Thế nào là hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế? Lập hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Nội dung chính

• Thế nào là hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế?
• Lập hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Thế nào là hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Về hóa đơn thay thế thì được hiểu là hóa đơn lập ra để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót về nội dung, thông tin trên hóa đơn hoặc bị mất.

Hóa đơn thay thế thông thường sẽ được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy để đảm bảo chính xác, hợp pháp của các chứng từ kế toán và phục vụ cho việc quản lý thuế.

Hóa đơn bị thay thế dùng để chỉ hóa đơn đã lập có sai, sót về nội dung, thông tin trên hóa đơn.

Ví dụ: Tháng 10/2024, bên bán lập hóa đơn số 00001000, đến ngày 15/10/2024 phát hiện hóa đơn số 00001000 có sai sót. Sau đó bên bán và bên mua thống nhất xử lý hóa đơn có sai sót theo hình thức lập hóa đơn thay thế.

Và bên bán xuất hóa đơn thay thế số 00001085. Lúc này hóa đơn số 00001000 trên hệ thống thuế điện tử sẽ trở thành hóa đơn bị thay thế.

Thế nào là hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế? Lập hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Lập hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì khi người nộp thuộc các trường hợp dưới đây sẽ thực hiện lập hóa đơn thay thế:

Thứ nhất, người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

Lúc này, người bán sẽ thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

- Ký số trên hóa đơn thay thế gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.

- Gửi hóa đơn mới - hóa đơn thay thế cho người mua.

- Lưu trữ hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.

Thứ hai, người mua hoặc người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua

Nếu hóa đơn sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử: Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn.

- Lập hóa đơn thay thế:

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

- Điều chỉnh hóa đơn:

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.