Công văn 1734/BHXH-QLT 2017 hướng dẫn thu bảo hiểm xã hội y tế thất nghiệp tai nạn lao động

• Số hiệu: 1734/BHXH-QLT
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh
• Người ký: Nguyễn Thị Thu
• Ngày ban hành: 16/08/2017

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TP HỒ CHÍ MINH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1734/BHXH-QLT V/v hướng dẫn thu BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.	TP. Hồ Chí Minh, ngày 16 tháng 08 năm 2017

Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố

Ngày 14/4/2017, Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam đã ký Quyết định số 595/QĐ-BHXH về việc ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2017.

Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố truy cập http://bhxhtphcm.gov.vn/Resource/vanban/qd595.pdf, tải toàn văn nội dung quy trình và mẫu biểu theo Quyết định 595/QĐ-BHXH để tham khảo và thống nhất thực hiện.

Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn một số nghiệp vụ thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (BH TNLĐ-BNN); cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT, một số lưu ý khi thực hiện Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

1. Phân cấp quản lý thu

Đơn vị mới thành lập đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN lần đầu tại BHXH quận, huyện (gọi chung là BHXH quận) nơi đơn vị đăng ký kinh doanh.

Khi đơn vị thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh sang địa phương khác thì chậm nhất 3 tháng phải thông báo với BHXH quận nơi đang tham gia để chuyển địa bàn theo quy định, trường hợp đơn vị không thông báo chuyển địa bàn thì BHXH quận nơi đơn vị đang tham gia sẽ tạm dừng thu BHXH và phối hợp với BHXH quận nơi đơn vị có địa chỉ trú đóng mới để lập thủ tục chuyển nơi tham gia.

2. Đối tượng

2.1. Cùng tham gia BHXH, BH TNLĐ-BNN, BHYT, BHTN

a) Người làm việc theo hợp đồng lao động (HĐLĐ) có thời hạn từ đủ 03 tháng trở lên; kể cả HĐLĐ được ký kết giữa đơn vị với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;

b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức. Riêng cán bộ, công chức, viên chức quản lý không thuộc đối tượng đóng BHTN;

c) Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

2.2. Chỉ tham gia BHXH, BH TNLĐ-BNN

a) Người làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 (trừ hợp đồng thử việc theo quy định của pháp luật về lao động) thực hiện từ ngày 01/01/2018.

b) Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (thực hiện từ ngày 01/01/2018 theo quy định của Chính phủ); Đối với người nước ngoài làm việc theo HĐLĐ từ đủ 3 tháng trở lên thuộc đối tượng phải tham gia BHYT bắt buộc.

2.3. Chỉ tham gia quỹ hưu trí, tử tuất

a) Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn;

b) Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

c) Người hưởng chế độ phu nhân hoặc phu quân tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài quy định tại Khoản 4 Điều 123 Luật BHXH;

d) Người lao động đang tham gia và người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH bắt buộc còn thiếu tối đa 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hằng tháng thì được đóng 1 lần số tháng còn thiếu để hưởng chế độ theo quy định.

2.4. Người lao động được cử đi học, thực tập, công tác trong và ngoài nước mà vẫn hưởng tiền lương ở trong nước thuộc diện tham gia BHXH, BHTN bắt buộc;

2.5. Người lao động giao kết nhiều HĐLĐ.

a) Người lao động đồng thời có từ 02 HĐLĐ trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHXH, BHTN theo HĐLĐ giao kết đầu tiên, đóng BHYT theo HĐLĐ có mức tiền lương cao nhất.

b) Trường hợp người lao động giao kết HĐLĐ với nhiều người sử dụng lao động mà đã đóng BHXH và quỹ BH TNLĐ-BNN tại một nơi thì người sử dụng lao động nơi còn lại phải đóng BH TNLĐ-BNN cho người lao động nếu người lao động thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc.

3. Mức đóng

Mức đóng căn cứ tiền lương tháng nhân (X) tỷ lệ đóng theo từng nguồn quỹ tương ứng.

Quỹ Trách nhiệm	BHXH	BH TNLĐ - BNN	BHYT	BHTN	Cộng
Người sử dụng LĐ	17%	0,5%	3%	1%	21,5%
Người lao động	8%		1,5%	1%	10,5%

Trong đó tỷ lệ 25% quỹ BHXH được phân bổ cho các quỹ thành phần như sau:

- Ốm đau, thai sản: 3%

- Hưu trí, tử tuất: 22%

4. Tiền lương tháng làm căn cứ đóng

4.1. Tiền lương do Nhà nước quy định

a) Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc là tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề (nếu có). Tiền lương này tính trên mức lương cơ sở.

Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại Điểm này bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu theo quy định của pháp luật về tiền lương.

b) Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn thì tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương cơ sở.

4.2. Tiền lương do đơn vị quyết định.

a) Tiền lương làm căn cứ đóng của người lao động, bao gồm:

- Mức lương ghi trong HĐLĐ.

- Phụ cấp lương: phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.

- Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong HĐLĐ và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương thực hiện từ 01/01/2018.

b) Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không bao gồm: Tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong HĐLĐ.

c) Tiền lương tháng làm căn cứ đóng đối với người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương là tiền lương do doanh nghiệp quyết định; đối với người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương là tiền lương do đại hội thành viên quyết định.

d) Mức tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.

- Người lao động làm công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng;

- Người lao động làm công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.

e) Mức tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BH TNLĐ-BNN cao hơn 20 tháng lương cơ sở thì mức tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BH TNLĐ-BNN bằng 20 tháng lương cơ sở. Trường hợp mức tiền lương tháng của người lao động cao hơn 20 tháng lương tối thiểu vùng thì mức tiền lương tháng đóng BHTN bằng 20 tháng lương tối thiểu vùng.

5. Phương thức đóng

Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH, BH TNLĐ-BNN, BHYT, BHTN trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH, BH TNLĐ-BNN, BHYT, BHTN của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

Lưu ý: Khi lập ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền đơn vị phải ghi đầy đủ 3 tiêu chí: tên đơn vị, mã đơn vị tham gia BHXH, nội dung nộp tiền.

6. Tính lãi chậm đóng, truy thu

6.1. Chậm đóng:

Đơn vị chậm đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN từ 30 ngày trở lên thì phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN chưa đóng.

6.2. Truy thu:

a) Truy thu do trốn đóng: Trường hợp đơn vị trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia, đóng không đủ số tiền phải đóng theo quy định, chiếm dụng tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (sau đây gọi là trốn đóng) do cơ quan BHXH kết luận thanh tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT, BHTN, cơ quan thanh tra nhà nước có thẩm quyền kết luận từ ngày 01/01/2016 thì ngoài việc truy thu số tiền phải đóng theo quy định, còn phải truy thu số tiền lãi tính trên số tiền, thời gian trốn đóng và mức lãi suất chậm đóng như sau:

- Toàn bộ thời gian trốn đóng trước ngày 01/01/2016, được tính theo mức lãi suất chậm đóng áp dụng đối với năm 2016;

- Đối với thời gian trốn đóng từ ngày 01/01/2016 trở đi, được tính theo mức lãi suất chậm đóng áp dụng đối với từng năm áp dụng tại thời điểm phát hiện trốn đóng.

- Trường hợp đơn vị đề nghị truy thu cộng nối thời gian từ 06 tháng trở lên kèm kết luận thanh tra của cơ quan BHXH hoặc cơ quan thanh tra hoặc Quyết định xử lý vi phạm hành chính của cơ quan có thẩm quyền.

b) Truy thu do điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người lao động: trường hợp sau 06 tháng kể từ ngày người có thẩm ký quyết định hoặc HĐLĐ (phụ lục HĐLĐ) nâng bậc lương, nâng ngạch lương, điều chỉnh tăng tiền lương, phụ cấp tháng đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người lao động mới thực hiện truy đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN thì số tiền truy thu BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN được tính bao gồm: số tiền phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo quy định và tiền lãi truy thu tính trên số tiền phải đóng.

6.3. Lãi suất tính lãi chậm đóng tại thời điểm tính lãi (%), xác định như sau:

- Đối với BHXH bắt buộc, BHTN, BHTNLĐ, BNN, tính bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân năm trước liền kề theo tháng do BHXH Việt Nam công bố.

- Đối với BHYT, tính bằng 02 lần mức lãi suất thị trường liên ngân hàng kỳ hạn 9 tháng tính theo tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên Cổng Thông tin điện tử của Ngân hàng nhà nước Việt Nam của năm trước liền kề. Trường hợp lãi suất liên ngân hàng năm trước liền kề không có kỳ hạn 9 tháng thì áp dụng theo mức lãi suất của kỳ hạn liền trước kỳ hạn 9 tháng.

6.4. Công thức tính lãi được quy định tại Điều 37 và Điều 38 của Quyết định 595/QĐ-BHXH.

7. Quy định quản lý thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN

7.1. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng (trường hợp thực hiện chế độ làm việc 26 ngày/tháng) thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH.

7.2. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

7.3. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BH TNLĐ- BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động;

a) Trường hợp HĐLĐ hết thời hạn trong thời gian người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì thời gian hưởng chế độ thai sản từ khi nghỉ việc hưởng chế độ thai sản đến khi HĐLĐ hết thời hạn được tính là thời gian đóng BHXH; thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản sau khi HĐLĐ hết thời hạn không được tính là thời gian đóng BHXH.

b) Thời gian hưởng chế độ thai sản của người lao động chấm dứt HĐLĐ, HĐLV hoặc thôi việc trước thời điểm sinh con hoặc nhận con nuôi dưới 06 tháng tuổi không được tính là thời gian đóng BHXH.

c) Trường hợp lao động nữ đi làm trước khi hết thời hạn nghỉ sinh con theo quy định thì thời gian hưởng chế độ thai sản từ khi nghỉ việc đến khi đi làm trước khi hết thời hạn nghỉ sinh được tính là thời gian đóng BHXH, kể từ thời điểm đi làm trước khi hết thời hạn nghỉ sinh con thì lao động nữ và đơn vị phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

d) Trường hợp người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng, người mẹ nhờ mang thai hộ, người cha nhờ mang thai hộ hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng hưởng chế độ thai sản mà không nghỉ việc thì người lao động và đơn vị vẫn phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

7.4. Người lao động ngừng việc theo quy định của pháp luật về lao động mà vẫn được hưởng tiền lương thì người lao động và đơn vị thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mức tiền lương người lao động được hưởng trong thời gian ngừng việc.

8. Quy định về cấp và quản lý sổ BHXH

8.1. Người lao động khi tham gia BHXH mà chưa được cấp sổ BHXH có trách nhiệm lập Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS), ghi mã số BHXH và kê khai đầy đủ thông tin, chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin đã kê khai.

Đối với người tham gia chưa được cấp được mã số BHXH (kể cả người tham gia không nhớ mã số BHXH): phối hợp cơ quan BHXH hoặc Bưu điện để cấp mã số BHXH.

Lưu ý: Đơn vị và người lao động có thể tra cứu mã số BHXH, mã hộ gia đình của người tham gia tại địa chỉ: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx.

8.2. Mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ BHXH với mã số BHXH duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật.

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên thì phải chuyển toàn bộ sổ cho đơn vị sau cùng nơi đang tham gia lập thủ tục gộp sổ, nếu có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

8.3. Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH theo quy định của Luật BHXH (năm 2014). Sau khi cơ quan BHXH bàn giao tờ rời sổ BHXH xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đến năm 2016 cho đơn vị sử dụng lao động thì đơn vị có trách nhiệm bàn giao sổ BHXH (bao gồm bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH hoặc sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH) cho người lao động.

Khi người lao động thôi việc thì đơn vị lập hồ sơ báo giảm, căn cứ hồ sơ giảm cơ quan BHXH sẽ in tờ rời xác nhận sổ của thời gian tiếp theo chuyển đơn vị để trả người lao động (người lao động không phải nộp lại sổ cho cơ quan BHXH).

Lưu ý: Việc không cung cấp sổ cho cơ quan BHXH để xác nhận quá trình tham gia tiếp theo chỉ áp dụng đối với người lao động đang tham gia đã được cơ quan BHXH rà soát in tờ rời đến năm 2016 và bàn giao cho người lao động quản lý.

8.4. Người lao động bảo lưu quá trình đóng BHXH, BHTN của đơn vị trước sau đó đăng ký tham gia tiếp, khi thôi việc phải cung cấp sổ BHXH để xác nhận quá trình tham gia tiếp theo.

8.5. Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BH TNLĐ-BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.

Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

8.6. Trường hợp đơn vị di chuyển trong địa bàn tỉnh, đơn vị thay đổi tên không thực hiện xác nhận sổ BHXH.

9. Quy định về cấp và quản lý thẻ BHYT

9.1. Thẻ BHYT có giá trị sử dụng tương ứng số tiền đóng BHYT, thời điểm thẻ BHYT có giá trị sử dụng kể từ ngày đóng BHYT. Các cơ sở KCB khi tiếp nhận thẻ BHYT của người tham gia đến khám bệnh thực hiện tra cứu thông tin về dữ liệu thẻ BHYT trên cổng tiếp nhận dữ liệu hệ thống thông tin giám định BHYT để xác định giá trị sử dụng của thẻ BHYT.

9.2. Đơn vị chậm đóng BHYT từ 30 ngày trở lên, thẻ BHYT hết giá trị sử dụng. Khi người lao động phát sinh chi phí KCB trong thời hạn thẻ BHYT hết giá trị sử dụng, cơ quan BHXH thực hiện thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh theo quy định sau khi đơn vị đã đóng đủ số tiền chậm đóng BHYT.

9.3. Người tham gia BHYT thường trú, tạm trú có thời hạn hoặc làm việc trên địa bàn tỉnh, thành phố được đăng ký khám bệnh, chữa bệnh BHYT ban đầu tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tuyến xã, tuyến huyện hoặc tương đương; một số cơ sở khám bệnh tuyến tỉnh hoặc tuyến trung ương được cơ quan BHXH thông báo hằng quý tại trang thông tin điện tử http://bhxhtphcm.gov.vn/.

9.4. Người tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám chữa bệnh ban đầu vào tháng đầu quý.

9.5. Người lao động hưởng chế độ ốm đau, thai sản tiếp tục sử dụng thẻ BHYT đã cấp, không thực hiện đổi thẻ BHYT. Đối với người lao động nghỉ không lương mà trong thời gian đó đơn vị lập hồ sơ nghỉ hưởng chế độ thai sản thì ghi giá trị sử dụng từ tháng nghỉ thai sản đến hết giá trị sử dụng của thẻ BHYT đã cấp.

9.6. Người lao động nghỉ ốm đau dài ngày hoặc nghỉ hưởng chế độ hưu trí, thẻ BHYT đã cấp tiếp tục được sử dụng đến hết tháng đơn vị có báo giảm. Cơ quan BHXH căn cứ danh sách báo giảm để lập Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS) theo đối tượng ốm đau dài ngày hoặc đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng. Thẻ BHYT mới có giá trị sử dụng từ ngày đầu của tháng kế tiếp của tháng báo giảm.

9.7. Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.

Ví dụ: Người lao động thôi việc 28/07/2017, đơn vị báo giảm vào ngày 01/08/2017 thì đóng BHYT hết tháng 8/2017; không đóng BHXH, BHTN tháng 8/2017.

9.8. Đơn vị thông báo cho người lao động thôi việc nếu không thuộc đối tượng tham gia BHYT bắt buộc khác thì đăng ký tham gia BHYT hộ gia đình để được khám chữa bệnh và đảm bảo quyền lợi tham gia 5 năm liên tục theo quy định của Luật BHYT.

Lưu ý: Nếu đăng ký gia hạn thẻ trước 10 ngày khi thẻ cũ hết giá trị sử dụng thì thẻ BHYT hộ gia đình có giá trị tiếp theo thẻ cũ, trường hợp thẻ cũ hết hạn không quá 3 tháng mới đăng ký tham gia thì thẻ BHYT hộ gia đình có giá trị từ ngày đóng tiền.

9.9. Từ 01/09/2017 cơ quan BHXH sẽ cấp thẻ BHYT theo mã số BHXH.

10. Thời hạn khai báo hồ sơ

10.1. Đơn vị có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh đơn vị có thể thực hiện mỗi tháng một lần.

Ví dụ: Hồ sơ tháng 8/2017 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/08 đến ngày 31/08/2017.

10.2. Khi có phát sinh tăng lao động đơn vị phải kịp thời khai báo tăng và thẻ BHYT có giá trị từ ngày khai báo hồ sơ qua hệ thống giao dịch điện tử.

10.3. Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Ví dụ: Người lao động thôi việc ngày 31/07/2017.

- Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2017, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2017 vào ngày 01/08/2017 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 8/2017 và thẻ được sử dụng đến 31/08/2017.

- Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2017, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2017 vào ngày 28/07/2017 thì chỉ đóng BHXH, BHYT, BHTN BH TNLĐ-BNN đến tháng 07/2017 và được sử dụng thẻ BHYT đến 31/07/2017.

Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 8/2017 thì không được lập hồ sơ tháng 07/2017 trong các ngày còn lại của tháng 07/2017.

11. Biểu mẫu tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN

11.1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS)

Do người lao động lập: Kê khai các thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN và thành viên Hộ gia đình khi người lao động không có số sổ BHXH hoặc mã số BHXH.

Mã số BHXH tra cứu tại https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Thời gian lập: khi có phát sinh

11.2. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (TK3-TS)

Do đơn vị lập: Kê khai các thông tin của đơn vị khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN và khi đơn vị có yêu cầu thay đổi thông tin.

Thời gian lập: khi có phát sinh

11.3. Bảng kê thông tin (D01-TS)

Do đơn vị lập: tổng hợp hồ sơ, giấy tờ của đơn vị, người tham gia làm căn cứ truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT gửi kèm Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS) hoặc Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

Thời gian lập: khi có phát sinh.

11.4. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS)

Do đơn vị lập: để đăng ký; truy thu, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với người lao động thuộc đơn vị.

Ghi đầy đủ mã số BHXH, trường hợp không có mã số BHXH thì lập Tờ khai TK1-TS nêu tại mục 11.1.

Thời gian lập: khi có phát sinh trong tháng (thời gian lập hồ sơ tháng 8/2017 từ ngày 01/08/2017 đến 31/08/2017).

11.5. Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT; BHTN, BH TNLĐ-BNN (Mẫu C12-TS)

Do Cơ quan BHXH lập: căn cứ số liệu Mẫu D02-TS, D02a-TS, Mẫu C12-TS tháng trước liền kề, dữ liệu trong phần mềm quản lý thu và các chứng từ nộp tiền trong tháng của đơn vị để lập Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ- BNN (Mẫu C12-TS)

Thời gian lập: Cơ quan BHXH lập hàng tháng và thông báo cho đơn vị trước ngày 15 của tháng sau. Khi nhận được thông báo đơn vị kiểm tra, đối chiếu nếu phát hiện chưa đúng thì cùng cơ quan BHXH đối chiếu số liệu.

Các đơn vị sử dụng lao động tại TP. Hồ Chí Minh được cơ quan BHXH cung cấp mẫu C12-TS có chữ ký số tại trang thông tin điện tử http://c12.bhxhtphcm.gov.vn.

- Các đơn vị vào địa chỉ nêu trên tạo tài khoản người dùng, đăng ký bằng chữ ký số điện tử còn hiệu lực của đơn vị để tải và nhận mẫu C12-TS về (Lưu ý: Đơn vị có thể sử dụng chữ ký số điện tử của tất cả các nhà cung cấp đã được pháp luật công nhận).

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng, đăng ký tài khoản và nhận C12-TS tải về tại địa chỉ http://tinyurl.com/bhxhtphcm-c12.

Các đơn vị cần nhận mẫu C12-TS có ký tên đóng dấu của cơ quan BHXH thì có thể gửi đề nghị cụ thể tháng yêu cầu để cơ quan BHXH chuyển qua đường Bưu điện.

Ngoài ra, Cơ quan BHXH sẽ chuyển thông báo mẫu C12-TS qua địa chỉ email của đơn vị đã đăng ký với cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử (các đơn vị cần cung cấp địa chỉ email pháp nhân để bảo mật thông tin, hạn chế cung cấp địa chỉ email cá nhân)

11.6. Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT; BHTN, BH TNLĐ-BNN (Mẫu C13-TS)

Căn cứ vào danh sách tham gia và kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN của năm trước cơ quan BHXH thông báo tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN cho người lao động biết trên cổng thông tin điện tử tại địa chỉ: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-dong-bao-hiem.aspx

(Đính kèm các biểu mẫu).

Văn bản này có hiệu lực từ ngày ký, các quy định trước đây trái Quyết định 595/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam đều bị bãi bỏ./.

Nơi nhận: - Như trên; - BGĐ BHXH TP (để biết); - Các phòng chức năng; - BHXH Q-H; - Website BHXH TP; - Lưu: VT.

KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Thị Thu

	Mẫu TK1-TS (Ban hành kèm theo QĐ số: 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam)
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

TỜ KHAI

THAM GIA, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

Kính gửi: ........................................................................

I. Phần kê khai bắt buộc

[01]. Họ và tên (viết chữ in hoa):.........................................................................................

[02]. Ngày, tháng, năm sinh: ..…/……./…… [03]. Giới tính: …………………………………

[04]. Quốc tịch ………………………………… [05]. Dân tộc: …………………………………

[06]. Nơi đăng ký giấy khai sinh: [06.1]. Xã (phường, thị trấn): ……………………….……..

[06.2]. Huyện (quận, thị xã, Tp thuộc tỉnh): ……………..[06.3]. Tỉnh (Tp): .…………………

[07]. Địa chỉ nhận hồ sơ: [07.1]. Số nhà, đường phố, thôn xóm: …………..………………..

[07.2]. Xã (phường, thị trấn): .…………[07.3] Huyện (quận, thị xã, Tp thuộc tỉnh): ……….

………….………………………… [07.4].Tỉnh (Tp): …………………………………………….

[08]. Họ tên cha/ mẹ/ người giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi): ……………………………

II. Phần kê khai chung

[09]. Mã số BHXH (đã cấp): .……………………. [09.1]. Số điện thoại liên hệ: .……………

[09.2]. Số CMND/ Hộ chiếu/ Thẻ căn cước: ………………………………..………………….

[10]. Mã số hộ gia đình (đã cấp): ……………………………….……………………………….

(trường hợp chưa có mã hộ gia đình thì kê khai bổ sung Phụ lục đính kèm tờ khai)

[11]. Mức tiền đóng: .……………………. [12]. Phương thức đóng: .…………………………

[13]. Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu: ……………………………………………

[14]. Nội dung thay đổi, yêu cầu:………………………………..……………………..…………

[15]. Hồ sơ kèm theo (nếu có): ……………………………….………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ (chỉ áp dụng đối với người lao động thay đổi họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh)

Tôi cam đoan những nội dung kê khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã kê khai ……….., ngày ……. tháng …… năm ………. Người kê khai (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ lục: Thành viên hộ gia đình

Họ và tên chủ hộ: …………………….…………………….…………. Số điện thoại (nếu có):………………………………..…………………….;

Số sổ hộ khẩu (hoặc sổ tạm trú):……………………………………... Địa chỉ: Thôn (bản, tổ dân phố) ……………………. Xã (phường, thị trấn) ………………….. Huyện (quận, thị xã, Tp thuộc tỉnh): ………………………….………. Tỉnh (Tp): ………………………………………….

Stt	Họ và tên	Mã số BHXH	Ngày, tháng, năm sinh	Giới tính	Nơi cấp giấy khai sinh	Mối quan hệ với chủ hộ	Số CMND/ Thẻ căn cước/ Hộ chiếu	Ghi chú
A	B	1	2	3	4	5	6	7
1
2
3
4
...

(Ghi chú: Người kê khai có thể tra cứu Mã số BHXH và Mã hộ gia đình tại địa chỉ: http://baohiemxahoi.gov.vn)

Tôi cam đoan những nội dung kê khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã kê khai ……….., ngày ……. tháng …… năm ………. Người kê khai (Ký, ghi rõ họ tên)

	Mẫu TK3-TS (Ban hành kèm theo QĐ số: 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam)
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

TỜ KHAI

ĐƠN VỊ THAM GIA, ĐIỀU CHỈNH BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

Kính gửi: ........................................................................

[01]. Tên đơn vị: ……………………………….………………………………..…………………

[02]. Mã số đơn vị: ……………………………….………………………………………………..

[03]. Mã số thuế: ……………………………….………………………………..…………………

[04]. Địa chỉ đăng ký kinh doanh: ……………………………….……………………………….

[05]. Địa chỉ giao dịch hoặc liên hệ:……………………………….……………………………..

[06]. Loại hình đơn vị: ……………………………….…………………………………………….

[07]. Số điện thoại ………………………………. [07]. Địa chỉ email ………………………….

[08]. Quyết định thành lập/Giấy phép đăng ký kinh doanh: ……………………………………

[09.1]. Số:……………………………….; [09.2]. Nơi cấp: ………………………………………

[10]. Phương thức đóng khác: [10.1]. 03 tháng một lần. □ [10.2]. 06 tháng một lần □

[11]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: ……………………………….…………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

[12]. Hồ sơ kèm theo (nếu có): ……………………………….………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………..

……….., ngày ……. tháng …… năm ……….. Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu D01-TS (Ban hành kèm theo QĐ số: 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

BẢNG KÊ THÔNG TIN

(1): ………………………………………………………………………………………………

(Kèm theo (2) ………………………………………………………………………………… )

TT	Họ và tên	Mã số BHXH	Tên, loại văn bản	Số hiệu văn bản	Ngày ban hành	Ngày văn bản có hiệu lực	Cơ quan ban hành văn bản	Trích yếu văn bản	Trích lược nội dung cần thẩm định
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
	……………
	……………
	……………
	……………
	……………

Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về kiểm tra, đối chiếu, lập bảng kê và lưu trữ hồ sơ của người lao động./.

Ngày ……. tháng …… năm ……….. Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Tên đơn vị: .…………………………… Mã đơn vị: .…………………………….. Địa chỉ: ....……………………………….

Mẫu D02-TS (Ban hành kèm theo QĐ số: 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam)

DANH SÁCH LAO ĐỘNG THAM GIA BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
Số: …………… tháng ……….năm……

STT

Họ và tên

Mã số BHXH

Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc

Tiền lương

Từ tháng, năm

Đến tháng, năm

Ghi chú

Hệ số/Mức lương

Phụ cấp

Chức vụ

Thâm niên VK (%)

Thâm niên nghề (%)

Phụ cấp lương

Các khoản bổ sung

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

I

Tăng

I.1

Lao động

1

Nguyễn Thị A

123456789

Phó Chánh thanh tra Sở A

4,74

0,40

19%

06/2015

09/2015

số 11/QĐ-Sở A

2

Nguyễn Văn B

Thanh tra viên Sở A

3,33

5%

06/2015

09/2015

số 12/QĐ-Sở A

I.2

Tiền lương

1

Nguyễn Văn C

2222333333

4,98

0,40

29%

02/2015

09/2015

…..

Cộng tăng

II

Giảm

II.1

Lao động

II.2

Tiền lương

III

Khác

Cộng giảm

Tổng số Sổ BHXH đề nghị cấp: ………………………………….

Tổng số thẻ BHYT đề nghị cấp: ………………………………….

Người lập biểu Ký, ghi rõ họ tên

Ngày ……. tháng …… năm ……….. Đơn vị Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu

Tiếng Anh (English)

VIETNAM SOCIAL SECURITY SOCIAL INSURANCE AUTHORITY OF HO CHI MINH CITY --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom - Happiness ----------------
No. 1734/BHXH-QLT Re: Instruction on collecting social insurance contributions and premiums of health insurance, unemployment insurance, occupational accident and occupational disease insurance; management of social insurance books and health insurance cards	Ho Chi Minh City, August 16, 2017

To: Employers in Ho Chi Minh City

On April 14, 2017, the General Director of Vietnam Social Security signed the Decision No. 595/QĐ-BHXH on procedures for collection of social insurance contributions and premiums of health insurance, unemployment insurance, occupational accident and occupational disease insurance and issuance of social insurance books and health insurance cards which comes into force from July 01, 2017.

The social insurance authority of Ho Chi Minh City (hereinafter referred to as “HCMC social insurance authority”) requests employers in the city to access the link: http://bhxhtphcm.gov.vn/Resource/vanban/qd595.pdf and download the entire contents and specimens of the Decision No. 595/QĐ-BHXH for reference and implementation.

HCMC social insurance authority provides instructions on certain tasks of collection of social insurance contributions, premiums of health insurance unemployment insurance, occupational accident and occupational disease insurance (hereinafter referred to as “insurance contributions and premiums”) and issuance of social insurance books and health insurance cards and certain notes when implementing the Decision No. 595/QĐ-BHXH. To be specific:

1. Assignment of collection management

New employers shall register the participation in social insurance, health insurance, unemployment insurance and occupational accident and occupational disease insurance for the first time with social insurance authorities of districts where their registered business premises are located.

If an employer relocates its business premises to another district, within 3 months, the employer shall notify the social insurance authority of the district where the employer is participating in insurance to relocate the registered business address in accordance with regulation of law. If the employer fails to notify of relocation of business premises, the social insurance authority of the district where the employer is participating in insurance will suspend the collection of social insurance contributions and cooperate with the social insurance authority of the district where the employer's business premises are relocated in establishing procedures for changing place of insurance participation.

2. Participants

...

...

...

a) People working under labor contracts whose term is at least 3 months, including labor contracts signed between employers and legal representative of people under 15 years old in accordance with regulations of law;

b) Officials and public employees prescribed by law; Officials and public employees in charge of management are not required to participate in unemployment insurance;

c) Managers of enterprises and directors of cooperatives receiving salaries;

2.2. Participants in social insurance and occupational accident and occupational disease insurance

a) People working under labor contracts whose term is from 1 month to under 3 months (except for probationary contracts as prescribed by law), applicable from January 01, 2018.

b) Foreign employees who work in Vietnam and obtain work permits, practicing certificates or licenses issued by Vietnamese competent authorities. (This regulation shall be applied from January 01, 2018 in accordance with the Government’s regulations). Foreign employees working under labor contracts whose term is at least 3 months shall participate in compulsory health insurance.

2.3. Participants in retirement and dead benefit funds.

a) Part-time employees of communes, wards and towns;

b) Guest employees under contracts prescribed in Law on Vietnamese guest employees.

...

...

...

d) If participants and employees who reserve payment period of compulsory social insurance contributions still lack 06 months or less to be eligible for receiving monthly pensions or death benefits, they may make a lump sum payment for the remaining months to receive pensions or death benefits in accordance with regulations of law.

2.4. Employees who are assigned to study, practice or work domestically and overseas but still receive domestic salaries are subject to compulsory social insurance and unemployment insurance.

2.5. Employees who enter into multiple labor contracts

a) An employee who enters into at least 2 labor contracts with different employers shall pay social insurance contributions and unemployment insurance premiums according to the first labor contract and pay health insurance premiums according to the labor contract with highest salary.

b) In the cases where an employee enters into labor contracts with multiple employers and has paid social insurance contributions and occupational accident and occupational disease insurance premiums to an employer, the other employers shall pay occupational accident and occupational disease insurance premiums for this employee if he/she is subject to compulsory social insurance.

3. Insurance contributions and premiums

Insurance contributions and premiums shall be equal to the monthly salary multiplied by payment rates according to each respective fund.

Fund

Responsibility

...

...

...

Occupational accident and occupational disease insurance

Health insurance

Unemployment insurance

Total

Employers

17%

0.5%

3%

1%

...

...

...

Employees

8%

1.5%

1%

10.5%

In which, 25% of the social insurance fund shall be provided for component funds as follows:

- Sickness and maternity fund: 3%

- Retirement and death benefit fund: 22%

...

...

...

4.1. Salaries paid by the State

a) Regarding an employee whose salary is paid by the State, the monthly salary as the basis for payment of compulsory social insurance is the salary plus (+) position allowance and seniority pay (if any). This salary is calculated according to the statutory pay rate.

The monthly salary as the basis for payment of compulsory social insurance mentioned in this Point also applies the reassignment coefficient specified by salary laws.

b) Regarding part-time employees of communes, wards and towns, the monthly salary as the basis for payment of social insurance is the statutory pay rate.

4.2. Salaries paid by non-state employers.

a) The salary as the basis for payment of insurance of employees, including:

- Salaries specified in labor contracts.

- Allowances such as position allowance, responsibility allowance, allowances for hard, toxic or dangerous work, seniority pay, area-based allowance, travelling allowance, attraction allowance and similar allowances.

- Additional payments with specific amounts and the agreed salaries under the labor contract and the salaries paid regularly in each period of salary payment, applicable from January 01, 2018.

...

...

...

c) The monthly salary as the basis for payment of insurance of an enterprise manager receiving salaries is the salary decided by the enterprise and those of a cooperative manager receiving salaries is the salary decided by the general assembly of members.

d) The monthly salary as the basis for payment of compulsory social insurance, health insurance and unemployment insurance must not fall below the region-based minimum wage of the person holding the simplest position under normal working conditions.

- A person whose job or position requires training (including training provided by the employer) must be higher than the region-based minimum wage by at least 7%;

- The salary of a person working under strenuous, toxic or dangerous conditions must be higher by at least 5% than that of a person having a similar job or position under normal working conditions; The salary of a person working under extremely strenuous, toxic or dangerous conditions must be higher by at least 7% than that of a person having a similar job or position under normal working conditions.

e) If the monthly salary as the basis for payment of social insurance, health insurance and occupational accident and occupational disease insurance exceed 20 times the statutory pay rate, the monthly salary the basis for payment of abovementioned types of insurance shall be equal to 20 times the statutory pay rate. If the employee’s monthly salary is greater than 20 times the region-based minimum wages, the monthly salary as the basis for payment of unemployment insurance premium shall be equal to 20 times the region-based minimum wages.

5. Payment methods

Every month, no later than the last day of month, employers shall make deductions from the employees’ monthly salary fund for paying insurance contributions and premiums and simultaneously make deductions from the monthly salary as the basis for payment of insurance contributions and premiums of each employee at prescribed rate and transfer them at the same time to the collection account of the social insurance authorities opened at the state banks or treasuries.

Note: In case of order for payment, the payment request form shall specify the employer's name, the employer's code and contents of payment.

6. Late payment interest and collection of arrears

...

...

...

An employer who pays insurance contributions and premiums for at least 30 days late shall pay the interest on unpaid insurance premiums and contributions.

6.2. Collection of arrears:

a) Collection of arrears due to evasion of payment: If an employer evades payment of insurance contributions or premiums, fails to pay insurance contributions or premiums for sufficient participants, fails to pay sufficient insurance contributions or premiums or appropriates insurance contributions or premiums (hereinafter referred to as "evade payment of insurance contributions or premiums”) and these violations are concluded by social insurance authorities according to results of specialized inspection in terms of payment of insurance contributions and premiums or by the competent authority from January 01, 2016, apart from insurance contributions and premiums payable, the interest imposed on evaded insurance contributions and premiums in evasion period and late payment interest shall also be collected as follows:

- Regarding the entire evasion period before January 01, 2016, the rate of late payment interest applicable in 2016 shall be applied;

- Regarding the evasion period from January 01, 2016 onwards, the annual rate of late payment interest applicable at the time when the evasion of payment of insurance contributions and premiums is discovered shall be applied;

- If an employer requests the collection of arrears in the added period of 6 months or more enclosed with the inspection results provided by the social insurance authority or inspecting authority or enclosed with the decision on penalty for administrative violations issued by the competent authority.

b) Collection of arrears due to increase in the monthly salary as the basis for payment of social insurance, unemployment insurance, occupational accident and occupational disease insurance: If an employee pays social insurance contributions or premiums of unemployment insurance or occupational accident and occupational disease insurance after 6 months from the day on which the competent person signs the decision on or labor contract (appendix of labor contract) for increasing the pay scale or increasing monthly salary and allowances as the basis for paying insurance contributions and premiums, the arrears shall include contributions and premiums payable as prescribed by law and the interest thereon.

6.3. Rate (%) of late payment interest at the time of interest calculation shall be determined as follows:

- Regarding compulsory social insurance, unemployment insurance, occupational accident and occupational disease insurance, the rate of late payment interest shall be equal to 2 times the monthly average investment interest rate of the social insurance fund of the preceding year announced by Vietnam Social Security.

...

...

...

6.4. Formulas for calculating rates of late payment interest are specified in Articles 37 and 38 of the Decision No. 595/QD-BHXH.

7. Time of payment of social insurance contributions and premiums of health insurance and unemployment insurance

7.1. An employee who does not work or receive salary for at least 14 working days in a month (in case of 26 working days per month) is not required to pay social insurance contributions in this month. This period shall not be included in the payment period of social insurance contributions.

7.2. An employee who takes leave due to sickness for at least 14 working days in a month in accordance with regulations of law on social insurance is not required to pay insurance contributions and premiums but still receives benefits from health insurance

7.3. If an employee who takes leave due to maternity for at least 14 working days in a month, both he/she and his/her employer are not required to pay social insurance contributions and premiums of unemployment insurance and occupational accident and occupational disease. This period will be included in the payment period of social insurance contributions but not included in the payment period of unemployment insurance premiums and his/her health insurance premiums will be paid by the social insurance authority.

a) If a labor contract expires while an employee takes leave due to maternity, the maternity leave period from the time where he/she takes leave to the time when his/her labor contract expires shall be included in the payment period of social insurance contributions and the leave period after his/her labor contract expires shall not included in the payment period of social insurance contributions.

b) The maternity leave period of an employee who terminates his/her labor contract or employment contract or resigns before giving birth or adopting a child who is under 6 months shall not be included in the payment period of social insurance contributions.

c) If a female employee returns work before the prescribed leave period of childbirth expires, the maternity leave period from the time of leaving to the time of returning shall be included in the payment period of social insurance contributions; she and her employer shall pay insurance contributions and premiums from the time of returning onwards.

d) If the father or the direct fosterer, intended mother, intended father or the direct fosterer who is entitled to maternity benefits do not take leave, he/she and his/her employer will still pay insurance contributions and premiums.

...

...

...

8. Issuance and management of social insurance books

8.1. Participants in social insurance who have not been issued with social insurance books shall make a declaration of providing or adjusting the participant’s information in social insurance and health insurance using the specimen No.TK1-TS, specify their social insurance codes, declare sufficient information and take legal responsibility for the declared information.

Participants who have not obtained social insurance codes (including participants who fail to remember their codes) shall cooperate with the social insurance authorities or post offices in issuance of social insurance codes.

Notes: Employers and employees can search for their social insurance codes and codes of households participating in social insurance via the link https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx.

8.2. Every employee may only obtain a social insurance book with the only social insurance code during the participation period for monitoring payment of and handling social insurance and unemployment insurance benefits in accordance with regulations of law.

If a person has at least 2 social insurance books, all social insurance books shall be transferred to the last employer that will go through procedures for consolidation of social insurance books. If his/her insurance books have the same payment period of social insurance and unemployment insurance premiums, the social insurance authority shall refund premiums which has been paid to the retirement and death benefit fund and unemployment insurance fund by this person and his/her employer (including social insurance contributions and unemployment insurance premiums that shall be paid by his/her employer and excluding interest) to this person.

8.3. Employees shall maintain their social insurance books in accordance with regulations of Law on social insurance 2014. After social insurance authorities send separate documents for confirmation of payment period of social insurance and unemployment insurance by 2016 to employers, the employers shall send social insurance books (including covers and confirmations of social insurance books or social insurance books and their confirmations) to their employees.

If an employee resigns, his/her employer shall make a notice, according to which, the social insurance authority shall print out a separate document confirming the social insurance book for the following period and send it to the employer that shall send the confirmation to the employee. The employee is not required to submit his/her insurance book to the social insurance authority.

Note: Employees who are participating in social insurance and have their social insurance separate documents confirming the social insurance book monitored and printed out by 2016 by social insurance authorities and sent to their employers are not required to provide insurance books for social insurance authorities for confirming the following participation period.

...

...

...

8.5. Regarding employers owing social insurance contributions and premiums of unemployment insurance, occupational accident and occupational disease insurance, if their employees are eligible for receiving social insurance benefits or terminate their labor contracts or employment contracts, the employers shall pay sufficient insurance contributions and premiums and late payment interest in accordance with regulations and law. The social insurance authorities shall confirm social insurance books to promptly settle social insurance and unemployment insurance benefits for the employees.

If an employer has not paid sufficient insurance constructions and premiums, the social insurance authority shall confirm social insurance books for the period in which the insurance constructions and premiums have been paid. After debts of insurance premiums are paid, the social insurance authority shall make an additional confirmation in the social insurance books.

8.6. If an employer moves its premises in a province or changes its name, its employees’ social insurance books are not required to be confirmed.

9. Issuance and management of health insurance cards

9.1. A health insurance card shall be valid corresponding to the paid health insurance premium. The health insurance card is valid from the day on which the health insurance premium is paid. Health facilities receiving health insurance cards from the sick shall search for information on health insurance card on the portal of information on assessing health insurance cards to determine validity of the insurance premium cards.

9.2. Regarding employers who pay health insurance premiums at least 30 days late and have their health insurance cards expired If an employee incurs costs of medical examination or treatment when his/her insurance card has expired, the social insurance authority shall directly pay these cost after his/her employer pay sufficient late health insurance premiums.

9.3. Participants in health insurance who reside permanently or temporarily or work in a province or city may register for covered initial medical services at health facilities of communes or districts or equivalent levels or certain provincial or central health facilities announced quarterly on the website http://bhxhtphcm.gov.vn/.

9.4. A participant in health insurance is allowed to change the initial provider of covered medical services in the first month of a quarter.

9.5. An employee entitled to sickness or maternity benefits will continue using his/her issued health insurance card and is not required to replace the health insurance card. Regarding an employee takes leave without salary, if his/her employer makes a document on taking leave due to maternity, his/her insurance card shall be valid from the leave month to the expiry date of the issued card.

...

...

...

9.7. When the number of employees is reduced, the employer shall make a list of reduced participants and submit it to the social insurance authority through the e-transaction system within the month of reduction (including the last day of this month). An employer that makes a notice after the last day of the month of reduction shall pay health insurance premiums for the following month and health insurance cards shall be valid until the end of this month. Social insurance authorities shall not revoke health insurance cards issued to reduced participants.

For example, an employee resigns from July 28, 2017. If his/her employer makes a notice on August 01, 2017, the employer will pay health insurance premiums until the end of August, 2017 and not pay social insurance contributions and unemployment insurance premiums for August, 2017.

9.8. Employers shall notify employees who have resigned and are not subject to compulsory health insurance of participating in household health insurance to use medical services and ensure their continuous participation for 5 years in accordance with regulations of law on health insurance.

Note: If a household insurance card is renewed at least 10 days before the old health insurance card expires, the effective period of the new card will begin after the expiry date of the old card. If an employee participates in household health insurance when the old insurance card has expired for 3 months or less, the household insurance card will be valid from the day on which the household health insurance premium is paid.

9.9. From September 01, 2017, social insurance authorities shall issue health insurance cards according to social insurance codes.

10. Period of making documents

10.1. Employers may make documents on increasing, reducing and adjusting the number of employees or salaries of a month on all days of this month through the e-transaction system. However, to facilitate the monitoring and management of documents on reduction or adjustment, employers may make documents once a month.

For example, documents of August, 2017 shall be made from August 01 to August 31, 2017.

10.2. In case of increase in the number of employees, the employer shall promptly make a notice. Health insurance cards shall be valid from the day on which the notice is made through the e-transaction system.

...

...

...

Example: An employee resigns from July 31, 2017.

- When making documents of August, 2017, if his/her employer makes the notice on August 1, 2017, the employer shall pay additional health insurance premiums for August, 2017 and the employee's health insurance card will be valid until August 31, 2017.

- If his/her employer make the notice on July 28, 2017, the employer shall only pay insurance contributions and premiums for the employee until July, 2017 and the employee's health insurance card will be valid until July 31, 2017.

Note: After documents of August, 2017 are made, the employer shall not make documents of July, 2017 on remaining days of this month.

11. Specimens used for participation in social insurance, occupational accident and occupational disease insurance, health insurance and unemployment insurance

11.1 Declarations of providing or adjusting information on participants in social insurance and health insurance (Specimen No. TK1-TS)

This declaration shall be made by employees. A declaration of information on a participant in social insurance, health insurance, unemployment insurance and household's members will be made if the employee has no social insurance book or social insurance code.

Social insurance codes are searched for on the website https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

The declaration shall be made when changes occur.

...

...

...

This declaration shall be made by employers when they register the participation in social insurance health insurance and unemployment insurance and when they request for adjusting their information.

The declaration shall be made when changes occur.

11.3. Information declarations (specimen No. D01-TS)

Information declarations shall be made by employers in case of consolidating documents on employers and participants which are used as the basis for collecting arrears of social insurance, health insurance, unemployment insurance and occupational accident and occupational disease insurance; issuing, replacing or adjusting social insurance books and health insurance cards (enclosed with specimen No. D02-TS or specimen No.TK1-TS)

This type of declaration shall be made when changes occur.

11.4. The list of participants in social insurance, health insurance, unemployment insurance and occupational accident and occupational disease insurance (Specimen No. D02-TS)

The list shall be made by employers when they register participation in social insurance, health insurance, unemployment insurance, occupational accident and occupational disease; collect arrears of or make adjustment to payment of insurance contributions and premiums or make applications for issuing social insurance books and health insurance cards to their employees.

The list shall specify sufficient social insurance codes. If there is no social insurance code, the specimen No. TK1-TS specified in Section 11.1 shall be made.

The list shall be made when the abovementioned activities arise in this month. For example, documents of August, 2017 shall be made from August 01, 2017 to August 31, 2017.

...

...

...

These notifications shall be made by social insurance authorities based on data specified in specimen No. D02-TS, specimen No. D02a-TS and specimen No. C12-TS of the preceding month, data stored on software for managing collection of insurance contributions and premiums and proofs of payment of employers in this month.

Social insurance authorities shall make annual notifications and send them to employers before the 15^th day of the following month. After receiving notifications, employers shall inspect them and make comparison, if there is inaccurate information, the employers and social insurance authorities will compare their data.

Employers in Ho Chi Minh City are provided with the specimen No. C12-TS with digital signature on the website http://c12.bhxhtphcm.gov.vn.

- Employers access the abovementioned website, create user accounts and register by their valid digital signatures to download and receive the specimen No. C12-TS (Note: Employers may use digital signatures provided by organization recognized in accordance with regulations of law).

- Employers shall read instructions for use, create account and download C12-TS via the link http://tinyurl.com/bhxhtphcm-c12.

An employer that requires the specimen No. C12-TS bearing signature and seal of the social insurance authority shall specify month of request in order that the social insurance authority send the specimen the employer by post

Besides, social insurance authorities shall send the specimen No. C12-TS by email to employers that have registered with social insurance authorities through the e-transaction system (Employers should provide legal entity emails to ensure information security and restrict the provision of individual emails)

11.6. Notifications of payment of social insurance contributions, premiums of health insurance, unemployment insurance and occupational accident and occupational disease insurance using the specimen No. C13-TS

According to the lists of participants in social insurance, health insurance, unemployment insurance and occupational accident and occupational disease insurance and results of payment of insurance contributions and premiums in the previous year, social insurance authorities shall notify the payment of insurance contributions and premiums to employees on the website https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-dong-bao-hiem.aspx

...

...

...

This document comes into force from the day on which it is signed. Previous regulations that are not conformable with the Decision No. 595/QD-BHXH issued by the General Director of Vietnam Insurance Security shall be annulled.

P.P. GENERAL DIRECTOR
DEPUTY GENERAL DIRECTOR




Nguyen Thi Thu