Yêu cầu triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong Công ty Cổ Phần

\

Hình từ Internet

Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần, phải được tổ chức trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

1. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông

Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

2. Các công việc cần thực hiện

1. Lập Danh sách cổ đông có quyền dự họp;

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải đảm bảo:

- Được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty;

- Được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn;

- Phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

2. Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;

3. Lập Chương trình và nội dung cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc Chương trình và nội dung cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường;

Chương trình và nội dung cuộc họp được lập trước khi gửi Thông báo triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp nhưng phải bằng văn bản và gửi đến công ty chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác.

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải chấp nhận và đưa kiến nghị vào dự kiến chương trình và nội dung cuộc họp, trừ các trường hợp được từ chối kiến nghị theo quy định. Kiến nghị sẽ được chính thức bổ sung vào chương trình và nội dung cuộc họp nếu được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.

Các trường hợp được quyền từ chối kiến nghị:

- Kiến nghị được gửi đến không đúng thời hạn hoặc không đủ, không đúng nội dung;

- Vấn đề kiến nghị không thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông;

- Trường hợp khác theo quy định của Điều lệ công ty.

Kiến nghị phải bằng văn bản và ghi rõ tên cổ đông, số lượng từng loại cổ phần của cổ đông hoặc thông tin tương đương, vấn đề kiến nghị đưa vào chương trình họp.

Tham khảo mẫu Giấy kiến nghị về việc bổ sung nội dung chương trình họp Đại hội đồng cổ đông của cổ đông; Giấy kiến nghị về việc bổ sung nội dung chương trình họp Đại hội đồng cổ đông của nhóm cổ đông.

4. Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;

5. Dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp (Tham khảo mẫu: Dự thảo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông họp thường niên hoặc Dự thảo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông họp bất thường); danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

6. Xác định thời gian và địa điểm họp;

7. Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp - Xem chi tiết tại công việc Thông báo họp Đại hội đồng cổ đông;

8. Các công việc khác phục vụ cuộc họp.

3. Triệu tập cuộc họp lần hai/lần ba

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông chỉ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

- Triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần hai: Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành, trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác thì phải triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần hai.

Cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

- Triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần ba: Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành, trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác thì phải triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần ba.

Trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

Chi phí thực hiện: Chi phí triệu tập và tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được công ty hoàn lại.

4. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường khi:

- Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;

- Số thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số thành viên theo quy định;

- Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty;

- Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày số thành viên Hội đồng quản trị còn lại ít hơn số thành viên theo quy định hoặc nhận được yêu cầu của cổ đông / nhóm cổ đông hoặc Ban kiểm soát, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Tham khảo mẫu Giấy đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông do cổ đông yêu cầu; Giấy đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông do nhóm cổ đông yêu cầu; Giấy đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông do Ban kiểm soát yêu cầu.

Trường hợp số thành viên Hội đồng quản trị bị giảm quá một phần ba so với số quy định tại Điều lệ công ty thì Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày số thành viên bị giảm quá một phần ba.

Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty. Ban kiểm soát sẽ thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường do Hội đồng quản trị triệu tập nêu trên.

Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.