Có quy định nào về việc viết tắt tên đơn vị trên số công văn không?

Công văn là gì?

Công văn là 1 loại văn bản hành chính đã được quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, là một loại văn bản dùng để giao tiếp, trao đổi, hướng dẫn công việc giữa cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cấp trên và cấp dưới. Công văn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế, văn hóa, pháp luật, chính trị…

Công văn được sử dụng phổ biến trong nhiều đơn vị, tổ chức. Công văn đóng vai trò làm phương tiện trao đổi thông tin chính thức giữa cấp trên, cấp dưới và công dân.

Đồng thời, công văn còn được dùng để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nằm trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó. Ngoài ra, các tổ chức xã hội hay doanh nghiệp nhiều khi cũng phải soạn thảo và sử dụng văn bản công văn để thông tin, giao dịch, thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.

Công văn là gì? Có quy định nào về việc viết tắt tên đơn vị trên số công văn không? (Hình từ Internet)

Thể thức của công văn bao gồm những gì?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về thể thức văn bản như sau:

Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Như vậy, thể thức văn bản công văn sẽ bao gồm các thành phần chính sau đây:

(1) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn.

(3) Số, ký hiệu của công văn.

(4) Địa danh và thời gian ban hành công văn.

(5) Tên loại và trích yếu nội dung công văn.

(6) Nội dung văn bản.

(7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành công văn.

(8) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành công văn.

(9) Nơi nhận.

Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản công văn còn có thể bổ sung thêm một số thành phần khác như:

(10) Phụ lục.

(11) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn và các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành công văn.

(12) Ký hiệu người soạn thảo công văn và số lượng bản công văn phát hành.

(13) Địa chỉ; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax của cơ quan, tổ chức ban hành công văn.

Có quy định nào về việc viết tắt tên đơn vị trên số công văn không?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về kỹ thuật trình bày văn bản như sau:

Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.

Theo đó, tại khoản 3 Mục II Phần I Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ về nguyên tắt viết tắt tên đơn vị trên văn bản như sau:

CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH

...

3. Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

d) Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.

...

Như vậy, không có quy định cụ thể về cách viết tắt tên đơn vị trên số công văn. Việc này sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định, miễn là đảm bảo tính ngắn gọn và dễ hiểu.

Ví dụ: Công văn 4433/BYT-KCB năm 2020: Trong đó, "BYT" là viết tắt của Bộ Y tế, và "KCB" là viết tắt của Cục Quản lý Khám chữa bệnh.