Tổng quan quy trình khai quyết toán thuế TNCN 2025 cho doanh nghiệp?

Nội dung chính

• Tổng quan quy trình khai quyết toán thuế TNCN 2025?
• Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2024 trong năm 2025?

Tổng quan quy trình khai quyết toán thuế TNCN 2025?

Căn cứ theo các văn bản pháp luật thuế hướng dẫn thực hiện khai quyết toán thuế TNCN thì thông thường, quy trình kế toán thực hiện kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại doanh nghiệp theo các bước như sau:

Bước 1: Tổng hợp chứng từ liên quan đến lương và các khoản phụ cấp theo lương trong năm tính thuế

Bao gồm hồ sơ duyệt chi lương hàng tháng được tập hợp và sắp xếp theo tháng, các hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng chấm công, tính lương, chứng từ thanh toán tiền lương cùng với các hồ sơ tờ khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý doanh nghiệp đã kê khai, các hồ sơ liên quan tới bảo hiểm của người lao động...

Sau khi rà soát về số liệu thực tế phát sinh trên các chứng từ gốc với việc hạch toán trên phần mềm kế toán và kê khai trên các tờ khai đã trùng khớp kế toán/nhân sự sử dụng bảng lương hàng tháng và số liệu đã kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN để tổng hợp thông tin về tiền lương, các khoản thưởng, phụ cấp trích theo lương đã chi cho người lao động trong năm tính thuế.

Lưu ý: Xác định đúng người lao động là cá nhân cư trú hay cá nhân không cư trú trong năm tính thuế để xác định chính xác nghĩa vụ thuế của người lao động. (Điều 1 Thông tư 111/2013/TT-BTC)

Phạm vi xác định thu nhập chịu thuế đối với cá nhân cư trú: là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam (thu nhập toàn cầu), không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập.

Phạm vi xác định thu nhập chịu thuế đối với cá nhân không cư trú: thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập.

Bước 2: Tổng hợp thông tin về tiền lương đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế và xác định tổng nghĩa vụ thuế năm

Các nội dung chính của thực hiện tổng hợp bao gồm:

- Tổng hợp toàn bộ thu nhập doanh nghiệp đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế;

- Tổng hợp các khoản giảm trừ: giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, các khoản đóng góp từ thiện được giảm trừ…;

- Tổng hợp các thông tin về người phụ thuộc;

- Tổng hợp số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm 2024 (theo số liệu các tờ khai 05/KK-TNCN đã nộp);

- Xác định tổng thu nhập chịu thuế, thu nhập tính thuế của năm, xác định tổng nghĩa vụ thuế cả năm (tính toán số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn, hoặc bù trừ sau quyết toán…);

- Tổng hợp các thông tin về cá nhân ủy quyền quyết toán tại doanh nghiệp…

Lưu ý:

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân là thời điểm doanh nghiệp thực hiện chi trả thu nhập cho người lao động.

Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng lao động trả lương NET cho người lao động (doanh nghiệp có trả thay bảo hiểm bắt buộc, tiền thuê nhà… cho người lao động) thì phải quy đổi thu nhập không bao gồm thuế, bảo hiểm bắt buộc… thành thu nhập tính thuế theo Phụ lục số 02/PL-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 111/2013/TT-BTC để xác định thu nhập chịu thuế.

Bước 3: Xác định phụ lục kê khai đối với thu nhập chi trả cho người lao động

Nhóm 1: Đối tượng người lao động tập hợp thu nhập lên bảng kê phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN - Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần: Người lao động là cá nhân cư trú và đã ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.

Nhóm 2: Đối tượng người lao động tập hợp thu nhập lên bảng kê phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN - Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần: cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động; hoặc có hợp đồng lao động dưới 3 tháng ; hoặc cá nhân không cư trú được tổ chức, cá nhân trả thu nhập; kể cả các cá nhân có thu nhập chưa đến mức khấu trừ thuế.

Nhóm 3: Nhóm người lao động có thu nhập phải tách ra để kê khai cho cả phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN và phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN theo quy định.

Bước 4: Lên tờ khai trên HTKK (hoặc file excel) và gửi dữ liệu kê khai

Lưu ý: Thông tin trên chỉ mang tính khái quát, người nộp thuế căn cứ vào tình hình thực tiễn của doanh nghiệp và liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ chính xác và phù hợp nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2024 chi tiết

Tổng quan quy trình khai quyết toán thuế TNCN 2025 cho doanh nghiệp?

Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2024 trong năm 2025?

Theo điểm a khoản 2 của Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

...

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;

c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

...

Theo đó, thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2024 trong năm 2025 đối với doanh nghiệp là ngày 31/03/2025.