Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp và các lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi thực hiện?

Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp và các lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi thực hiện?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP có thể thấy việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể sang doanh nghiệp là bước quan trọng để mở rộng quy mô, kinh tế và tận dụng tối đa các ưu đãi pháp lý.

Để quá trình này thuận lợi, dưới đây là hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp và các lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi thực hiện trong năm:

[1] Thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

- Căn cứ theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định khi hộ kinh doanh muốn chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình doanh nghiệp thì cần mẫu đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

- Địa điểm đăng ký: Hộ kinh doanh nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính (có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp)

- Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh, tuy thuộc vào loại hình doanh nghiệp chuyển đổi mà sẽ có hồ sơ khác nha, bao gồm:

* Đối với doanh nghiệp tư nhân

+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

+ Trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân thì không cần nộp bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân.

* Đối với công ty hợp danh

+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

+ Điều lệ công ty.

+ Danh sách thành viên công ty hợp danh.

+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

* Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên)

+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

+ Điều lệ công ty.

+ Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).

+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

* Đối với công ty cổ phần

+ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

+ Điều lệ công ty.

+ Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).

+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

- Thời hạn đăng ký: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ gửi thông tin về việc chấm dứt hộ kinh doanh cho Cơ quan thuế và đăng thông báo công khai việc hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cập nhật trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh sang “đang làm thủ tục chấm dứt”.

Sau khi Cơ quan thuế xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan này gửi thông tin lại cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được xác nhận từ cơ quan thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ Chuyển trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh thành “đã chấm dứt hoạt động” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh.

- Kết quả pháp lý:

+ Hộ kinh doanh cũ được chấm dứt ngay khi nhận doanh nghiệp mới;

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

[2] Hướng dẫn hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo loại hình doanh nghiệp mà hộ kinh doanh lựa chọn.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính (có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp).

Cách 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Cách 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Lưu ý: Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, sau khi nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp cần mang hồ sơ bản giấy đến nộp tại bộ phận Một cửa - Phòng Đăng ký kinh doanh.

Một số địa phương có sự điều chỉnh về tên gọi của cơ quan tiếp nhận hồ sơ do sắp xếp lại tổ chức bộ máy. Ví dụ: Tại TP.HCM, Sở Tài chính thực hiện chức năng của Sở Kế hoạch và Đầu tư sau khi hợp nhất với Sở Tài chính và tiếp nhận Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp thành phố.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.

Thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ.

Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho hộ kinh doanh chuyển đổi.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và nộp lại hồ sơ.

Bước 4: Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin để thực hiện việc chấm dứt hộ kinh doanh.

Bước 5: Thực hiện đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 6: Thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, khắc dấu và công bố mẫu dấu (nếu có).

[3] Những lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

- Về mã số thuế:

+ Doanh nghiệp sẽ được cấp mã số mới theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

+ Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ sẽ chấm dứt hiệu lực;

+ Nghĩa vụ thuế cá nhân của chủ hộ tiếp tục được quản lý theo mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.

- Về nghĩa vụ thuế:

Trước khi chuyển đổi thành doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế. Nếu hộ kinh doanh không hoàn thành nghĩa vụ thuế thì:

+ Doanh nghiệp mới chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ từ hộ kinh doanh cũ;

+ Trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh (người đại diện hộ kinh doanh) phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ chưa thanh toán của hộ kinh doanh.

Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp và các lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi thực hiện? (Hình từ Internet)

Những lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là gì?

Vừa qua, tại Trang thông tin điện tử của Thuế tỉnh Quảng Trị đã đăng tải nội dung liên quan đến Một số chính sách ưu đãi khuyến khích chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp.

Theo đó, Thuế tỉnh Quảng Trị thông tin việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp sẽ hưởng nhiều lợi ích. Cụ thể như sau:

[1] Tư cách pháp nhân - tài sản riêng biệt

- Khi hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp, chủ sở hữu được tách biệt tài sản cá nhân và tài sản kinh doanh. Điều này giúp giảm rủi ro về tài chính, bảo vệ quyền lợi cá nhân trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc nợ phải trả.

- Bên cạnh đó, việc có tư cách pháp nhân giúp hình ảnh và uy tín được nâng cao, tạo sự tin cậy khi làm việc với đối tác, khách hàng hay cơ quan quản lý.

[2] Ưu đãi về thuế và lệ phí

- Doanh nghiệp mới thành lập từ hộ kinh doanh được miễn lệ phí môn bài và hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp trong 3 năm đầu (theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm c khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP; khoản 4 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15);

- Nếu là hoạt động khởi nghiệp đổi mới sáng tạo, doanh nghiệp còn có thể được hưởng thêm ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp theo chính sách khuyến khích đổi mới sáng tạo (tại khoản 1, khoản 3 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15).

- Những hỗ trợ này giúp giảm gánh nặng chi phí, tăng khả năng tái đầu tư trong giai đoạn đầu hoạt động.

[3] Khả năng tiếp cận vốn và đối tác lớn

- Với mô hình doanh nghiệp, việc tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng, quỹ đầu tư hoặc các chương trình hỗ trợ tài chính trở nên dễ dàng hơn nhờ hồ sơ pháp lý rõ ràng và khả năng chứng minh năng lực tài chính.

- Các đối tác lớn cũng thường ưu tiên hợp tác với doanh nghiệp để đảm bảo sự minh bạch và an toàn trong giao dịch.

[4] Tham gia chuỗi cung ứng và mở rộng thị trường

- Doanh nghiệp có cơ hội tham gia các chuỗi cung ứng quy mô lớn, tham gia đấu thầu các dự án và hợp đồng giá trị cao.

- Với hồ sơ pháp lý đầy đủ, doanh nghiệp có thể xuất khẩu hàng hóa, tiếp cận thị trường quốc tế và đáp ứng yêu cầu của các đối tác nước ngoài một cách thuận lợi.

[5] Quản trị chuyên nghiệp

- Chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp giúp hoạt động quản trị trở nên bài bản hơn với hệ thống tài chính, kế toán, nhân sự và quy trình vận hành rõ ràng.

- Điều này không chỉ giúp quản lý hiệu quả mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng các yêu cầu khắt khe của thị trường.

[6] Cơ hội nhận thêm chính sách hỗ trợ

Theo Nghị quyết 68-NQ/TW năm 2025 và Nghị quyết 198/2025/QH15 và các chương trình khuyến khích doanh nghiệp phát triển, đơn vị mới thành lập có thể nhận hỗ trợ về cải tiến công nghệ, chuyển đổi số, nghiên cứu khoa học và phát triển sản phẩm mới.

Hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp được miễn thuế TNDN trong bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định về các trường hợp miễn thuế, giảm thuế khác như sau:

Các trường hợp miễn thuế, giảm thuế khác

...

4. Doanh nghiệp quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 10 của Luật này thành lập mới từ hộ kinh doanh được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 02 năm liên tục kể từ khi có thu nhập chịu thuế.

...

Đồng thời căn cứ theo quy định tại Điều 10 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định về thuế suất như sau:

Thuế suất

...

2. Thuế suất 15% áp dụng đối với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 03 tỷ đồng.

3. Thuế suất 17% áp dụng đối với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ trên 03 tỷ đồng đến không quá 50 tỷ đồng.

...

Như vậy, từ những quy định trên thì hộ kinh doanh chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp sẽ được miễn thuế TNDN trong 02 năm liên tục kể từ khi có thu nhập chịu thuế.

Tuy nhiên, việc miễn thuế TNDN đối với hộ kinh doanh chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp chỉ được áp dụng đối với các doanh nghiệp sau khi chuyển đổi có mức doanh thu từ 50 tỷ đồng trở xuống.