Thông báo họp Đại hội đồng cổ đông trong Công ty Cổ Phần

Hình từ Internet

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, cổ đông hoặc đại diện nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên...) phải gửi Thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

Tham khảo mẫu Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông bất thường.

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

1. Thông báo mời họp phải có những nội dung sau

- Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

- Tên, địa chỉ thường trú của cổ đông;

- Thời gian, địa điểm họp;

- Những yêu cầu khác đối với người dự họp.

Lưu ý: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không yêu cầu bắt buộc phải tổ chức tại trụ sở công ty.

2. Các tài liệu được gửi kèm với Thông báo mời họp

- Chương trình họp Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và Dự thảo Nghị quyết cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

+ Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp. Tuy nhiên, phải gửi đến công ty chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác.

+ Kiến nghị được chính thức bổ sung vào chương trình và nội dung cuộc họp nếu được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận. (Tham khảo mẫu: Mẫu Giấy kiến nghị bổ sung nội dung vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông của cổ đông; Mẫu Giấy kiến nghị bổ sung nội dung vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông của nhóm cổ đông)

- Phiếu biểu quyết;

- Giấy ủy quyền dự họp dùng cho cổ đông là cá nhân hoặc Giấy ủy quyền dự họp của cổ đông là tổ chức (nếu có) (Văn bản ủy quyền dự họp là văn bản theo mẫu do công ty phát hành).

3. Phương thức thực hiện

- Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

- Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, Thông báo mời họp có thể đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.