Circular No. 03/2020/TT-TANDTC dated November 16, 2020 on regulating detailed procedures for acceptance and handling of petitions to sue or written requests filed to Courts and designation of conciliators

• Official number: 03/2020/TT-TANDTC
• Legislation Type: Circular
• Organization: The Supreme People's Court
• Signer: Nguyen Hoa Binh
• Issued Date: 16/11/2020

TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO ----------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 03/2020/TT-TANDTC	Hà Nội, ngày 16 tháng 11 năm 2020

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ TRÌNH TỰ NHẬN, XỬ LÝ ĐƠN KHỞI KIỆN, ĐƠN YÊU CẦU TẠI TÒA ÁN VÀ CHỈ ĐỊNH HÒA GIẢI VIÊN

Căn cứ Luật Tổ chức Tòa án nhân dân ngày 24 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án ngày 16 tháng 6 năm 2020;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học Tòa án nhân dân tối cao;

Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành Thông tư quy định chi tiết về trình tự nhận, xử lý đơn khởi kiện, đơn yêu cầu tại Tòa án và chỉ định Hòa giải viên.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết về trình tự, thủ tục nhận, xử lý đơn khởi kiện, đơn yêu cầu tại Tòa án và chỉ định Hòa giải viên theo quy định tại Điều 16 của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án.

Điều 2. Thủ tục nhận đơn khởi kiện, đơn yêu cầu tại Tòa án

1. Khi nhận được đơn khởi kiện vụ án về tranh chấp dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động; đơn yêu cầu công nhận thuận tình ly hôn; đơn khởi kiện vụ án hành chính kèm theo tài liệu, chứng cứ theo quy định tại Điều 190 của Bộ luật Tố tụng dân sự, Điều 119 của Luật Tố tụng hành chính, Tòa án ghi vào sổ nhận đơn, xác nhận việc nhận đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 191 của Bộ luật Tố tụng dân sự, khoản 1 Điều 121 của Luật Tố tụng hành chính.

2. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, đơn yêu cầu theo quy định tại khoản 1 Điều này, bộ phận tiếp nhận đơn xem xét đơn và báo cáo để Chánh án xử lý đơn như sau:

a) Phân công Thẩm phán xem xét, giải quyết đơn khởi kiện, đơn yêu cầu theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật Tố tụng hành chính nếu vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính thuộc trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 4, 5, 6 và 7 Điều 19 của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án; các điểm a, b, c, đ và g khoản 1 Điều 192 của Bộ luật Tố tụng dân sự; các điểm a, b, c, d, đ và e khoản 1 Điều 123, điểm g khoản 1 Điều 143 của Luật Tố tụng hành chính;

b) Thực hiện thủ tục thông báo cho người khởi kiện, người yêu cầu biết về quyền được lựa chọn hòa giải, đối thoại và lựa chọn Hòa giải viên theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này nếu không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 2 Điều này.

Điều 3. Về việc lựa chọn hòa giải, đối thoại, lựa chọn Hòa giải viên của người khởi kiện, người yêu cầu theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 16 của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án

1. Tòa án thông báo bằng văn bản cho người khởi kiện, người yêu cầu biết về quyền được lựa chọn hòa giải, đối thoại và lựa chọn Hòa giải viên theo quy định tại khoản 3 Điều 16 của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án. Thông báo của Tòa án phải kèm theo danh sách Hòa giải viên tại Tòa án đó.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Tòa án về các nội dung quy định tại khoản 1 Điều này, người khởi kiện, người yêu cầu phải trả lời cho Tòa án biết về các nội dung đã được Tòa án thông báo. Hình thức trả lời có thể bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác như fax, thư điện tử theo địa chỉ nêu tại Thông báo của Tòa án. Trường hợp người khởi kiện, người yêu cầu trực tiếp đến Tòa án trình bày ý kiến thì Tòa án lập biên bản ghi nhận ý kiến của họ.

3. Trường hợp người khởi kiện, người yêu cầu lựa chọn Hòa giải viên trong danh sách Hòa giải viên của Tòa án nhân dân cấp huyện khác trên cùng phạm vi địa giới hành chính với Tòa án nhân dân cấp tỉnh thì phải thực hiện thủ tục lấy ý kiến của Hòa giải viên được lựa chọn và ý kiến của Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc theo quy định tại khoản 3 Điều 17 của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án.

4. Sau khi thực hiện thủ tục theo quy định tại khoản 3 Điều này mà nhận được ý kiến không đồng ý của Hòa giải viên, của Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc thì người khởi kiện, người yêu cầu có thể lựa chọn Hòa giải viên khác. Việc lựa chọn lại Hòa giải viên được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.

5. Hết thời hạn quy định tại khoản 2 Điều này, nếu người khởi kiện, người yêu cầu chưa có ý kiến trả lời thì Tòa án thông báo lại lần thứ hai cho người khởi kiện, người yêu cầu biết để thực hiện quyền lựa chọn hòa giải, đối thoại và lựa chọn Hòa giải viên.

Thông báo lần thứ hai của Tòa án và ý kiến trả lời của người khởi kiện, người yêu cầu phải theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Điều 4. Phân công Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại

Chánh án phân công Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại trong các trường hợp sau đây:

1. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày người khởi kiện, người yêu cầu có ý kiến đồng ý hòa giải, đối thoại.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản 5 Điều 3 của Thông tư này mà người khởi kiện, người yêu cầu không trả lời.

Điều 5. Về việc chỉ định Hòa giải viên theo quy định tại khoản 6 Điều 16 của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án

1. Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại ra quyết định chỉ định Hòa giải viên theo sự lựa chọn của người khởi kiện, người yêu cầu trong các trường hợp sau đây:

a) Người khởi kiện, người yêu cầu lựa chọn Hòa giải viên trong danh sách Hòa giải viên của Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ việc;

b) Người khởi kiện, người yêu cầu lựa chọn Hòa giải viên trong danh sách Hòa giải viên của Tòa án nhân dân cấp huyện khác trên cùng phạm vi địa giới hành chính với Tòa án nhân dân cấp tỉnh, đã được sự đồng ý của Hòa giải viên và Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc.

2. Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại tự mình ra quyết định chỉ định Hòa giải viên trong các trường hợp sau đây:

a) Người khởi kiện, người yêu cầu lựa chọn hòa giải, đối thoại nhưng không lựa chọn Hòa giải viên;

b) Người khởi kiện, người yêu cầu lựa chọn Hòa giải viên trong danh sách Hòa giải viên của Tòa án nhân dân cấp huyện khác trên cùng phạm vi địa giới hành chính với Tòa án nhân dân cấp tỉnh, nhưng Hòa giải viên hoặc Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc không đồng ý mà người khởi kiện, người yêu cầu không lựa chọn Hòa giải viên khác;

c) Quá thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo lần thứ hai mà người khởi kiện, người yêu cầu không trả lời.

3. Khi tự mình chỉ định Hòa giải viên theo quy định tại khoản 2 Điều này, Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại căn cứ vào tính chất của từng vụ việc, số lượng vụ việc mà Hòa giải viên đang giải quyết, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của Hòa giải viên để chỉ định.

Đối với vụ việc có liên quan đến người dưới 18 tuổi, khi chỉ định Hòa giải viên, Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại phải căn cứ vào trình độ chuyên môn, lĩnh vực, thời gian công tác của Hòa giải viên để đánh giá kinh nghiệm, hiểu biết của Hòa giải viên về tâm lý của người dưới 18 tuổi.

Điều 6. Chuyển vụ việc sang hòa giải, đối thoại

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định chỉ định Hòa giải viên theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này, Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại thông báo bằng văn bản cho Hòa giải viên, người khởi kiện, người yêu cầu, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan về việc chuyển vụ việc sang hòa giải, đối thoại và gửi kèm theo quyết định chỉ định Hòa giải viên.

Trường hợp Hòa giải viên được lựa chọn thuộc danh sách Hòa giải viên của Tòa án nhân dân cấp huyện khác thì quyết định chỉ định Hòa giải viên phải được gửi cho Tòa án đó.

Điều 7. Về việc lựa chọn hòa giải, đối thoại, lựa chọn Hòa giải viên của người bị kiện theo quy định tại khoản 8 Điều 16 của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án

1. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Tòa án theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này, người bị kiện phải trả lời cho Tòa án biết về việc đồng ý hoặc không đồng ý tiến hành hòa giải, đối thoại. Hình thức trả lời có thể bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác như fax, thư điện tử theo địa chỉ nêu tại Thông báo của Tòa án. Trường hợp người bị kiện trực tiếp đến Tòa án trình bày ý kiến thì Tòa án lập biên bản ghi nhận ý kiến của họ.

2. Trường hợp người bị kiện đề nghị thay đổi Hòa giải viên, Thẩm phán phụ trách hòa giải, đối thoại tự mình chỉ định Hòa giải viên khác trong danh sách Hòa giải viên của Tòa án mình trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị thay đổi. Việc chỉ định Hòa giải viên được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này.

3. Tòa án gửi quyết định chỉ định Hòa giải viên cho Hòa giải viên được chỉ định, Hòa giải viên bị thay đổi, người khởi kiện, người yêu cầu, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định.

Điều 8. Thời điểm bắt đầu tiến hành hòa giải, đối thoại

1. Hòa giải viên tiến hành hòa giải, đối thoại kể từ thời điểm nhận được ý kiến đồng ý hòa giải, đối thoại của người bị kiện hoặc hết thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 7 của Thông tư này mà người bị kiện không trả lời Tòa án.

2. Trường hợp người bị kiện đề nghị thay đổi Hòa giải viên theo quy định tại khoản 2 Điều 7 của Thông tư này, Hòa giải viên tiến hành hòa giải, đối thoại kể từ thời điểm nhận được quyết định chỉ định Hòa giải viên.

Điều 9. Chuyển đơn để xử lý theo quy định của pháp luật tố tụng

Trong quá trình xử lý đơn khởi kiện, đơn yêu cầu, Tòa án chuyển đơn để xử lý theo quy định của pháp luật tố tụng khi vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 2 Điều 2 của Thông tư này.

Điều 10. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2021.

2. Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2021, Tòa án nhận, xử lý đơn khởi kiện, đơn yêu cầu theo quy định của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án và quy định chi tiết tại Thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc đề xuất, kiến nghị thì phản ánh cho Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học) để có hướng dẫn kịp thời. Việc sửa đổi, bổ sung Thông tư này do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quyết định./.

Nơi nhận: - Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Ủy ban Pháp luật của Quốc hội; - Ủy ban Tư pháp của Quốc hội; - Ủy ban Về các vấn đề xã hội của Quốc hội; - Ban Dân nguyện của Quốc hội; - Ban Nội chính Trung ương; - Văn phòng Trung ương Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ 02 bản (để đăng Công báo); - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Bộ Tư pháp; - TAND và TAQS các cấp; - Thành viên HĐTP TANDTC; - Các đơn vị thuộc TANDTC; - Cổng TTĐT TANDTC (để đăng tải); - Lưu: VT, Vụ PC&QLKH TANDTC.

CHÁNH ÁN Nguyễn Hòa Bình

English

SUPREME PEOPLE’S COURT ----------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 03/2020/TT-TANDTC	Hanoi, November 16, 2020

CIRCULAR

REGULATING DETAILED PROCEDURES FOR ACCEPTANCE AND HANDLING OF PETITIONS TO SUE OR WRITTEN REQUESTS FILED TO COURTS AND DESIGNATION OF CONCILIATORS

Pursuant to the Law on Organization of People’s Court dated November 24, 2014;

Pursuant to the Law on Issuance of Legislative Documents dated June 22, 2015;

Pursuant to the Law on Conciliation and Dialogue at Court dated June 16, 2020;

Upon the request of the Director of the Department of Legal Affairs and Science Management of the Supreme People’s Court;

The Chief Justice of the Supreme People’s Court hereby issues the Circular regulating detailed procedures for acceptance and handling of petitions to sue or written requests filed to Courts and designation of conciliators.

Article 1. Scope of application

...

...

...

Article 2. Procedures for acceptance of petitions to sue or written requests filed to Court

1. Upon receipt of petitions to sue involving civil, marriage and family, business, commercial and labor disputes; written requests for recognition of consensual divorces; petitions to sue involving administrative cases, enclosing documents and evidences as prescribed in Article 190 of the Civil Proceedings Code and Article 119 of the Law on Administrative Legal Proceedings, the Court shall record them in the logbook and certify the receipt thereof according to the provisions of Clause 1, Article 191 of the Civil Proceedings Code, and Clause 1, Article 121 of the Law on Administrative Proceedings.

2. Within 02 working days of receipt of petitions to sue or written requests as prescribed in clause 1 of this Article, receiving divisions must process them before reporting to the Chief Justice for further legal actions as follows:

a) Assign Judges to consider and handle petitions to sue or written requests according to the provisions of the Civil Proceedings Code and the Law on Administrative Proceedings if any civil matter or administrative complaint falls into the cases specified in 1, 2, 4, 5, 6 and 7, Article 19 of the Law on Conciliation and Dialogue at Court; Points a, b, c, dd and g, Clause 1, Article 192 of the Civil Proceedings Code; Points a, b, c, d, dd and e, Clause 1, Article 123, and Point g, Clause 1, Article 143 of the Law on Administrative Proceedings;

b) Carry out the procedures for notifying the petitioner or claimant of the right to choose conciliation, dialogue and mediators according to the provisions of Article 3 of this Circular if they do not fall into the cases specified at Point a, Clause 2 of this Article.

Article 3. Regarding the selection of conciliation, dialogue, selection of mediators by petitioners or claimants according to the provisions of Clauses 3 and 4, Article 16 of the Law on Conciliation and Dialogue at Court

1. The Court shall notify the petitioner or claimant in writing of the right to choose conciliation, dialogue, select mediators according to the provisions of Clauses 3 and 4, Article 16 of the Law on Conciliation and Dialogue at Court. The Court’s notice must enclose the list of mediators at that Court.

2. Within 03 working days after receipt of the Court's notice specified in Clause 1 of this Article, the petitioner or claimant must reply to the Court’s notice. Such reply may be made in writing or in other forms, such as fax, email, to the address stated in the Court's notice. In case the petitioner or claimant contacts the Court directly to present his/her opinions, the Court shall make a record of his/her opinions.

3. In case the petitioner or claimant selects a mediator from the list of mediators of another district-level People's Court located within the same administrative boundary as the provincial-level People's Court, he/she must carry out procedures for obtaining opinions from the chosen mediator or the Court where the mediator works as prescribed in Clause 3, Article 17 of the Law on Conciliation and Dialogue at Court.

...

...

...

5. Upon expiration of the time limit specified in Clause 2 of this Article, if the petitioner or claimant has not yet responded, the Court shall notify the petitioner or claimant again to ensure they can exercise the right to choose conciliation, dialogue and select the mediator.

This second notice of the Court and the reply of the petitioner or claimant must comply with the provisions of Clauses 1 and 2 of this Article.

Article 4. Designation of Judges in charge of conciliation or dialogue

The Chief Justice may designate a Judge to take charge of conciliation or dialogue in the following circumstances:

1. This must occur within 03 working days from the date on which the petitioner or claimant agrees to conciliation and dialogue.

2. This must occur within 03 working days after expiry of the time limit prescribed in clause 5 of Article 3 herein if the petitioner or claimant does not reply.

Article 5. Regarding designation of mediators according to clause 6, Article 16 in the Law on Conciliation and Dialogue at Court

1. The Judge in charge of conciliation and dialogue shall issue a decision to appoint a mediator at the choice of the petitioner or claimant in the following cases:

a) The petitioner or the claimant selects the mediator from the list of mediators of the Court having jurisdiction to settle the case;

...

...

...

2. The Judge in charge of conciliation or dialogue may autonomously issue the decision to designate the mediator in the following cases:

a) The petitioner or claimant requests selection of conciliation or dialogue, but does not choose the mediator;

b) The petitioner or claimant selects a mediator from the list of mediators of another district-level People's Court located within the same administrative boundary as the provincial-level People's Court but, in spite of disagreement of the mediator or the Court where the mediator is working about this selection, the petitioner or claimant does not select another mediator;

c) Upon exceeding the time limit of 03 working days after receiving the second notice, the petitioner or claimant does not respond.

3. When appointing a mediator of his/her choice according to the provisions of Clause 2 of this Article, the Judge in charge of conciliation and dialogue shall refer to the nature of each case or matter, the number of cases or matters that are being handled by the mediator, the qualifications and experience of the mediator to decide the appointment.

For cases or matters involving persons under 18 years of age, when appointing a mediator, the Judge in charge of conciliation and dialogue must refer to the mediator's professional qualification, expertise and working period of the mediator to assess his/her psychiatric experience and understanding towards people under 18 years of age.

Article 6. Referral to conciliation or dialogue

Within 02 working days from the date of issuance of the decision to appoint the mediator as prescribed in Article 5 of this Circular, the Judge in charge of conciliation and dialogue shall send a written notice to the mediator, the petitioner, the claimant, the respondent, and/or the person with associated interests and obligations regarding the referral of the case or matter to conciliation and dialogue, enclosing the decision on appointment of the mediator.

In case the chosen mediator is on the list of mediators of another district-level People's Court, the decision on appointment of the mediator must be sent to that Court.

...

...

...

1. Within 03 working days of receipt of the Court’s notice as prescribed in Article 6 of this Circular, the respondent must send the Court a reply to inform them of whether he/she agrees or disagrees about conciliation or dialogue. Such reply may be made in writing or in other forms, such as fax, email, to the address stated in the Court's notice. In case where the respondent directly presents his/her opinions to the Court, the Court shall make a record of his/her opinions.

2. In case where the respondent requests the substitution of the mediator, the Judge in charge of conciliation and dialogue shall have a discretionary power to appoint another mediator from the list of mediators issued by his/her host court within 03 working days from the date of submission of the request for such substitution. The appointment of the mediator shall be subject to the provisions laid down in Clause 3, Article 5 of this Circular.

3. The Court sends the decision on appointment of the mediator to the designated mediator, the substituted mediator, the petitioner, the claimant, the respondent, and/or the person with associated interests and obligations within 02 working days from the date of issuance of the decision.

Article 8. Time of commencement of conciliation or dialogue

1. The mediator shall conduct conciliation and dialogue after receipt of the respondent's consent for conciliation or dialogue or the expiration of the time limit specified in Clause 1, Article 7 of this Circular if the respondent fails to reply to the Court.

2. In case the respondent requests the substitution of the mediator as prescribed in Clause 2, Article 7 of this Circular, the mediator shall conduct conciliation and dialogue from the time of receipt of the decision on appointment of the mediator.

Article 9. Referral of petitions or written requests for further action as prescribed in laws on legal proceedings

In the course of handling petitions or written requests, the Court shall refer petitions or written requests to have them handled in accordance with the procedural law when the civil cases, matters or administrative complaints fall into the cases specified at Point a, Clause 2, Article 2 of this Circular.

Article 10. Entry into force

...

...

...

2. As from January 1, 2021, the Court shall accept, handle and settle petitions or written requests in the Law on Conciliation and Dialogue at Court and detailed regulations in this Circular.

3. In the course of implementation of this Circular, if there is any query, recommendation or petition, the Supreme People’s Court should be informed via the Department of Legal Affairs and Science Administration for timely actions. Any amendment or modification to this Circular shall be decided by the Chief Justice of the Supreme People’s Court./.

CHIEF JUSTICE




Nguyen Hoa Binh