Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động ký HĐLĐ dưới 3 tháng như thế nào?

Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động dưới 3 tháng như thế nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

...

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

...

Theo đó, trường hợp người lao động không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế năm 2025 thì doanh nghiệp sẽ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân, cụ thể như sau:

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng thì Doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, doanh nghiệp chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một năm tính thuế.

Như vậy, theo quy định trên, đối với lao động có hợp đồng lao động dưới 3 tháng và có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế, doanh nghiệp sẽ chọn 1 trong 2 cách cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

- Cấp cho mỗi lần khấu trừ thuế.

- Cấp 1 chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế.

Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động ký HĐLĐ dưới 3 tháng như thế nào? (Hình từ Internet)

Có yêu cầu nhưng công ty vẫn không cấp chứng từ khấu trừ thuế thì xử lý như thế nào?

Cách 1: Liên hệ với bộ phận kế toán hoặc nhân sự (HR)

Người lao động có thể liên hệ với bộ phận nhân sự bằng cách gọi điện (nếu có số điện thoại) hoặc gửi email đề nghị cung cấp chứng từ khấu trừ TNCN.

Email phải có nội dung: Yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Trong trường hợp không có email phản hồi thì người lao động liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự của doanh nghiệp.

Cách 2: Khiếu nại với cơ quan thuế

Căn cứ vào Điều 147 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định về khiếu nại đến cơ quan thuế như sau:

Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp thuế, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại với cơ quan có thẩm quyền đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan quản lý thuế, công chức quản lý thuế khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

2. Cá nhân có quyền tố cáo hành vi vi phạm pháp luật về thuế của người nộp thuế, công chức quản lý thuế hoặc tổ chức, cá nhân khác.

3. Thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Sau khi đã liên hệ với công ty nhưng chưa nhận được chứng từ khấu trừ thuế TNCN, người lao động có thể gửi đơn khiếu nại tới cơ quan quản lý thuế trực tiếp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để yêu cầu giải quyết.

Cách 3: Khởi kiện ra Tòa án

Nếu đã thực hiện 2 phương án trên nhưng vẫn không được cấp chứng từ, thì người lao động có quyền khởi kiện doanh nghiệp ra Tòa án có thẩm quyền để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Lưu ý: Đối với trường hợp không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp đã giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ vào dữ liệu ngành để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân, đồng thời không bắt buộc phải nộp chứng từ khấu trừ thuế trong hồ sơ quyết toán.

Ngày cuối cùng tự quyết toán thuế TNCN 2025 là ngày mấy?

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

...

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;

c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

...

Như vậy, thời hạn quyết toán thuế TNCN khi cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế thì thời hạn quyết toán thuế chậm nhất là ngày 30/4 hằng năm.

Tuy nhiên, ngày 30/4 hằng năm thuộc ngày nghỉ lễ liên tiếp với ngày 01/5 (Ngày Giải phóng miền Nam 30/4 và Quốc tế Lao động 1/5) do đó theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC thì trường hợp thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo.

Vì vậy, ngày cuối cùng tự quyết toán thuế TNCN là ngày 04/05/2026.

Lưu ý: Đối với các hồ sơ thuế điện tử thì dù thời hạn nộp hồ sơ thuế rơi vào ngày nghỉ theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC thì vẫn thực hiện theo đúng quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019.