Hóa đơn điện tử hợp lệ trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hình từ Internet

Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.

Tính hợp pháp:

Tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện bằng việc đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định. Cụ thể, hóa đơn điện tử được công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên lập có tính hợp pháp khi:

- Hóa đơn phải đảm bảo đúng định dạng (định dạng văn bản XML) theo tiêu chuẩn định dạng được quy định tại Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục Thuế và cần đảm bảo có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Hóa đơn đã được công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (công ty TNHH 02 TV) đăng ký sử dụng theo quy định và được Cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.

- Hóa đơn được lập đúng thời điểm và đúng và đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì cần phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho bên mua. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, công ty TNHH 02 TV chỉ được sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Theo đó, hóa đơn bất hợp pháp là:

- Hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng, hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế);

- Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

- Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

Ví dụ: Hóa đơn mua hàng có ngày lập là ngày 10/8/2022 và bên lập hóa đơn là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đã được cơ quan thuế xác định không hoạt động tại đại chỉ kinh doanh đã đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh kể từ ngày 08/8/2022. Như vậy, hóa đơn mua hàng trong trường hợp này được xem là hóa đơn bất hợp pháp.

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn trước ngày xác định công ty lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp.

Tính hợp lệ:

Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn. Cụ thể:

- Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định pháp luật về hóa đơn và pháp luật về thuế GTGT như điền đầy đủ ngày, tháng, năm lập hóa đơn; họ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty trách TNHH 02 TV (bên bán) và người mua; tên, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;...

- Hóa đơn phải có chữ ký số của công ty TNHH 02 TV khi gửi cho người mua (trừ các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của công ty quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

- Hóa đơn phải lập, quản lý, sử dụng hóa đơn theo nguyên tắc được pháp luật quy định.

Tính hợp lý:

Hóa đơn được xác định là hợp lý khi hóa đơn đó thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của công ty TNHH hai thành viên trở lên).

Ví dụ: Công ty tư vấn đầu tư xây dựng mà lại mua một máy dệt vải thì khoản chi phí đó là khoản chi phí không hợp lý vì nó không phục vụ cho việc tư vấn đầu tư xây dựng.

Lưu ý:

- Hóa đơn có đầy đủ các tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý sẽ là căn cứ để xác định chi phí của hàng hóa, dịch vụ của hóa đơn có được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với công ty TNHH 02 TV. Ngoài việc phải đáp ứng các yếu tố trên, hóa đơn còn phải đáp ứng một số yêu cầu khác như: không vượt định mức, không vượt mức khống chế…

- Những hóa đơn có giá trị hơn 20 triệu phải chuyển khoản qua Ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.