Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất đơn vị kế toán phải làm gì?

Nội dung chính

• Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất đơn vị kế toán phải làm gì?
• Tài liệu kế toán được tiêu hủy trong trường hợp nào?
• Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai báo cáo tài chính những nội dung gì?

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất đơn vị kế toán phải làm gì?

Căn cứ vào Điều 42 Luật Kế Toán 2015 quy định về trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại như sau:

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

Như vậy, khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

- Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

- Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất;

- Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 42 Luật Kế toán 2015 thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất.

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất đơn vị kế toán phải làm gì? (Hình từ Internet)

Tài liệu kế toán được tiêu hủy trong trường hợp nào?

Căn cứ tại Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Như vậy, tài liệu kế toán được tiêu hủy trong trường hợp đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai báo cáo tài chính những nội dung gì?

Căn cứ Điều 31 Luật Kế toán 2015 quy định về nội dung công khai báo cáo tài như sau:

Nội dung công khai báo cáo tài chính

1. Đơn vị kế toán sử dụng ngân sách nhà nước công khai thông tin thu, chi ngân sách nhà nước theo quy định của Luật ngân sách nhà nước.

2. Đơn vị kế toán không sử dụng ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi tài chính năm.

3. Đơn vị kế toán sử dụng các khoản đóng góp của Nhân dân công khai mục đích huy động và sử dụng các khoản đóng góp, đối tượng đóng góp, mức huy động, kết quả sử dụng và quyết toán thu, chi từng khoản đóng góp.

4. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai các nội dung sau đây:

a) Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

b) Kết quả hoạt động kinh doanh;

c) Trích lập và sử dụng các quỹ;

d) Thu nhập của người lao động;

đ) Các nội dung khác theo quy định của pháp luật.

5. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán mà pháp luật quy định phải kiểm toán khi công khai phải kèm theo báo cáo kiểm toán của tổ chức kiểm toán.

Do vậy, đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai báo cáo tài chính những nội dung sau đây:

- Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

- Kết quả hoạt động kinh doanh.

- Trích lập và sử dụng các quỹ.

- Thu nhập của người lao động.

- Các nội dung khác theo quy định của pháp luật.