Mẫu thẻ kho theo Thông tư 200 và hướng dẫn cách ghi mẫu thẻ kho

1. Mẫu thẻ kho theo Thông tư 200 và hướng dẫn cách ghi mẫu thẻ kho

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, thẻ kho là giấy tờ được sử dụng với mục đích theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa ở mỗi kho. Qua đó làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.

Hiện nay, không có quy định pháp luật nào bắt buộc doanh nghiệp phải lập thẻ kho. Tuy nhiên, việc lập thẻ kho sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý, theo dõi số lượng hàng hóa, sản phẩm trong kho và việc xuất nhập kho.

Đối với mẫu thẻ kho theo Thông tư 200 thì theo quy định pháp luật là Mẫu số S12-DN quy định tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC dành cho doanh nghiệp.

Tải mẫu thẻ kho theo Thông tư 200: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/mau-the-kho-thong-tu-200.docx

Bởi vì không bắt buộc phải lập thẻ kho, cho nên doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu thẻ kho theo Thông tư 200 nêu trên hoặc bổ sung, sửa đổi mẫu thẻ kho cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo trình bày thông tin đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát.

2. Hướng dẫn cách ghi mẫu thẻ kho theo Thông tư 200

Thẻ kho là sổ tờ rời. Nếu đóng thành quyển thì gọi là “Sổ kho”. Thẻ tờ rời sau khi dùng xong phải đóng thành quyển. “Sổ kho” hoặc “thẻ kho” sau khi đóng thành quyển phải có chữ ký của giám đốc.

Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng, cuối ngày tính số tồn kho.

- Cột A: Ghi số thứ tự;

- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho;

- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho;

- Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

- Cột F: Ghi ngày nhập, xuất kho;

- Cột 1: Ghi số lượng nhập kho;

- Cột 2: Ghi số lượng xuất kho;

- Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày.

Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho (Cột G).

Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên Thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.

3. Nguyên tắc mở, ghi sổ kho

Căn cứ tại khoản 1, khoản 2 Điều 124 Thông tư 200/2014/TT-BTC, theo đó nguyên tắc mở, ghi sổ kho cụ thể như sau:

- Mở sổ kho: Sổ kho phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kho phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kho có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kho phải hoàn thiện các thủ tục sau:

+ Đối với sổ kho dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kho phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

- Ghi sổ kho: Việc ghi sổ kho phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

Trân trọng!