Thẩm quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước từ 15/9/2023

Ngày 27/7/2023, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư 03/2023/TT-BNG về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/9/2023.

Thẩm quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước

Theo đó, quy định thẩm quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước như sau:

(1) Cục trưởng Cục Lãnh sự có thẩm quyền duyệt, ký các loại giấy tờ, văn bản sau:

- Các loại hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ;

- Công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài đề nghị cấp thị thực;

- Thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao;

- Hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao;

- Văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ địa phương và Cơ quan đại diện;

- Phép hạ cánh và cất cánh cho chuyên cơ nước ngoài chở khách mời của Đảng, Nhà nước và chuyến bay làm nhiệm vụ hộ tống hoặc tiền trạm cho chuyến bay chuyên cơ đó thực hiện hoạt động bay dân dụng tại Việt Nam;

- Bản sao Giấy khai sinh và bản sao trích lục hộ tịch đối với sự kiện hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

(2) Việc phân công, ủy quyền duyệt, ký các loại giấy tờ, văn bản của Cục trưởng Cục Lãnh sự được thực hiện theo quy định sau:

- Theo phân công của Cục trưởng Cục Lãnh sự, Phó Cục trưởng Cục Lãnh sự có thể ký thay Cục trưởng Cục Lãnh sự các giấy tờ được nêu tại mục (1).

- Cục trưởng Cục Lãnh sự có thể ủy quyền cho Trưởng phòng các Phòng chức năng thuộc Cục Lãnh sự duyệt, ký các giấy tờ, văn bản nêu tại mục (1), trừ việc duyệt, ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, các văn bản gửi người đứng đầu Cơ quan đại diện hoặc gửi tất cả các Cơ quan đại diện.

- Phù hợp với ủy quyền của Cục trưởng Cục Lãnh sự và phân công của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng các Phòng chức năng của Cục Lãnh sự có thể ký thay Trưởng phòng các giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền duyệt, ký của Trưởng phòng.

(3) Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có thẩm quyền duyệt, ký các giấy tờ nêu tại các điểm a và c khoản 1 Điều 4 Thông tư 03/2023/TT-BNG cho các đối tượng từ Thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam; duyệt, ký các giấy tờ nêu tại điểm b và d khoản 1 Điều 4 Thông tư 03/2023/TT-BNG; trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình duyệt, ký văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ từ Thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam.

(4) Việc phân công, ủy quyền duyệt, ký các loại giấy tờ, văn bản của Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo quy định sau:

- Theo phân công của Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có thể duyệt, ký thay Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh các giấy tờ, văn bản được nêu tại mục (3).

- Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có thể ủy quyền cho Trưởng phòng Lãnh sự thuộc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh duyệt, ký các giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình, trừ việc ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao.

- Phù hợp với ủy quyền của Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và phân công của Trưởng phòng Lãnh sự, Phó Trưởng phòng Lãnh sự thuộc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có thể duyệt, ký thay Trưởng phòng Lãnh sự các giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền ký của Trưởng phòng.

Lưu ý: Trước khi thực hiện việc ký, mẫu chữ ký của người có thẩm quyền, người được phân công, ủy quyền ký các loại giấy tờ, văn bản theo quy định nêu trên được Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh giới thiệu đến các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam, các cơ quan chức năng có liên quan trong nước và các Cơ quan đại diện.

Căn cứ: Điều 4 Thông tư 03/2023/TT-BNG

Thẩm quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước từ 15/9/2023 (Hình từ internet)

Quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự

- Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể như sau:

+ Tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ; cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; cấp giấy biên nhận dự thu (có thể gộp với giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả); hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác theo quy định; từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết; chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.

+ Xử lý hồ sơ gồm các khâu đề xuất hướng giải quyết; duyệt ý kiến đề xuất; kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết; nhập liệu, viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ (nếu có); duyệt, ký; đóng dấu quốc huy (nếu có); chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.

+ Trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận; chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ. Riêng đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch (khai sinh, kết hôn...), việc trả kết quả được thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

+ Lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc in danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.

+ Việc thu phí, lệ phí được thực hiện theo quy định pháp luật.

- Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nêu trên phù hợp với quy định pháp luật, tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7 Thông tư này. Nội dung tổ chức thực hiện bao gồm việc rút gọn, điều chỉnh quy trình để thực hiện thủ tục lãnh sự trên môi trường điện tử, việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục, chia sẻ thông tin qua cơ sở dữ liệu liên quan...

Căn cứ: Điều 6 Thông tư 03/2023/TT-BNG