Điều kiện chi lương thưởng cho người lao động để tính chi phí được trừ?

Điều kiện chi lương thưởng cho người lao động để tính chi phí hợp lý được trừ?

Căn cứ tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, để tiền lương, tiền thưởng của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

(1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Tiền lương, tiền công, tiền thưởng phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Người nhận lương phải là người lao động thực tế làm việc.

(2) Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp

- Hợp đồng lao động.

- Thang bảng lương (nếu thuộc trường hợp phải xây dựng).

- Quy chế lương, quy chế thưởng hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

- Bảng chấm công.

- Bảng thanh toán tiền lương.

- Phiếu lương (nếu có).

- Chứng từ chi trả (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc phiếu chi).

(3) Điều kiện hưởng và mức hưởng được quy định cụ thể trong một trong các hồ sơ sau:

- Hợp đồng lao động;

- Thỏa ước lao động tập thể;

- Quy chế tài chính;

- Quy chế tiền lương, tiền thưởng;

- Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc văn bản nội bộ hợp pháp khác của doanh nghiệp.

(4) Đã thực tế chi trả

- Khoản lương, thưởng đã được doanh nghiệp chi trả thực tế

- Tiền lương, tiền thưởng đã hạch toán nhưng đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm vẫn chưa chi, thì không được tính vào chi phí được trừ của năm đó (trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng đối với khoản trích trước đủ điều kiện).

(5) Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên

Lưu ý: Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản sau không được tính vào chi phí được trừ, gồm:

- Tiền lương, tiền công đã hạch toán nhưng không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định.

- Tiền lương, tiền thưởng không được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong hồ sơ của doanh nghiệp.

- Thù lao trả cho sáng lập viên, thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh theo các trường hợp luật quy định.

Điều kiện chi lương thưởng cho người lao động để tính chi phí được trừ? (Hình từ Internet)

Hồ sơ cần có để chi phí tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Vừa qua, Thuế tỉnh Thái Nguyên đã ban hành Công văn 572/TNG-QLDN2 năm 2026 Tải về hướng dẫn về chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Đối với Thuế tỉnh Thái Nguyên lưu ý đối với hồ sơ cần có để chi phí tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Đồng thời, tại điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định hiệu lực thi hành:

Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025. Việc xác định thời gian áp dụng trong một số trường hợp cụ thể như sau:

...

b) Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 và quy định về chuyển nhượng vốn tại điểm i khoản 3 Điều 12 của Nghị định này áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

...

Mà thời điểm có hiệu lực thi hành của Nghị định 320/2025/NĐ-CP là ngày 15/12/2025.

Do đó, từ ngày 15/12/2025 trở đi, trường hợp Công ty chi trả tiền lương, tiền công (gọi chung là các khoản thanh toán khác) từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động của doanh nghiệp mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Công ty có trách nhiệm lập và lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến việc chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động theo quy định để làm căn cứ xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các tài liệu có liên quan).

Như vây, hồ sơ cần có để chi phí tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:

- Hợp đồng lao động.

- Bảng chấm công.

- Bảng thanh toán tiền lương.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các tài liệu có liên quan.

Quy định về việc chuyển lỗ và bù trừ thu nhập chịu thuế TNDN như thế nào?

Căn cứ vào Điều 6 Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định về thu nhập chịu thuế và bù trừ thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế như sau:

Thu nhập chịu thuế và bù trừ thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế

1. Doanh nghiệp có nhiều hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ tính thuế thì thu nhập chịu thuế từ hoạt động sản xuất, kinh doanh là tổng thu nhập của tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2. Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh bị lỗ thì được bù trừ số lỗ vào thu nhập chịu thuế của các hoạt động sản xuất, kinh doanh có thu nhập do doanh nghiệp tự lựa chọn, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.

Phần thu nhập chịu thuế còn lại sau khi bù trừ áp dụng mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp của hoạt động sản xuất, kinh doanh còn thu nhập.

3. Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động chuyển nhượng bất động sản, chuyển nhượng dự án đầu tư, chuyển nhượng quyền tham gia dự án đầu tư bị lỗ thì không bù trừ với thu nhập chịu thuế của hoạt động sản xuất, kinh doanh đang được hưởng ưu đãi thuế có thu nhập.

4. Thu nhập chịu thuế từ hoạt động chuyển nhượng dự án đầu tư thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản; chuyển nhượng quyền tham gia dự án đầu tư thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản; chuyển nhượng quyền thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản phải xác định riêng để kê khai nộp thuế, không được bù trừ lỗ, lãi với hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ tính thuế.

Căn cứ vào Điều 7 Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định về xác định lỗ và chuyển lỗ như sau:

Xác định lỗ và chuyển lỗ

1. Lỗ phát sinh trong kỳ tính thuế là số chênh lệch âm về thu nhập tính thuế chưa bao gồm các khoản lỗ được kết chuyển từ các năm trước chuyển sang.

2. Doanh nghiệp sau khi quyết toán thuế mà bị lỗ thì chuyển toàn bộ và liên tục số lỗ vào thu nhập chịu thuế những năm tiếp theo. Thời gian chuyển lỗ tính liên tục không quá 05 năm, kể từ năm tiếp theo năm phát sinh lỗ.

Doanh nghiệp tạm thời chuyển lỗ vào thu nhập của các quý của năm khi xác định số thuế tạm nộp theo quý và chuyển chính thức vào năm khi lập tờ khai quyết toán thuế năm. Việc chuyển lỗ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

a) Doanh nghiệp có số lỗ giữa các quý trong cùng một năm thì được bù trừ số lỗ của quý trước vào các quý tiếp theo của năm đó. Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp xác định số lỗ của cả năm và chuyển toàn bộ và liên tục số lỗ vào thu nhập chịu thuế của những năm tiếp theo năm phát sinh lỗ theo quy định nêu trên;

...

Đồng thời, ngày 17/6/2026, Cục thuế đã có Công văn 4026/CT-CS năm 2026 Tải về về việc chuyển lỗ và bù trừ thu nhập chịu thuế TNDN như sau:

* Về thu nhập chịu thuế và bù trừ thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế

Tại Điều 6 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã chỉnh sửa quy định cho phép doanh nghiệp được bù trừ thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản, chuyển nhượng dự án đầu tư, chuyển nhượng quyền tham gia dự án đầu tư với lỗ từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, trừ trường hợp doanh nghiệp có hoạt động chuyển nhượng bất động sản, chuyển nhượng dự án đầu tư, chuyển nhượng quyền tham gia dự án đầu tư bị lỗ thì không bù trừ với thu nhập chịu thuế của hoạt động sản xuất, kinh doanh đang được hưởng uu đãi thuế có thu nhập.

* Về xác định lỗ và chuyển lỗ

Điều 7 Nghị định 320/2025/NĐ-CP bỏ quy định: Lỗ từ hoạt động chuyển nhượng bắt động sản, chuyển nhượng dự án đầu tư, chuyển nhượng quyền tham gia dự án đầu tư nếu còn lỗ được chuyển lỗ sang năm sau vào thu nhập tính thuế của hoạt động đó.

Đồng thời, do có thay đổi về quy định bù trù lãi, lỗ tại Điều 6 nên tại khoản 4 Điều 25 Nghị định 320/2025/NĐ-CP bổ sung quy định chuyển tiếp về chuyển lỗ, theo đó: Doanh nghiệp có số lỗ phát sinh trước thời điểm Nghị định này có hiệu lực thi hành (bao gồm cả số lỗ từ hoạt động chuyển nhượng bất động sản, chuyển nhượng dự án đầu tự, chuyển nhượng quyển tham gia dự án đầu tư) nhưng còn trong thời hạn chuyển lỗ theo quy định thì tiếp tục được chuyển lỗ theo quy định tại Nghị định này cho thời gian còn lại. Số lỗ từ hoạt động chuyển nhượng bắt động sản, chuyển nhượng dự án đầu tư, chuyển nhượng quyền tham gia dự án đầu tư của các kỳ trước không được chuyển vào lãi từ hoạt động sản xuất, kinh doanh được hưởng ưu đãi thuế.