Người bán có trách nhiệm gì trong việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?

Người bán có trách nhiệm gì trong việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?

Theo đó, căn cứ Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, cụ thể như sau:

(1) Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

(2) Tạo lập hóa đơn điện tử để gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.

(3) Chuyển dữ liệu điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Hệ thống thông tin quản lý thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử)

- Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu điện tử

+ Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính đối với các trường hợp sau:

++ Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, tài sản mã hóa, giao dịch trên sàn giao dịch các-bon;

++ Bán hàng hóa là điện, nước nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng;

++ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của tổ chức nước ngoài có hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ thông qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác tại Việt Nam.

+ Phương thức chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính áp dụng đối với dịch vụ quy định tại điểm r khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, Bảng thông tin chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng hoặc quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định để gửi cơ quan thuế chậm nhất là thời hạn gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định pháp luật về quản lý thuế.

Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, Bảng thông tin chi tiết giao dịch tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế nhằm đảm bảo yêu cầu gửi, nhận dữ liệu trên đường truyền;

+ Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn theo quy định gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

- Tổ chức kinh tế thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với trường hợp đáp ứng yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

+ Hình thức gửi trực tiếp

Trường hợp người bán là tổ chức kinh tế đáp ứng tiêu chí dưới đây thì người bán thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp:

++ Tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn bình quân từ 1.000.000 hóa đơn một tháng trở lên (tính theo số lượng hóa đơn bình quân năm trước liền kề), có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế gửi văn bản kèm theo tài liệu đáp ứng điều kiện kỹ thuật đến Cục Thuế;

++ Tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình công ty mẹ - con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại công ty mẹ và có nhu cầu công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Hệ thống thông tin quản lý thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật;

+ Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Các tổ chức kinh tế không thuộc trường hợp nêu tại điểm b.1 khoản này thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

(4) Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.

(5) Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

(6) Cơ sở kinh doanh bán hàng hóa hoàn thuế giá trị gia tăng lập hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế giá trị gia tăng theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định và gửi đến Hệ thống thông tin quản lý thuế theo quy định.

Người bán có trách nhiệm gì trong việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà không xuất hóa đơn thì có sao không?

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định này, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

...

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, trừ những trường hợp quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Điều này có thể hiểu rằng, khi đã phát sinh việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không xuất hóa đơn thì sẽ bị xử lý theo quy định về hành vi không xuất hóa đơn, cụ thể như sau:

Theo đó, tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định mức xử phạt hành vi không lập hóa đơn như sau:

(1) Phạt cảnh cáo đối với hành vi không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa 01 số hóa đơn;

(2) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng trong trường hợp không. lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn và trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định 01 số hóa đơn;

(3) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn và trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn;

(4) Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn đổi với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn và trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn;

(5) Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 100 số hóa đơn trở lên và trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn;

(6) Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 50 số hóa đơn trở lên.

Lưu ý:

- Mức phạt quy trên áp dụng đối với tổ chức, nếu cá nhân vi phạm quy định nêu trên thì mức phạt tiền bằng một nửa mức phạt tổ chức (theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

- Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân (theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Trình tự, thủ tục cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh thực hiện như sau:

(1) Gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSDT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và truy cập vào Hệ thống thông tin quản lý thuế để lập hóa đơn điện tử;

(2) Trường hợp người nộp thuế thuộc trường hợp được cấp hóa đơn bán hàng theo từng lần phát sinh tại điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì phải nộp đầy đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế và các loại thuế, phí khác (nếu có);

(3) Trường hợp người nộp thuế thuộc trường hợp được cấp hóa đơn giá trị gia tăng theo từng lần phát sinh tại điểm b khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì phải nộp số thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn giá trị gia tăng theo từng lần phát sinh hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế;

(4) Người nộp thuế thuộc trường hợp được cấp hóa đơn bán tài sản công có mã của cơ quan thuế theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì không phải khai và nộp số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp;

(5) Sau khi tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã nộp đủ thuế hoặc số phát sinh phải nộp (nếu có) thì chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử.

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã;

(6) Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai hồ sơ khai thuế theo quy định pháp luật về quản lý thuế.