Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động trong quá trình hoạt động trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hình từ Internet

I. Quy định nội quy lao động

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì Nội quy lao động phải bằng văn bản,nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Nội quy lao động bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt.

Thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

2. Trật tự tại nơi làm việc:  Phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ sự phân công, điều động công việc của công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

3. An toàn, vệ sinh lao động: Trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc:

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên có thể quy định nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc trong nội quy lao động hoặc bằng phụ lục ban hành kèm theo nội quy lao động, bao gồm các nội dung cơ bản sau:

- Nghiêm cấm hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

- Quy định chi tiết, cụ thể về các hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc phù hợp với tính chất, đặc điểm của công việc và nơi làm việc.

- Trách nhiệm, thời hạn, trình tự, thủ tục xử lý nội bộ đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, bao gồm cả trách nhiệm, thời hạn, trình tự, thủ tục khiếu nại, tố cáo, giải quyết khiếu nại, tố cáo và các quy định có liên quan;

- Hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với người thực hiện hành vi quấy rối tình dục hoặc người tố cáo sai sự thật tương ứng với tính chất, mức độ của hành vi vi phạm;

- Bồi thường thiệt hại cho nạn nhân và các biện pháp khắc phục hậu quả.

Lưu ý: Các quy định của người sử dụng lao động về khiếu nại, tố cáo về quấy rối tình dục và xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục phải bảo đảm các nguyên tắc:

• Nhanh chóng, kịp thời;
• Bảo vệ bí mật, danh dự, uy tín, nhân phẩm, an toàn cho nạn nhân bị quấy rối tình dục, người khiếu nại, tố cáo và người bị khiếu nại, bị tố cáo.

5. Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của công ty: 

Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận với người lao động về nội dung bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ trong hợp đồng lao động hoặc bằng văn bản khác theo quy định của pháp luật.

Khi phát hiện người lao động vi phạm thỏa thuận bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ thì người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động bồi thường theo thỏa thuận của hai bên.

Lưu ý: Đối với bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ thuộc danh mục bí mật nhà nước thì thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

6. Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động:  Quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động nhưng không được quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm; trường hợp chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm thì chỉ được thực hiện khi người lao động đồng ý bằng văn bản.

7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động: Hành vi vi phạm kỷ luật lao động; Hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm.

8. Trách nhiệm vật chất: Quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.

9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: gồm người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; hoặc cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

II. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động

Bước (1): Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Bước (2): Đối thoại tại nơi làm việc theo thủ tục sau đây:

- Chuẩn bị đối thoại:

+ Thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

+ Số lượng, thành phần tham gia đối thoại: thực hiện theo Danh sách thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên công ty và bên người lao động đã được ban hành định kỳ ít nhất 02 năm một lần và được công bố công khai tại nơi làm việc.

+ Công ty có trách nhiệm gửi dự thảo Nội quy lao động kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động.

+ Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới công ty ; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ.

- Họp đối thoại:

+ Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, công ty tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về việc xây dựng Nội quy lao động.

+ Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có).

- Công bố công khai nội dung đối thoại:

Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, công ty có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

Lưu ý: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên phải ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để làm căn cứ tổ chức đối thoại tại nơi làm việc

>> Xem thêm Xây dựng quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc

Bước (3): Ban hành và đăng ký Nội quy lao động

- Công ty sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi công ty TNHH 2 thành viên trở lên đăng ký kinh doanh (sau đây gọi là "cơ quan có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động"). Cụ thể như sau:

+ Công ty ban hành nội quy lao động sau khi đã thực hiện Bước 1, Bước 2 nêu trên. 

+ Trong thời hạn 10 ngày (áp dụng đối với ban hành nội quy lao động bằng văn bản) kể từ ngày ban hành Nội quy lao động thì công ty phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (sau đây gọi tắt là Sở LĐTBXH) nơi công ty đặt trụ sở; bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký Nội quy lao động;

2. Nội quy lao động của doanh nghiệp;

3. Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại doanh nghiệp.

4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

+ Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động thông báo, hướng dẫn công ty  sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

- Trường hợp công ty TNHH 2 thành viên trở lên có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

* Cách thức gửi hồ sơ đăng ký nội quy lao động: Công ty thực hiện theo một trong 3 cách thức sau đây:

- Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động.

- Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động.

- Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động.

Bước (4): Thông báo Nội quy lao động đến người lao động

Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Lưu ý:

- Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

- Trường hợp công ty sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do công ty quyết định trong nội quy lao động.

- Nếu Công ty muốn thay đổi một hoặc một số nội dung trong Nội quy lao động thì phải thực hiện các công việc sau:

• Ra quyết định sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động;
• Làm thủ tục đăng ký lại Nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở.