Tài liệu kế toán là gì? Lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử như thế nào?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán là gì?
• Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử như thế nào?
• Mức xử phạt đối với hành vi lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ là bao nhiêu?

Tài liệu kế toán là gì?

Căn cứ khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

...

18. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Như vậy, tài liệu kế toán được hiểu là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Tài liệu kế toán là gì? (Hình từ Internet)

Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử như thế nào?

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử như sau:

- Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Mức xử phạt đối với hành vi lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ là bao nhiêu?

Căn cứ khoản 2 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

...

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

Bên cạnh đó, căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền như sau:

Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

...

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Như vậy, mức xử phạt đối với hành vi lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân.

Đối với cùng hành vi vi phạm lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định thì tổ chức có mức phạt gấp 02 lần đối với mức phạt của cá nhân được nêu trên với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.