Hóa đơn điện tử là gì? Nội dung cơ bản của hóa đơn điện tử gồm những gì?

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

>> Cập nhật mới: Hiện nay Luật Quản lý thuế 2019 đã hết hiệu lực và đã được thay thế bằng Luật Quản lý thuế 2025.

Theo đó, tại khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 quy định hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

Hóa đơn điện tử là gì? Nội dung cơ bản của hóa đơn điện tử gồm những gì? (Hình từ Internet)

Nội dung cơ bản của hóa đơn điện tử gồm những gì?

Tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung cơ bản trên hóa đơn điện tử bao gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Số hóa đơn

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.

- Thời điểm lập hóa đơn

- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

- Nội dung khác trên hóa đơn: Ngoài các nội dung trên, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

Ngoài ra, tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung trên.

>> Cập nhật mới: Hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP hiện nay đã hết hiệu lực và đã được thay thế bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo đó, tại khoản 1, 2 và 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn hiện nay như sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

(2) Số hóa đơn;

(3) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;

(5) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

(6) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận);

(7) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;

(8) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;

(9) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

(10) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến

mại (nều có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

(11) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

(12) Nội dung khác trên hóa đơn.

Quy định chi tiết nội dung của hóa đơn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung được quy định tại Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Những hành vi sử dụng hóa đơn chứng từ bất hợp pháp là những hành vi gì?

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định 07 hành vi sử dụng hóa đơn chứng từ bất hợp pháp bao gồm:

- Hóa đơn, chứng từ giả;

- Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

- Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

- Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

- Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.