Quy định về việc lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet

1. Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Từ ngày 01/7/2022, công ty TNHH 2 thành viên trở lên phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. 

- Công ty tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (theo mục 2). Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

- Việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Nghị định 123/2020/NĐ-CP không có quy định cụ thể nào về việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử. Đồng thời, theo Công văn 2455/TCT-DNNCN ngày 12/7/2022 của Tổng cục Thuế về việc triển khai, vận hành hóa đơn, chứng từ điện tử thì: công ty TNHH hai thành viên trở lên khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Tuy nhiên, hiện nay, tùy từng Cục thuế tại các tỉnh/thành phố khác nhau mà sẽ có cách hướng dẫn khác nhau về việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Do đó, công ty TNHH hai thành viên trở lên cần liên hệ cán bộ thuế để được hướng dẫn cụ thể về vấn đề này.

Ví dụ: Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT ngày 29/6/2022 của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau: Công ty trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý qua Cổng thông tin thuedientu.

Hồ sơ bao gồm: Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ. Sử dụng mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo phát hành cho chứng từ khấu trừ thuế điện tử. Trường hợp Cổng thông tin thuedientu (ứng dụng HTKK) chưa cập nhật mẫu 02/PH-BLG thì các công ty chi trả thu nhập gửi hồ sơ đến cổng hcmtax.

- Lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì công ty TNHH hai thành viên trở lên khấu trừ thuế phải lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế nếu người này có yêu cầu. Chứng từ được lập phải đảm bảo ghi đầy đủ các nội dung nêu tại Mục 3 bên dưới.

Thời điểm lập chứng từ: tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

2. Nội dung chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần đảm bảo các nội dung bắt buộc sau đây trong chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

- Tên, chữ ký số của công ty trả thu nhập.

Ngoài các nội dung bắt buộc trên, công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể bổ sung thêm các nội dung khác trong chứng từ khấu trừ thuế theo nhu cầu thực tế và phù hợp với quy định pháp luật.