Tải về mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất

Tải về mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất

Căn cứ tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

...

Theo đó, trước khi thay thế hóa đơn đã lập sai theo quy định thì đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Lưu ý: Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

Theo đó, căn cứ quy định nêu trên thì cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo trường hợp cụ thể như sau:

(1) Trường hợp chỉ sai về tên, địa chỉ của người mua thì người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn.

Tuy nhiên, phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Xem thêm

Tải về mẫu thông báo hoá đơn điện tử đã lập sai mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử có sai sót thì được hủy không theo quy định mới nhất?

(2) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế như sau:

- Đối với tổ chức/doanh nghiệp: Lập văn bản thỏa thuận (bản giấy hoặc điện tử) giữa người bán và người mua, nêu rõ sai sót (sai tên, mã số thuế, số tiền) và cách điều chỉnh, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

- Đối với cá nhân: Người bán thông báo sai sót cho người mua hoặc thông báo trên website (nếu có), sau đó điều chỉnh hoặc thay thế.

Như vậy, kể từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực quy định nếu có hóa đơn có sai sót thì người bán phải lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử với người mua trước khi lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót. Văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử là do các bên thỏa thuận, do đó, không có quy định cụ thể về mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Dựa theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử (tham khảo): https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2025/3/Mau-bien-ban-thoa-thuan-hoa-don.docx

Tải về mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất (Hình từ Internet)

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhiều lần như thế nào?

Căn cứ tại khoản 5 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

...

5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;

b) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;

c) Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh;

d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

Nếu người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn điện tử đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh thì đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn, người bán cần thực hiện điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.