|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
44/2024/QĐ-UBND
|
Hà Nam, ngày 21
tháng 8 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ
QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm
2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6
năm 2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng
4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12
tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa
các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Thực hiện Quyết định số 395/QĐ-BTTTT ngày 23
tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành hướng dẫn
về việc sử dụng mã định danh văn bản và bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ
thuật trong xây dựng hệ thống quản lý văn bản và điều hành (phiên bản 1.0);
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền
thông.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử
giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Nam.
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực thi hành từ ngày 04 tháng 9 năm 2024 và thay thế Quyết định số
40/2019/QĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy
chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại các cơ quan hành
chính nhà nước tỉnh Hà Nam.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và
các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Vụ Pháp chế - Bộ TTTT;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư pháp;
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Cổng TTĐT tỉnh; Công báo tỉnh;
- VPUB: CPVP, các phòng, ban, TT trực thuộc;
- Lưu: VT, VXNV(D).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Đức Vượng
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA
CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 44/2024/QĐ-UBND ngày 21/8/2024 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Hà Nam)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về việc
tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành
chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Nam thông qua Hệ thống quản lý văn bản và
điều hành tỉnh Hà Nam.
2. Quy chế này không áp dụng đối
với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định
của pháp luật.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự
nghiệp thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc; Ủy ban
nhân dân cấp xã và các cơ quan, đơn vị khác (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị)
có sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Hà Nam.
2. Cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động của các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều này (sau đây gọi
tắt là cán bộ, công chức) có tham gia sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh Hà Nam.
3. Khuyến khích các cơ quan,
đơn vị không thuộc khoản 1 Điều này trên địa bàn tỉnh áp dụng Quy chế này trong
việc gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Văn bản điện tử là văn bản
dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và
trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
2. Hệ thống quản lý văn bản và
điều hành tỉnh Hà Nam là hệ thống thông tin dùng chung, phục vụ việc gửi, nhận,
quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử; xử lý thông tin, giải quyết công việc,
phục vụ chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị trên môi trường mạng và được
kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản
điện tử với các bộ, ngành, địa phương khác; kết nối, liên thông với Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ chức và các hệ thống thông tin khác
của tỉnh Hà Nam.
Điều 4. Giá
trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số
theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh Hà Nam có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc
khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh
Hà Nam có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Điều 5.
Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử
1. Tuân thủ quy định của pháp
luật về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về an ninh mạng và quy định
khác của pháp luật có liên quan.
2. Tất cả các văn bản điện tử
thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, đơn vị phải được gửi,
nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường hợp bên gửi hoặc
bên nhận chưa có Hệ thống quản lý văn bản và điều hành kết nối, liên thông với
nhau.
3. Các cơ quan, đơn vị không
phát hành văn bản giấy khi đã gửi văn bản điện tử được ký số theo quy định, trừ
các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này.
4. Bên nhận có quyền từ chối nhận
văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về
gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản
hồi cho bên gửi được biết thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc
Trục liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định.
5. Các loại văn bản điện tử gửi
kèm văn bản giấy:
a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ;
b) Văn bản gửi các bộ, ngành
theo quy định của các bộ, ngành;
c) Văn bản, hồ sơ theo quy định
tại các văn bản quy phạm pháp luật;
d) Văn bản, hồ sơ có thành phần
phức tạp, khó khăn trong việc số hóa (bao gồm bản đồ, bản vẽ thiết kế, ấn phẩm,
vật phẩm...).
Điều 6. Yêu
cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được đảm
bảo tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong
quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải được
phát hành ngay trong ngày được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm
giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Trường hợp văn bản điện tử thuộc
loại khẩn phải được đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã
ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
3. Văn bản điện tử phải được
theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành.
4. Văn bản điện tử phải bảo đảm
yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Chính phủ; về định
dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
5. Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng
kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành.
6. Cơ quan, đơn vị gửi phải kiểm
tra, giám sát được toàn bộ trạng thái, tình trạng gửi, nhận văn bản điện tử gửi
đi của cơ quan, đơn vị mình. Trường hợp văn bản điện tử đã được gửi đi nhưng cơ
quan, đơn vị nhận chưa nhận được thì cơ quan, đơn vị gửi phải có trách nhiệm
thông báo (qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại...) để các cơ quan, đơn vị nhận
kịp thời xử lý.
Điều 7. Thời
điểm gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi văn bản điện tử
đến bên nhận là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư bên gửi phát hành
trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và có hồi báo văn bản gửi thành
công.
2. Thời điểm nhận văn bản điện
tử là thời điểm văn bản điện tử đó được nhập vào Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của bên nhận mà bên nhận có thể truy cập và sử dụng văn bản điện tử từ thời
điểm đó.
3. Thời gian gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng
bộ theo Trục liên thông văn bản quốc gia.
Điều 8. Đầu
mối cơ quan, đơn vị gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân
dân tỉnh và Quy chế này.
2. Văn phòng hoặc phòng hành
chính các sở, ban, ngành và đơn vị sự nghiệp trực thuộc gửi, nhận văn bản điện
tử thuộc phạm vi thẩm quyền quản lý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và theo Quy
chế làm việc của cơ quan, đơn vị và Quy chế này.
3. Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân cấp huyện gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền
quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và
theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Quy chế này.
4. Công chức Văn phòng - Thống
kê của Ủy ban nhân dân cấp xã gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền
quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và theo Quy
chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã và Quy chế này.
Chương II
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ
LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 9. Nội
dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
Thực hiện theo quy định tại Điều
10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg .
Điều 10.
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản điện tử đến:
Trước khi tiếp nhận, văn thư
bên nhận kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử đến:
a) Trường hợp đảm bảo tính xác
thực, tính toàn vẹn trên văn bản điện tử được ký số thì văn thư bên nhận tiến
hành tiếp nhận trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
b) Trường hợp không đảm bảo
tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử được ký số, hoặc gửi sai nơi
nhận thì văn thư bên nhận phải trả lại cho bên gửi trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn
thư bên nhận báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho bên gửi
văn bản.
2. Số hóa văn bản đến từ văn bản
giấy
Đối với văn bản đến là văn bản
giấy: Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị
theo quy định tại Mục I Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
3. Đăng ký văn bản điện tử đến
a) Sau khi tiếp nhận văn bản điện
tử đến hoặc văn bản giấy đến đã thực hiện số hóa và ký số theo quy định, văn
thư cơ quan tiến hành đăng ký, cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành các thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Mục
II Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính
xác;
b) Số đến của văn bản được lấy
liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống
nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử và lưu trong Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành;
c) Hằng năm, văn bản đến được
đăng ký vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải được in ra giấy đầy đủ
các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản
lý.
Điều 11.
Trình, chuyển giao văn bản điện tử đến
1. Văn thư cơ quan trình văn bản
điện tử đến hoặc văn bản giấy đến đã thực hiện số hóa và ký số theo quy định đến
người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành.
2. Người có thẩm quyền ghi ý kiến
chỉ đạo giải quyết văn bản đến và cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý
văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao
giải quyết.
Đối với văn bản liên quan đến
nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp
giải quyết.
3. Trường hợp văn bản điện tử gửi
kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được
người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 12.
Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến
Thực hiện theo quy định tại Điều
24 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 13.
Soạn thảo, ban hành, phát hành văn bản đi
1. Soạn thảo văn bản đi
a) Văn bản đi để xử lý hoặc phản
hồi cho văn bản đến, thì cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản đi phải xử
lý từ văn bản đến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
b) Cá nhân được giao chủ trì soạn
thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức
độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn
thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo
văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
và cập nhật các thông tin cần thiết; thực hiện gửi xin ý kiến các đơn vị, cá
nhân liên quan (nếu cần); tiếp thu, hoàn thiện bản thảo văn bản; trình lãnh đạo
đơn vị kiểm tra và (hoặc) trình người có thẩm quyền ký ban hành trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;
c) Trường hợp cần sửa đổi, bổ
sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến trên Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn
thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản;
d) Cá nhân được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật
về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
2. Kiểm tra văn bản trước khi
ký ban hành
a) Người đứng đầu đơn vị soạn
thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước
pháp luật về nội dung văn bản;
b) Người được giao trách nhiệm
kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản.
3. Ký ban hành văn bản điện tử
a) Người có thẩm quyền ký ban
hành văn bản: Sử dụng chữ ký số của cá nhân để ký số lên văn bản điện tử và chuyển
văn thư cơ quan đăng ký, phát hành văn bản đi trên Hệ thống quản lý văn bản và
điều hành;
b) Người ký văn bản phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ
quan phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan ban
hành;
c) Vị trí, hình ảnh chữ ký số của
người có thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại khoản 7 Mục
II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
4. Đăng ký, phát hành văn bản
đi
a) Văn thư cơ quan sử dụng chức
năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để cập nhật số, ngày, tháng, năm
ban hành văn bản lên văn bản điện tử đã được ký số của người có thẩm quyền ký
ban hành;
b) Phát hành văn bản giấy từ
văn bản điện tử được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện
in văn bản điện tử đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, nhân bản,
đóng dấu của cơ quan, đơn vị để tạo thành bản chính văn bản giấy và phát hành
văn bản giấy theo quy định;
c) Phát hành văn bản điện tử
trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành: Văn thư cơ quan sử dụng chữ ký số của
cơ quan, đơn vị để ký số lên văn bản điện tử đã được ký số của người có thẩm
quyền:
Vị trí, hình ảnh chữ ký số của
cơ quan thực hiện theo quy định tại khoản 8 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ;
Cập nhật đầy đủ, chính xác
thông tin cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân theo nơi nhận văn bản và phát hành
văn bản điện tử đi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp văn bản
đi có đề nghị văn bản phản hồi, phải cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu phản hồi,
thời hạn xử lý.
d) Thu hồi văn bản điện tử:
Trường hợp nhận được văn bản
thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo qua Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành để bên gửi biết;
đ) Hằng năm, văn bản đi được
đăng ký trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải được in ra giấy đầy đủ
các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
5. Theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi:
a) Văn thư cơ quan, đơn vị gửi
văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị thuộc
đối tượng nhận;
b) Người chủ trì soạn thảo văn
bản đi có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị
mình gửi.
Điều 14. Lập
danh mục, hồ sơ điện tử
1. Các cơ quan, đơn vị phải ban
hành Danh mục hồ sơ ngay từ đầu năm, gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn
cứ để lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ được lập theo quy định tại Mục I, II Phụ lục V
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc có trách nhiệm tạo lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị ban hành; thu thập,
cập nhật thông tin, văn bản, tài liệu vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ theo quy định
tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 15.
Quản lý, lưu trữ văn bản và hồ sơ điện tử
1. Tất cả văn bản đến, văn bản
đi phải được cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan,
đơn vị (trừ văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước).
2. Bản gốc văn bản điện tử phải
được lưu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, đơn vị ban
hành văn bản và thay cho văn bản giấy.
3. Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 30, Điều 31 Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 16. Tổng
hợp thông tin, tình hình gửi, nhận văn bản điện tử
1. Việc tổng hợp, trích xuất
thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ
quan, đơn vị được thực hiện tự động trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử
của các cơ quan, đơn vị thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và công
khai trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, phục vụ chấm điểm cải cách
hành chính, đánh giá kết quả chuyển đổi số và sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban
nhân dân tỉnh.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 17.
Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Là cơ quan quản lý Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành tỉnh Hà Nam; là đầu mối phối hợp với Văn phòng
Chính phủ triển khai kết nối Hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục
liên thông văn bản quốc gia.
2. Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc
các cơ quan, đơn vị về việc sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhằm
đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg và Quy chế này.
3. Chủ trì, phối hợp với Sở
Thông tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan tổ chức kiểm tra, tổng hợp
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử giữa
các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
4. Chủ trì, phối hợp với Sở
Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan thực hiện kết nối,
liên thông, đồng bộ dữ liệu giữa Hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Hệ
thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Hà Nam, Trung tâm Giám sát,
điều hành thông minh tỉnh Hà Nam, Hệ thống lập hồ sơ lưu trữ điện tử và các hệ
thống thông tin khác nhằm đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của các cơ quan,
đơn vị.
5. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan liên quan tổ chức đào tạo, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên
chức nâng cao kỹ năng sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong điều
hành, giải quyết công việc.
Điều 18.
Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì, phối hợp với Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Tham mưu, đề xuất các chính
sách, quy định, nhằm tăng cường công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin
trong việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử; thường xuyên tập huấn, hướng
dẫn thực hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
3. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh
ban hành cấp mới, điều chỉnh, bổ sung, cập nhật kịp thời mã định danh của các
cơ quan, đơn vị phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương
và giữa các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Hà Nam.
4. Hỗ trợ, hướng dẫn các cơ
quan, đơn vị về sử dụng mã định danh khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử
trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
5. Hỗ trợ, hướng dẫn các cơ
quan, đơn vị trong việc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử theo quy định hiện
hành.
Điều 19. Sở
Nội vụ
1. Chủ trì, phối hợp với Sở
Thông tin và Truyền thông tổ chức đánh giá, chấm điểm công tác cải cách hành
chính liên quan đến việc thực hiện Quy chế này; xét thi đua, khen thưởng hằng
năm.
2. Chủ trì, phối hợp với Sở
Thông tin và Truyền thông và cơ quan có liên quan hướng dẫn thực hiện quy định
của pháp luật về sử dụng, lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử; nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ.
Điều 20.
Trách nhiệm của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành
1. Cung cấp dịch vụ Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành tỉnh Hà Nam đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, chức năng của hệ
thống, chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống; yêu cầu về ký số, gửi, nhận văn bản
điện tử; bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ; kết nối, liên thông, chia sẻ dữ
liệu với các hệ thống thông tin khác theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số
30/2020/NĐ-CP , Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg , Quyết định số 395/QĐ-BTTTT , Quy chế
này và các quy định khác có liên quan.
2. Quản lý, vận hành hệ thống
hoạt động ổn định liên tục; tốc độ truy nhập nhanh, đáp ứng yêu cầu gửi, nhận
văn bản điện tử, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị trên Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành.
3. Bố trí nhân lực hỗ trợ các
cơ quan, đơn vị trong quá trình quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành. Khi hệ thống xảy ra sự cố phải có phương án kịp thời khắc phục, xử lý
nhanh nhất có thể.
Điều 21.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị:
a) Chịu trách nhiệm tổ chức triển
khai và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức, viên chức
thực hiện Quy chế này; gương mẫu trong việc sử dụng văn bản điện tử, sử dụng chữ
ký số và thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành;
b) Chủ động phối hợp với Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập tài khoản đăng nhập, sử dụng Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành cho cán bộ, công chức, viên chức để gửi, nhận văn bản
điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị;
c) Triển khai sử dụng chữ ký số
cho văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị mình theo quy định hiện hành;
d) Phối hợp với Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh tổ chức đào tạo, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức sử dụng
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong điều hành, giải quyết công việc;
đ) Bảo đảm điều kiện hạ tầng kỹ
thuật triển khai thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện
tử;
e) Chỉ đạo, giao đơn vị trực
thuộc lập lịch công tác hằng tuần của cơ quan, đơn vị trên Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành.
2. Cán bộ, công chức, viên chức:
a) Sử dụng hiệu quả Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành để giải quyết công việc được giao;
b) Thường xuyên thay đổi mật khẩu
tài khoản được cấp và tự bảo vệ tài khoản của mình (mật khẩu tài khoản đảm bảo
08 (tám) ký tự trở lên, bao gồm: chữ hoa, chữ thường, số, ký tự đặc biệt). Trường
hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản phải thông báo ngay cho Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh để được hỗ trợ kịp thời;
c) Chịu trách nhiệm về việc xử
lý văn bản, nội dung thông tin của cá nhân trao đổi trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành;
d) Không đăng nhập bằng tài khoản
của người khác và không cung cấp tài khoản của cá nhân cho người khác đăng nhập
vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
3. Trong trường hợp Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành gặp sự cố, cơ quan, đơn vị phải thông báo ngay cho Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ để kịp thời khắc phục
sự cố.
4. Định kỳ hằng năm hoặc đột xuất,
cơ quan, đơn vị báo cáo việc triển khai thực hiện Quy chế này về Sở Thông tin
và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh.
Điều 22.
Điều khoản thi hành
Trong quá trình thực hiện có
khó khăn, vướng mắc và cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản
ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
xem xét, điều chỉnh Quy chế cho phù hợp./.