Các trường hợp nào bắt buộc phải lập hóa đơn?
Căn cứ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ 01/7/2026.
Đồng thời, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ từ 1/7/2026.
Theo Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định mới như sau:
- Người bán đều phải lập hóa đơn cho người mua khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bất kể giá trị hàng hóa, dịch vụ bao nhiêu, kể cả trong các trường hợp sau:
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
+ Hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi.
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng để rả thay lương cho người lao động.
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ.
+ Xuất hàng hóa dưới các hình thức: cho vay, cho mượn.
+ Các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Lưu ý:
- Hóa đơn phải theo định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo pháp luật thuế và kế toán.
- Trước khi sử dụng phải đăng ký với cơ quan thuế.
- Có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập hóa đơn (có hướng dẫn riêng).
- Một số trường hợp được tích hợp hóa đơn và biên lai thu thuế/phí/lệ phí trên cùng định dạng.
Trường hợp nào không sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2026?
Căn cứ tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các Trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế.
- Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, các khoản thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm), nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
Đối với giao dịch bán ngoại tệ, căn cứ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị, cuối tháng đơn vị thực hiện lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin từng giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.
- Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.
- Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, bao gồm:
+ Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh;
+ Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất);
+ Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính.
Các trường hợp nào bắt buộc phải lập hóa đơn? Thời điểm lập hóa đơn được xác định như thế nào? (Hình từ Internet)
Thời điểm lập xuất hóa đơn mới từ 01/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP?
Ngày 30/06/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Tải về
Theo đó, tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập xuất hóa đơn mới từ 01/7/2026:
Hàng hóa, dịch vụ | Thời điểm xuất hóa đơn |
Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
Hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu) | Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
Cung cấp dịch vụ | Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
Đặt cọc | Không phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền đặt cọc. Trước đây, nhận cọc là phải xuất hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Nhưng theo quy định mới, nếu khoản tiền đặt cọc tuân thủ theo Điều 328 Bộ luật Dân sự thì không phải lập hóa đơn. |
Hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác | Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua. |
Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ | Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. |
Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì | Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. |
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt | Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: | + Chưa bàn giao (chưa chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng): → Lập hóa đơn đúng ngày thu tiền (hoặc theo từng lần thanh toán ghi trong hợp đồng). Thu trước bao nhiêu lập hóa đơn bấy nhiêu. + Đã bàn giao (đã chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng): → Lập hóa đơn đúng ngày bàn giao (ký biên bản bàn giao, bàn giao chìa khóa, ký giấy tờ chuyển quyền…), không phân biệt đã thu đủ tiền hay chưa. |
Mua vé máy bay/dịch vụ vận tải hàng không qua website, thương mại điện tử (theo thông lệ quốc tế): | Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ (vé điện tử, xác nhận thanh toán…) xuất hiện trên website/hệ thống thương mại điện tử. |
Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô | + Dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến: → Lập hóa đơn khi xác định giá bán chính thức (dù thu tiền hay chưa). + Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống: → Lập hóa đơn khi xác định khối lượng giao tháng, chậm nhất ngày cuối tháng kê khai thuế. + Có cam kết/thỏa thuận Chính phủ |
Bán lẻ, ăn uống (hệ thống cửa hàng, hạch toán tập trung tại trụ sở chính) | Cuối mỗi ngày: lập 01 hóa đơn điện tử tổng hợp cho toàn bộ doanh thu trong ngày (dựa trên phiếu tính tiền/máy tính tiền). Khách yêu cầu lấy hóa đơn lẻ: lập và giao ngay hóa đơn điện tử riêng cho khách đó. |
Hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Lập hóa đơn khi đối soát xong số liệu thanh toán, nhưng chậm nhất ngày cuối tháng kê khai thuế của tháng phát sinh. Nếu có cam kết bảo lãnh Chính phủ thì lập hóa đơn theo thời điểm trong bảo lãnh Chính phủ + hướng dẫn Bộ Công Thương + hợp đồng mua bán điện |
Bán lẻ xăng dầu | Lập hóa đơn ngay từng lần bán xong (phải lưu trữ đầy đủ, tra cứu được) |
Vé máy bay, bảo hiểm qua đại lý | Khi đối soát xong, chậm nhất ngày 10 tháng sau |
Lãi vay ngân hàng | Khi thu được tiền lãi (hoặc thu lãi trước hạn). |
Đổi ngoại tệ, chi trả ngoại tệ | Ngay khi hoàn thành giao dịch. |
Taxi có phần mềm tính tiền | Lập và chuyển dữ liệu hóa đơn ngay khi kết thúc chuyến |
Bệnh viện, phòng khám có phần mềm | Khách không lấy hóa đơn → cuối ngày lập 01 hóa đơn tổng hợp. Khách yêu cầu → lập riêng ngay. Với BHXH → khi BHXH thanh toán, quyết toán. |
Thu phí đường bộ không dừng (ETC) | Thông thường: ngày xe qua trạm. Nhiều xe/lượt trong tháng: được gộp, chậm nhất ngày cuối tháng, phải liệt kê chi tiết từng lượt. |
Kinh doanh bảo hiểm | Khi ghi nhận doanh thu theo luật bảo hiểm. |
Vé xổ số truyền thống in sẵn | Sau khi thu hồi vé ế, chậm nhất trước kỳ mở thưởng tiếp theo → lập 01 hóa đơn tổng cho từng đại lý. |
Casino, trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất 01 ngày sau ngày xác định doanh thu (từ 0h00 đến 23h59). |
Người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, phát sinh giao dịch trong giờ làm việc ban đêm (22h00 đến 06h00 hôm sau) | Được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. |
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
