Doanh nghiệp

Tài liệu lưu trữ là bản photo không công chứng có được không?

14:07 02/08/24

Theo quy định pháp luật hiện hành thì tài liệu lưu trữ là bản photo không công chứng có được hay không? Việc sao và chứng thực tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

>> Có phải tiệm vàng nào cũng được bán vàng miếng?

>> Trưởng ban kiểm soát đặc biệt của tổ chức tín dụng có quyền và nghĩa vụ gì?

1. Tài liệu lưu trữ có thể là bản photo không công chứng không?

Căn cứ khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc và bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Hệ thống biểu mẫu về pháp luật doanh nghiệp (cập nhật mới)

[TIỆN ÍCH] Tra cứu Công việc pháp lý trang PHÁP LUẬT DOANH NGHIỆP

Tài liệu lưu trữ có được là bản photo không công chứng

Tài liệu lưu trữ có được là bản photo không công chứng (Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet)

2. Việc sao và chứng thực tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Theo Điều 33 Luật Lưu trữ 2011 thì việc sao và chứng thực tài liệu lưu trữ gồm những nội dung sau đây:

(i) Sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện. Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

(ii) Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.

Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

(iii) Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.

(iv) Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

3. Có những hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ nào?

Căn cứ Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 gồm có 06 hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể là:

(i) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

(ii) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

(iii) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

(iv) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

(v) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

(vi) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ - Luật Lưu trữ 2011

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

...

4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

5. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

...

Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm - Luật Lưu trữ 2011

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.

Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử - Luật Lưu trữ 2011

1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Chuyên viên pháp lý Huệ Mẫn

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa