viên HGĐ so với các chỉ tiêu thống kê về dân số, số người sinh, tử trên địa bàn huyện gửi Lãnh đạo huyện để chấn chỉnh, xử lý trách nhiệm (nếu có).

1.6. Kinh phí hoạt động của Tổ kiểm soát cấp huyện và kinh phí rà soát dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam.

1.7. Kịp thời báo cáo, đề xuất BHXH tỉnh về khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện.

2. Tổ kiểm soát cấp tỉnh

2.1. Kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và thành viên HGĐ được cập nhật vào phần mềm HGĐ đảm bảo đầy đủ, chính xác từ đề nghị của cán bộ sổ, thẻ thuộc BHXH tỉnh hoặc của Tổ kiểm soát cấp huyện.

2.2. Phê duyệt mã số BHXH đối với trẻ em dưới 6 tuổi và người nước ngoài không trùng thông tin có phát sinh tại huyện thuộc tỉnh quản lý; Phê duyệt điều chỉnh thông tin của người tham gia trong địa bàn huyện thuộc tỉnh quản lý và ở địa bàn khác huyện, trong tỉnh.

2.3. Đề nghị Tổ kiểm soát cấp Trung ương phê duyệt đối với trường hợp điều chỉnh thông tin của người tham gia ở địa bàn ngoài tỉnh.

2.4. Nghiệm thu việc cập nhật biến động thành viên HGĐ và hoàn thiện mã số BHXH của BHXH tỉnh/huyện trên cơ sở Mẫu 02-TS, hồ sơ được cập nhật vào phần mềm HGĐ.

2.5. Trước ngày 06 hằng tháng, in các báo cáo từ phần mềm quản lý: Báo cáo tình hình tăng, giảm, điều chỉnh thông tin người tham gia (Mẫu 04B-TS); Báo cáo chi tiết tình hình phê duyệt mã số BHXH (Mẫu 05B-TS); Báo cáo tồn tại, hạn chế qua kiểm soát việc tra cứu, cập nhật thông tin vào CSDL HGĐ và biến động thành viên HGĐ so với các chỉ tiêu thống kê về dân số, số người sinh, tử trên địa bàn tỉnh gửi Lãnh đạo tỉnh để chấn chỉnh, xử lý trách nhiệm (nếu có).

2.6. Kinh phí hoạt động của Tổ kiểm soát cấp tỉnh và kinh phí rà soát dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam.

2.7. Giải quyết khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam. Trường hợp vượt quá thẩm quyền, kịp thời báo cáo và đề xuất BHXH để xem xét, giải quyết.

3. Tổ kiểm soát cấp Trung ương

3.1. Kiểm soát việc tuân thủ quy trình tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia và phê duyệt mã số BHXH đối với Tổ kiểm soát cấp tỉnh/huyện.

3.2. Phê duyệt đề nghị của Tổ kiểm soát cấp tỉnh đối với trường hợp điều chỉnh thông tin của người tham khác địa bàn tỉnh.

3.3. Kiểm soát việc nghiệm thu cập nhật biến động thành viên HGĐ của BHXH tỉnh trên cơ sở Mẫu 02-TS, hồ sơ được cập nhật vào phần mềm HGĐ.

3.4. Trường hợp đặc biệt, Tổ kiểm soát Trung ương báo cáo Lãnh đạo Ngành xem xét, giải quyết.

3.5. Trước ngày 06 hằng tháng, in các báo cáo từ phần mềm quản lý: Báo cáo tình hình tăng, giảm, điều chỉnh thông tin người tham gia (Mẫu 04C-TS); Báo cáo chi tiết tình hình phê duyệt mã số BHXH (Mẫu 05C-TS); Báo cáo tồn tại, hạn chế qua kiểm soát việc tra cứu, cập nhật thông tin vào CSDL HGĐ và biến động thành viên HGĐ so với các chỉ tiêu thống kê về dân số, số người sinh, tử trên toàn quốc gửi Lãnh đạo Ngành để chấn chỉnh, xử lý trách nhiệm (nếu có).

3.6. Kinh phí hoạt động của Tổ kiểm soát cấp Trung ương và kinh phí rà soát dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam.

3.7. Tiếp nhận và đề xuất, giải quyết khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện của BHXH tỉnh.

Điều 9. Chi phí hỗ trợ UBND xã lập danh sách, tăng giảm thành viên hộ gia đình

1. UBND xã

1.1. Lập Giấy thanh toán kinh phí chi hỗ trợ cho UBND cấp xã thực hiện lập danh sách người tham gia BHYT (Mẫu C66b-HD ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán bảo hiểm xã hội) đối với trường hợp tăng sinh, giảm chết và hồ sơ, thủ tục thanh toán theo Công văn số 2544/BHHX-TCKT ngày 15/7/2019 của BHXH Việt Nam về việc hướng dẫn thanh quyết toán chi phí lập danh sách và cập nhật biến động thành viên hộ gia đình tham gia BHYT gửi cơ quan BHXH.

1.2. Nhận kinh phí chi hỗ trợ từ cơ quan BHXH chuyển đến trước ngày 06 hằng tháng.

2. Cơ quan BHXH tỉnh/huyện

2.1. Cán bộ sổ, thẻ

a) Nhận hồ sơ và thủ tục thanh toán từ UBND xã chuyển đến.

b) Chốt dữ liệu số tiền phải chi hỗ trợ UBND xã và lập và ký đề nghị thanh toán tại phần của Cơ quan BHXH duyệt của Mẫu C66b-HD chuyển cán bộ kế toán để chi hỗ trợ UBND xã theo quy định.

2.2. Cán bộ KHTC

a) Nhận đề nghị thanh toán từ cán bộ sổ thẻ, trình Lãnh đạo đơn vị duyệt và chuyển kinh phí chi hỗ trợ UBND xã theo quy định.

b) Cán bộ KHTC cấp huyện tổng hợp, chốt dữ liệu số tiền chi hỗ trợ UBND xã và lập Báo cáo tổng hợp kinh phí chi hỗ trợ UBND xã lập danh sách tăng, giảm thành viên hộ gia đình (Mẫu 03a-TS) báo cáo Giám đốc huyện.

c) Cán bộ KHTC cấp tỉnh tổng hợp, chốt dữ liệu số tiền chi hỗ trợ UBND xã và lập Báo cáo tổng hợp kinh phí chi hỗ trợ UBND xã lập danh sách tăng, giảm thành viên hộ gia đình (Mẫu 03b-TS) báo cáo Giám đốc tỉnh.

3. UBND xã và cơ quan BHXH thực hiện việc chuyển, nhận kinh phí hỗ trợ UBND xã lập danh sách qua dịch vụ bưu chính công ích.

4. Thời gian thanh toán và báo cáo kinh phí chi hỗ trợ UBND xã lập danh sách tăng, giảm thành viên hộ gia đình.

4.1. Cơ quan BHXH thực hiện thanh toán chi hỗ trợ từ đề nghị của UBND xã theo đợt phát sinh.

4.2. Thời gian báo cáo:

a) Đối với BHXH huyện: Lập Mẫu 03a-TS trước 17h ngày 04 hằng tháng.

b) Đối với BHXH tỉnh: Lập Mẫu 03b-TS trước 09h ngày 05 hằng tháng.

Điều 10. Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam

1. Ban Sổ - Thẻ

1.1. Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.

1.2. Tham mưu trình Tổng Giám đốc thành lập Tổ Kiểm soát cấp Trung ương do Trưởng Ban sổ - Thẻ làm Tổ trưởng, Lãnh đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Phó Trưởng Ban sổ - Thẻ làm Tổ phó, các tổ viên là viên chức thuộc các đơn vị: sổ - Thẻ, Công nghệ thông tin, Thu. Tổ trưởng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và chịu trách nhiệm về hoạt động của Tổ kiểm soát.

1.3. Đề xuất trang bị máy tính cho các thành viên trong Tổ kiểm soát để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đảm bảo đúng quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan và công chức, viên chức trong ngành BHXH.

1.4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn, hướng dẫn, kiểm tra BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện, triển khai Quy chế này.

1.5. Tiếp nhận và phối hợp với các đơn vị trực thuộc giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện.

1.6. Đề xuất kinh phí hoạt động của Tổ kiểm soát; khen thưởng, xử lý vi phạm đối với tổ chức, cá nhân theo quy định tại Điều 11 Quy chế này.

1.7. Trước 17 giờ ngày 05 hằng tháng, cán bộ Ban sổ - Thẻ tổng hợp, in Báo cáo tổng hợp kinh phí chi hỗ trợ UBND xã lập danh sách tăng, giảm thành viên hộ gia đình (Mẫu 03c-TS) của tháng trước liền kề gửi Trưởng ban để báo cáo Lãnh đạo Ngành.

2. Trung tâm Công nghệ thông tin

2.1. Chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu trong CSDL HGĐ, đồng bộ, liên thông dữ liệu với các phần mềm nghiệp vụ của Ngành BHXH; Bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật.

2.2. Xây dựng, hoàn chỉnh, quản lý, vận hành phần mềm HGĐ và phân cấp, phân quyền sử dụng cho cán bộ BHXH các cấp đáp ứng theo Quy chế này.

2.3. Xây dựng chức năng và phân quyền tra cứu mã số BHXH của người tham gia, thành viên trong HGĐ đảm bảo bảo mật thông tin theo quy định; Các chức năng báo cáo tổng hợp, phân tích, nghiệm thu theo đề nghị của Ban sổ - Thẻ đáp ứng yêu cầu quản lý và Quy chế này.

3. Ban Thu: Phối hợp với các đơn vị hướng dẫn, tổ chức kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện Quy chế này.

4. Vụ Tài chính - Kế toán: Xây dựng, cấp kinh phí và hướng dẫn các nội dung chi, thủ tục hồ sơ thanh toán, quyết toán.

5. Văn phòng BHXH Việt Nam: Đảm bảo kinh phí hoạt động, cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc theo đề nghị của Ban sổ - Thẻ để phục vụ quản lý CSDL HGD.

6. BHXH tỉnh/huyện

6.1. Báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/huyện chỉ đạo tổ chức triển khai việc kết nối, liên thông dữ liệu hộ tịch theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Quy chế này nhằm cải cách thủ tục hành chính, kịp thời cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi và phối hợp thực hiện việc hoàn thiện mã số BHXH, cập nhật tăng, giảm thành viên HGĐ kịp thời hằng tháng.

6.2. BHXH cấp tỉnh thành lập Tổ kiểm soát cấp tỉnh do Lãnh đạo BHXH tỉnh phụ trách công tác cấp sổ, thẻ làm Tổ trưởng, Trưởng phòng cấp sổ, thẻ, CNTT làm Tổ phó và viên chức thuộc các phòng nghiệp vụ: cấp sổ, thẻ, Công nghệ thông tin, Thu làm thành viên. BHXH cấp huyện thành lập Tổ kiểm soát cấp huyện do lãnh đạo BHXH huyện phụ trách công tác cấp sổ, thẻ làm Tổ trưởng và cán bộ thu, sổ, thẻ làm thành viên.

6.3. Đề xuất trang bị máy tính cho các thành viên trong Tổ kiểm soát để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đảm bảo đúng quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan và công chức, viên chức trong ngành BHXH.

6.4. Tổ chức tập huấn Quy chế này đến toàn thể cán bộ BHXH tỉnh/huyện và các đơn vị, tổ chức có liên quan.

6.5. Phân công cán bộ chuyên quản theo dõi, phụ trách địa bàn cấp xã để phối hợp kê khai, cập nhật thông tin Mẫu TK1-TS và Mẫu 02-TS kịp thời, đầy đủ.

6.6. Giám đốc BHXH tỉnh chịu trách nhiệm về thông tin được cập nhật vào CSDL HGĐ đầy đủ, khớp đúng với hình ảnh hồ sơ kèm theo trên địa bàn toàn tỉnh và các nội dung tại Quy chế này. Tùy thuộc tình hình thực tế, thực hiện ký Hợp đồng thuê khoán công việc với đơn vị dịch vụ bưu chính công ích để thực hiện một số công đoạn trong Quy chế (nếu có) và chịu trách nhiệm, nghiệm thu chất lượng, tiến độ công việc.

Điều 11. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các hành vi bị nghiêm cấm

1.1. Cấp trùng mã số BHXH cho người tham gia, trùng mã số cấp cho HGĐ.

1.2. Sử dụng các ứng dụng hoặc các phương thức để truy cập vào CSDL HGĐ mà chưa được phép của BHXH Việt Nam.

1.3. Cấp tài khoản truy cập phần mềm vào phần mềm quản lý, CSDL HGĐ cho tổ chức, cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định.

1.4. Tự ý sao chép, cung cấp, tiết lộ thông tin CSDL HGĐ.

1.5. Các hành vi khác làm hư hỏng, sai lệch hoặc làm mất tính ổn định của các phần mềm quản lý, CSDL HGĐ.

2. Khen thưởng và xử lý vi phạm

2.1. Khen thưởng: Các tổ chức, cá nhân có thành tích, sáng kiến trong việc quản lý, cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT và cập nhật biến động thành viên trong CSDL HGĐ được xem xét khen thưởng theo quy định của Ngành BHXH.

2.5. Xử lý vi phạm:

a) Đơn vị, cá nhân trong Ngành BHXH thực hiện không đầy đủ hoặc trái với Quy chế này phải chịu trách nhiệm về hậu quả gây ra và bị xem xét xử lý trách nhiệm theo quy định của Ngành và pháp luật hiện hành.

b) Các tổ chức, cá nhân ký Hợp đồng với cơ quan BHXH cung cấp dịch vụ mà thực hiện không đầy đủ hoặc trái với Quy chế này phải chịu trách nhiệm về hậu quả gây ra và bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 12. Điều khoản thi hành

1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký.

2. Những biểu mẫu không được trích dẫn nguồn tại văn bản này thì được hiểu là ban hành kèm theo văn bản này.

3. Các quy định trước đây do BHXH Việt Nam ban hành về kê khai thông tin người tham gia BHXH, BHYT chưa có mã số BHXH hoặc hoàn thiện thông tin để cấp mã số BHXH được điều chỉnh và thực hiện theo quy trình và biểu mẫu tại Quy chế này.

4. Các quy định trước đây do BHXH Việt Nam ban hành về quy trình tiếp nhận hồ sơ liên quan đến Điều 4, Điều 6 Quy chế này được điều chỉnh và thực hiện theo quy trình tại Quyết định này.

5. Trường hợp các quy định tham chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung bằng các văn bản mới thì áp dụng tham chiếu theo văn bản mới./.

Tiếng Anh (English)

VIETNAM SOCIAL SECURITY --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ----------------
No. 515/QD-BHXH	Hanoi, March 27, 2020

DECISION

ISSUANCE OF REGULATIONS ON MANAGING DATABASE ON HOUSEHOLDS AND SOCIAL SECURITY NUMBER OF SOCIAL INSURANCE AND HEALTH INSURANCE PARTICIPANTS

GENERAL DIRECTOR OF THE VIETNAM SOCIAL SECURITY

Pursuant to Law on Information Technology dated June 29, 2006;

Pursuant to Law on Health Insurance dated November 14, 2008; Law on amendments to Law on Health Insurance dated June 13, 2014;

Pursuant to Law on Employment dated November 16, 2013;

Pursuant to Law on Social Insurance dated November 20, 2014;

Pursuant to the Law on Cyberinformation Security dated November 19, 2015;

...

...

...

Pursuant to Decree No. 01/2016/ND-CP dated January 5, 2016 of Government on functions, tasks, powers and organizational structure of Vietnam Social Security;

Pursuant to Decision No. 714/QD-TTg dated May 22, 2015 of Prime Minister on list of national database to be prioritized for development of electronic government;

Pursuant to Joint Circular No. 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT dated May 15, 2015 of Ministry of Justice, Ministry of Public Security and Ministry of Health providing guidelines for bridge implementation of administrative procedures regarding birth registration, permanent residence registration and issuance of health insurance cards for children under 6 years of age;

Pursuant to Decision No. 3582/QD-BHXH dated December 26, 2006 of General Director of Vietnam Social Security on issuance of regulations on managing information technology activities in Vietnam Social Security systems;

Pursuant to Decision No. 967/QD-BHXH dated June 20, 2017 of General Director of Viet Nam Social Security on issuance of regulations on guaranteeing information safety in application of information technology of social insurance sector;

Pursuant to Decision No. 595/QD-BHXH dated April 14, 2017 of General Director of Viet Nam Social Security on issuance of procedures for collecting social insurance, health insurance, unemployment insurance, occupational accident - occupational disease insurance; managing social insurance books and health insurance cards; Pursuant to Decision No. 505/QD-BHXH dated March 27, 2020 of General Director of Viet Nam Social Security on amendments to procedures for collecting social insurance, health insurance, unemployment insurance, occupational accident - occupational disease insurance; managing social insurance books and health insurance cards attached to Decision No. 595/QD-BHXH ;

Pursuant to Decision No. 2366/QD-BHXH dated November 28, 2018 of General Director of Viet Nam Social Security on issuance of regulations on managing, extracting and using information from joint database of social insurance sector;

Pursuant to Official Dispatch No. 2823/BTP-CNTT dated July 29, 2019 of Ministry of Justice on connection and bridge of civil status data.

At the request of Head of Book – Card Issuance Department and Director of Information and Technology Center.

...

...

...

Article 1. Attached to this Decision are regulations on managing database on households and social insurance number of social insurance and health insurance participants

Article 2. Implementation

1. This Decision comes into effect from May 1, 2020.

2. Replaces regulations of Vietnam Social Security in following documents: Decision No. 346/QD-BHXH dated March 28, 2019 on issuance of regulations on managing and issuing social insurance number for social insurance and health insurance participants; Decision No. 1270/QD-BHXH dated September 30, 2019 on amendments to regulations on managing and issuing social insurance number for social insurance and health insurance participants attached to Decision No. 346/QD-BHXH dated March 28, 2019; Decision No. 22/QD-BHXH dated January 8, 2020 on amendments to regulations on managing and issuing social insurance number for social insurance and health insurance participants attached to Decision No. 346/QD-BHXH  dated March 28, 2019; Article 2 Official Dispatch No. 2888/BHXH-BT dated August 3, 2018 on guiding completion of data on household members; expenditure enabling People’s Committees of communes to prepare list and participation of household health insurance.

Article 3. Head of Book – Card Issuance Department, Director of Information Technology Center, Director General of Department of Finance and Accounting, Chiefs of Offices and heads of entities affiliated to Vietnam Social Security; Directors of social insurance of provinces and central-affiliated cities are responsible for implementation of this Decision. /.

PP. GENERAL DIRECTOR
VICE GENERAL DIRECTOR




Tran Dinh Lieu

...

...

...

MANAGING DATABASE ON HOUSEHOLDS AND SOCIAL INSURANCE NUMBERS OF SOCIAL INSURANCE AND HEALTH INSURANCE PARTICIPANTS
(Attached to Decision No. 515/QD-BHXH dated March 27, 2020 of General Director of Viet Nam Social Security)

Article 1. Regulated entities

1. Social insurance and health insurance participants and managing entities thereof.

2. Public officials, employees and workers in social insurance sector shall be assigned by social insurance agencies to manage, review, look up and update database on households.

Article 2. Management purposes

1. Information on participants shall be fully, accurately and promptly updated and revised in household database and collected from individuals who are participating, have and have not participated in social insurance and health insurance.

2. Each participant shall be issued with only one social insurance number.

Article 3. Term interpretation

1. Abbreviations

...

...

...

2. Term interpretation

In this document, terms below are construed as follows:

2.1. “Social insurance number” refers to identification number issued by social insurance agencies for each participant and managed on a nationwide scale.

2.2. “Household number” refers to identification number issued by social insurance agencies for each household and managed on a nationwide scale.

2.3. “Identifier” refers to a combination of identifying information including: Full name, date of birth, gender, birth certificate registration location (province, district and commune).

2.4. “Participant” refers to a member of a household that has declared and has been issued with social insurance number in household database.

2.5. “Household” refers to a unit consisting of one or more individuals included in: family registry/temporary residence registry, permanent residence card/temporary residence card of foreigners, etc. subject to information privacy. Does not include individuals living in boarding houses, dorms, etc. or similar places.

2.6. “Household database” refers to a combination of relevant information of household members, including: individuals who are participating, have and have not participated in social insurance and health insurance.

2.7. “Householder” refers to a member in a household who represents the household.

...

...

...

2.9 “Collecting official” refers to a public employee or worker collecting social insurance and health insurance in a social insurance agency.

2.10 “Book – card official” refers to a public employee or worker whose operations involve social insurance book and health insurance card in a social insurance agency.

2.11 “Planning – financial official” refers to a public employee or worker operating in planning - financial affairs in a social insurance agency.

2.12. “Participant managing entities” collectively refer to agency, enterprise, organization or individual that is employer of workers participating in social insurance and health insurance; organizations contracted by social insurance agencies to act as collecting agents of social insurance and health insurance; social insurance agencies preparing list of health insurance cards funded by social insurance organizations; People’s Committees of communes, education and training, vocational training facilities, competent agencies capable of identifying and preparing list of health insurance cards to be issued for individuals totally or partially assisted financially by state budget according to Law on Social Insurance and Law on Health Insurance.

2.13. “Household software” refers to the system for issuing social insurance number and managing households participating in health insurance in social insurance sector.

Article 4. Procedures for including children under 6 years of age in household database

1. People’s Committee of communes

1.1. In case birth registration data of children under 6 years of age is not connected and bridged on information system for civil status registration and management of Ministry of Justice:

a) In case of any additional administrative procedures regarding birth certificate registration, permanent residence registration and issuance of health insurance cards: Produce applications for issuance of health insurance cards for children under 6 years of age according to Joint Circular No. 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT dated May 15, 2015 consisting of: Declaration on participation and revision of social insurance, health insurance and list of health insurance card applied for issuance (Form TK1-TS and Form No. D03-TS attached to Decision No. 505/QD-BHXH dated March 27, 2020) and submit to social insurance agencies.

...

...

...

1.2. In case birth registration data of children under 6 years of age is connected and bridged on information system for civil status registration and management of Ministry of Justice:

a) On a daily basis, submit birth registration data of children under 6 years of age to social insurance agencies without preparing applications specified in Subheading a Point 1.1 Clause 1 of this Article.

b) Receive documents transferred to by social insurance agencies; health insurance cards to give children; Annex on household members (Form TK1-TS) to verify households and send back to social insurance agencies.

2. Social insurance of provinces/districts

2.2. Book – card officials

a) Process document:

- In case birth registration data of children under 6 years of age is not connected and bridged on information system for civil status registration and management of Ministry of Justice:

Receive documents from receipt department (including electronic documents): Look up and search for social insurance number of children according to information specified on form TK1-TS for household database following principles specified in Clause 1 Article 7 of these Regulations.

+ In case search: verifies information of the children is included in household database, inform and unify social insurance number of children with participant managing entities, parents/guardian; detects inadequate and/or inaccurate children information, revise information of children issued with social insurance number in household database, return the children to correct households (in case of incorrect households) and request control teams to approve the revision (attach documents according to Clause 2 Article 7 of this Regulation).

...

...

...

- In case birth registration data of children under 6 years of age is connected and bridged on information system for civil status registration and management of Ministry of Justice:

After receiving data from Ministry of Justice, household software shall automatically: search for children social insurance number following principles specified in Clause 1 Article 7 of this Regulation:

+ In case children information is identified to be not included in household database: Automatically collect information, issue social insurance number and prepare Form D03-TS to transfer to document receipt department.

+ In case children information is identified to be included in household database and issued with health insurance cards: Automatically respond with status of issued with health insurance cards and provide social insurance number issued by social insurance agencies.

b) Transfer documents granted with social insurance number (specify social insurance number of children in schedules) to collecting officials for adoption of additional operations for issuance of health insurance cards as per the law.

c) Complete documents:

- Before the 3^rd of each month:

+ Print annex on household members (of Form TK1-TS) containing information of each child issued with social insurance number in the previous month and submit to People’s Committees of communes to verify and include children under 6 years of age in correct households.

+ Sign transfer record (Form 02-TS) printed from management software with People’s Committees, scan and store on management software.

...

...

...

+ Receive annex on household members transferred to by People’s Committees of communes and fully, accurately update information of children under 6 years of age in correct household.

+ Transfer Form 02-TS and annex on household members to document receipt departments to store as per the law.

2.2. Control teams

a) Receive approval request from book - card officials: Control compliance with implementation procedures, attachments and information of participants and household members updated in household software:

- In case information on participants and household members are adequate and accurate according to attachments: Approve.

- In case of inadequate implementation of looking up information of participations, inconsistent update and revision of information of participants and household members with attachments: Request compliance with Point 2.1 Clause 2 of this Article.

b) Approval shall be performed within 3 working hours.

3. People’s Committees of communes and social insurance agencies shall perform document transfer, collection and return via public postal service.

Article 5. Procedures for excluding participants in household database

...

...

...

1.1. Before the 3^rd of each month:

a) Take charge and cooperate with People’s Committees of communes to declare household members who were subject to death declaration in the previous month in Form 01-TS. In case connected and bridged with information system for civil status registration and management of Ministry of Justice on death declaration: print list of addition and exclusion of household members (Form 02-TS) containing information of individuals subject to death declaration in the previous month and transfer to People’s Committees of communes for verification.

b) Sign Form 02-TS printed from management software with People’s Committees, scan and store on management software.

1.2. Before the 4^th of each month:

a) Receive Form 01-TS transferred to by People’s Committees of communes and fully, accurately update information of household members subject to death declaration in correct households.

b) Transfer Form 01-TS and Form 02-TS to document receipt departments to store as per the law.

2. People’s Committees of communes: Cooperate with social insurance agencies in declaring the deceased in Form 01-TS and Form 02-TS and submit to social insurance agencies.

3. People’s Committees of communes and social insurance agencies shall perform document transfer, collection and return via public postal service.

Article 6. Procedures for completing social insurance number of participants

...

...

...

1.1. Search and instruct participants to search for their social insurance number issued by social insurance agencies.

1.2. In case social insurance number of participants cannot be found (including foreigners participating in social insurance and health insurance in Vietnam): Instruct participants to declare using Form TK1-TS; Cooperate with social insurance agencies to submit photos of documents according to Clause 2 Article 7 of this Regulation to update and complete database on participants.

2. Social insurance of provinces/districts

2.1. Book – card officials

a) Receive documents from receipt department (including electronic documents): Look up and search for social insurance number of participants according to information specified on form TK1-TS for household database following principles specified in Clause 1 Article 7 of these Regulations:

- In case accurately identify information of participants issued with social insurance number in household database: Inform and unify social insurance number with participants and participant managing entities.

- In case detecting individuals with inadequate or inaccurate information: Revise information of individuals issued with social insurance number in household database and/or transfer the participants to the correct households (in case of incorrect households); Request control teams to approve revised information of participants (attach document specified in Clause 2 Article 7 of this Regulation).

- In case foreigners participating in social insurance and health insurance in Vietnam are not declared in household database: Fully and accurately update information on Form TK1-TS in household software; Request control teams to approve social insurance number of foreigners (attach documents specified in Clause 2 Article 7 of this Regulation).

b) Transfer documents granted with social insurance number (specify social insurance number of participants in schedules) to collecting officials for adoption of additional operations as per the law.

...

...

...

a) Receive approval request from book - card officials: Control compliance with implementation procedures, attachments and information of participants and household members updated in household software:

- In case information on participants and household members are adequate and accurate according to attachments: Approve.

- In case of inadequate implementation of looking up information of participations, inconsistent update and revision of information of participants and household members with attachments: Request compliance with Point 2.1 Clause 2 of this Article.

b) Approval shall be performed within 3 working hours.

Article 7. Principles for looking up information of participants and attached photos of documents to complete social insurance number

1. Principles for looking up information of participants in household database

1.1. Looking up information of householders:

a) Order of priority of range: commune-level; district-level; provincial-level and national-level.

b) Looking up principles: look up full name, date of birth, ID cards/Citizen Identification Cards/Passports of householders or information of household members to search for householders.

...

...

...

a) Order of priority of range: in the same household; commune-level; district-level; provincial-level and national-level.

b) Order of search:

- Looking up using identifiers on a nationwide scale.

- Looking up according to ID cards/Citizen Identification Cards/Passports on a nationwide scale.

- Looking up using full name, date of birth and gender on a nationwide scale.

- Looking up using full name, date of birth, code of home province/code of province according to permanent residence registry.

- Looking up using full name and date of birth on a nationwide scale.

2. List of attachments for issuance and completion of social insurance number

2.1. Form TK1-TS

...

...

...

2.3. Other documents.

Article 8. Responsibilities of control teams of all levels

1. Control teams of districts

1.1. Control compliance with implementation procedures, attachments and information of participants and household members updated in household software to ensure adequacy and consistency with request of book - card officials.

1.2. Approve social insurance number of children under 6 years of age and foreigners without information overlap in districts; Approve revision of information of participants in districts.

1.3. Request control teams of provinces to approve with respect to participants living in other districts and/or provinces

1.4. Inspect update on household members and complete social insurance number of provincial social insurance based on Form 02-TS and documents updated in household software.

1.5. Before the 6^th of each month, print reports from management software: Reports on addition, exclusion and adjustment of participant information (Form 04a-TS); Reports on detailed approval of social insurance number (Form 05a-TS); Reports on defects and limitation via looking up and updating information in household database and changes to household members compared to statistical indicators regarding population, number of births and deaths within the districts and submit to heads of districts for rectification and discipline (if any).

1.6. Expenditure on operation of control teams of districts and expenditure on reviewing data according to regulations of social insurance of Vietnam.

...

...

...

2. Control teams of provinces

2.1. Control compliance with implementation procedures, attachments and information of participants and household members updated in household software to ensure adequacy and consistency with request of book - card officials affiliated to social insurance of provinces or control teams of districts.

2.2. Approve social insurance number of children under 6 years of age and foreigners without information overlap in districts within provinces; Approve revision of information of participants in districts within provinces.

2.3. Request central control teams to approve revision of information of participants living outside of provinces.

2.4. Inspect update on household members and complete social insurance number of provincial/districtual social insurance based on Form 02-TS and documents updated in household software.

2.5. Before the 6th of each month, print reports from management software: Reports on addition, exclusion and adjustment of participant information (Form 04B-TS); Reports on detailed approval of social insurance number (Form 05B-TS); Reports on defects and limitation via looking up and updating information in household database and changes to household members compared to statistical indicators regarding population, number of births and deaths within the provinces and submit to heads of provinces for rectification and discipline (if any).

2.6. Expenditure on operation of control teams of provinces and expenditure on reviewing data according to regulations of social insurance of Vietnam.

2.7. Deal with difficulties during implementation according to instruction of social insurance of Vietnam. With respect to cases beyond entitlement, promptly report and request social insurance for consideration and solution.

3. Central control teams

...

...

...

3.2. Approve request of control teams of provinces in case of revising information of participants living in other provinces.

3.3. Control inspection of update on household members of provincial social insurance based on Form 02-TS and documents updated in household software.

3.4. In special cases, central control teams shall report to heads of sector for consideration and solutions.

3.5. Before the 6th of each month, print reports from management software: Reports on addition, exclusion and adjustment of participant information (Form 04C-TS); Reports on detailed approval of social insurance number (Form 05C-TS); Reports on defects and limitation via looking up and updating information in household database and changes to household members compared to statistical indicators regarding population, number of births and deaths within the country and submit to heads of sector for rectification and discipline (if any).

3.6. Expenditure on operation of central control teams and expenditure on reviewing data according to regulations of social insurance of Vietnam.

3.7. Accept, propose and deal with difficulties during implementation of social insurance of provinces.

Article 9. Expenditure on enabling People’s Committees of communes to prepare list, include and exclude household members

1. People’s Committees of communes

1.1. Prepare documents for financial aids to enable People’s Committees of communes to prepare list of health insurance participants (Form C66b-HD attached to Circular No. 102/2018/TT-BTC dated November 14, 2018 of Ministry of Finance providing guidelines for accounting social insurance) in case of increased birth rate, decreased death rate and documents, procedures for payment according to Official Dispatch No. 2544/BHHX-TCKT dated July 15, 2019 of social insurance of Vietnam providing guidelines for settlement and accounting expenditure on preparing list and updating changes of household members participating in health insurance and submit to social insurance agencies.

...

...

...

2. Social insurance agencies of provinces/districts

2.1. Book – card officials

a) Receive documents and procedures for payment transferred to by People’s Committees communes.

b) Conclude amount of money to be issued to People’s Committees of Communes, prepare and sign payment request under section of approval of social insurance agencies of Form C66b-HD and transfer to accounting officials for financial aids as per the law.

2.2. Planning-financial officials

a) Receive payment requests from book-card officials, present the heads to approve and transfer the aids to People’s Committees of communes as per the law.

b) Planning-financial officials of districts shall consolidate and conclude aids for People’s Committees of communes and produce reports on total aids for enabling People’s Committees of communes to prepare list of additional or excluded household members (Form 03a-TS) and report to directors of districts.

c) Provincial planning-financial officials of districts shall consolidate and conclude aids for People’s Committees of communes and produce reports on total aids for enabling People’s Committees of communes to prepare list of additional or excluded household members (Form 03b-TS) and report to directors of provinces.

3. People’s Committees of communes and social insurance agencies shall transfer and receive expenditure on assisting People’s Committees of communes in preparing the list via public postal service.

...

...

...

4.1. Social insurance agencies shall incur aids requested by People’s Committees of communes in installments.

4.2. Report deadline:

a) With respect to social insurance of districts: Complete Form 03a-TS before 5 p.m of the 4^th of every month.

b) With respect to social insurance of provinces: Complete Form 03b-TS before 9 a.m of the 5^th of every month.

Article 10. Responsibilities of entities affiliated to Vietnam social insurance

1. Book - Card Issuance Department

1.1. Be responsible for implementation of this Regulation.

1.2. Act as consultant, request General Directors to establish a central control team with Head of Book – Card Issuance Department as head of the control team, leaders of Information Technology Center and Deputy Head of Book - Card Issuance Department as vices and officials in Book – Card Issuance Department, Information Technology Center and collecting agent as members. The head shall assign each member and be responsible for operation of the control team.

1.3. Request computers for members of control teams to satisfy task demands, ensure compliance with regulations on standards and requirements in machinery and equipment use of agencies, officials and public employees in social insurance sector.

...

...

...

1.5. Acknowledge and cooperate with affiliated entities in dealing with difficulties that arise during implementation.

1.6. Propose operational cost of control teams; commend and take actions against organizations and individuals according to Article 11 of this Regulation.

1.7. Before 5 p.m of the 5^th of each month, officials in Book – Card Issuance Department shall consolidate, print reports concluding total aids for enabling People’s Committees to prepare list of additional and excluded household members (Form 03c-TS) of the previous month and submit to the head of the control team for report to head of the sector.

2. Information Technology Center

2.1. Be responsible for managing data in household database, synchronizing and connecting data with professional software of social insurance sector; Ensuring information privacy as per the law.

2.2. Develop, complete, manage, operate household software and decentralize use rights for social insurance officials of all levels satisfactory to this Regulation.

2.3. Develop functions and decentralize rights for looking up social insurance number of participants and household members to ensure information privacy as per the law; Reporting, consolidating, analyzing and inspecting inunctions at request of Book – Card Issuance Department shall satisfy management requirements and this Regulation.

3. Collecting agent: Cooperate with entities in guiding, organizing examination and supervision of implementation of this Regulation.

4. Department of Finance and Accounting: Develop, fund and provide guidelines for expenditure, procedures and documents on payment and settlement.

...

...

...

6. Social insurance of provinces/districts

6.1. Report to People’s Committees of provinces/districts in directing implementation of connecting civil status data according to guidelines of Ministry of Justice and this Regulation to reform administrative procedures, promptly issue health insurance cards for children under 6 years of age and cooperate in completing social insurance number and promptly updating additional and excluded household members on a monthly basis.

6.2. Social insurance of provinces shall establish provincial control teams with heads of social insurance of provinces in charge of issuing books and cards as the heads, heads of book-card issuance and information technology divisions as vices and officials of book-card issuance, information technology and collecting agent as members. Social insurance of districts shall establish districtual control teams with heads of social insurance of districts as the heads and book-card, collecting officials as members.

6.3. Request computers for members of the control team to satisfy task demands, ensure compliance with regulations on standards and requirements in machinery and equipment use of agencies, officials and public employees in social insurance sector.

6.4. Provide training on this Regulation for all officials of social insurance of provinces/districts and relevant entities and organizations.

6.5. Assign specialized official to monitor and be in charge of communes to cooperate in declaring and updating information using Form TK1-TS and Form 02-TS promptly and adequately.

6.6. Directors of provincial social insurance shall be responsible for adequacy and consistency of information updated in household database with attachments within the provinces and this Regulation. Depending on practical situations, sign all-inclusive contracts with public postal service providers to implement certain stages of the Regulation (if any) and be responsible for inspecting quality and progress.

Article 11. Commendation and sanctions

1. Prohibited acts:

...

...

...

1.2. Use applications or other means to access household database without consensus of Vietnam social insurance.

1.3. Issue accounts to log into management software and household database for organizations and individuals other than those eligible of issuance of account as per the law.

1.4. Deliberately copy, provide and enclose information of household database.

1.5. Other conducts lead to damage, deviation or instability of management software or household database.

2. Commendation and sanctions

2.1. Commend: Organizations and individuals with achievements and innovations in management and issuance of social insurance number for social insurance and health insurance participants and update of adjustment to members in household database shall be considered for commendation according to regulations of social insurance sector.

2.5. Sanctions:

a) Entities and individuals in social insurance sector that fail to adequately comply with this Regulation shall be responsible for consequences and disciplined according to regulations of the sector and applicable laws.

b) Organizations and individuals signing contracts with social insurance agencies for service provision that fail to adequately comply with this Regulation shall be responsible for consequences and be sanctioned according to applicable regulations and law.

...

...

...

1. This Regulation comes into effect from the day on which it is signed.

2. Schedules that are not excerpted in this document shall be interpreted as attachments.

3. Regulations previously issued by Vietnam social insurance on declaration of information of social insurance and health insurance participants who do not have social insurance number or completing information to issue social insurance number are revised and compliant with procedures and schedules under this Regulation.

4. Regulations previously issued by Vietnam Social Insurance on procedures for receiving documents related to Article 4 and Article 6 of this Regulation are amended and compliant with this Regulation.

5. In case regulations referred to this Regulation are amended by new documents, the new regulations shall prevail./.