Người đặt phòng trực tuyến và người sử dụng dịch vụ khác nhau thì xuất hóa đơn như thế nào?

Người đặt phòng trực tuyến và người sử dụng dịch vụ khác nhau thì xuất hóa đơn như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

...

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).

...

Đồng thời, tại mục 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định ghi thông tin hóa đơn như sau:

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

...

b) Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (đối với người mua là người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn thì thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng); trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại điểm 9 Phụ lục này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua.

Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

...

Theo đó, tại Công văn 4430/KHH-QLDN1 năm 2026 Tải về Thuế tỉnh Khánh Hòa hướng dẫn ghi thông tin hóa đơn khi đặt phòng trực tuyến như sau:

Căn cứ quy định trên, trường hợp Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trú tại khách sạn của Doanh nghiệp thông qua dịch vụ đặt phòng trực tuyến, người đặt phòng không phải là người sử dụng mà có thu tiền trước, thì lập hóa đơn điện tử phải thể hiện thông tin họ và tên, số định danh cá nhân của người sử dụng dịch vụ lưu trú khi thực hiện đăng ký lưu trú tại khách sạn, theo quy định tại điểm 4 Phụ lục nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Như vậy, trường hợp khách sạn cung cấp dịch vụ lưu trú thông qua nền tảng đặt phòng trực tuyến, người đặt phòng không phải là người sử dụng dịch vụ và đã thanh toán tiền trước, thì khi lập hóa đơn điện tử, khách sạn phải thể hiện họ và tên, số định danh cá nhân của người thực tế sử dụng dịch vụ lưu trú tại thời điểm người này đăng ký lưu trú tại khách sạn.

Lưu ý: Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng không được sử dụng để tổ chức, cá nhân kinh doanh hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

Ví dụ: A đặt phòng trực tuyến và thanh toán trước mà B là người trực tiếp đến khách sạn nhận phòng và lưu trú.

Khi lập hóa đơn, khách sạn căn cứ thông tin của B khi đăng ký lưu trú để thể hiện họ tên và số định danh cá nhân của B.

Người đặt phòng trực tuyến và người sử dụng dịch vụ khác nhau thì xuất hóa đơn như thế nào? (Hình từ Internet)

Trên hóa đơn cung cấp dịch vụ lưu trú có bắt buộc có chữ ký số người mua không?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nội dung hóa đơn như sau:

Nội dung của hóa đơn

1. Hóa đơn phải có các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

b) Số hóa đơn;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

d) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;

đ) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

e) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận);

g) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;

...

Theo đó, trên hóa đơn cung cấp dịch khách sạn, lưu trú không không bắt buộc có chữ ký số người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận).

Kinh doanh khách sạn phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ 01/7/2026 đúng không?

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

...

c) Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a, điểm b khoản này thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền;

d) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử mà có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

...

Như vậy, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động cung cấp dịch vụ khách sạn trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Ngoài hoạt động kinh doanh khách sạn, các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền còn bao gồm:

- Trung tâm thương mại

- Siêu thị

- Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)

- Ăn uống

- Nhà hàng

- Dịch vụ vận tải hành khách

- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ

- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí

- Hoạt động chiếu phim

- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác (theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam)

Lưu ý: Trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.