Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới từ ngày 01/7/2025 theo Công văn 2425/BCA-C06

Có phải đăng ký lại mẫu con dấu do thay đổi địa giới hành chính từ ngày 01/7/2025?

Theo Công văn 2425/BCA-C06 2025 hướng dẫn đăng ký mẫu con dấu, thu hồi con dấu sau khi sắp xếp, tổ chức đơn vị hành chính các cấp và triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp như sau:

...

2. Cơ quan, tổ chức sau khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thực hiện sáp nhập có hiệu lực thi hành phải thực hiện ngay thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới, nộp lại con dấu cũ của cơ quan, tổ chức sáp nhập theo quy định. Đối với cơ quan, tổ chức không có sự thay đổi liên quan đến mẫu con dấu đang sử dụng không phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu.

3. Đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh giữ nguyên không sắp xếp đơn vị hành chính thì cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu, giao nộp con dấu cũ tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh không thực hiện sắp xếp. Đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính thì cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu, giao nộp con dấu cũ tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh mới sau sắp xếp.

4. Các cơ quan, tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức mình để thực hiện dịch vụ công đăng ký mẫu con dấu kể từ ngày 01/7/2025.

- Đối với các cơ quan, tổ chức đã có tài khoản định danh điện tử: Cơ quan, tổ chức thực hiện cập nhập thông tin người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác của cơ quan, tổ chức (nếu có thay đổi) qua ứng dụng VneID hoặc tại Công an các đơn vị, địa phương (Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội hoặc Công an cấp xã).

- Đối với cơ quan, tổ chức chưa có tài khoản định danh điện tử: Cơ quan, tổ chức khẩn trương đăng ký tài khoản định danh điện tử, hoàn thành trước ngày 01/7/2025. Cơ quan, tổ chức có thể quét mã QR code để tải tài liệu hướng dẫn đăng ký, cập nhập thông tin tài khoản định danh cơ quan, tổ chức.

...

Như vậy, từ ngày 01/7/2025, cơ quan, tổ chức có sự thay đổi địa giới hành chính do sáp nhập bắt buộc phải đăng ký lại mẫu con dấu mới và nộp lại con dấu cũ theo quy định. Trường hợp không có thay đổi liên quan đến mẫu con dấu đang sử dụng thì không phải đăng ký lại.

Xem thêm Tải về mẫu đơn đăng ký lại con dấu do thay đổi địa giới hành chính từ 01/7/2025

Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới từ ngày 01/7/2025 theo Công văn 2425/BCA-C06  (hình từ internet) 

Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới từ ngày 01/7/2025 theo Công văn 2425/BCA-C06

Theo đó, để đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy có con dấu đi vào hoạt động ngay, không để ảnh hưởng đến các hoạt động bình thường của xã hội, của người dân.

Tại Công văn 579/BCA-C06 2025 hướng dẫn đăng ký mẫu con dấu, thu hồi con dấu khi sắp xếp tổ chức bộ máy như sau:

(1) Điều kiện sử dụng con dấu quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cụ thể:

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi); thực hiện theo quy định sau đây:

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

- Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

(2) Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu

- Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP), cụ thể:

+ Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

+ Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

+ Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

+ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023, cụ thể:

Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ; Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.

(3) Hình thức nộp hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP, cụ thể:

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP theo một trong các hình thức sau:

- Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

- Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích;

- Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

(4) Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính quy định tại khoản 7 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cụ thể:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Lưu ý: Quy định trên không điều chỉnh đối với quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư.