Hướng dẫn hộ kinh doanh xử lý hàng tồn kho khi chuyển sang kê khai thuế trước 1/1/2026?

Hướng dẫn hộ kinh doanh xử lý hàng tồn kho khi chuyển sang kê khai thuế trước 1/1/2026?

Căn cứ theo khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 quy định thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế từ ngày 01 tháng 01 năm 2026. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo pháp luật về quản lý thuế.

Theo đó, từ ngày 1/1/2026, hộ kinh doanh sẽ chuyển sang phương pháp kê khai thuế. Để tranh rủi ro khi tính giá vốn và chứng minh chi phí hợp lý thì hộ kinh doanh nên lập bảng kiểm kê để xử lý hàng tồn kho cuối năm 2025. Đồng thời, từ năm 2026, mọi hàng hóa dịch vụ khi nhập vào cần phải có hóa đơn hợp pháp để tính chi phí. Trường hợp nếu không có hóa đơn phải lập bảng kê hàng hóa theo quy định.

Dưới đây là hướng dẫn hộ kinh doanh xử lý hàng tồn kho khi chuyển sang kê khai thuế trước 1/1/2026:

Bước 1: Hộ kinh doanh phải loại bỏ hàng tồn kho cuối năm 2025 như: Hàng nhái, hàng giả, hàng kém chất lượng, hàng không rõ nguồn gốc, hàng nghi liên quan tiêu thụ tài sản trộm cắp hoặc không chứng minh được xuất xứ.

Theo đó, những loại hàng hóa như này sẽ không được ghi nhận giá vốn và không được đưa vào hàng tồn kho đầu kỳ 2026.

Bước 2: Lập bảng kê tồn kho cho hàng hợp lệ, bao gồm:

- Chủng loại, số lượng, giá trị vốn;

- Nguồn nhập, hóa đơn đầu vào (nếu có);

- Trường hợp không có hóa đơn thì ghi thông tin người bán đi kèm chứng từ thanh toán.

Lưu ý: Nên có xác nhận bằng chứ ký của chủ hộ và kế toán (nếu có). Bảng kê này sẽ là căn cứ để tính hàng tồn kho đầu kỳ năm 2026 (lập thành 2 bản, 1 bản để lưu trữ và 1 bản gửi cơ quan thuế).

Tải về Mẫu Bảng kê hàng tồn kho file excel.

Tải về Mẫu Bảng kê hàng hóa mua vào không có hóa đơn

Bước 3: Quy định mới khi nhập hàng hóa từ ngày 1/1/2026

- Mọi hàng hóa nhập vào đều phải có hóa đơn hợp pháp;

- Nếu không có hóa đơn, đồng nghĩa không được tính vào chi phí, không được đưa vào hàng tồn kho;

- Khi bán hàng hóa cần phải xuất hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP;

- Sổ sách phải khớp từ khâu nhập vào đến xuất ra đến hàng tồn kho để tránh rủi ro truy thu thuế.

Một số lưu ý triển khai cho hộ kinh doanh:

- Kiêm kê hàng tồn kho trước ngày 31/12/2025 và lập biên bản đầy đủ;

- Lưu trữ hóa đơn/chứng từ chặt chẽ, tách riêng hàng hóa trước và sau năm 2026;

- Chuẩn bị sổ sách để ghi hàng hóa nhập vào, hàng hóa xuất ra, hàng hóa tồn kho theo chuẩn kê khai;

- Nên có kế toán hỗ trợ nếu doanh thu lớn hoặc hoạt động phức tạp.

MỚI: Cập nhật mẫu excel biên bản kiểm kê hàng tồn kho 2026 cho hộ kinh doanh

Lưu ý: Thông tin chỉ mang tính chất tham khảo!

Hướng dẫn hộ kinh doanh xử lý hàng tồn kho khi chuyển sang kê khai thuế trước 1/1/2026? (Hình từ Internet)

Hộ kinh doanh mới ra kinh doanh kê khai thuế từ năm 2026 như thế nào?

Ngày 12/12/2025, Bộ Tài chính đang lấy ý kiến dự thảo Nghị định về việc kê khai tính thuế và khấu trừ thuế, sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (lần 2).

Tải dự thảo Nghị định về việc kê khai tính thuế và khấu trừ thuế của hộ kinh doanh lần 2 tại đây: Tải về

Theo đó, tại Điều 10 dự thảo Nghị định về việc kê khai tính thuế và khấu trừ thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (sau đây gọi là dự thảo Nghị định) đã có đề xuất quy định về kê khai thuế đối với hộ kinh doanh mới ra kinh doanh như sau:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh đến khi có doanh thu 500 triệu đồng thì thực hiện khai thuế chậm nhất vào ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Các lần kê khai tiếp theo thực hiện theo quy định tại Điều 9 dự thảo Nghị định.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh trong 6 tháng cuối năm thực hiện kê khai doanh thu thực tế trong năm chậm nhất là ngày 31 tháng 01 năm sau.

- Trường hợp thuộc đối tượng chịu thuế, đối tượng phải nộp thuế thì từ năm tiếp theo thực hiện theo quy định tại Điều 9 dự thảo Nghị định.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều 8 dự thảo Nghị định.

Tại Điều 9 dự thảo Nghị định đã đề xuất quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, phải nộp thuế thu nhập cá nhân như sau:

- Khai, nộp thuế giá trị gia tăng: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng thực hiện khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo tháng, quý theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

- Khai, nộp thuế thu nhập cá nhân

+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân theo doanh thu tính thuế nhân thuế suất thực hiện khai, nộp thuế thu nhập cá nhân theo quý cùng thời hạn khai, nộp thuế giá trị gia tăng.

+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân theo thu nhập tính thuế (doanh thu - chi phí) nhân thuế suất thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân theo năm chậm nhất là ngày 31 tháng 01 năm sau.

Hướng dẫn hộ kinh doanh quản lý hóa đơn đầu vào?

Hiện nay, trước tình hình chuyển đổi từ phương pháp khoán sang phương pháp kê khai việc quản lý hóa đơn đầu là rất cần thiết giúp hộ kinh doanh thuận lợi cho việc thực hiện các thủ tục về thuế.

Tham khảo nội dung hướng dẫn của Thuế thành phố Hà Nội, bài viết dưới đây hướng dẫn hộ kinh doanh cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả có thể tham khảo để áp dụng:

Bước 1. Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn đầu vào ngay sau khi nhận

Hộ kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ nhận được hóa đơn đầu vào hãy kiểm tra kỹ các thông tin sau:

(1) Thông tin người bán và người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh..

(2) Thông tin hàng hóa, dịch vụ: số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất, ngày tháng lập hóa đơn.

(3) Kiểm tra hóa đơn theo phương thức người bán cung cấp xem hóa đơn có hợp lệ hay không.

(Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm đ Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Bước 2. Phân loại hóa đơn đầu vào và ghi chép đầy đủ

- Hộ kinh doanh nên phân loại theo loại hóa đơn đầu vào theo các tiêu thức mà mình dễ quản lý nhất.

Ví dụ:

- Phân loại hóa đơn theo loại hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự lập, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

- Phân loại theo người bán: Hóa đơn từ doanh nghiệp, hóa đơn từ các hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

- Phân loại theo thời gian lập: Hóa đơn tháng 3, hóa đơn tháng 4, hóa đơn quý I/ quý II/quý III, quý IV.

- Hộ kinh doanh cần lập sổ sách, tạo dữ liệu điện tử ghi các thông tin cơ bản của hóa đơn đầu vào như: số hóa đơn, ngày, tên nhà cung cấp, giá trị, nội dung chi…

Bước 3. Lưu trữ hóa đơn khoa học và an toàn

- Hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng chứng minh hoạt động mua hàng hóa dịch vụ dó đó cần được lưu trữ cẩn thận.

- Có thể lưu trữ trên hệ thống máy tính, hệ thống phần mềm hay lưu trữ thủ công.

- Các biện pháp lưu trữ cần đảm bảo an toàn, thời hạn lưu trữ hóa đơn thường là 10 năm.

(Theo Điều 41 Luật kế toán 2015)

Bước 4. Đối chiếu với sổ quỹ hoặc sao kê ngân hàng

Thường xuyên đối chiếu các khoản chi trên hóa đơn với sổ quỹ tiền mặt hoặc sao kê tài khoản ngân hàng để đảm bảo tính khớp đúng và minh bạch.

Bước 5. Kê khai và nộp thuế đúng hạn

Dựa vào các hóa đơn đầu vào đã quản lý, hộ kinh doanh thực hiện khấu trừ vào thu nhập và thực hiện kê khai thuế theo quy định.