Doanh nghiệp

Văn phòng công chứng phải thực hiện lưu trữ điện tử hồ sơ từ khi nào?

10:15 22/05/25

VPCC thực hiện lưu trữ điện tử hồ sơ từ khi nào? Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng là bao lâu? Nếu tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể thì việc lưu trữ hồ sơ thực hiện ra sao?

>> Chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng phải đáp ứng các yêu cầu gì?

>> Trụ sở của Văn phòng công chứng phải đảm bảo những điều kiện gì kể từ 01/7/2025?

1. Văn phòng công chứng phải thực hiện lưu trữ điện tử hồ sơ từ khi nào?

Căn cứ Điều 59 Nghị định 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực kể từ 01/7/2025), quy định về việc lưu trữ điện tử hồ sơ như sau:

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Các hồ sơ công chứng thực hiện trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo yêu cầu hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.

2. Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy và phải được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ; thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 68 của Luật Công chứng.

3. Hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử thì thời gian lưu trữ quy định tại khoản 2 Điều 68 của Luật Công chứng áp dụng đối với văn bản công chứng giấy và các thành phần hồ sơ giấy khác là bản gốc hoặc bản chính; các thành phần hồ sơ giấy không phải là bản gốc, bản chính thì thời hạn lưu trữ ít nhất là 05 năm.

Như vậy, Văn phòng công chứng phải thực hiện lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025. Còn các hồ sơ công chứng được thực hiện trước ngày 01/7/2025 thì việc chuyển đổi và lưu trữ điện tử sẽ theo yêu cầu hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.

Luật Kinh doanh bất động sản và các văn bản hướng dẫn năm 2024 [cập nhật ngày 14/08/2024]

Luật Thương mại và các văn bản hướng dẫn [cập nhật ngày 09/12/2022]

Văn phòng công chứng phải thực hiện lưu trữ điện tử hồ sơ từ khi nào?

Văn phòng công chứng thực hiện lưu trữ điện tử hồ sơ (Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet)

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng là bao nhiêu lâu?

Căn cứ khoản 2 Điều 68 Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực kể từ 01/7/2025), thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định như sau:

- Lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng:

+ Ít nhất 30 năm: Giao dịch có đối tượng là bất động sản kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực

+ Ít nhất 10 năm: Giao dịch khác kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực.

- Nếu lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

Xem thêm:

> > Kể từ 01/7/2025, công chứng điện tử trực tuyến (online) sẽ được áp dụng rộng rãi

> > Từ 01/7/2025 thực hiện quy định mới văn bản công chứng điện tử

> > Nguyên tắc khi thực hiện hoạt động công chứng điện tử?

> > Điều kiện để công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng điện tử?

3. Nếu tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể thì việc lưu trữ hồ sơ công chứng được thực hiện ra sao?

Căn cứ Điều 58 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể được quy định như sau:

1. Việc thỏa thuận hoặc chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng của tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 68 của Luật Công chứng.

2. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động có số lượng hồ sơ công chứng lớn mà không thể thỏa thuận hoặc chỉ định 01 tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận thì Sở Tư pháp phối hợp với Hội công chứng viên xem xét, cho phép thỏa thuận hoặc chỉ định một số tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng đó. Các hồ sơ công chứng được bàn giao phải được lập thành danh mục cụ thể; việc bàn giao hồ sơ phải được lập thành biên bản có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp, đại diện Hội công chứng viên tại địa phương.

3. Tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải chi trả kinh phí lưu trữ hồ sơ công chứng cho tổ chức tiếp nhận hồ sơ công chứng đó theo mức do các bên thỏa thuận; trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp phối hợp với Sở Tài chính xem xét, quyết định.

4. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không còn khả năng thanh toán kinh phí lưu trữ hồ sơ công chứng thì kinh phí này do ngân sách địa phương bảo đảm. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định đối với khoản kinh phí này.

Trên đây là toàn bộ giải đáp cho “Văn phòng công chứng phải thực hiện lưu trữ điện tử hồ sơ từ khi nào? Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng là bao nhiêu lâu? Nếu tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể thì việc lưu trữ hồ sơ công chứng được thực hiện ra sao?”

Chuyên viên pháp lý Thanh Phương

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa