|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH ĐỊNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 105/KH-UBND
|
Bình Định, ngày
15 tháng 10 năm 2021
|
KẾ HOẠCH
THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG
CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
GIAI ĐOẠN 2020-2025 ”
Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg
ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện
tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” (gọi tắt là Quyết định số
458/QĐ-TTg); UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số
458/QĐ-TTg với những nội dung cụ thể như sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
a) Tổ chức triển khai thực hiện
có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp theo Quyết định số 458/QĐ-TTg.
b) Quản lý thống nhất, bảo quản
an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành
trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố
(gọi chung là cơ quan, tổ chức, địa phương).
c) Áp dụng công nghệ thông tin
trong công tác lưu trữ, lập hồ sơ điện tử, số hóa tài liệu để tạo lập cơ sở dữ
liệu phục vụ quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước; tạo
điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng
tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương, góp phần thực hiện cải
cách hành chính nhà nước.
d) Góp phần thực hiện thành
công kế hoạch chuyển đổi số và xây dựng chính quyền điện tử tỉnh Bình Định.
2. Yêu cầu
a) Xác định cụ thể nội dung
công việc, trách nhiệm của từng cơ quan, tổ chức, đại phương trong việc chỉ đạo,
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan,
Lưu trữ lịch sử tỉnh được UBND tỉnh giao
b) Có sự phối hợp chặt chẽ, hiệu
quả giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan trong quá trình triển khai kế hoạch;
chuẩn bị cơ sở vật chất đáp ứng việc triển khai Kế hoạch, đảm bảo đầy đủ, đồng
bộ, đúng tiến độ và đạt hiệu quả.
c) Bảo đảm tính khả thi, phù hợp
với điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương.
II. MỤC TIÊU
VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN
1. Mục tiêu cụ thể và chỉ
tiêu đến năm 2025
a) Xây dựng và thực hiện lưu trữ
điện tử tại Lưu trữ cơ quan
- Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ
tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật
về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy
định khác);
- Tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan
thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng
(trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);
- Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ
điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những
trường hợp pháp luật có quy định khác).
b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ
điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử tỉnh
có giải pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn;
- Lưu trữ lịch sử tỉnh số hóa tối
thiểu 30% tài liệu lưu trữ giấy có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả
đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;
- Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ
liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;
- Phấn đấu Lưu trữ lịch sử tỉnh
có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
c) Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn
nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước.
2. Đối tượng thực hiện
a) Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Lưu trữ lịch sử tỉnh;
c) UBND các huyện, thị xã,
thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn.
III. NHIỆM VỤ
THỰC HIỆN
1. Hoàn thiện văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử
a) Tiếp tục nghiên cứu sửa đổi,
bổ sung, hoàn thiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ điện tử phù hợp với
tình hình thực tế của tỉnh.
b) Thường xuyên rà soát, ban
hành văn bản hướng dẫn đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong
các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh.
2. Xây dựng và thực hiện lưu
trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật,
trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn
và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan;
b) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của
pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp
lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;
c) Triển khai thực hiện các quy
trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.
3. Xây dựng và thực hiện lưu
trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang
thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp
vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Bảo đảm Hệ thống quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật
và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;
c) Xây dựng Hệ thống quản lý cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trên cơ sở tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử
tỉnh, bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước;
d) Triển khai các giải pháp bảo
đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản
tài liệu.
4. Tích hợp cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình phù hợp.
5. Công bố dữ liệu đặc tả
của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng
và số hóa tài liệu lưu trữ giấy có tần suất sử dụng cao tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.
6. Tổ chức bồi dưỡng
nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung
thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức, địa phương.
(Kèm
theo Phụ lục Danh mục các nhiệm vụ triển khai lưu trữ điện tử giai đoạn 2021 -
2025)
IV. KINH PHÍ
1. Nguồn kinh phí thực hiện từ
nguồn ngân sách nhà nước.
2. Khuyến khích việc huy động
kinh phí ngoài ngân sách theo quy định của pháp luật.
V. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến
các quy định về lưu trữ điện tử; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ
chức, địa phương thực hiện các nhiệm vụ được phân công và tham mưu UBND tỉnh sơ
kết, tổng kết tình hình thực hiện Kế hoạch này.
b) Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông rà soát, hoàn chỉnh các tính năng của các phần mềm về văn thư, lưu
trữ theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về
công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ
quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bản quản tài liệu lưu
trữ điện tử.
c) Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ các cơ
quan, tổ chức, địa phương.
2. Sở Thông tin và Truyền
thông
a) Tổ chức triển khai các nhiệm
vụ liên quan được giao theo Kế hoạch.
b) Hoàn thiện nền tảng tích hợp,
chia sẻ dữ liệu của tỉnh (LGSP), đảm bảo tích hợp, chia sẻ các hệ thống thông
tin, cơ sở dữ liệu trong nội bộ giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh và
kết nối với các bộ, ngành Trung ương.
c) Phối hợp Sở Nội vụ trong việc
đảm bảo an toàn thông tin tài liệu lưu trữ điện tử; đảm bảo dung lượng lưu trữ
cho Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và cho Hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trên Hệ thống chính
quyền điện tử tỉnh Bình Định.
3. Công an tỉnh: Phối hợp
với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ xây dựng các giải pháp an ninh, bảo
mật các Phần mềm văn thư, lưu trữ của tỉnh.
4. Sở Kế hoạch và Đầu tư: Tham
mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí từ ngân sách nhà nước thực hiện các dự án đầu tư
liên quan đến quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh.
5. Sở Tài chính: Tham
mưu UBND tỉnh phê duyệt dự toán kinh phí thực hiện các nhiệm vụ theo Kế hoạch
và quy định của Nhà nước.
6. Văn phòng UBND tỉnh: Phối
hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện lưu trữ hồ
sơ thủ tục hành chính điện tử theo quy định.
7. Các cơ quan, tổ chức, địa
phương
a) Phối hợp triển khai thực hiện
các nhiệm vụ liên quan theo Kế hoạch.
b) Chỉ đạo và tổ chức thực hiện
việc lập hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch
sử tỉnh theo đúng quy định.
c) Chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn
đọng, tích đống, tổ chức số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu trực tuyến.
d) Bố trí công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực
hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.
đ) Đối với các cơ quan, tổ chức
sử dụng Phần mềm Văn phòng điện tử khác (không sử dụng Văn phòng điện tử Idesk
của tỉnh), căn cứ nội dung Kế hoạch này triển khai công tác lưu trữ tài liệu điện
tử phù hợp với cơ quan, đơn vị bảo đảm đáp ứng lưu trữ an toàn tài liệu điện tử
và thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy
định.
e) Định kỳ hàng năm (31/12) báo
cáo kết quả triển khai thực hiện kế hoạch về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để tổ chức
sơ kết, đánh giá và kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá
trình triển khai thực hiện.
Trong quá trình triển khai thực
hiện Kế hoạch, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có những vấn đề phát sinh mới,
các cơ quan, tổ chức, địa phương kịp thời báo cáo đề xuất UBND tỉnh (qua Sở Nội
vụ tổng hợp) để xem xét điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch cho phù hợp./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Sở Nội vụ;
- Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
- LĐ, CV VP UBND tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Lưu: VT, K12
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lâm Hải Giang
|
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC NHIỆM VỤ TRIỂN KHAI LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ GIAI ĐOẠN
2021 – 2025
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số /KH-UBND
ngày / /2021 của UBND tỉnh)
|
STT
|
Nội dung thực hiện
|
Thời gian thực hiện
|
Đơn vị chủ trì
|
Đơn vị phối hợp
|
Kết quả thực hiện
|
|
1
|
Xây dựng, hoàn chỉnh các
phần mềm về văn thư, lưu trữ
|
|
|
|
|
|
a)
|
Nâng cấp, hoàn chỉnh Phần mềm
Văn phòng điện tử (iDesk) của tỉnh theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ
điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
|
Năm 2022
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh
|
Phần mềm Văn phòng điện tử đảm
bảo các tính năng, yêu cầu về lập hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện
tử vào Lưu trữ cơ quan và đảm bảo các điều kiện về kỹ thuật để kết nối, chuyển
dữ liệu hồ sơ điện tử được lập sang Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
tại Lưu trữ cơ quan
|
|
b)
|
Xây dựng Hệ thống quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
|
2022 - 2023
|
Sở Nội vụ
|
Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị có liên quan
|
Hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đảm bảo các tính năng, yêu cầu của pháp luật;
tích hợp với Phần mềm Văn phòng điện tử để thuận tiện trong việc sử dụng của
người dùng; kết nối để nhận dữ liệu hồ sơ điện tử được chuyển từ Phần mềm Văn
phòng điện tử và kết nối để chuyển dữ liệu hồ sơ, tài liệu điện tử có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn sang Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh
|
|
c)
|
Xây dựng Hệ thống quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
2023 - 2024
|
Sở Nội vụ
|
Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị có liên quan
|
Hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo các tính năng, yêu cầu của pháp
luật; kết nối để nhận dữ liệu hồ sơ, tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
|
|
2
|
Thực hiện lập hồ sơ điện tử
|
2021 - 2025
|
Các cơ quan, tổ chức, địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Tối thiểu 80% hồ sơ công việc
hình thành tại các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh; 70% hồ sơ công việc hình thành tại
các đơn vị cấp huyện, 50% hồ sơ công việc tại cấp xã được tạo lập dạng điện tử
|
|
3
|
Thực hiện nộp lưu hồ sơ,
tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan
|
2023 - 2025
|
Các cơ quan, tổ chức, địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan, đơn vị thực hiện
nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định
|
|
4
|
Số hóa tài liệu
|
|
|
|
|
|
|
Tiếp tục chỉnh lý, nâng cấp,
số hóa tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
2022 - 2025
|
Sở Nội vụ
|
Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính, đơn vị có liên quan
|
Tài liệu được số hóa, lưu trữ
trên hệ thống, được bảo quản an toàn, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu trực
tuyến.
|
|
5
|
Thực hiện lưu trữ điện tử
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
|
|
|
|
|
a)
|
Bảo đảm đủ điều kiện, yêu cầu
bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (tài liệu số
hóa) tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
2021 - 2025
|
Sở Nội vụ
|
Sở Thông tin và Truyền thông.
|
Bảo đảm an toàn thông tin và
dữ liệu hồ sơ, tài liệu điện tử được số hóa, thường xuyên được sao lưu, bảo
quản an toàn.
|
|
b)
|
Thu thập dữ liệu hồ sơ, tài
liệu điện tử được lập, số hóa của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh
|
2024 - 2025
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan, tổ chức, địa phương
|
Tài liệu lưu trữ điện tử có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Hệ thống quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
|
c)
|
Tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu
trữ Nhà nước
|
Năm 2025
|
Sở Nội vụ
|
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Thông tin và Truyền thông
|
Lưu trữ lịch sử tỉnh có tài
liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ điện tử Phông lưu trữ nhà nước
|
|
6
|
Bồi dưỡng, tập huấn nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ
|
2022 - 2025
|
Sở Nội vụ
|
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đơn vị có liên quan
|
Công chức, viên chức làm công
tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, đơn vị được bồi dưỡng, tập huấn kiến thức
cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ điện tử, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được
giao
|