Chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Thông tư 37/2010 có sai sót, nay doanh nghiệp phải xử lý như thế nào?

Nội dung chính

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Thông tư 37/2010 có sai sót, nay doanh nghiệp phải xử lý như thế nào?
• Khi nào cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định hiện hành?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Thông tư 37/2010 có sai sót, nay doanh nghiệp phải xử lý như thế nào?

Căn cứ khoản 4 Điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC hướng dẫn về sử dụng chứng từ khấu trừ tự in như sau:

Sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

...

4- Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ.

Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản. Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.

Căn cứ khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Xử lý chuyển tiếp

…

5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

Do đó , trường hợp tổ chức chi trả đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN, lập và giao chứng từ khấu trừ cho người nộp thuế nhưng sau đó phát hiện có sai sót, tổ chức chi trả cần thực hiện các bước sau:

- Lập biên bản ghi rõ nội dung sai sót, số và ngày của chứng từ khấu trừ đã lập sai, có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập.

- Yêu cầu người nhận thu nhập nộp lại liên chứng từ khấu trừ đã giao cho họ trước đó để tổ chức chi trả lưu cùng với biên bản.

Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ sai, tổ chức chi trả sẽ lập lại chứng từ khấu trừ mới thay thế và giao cho người nộp thuế. Tổ chức chi trả sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các chứng từ khấu trừ đã bị huỷ bỏ.

Ngoài ra, quy định về chứng từ khấu trừ đã không còn được áp dụng, do đó doanh nghiệp lưu ý áp dụng các quy định hiện hành về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sai sót, doanh nghiệp phải xử lý như thế nào?

Khi nào cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định hiện hành?

Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định.

Căn cứ theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế TNCN được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ đó có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được hiển thị một cách đầy đủ, chính xác các nội dung, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sau lệch để cá nhân có thể đọc được.

Đối với số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân, khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.