Official Dispatch 679/BHXH-BT 2019 collection compulsory SI contributions employees nationals

• Official number: 679/BHXH-BT
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: Vietnam Social Insurance
• Signer: Tran Dinh Lieu
• Issued Date: 07/03/2019

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 679/BHXH-BT V/v hướng dẫn thu BHXH bắt buộc đối với lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam	Hà Nội, ngày 07 tháng 3 năm 2019

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Căn cứ Nghị định số 143/2018/NĐ-CP ngày 15/10/2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật bảo hiểm xã hội (BHXH) và Luật an toàn, vệ sinh lao động về BHXH bắt buộc đối với lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam (Nghị định số 143/2018/NĐ-CP); Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam ban hành quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT; BHXH Việt Nam hướng dẫn một số nội dung về thu BHXH bắt buộc đối với lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam (gọi chung là người lao động) như sau:

1. Về đối tượng, mức đóng, phương thức đóng, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc

1.1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc là người lao động theo quy định tại Điều 2 Nghị định số 143/2018/NĐ-CP;

1.2. Mức đóng, phương thức đóng của người lao động, đơn vị sử dụng lao động; tiền lương làm căn cứ đóng, thực hiện theo quy định tại các Điều 12, 13 và Điều 14 Nghị định số 143/2018/NĐ-CP.

2. Hồ sơ, biểu mẫu; quy trình thu, quản lý sổ BHXH

2.1. Hồ sơ, biểu mẫu quản lý thu BHXH thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam; Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018 của BHXH Việt Nam; hồ sơ và các biểu mẫu bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh (kèm theo Công văn này).

- Khi kê khai mẫu TK1-TS cần lưu ý:

+ Đối với người lao động đăng ký tham gia BHXH bắt buộc lần đầu, chưa được cấp mã số BHXH thì kê khai các nội dung, thông tin tại các điểm: [01], [02], [03], [04], [07.1], [07.2], [07.3], [07.4], [0.8], [0.9], [13], mục I;

+ Đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH: Kê khai các nội dung từ [01] đến [05], mục II;

+ Khi có thay đổi thông tin (về tên, họ, mã số BHXH, giới tính, quốc tịch,…): Kê khai các nội dung [01], [02], [03], [04] và [05] , mục II.

- Việc ghi họ, tên, giới tính, quốc tịch vào các mẫu biểu theo chữ viết phiên âm quốc tế. Trường hợp có hồ sơ kèm theo để thay đổi thông tin, mà hồ sơ do cơ quan nước ngoài cấp thì phải được dịch ra Tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2.2. Quy trình thu; cấp và quản lý sổ BHXH: Thực hiện như đối với đơn vị và người lao động Việt Nam cùng tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam.

3. Tổ chức thực hiện

3.1. BHXH Việt Nam:

a) Ban Thu, Ban Sổ - Thẻ:

- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc BHXH tỉnh, thành phố triển khai thực hiện theo quy định.

- Tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện mẫu biểu thu và mẫu sổ BHXH đối với lao động là công dân nước ngoài.

b) Trung tâm Công nghệ thông tin:

- Điều chỉnh phần mềm quản lý Thu - Sổ, thẻ (TST) để BHXH các địa phương tổ chức thực hiện công tác thu, quản lý thu BHXH; cấp và quản lý sổ BHXH đối với lao động là công dân nước ngoài theo đúng quy định.

- Hướng dẫn các đơn vị cung cấp dịch vụ kê khai hồ sơ điện tử điều chỉnh phần mềm đảm bảo kê khai tham gia BHXH bắt buộc đối với lao động là công dân nước ngoài theo quy định.

c) Các đơn vị khác thuộc BHXH Việt Nam theo chức năng, nhiệm vụ của mình thực hiện phối hợp, hướng dẫn quản lý việc thu BHXH đối với lao động là công dân nước ngoài tham gia BHXH bắt buộc.

3.2. BHXH tỉnh, thành phố:

- Phối hợp cơ quan quản lý nhà nước về lao động nắm bắt, xác định đối tượng tham gia BHXH là công dân nước ngoài để hướng dẫn, tổ chức thực hiện.

- Hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc đối với lao động là công dân nước ngoài theo đúng quy định. Sử dụng mẫu biểu theo mẫu quy định bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh.

- Trường hợp đơn vị có cả lao động là người Việt Nam và lao động là công dân nước ngoài thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì lập thêm mã thứ hai để theo dõi, quản lý thu BHXH đối với lao động là công dân nước ngoài.

Trên đây là một số nội dung hướng dẫn về hồ sơ, quy trình thu BHXH đối với lao động là công dân nước ngoài tham gia BHXH bắt buộc; trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, kịp thời phản ánh BHXH Việt Nam để nghiên cứu, giải quyết./.

Nơi nhận: - Như trên; - Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội; - Tổng Giám đốc (để báo cáo); - Các Phó Tổng Giám đốc; - Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam; - Lưu: VT, BT.

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Trần Đình Liệu

English

VIETNAM SOCIAL SECURITY -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No.679/BHXH-BT	Hanoi, March 07, 2019

To: Social Security Administrations of provinces and centrally-affiliated cities

Pursuant to Decree No.143/2018/ND-CP dated October 15, 2018 of the Government on elaboration of the Law on Social Insurance (SI) and Law on Occupational Safety and Health regarding participation in compulsory SI program of foreign employees working in Vietnam (Decree No.143/2018/ND-CP); Decision No.595/QD-BHXH dated April 14, 2017 of Vietnam Social Security providing for procedures for collection of SI contributions, premiums of health insurance, unemployment insurance, occupational accident and occupational disease insurance; management of SI books and health insurance cards; below are instructions for collection of compulsory SI contributions by employees who are foreign nationals working in Vietnam (hereinafter referred to as “employees”) from Vietnam Social Security:

1. With regard to participants in compulsory SI program, SI contribution rates and methods and salaries used to make compulsory SI contributions

1.1. Participants in compulsory SI program are employees specified in Article 2 of Decree No.143/2018/ND-CP;

1.2. SI contribution rates and methods of employees and employers; salaries as a basis for making SI contribution shall comply with regulations in Article 12, 13 and 14 of Decree No.143/2018/ND-CP.

2. Applications, forms; procedures for SI contribution collection and management of SI books

2.1. Applications and forms used for management of SI contribution collection shall comply with the guidance provided in Decision No.595/QD-BHXH dated April 14, 2017 of Vietnam Social Security; Declaration forms for participation in or adjustments to information about participation in SI and health insurance program (Form No.TK1-TS) shall comply with guidelines provided in Decision No.888/QD-BHXH dated July 16, 2018 of Vietnam Social Security; applications and forms in English and Vietnamese issued together with this Official Dispatch.

- Notes when filling in Form No.TK1-TS:

...

...

...

+ Employees issued with SS codes are required to fill in the field [01] through [05], Section II;

+ Fill in the fields [01], [02], [03], [04] and [05], Section II if there is any change to information about first name, surname, SS codes, gender, and nationality.

- Information about full name, gender and nationality shall be provided by using the International Phonetic Alphabet. The enclosed documents regarding changes to information issued by a foreign authority shall be translated into Vietnamese and certified as per Vietnamese law provisions.

2.2. Procedures for SI contribution collection; management and issuance of SI books: Follow the same procedures applied to Vietnamese employers and employees participating in social insurance, health insurance and unemployment insurance program under the guidance provided in Decision No.595/QD-BHXH dated April 14, 2017 of Vietnam Social Security.

3. Implementation

3.1. Vietnam Social Security:

a) Collection Division and Social Security Booklet – Card Division shall:

- provide guidelines, check and urge Social Security Administrations in provinces and cities to take actions as regulated.

- continue to study and complete forms of SI contribution collection and SI book used for foreign employees.

...

...

...

- adjust the software used for management of collection- booklets and cards (TST) for local Social Security Administrations to collect SI contributions and management of such collection; issue and manage SI books for foreign employees as regulated.

- instruct providers of services of e-declaration to adjust the software used for guarantee of declaration of participation in compulsory SI program for foreign employees as regulated.

c) Other entities affiliated to Vietnam Social Security shall, as authorized and assigned, cooperate and provide guidelines for management of collection of SI contributions made by foreign employees participating in compulsory SI program.

3.2. Social Security Administrations of provinces and cities shall:

- cooperate with labor state management agencies in grasping and determining participants in SI program that are foreign employees for providing guidelines on implementation.

- instruct employers to make applications for registration of participation in compulsory SI program for foreign employees as regulated. Use the specified forms in Vietnamese and English.

- If the employer has both Vietnamese and foreign employees who are required to participate in compulsory SI program, a second code shall be set up for supervising and managing collection of SI contributions made by foreign employees.

Above are some instructions for applications and procedures for SI contribution collection applied to foreign employees participating in compulsory SI program; Should any question arise during implementation, the entities concerned shall promptly inform Vietnam Social Security for further instructions./.

...

...

...

PP. DIRECTOR GENERAL
DEPUTY DIRECTOR GENERAL




Tran Dinh Lieu