Quyết định 208/QĐ-UBND 2025 quy trình thủ tục hành chính lĩnh vực Hộ tịch Kon Tum

• Số hiệu: 208/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Kon Tum
• Người ký: Lê Ngọc Tuấn
• Ngày ban hành: 11/03/2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 208/QĐ-UBND	Kon Tum, ngày 11 tháng 03 năm 2025

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CÁC LĨNH VỰC HỘ TỊCH VÀ NUÔI CON NUÔI, ÁP DỤNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Quyết định số 87/QĐ-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính mới ban hành; thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, thay thế; thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong các lĩnh vực: Hộ tịch; Quốc tịch; Chứng thực; Nuôi con nuôi áp dụng trên địa bàn tỉnh Kon Tum;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 31/TTr-STP ngày 28 tháng 02 năm 2025 về việc đề nghị ban hành quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính các lĩnh vực: Hộ tịch; Nuôi con nuôi thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp trên địa bàn tỉnh Kon Tum.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính các lĩnh vực Hộ tịch và Nuôi con nuôi, áp dụng trên địa bàn tỉnh Kon Tum (có Danh mục và nội dung chi tiết kèm theo).

Điều 2. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tư pháp; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm phân công cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các bước xử lý công việc quy định tại quy trình nội bộ ban hành kèm theo Quyết định này.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp với các đơn vị có liên quan thiết lập cấu hình điện tử; đồng thời, tổ chức thực hiện việc cập nhật thông tin, dữ liệu về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, trả kết quả thủ tục hành chính lên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh theo quy định.

3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quy trình nội bộ số 01, số 02 tại Mục B Phần II Phụ lục kèm theo Quyết định số 634/QĐ-UBND ngày 21 tháng 12 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính các lĩnh vực: Công chứng; Nuôi con nuôi thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp trên địa bàn tỉnh Kon Tum.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3 (để t/hiện); - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh (để c/đạo); - Văn phòng UBND tỉnh: + Phó CVP-Nguyễn Đức Tỵ (để tr/khai); + Trung tâm PVHCC tỉnh (để t/hiện); + Phòng Nội chính (để t/hiện); - Viễn thông Kon Tum (để p/hợp); - Lưu: VT, TTHCC.LHP.

CHỦ TỊCH Lê Ngọc Tuấn

PHỤ LỤC

QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG CÁC LĨNH VỰC: HỘ TỊCH; NUÔI CON NUÔI THUỘC NGÀNH TƯ PHÁP ÁP DỤNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 208/QĐ-UBND ngày 11 tháng 3 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)

PHẦN I

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

A. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH: 02 TTHC

TT	Mã số TTHC	Lĩnh vực/Tên thủ tục hành chính	Cơ quan thực hiện
I	Lĩnh vực: Nuôi con nuôi (02 TTHC)
1	1.003976.000.00.00.H34	Giải quyết việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài đối với trẻ em sống ở cơ sở nuôi dưỡng	- Bộ Tư pháp; - Ủy ban nhân dân tỉnh; - Sở Tư pháp; - Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2	1.004878.000.00.00.H34	Giải quyết việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài đối với trường hợp cha dượng, mẹ kế nhận con riêng của vợ hoặc	- Bộ Tư pháp; - Ủy ban nhân dân tỉnh; - Sở Tư pháp; - Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

B. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP XÃ: 02 TTHC

TT	Mã số TTHC	Lĩnh vực/Tên thủ tục hành chính	Cơ quan thực hiện
I	Lĩnh vực: Hộ tịch (02 TTHC)
1	3.000323.H34	Đăng ký giám sát việc giám hộ	Ủy ban nhân dân cấp xã
2	3.000322.H34	Đăng ký chấm dứt giám sát việc giám hộ	Ủy ban nhân dân cấp xã

Tổng cộng: 04 thủ tục hành chính (trong đó: có 02 thủ tục cấp tỉnh thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; 02 thủ tục cấp xã thực hiện tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp xã).

PHẦN II

NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA QUY TRÌNH NỘI BỘ

A. Quy trình nội bộ giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh: 02 quy trình

I. Lĩnh vực: Nuôi con nuôi (02 quy trình)

Quy trình số 1: Thủ tục giải quyết việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài đối với trẻ em sống ở cơ sở nuôi dưỡng.

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm thực hiện	Thời gian thực hiện (ngày/ngày làm việc)	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	Hồ sơ do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (nay là Sở Y tế) hoặc UBND cấp huyện nộp hồ sơ trẻ em sống ở cơ sở nuôi dưỡng tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh để tìm gia đình thay thế trong nước cho trẻ em. 1.1. Kiểm tra, xác thực tài khoản điện tử: - Kiểm tra tài khoản của cá nhân, tổ chức. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản thì hướng dẫn tổ chức cá nhân đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định. - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ (nếu không đảm bảo thì chưa tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung, điều chỉnh theo quy định). Lưu ý: Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của tổ chức, cá nhân ủy quyền. 1.2. Số hóa hồ sơ TTHC: - Phân loại thành phần hồ sơ cần số hóa. - Scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên hệ thống - Ký số tài liệu để chuyển đến cơ quan, đơn vị giải quyết TTHC thông qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh.	Công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh	0,5 ngày	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC). - Hồ sơ được số hóa tại bước tiếp nhận. Lưu ý: Việc quét (scan) số hóa thành phần hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh, phải thực hiện kiểm tra, tái sử dụng thông tin, giấy tờ để tổ chức, cá nhân hiện TTHC không phải cung cấp lại các thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được chấp nhận khi thực hiện thành công TTHC trước đó.
Bước 2	Tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh/Duyệt hồ sơ và chuyển chuyên viên xử lý.	Lãnh đạo Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp	0,5 ngày	Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 3	- Kiểm tra hồ sơ, tiến hành lấy ý kiến (kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ); (Đối với trường hợp trẻ em bị bỏ rơi, Sở Tư pháp đề nghị cơ quan Công an cấp tỉnh xác minh nguồn gốc trẻ em). - Tham mưu trình lãnh đạo Sở phối hợp các cơ quan, đơn vị có liên triển khai các quy định về Giải quyết việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài đối với trẻ em sống ở cơ sở nuôi dưỡng; - Lấy ý kiến của những người có liên quan, dự thảo các văn bản liên quan, Tờ trình, trình lãnh đạo Phòng xem xét.	Chuyên viên được giao xử lý	279 ngày	- Dự thảo Văn bản xác minh; - Dự thảo văn bản thông báo tìm người nhận trẻ em làm con nuôi trên phạm vi cấp tỉnh; thông báo niêm yết tại UBND cấp xã nơi có thông tin cư trú của cha mẹ đẻ trẻ em; danh sách trẻ em gửi cho Bộ Tư pháp để thông báo; - Dự thảo Văn bản Xác nhận trẻ em đủ điều kiện để cho làm con nuôi nước ngoài; - Dự thảo Văn bản phối hợp các đơn vị có liên quan; - Dự thảo các văn bản liên quan; Tờ trình gửi UBND tỉnh; Báo cáo kết quả giải quyết gửi Bộ Tư pháp. Biên bản về việc đồng ý cho trẻ em làm con nuôi. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC).
Bước 4	Trình Lãnh đạo Sở phê duyệt	Lãnh đạo Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp	10 ngày	- Dự thảo Văn bản xác minh; Văn bản Xác nhận trẻ em đủ điều kiện để cho làm con nuôi nước ngoài; - Dự thảo văn bản thông báo tìm người nhận trẻ em làm con nuôi trên phạm vi cấp tỉnh; thông báo niêm yết tại UBND cấp xã nơi có thông tin cư trú của cha mẹ đẻ trẻ em; danh sách trẻ em gửi cho Bộ Tư pháp để thông báo; - Dự thảo Văn bản phối hợp các đơn vị có liên quan; - Dự thảo Tờ trình; Báo cáo kết quả giải quyết gửi Bộ Tư pháp; Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC) Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 5	Phê duyệt Văn bản xác minh; Văn bản Xác nhận trẻ em đủ điều kiện để cho làm con nuôi nước ngoài; Văn bản phối hợp các đơn vị có liên quan; Tờ trình	Lãnh đạo Sở	10 ngày	Văn bản xác minh; Văn bản Xác nhận trẻ em đủ điều kiện để cho làm con nuôi nước ngoài; Văn bản phối hợp các đơn vị có liên quan; Tờ trình được phê duyệt. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 6	Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp gửi Văn thư lấy số phát hành; Chuyển hồ sơ ra Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh (nếu lãnh đạo phê duyệt tờ trình) hoặc gửi văn bản từ chối. Đồng thời, lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh	Văn thư Sở Tư pháp	05 ngày	Văn bản xác minh; Văn bản Xác nhận trẻ em đủ điều kiện để cho làm con nuôi nước ngoài; Văn bản phối hợp các đơn vị có liên quan; Tờ trình; Báo cáo kết quả giải quyết gửi Bộ Tư pháp; Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 7	A. Quy trình giải quyết của Bộ Tư pháp Bước A1: Tiếp nhận hồ sơ: Kiểm tra kết quả giải quyết việc nuôi con nuôi nước ngoài (từ ngày nhận được báo cáo kết quả giải quyết việc nuôi con nuôi của Sở Tư pháp)	Bộ Tư pháp	30 ngày	Văn bản kết quả kiểm tra hồ sơ.
	Bước A2: Thông báo cho Sở Tư pháp về ý kiến đồng ý của cơ quan có thẩm quyền của nước nơi người nhận con nuôi thường trú, ý kiến của người nhận con nuôi (kể từ ngày nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền)		15 ngày	Văn bản thông báo gửi Sở Tư pháp để hoàn tất thủ tục.
	Bước A3: Chứng nhận việc nuôi con nuôi đã được giải quyết theo đúng quy định của Luật Nuôi con nuôi và điều ước quốc tế		Không quy định	Văn bản Chứng nhận việc nuôi con nuôi đã được giải quyết theo đúng quy định của Luật Nuôi con nuôi và điều ước quốc tế về nuôi con nuôi mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên để gửi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, nếu có yêu cầu.
	B. Quy trình giải quyết của UBND tỉnh Bước B1: Tiếp nhận hồ sơ: - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và chuyển đến Phòng chuyên môn của Văn phòng UBND tỉnh (Nếu chưa đảm bảo theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cơ quan trình duyệt bổ sung, điều chỉnh kịp thời).	Công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh	01 ngày	Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/ Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B2: Chuyển hồ sơ: - Lãnh đạo Phòng chuyển hồ sơ tới cán bộ chuyên môn giải quyết.	Lãnh đạo Phòng Nội chính	01 ngày	Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B3: Xử lý hồ sơ: - Kiểm tra nội dung hồ sơ; Nghiên cứu, đề xuất phương án xử lý, dự thảo kết quả thủ tục hành chính. - Báo cáo bằng phiếu trình cho Lãnh đạo phòng.	Chuyên viên Phòng Nội chính	07 ngày	Dự thảo văn bản gửi Bộ Tư pháp. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B4: Lãnh đạo phòng xem xét hồ sơ: - Nếu Lãnh đạo phòng thống nhất thì chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Văn phòng xem xét, thẩm tra. - Nếu không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo, chuyển lại cho chuyên viên thụ lý	Lãnh đạo Phòng Nội chính	05 ngày	Dự thảo văn bản gửi Bộ Tư pháp. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B5: Lãnh đạo Văn phòng xem xét hồ sơ: - Nếu Lãnh đạo Văn phòng thống nhất nội dung hồ sơ thì trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét; - Nếu không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo, chuyển lại phòng chuyên môn thụ lý dự thảo văn bản trả lời cơ quan trình duyệt (nếu thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Văn phòng) hoặc trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét ký duyệt, đảm bảo ban hành văn bản đúng thời hạn hẹn trả.	Lãnh đạo Văn phòng	04 ngày	Dự thảo văn bản gửi Bộ Tư pháp. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B6: Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét: - Nếu Lãnh đạo UBND tỉnh không ký duyệt hoặc có ý kiến khác thì chuyên viên thụ lý dự thảo văn bản thể hiện ý kiến chỉ đạo trình Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt. - Nếu đồng ý, Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt hồ sơ	Lãnh đạo UBND tỉnh	05 ngày	Dự thảo văn bản gửi Bộ Tư pháp được phê duyệt. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B7: Chuyển kết quả và lưu trữ hồ sơ: - Chuyển bộ phận Văn thư lấy số văn bản và lưu trữ hồ sơ theo quy định. - Chuyển kết quả cho "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" và lưu trữ hồ sơ theo quy định.	Văn thư	01 ngày	Quyết định hoặc văn bản từ chối. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ
Bước 8	Trả kết quả cho cá nhân/tổ chức	Công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh	Trong giờ hành chính	- In Phiếu kiểm soát trên hệ thống để ký giao trả kết quả (Phiếu này lưu tại quầy của cơ quan, đơn vị tại Trung tâm Phục vụ hành chình công tỉnh). - Kết quả giải quyết/Văn bản thông báo từ chối. Lưu ý: Kết quả giải quyết TTHC điện tử được lưu vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh và đồng bộ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Trường hợp hồ sơ quá hạn: Chậm nhất một ngày làm việc trước ngày hết hạn, công chức, viên chức phòng chuyên môn được giao xử lý có trách nhiệm gửi thông báo hoặc Phiếu xin lỗi đến tổ chức, cá nhân, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và hẹn lại ngày trả kết quả; cập nhật Phiếu xin lỗi và hẹn ngày trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; đồng thời chuyển cho nhân viên tiếp nhận biết (thời gian hẹn lại thực hiện không quá một lần) - đơn vị nào để hồ sơ trễ hạn thì đơn vị đó có trách nhiệm thực hiện xin lỗi.
Tổng thời gian giải quyết TTHC:		- Thời gian Sở Tư pháp kiểm tra hồ sơ, tiến hành lấy ý kiến, xác minh, giới thiệu trẻ em làm con nuôi, và các nghiệp vụ theo quy định: 304 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Thời gian Bộ Tư pháp giải quyết 45 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (15 ngày kiểm tra, thẩm định hồ sơ; 30 ngày kiểm tra kết quả giải quyết việc nuôi con nuôi). - Thời gian UBND tỉnh cho ý kiến, ra quyết định: 25 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ (10 ngày đối với trẻ em thuộc diện thông qua thủ tục giới thiệu; 15 ngày ra quyết định cho trẻ em làm con nuôi người nước ngoài).

Quy trình số 2: Giải quyết việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài đối với trường hợp cha dượng, mẹ kế nhận con riêng của vợ hoặc chồng; cô, cậu, dì, chú, bác ruột nhận cháu làm con nuôi.

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm thực hiện	Thời gian thực hiện (ngày/ngày làm việc)	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	Hồ sơ do Bộ Tư pháp chuyển để Sở Tư pháp kiểm tra, xác minh hồ sơ của người được nhận làm con nuôi, lấy ý kiến của những người liên quan về việc giải quyết nuôi con nuôi và xác nhận người được nhận làm con nuôi đủ điều kiện làm con nuôi nước ngoài 1.1. Kiểm tra, xác thực tài khoản điện tử: - Kiểm tra tài khoản của cá nhân, tổ chức. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản thì hướng dẫn tổ chức cá nhân đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định. - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ (nếu không đảm bảo thì chưa tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung, điều chỉnh theo quy định). Lưu ý: Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của tổ chức, cá nhân ủy quyền. 1.2. Số hóa hồ sơ TTHC: - Phân loại thành phần hồ sơ cần số hóa. - Scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên hệ thống - Ký số tài liệu để chuyển đến cơ quan, đơn vị giải quyết TTHC thông qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh.	Công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh	0,5 ngày	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC). - Hồ sơ được số hóa tại bước tiếp nhận. Lưu ý: Việc quét (scan) số hóa thành phần hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh, phải thực hiện kiểm tra, tái sử dụng thông tin, giấy tờ để tổ chức, cá nhân hiện TTHC không phải cung cấp lại các thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được chấp nhận khi thực hiện thành công TTHC trước đó.
Bước 2	Tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh/Duyệt hồ sơ và chuyển chuyên viên xử lý.	Lãnh đạo Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp	0,5 ngày	Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 3	Lấy ý kiến của những người có liên quan, dự thảo các văn bản liên quan, Tờ trình, trình lãnh đạo Phòng xem xét	Chuyên viên được giao xử lý	14 ngày (không tính các ngày những người có liên quan được thay đổi ý kiến)	Dự thảo các văn bản liên quan, Tờ trình gửi UBND tỉnh. Biên bản về việc đồng ý cho trẻ em làm con nuôi. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 4	Trình Lãnh đạo Sở phê duyệt	Lãnh đạo Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp	03 ngày	Dự thảo các văn bản liên quan, Tờ trình gửi UBND tỉnh. Biên bản về việc đồng ý cho trẻ em làm con nuôi. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 5	Phê duyệt Tờ trình	Lãnh đạo Sở	02 ngày	Tờ trình được phê duyệt Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 6	Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp gửi Văn thư lấy số phát hành; Chuyển hồ sơ ra Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh (nếu lãnh đạo phê duyệt tờ trình) hoặc gửi văn bản từ chối. Đồng thời, lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh	Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp Văn thư Sở Tư pháp	01 ngày	Tờ trình. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 7	A. Quy trình quyết của Bộ Tư pháp Kiểm tra kết quả giải quyết việc nuôi con nuôi nước ngoài	Bộ Tư pháp	15 ngày	Thông báo kết quả giải quyết việc nuôi con nuôi nước ngoài
	B. Quy trình giải quyết của UBND tỉnh Bước B1: Tiếp nhận hồ sơ: - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và chuyển đến Phòng chuyên môn của Văn phòng UBND tỉnh (Nếu chưa đảm bảo theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cơ quan trình duyệt bổ sung, điều chỉnh kịp thời).	Công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh	0,5 ngày	Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/ Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B2: Chuyển hồ sơ: - Lãnh đạo Phòng chuyển hồ sơ tới cán bộ chuyên môn giải quyết.	Lãnh đạo Phòng Nội chính	0,5 ngày	Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B3: Xử lý hồ sơ: - Kiểm tra nội dung hồ sơ; Nghiên cứu, đề xuất phương án xử lý, dự thảo kết quả thủ tục hành chính. - Báo cáo bằng phiếu trình cho Lãnh đạo phòng.	Chuyên viên Phòng Nội chính	05 ngày	Dự thảo Quyết định nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B4: Lãnh đạo phòng xem xét hồ sơ: - Nếu Lãnh đạo Phòng thống nhất thì chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Văn phòng xem xét, thẩm tra. - Nếu không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo, chuyển lại cho chuyên viên thụ lý	Lãnh đạo Phòng Nội chính	03 ngày	Dự thảo Quyết định nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B5: Lãnh đạo Văn phòng xem xét hồ sơ: - Nếu Lãnh đạo Văn phòng thống nhất nội dung hồ sơ thì trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét; - Nếu không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo, chuyển lại phòng chuyên môn thụ lý dự thảo văn bản trả lời cơ quan trình duyệt (nếu thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Văn phòng) hoặc trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét ký duyệt, đảm bảo ban hành văn bản đúng thời hạn hẹn trả.	Lãnh đạo Văn phòng	03 ngày	Dự thảo Quyết định nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B6: Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét: - Nếu Lãnh đạo UBND tỉnh không ký duyệt hoặc có ý kiến khác thì chuyên viên thụ lý dự thảo văn bản thể hiện ý kiến chỉ đạo trình Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt. - Nếu đồng ý, Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt hồ sơ	Lãnh đạo UBND tỉnh	02 ngày	Dự thảo Quyết định nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài được phê duyệt. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
	Bước B7: Chuyển kết quả và lưu trữ hồ sơ: - Chuyển bộ phận Văn thư lấy số văn bản và lưu trữ hồ sơ theo quy định. - Chuyển kết quả cho "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" và lưu trữ hồ sơ theo quy định.	Văn thư	0,5 ngày	Quyết định hoặc văn bản từ chối. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ
Bước 8	Trả kết quả cho cá nhân/tổ chức	Công chức, viên chức, nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh	Trong giờ hành chính	- In Phiếu kiểm soát trên hệ thống để ký giao trả kết quả (Phiếu này lưu tại quầy của cơ quan, đơn vị tại Trung tâm Phục vụ hành chình công tỉnh). - Kết quả giải quyết/Văn bản thông báo từ chối. Lưu ý: Kết quả giải quyết TTHC điện tử được lưu vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh và đồng bộ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Trường hợp hồ sơ quá hạn: Chậm nhất một ngày làm việc trước ngày hết hạn, công chức, viên chức phòng chuyên môn được giao xử lý có trách nhiệm gửi thông báo hoặc Phiếu xin lỗi đến tổ chức, cá nhân, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và hẹn lại ngày trả kết quả; cập nhật Phiếu xin lỗi và hẹn ngày trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; đồng thời chuyển cho nhân viên tiếp nhận biết (thời gian hẹn lại thực hiện không quá một lần) - đơn vị nào để hồ sơ trễ hạn thì đơn vị đó có trách nhiệm thực hiện xin lỗi.
Tổng thời gian giải quyết TTHC:		- Thời gian Bộ Tư pháp kiểm tra kết quả giải quyết việc nuôi con nuôi nước ngoài và thông báo cho người nhận con nuôi, Cơ quan Trung ương về nuôi con nuôi của nước nơi người nhận con nuôi thường trú: 30 ngày, kể từ ngày nhận được các giấy tờ Sở Tư pháp gửi. - Thời gian Sở Tư pháp kiểm tra hồ sơ, tiến hành lấy ý kiến những người liên quan, xác nhận người được nhận làm con nuôi đủ điều kiện làm con nuôi nước ngoài: 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Thời gian những người liên quan thay đổi ý kiến đồng ý về việc cho trẻ em làm con nuôi nước ngoài: 30 ngày, kể từ ngày được lấy ý kiến). - Thời gian UBND cấp tỉnh ra Quyết định nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài: 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ do Sở Tư pháp trình.

B. Quy trình nội bộ giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã: 02 quy trình

I. Lĩnh vực: Hộ tịch (02 quy trình)

Quy trình số 01: Đăng ký giám sát việc giám hộ

Trình tự thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	1.1. Kiểm tra, xác thực tài khoản điện tử: - Kiểm tra tài khoản của cá nhân, tổ chức. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản thì hướng dẫn tổ chức cá nhân đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định. - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ (nếu không đảm bảo thì chưa tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung, điều chỉnh theo quy định). Lưu ý: Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của tổ chức, cá nhân ủy quyền. 1.2. Số hóa hồ sơ TTHC: - Phân loại thành phần hồ sơ cần số hóa. - Scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên hệ thống - Ký số tài liệu để chuyển đến cơ quan, đơn vị giải quyết TTHC thông qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh.	Công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp xã	02 giờ làm việc	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC). - Hồ sơ được số hóa tại bước tiếp nhận. Lưu ý: Việc quét (scan) số hóa thành phần hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh, phải thực hiện kiểm tra, tái sử dụng thông tin, giấy tờ để tổ chức, cá nhân hiện TTHC không phải cung cấp lại các thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được chấp nhận khi thực hiện thành công TTHC trước đó.
Bước 2	Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Xử lý hồ sơ. Trình lãnh đạo UBND xã	Công chức tư pháp hộ tịch	1,5 ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC) hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do. Ghi chú việc đăng ký giám sát giám hộ vào mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký giám hộ. Dự thảo Trích lục đăng ký giám sát việc giám hộ (bản sao nếu có).
Bước 3	Phê duyệt TTHC	Lãnh đạo UBND cấp xã	02 giờ làm việc	Trích lục đăng ký giám sát việc giám hộ (bản sao nếu có) hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC).
Bước 4	Chuyển kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho văn thư vào sổ văn bản, lưu trữ hồ sơ.	Công chức tư pháp hộ tịch	02 giờ làm việc	Trích lục đăng ký giám sát việc giám hộ (bản sao nếu có) hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do.
Bước 5	Chuyển trả kết quả về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Đồng thời, lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh	Văn thư cấp xã	02 giờ làm việc	Trích lục đăng ký giám sát việc giám hộ (bản sao nếu có) hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do. Kết quả giải quyết TTHC được ký số và lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh
	Trường hợp hồ sơ trước hoặc đúng hạn: Xác nhận trên phần mềm một cửa điện tử và thông báo tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả.	Công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp xã	02 giờ làm việc	Thông báo kết quả giải quyết; Văn bản từ chối có nêu rõ lý do (trường hợp từ chối giải quyết) hoặc văn bản xin lỗi (trường hợp quá hạn).
Bước 6	Trả kết quả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có).	Công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp xã	Trong giờ hành chính	Trích lục đăng ký giám sát việc giám hộ (bản sao nếu có). - In Phiếu kiểm soát trên hệ thống để ký giao trả kết quả (Phiếu này lưu tại Bộ phậm Một cửa). - Kết quả giải quyết/Văn bản thông báo từ chối. Lưu ý: Kết quả giải quyết TTHC điện tử được lưu vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh và đồng bộ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Trường hợp hồ sơ quá hạn: Chậm nhất một ngày làm việc trước ngày hết hạn, công chức, viên chức phòng chuyên môn được giao xử lý có trách nhiệm gửi thông báo hoặc Phiếu xin lỗi đến tổ chức, cá nhân, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và hẹn lại ngày trả kết quả; cập nhật Phiếu xin lỗi và hẹn ngày trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; đồng thời chuyển cho nhân viên tiếp nhận biết (thời gian hẹn lại thực hiện không quá một lần)
Tổng thời gian giải quyết TTHC:		03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, (trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn giải quyết được kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ).

Quy trình số 02: Đăng ký chấm dứt giám sát việc giám hộ

Trình tự thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm thực hiện	Thời gian thực hiện	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	1.1. Kiểm tra, xác thực tài khoản điện tử: - Kiểm tra tài khoản của cá nhân, tổ chức. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản thì hướng dẫn tổ chức cá nhân đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định. - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ (nếu không đảm bảo thì chưa tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung, điều chỉnh theo quy định). Lưu ý: Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của tổ chức, cá nhân ủy quyền. 1.2. Số hóa hồ sơ TTHC: - Phân loại thành phần hồ sơ cần số hóa. - Scan hoặc sao chụp chuyển thành tệp tin trên hệ thống - Ký số tài liệu để chuyển đến cơ quan, đơn vị giải quyết TTHC thông qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh.	Công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp xã	02 giờ làm việc	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC). - Hồ sơ được số hóa tại bước tiếp nhận. Lưu ý: Việc quét (scan) số hóa thành phần hồ sơ, cập nhật hồ sơ vào Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh, phải thực hiện kiểm tra, tái sử dụng thông tin, giấy tờ để tổ chức, cá nhân hiện TTHC không phải cung cấp lại các thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được chấp nhận khi thực hiện thành công TTHC trước đó.
Bước 2	Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Xử lý hồ sơ. Trình lãnh đạo UBND xã	Công chức tư pháp hộ tịch	1,5 ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC) hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do. Ghi vào Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ. Dự thảo Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ (bản sao nếu có).
Bước 3	Phê duyệt TTHC	Lãnh đạo UBND cấp xã	02 giờ	Dự thảo Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ (bản sao nếu có) hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 4	Chuyển kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho văn thư vào sổ văn bản, lưu trữ hồ sơ.	Công chức tư pháp hộ tịch	02 giờ	Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ (bản sao nếu có) hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)
Bước 5	Chuyển trả kết quả về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Đồng thời, lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh	Văn thư cấp xã	02 giờ làm việc	Trích lục đăng ký chấm dứt giám sát việc giám hộ (bản sao nếu có) hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do. Kết quả giải quyết TTHC được ký số và lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh
	Trường hợp hồ sơ trước hoặc đúng hạn: Xác nhận trên phần mềm một cửa điện tử và thông báo tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả.	Công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp xã	02 giờ làm việc	Thông báo kết quả giải quyết; Văn bản từ chối có nêu rõ lý do (trường hợp từ chối giải quyết) hoặc văn bản xin lỗi (trường hợp quá hạn).
Bước 6	Trả kết quả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có).	Công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp xã	Trong giờ hành chính	Trích lục đăng ký chấm dứt giám sát việc giám hộ (bản sao nếu có). - In Phiếu kiểm soát trên hệ thống để ký giao trả kết quả (Phiếu này lưu tại Bộ phậm Một cửa). - Kết quả giải quyết/Văn bản thông báo từ chối. Lưu ý: Kết quả giải quyết TTHC điện tử được lưu vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh và đồng bộ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Trường hợp hồ sơ quá hạn: Chậm nhất một ngày làm việc trước ngày hết hạn, công chức, viên chức phòng chuyên môn được giao xử lý có trách nhiệm gửi thông báo hoặc Phiếu xin lỗi đến tổ chức, cá nhân, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và hẹn lại ngày trả kết quả; cập nhật Phiếu xin lỗi và hẹn ngày trả kết quả trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC; đồng thời chuyển cho nhân viên tiếp nhận biết (thời gian hẹn lại thực hiện không quá một lần)
Tổng thời gian giải quyết TTHC:		03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ ( trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn giải quyết được kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc).