Thuế - Kế toán

Có được sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn để ký chứng từ kế toán?

08:45 05/11/24

Chứng từ kế toán là gì? Danh mục chứng từ kế toán? Có được sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn để ký chứng từ kế toán? Chứng từ kế toán phải có những nội dung bắt buộc nào?

>> Doanh nghiệp được gia hạn nộp thuế không quá 1 năm trong trường hợp nào?

>> Doanh nghiệp có giao dịch liên kết phải kê khai những thông tin gì?

1. Chứng từ kế toán là gì? Danh mục chứng từ kế toán

1.1. Chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ koản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

1.2. Danh mục chứng từ kế toán

Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 9 Thông tư 200/2014/TT-BTC, các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo Phụ lục số 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán 2015 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (Xem chi tiết tại Mục 3).

Danh mục chứng từ kế toán được quy định tại Phụ lục số 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm:

(i) Lao động tiền lương

- Bảng chấm công.

- Bảng chấm công làm thêm giờ.

- Bảng thanh toán tiền lương.

- Bảng thanh toán tiền thưởng.

- Giấy đi đường.

- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.

- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài.

- Hợp đồng giao khoán.

- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán.

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.

- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.

(ii) Hàng tồn kho

- Phiếu nhập kho.

- Phiếu xuất kho.

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá.

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá.

- Bảng kê mua hàng.

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.

(iii) Bán hàng

- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi.

- Thẻ quầy hàng.

(iv) Tiền tệ

- Phiếu thu.

- Phiếu chi.

- Giấy đề nghị tạm ứng.

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng.

- Giấy đề nghị thanh toán.

- Biên lai thu tiền.

- Bảng kê vàng tiền tệ.

- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND).

- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ).

- Bảng kê chi tiền.

(v) Tài sản cố định (TSCĐ)

- Biên bản giao nhận TSCĐ.

- Biên bản thanh lý TSCĐ.

- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành.

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ.

- Biên bản kiểm kê TSCĐ.

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

File word Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành mới nhất năm 2024

Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn mới nhất

Không được sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn để ký chứng từ kế toán

(Ảnh minh họa – Nguồn Internet)

2. Có được sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn để ký chứng từ kế toán?

Con dấu chữ ký khắc sẵn, con dấu chữ ký hay còn gọi là chữ ký dấu là con dấu được khắc chứa thông tin chữ ký của người sở hữu. Chữ ký dấu không phải là chữ ký trực tiếp (ký tươi) mà được sử dụng thay thế, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại sự thuận tiện trong công việc.

Căn cứ khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, quy định về ký chứng từ kế toán như sau:

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Như vậy, không được sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn (con dấu chữ ký) để ký chứng từ kế toán.

Một số lưu ý khi ký chứng từ kế toán:

- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.

- Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

(Khoản 2, 3, 4 Điều 19 Luật Kế toán 2015)

3. Chứng từ kế toán phải có những nội dung bắt buộc nào?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau:

- Số hiệu chứng từ.

- Tên, địa chỉ, số điện thoại doanh nghiệp, tổ chức lập và doanh nghiệp tổ chức nhận chứng từ.

- Tên chứng từ.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền bằng số, tổng số tiền phải thanh toán bằng số và bằng chữ của nghiệp vụ kinh tế.

- Chữ ký của người lập chứng từ và các bên liên quan trên chứng từ.

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa