|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT
NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1746/BHXH-QLT
V/v hướng dẫn nghiệp vụ sổ BHXH
|
TP. Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 7 năm 2016
|
|
Kính
gửi:
|
- Các phòng chức năng thuộc BHXH
thành phố;
- Bảo hiểm xã hội quận, huyện.
|
Thực hiện Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày
09/09/2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quyết định ban hành Quy định
về quản lý thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp
(BHTN); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.
Nhằm thống nhất nguyên tắc giải quyết
trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến sổ bảo hiểm xã
hội, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn như sau:
I. Nguyên tắc
chung:
1. Mỗi người lao động (NLĐ) chỉ được
cấp một sổ BHXH với mã số định danh duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để
theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp NLĐ có nhiều sổ thì phải
tiến hành gộp dữ liệu về sổ gốc.
- Sổ gốc là sổ đang hưởng các chế độ
hàng tháng; hoặc sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng BHXH 1
lần; hoặc đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn quá trình BHTN.
- Sau khi gộp sổ phải thu hồi sổ và hủy
các số sổ BHXH không phải là sổ gốc đã được gộp; thu hồi sổ gốc cấp lại tờ bìa
và tờ rời mới.
- Trường hợp có quá trình tham gia
BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không đủ 10 ký tự thì lấy số
sổ BHXH liền kề sau đó là sổ gốc.
3. Đối với những sổ gộp có thời gian
đóng trùng quá trình BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng
BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:
- Sổ đang hưởng các chế độ hàng
tháng.
- Sổ đã đóng BHXH, BHTN theo hợp đồng
lao động giao kết đầu tiên.
- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh,
thành phố khác, nếu NLĐ muốn giữ thời gian đóng tại thành phố, thì yêu cầu NLĐ
liên hệ BHXH tỉnh, thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ.
Lưu ý:
Nếu quá trình đóng trùng nhau thì thực hiện giảm
trùng trên số sổ xác định phải hủy do gộp, không thực hiện giảm xen kẽ quá
trình trùng của các sổ khác nhau.
II. Nguyên tắc xử
lý khi giải quyết các nội dung liên quan sổ BHXH
1. Cấp số sổ BHXH (số định
danh) mới
Khi có yêu cầu cấp mới số sổ BHXH, Bộ
phận giải quyết phải căn cứ số chứng minh nhân dân (hoặc số căn cước) rà soát
trong phần mềm quản lý thu và chỉ cấp số sổ mới khi không phát hiện được NLĐ có
bất kỳ số sổ nào.
a. Trường hợp phát hiện NLĐ đã có 1 số
sổ hợp lệ (trừ các số sổ tạm, số sổ không đủ 10 ký tự...) thì ghi nhận tăng mới
BHXH theo số sổ đó.
b. Trường hợp phát hiện NLĐ có nhiều
số sổ, thì sử dụng tiện ích tra cứu kiểm tra những sổ đó đã hưởng chế độ hay
chưa:
+ Nếu tất cả sổ đều đã hưởng BHXH 1 lần
và trợ cấp thất nghiệp thì giữ số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng để cấp cho
người lao động, đồng thời tiến hành cắt dữ liệu và lập biên bản hủy các sổ còn
lại. Trường hợp có sổ còn quá trình đóng BHTN chưa hưởng thì lấy số sổ này để cấp
cho người lao động tiếp tục tham gia.
+ Nếu các sổ đều không xác định được
thì tạm thời lấy số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng và kèm theo Phiếu yêu cầu
gộp sổ (P01-ĐV) chuyển đơn vị.
c. Trường hợp không phát hiện số sổ
nào, nhưng trong phần khai báo tăng mới BHXH, đơn vị có ghi số sổ cũ (kể cả số
sổ do tỉnh, thành phố khác cấp), thì dùng số sổ của đơn vị khai báo.
2. Xử lý khi phát hiện nhiều sổ:
Khi có yêu cầu chốt sổ BHXH hoặc cấp
lại sổ; giải quyết hồ sơ hưu trí, BHXH 1 lần, tử tuất, tai nạn lao động - bệnh
nghề nghiệp, thai sản cá nhân... thì căn cứ số CMND (hoặc số căn cước) rà soát
trong phần mềm quản lý thu và chỉ thực hiện khi NLĐ chỉ có một số sổ. Nếu phát
hiện nhiều số sổ thực hiện như sau:
a. Trường hợp các sổ này đã nhận BHXH
1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12
tháng nhưng người lao động không cung cấp sổ hoặc đơn không thừa nhận thì thực
hiện khóa dữ liệu và hủy các sổ này đồng thời chốt sổ, cấp lại sổ.
b. Trường hợp vẫn còn các sổ chưa hưởng
BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp và có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12
tháng trở lên nhưng người lao động không cung cấp sổ hoặc đơn không thừa nhận
thì trả lại hồ sơ lập Phiếu yêu cầu gộp sổ (P01-ĐV).
III. Nguyên tắc xử
lý khi có quá trình đóng BHXH trùng
1. Người lao động chưa hưởng chế độ
ngắn hạn hoặc đã hưởng chế độ ngắn hạn nhưng quá trình cần giảm trùng có mức
lương thấp hơn hoặc bằng mức lương của quá trình giữ lại thì thực hiện giảm
trùng.
2. Người lao động đã hưởng chế độ ngắn
hạn cả 2 sổ hoặc hưởng chế độ ngắn hạn 1 sổ nhưng quá trình cần giảm trùng có mức
lương cao hơn mức lương của quá trình giữ lại thì ra quyết định thu hồi số tiền
chênh lệch đã giải quyết chế độ, sau khi thu hồi được tiền thì thực hiện giảm
trùng.
Ví dụ 1: Người lao động có sổ A là sổ gốc có mức
tiền lương là 5.000.000 và sổ B có mức tiền lương là 7.000.000, cả 2 sổ cùng
được giải quyết chế độ ốm đau ngày 15/12/2015 (giải quyết trùng 2 lần). Trường hợp này
phải thu hồi số tiền đã giải quyết tại sổ B với mức lương là 7.000.000, sau đó
mới tiến hành giảm trùng và gộp sổ.
Ví dụ
2: Người lao động có sổ A là sổ gốc có mức tiền
lương là 5.000.000 và sổ B có mức tiền lương là 7.000.000, chỉ sổ B được giải quyết chế độ ốm đau ngày 15/12/2015 (giải quyết 1 lần). Trường hợp này phải thu hồi số tiền
chênh lệch 2.000.000 đã giải quyết giữa sổ B và sổ A, sau đó mới tiến hành giảm
trùng và gộp sổ.
3. Khi giảm trùng có số tiền phải
hoàn trả cho người lao động thì thực hiện qua đơn vị nơi người lao động đang
tham gia, trường hợp đã thôi việc hoặc thời gian giảm trùng đã được bảo lưu thì ra quyết định hoàn trả trực tiếp cho người lao động.
4. Trường hợp người lao động có yêu cầu
cấn trừ số tiền phải thu hồi và số tiền giảm trùng (hoàn trả) thì các bộ phận
liên quan phối hợp tổ chức thực hiện theo yêu cầu của người lao động. Trường hợp số tiền thu hồi lớn hơn số tiền hoàn trả thì sau khi thu hồi xong số
tiền chênh lệch mới hoàn chỉnh sổ và trả cho người lao động.
5. Nếu giảm quá trình đóng BHTN giữa
các sổ làm giảm hoặc tăng mức hưởng hoặc số tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp thì
sau khi gộp sổ, bộ phận quản lý thu thực hiện chuyển Phòng Chế độ BHXH có văn bản
đề nghị Trung tâm Dịch vụ Việc làm Thành phố điều chỉnh quyết định hưởng.
IV. Một số lưu ý
khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH:
1. Những trường hợp sổ bị hủy theo những
quy định trên khi người lao động có đơn yêu cầu và cung cấp được những sổ này
thì phục hồi quá trình và chuyển dữ liệu về số sổ gốc đồng
thời thực hiện chốt lại sổ gốc. Khi phục hồi quá trình thì người lao động chỉ
được bảo lưu thời gian tham gia BHXH, BHTN và chỉ dùng để giải
quyết chế độ cho lần sau không xem xét giải quyết lại các chế độ đã hưởng trước
đó.
2. Trường hợp đơn vị hoặc người lao động
nộp hồ sơ gộp và chốt sổ nhưng quá trình tham gia tại đơn vị trước đó chưa được
chốt sổ do đơn vị nợ không có khả năng thanh toán, phá sản, giải thể, chủ bỏ trốn...
và người lao động có đơn yêu cầu chốt sổ với quá trình đóng BHXH, BHTN tương ứng
với thời gian đơn vị đóng đủ thì vẫn thực hiện gộp sổ đồng thời khóa dữ liệu
quá trình BHXH, BHTN còn nợ. Khi đơn vị thực hiện nộp đủ tiền thì phục hồi lại
thời gian tham gia này và chỉ dùng để giải quyết chế độ cho lần sau không xem
xét giải quyết lại các chế độ đã hưởng trước đó.
3. Đơn vị gộp sổ không nhất thiết phải
là đơn vị sau cùng. Tuy nhiên, cán bộ xử lý nghiệp vụ phải đảm bảo quá trình
tham gia của những đơn vị trước đó đã được chốt bảo lưu. Trường hợp chưa chốt bảo
lưu thì bộ phận quản lý thu lập C02-TS gửi qua FTP để phối
hợp với cơ quan BHXH nơi phải thực hiện chốt dữ liệu, thời gian xử lý C02-TS
không quá 1 ngày, sau đó chuyển quá trình về sổ gốc cho NLĐ. Trường hợp bất khả
kháng mới trả lại sổ cho người lao động.
4. Trường hợp sổ không phải là sổ gốc đã hưởng BHXH 1 lần nhưng vẫn còn quá trình BHTN chưa hưởng
thì cắt dữ liệu BHXH đã hưởng, chuyển quá trình BHTN còn lại về sổ gốc và thực
hiện nghiệp vụ hủy sổ.
5. Người lao động có nhiều số sổ BHXH
nhưng chỉ cung cấp được sổ thuộc tỉnh, thành phố khác, các sổ còn lại tham gia
tại BHXH Thành phố Hồ Chí Minh mà người lao động không thừa nhận hoặc đã hưởng
hết các chế độ, thực hiện khóa dữ liệu và hủy sổ theo quy định.
6. Người lao động cam kết sổ đã hưởng
BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp, nhưng dữ liệu tra cứu của cơ quan BHXH không
thể hiện thì vẫn thực hiện khóa dữ liệu như nội dung cam kết của NLĐ và giải
quyết hồ sơ.
7. Đối với các sổ BHXH có quá trình
đóng trùng nhau, trong đó có sổ đã hưởng BHXH 1 lần (kể cả thời gian đóng BHTN
trùng chưa hưởng) thì khóa dữ liệu của sổ đã hưởng đó đồng thời hủy sổ, không
thực hiện giảm trùng trên số sổ còn lại.
8. Các trường hợp phục hồi lại quá
trình BHTN trước đây của người lao động do đã hưởng sai quy định và bị thu hồi
tiền trợ cấp thất nghiệp, sổ này đã bị hủy khi gộp. Khi có quyết định thu hồi của
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nhưng quá trình tham gia BHTN cần phục hồi
bị khóa thì cơ quan BHXH nơi xử lý hồ sơ lập C02-TS (kèm phiếu thu và Quyết định
thu hồi trợ cấp thất nghiệp) gửi qua FTP đến cơ quan BHXH nơi khóa để mở khóa,
thời gian xử lý C02-TS không quá 1 ngày. Nếu dữ liệu chốt sổ có quá trình BHTN
tại tỉnh không có dữ liệu trên trang thông tin điện tử của BHXH Việt Nam thì bộ
phận quản lý thu liên hệ Trung tâm Dịch vụ Việc làm Thành phố đề nghị cung cấp
bản sao sổ BHXH đang lưu trữ tại trung tâm để phục hồi quá trình BHTN.
9. Khi giải quyết các nghiệp vụ BHXH,
phát hiện sổ BHXH đã được cấp lại do mất nhưng NLĐ nộp sổ không phải là sổ cấp
lại do mất thì lập biên bản thu hồi sổ, đồng thời có phiếu yêu cầu trả về và
không giải quyết hồ sơ.
10. Trường hợp khi gộp sổ phát hiện
các sổ có quá trình tham gia trùng khớp nhau trong cùng 1 đơn vị về thời gian
đóng, mức lương do trước đây đã được gộp sổ nhưng chưa hủy hoặc chưa chuyển quá
trình về sổ gốc thì không thực hiện cấp lại sổ hoặc giảm thu đối với sổ đóng
trùng.
Yêu cầu BHXH quận, huyện và các phòng
nghiệp vụ có liên quan thực hiện đúng nội dung hướng dẫn trên các nội dung hướng
dẫn trước đây trái văn bản đều bị bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng
mắc thì phản ánh về BHXH Thành phố (các phòng nghiệp vụ liên quan) để được giải
quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Ban Giám đốc;
- Các phòng nghiệp vụ;
- Lưu VT, QLT.
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thị Thu
|
P01-ĐV
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
BẢO HIỂM XÃ HỘI
QUẬN (HUYỆN)
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /PYC-BHXH
|
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016
|
PHIẾU
YÊU CẦU
V/v yêu cầu người lao động gộp sổ BHXH
Bảo hiểm xã hội
..........................................................................................
thông báo đến
Đơn vị:
.............................................................................................................................
các trường hợp người lao động đã được
cấp nhiều sổ BHXH như sau:
|
STT
|
Họ
và tên
|
Số sổ BHXH đã cấp
|
Tên
đơn vị tham gia BHXH sau cùng
|
Cơ
quan BHXH quản lý sau cùng
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Đề nghị ông (bà) nộp lại toàn bộ các sổ BHXH nói
trên cho đơn vị để lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.
Trường hợp người lao động không cung cấp
được sổ BHXH thì phải có đơn trình bày cụ thể lý do và cam kết chịu trách nhiệm
đối với nội dung trình bày.
Trân trọng./.
Số sổ ………… đã
được giải quyết chốt sổ/ Cấp lại sổ do NLĐ có nhiều sổ không in tờ
rời, tờ bìa. Căn cứ xác nhận này để
thực hiện gộp sổ.
P02-CN
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
BẢO HIỂM XÃ HỘI
QUẬN (HUYỆN)
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/PYC-BHXH
|
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 201
|
PHIẾU
YÊU CẦU
V/v yêu cầu người lao động gộp sổ BHXH
Bảo hiểm xã hội
..........................................................................................
thông báo đến
Ông (bà):
..........................................................................................................................
về việc đã được cấp nhiều sổ BHXH như
sau:
|
STT
|
Số
sổ BHXH đã cấp
|
Tên
đơn vị tham gia BHXH sau cùng
|
Cơ
quan BHXH quản lý sau cùng
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Đề nghị ông (bà) nộp lại toàn bộ các sổ BHXH nói
trên cho đơn vị để lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.
Trường hợp ông (bà) không cung cấp được sổ BHXH thì phải trình bày cụ thể lý do và cam kết chịu
trách nhiệm đối với nội dung trình bày.
Trân trọng./.
Số sổ ………… đã
được giải quyết chốt sổ/ Cấp lại sổ do NLĐ có nhiều sổ không in tờ
rời, tờ bìa. Căn cứ xác nhận này để
thực hiện gộp sổ.
G01-NB
Kính gửi:
Bảo hiểm xã hội ………………………..
Căn cứ Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày
09/09/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội………………………..đề nghị Bảo hiểm xã hội…………………..thực hiện điều chỉnh
hồ sơ của người tham gia BHXH như sau:
|
STT
|
Họ
và tên
|
Số
sổ BHXH đã hủy
|
Chuyển
về số sổ BHXH gốc
|
Ghi
chú
|
|
1
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trân trọng./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT, BHXH quận…..
|
GIÁM ĐỐC
|
G02-NT
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP.HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/BHXH-QLT
V/v gộp sổ BHXH cho người lao động
|
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 201
|
Kính gửi:
Bảo hiểm xã hội ………………………..
Căn cứ Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày
09/09/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội………………………..đề nghị Bảo hiểm xã hội…………………..thực hiện điều chỉnh
hồ sơ của người tham gia BHXH như sau:
|
STT
|
Họ
và tên
|
Số
sổ BHXH đã hủy
|
Chuyển
về số sổ BHXH gốc
|
Ghi
chú
|
|
1
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trân trọng./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- NLĐ (nếu có thời gian đóng trùng);
- Lưu VT, Đơn vị soạn thảo VB.
|
GIÁM ĐỐC
|
Ghi chú: Nếu có thời gian đóng trùng cần thoái thu ở
ngoài tỉnh thì ghi thêm lý do “có thời gian đóng
trùng tại Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh từ ......./......../........ đến ……./……../…….; đề nghị thoái trả cho người lao động”.
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------
ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC MINH SỐ CHỨNG MINH NHÂN DÂN GỐC
Kính gửi:
Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH tỉnh, (TP) …..………………..
Tôi tên là:
………………………….……..………. ; Giới
tính:...............................................
Sinh ngày: ………………..; Nguyên
quán:.........................................................................
CMND số: …………….. ; Cấp ngày: …………….; Cấp tại:...............................................
Nơi ĐKHK thường trú:
......................................................................................................
.........................................................................................................................................
Địa chỉ liên lạc:..................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Số điện thoại liên lạc:........................................................................................................
Nay tôi viết đơn này, đề nghị quý cơ
quan xác minh số chứng minh nhân dân (CMND) gốc, để tôi bổ túc hồ sơ tham gia
và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.
Lý do: Số CMND của tôi bị trùng với một người khác, cụ thể:
Họ tên người trùng:
………………………………….; Giới tính:.........................................
Sinh ngày: ………………..; Nguyên quán:........................................................................
CMND số: …………….. ; Cấp ngày: …………….; Cấp tại:..............................................
Nơi ĐKHK thường trú:
.....................................................................................................
.........................................................................................................................................
Hồ sơ gửi
kèm:
- CMND (photo) mang tên:...............................................................................................
- CMND (photo) mang tên:...............................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Tôi xin thành thật cám ơn./.
|
|
………, ngày…..tháng…..năm…….
NGƯỜI VIẾT ĐƠN
|
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
BẢO HIỂM XÃ HỘI
QUẬN (HUYỆN)
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/PTT-BHXH
|
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 201
|
PHIẾU THÔNG TIN
V/v yêu cầu đơn vị chuyển trả số tiền thoái thu cho người lao động
Trong Thông báo kết quả đóng BHXH,
BHYT, BHTN tháng …../20... của đơn vị:
...........
Bảo hiểm xã hội ………………. đã điều chỉnh giảm ……………… đồng, là số tiền thoái
thu cho:
Ông (Bà): …………………………………………; Số sổ......................................................
…
…
khi thực hiện gộp sổ BHXH do đóng
trùng nhiều nơi.
Đề nghị đơn vị hoàn trả lại cho người
lao động số tiền nói trên, (Đính kèm 01 bản D02-TS).
Trân trọng./.
|
Nơi nhận:
- Tên đơn vị;
- Lưu VT, QLT.
|
|