Doanh nghiệp

Khác biệt giữa ký nháy, ký tắt, ký chính thức và màu mực của chữ ký?

11:20 05/07/23

Giữa ký nháy, ký tắt, ký chính thức có những điểm khác biệt nào? Màu mực của chữ ký là màu gì? – Thanh Huyền (Bà Rịa – Vũng Tàu).

>> Ban hành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc mà không tham khảo ý kiến công đoàn, có bị phạt?

>> Cho đối tác mượn tiền bằng miệng, công ty có đòi lại được hay không?

1. Điểm khác biệt giữa chữ ký nháy, chữ ký tắt, chữ ký chính thức?

1.1. Chữ ký nháy/chữ ký tắt

Ký nháy (hay còn gọi là ký tắt) là việc người được phân công phụ trách có trách nhiệm xem xét nội dung văn bản, đảm bảo nội dung của văn bản là đúng trước khi trình cho người có thẩm quyền ký ban hành chính thức.

Ví dụ: Giám đốc của công ty giao cho Trưởng Phòng pháp chế soạn thảo Quy chế thưởng cho nhân viên đạt thành tích tốt trong công việc để trình Giám đốc ký ban hành chính thức. Trong trường hợp này, khi soạn thảo Quy chế thưởng cho nhân viên đạt thành tích tốt trong công việc thì Trưởng Phòng pháp chế phải ký nháy vào Quy chế thưởng này trước khi trình cho Giám đốc ký ban hành Quy chế chính thức.

Chữ ký nháy có giá trị tham khảo, để người có thẩm quyền tin tưởng nội dung của văn bản đó đã đúng để ký ban hành văn bản chính thức.

Cách viết hoa, đóng dấu, hướng dẫn soạn thảo văn bản đúng quy định

Khác biệt giữa ký nháy, ký tắt, ký chính thức và màu mực của chữ ký (Ảnh minh họa)

1.2. Ký chính thức

Ký chính thức là việc người có thẩm quyền ký vào văn bản, việc ký chính thức sẽ làm văn bản đó có giá trị pháp lý.

Như ở ví dụ nêu trên, trường hợp Giám đốc của công ty chưa ký vào Quy chế thưởng cho nhân viên đạt thành tích tốt trong công việc (dù đã có Trưởng Phòng pháp chế ký nháy) thì Quy chế thưởng này chưa có giá trị pháp lý.

1.3. Trách nhiệm của người ký nháy, ký chính thức

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm đối với người ký chính thức (trong trường hợp văn bản có sai sót); người ký chính thức phải chịu trách nhiệm chính về việc sai sót của văn bản trước công ty/cơ quan/tổ chức và pháp luật.

2. Màu mực của chữ ký

Căn cứ khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành - Quyết định 1283/QĐ-TCT ngày 22/9/2020 của Tổng Cục thuế

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn bản do lãnh đạo Bộ ký

Lãnh đạo Tổng cục được giao phụ trách đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.).

- Trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo Vụ/đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, mức độ mật, mức độ khẩn (nếu có) và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu :) và phụ lục văn bản kèm theo (nếu có).

- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.” tại mục “Lưu”) trước khi trình ký.

b) Văn bản do Lãnh đạo cơ quan ký

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và phụ lục văn bản kèm theo (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành.

c) Văn bản do Lãnh đạo đơn vị ký

- Lãnh đạo phòng/ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và phụ lục văn bản kèm theo (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị ký ban hành.

- Đối với các đơn vị làm việc theo chế độ chuyên viên, cá nhân được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.), ký nháy/tắt vào phụ lục văn bản kèm theo (nếu có) và vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.” tại mục “Lưu”) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị ký ban hành.

d) Cỡ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng 1 dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.

Chuyên viên pháp lý Văn Thanh

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa