Hàng bán trả lại ai phải xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC?

Hàng bán trả lại ai phải xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC?

Trước đây, trong thực tế, không ít doanh nghiệp áp dụng cách xử lý theo đó khi hàng hóa bị trả lại, người mua sẽ lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2026, quy định về xử lý hóa đơn điện tử khi trả lại hàng hóa theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đã có sự thay đổi đáng chú ý.

Căn cứ điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ được thực hiện như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

...

5. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

...

c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ:

c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa;

c.2) Trường hợp hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán;

c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh thì biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Đối với trường hợp phí bảo hiểm chưa thu được tiền mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thực hiện lập hóa đơn theo quy định, doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ vào dữ liệu phí bảo hiểm chưa thu được tiền để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước, kèm theo bảng kê các số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.

Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3 khoản 5 Điều này, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu;

c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và huỷ một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm c.1 khoản 5 Điều này.

...

Theo đó, nguyên tắc chung trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua, thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.

[1] Trường hợp thông thường: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Theo quy định mới, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc chung là người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập trước đó.

Quy định này cũng áp dụng đối với trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua. Như vậy, doanh nghiệp không nên mặc nhiên yêu cầu người mua lập hóa đơn trả lại hàng như một quy trình bắt buộc.

Tuy nhiên, nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua được thực hiện lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Đây là trường hợp ngoại lệ trên cơ sở thỏa thuận giữa hai bên.

[2] Trường hợp đặc biệt: Tài sản đã đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng

Đối với hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và đã được đăng ký theo tên người mua, việc lập hóa đơn khi trả lại hàng được xử lý theo quy định riêng.

Theo đó, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì khi trả lại hàng hóa, người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Trường hợp người mua không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

Quy định này thường được lưu ý đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng như ô tô, xe máy và các tài sản khác thuộc diện đăng ký theo quy định pháp luật.

[3] Một số trường hợp đặc biệt khác

Bên cạnh trường hợp trả lại hàng hóa thông thường, Thông tư 91/2026/TT-BTC còn quy định cách xử lý đối với một số trường hợp đặc thù.

Đối với hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm: căn cứ vào hóa đơn đã lập, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn phải thể hiện số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm và lý do hoàn, giảm.

Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt giao dịch, người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định.

[4] Hồ sơ, chứng từ khi trả lại hàng hóa

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại hàng không thay thế cho hồ sơ chứng minh giao dịch trả lại hàng hóa.

Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC đối với các trường hợp quy định tại tiết c.1, c.2 và c.3, người bán và người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Do đó, tùy từng giao dịch, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ các tài liệu liên quan như thỏa thuận trả lại hàng, biên bản trả hàng, chứng từ giao nhận hàng hóa và các hồ sơ khác chứng minh việc trả lại hàng thực tế.

Hàng bán trả lại ai phải xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC? (Hình từ Internet)

Bán hàng không xuất hóa đơn bị xử phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt bán hàng không xuất hóa đơn, cụ thể như sau:

Như vậy, trường hợp Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định không xuất hóa đơn từ từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn và từ 100 số hóa đơn trở lên sẽ bị phạt tiền từ 60 - 80 triệu đồng.

Lưu ý

- Tiền phạt nêu trên chỉ là xử phạt đối với hành vi không lập hóa đơn.

- Nếu cơ quan thuế xác định việc không xuất hóa đơn nhằm che giấu doanh thu hoặc làm giảm số thuế phải nộp thì người nộp thuế còn có thể:

+ Bị truy thu toàn bộ số thuế còn thiếu.

+ Bị tính tiền chậm nộp.

+ Bị xử phạt về hành vi trốn thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025.

Đặc biệt, từ ngày 01/7/2026, người tiêu dùng có thể phản ánh hành vi không xuất hóa đơn đến cơ quan thuế. Trường hợp đủ điều kiện theo quy định, người cung cấp thông tin có thể được khen thưởng lên đến 10 triệu đồng/vụ việc và tối đa 10 triệu đồng cho mỗi vụ việc căn cứ theo Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Bảng tra cứu thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP?

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn.

Dưới đây là bảng tra cứu thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP cụ thể: