Tiền lương từ 05 triệu có cần phải chuyển khoản hay không? Trả bằng tiền mặt có tính vào chi phí thuế TNDN không?

Tiền lương từ 05 triệu có cần phải chuyển khoản hay không? Trả bằng tiền mặt có tính vào chi phí thuế TNDN không?

Từ năm 2026 trở đi, trường hợp doanh nghiệp có khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công trả cho người lao động đáp ứng điều kiện quy định thì khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công này được xác định là khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN trong kỳ.

Trong đó, đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Cụ thể:

Mặc dù trước đây tại Điều 96 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán và lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng chứ không có một hình thức có định.

Tuy nhiên, từ ngày 15/12/2025 khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP được ban hành đã quy định đối với các khoản chi từ 05 triệu trở lên như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Đồng thời, khoản chi này cũng phải đáp ứng điều kiện không thuộc các trường hợp không được trừ quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Việc xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Tương tự về vấn đề thanh toán không dùng tiền mặt Cục QLGSCST (Bộ Tài chính) cũng đã có Công văn 218/CST-TN năm 2026 trả lời NNT về áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thanh toán tiền lương, tiền công cho NLĐ như sau:

Căn cứ vào các quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp có khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công trả cho người lao động đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP thì khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công này được xác định là khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN trong kỳ. Trong đó, đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động kể từ ngày Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (ngày 15/12/2025), để được tính vào chi phí được trừ thì doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng.

Như vậy, hiện nay khi người sử dụng lao động trả lương cho người lao động thì vẫn được linh hoạt hình thức trả lương.

Đối với trường hợp tiền lương từ 05 triệu đồng trở xuống thì người sử dụng lao động được phép lựa chọn hình thức trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Tuy nhiên, đối với trường hợp tiền lương từ 05 triệu đồng trở lên người sử dụng lao động muốn được tính vào chi phí thuế TNDN thì bắt buộc cần phải chuyển khoản theo đúng quy định pháp luật về thuế.

Tiền lương từ 05 triệu có cần phải chuyển khoản hay không? Trả bằng tiền mặt có tính vào chi phí thuế TNDN không? (Hình từ Internet)

Kỳ hạn trả lương được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 97 Bộ luật Lao động 2019 quy định kỳ hạn trả lương như sau:

- Người lao động hưởng lương theo giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.

- Người lao động hưởng lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải được ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.

- Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.

- Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày;

Nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.

Người sử dụng lao động có cần xây dựng bảng lương người lao động không?

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định về việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động như sau:

Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Theo đó, để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính, người sử dụng lao động cần phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động theo quy định pháp luật.